Johdanto taulukoihin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun käytät tietokantaa, tallennat tietoja taulukoihin, jotka ovat tietueiksi järjestettyjä aihekohtaisia luetteloita. Voit esimerkiksi luoda Yhteystiedot-taulukon, johon tallennat nimiä, osoitteita ja puhelinnumeroita.

Tässä artikkelissa on yleiskatsaus Microsoft Access 2010taulukot ja esitellään uusi tai poistaa taulukon ominaisuudet. Tässä artikkelissa kerrotaan myös, miten voit luoda taulukon, kenttien lisääminen taulukkoon, taulukon perusavainmäärittämisestä ja voit määrittää ja taulukon ominaisuudet.

Aloita tietokannan luominen suunnittelemalla sen taulukot ja niiden keskinäiset yhteydet. Selvitä ennen taulukoiden luomista tarkoin omat vaatimuksesi ja niiden edellyttämät taulukot. Tietoja tietokannan suunnittelemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet ja Katso myös -osan linkeissä.

Huomautus: Rakennenäkymää ei voi käyttää WWW-taulukoiden kanssa. Sen sijaan voit käyttää taulukkonäkymään lisättyjä rakenteen suunnitteluominaisuuksia. Lisätietoja WWW-tietokantojen suunnittelemisesta on artikkelissa Internetin kautta jaettavan tietokannan luominen.

Tämän artikkelin sisältö

Yleiskatsaus

Taulukon tiedot

Uudet ominaisuudet

Uuden taulukon luominen

Taulukon perusavaimen määrittäminen

Taulukon ominaisuuksien määrittäminen

Kentän lisääminen taulukkoon

Lasketun kentän luominen

Kentän ominaisuuksien määrittäminen

Yleistä

Taulukko on tietokantaobjekti, johon tallennetaan tietoja tietystä asiasta, kuten työntekijöistä tai tuotteista. Taulukko muodostuu tietueista ja kentistä.

Kukin tietue sisältää yhden esiintymän taulukossa kuvatusta asiasta, esimerkiksi tietyn työntekijän tiedot. Tietuetta kutsutaan myös riviksi tai esiintymäksi.

Kukin kenttä sisältää jonkin yksityiskohdan taulukossa kuvatusta asiasta, esimerkiksi etunimen tai sähköpostiosoitteen. Kenttää kutsutaan myös sarakkeeksi tai määritteeksi.

Tietue muodostuu kenttien arvoista, joita ovat esimerkiksi Contoso, Ltd. ja joku@example.com. Kentän arvoa kutsutaan myös tiedoksi.

Accessin Asiakkaat-taulukko, jossa näkyy tietueiden ja kenttien asettelu

1. Tietue

2. Kenttä

3. Kentän arvo

Tietokanta sisältää useita taulukoita, joissa on tietoja tietoja eri asioista. Jokainen taulukko voi sisältää useita erityyppisiä kenttiä, kuten tekstiä, lukuja, päivämääriä tai hyperlinkkejä.

Ulkoiset tiedot

Voit muodosta linkkejä erilaisiin tietolähteisiin, esimerkiksi muihin tietokantoihin, tekstitiedostoihin tai Excel-työkirjoihin. Kun muodostat linkkejä ulkoisiin tietoihin, Access käyttää linkkiä aivan kuin se olisi taulukko. Ulkoisen tietolähteen tyyppi ja linkitystapa määräävät, voitko muokata linkitetyn taulukon tietoja ja luoda yhteyksiä, joissa käytetään linkitettyä taulukkoa. Et voi kuitenkaan muuttaa ulkoisen tietolähteen rakennetta linkin kautta.

Taulukon ja kentän ominaisuudet

Taulukoilla ja kentillä on ominaisuusmääritteitä, joita määrittämällä voit hallita niiden ominaisuuksia tai toimintaa.

Taulukoiden ja kenttien ominaisuusikkunat
Rakennenäkymässä avattu taulukko

1. Taulukon ominaisuudet

2. Kentän ominaisuudet

Access-tietokannassa taulukon ominaisuudet ovat määritteitä, jotka vaikuttavat koko taulukon ulkoasuun tai toimintaan. Taulukon ominaisuudet määritetään rakennenäkymässä taulukon ominaisuusikkunassa. Voit esimerkiksi määrittää taulukon Oletusnäkymä-ominaisuuden, joka määrää, miten taulukko tulee oletusarvoisesti näkyviin.

Kenttäominaisuuden koskee taulukon tietyn kentän ja määrittää yhden kentän ominaisuudet tai kentän toiminta ominaisuutta. Voit määrittää kentän joitakin ominaisuuksia tietotaulukkonäkymä. Voit määrittää kentän ominaisuus rakennenäkymässä Kenttäominaisuudet -ruudun avulla.

Tietotyypit

Kuhunkin kenttään on määritetty tietotyyppi. Kentän tietotyyppi osoittaa, millaisia tietoja kenttään tallennetaan. Ne voivat olla esimerkiksi suuria tekstimääriä tai liitetieostoja.

Tietotyyppiasetus

Tietotyyppi on kentän ominaisuus, mutta se eroaa muista kentän ominaisuuksista seuraavilla tavoilla:

  • Kentän tietotyyppi määritetään taulukon rakenneruudukossa, ei Kentän ominaisuudet -ruudussa.

  • Kentän tietotyyppi määrittää, mitä muita ominaisuuksia kentällä on.

  • Kentän tietotyyppi on määritettävä, kun kenttä luodaan.

    Huomautus: Voit luoda uuden kentän Accessin tietoja kirjoittamalla uuden sarakkeen taulukkonäkymässä. Kun luot kentän tietoja kirjoittamalla taulukkonäkymässä, Access määrittää automaattisesti tietotyyppi, kentän, että syöttämäsi arvon perusteella. Jos muut tietotyyppi on ilmaisemalla syötettäsi, Access asettaa tietotyyppi teksti. Tarvittaessa voit muuttaa tietotyypin käyttämällä valintanauhan uusi Microsoft Officen sujuva käyttöliittymäosa.

Esimerkkejä tietotyypin automaattisesta tunnistamisesta

Seuraavassa taulukossa esitetään, kuinka automaattinen tietotyypin havaitseminen tapahtuu taulukkonäkymässä.

If you enter:

Office Access 2007 creates a field with a data type of:

Joonas

Teksti

http://www.contoso.com

Voit käyttää mitä tahansa kelvollista Internet-protokollan etuliitettä. Esimerkiksi http://, https:// ja mailto: ovat kelvollisia etuliitteitä.

Hyperlink

1

Number, Long Integer

50 000

Luku, pitkä kokonaisluku

50 000,99

Luku, kaksinkertainen

50000,389

Number, Double

12/67

The date and time formats recognized are those of your user locale.

Pvm./klo

31. joulukuuta 2006

Pvm./klo

10:50:23

Pvm./klo

10:50

Pvm./klo

17:50

Pvm./klo

$12,50

Tunnistettu valuutan symboli on aluekohtaisten asetustesi määritysten mukainen.

Valuutta

21,75

Luku, kaksinkertainen

123,00%

Luku, kaksinkertainen

3.46E+03

Luku, kaksinkertainen

Taulukoiden yhteydet

Vaikka jokaiseen taulukkoon tallennetaan tietoja eri aiheesta, tietokannan taulukoiden aiheet liittyvät yleensä toisiinsa. Tietokannassa voi esimerkiksi olla

  • asiakastaulukko, jossa on luettelo yrityksesi asiakkaista ja heidän osoitteistaan

  • luettelo myytävistä tuotteista, mukaan lukien hinta ja kuva jokaisesta kohteesta

  • tilaustaulukko, johon kirjataan asiakkaiden tekemät tilaukset.

Koska eri aiheiden tiedot tallennetaan eri taulukoihin, ne pitää jollakin tavalla pystyä sitomaan toisiinsa, jotta eri taulukoiden tietoja olisi tarvittaessa helppo yhdistellä. Voit sitoa eri taulukoiden tiedot toisiinsa luomalla yhteyksiä. Yhteys on kahden taulukon välinen looginen side, joka määrittää taulukoiden yhteiset kentät.

Avaimet

Taulukoiden yhteyksissä käytettäviä kenttiä kutsutaan avainkentiksi. Avain muodostuu tavallisesti vain yhdestä kentästä, mutta siinä voi olla myös useita kenttiä. Avaimia on kahta lajia:

  • Perusavain    Taulukossa voi olla vain yksi perusavain. Perusavaimessa on ainakin yksi kenttä, jonka perusteella taulukon kukin tietue voidaan yksilöllisesti tunnistaa. Usein jokin yksilöllinen tunnus, kuten tunnusnumero, sarjanumero tai koodi, toimii perusavaimena. Käytössäsi voi esimerkiksi olla Asiakkaat-taulukko, jossa kullakin asiakkaalla on yksilöllinen asiakasnumero. Asiakasnumerokenttä on taulukon perusavain. Jos perusavaimessa on useita kenttiä, se on tavallisesti muodostettu olemassa olevista kentistä, jotka yhdessä muodostavat yksilöllisiä arvoja. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävässä taulukossa perusavaimena voi käyttää etunimen, sukunimen ja syntymäajan yhdistelmää.

  • Viiteavain    Taulukossa voi myös olla yksi tai usea viiteavain. Viiteavain sisältää arvoja, jotka vastaavat toisen taulukon perusavainta. Esimerkiksi tilaustaulukossa kussakin tilauksessa voi olla asiakasnumero, joka vastaa jotakin asiakastaulukon tietuetta. Asiakasnumerokenttä on tilaustaulukon viiteavain.

Taulukoiden välinen yhteys perustuu avainkenttien arvojen väliseen suhteeseen. Taulukoiden yhteyksillä voi yhdistää toisiinsa liittyvien taulukoiden tietoja. Oletetaan esimerkiksi, että yrityksen järjestelmässä on asiakastaulukko ja tilaustaulukko. Kussakin asiakastaulukon tietueessa on Tunnus-niminen yksilöllinen perusavainkenttä.

Kun haluat yhdistää tilauksen asiakkaaseen, lisää tilaustaulukkoon asiakastaulukon Tunnus-kenttää vastaava viiteavainkenttä ja luo avainkenttien välille yhteys. Kun lisäät tietueen tilaustaulukkoon, anna asiakasnumerokenttään arvo, joka on sama kuin asiakastaulukossa. Kun haluat tarkastella tilauksen tehneen asiakkaan tietoja, yhteys määrittää, mitkä asiakastaulukon tiedot liittyvät mihinkin tilaustaulukon tietueeseen.

Yhteydet-ikkunassa näkyvä taulukoiden yhteys
Yhteys-ikkunassa näkyvä taulukoiden yhteys

1. Perusavain, jonka tunnistaa kentän nimen viereisestä avainkuvakkeesta

2. Viiteavain: ei avainkuvaketta

Yhteyksien käyttämisen etuja

Tietojen säilyttämisestä erillisissä, mutta toisiinsa yhdistetyissä taulukoissa on seuraavat hyödyt:

  • Yhdenmukaisuus    Koska kukin tieto tallennetaan vain yhteen taulukkoon yhden kerran, tietojen epäyhtenäisyyden vaara pienenee huomattavasti. Esimerkiksi asiakkaan nimi tallennetaan järjestelmään vain kerran asiakastaulukkoon sen sijaan, että se tallennettaisiin useaan kertaan (mahdollisesti eri muodoissa) tilaustiedot sisältävään taulukkoon.

  • Tehokkuus    Tietojen tallentaminen vain kerran ja vain yhteen paikkaan säästää levytilaa. Lisäksi tietojen hakeminen pienistä taulukoista on tavallisesti nopeampaa kuin suurista taulukoista. Jos et käytä erillisiä taulukoita eri asioita varten, taulukoihin tulee tyhjäarvoja (tietojen puuttumista osoittavia arvoja) ja päällekkäisyyksiä, jotka vievät turhaa tilaa ja rajoittavat suorituskykyä.

  • Ymmärrettävyys    Tietokannan rakenne on helpompi hahmottaa, jos asiat on erotettu eri taulukoihin.

Vihje: Muista yhteyksien käyttö taulukoita suunnitellessasi. Ohjatulla hakukentän luontitoiminnolla voit luoda viiteavainkentän, jos vastaavan perusavaimen sisältävä taulukko on jo olemassa. Ohjattu hakukentän luontitoiminto luo suhteen.

Sivun alkuun

Taulukon tiedot

Access 2010taulukon on käytännön seuraavat rajoitukset:

Määrite

Enintään

Taulukon nimen merkkimäärä

64

Kentän nimen merkkimäärä

64

Taulukon kenttien määrä

255

Avoimien taulukoiden määrä

2048. Tämä rajoitus koskee Accessissa sisäisesti avattuja taulukoita.

Taulukon koko

2 gigatavua, josta vähennetään järjestelmäobjektien vaatima tila.

Tekstikentän merkkimäärä

255

Muistiokentän merkkimäärä

65 535, kun tiedot kirjoitetaan käyttöliittymässä.
2 gigatavua merkkitilaa, kun tiedot syötetään ohjelmallisesti.

OLE-objektikentän koko

1 gigatavu

Indeksien määrä taulukossa

32

Kenttien määrä indeksissä

10 %

Kelpoisuussanoman merkkimäärä

255

Kelpoisuussäännön merkkimäärä

2 048

Taulukon tai kentän kuvauksen merkkimäärä

255

Tietueen merkkimäärä (muistiokentät ja OLE-objektikentät pois lukien), kun kenttien Unicode-pakkaus-ominaisuuden arvo on Kyllä

4 000

Kentän ominaisuusasetuksen merkkimäärä

255

Sivun alkuun

Uusia ominaisuuksia

Erot Access 2007:ään

Taulukon luominen Access 2010 on hyvin samankaltaisia kuin prosessi taulukon luominen Access 2007: ssä. Kuitenkin Access 2010 on muutamia uusia ominaisuuksia, jotka koskevat taulukoita:

  • Tietomakrot    Voit nyt liittää makroja taulukon tapahtumiin, joten voit määrittää toimintoja suoritettavaksi aina, kun tietuetta muutetaan tai kuin tietue lisätään tai poistetaan. Näillä makroilla voi esimerkiksi tarkistaa tietojen kelpoisuuden tai suorittaa laskutoimituksen.

  • Laskettu-tietotyyppi    Tämän uuden tietotyypin ansiosta voit luoda kentän, jonka arvo perustuu taulukon muiden solujen arvoilla tehtyyn laskutoimitukseen. Voit esimerkiksi luoda Rivisumma-kentän, jonka arvo lasketaan Määrä-kentän ja Yksikköhinta-kentän arvojen perusteella. Jos päivität Määrä- tai Yksikköhinta-kentän, Rivisumma-kentän arvo päivittyy automaattisesti.

  • WWW-palveluyhteys    Voit linkittää ulkoisia tietolähteitä, esimerkiksi Excel-työkirjoja ja SharePoint-luetteloita. Sen lisäksi voit nyt luoda linkkejä myös WWW-palveluliittymän muodostavien sivustojen tietoihin. Voit esimerkiksi luoda linkin verkkokauppasivustoon ja luoda oman sovelluksen, jolla voi tarkastella tuotteita tai tehdä tilauksia.

  • Taulukon ja Kenttämallit korvataan mallien    Access 2007: n käyttöön Taulukkomallit ja Kenttämallit. Taulukkomallit on tyhjä taulukot, joiden avulla voit luoda uusia taulukoita, valmista valmiita Windows SharePoint Services-luettelot-yhteensopiva:

    • Yhteystiedot

    • Tehtävät

    • Seurantakohteet

    • Tapahtumat

    • Kalusto.

      Access 2010voit käyttää malleja, kun haluat lisätä valmiita osia tietokannan. Malleja voi olla taulukoita ja lisätä myös muita tietokantaobjekteja, kuten kyselyt ja lomakkeita.

      Huomautus: Tässä artikkelissa ei käsitellä malleja. Lisätietoja on Katso myös -osassa.

Erot Access 2003:een

  • Mallit ovat korvanneet ohjatun taulukon    Access 2007-versiota aiemmissa-versioissa käytetään ohjatun taulukon voit luoda taulukon nopeasti muutaman kyselyihin. Access 2007: n ohjatun taulukon on korvattu ohjatulla taulukon ja kentän mallit. Access 2010mallit korvaa taulukon ja kentän mallit.

    Huomautus: Tässä artikkelissa ei käsitellä malleja. Lisätietoja on Katso myös -osassa.

  • Taulukoiden luominen     Nyt voit luoda ja muokata taulukoita sekä kenttiä taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun

Uuden taulukon luominen

Jos käytössäsi on uusi tietolähde, joka ei sovi aiempiin taulukoihin, luo sitä varten uusi taulukko.

Voit luoda taulukon luomalla uuden tietokannan, lisäämällä taulukon vanhaan tietokantaan tai tuomalla tai linkittämällä tietoja taulukkoon toisesta tietokannasta, esimerkiksi Microsoft Office Excel -työkirjasta, Microsoft Office Word -asiakirjasta, tekstitiedostosta, WWW-palvelusta tai toisesta tietokannasta. Kun luot uuden tyhjän tietokannan, ohjelma lisää automaattisesti uuden tyhjän taulukon puolestasi. Voit sen jälkeen kirjoittaa tietoja ja aloittaa kenttien määrittämisen. 

Toimintaohjeet

Uuden taulukon luominen uudessa tietokannassa

Uuden taulukon luominen vanhassa tietokannassa

Uuden taulukon luominen uudessa tietokannassa

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Uusi ja valitse sitten Tyhjä tietokanta.

  2. Kirjoita uuden tietokannan tiedostonimi Tiedoston nimi -ruutuun.

  3. Jos haluat etsiä uuden tallennuspaikan tietokannalle, napsauta kansiokuvaketta.

  4. Valitse Luo.

    Uusi tietokanta avautuu. Samalla luodaan uusi taulukko nimeltä Taulukko1, joka avautuu taulukkonäkymässä.

Uuden taulukon luominen vanhassa tietokannassa

  1. Valitse Tiedosto-välilehti, osoita Avaa ja valitse sitten jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Jos haluamasi tietokanta näkyy Viimeisimmät tietokannat -luettelossa, valitse tietokanta luettelosta.

      TAI

    • Jos tietokantaa ei näy Viimeisimmät tietokannat -luettelossa, valitse haluamasi vaihtoehto Avaa asiakirja -kohdasta.

  2. Valitse avattava tietokanta Avaa-valintaikkunassa ja valitse sitten Avaa.

  3. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukko.

    Uusi taulukko lisätään tietokantaan, ja taulukko avautuu taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun

Taulukon luominen tuomalla tai linkittämällä

Voit luoda taulukon tuomalla tai linkittämällä muualla tallennetuista tiedoista. Voit tuoda tai linkittää Excel-laskentataulukon, Windows SharePoint Services luettelon, XML-tiedostoon, toiseen Access-tietokannan, Microsoft Office Outlook-kansioon ja lisää.

Tietojen tuominen tarkoittaa sitä, että luot kopion tiedoista nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon. Lähdetietoihin tämän jälkeen tehdyt muutokset eivät vaikuta tuotuihin tietoihin, eivätkä tuotuihin tietoihin tehdyt muutokset vaikuta lähdetietoihin. Kun olet muodostanut yhteyden Tietolähteeseen ja tuonut tiedot, voit käyttää tuotuja tietoja ilman yhteyttä tietolähteeseen. Voit muuttaa tuodun taulukon rakennetta.

Tietojen linkittäminen tarkoittaa sitä, että luot nykyiseen tietokantaan linkitetyn taulukon, jonka tiedot noudetaan suoraan muualle tallennetusta tietolähteestä. Kun muutat linkitetyn taulukon tietoja, ne muuttuvat tietolähteessä. Aina kun lähdetiedot muuttuvat, muutos näkyy linkitetyssä taulukossa. Linkitetyn taulukon käyttäminen edellyttää aina yhteyttä tietolähteeseen. Et voi muuttaa linkitetyn taulukon rakennetta.

Huomautus: Et voi muokata Excel-laskentataulukon tietoja linkitetyn taulukon kautta. Tuo lähdetiedot Access-tietokantaan ja linkitä sitten Excel-taulukko tietokantaan. Lisätietoja linkittämisestä Accessiin Excelistä on Excelin ohjetoiminnossa ja Katso myös -osan linkeissä.

Uuden taulukon luominen tuomalla tai linkittämällä ulkoiseen lähteeseen

  1. Napsauta Ulkoiset tiedot ‑välilehden Tuo ja linkitä ‑ryhmässä jotakin käytettävissä olevista tietolähteistä.

  2. Noudata valintaikkunoissa näkyviä vaiheittaisia ohjeita.

    Access luo uuden taulukon ja näyttää sen siirtymisruudussa.

Vihje: Voit myös tuoda SharePoint-luettelon tai muodostaa siihen linkin Luo-välilehden komennolla.

Sivun alkuun

Taulukon luominen SharePoint-sivuston avulla

Voit luoda taulukon tietokannan, jotka tuovat tietoja tai SharePoint-luettelon linkkejä. Voit myös luoda uuden SharePoint-luettelon valmiin mallin avulla. Ennalta määritetyt mallit Access 2010 ovat yhteystiedot, tehtävät, seurantakohteet ja tapahtumia.

  1. Valitse Luo -välilehden taulukot -ryhmästä SharePoint-luettelot.

  2. Tee jokin seuraavista:

    • SharePoint-luettelon luominen mallista

      1. Valitse joko Yhteystiedot, Tehtävät, Kohteet tai Tapahtumat.

      2. Kirjoita Luo uusi luettelo -valintaikkunaan sen SharePoint-sivuston URL-osoite, johon haluat luettelon sijoittaa.

      3. Kirjoita uusi luettelo ja sen kuvaus nimi Määritä uudelle luettelolle nimi ja kuvaus -ruutuihin.

      4. Jos haluat avata linkitetyn taulukon luomisen jälkeen, valitse Avaa luettelo toiminnon päätyttyä -valintaruutu (oletusarvon mukaan valittuna).

    • Uuden mukautetun luettelon luominen

      1. Valitse Mukauta.

      2. Kirjoita Luo uusi luettelo -valintaikkunaan sen SharePoint-sivuston URL-osoite, johon haluat luettelon sijoittaa.

      3. Kirjoita uusi luettelo ja sen kuvaus nimi Määritä uudelle luettelolle nimi ja kuvaus -ruutuihin.

      4. Jos haluat avata linkitetyn taulukon luomisen jälkeen, valitse Avaa luettelo toiminnon päätyttyä -valintaruutu (oletusarvon mukaan valittuna).

    • Tietojen tuominen vanhasta luettelosta

      1. Valitse Vanha SharePoint-luettelo.

      2. Kirjoita Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunaan sen SharePoint-sivuston URL-osoite, jonka sisältämät tiedot haluat tuoda.

      3. Valitse Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon ja valitse sitten Seuraava.

      4. Valitse kaikkien SharePoint-luetteloiden, jotka haluat tuoda, viereinen valintaruutu.

    • Linkittäminen vanhaan luetteloon

      1. Valitse Vanha SharePoint-luettelo.

      2. Kirjoita Nouda ulkoiset tiedot - SharePoint-sivusto -valintaikkunaan sen SharePoint-sivuston URL-osoite, jonka sisältämään taulukkoon haluat linkittää.

      3. Valitse Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko ja valitse sitten Seuraava.

      4. Valitse kaikkien SharePoint-luetteloiden, joihin haluat linkittää, vieressä oleva valintaruutu.

Sivun alkuun

Taulukon luominen WWW-palvelun avulla

Voit luoda tietokantaan taulukon, joka on yhteydessä tietoihin, jotka ovat WWW-palveluliittymän muodostavissa sivustoissa.

Huomautus: WWW-palvelutaulukot ovat vain luku -muotoisia.

  1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä Lisää ja valitse sitten Tietopalvelus-näppäinyhdistelmää.

  2. Jos haluamasi yhteys on jo asennettu, siirry vaiheeseen 5. Muussa tapauksessa jatka seuraavaan vaiheeseen.

  3. Valitse Asenna uusi yhteys.

  4. Valitse yhteystiedosto, jota haluat käyttää, ja valitse sitten OK.

  5. Laajenna haluamasi yhteys Luo linkki WWW-palvelun tietoihin -valintaikkunassa.

  6. Valitse taulukko, johon haluat muodostaa linkin.

    Access tuo kentät näkyviin valintaikkunan oikeanpuoleiseen osaan.

  7. Voit myös kirjoittaa linkitetyn taulukon nimen Määritä linkin nimi -ruutuun. Access käyttää tätä nimeä linkitetyn taulukon nimenä siirtymisruudussa.

  8. Valitse OK.

    Access luo linkitetyn taulukon.

Sivun alkuun

Taulukon perusavaimen määrittäminen

Perusavaimen määrittäminen taulukkoon on kannattavaa seuraavista syistä:

  • Access luo perusavaimen mukaan automaattisesti indeksin, joka parantaa tietokannan suorituskykyä.

  • Access varmistaa, että perusavainkentässä on arvo jokaisessa tietueessa.

  • Access varmistaa, että jokainen perusavainkentän arvo on yksilöllinen. Yksilölliset arvot ovat välttämättömiä, sillä muuten tietueita ei voi varmasti erottaa toisistaan.

Kun luot uuden taulukon taulukkonäkymässä, Access luo automaattisesti perusavaimen, määrittää perusavaimen tunnuksen kentän nimeksi ja määrittää kenttää varten Laskuri-tietotyypin.

Rakennenäkymässä voit vaihtaa tai poistaa perusavaimen tai määrittää perusavaimen taulukkoon, jossa sitä ei vielä ole.

Perusavaimena käytettävien kenttien määrittäminen

Perusavaimena käytettävät tiedot voivat joskus olla valmiina. Työntekijöillä voi esimerkiksi olla valmiina omat henkilöstötunnukset. Jos luot taulukon henkilöstötietoja varten, voit käyttää henkilöstötunnusta taulukon perusavaimena. Voi myös olla, että henkilöstötunnus on yksilöllinen vain osaston sisällä, jolloin perusavaimena on käytettävä henkilöstö- ja osastotunnuksen yhdistelmää. Hyvän perusavaimen tunnusmerkkejä ovat seuraavat:

  • Kentän tai kenttien yhdistelmän arvo on yksilöllinen jokaisessa tietueessa.

  • Tämä kenttä tai kenttien yhdistelmä ei ole koskaan tyhjä tai sisällä tyhjäarvoa, vaan siinä on aina arvo.

  • Arvot eivät muutu.

Jos perusavaimeksi sopivia tietoja ei ole, voit luoda sitä varten uuden kentän. Kun luot uuden perusavaimena käytettävän kentän, määritä sen tietotyypiksi Laskuri. Se on helpoin tapa varmistaa, että kentän arvo on edellä mainittujen ehtojen mukainen.

Perusavaimen asettaminen tai muuttaminen

  1. Valitse taulukko, jonka perusavaimen haluat asettaa tai muuttaa.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  3. Valitse taulukon rakenneruudukosta kenttä, jonka haluat asettaa perusavaimeksi.

    Voit valita yhden kentän napsauttamalla rivivalitsin kentälle, jonka haluat.

    Voit valita useita kenttiä pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten kunkin kentän rivivalitsinta.

  4. Valitse Rakenne -välilehden Työkalut-ryhmästä Perusavain.

    Valintanauhan Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmä

    Avainilmaisin näkyy perusavaimeksi määritettyjen kenttien vasemmalla puolella.

Perusavaimen poistaminen

  1. Valitse taulukko, josta haluat poistaa perusavaimen.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  3. Napsauta nykyisen perusavaimen rivivalitsin . Jos perusavaimeen kuuluu useita kenttiä, pidä CTRL-näppäintä ja napsauttamalla sitten kunkin kentän rivinvalitsinta.

  4. Valitse Rakenne -välilehden Työkalut-ryhmästä Perusavain.

    Valintanauhan Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmä

    Avainilmaisin poistetaan kentistä, jotka olivat valittuina perusavaimeksi.

Huomautus: Kun tallennat uuden taulukon määrittämättä perusavainta, Access kehottaa luomaan kentän sitä varten. Jos valitset Kyllä, Access luo tunnuskentän, joka antaa jokaiselle tietueelle yksilöllisen arvon käyttämällä Laskuri-tietotyyppiä. Jos taulukko sisältää jo Laskuri-kentän, Access käyttää sitä perusavaimena. Jos valitset Ei, Access ei lisää kenttää eikä perusavainta aseteta.

Sivun alkuun

Taulukon ominaisuuksien määrittäminen

Voit määrittää ominaisuuksia, jotka koskevat koko taulukkoa tai kokonaisia tietueita.

  1. Valitse taulukko, jonka ominaisuudet haluat määrittää.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  3. Valitse Rakenne-välilehden Piilota tai näytä -ryhmästä Ominaisuusikkuna.

    Accessin Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmä

    Taulukon ominaisuusikkuna tulee näkyviin.

  4. Valitse ominaisuusikkunan Yleiset-välilehti.

  5. Napsauta määritettävän ominaisuuden vasemmalla puolella olevaa ruutua ja kirjoita ominaisuusasetus.

    Käytettävissä olevat taulukon ominaisuudet

    Kentän ominaisuus

    Toiminto

    Näkymien näyttäminen SharePoint-sivustossa

    Määritä, näkyvätkö taulukoihin perustuvat näkymät SharePoint-sivustossa.

    Huomautus: Tämän asetuksen vaikutukset vaihtelevat tietokannan Näytä näkymät SharePoint-sivustossa -ominaisuusasetuksen mukaan.

    Lisätietoja on Katso myös -osassa.

    Alitaulukko laajennettuna

    laajenna kaikki alitaulukot, kuin avaat taulukon.

    Alitaulukon korkeus

    Toimi seuraavasti:

    • Jos haluat, että alitaulukkoikkuna laajenee niin, että kaikki rivit näkyvät, jätä tämän ominaisuuden arvoksi 0".

    • Jos haluat hallita alitaulukon korkeutta, anna haluamasi korkeus tuumina.

    Suunta

    Voit määrittää suunnan sen mukaan, luetaanko käyttämääsi kieltä vasemmalta oikealle vai oikealta vasemmalle.

    Kuvaus

    Anna kuvaus taulukosta. Tämä kuvaus näkyy taulukon työkaluvihjeessä.

    Oletusnäkymä

    Voit määrittää taulukkonäkymän, Pivot-taulukon tai Pivot-kaavion oletusnäkymäksi, kun avaat taulukon.

    Kelpoisuussääntö

    Anna lauseke, jonka pitää olla tosi aina, kun tietue lisätään tai sitä muutetaan.

    Kelpoisuusteksti

    Kirjoita sanoma, joka tulee näkyviin, kun tietue ei toteuta Kelpoisuussääntö-ominaisuuden lauseketta.

    Suodatin

    Voit määrittää ehdot, jotta taulukkonäkymässä tulevat näkyviin vain ehtoja vastaavat rivit.

    Lajittelu

    Voit määrittää taulukkonäkymän rivien oletuslajittelujärjestyksen valitsemalla yhden tai useamman kentän.

    Alitaulukon nimi

    Voit määrittää, näytetäänkö alitaulukko taulukkonäkymässä. Jos valitset alitaulukon näyttämisen, voit määrittää, mikä taulukko tai kysely määrittää rivit alitaulukossa.

    Aliobjektin linkkikentät

    Luettelo alitaulukkona käytettävänä taulukon tai kyselyn kentistä, jotka vastaavat taulukkoon määritettyä Pääobjektin linkkikentät -ominaisuutta.

    Pääobjektin linkkikentät

    Luettelo taulukon kentistä, jotka vastaavat taulukkoon määritettyä Aliobjektin linkkikenttä -ominaisuutta.

    Suodatus muistiin ladattaessa

    Voit ottaa automaattisesti käyttöön suodattimen ehdot Suodatin-ominaisuudessa (määrittämällä arvoksi Kyllä), kun taulukko avataan taulukkonäkymässä.

    Lajittelu muistiin ladattaessa

    Voit ottaa automaattisesti käyttöön lajitteluehdot Lajittelu-ominaisuudessa (määrittämällä arvoksi Kyllä), kun taulukko avataan taulukkonäkymässä.

    Vihje: Jos haluat enemmän tilaa asetuksen kirjoittamiseen tai muokkaamiseen ominaisuusruudussa, avaa Zoomaus-ruutu painamalla VAIHTO+F2-näppäinyhdistelmää. Jos olet määrittämässä Kelpoisuussääntö-ominaisuuden arvoksi lauseketta ja tarvitset apua sen muodostamisessa, tuo lausekkeenmuodostin näyttöön napsauttamalla Kelpoisuussääntö-ominaisuusruudun vieressä olevaa Muodostin-painike -painiketta.

  6. Voit tallentaa muutokset painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

Sivun alkuun

Kentän lisääminen taulukkoon

Kukin tallennettava tieto tallennetaan kenttään. Esimerkiksi Yhteystiedot-taulukkoon voit luoda kentät sukunimeä, etunimeä, puhelinnumeroa ja osoitetta varten. Tuotteet-taulukkoon voit luoda kentät tuotteen nimeä, tuotetunnusta ja hintaa varten.

Ennen kenttien luomista tiedot kannattaa jakaa mahdollisimman pieniin käyttökelpoisiin osiin. Tietoja on paljon helpompi myöhemmin yhdistää kuin jakaa osiin. Esimerkiksi yhden Nimi-kentän sijaan kannattaa ehkä luoda erilliset kentät etunimeä ja sukunimeä varten. Jos aiot raportoida, lajitella, etsiä tai laskea jonkin tiedon perusteella, aseta tällainen tieto omaan sarakkeeseensa. Lisätietoja tietokantojen suunnittelemisesta ja kenttien luomisesta on Katso myös -osan linkeissä.

Kentän luomisen jälkeen voit määrittää sen ulkoasua ja toimintaa sääteleviä ominaisuuksia.

Kentän lisääminen tietoja kirjoittamalla

Kun luot uuden taulukon tai avaat aiemmin luodun taulukon taulukkonäkymässä, voit lisätä taulukkoon kentän kirjoittamalla tiedot taulukon Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen.

Accessin laskentataulukko, jossa on Lisää uusi kenttä -sarake

1. Kirjoita tiedot Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen.

  1. Luo tai avaa taulukko taulukkonäkymässä.

    Lisätietoja taulukon luomisesta on kohdassa Uuden taulukon luominen.

  2. Kirjoita Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen sen kentän nimi, jonka haluat luoda.

    Käytä kuvaavaa nimeä, jonka perusteella kenttä on myöhemmin helppo tunnistaa.

  3. Kirjoita tiedot uuteen kenttään.

Sivun alkuun

Lasketun kentän luominen

Voit luoda lasketun kentän rakennenäkymässä.

  1. Avaa rakennenäkymässä taulukko, johon haluat luoda lasketun kentän.

  2. Kirjoita lasketun kentän nimi taulukon rakenneruudukon ensimmäiselle riville kohtaan Kentän nimi.

  3. Valitse Tietotyyppi-kohdasta Laskettu.

    Lausekkeenmuodostin avautuu.

  4. Kirjoita lausekkeenmuodostimeen laskutoimitus, jonka haluat suorittaa. Jos esimerkiksi haluat luoda lasketun kentän (Kenttä3), joka on yhtä suuri kuin Kenttä1:n arvo jaettuna Kenttä2:n arvolla, kirjoita lausekkeenmuodostimeen [Kenttä1]/[Kenttä2].

    Lisätietoja lausekkeista on artikkelissa Tietoja lausekkeista.

  5. Kun laskutoimitus on valmis, valitse OK.

    Vihje: Tässä vaiheessa kannattaa siirtyä taulukkonäkymään ja tarkistaa, että laskettu kenttä toimii halutulla tavalla.

Sivun alkuun

Kentän ominaisuuksien määrittäminen

Kentän luomisen jälkeen voit määrittää sen ulkoasua ja toimintaa sääteleviä ominaisuuksia.

Kentän ominaisuuksilla voit esimerkiksi

  • määrittää kentän tietojen ulkoasun

  • estää virheellisten tietojen lisäämiseen kenttään

  • määrittää kentän oletusarvot

  • nopeuttaa kentän tietojen hakua ja laittelua.

Voit määrittää joitakin käytettävissä olevia ominaisuuksia taulukkonäkymässä. Jos haluat käyttää ja määrittää kentän ominaisuuksien koko luettelon, sinun on kuitenkin käytettävä rakennenäkymää.

Kentän ominaisuuksien määrittäminen taulukkonäkymässä

Voit muuttaa kentän nimeä, tietotyyppiä, Muoto-ominaisuutta ja joitakin muita ominaisuuksia taulukkonäkymässä.

Taulukon avaaminen taulukkonäkymässä

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka haluat avata.

  2. Valitse pikavalikosta Taulukkonäkymä.

Kentän nimeäminen uudelleen

Kun lisäät kentän kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymässä, Access antaa kentälle automaattisesti yleisen nimen. Access antaa ensimmäiselle kentälle nimen Kenttä1 toiselle kentälle nimen Kenttä2 ja niin edelleen. Kentän nimeä käytetään oletusarvoisesti kentän selitteenä kaikkialla, missä kenttä näkyy, esimerkiksi taulukossa sarakkeen otsikkona. Kentän nimen vaihtaminen kuvaavampaan helpottaa taulukon tietueiden tarkastelemista ja muokkaamista.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella uudelleen nimettävän kentän otsikkoa (esimerkiksi Kenttä1).

  2. Valitse pikavalikosta Nimeä sarake uudelleen.

  3. Kirjoita uusi nimi kentän otsikkoon.

    Kentän nimessä voi olla enintään 64 merkkiä (kirjainta tai numeroa), mukaan lukien välilyönnit.

Kentän tietototyypin muuttaminen

Kun luot kentän kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymässä, Access määrittää sopivan tietotyypin kirjoitettujen tietojen perusteella. Jos esimerkiksi kirjoitat 1.1.2006, Access tunnistaa päivämäärän ja määrittää kentän tietotyypiksi Pvm./klo. Jos Access ei pysty määrittämään tietotyyppiä, tietotyypiksi tulee oletusarvoisesti Teksti.

Kentän tietotyyppi määrää, mitä muita ominaisuuksia kenttään voi määrittää. Esimerkiksi kenttään, jonka tietotyyppi on Hyperlinkki tai Muistio, voi määrittää ainoastaan Vain liittäminen -ominaisuuden.

Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen määrittää kentän tietotyyppi manuaalisesti. Tällainen tilanne voi tulla eteen esimerkiksi silloin, kun määritetään kenttä huoneiden numeroille, jotka muistuttavat englantilaista päivämäärämuotoa (esimerkiksi 10/2001). Jos kirjoitat uuteen kenttään taulukkonäkymässä 10/2001, automaattinen tietotyypin tunnistaminen valitsee kentän tietotyypiksi Pvm./klo. Koska huoneiden numerot ovat vain tunnisteita eivätkä päivämääriä, niissä pitää käyttää Teksti-tietotyyppiä. Voit muuttaa kentän tietotyypin seuraavasti:

  1. Valitse Taulukko-välilehti.

  2. Valitse Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmän Tietotyyppi-luettelosta haluamasi tietotyyppi.

    Accessin valintanauhan kuva Tietotyyppi- ja Muotoilu-ryhmistä

    Käytettävissä olevat tietotyypit

    Tietotyyppi:

    Voit tallentaa

    Koko

    Teksti

    Aakkosnumeeriset merkit

    Käytä tekstiä tai numeroita, joita ei käytetä laskutoimituksissa (esimerkiksi Tuotetunnus). Numeerinen arvo, joka on tallennettu, kuten tekstin voit lajitella ja suodattaa useamman loogisesti, mutta ei voi helposti käyttää laskutoimituksissa.

    0 - 255 merkkiä

    Memo

    Aakkosnumeerisia merkkejä (yli 255 merkkiä) tai teksti, joka käyttää RTF-muotoilua.

    Käytetään tekstin, joka on yli 255 merkkiä, tai tekstin, joka käyttää RTF-muotoilua. Muistiinpanojen, pitkiä kuvaukset ja kappaleet, jotka käyttää tekstimuotoilun, kuten lihavointia tai kursivointia, on hyvä esimerkkejä käyttötavat Memo-kentän.

    Korkeintaan 1 gigatavun merkkitila tai 2 gigatavun muistitila (2 tavua merkkiä kohden), josta voit tuoda näkyviin 65 535 merkkiä ohjausobjektissa.

    Luku

    Numeeriset arvot (kokonaisluku- tai murtolukuarvot).

    Käytä lukuja, joita käytetään projektiin laskutoimituksissa lukuun ottamatta raha-arvot (valuutta-tietotyyppi käyttäminen raha-arvot).

    1, 2, 4, tai 8 tavua tai 16 tavua, kun käytetään Replikointitunnus.

    Pvm./klo

    Päivämäärät ja ajat

    Käytä päivämäärä- ja aika-arvojen tallentamiseen. Huomaa, että jokainen tallennettu arvo sisältää sekä päivämäärä- että aikaosan.

    8 tavua.

    Valuutta

    Rahaan liittyvät arvot.

    Käytä rahaan liittyvien arvojen tallentamiseen (valuutta).

    8 tavua.

    Laskuri

    Yksilöivä numeerinen arvo, Access lisää automaattisesti, kun tietue lisätään.

    Käytä ainutkertaisten arvojen, joita voidaan käyttää perusavaimena. Huomaa, että Laskurikenttien arvot voivat kasvattaa peräkkäin tai tietyn arvon tai määritetty satunnaisesti.

    4 tavua tai 16 tavua, kun käytetään tunnuksen replikointiin.

    Kyllä/Ei

    Totuusarvo arvot (Kyllä/ei).

    Voit valita jonkin seuraavista muodoista: Kyllä/ei, TOSI tai EPÄTOSI, tai käyttöön tai poistaa sen käytöstä.

    1 bitti (8 bittiä = 1 tavu).

    OLE-objekti

    OLE-objektit tai jokin muu binaarinen tieto.

    Käytä muiden Microsoft Windows -ohjelmien OLE-objektien tallentamiseen.

    Korkeintaan 1 gigatavu.

    Liite

    Kuvat, binaariset tiedostot, Office-tiedostot.

    Tämä on suositeltava tietotyyppi digitaalisten kuvien ja binaaristen tiedostojen tallentamiseen.

    Pakatuissa tiedostoissa 2 gigatavua. Pakkaamattomissa tiedostoissa noin 700 kt sen mukaan, miten pieneksi tiedosto voidaan tiivistää.

    Hyperlinkki

    Hyperlinkit.

    Käytä hyperlinkkien tallentamiseen, jotta Web-sivuihin voidaan siirtyä URL:n (Uniform Resource Locator) kautta tai jotta tiedostot voidaan ottaa käyttöön UNC (universal naming convention) -muodossa olevan nimen kautta yhdellä napsautuksella. Voit myös linkittää tietokantaan tallennettuihin Accessin objekteihin.

    Korkeintaan 1 gigatavun merkkitila tai 2 gigatavun muistitila (2 tavua merkkiä kohden), josta voit tuoda näkyviin 65 535 merkkiä ohjausobjektissa.

    Haku

    Ei varsinaisesti tietotyyppiä. sen sijaan ohjattu hakukentän luominen käynnistyy.

    Käynnistä ohjattu hakukentän luominen, niin, että voit luoda kentän, joka hakee arvon toisen taulukon, kyselyn tai arvoluettelon käyttää yhdistelmäruudun avulla.

    Taulukko- tai kyselyperustainen: sidotun sarakkeen koko.

    Arvoperustainen: arvon tallentamiseen käytetyn Teksti-kentän koko.

    Huomautus: Access-tietokantatiedoston enimmäiskoko on 2 gigatavua.

    Tietotyyppejä koskevia vihjeitä

    • Suorituskyvyn optimoimiseksi kannattaa valita Teksti- tai Luku-kenttää luotaessa mahdollisimman sopiva Kentän koko. Jos esimerkiksi haluat tallentaa postinumeroita, joiden pituus on vakio, määritä kentän kooksi postinumeron pituus. Voit määrittää kentän koon antamalla arvon KentänKoko-ominaisuusruutuun. Lisätietoja on osassa Kentän muiden ominaisuuksien määrittäminen.

    • Puhelinnumeroja, osanumeroja ja muita sellaisia numeroja varten, joita ei ole tarkoitus käyttää matemaattisiin laskelmiin, tulee valita Teksti-tietotyyppi Numero-tietotyypin asemesta. Tekstinä tallennetun lukuarvon lajitteleminen ja suodattaminen on helpompaa.

Kentän muodon muuttaminen

Uuden kentän tietotyypin määrittämisen lisäksi Access voi määrittää myös kentän Muoto-ominaisuuden annettujen tietojen perusteella. Jos esimerkiksi kirjoitat 10:50 a.m., Access määrittää tietotyypiksi Pvm./klo ja Muoto-ominaisuudeksi 12 tunnin klo. Voit muuttaa kentän Muoto-ominaisuutta seuraavasti:

  1. Valitse valintanauhan Taulukko-välilehti.

  2. Valitse Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmän Muoto-luettelosta haluamasi muoto.

    Huomautus: Muoto-luettelo ei ehkä ole käytettävissä kaikissa kentissä (esimerkiksi Teksti-kentissä). Tämä määräytyy kentän tietotyypin mukaan.

Kentän muiden ominaisuuksien määrittäminen

  1. Napsauta taulukkonäkymässä ikkunaa, jonka ominaisuudet haluat määrittää.

  2. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmästä haluamasi ominaisuudet.

    Accessin valintanauhan kuva Tietotyyppi- ja Muotoilu-ryhmistä

Sivun alkuun

Kentän ominaisuuksien määrittäminen rakennenäkymässä

Voit määrittää kentän minkä tahansa ominaisuuden, kun käsittelet taulukkoa rakennenäkymässä. Rakennenäkymässä kentän tietotyyppi määritetään taulukon rakenneruudukossa ja muut ominaisuudet Kentän ominaisuudet -ruudussa.

Taulukon avaaminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

Kentän tietototyypin muuttaminen

  1. Etsi taulukon rakenneruudukosta kenttä, jonka tietotyypin haluat määrittää.

  2. Valitse Tietotyyppi-sarakkeen luettelosta jokin tietotyyppi.

    Käytettävissä olevat tietotyypit

    Tietotyyppi:

    Voit tallentaa

    Koko

    Teksti

    Aakkosnumeeriset merkit

    Käytä tekstiä tai numeroita, joita ei käytetä laskutoimituksissa (esimerkiksi Tuotetunnus). Numeerinen arvo, joka on tallennettu, kuten tekstin voit lajitella ja suodattaa useamman loogisesti, mutta ei voi helposti käyttää laskutoimituksissa.

    0 - 255 merkkiä

    Memo

    Aakkosnumeerisia merkkejä (yli 255 merkkiä) tai teksti, joka käyttää RTF-muotoilua.

    Käytetään tekstin, joka on yli 255 merkkiä, tai tekstin, joka käyttää RTF-muotoilua. Muistiinpanojen, pitkiä kuvaukset ja kappaleet, jotka käyttää tekstimuotoilun, kuten lihavointia tai kursivointia, on hyvä esimerkkejä käyttötavat Memo-kentän.

    Korkeintaan 1 gigatavun merkkitila tai 2 gigatavun muistitila (2 tavua merkkiä kohden), josta voit tuoda näkyviin 65 535 merkkiä ohjausobjektissa.

    Luku

    Numeeriset arvot (kokonaisluku- tai murtolukuarvot).

    Käytä lukuja, joita käytetään projektiin laskutoimituksissa lukuun ottamatta raha-arvot (Käytä valuutta-tietotyyppiä raha-arvot).

    1, 2, 4, tai 8 tavua tai 16 tavua, kun käytetään Replikointitunnus.

    Pvm./klo

    Päivämäärät ja ajat

    Käytä päivämäärä- ja aika-arvojen tallentamiseen. Huomaa, että jokainen tallennettu arvo sisältää sekä päivämäärä- että aikaosan.

    8 tavua.

    Valuutta

    Rahaan liittyvät arvot.

    Käytä rahaan liittyvien arvojen tallentamiseen (valuutta).

    8 tavua.

    Laskuri

    Yksilöivä numeerinen arvo, Access lisää automaattisesti, kun tietue lisätään.

    Käytä ainutkertaisten arvojen, joita voidaan käyttää perusavaimena. Huomaa, että Laskurikenttien arvot voivat kasvattaa peräkkäin tai tietyn arvon tai määritetty satunnaisesti.

    4 tavua tai 16 tavua, kun käytetään tunnuksen replikointiin.

    Kyllä/Ei

    Totuusarvo arvot (Kyllä/ei).

    Voit valita jonkin seuraavista muodoista: Kyllä/ei, TOSI tai EPÄTOSI, tai käyttöön tai poistaa sen käytöstä.

    1 bitti (8 bittiä = 1 tavu).

    OLE-objekti

    OLE-objektit tai jokin muu binaarinen tieto.

    Käytä muiden Microsoft Windows -ohjelmien OLE-objektien tallentamiseen.

    Korkeintaan 1 gigatavu.

    Liite

    Kuvat, binaariset tiedostot, Office-tiedostot.

    Tämä on suositeltava tietotyyppi digitaalisten kuvien ja binaaristen tiedostojen tallentamiseen.

    Pakatuissa tiedostoissa 2 gigatavua. Pakkaamattomissa tiedostoissa noin 700 kt sen mukaan, miten pieneksi tiedosto voidaan tiivistää.

    Hyperlinkki

    Hyperlinkit.

    Käytä hyperlinkkien tallentamiseen, jotta Web-sivuihin voidaan siirtyä URL:n (Uniform Resource Locator) kautta tai jotta tiedostot voidaan ottaa käyttöön UNC (universal naming convention) -muodossa olevan nimen kautta yhdellä napsautuksella. Voit myös linkittää tietokantaan tallennettuihin Accessin objekteihin.

    Korkeintaan 1 gigatavun merkkitila tai 2 gigatavun muistitila (2 tavua merkkiä kohden), josta voit tuoda näkyviin 65 535 merkkiä ohjausobjektissa.

    Haku

    Ei varsinaisesti tietotyyppiä. sen sijaan ohjattu hakukentän luominen käynnistyy.

    Käynnistä ohjattu hakukentän luominen, niin, että voit luoda kentän, joka hakee arvon toisen taulukon, kyselyn tai arvoluettelon käyttää yhdistelmäruudun avulla.

    Taulukko- tai kyselyperustainen: sidotun sarakkeen koko.

    Arvoperustainen: arvon tallentamiseen käytetyn Teksti-kentän koko.

    Huomautus: Access-tietokantatiedoston enimmäiskoko on 2 gigatavua.

    Tietotyyppejä koskevia vihjeitä

    • Puhelinnumeroita, osanumeroita ja muita sellaisia numeroita varten, joita ei ole tarkoitus käyttää matemaattisiin laskelmiin, tulee valita Teksti-tietotyyppi Numero-tietotyypin asemesta. Tekstinä tallennetun lukuarvon lajitteleminen ja suodattaminen on helpompaa, mutta sen käyttäminen laskutoimituksessa on vaikeaa.

    • Teksti- ja Numero-tietotyyppejä varten voit määrittää kentän koon tai tietotyypin tarkemmin määrittämällä arvon KentänKoko-ominaisuusruutuun.

Kentän muiden ominaisuuksien määrittäminen

  1. Valitse taulukon rakenneruudukosta kenttä, jonka ominaisuudet haluat määrittää. Access tuo kentän ominaisuudet näkyviin Kentän ominaisuudet -ruutuun.

    Kentän tietotyyppi määrää ominaisuudet, jotka voit määrittää.

  2. Anna Kentän ominaisuudet -ruudussa kunkin haluamasi ominaisuuden asetukset tai paina F6-näppäintä ja valitse ominaisuus nuolinäppäimillä.

    Käytettävissä olevat kentän ominaisuudet

    Huomautus: Kaikkia ominaisuuksia ei ole käytettävissä kaikissa kentissä. Kentän tietotyyppi määrittää, mitä ominaisuuksia kentässä on.

    Kentän ominaisuus

    Kuvaus

    Kentän koko

    Voit määrittää Teksti-, Numero- tai Laskuri-tietotyyppinä tallennettujen tietojen enimmäiskoon.

    Vihje: Määritä aina pienin tarvittava Kentän koko parhaan suorituskyvyn takaamiseksi.

    Muoto

    Voit mukauttaa kentän oletusarvoisen näyttötavan näytöllä tai tulosteessa.

    Desimaalien määrä

    Voit määrittää, kuinka monta desimaalia numerosta näytetään.

    Uudet arvot

    Voit määrittää, lisätäänkö Laskuri-kenttä vai määritetäänkö satunnainen arvo, kun uusi tietue lisätään.

    Syöttörajoite

    Voit näyttää merkkejä, jotka ohjaavat tietojen kirjoittamista. Lisätietoja syöttörajoitteista on Katso myös -osassa.

    Otsikko

    Voit määrittää oletusarvoisesti näytettävän tekstin lomakkeiden, raporttien ja kyselyjen otsikoissa.

    Oletusarvo

    Voit ottaa oletusarvon automaattisesti käyttöön kentässä, kun uusia tietueita lisätään.

    Kelpoisuussääntö

    Voit määrittää lausekkeen, jonka on oltava tosi aina, kun lisäät tai muutat arvoa tässä kentässä.

    Kelpoisuusteksti

    Kirjoita sanoma, joka tulee näkyviin, kun arvo ei toteuta Kelpoisuussääntö-ominaisuuden lauseketta.

    Pakollinen

    Voit määrittää, että tietojen kirjoittaminen kenttään on pakollista.

    Tyhjät merkkijonot sallittuja

    Voit sallia tyhjän merkkijonon ("") sisältävän merkinnän Teksti- tai Muistio-kentässä (määrittämällä ominaisuuden arvoksi Kyllä).

    Indeksoitu

    Voit nopeuttaa tietojen käyttämistä tässä kentässä luomalla indeksin ja ja käyttämällä sitä.

    Unicode-pakkaus

    Voit pakata tähän kenttään tallennetut tiedot, kun tallennettua tekstiä on vähän (< 4 096 merkkiä)

    IME-tila

    Voit hallita merkkien muuntoa Windowsin itäaasialaisissa versioissa.

    IME-lausetila

    Voit hallita lauseiden muuntoa Windowsin itäaasialaisissa versioissa.

    Toimintotunnisteet

    Voit liittää kenttään toimintotunnisteen.

    Vain liittäminen

    Voit seurata kentän arvojen muutoshistoriaa (määrittämällä ominaisuuden arvoksi Kyllä).

    Tekstin muoto

    Valitse ominaisuuden arvoksi Rich Text -muoto, jos haluat tallentaa tekstin HTML-muodossa ja sallia tekstimuotoilut. Valitse ominaisuuden arvoksi Vain teksti, jos haluat tallentaa kenttään vain muotoilematonta tekstiä.

    Tekstin tasaaminen

    Voit määrittää tekstin oletustasauksen ohjausobjektissa.

  3. Jos haluat enemmän tilaa asetuksen kirjoittamiseen tai muokkaamiseen ominaisuusruudussa, avaa Zoomaus-ruutu painamalla VAIHTO+F2-näppäinyhdistelmää.

    Vihje: Jos aiot määrittää syöttörajoitteen tai kelpoisuuslausekkeen ja haluat apua sen muodostamisessa, tuo näkyviin sopiva muodostin napsauttamalla ominaisuusruudun vieressä olevaa Muodostin-painike -painiketta.

  4. Voit tallentaa muutokset painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

Lisätietoja tietotyypeistä ja kentän ominaisuuksista on Katso myös -osassa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×