Johdanto raportteihin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tietokantaa käytettäessä raporteilla tavallisesti katsellaan ja muotoillaan tietoja sekä tehdään niistä yhteenvetoja. Voit esimerkiksi laatia luettelotyyppisen raportin, joka näyttää kaikki yhteystietoihin tallennetut puhelinnumerot, tai yhteenvetoraportin, joka näyttää yrityksen kokonaismyynnin eri alueilla ja eri aikoina.

Tässä artikkelissa kerrotaan yleisiä tietoja Microsoft Access 2010:n raporteista ja esitellään uudet tai muuttuneet raporttiominaisuudet. Lisäksi artikkelissa kerrotaan, miten raportteja luodaan, miten tietoja lajitellaan ja ryhmitellään, miten tiedoista luodaan yhteenvetoja sekä miten raportteja tulostetaan.

Raporttien luomista helpottaa, jos tietokannan taulukkorakenne ja yhteydet on hyvin suunniteltu. Tietoja tietokannan suunnittelemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Yleistä

Uudet ominaisuudet

Uuden raportin luominen

Ryhmittelyn, lajittelun ja summien lisääminen

Tärkeiden arvojen korostaminen ehdollisella muotoilulla

Ulkoasun kohentaminen teemoilla

Kuvien lisääminen

Raportin esikatseleminen ja tulostaminen

Yleistä

Raportti on tietokantaobjekti, jolla voi tuoda tietoja näkyviin ja laatia niistä yhteenvetoja. Raporteilla voi jakaa tai arkistoida tiedoista tilannevedoksia, joita voi tulostaa, muuntaa PDF- tai XPS-tiedostoiksi tai viedä muihin tiedostomuotoihin.

Työntekijäraportti esikatselussa

Raporteissa voi näyttää yksittäisten tietueiden tietoja, yhteenvetoja useista tietueista tai molempia. Voit myös käyttää Access-raportteja osoitetarrojen laatimiseen tai muihin tarkoituksiin.

On mahdollista luoda myös sitomattomia raportteja, jotka eivät näytä mitään tietoja, mutta tässä artikkelissa oletetaan, että kaikki raportit on sidottu tietolähteeseen, esimerkiksi taulukkoon tai kyselyyn.

Asiakasraportit ja WWW-raportit

Access 2010:ssä voit luoda WWW-tietokannan julkaisemalla tietokannan SharePoint-palvelimeen, jossa on käytössä Access Services. Kun luot WWW-tietokannan, Access-raportit hahmonnetaan selaimessa SQL Server Reporting Services ‑palvelua käyttäen. Tämä muuntoprosessi asettaa tiettyjä rajoituksia selaimessa hahmonnettavissa raporteissa käytettäville toiminnoille. Jos et halua luoda selaimessa hahmonnettavia raportteja, voit käyttää kaikkia Accessin raporttien suunnittelutyökalussa käytettävissä olevia ominaisuuksia.

Raportin osat

Accessissa raportin rakenne on jaettu osiin. Asiakastietokannassa saat raportin osat näkyviin tarkastelemalla raporttia rakennenäkymässä. Asettelunäkymässä osat eivät näy niin selvästi, mutta ne ovat mukana ja valittavissa Muoto-välilehden Valinta-ryhmän avattavasta luetteloruudusta. Jos haluat luoda hyödyllisiä raportteja, sinun on tiedettävä, kuinka kukin osa toimii. Esimerkiksi osa, johon haluat sijoittaa lasketun ohjausobjektin, määrittää, kuinka Access laskee tulokset. Seuraava luettelo on yhteenveto eri osatyypeistä ja niiden käyttötavoista.

  • Raportin ylätunniste    Tämä osa tulostetaan kerran raportin alkuun. Voit esittää raportin ylätunnisteessa tietoja, jotka muuten näkyisivät kansilehdellä, esimerkiksi logon tai otsikon ja päivämäärän. Jos esimerkiksi sijoitat Summa-koostefunktion raportin ylätunnisteeseen, koko raportin summa lasketaan. Raportin ylätunniste tulostuu ennen sivun ylätunnistetta.

  • Sivun ylätunniste    Tämä osa tulostetaan joka sivun yläosaan. Voit käyttää sivun ylätunnistetta esimerkiksi raportin otsikon toistamiseen joka sivulla.

  • Ryhmän ylätunniste    Tämä osa tulostetaan kunkin uuden tietueryhmän alkuun. Ryhmän ylätunnisteella voit esimerkiksi tulostaa ryhmän nimen. Voit käyttää ryhmän ylätunnistetta esimerkiksi tuotteen nimen tulostamiseen tuotteen mukaan ryhmitetyssä raportissa. Jos sijoitat Summa-koostefunktion raportin ylätunnisteeseen, se laskee koko raportin summan. Raportissa voi olla useita ryhmän ylätunnisteosia sen mukaan, kuinka monta ryhmittelytasoa olet lisännyt. Lisätietoja ryhmän ylä- ja alatunnisteiden luomisesta on osassa Ryhmittelyn, lajittelun ja summien lisääminen.

  • Tiedot    Tämä osa tulostetaan kerran kunkin tietuelähteen rivin osalta. Raportin päärungon muodostavat ohjausobjektit sijoitetaan Tiedot-osaan.

  • Ryhmän alatunniste    Tämä osa tulostetaan jokaisen tietueryhmän loppuun. Ryhmän alatunnisteella voit tulostaa ryhmän yhteenvetotietoja. Raportissa voi olla useita ryhmän alatunnisteosia sen mukaan, kuinka monta ryhmittelytasoa olet lisännyt.

  • Sivun alatunniste    Tämä osa tulostetaan jokaisen sivun loppuun. Voit käyttää sivun alatunnistetta esimerkiksi sivunumeroiden tai sivukohtaisten tietojen tulostamiseen.

  • Raportin alatunniste    Tämä osa tulostetaan kerran raportin loppuun. Voit käyttää raportin alatunnistetta esimerkiksi raportin kokonaissummien tai raportin muiden yhteenvetotietojen tulostamiseen.

Huomautus: Rakennenäkymässä raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen alapuolella. Kaikissa muissa näkymissä (esimerkiksi rakennenäkymässä tai kun raportti tulostetaan tai sitä esikatsellaan) raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen yläpuolella, aivan viimeisen sivun viimeisen ryhmän alatunnisteen tai tietorivin alapuolella.

Asiakirjan alkuun

Uudet ominaisuudet

Raportin luominen Access 2010:ssä on hyvin samankaltainen prosessi kuin Access 2007:ssä. Access 2010 sisältää kuitenkin raportteja koskevia muutamia uusia ominaisuuksia:

  • Jaettu kuvavalikoima    Access 2010:ssä voit liittää kuvan tietokantaan ja käyttää samaa kuvaa useassa tietokantaobjektissa. Kun kuvaa muutetaan, se päivittyy kaikkialla tietokannassa.

  • Office-teemat   Access 2010:ssä voit muotoilla kaikki Access-lomakkeesi ja -raporttisi kerralla käyttämällä Microsoft Office ‑teemoja näyttäviä fontti- ja värijoukkoja.

  • Entistä tehokkaampi ehdollinen muotoilu   Access 2010:ssä on entistä tehokkaampia työkaluja raportin tärkeiden tietojen korostamiseen. Voit lisätä enintään 50 ehdollista muotoilusääntöä kuhunkin ohjausobjektiin tai ohjausobjektiryhmään. Asiakasraportteihin voit myös lisätä tietopalkkeja, joilla voit vertailla tietoja.

  • Entistä joustavampi muotoilu   Access 2010:ssä raporttien suunnittelun oletusmenetelmä on ohjausobjektien sijoittaminen asetteluihin. Nämä apuruudukot helpottavat ohjausobjektin sijainnin ja koon määrittämistä, ja ne ovat pakollisia kaikissa selaimessa hahmonnettavissa raporteissa. Asettelut eivät ole uusi ominaisuus, mutta Access 2010:ssä on tehty muutoksia siihen, miten asettelujen avulla siirretään ja kohdistetaan ohjausobjekteja sekä muutetaan niiden kokoa. Lisätietoja on videossa Lomake- ja raporttiasettelujen esittely.

Asiakirjan alkuun

Uuden raportin luominen

Vaihe 1: tietuelähteen valitseminen

Raportin tietuelähde voi olla taulukko, nimetty kysely tai upotettu kysely. Tietuelähteessä on oltava kaikki raportissa näytettävät tietorivit ja ‑sarakkeet.

Lisätietoja taulukoiden ja kyselyiden luomisesta on artikkeleissa Johdanto taulukoihin ja Johdanto kyselyihin.

Lisätietoja tietuelähteiden luomisesta ja valitsemisesta on artikkelissa Raportin tietuelähteen määrittäminen.

Vaihe 2: raporttityökalun valitseminen

Raporttityökalut ovat valintanauhan Luo-välilehden Raportit-ryhmässä. Seuraavassa taulukossa kuvataan lyhyesti kunkin työkalun toiminta:

WWW-yhteensopivat raportit

Näillä työkaluilla luodut raportit ovat yhteensopivia Julkaise Access Services ‑palveluihin ‑toiminnon kanssa ja ne voidaan hahmontaa selaimessa. WWW-yhteensopivat objektit on merkitty objektin kuvakkeessa näkyvällä maapallon kuvalla.

Painikkeen kuva

Työkalu

Kuvaus

Painikkeen kuva

Raportti

Luo yksinkertaisen taulukkomuotoisen raportin, joka sisältää kaikki siirtymisruudusta valitsemasi tietuelähteen kentät.

Painikkeen kuva

Tyhjä raportti

Avaa tyhjän raportin asettelunäkymässä, ja näyttöön tulee Kenttäluettelo-tehtäväruutu. Access luo tietuelähdekyselyn, kun vedät kenttiä kenttäluettelosta raporttiin.

Lisätietoja ominaisuudesta Julkaise Access Services ‑palveluihin on artikkelissa Internetissä jaettavan Access-tietokannan luominen.

Asiakasraportit

Näillä työkaluilla luodut raportit eivät ole yhteensopivia Julkaise Access Services ‑palveluihin ‑toiminnon kanssa. Asiakasraporttien lisääminen WWW-tietokantaan ei estä tietokannan julkaisemista, mutta asiakasraportit eivät ole käytettävissä selaimessa. Voit kuitenkin käyttää asiakasraportteja, kun avaat tietokannan Accessissa.

Painikkeen kuva

Työkalu

Kuvaus

Painikkeen kuva

Raportti

Luo yksinkertaisen taulukkomuotoisen raportin, joka sisältää kaikki siirtymisruudusta valitsemasi tietuelähteen kentät.

Painikkeen kuva

Raportin rakennenäkymä

Avaa rakennenäkymässä tyhjän raportin, johon voit lisätä haluamasi kentät ja ohjausobjektit.

Painikkeen kuva

Tyhjä raportti

Avaa tyhjän raportin asettelunäkymässä, ja näyttöön tulee Kenttäluettelo-tehtäväruutu. Kun vedät kenttiä kenttäluettelosta raporttiin, Access luo upotetun kyselyn ja tallentaa sen raportin Tietuelähde-ominaisuuteen.

Painikkeen kuva

Ohjattu raportin luominen

Avaa monivaiheisen ohjatun toiminnon, jossa voit määrittää raportin kentät, ryhmittely- ja lajitteluasetukset sekä asettelun. Ohjattu toiminto luo raportin tekemiesi valintojen pohjalta.

Painikkeen kuva

Nimitarrat

Avaa ohjatun toiminnon, jossa voit valita vakiokokoiset tai mukautetun kokoiset osoitetarrat sekä niissä näkyvät kentät ja lajittelun. Ohjattu toiminto luo osoitetarraraportin tekemiesi valintojen pohjalta.


Vaihe 3: raportin luominen

  1. Napsauta haluamasi työkalun painiketta. Jos näkyviin tulee ohjattu toiminto, noudata ohjatun toiminnon antamia ohjeita ja valitse viimeisessä sivussa Valmis.

    Access avaa raportin asettelunäkymässä.

  2. Muotoile raportti haluamasi näköiseksi:

    • Voit muotoilla kenttiä ja selitteitä valitsemalla ne ja vetämällä niiden reunat haluamasi kokoisiksi.

    • Voit siirtää kenttää valitsemalla sen (ja sen mahdollisen selitteen) ja vetämällä sen haluamaasi paikkaan.

    • Voit yhdistää tai jakaa soluja, poistaa tai valita kenttiä ja tehdä muita muotoilutoimia, kun napsautat kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitset pikavalikosta haluamasi komennon.

      Lisäksi voit parantaa raportin ulkoasua ja luettavuutta seuraavissa osissa kuvatuilla toiminnoilla.

Asiakirjan alkuun

Ryhmittelyn, lajittelun ja summien lisääminen

Nopein tapa lisätä raporttiin ryhmittelyjä, lajitteluja tai summia on napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kenttää, johon haluat lisätä ryhmittelyn, lajittelun tai summan, ja valita haluamasi komento pikavalikosta.

Voit lisätä ryhmittelyjä, lajitteluja ja summia myös Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruudusta, kun raportti on avattu asettelu- tai rakennenäkymässä:

  1. Jos Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruutu ei ole näkyvissä, valitse Rakenne-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja lajittele.

  2. Valitse Lisää ryhmittely tai Lisää lajittelu ja valitse sitten kenttä, jonka haluat ryhmitellä tai lajitella.

  3. Saat näkyviin lisää vaihtoehtoja ja summien lisäämismahdollisuuksia valitsemalla ryhmittely- tai lajitteluriviltä Lisää.

Lisätietoja raporttien tietojen ryhmittelemisestä, lajittelemisesta ja summien lisäämisestä on artikkelissa Ryhmitetyn raportin tai yhteenvetoraportin luominen.

Asiakirjan alkuun

Tärkeiden arvojen korostaminen ehdollisella muotoilulla

Access 2010:ssä on entistä tehokkaampia työkaluja raportin tärkeiden tietojen korostamiseen. Voit lisätä jopa 50 ehdollisen muotoilun sääntöä kuhunkin ohjausobjektiin tai ohjausobjektiryhmään. Asiakasraportteihin voit lisätä tietopalkkeja, joilla voit vertailla eri tietueiden tietoja.

Voit lisätä ehdollisen muotoilun seuraavasti :

  1. Avaa raportti asettelunäkymässä napsauttamalla raporttia hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä.

  2. Valitse ohjausobjektit, joissa haluat käyttää ehdollista muotoilua. Jos haluat valita useita ohjausobjekteja, pidä VAIHTONÄPPÄINTÄ tai CTRL-näppäintä alhaalla ja valitse haluamasi ohjausobjektit.

  3. Valitse Muoto-välilehden Ohjausobjektin muotoilu ‑ryhmästä Ehdollinen muotoilu.

    Access avaa Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta ‑valintaikkunan.

  4. Valitse Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta ‑valintaikkunassa Uusi sääntö.

  5. Valitse arvo Uusi muotoilusääntö ‑valintaikkunan Valitse säännön tyyppi ‑kohdasta:

    • Jos haluat luoda säännön, joka arvioi kutakin tietuetta erikseen, valitse Tarkista nykyisen tietueen arvot tai käytä lauseketta.

    • Jos haluat luoda säännön, joka vertaa tietueita toisiinsa, valitse Vertaa muihin tietueisiin.

Huomautus: Vertaa muihin tietueisiin ‑vaihtoehto ei ole käytettävissä verkkotietokannoissa.


  1. Määritä Muokkaa säännön kuvausta ‑kohtaan sääntö, joka määrittää ehdot, joiden perusteella muotoilua käytetään ja mitä muotoilua käytetään, kun ehdot täyttyvät.

  2. Palaa Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta ‑valintaikkunaan valitsemalla OK.

  3. Jos haluat luoda lisää valitsemaasi ohjausobjektijoukkoa kokevia sääntöjä, toista toimet vaiheesta 4 alkaen. Jos olet valmis, sulje valintaikkuna valitsemalla OK.

Lisätietoja ehdollisen muotoilun lisäämisestä raporttiin on videossa Ehdollisen muotoilun käyttäminen raporteissa.

Asiakirjan alkuun

Ulkoasun kohentaminen teemoilla

Voit käyttää Access-tietokannoissa Office 2010 ‑teemoja, joilla voit luoda yhdenmukaisen tyylin kaikkiin Office-tiedostoihisi.

Tärkeää: Jos valitset Office-teeman, fontin tai värin, se tulee käyttöön kaikissa tietokannan lomakkeissa ja raporteissa (ei vain siinä, jota käsittelet parhaillaan).

  1. Avaa raportti asettelunäkymässä napsauttamalla raporttia hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä.

  2. Valitse Rakenne-välilehden Teemat-ryhmästä haluamasi teema, fontti tai väri:

    Valintanauhan kuva

    • Teema-valikoimalla voit määrittää fontit ja värit valmiiksi määritettyjen mallien mukaisesti.

    • Jos haluat määrittää yksilöllisiä värejä tai fontteja, käytä Värit- tai Fontit-valikoimaa.


Lisätietoja Office-teemojen käyttämisestä on videossa Access-lomakkeiden ja ‑raporttien ulkoasun kohentaminen ja yhdenmukaistaminen Office-teemoilla.

Asiakirjan alkuun

Kuvien lisääminen

Kuvat ovat Accessissa perinteisesti olleet sidottuja yksittäisiin lomakkeissa tai raporteissa oleviin kuvaohjausobjekteihin. Jos useassa lomakkeessa ja raportissa käytettyä kuvaa piti muuttaa, muutos täytyi tehdä jokaiseen kuvaohjausobjektiin erikseen. Access 2010:ssä voit liittää kuvan tietokantaan ja käyttää samaa kuvaa useassa tietokantaobjektissa. Kun kuvaa muutetaan, se päivittyy kaikkialla tietokannassa. Tästä on hyötyä erityisesti yrityksen logojen tai taustakuvien kaltaisten, kaikkialla tietokannassa käytettävien kuvien käsittelyssä.

Kuvan lisääminen

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella raporttia, johon haluat lisätä kuvan, ja valitse sitten pikavalikosta Asettelunäkymä.

  2. Valitse raportti, johon haluat lisätä kuvan.

  3. Valitse Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Lisää kuva.

  4. Toimi jommallakummalla seuraavista tavoista:

    • Valikoimassa olevan kuvan käyttäminen   Jos haluamasi kuva on jo valikoimassa, lisää se raporttiin napsauttamalla kuvaa.

    • Uuden kuvan lataaminen   Valitse valikoiman alareunasta Selaa. Etsi haluamasi kuva Lisää kuva -valintaikkunassa ja valitse sitten Avaa.

      Access lisää valitun kuvan raporttiin.

Taustakuvan lisääminen

Huomautus: Taustakuvia ei voi lisätä WWW-yhteensopiviin raportteihin.

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella raporttia, johon haluat lisätä taustakuvan, ja valitse sitten pikavalikosta Asettelunäkymä.

  2. Valitse Muoto-välilehden Tausta-ryhmästä Taustakuva.

  3. Toimi jommallakummalla seuraavista tavoista:

    • Valikoimassa olevan kuvan käyttäminen   Jos haluamasi kuva on jo valikoimassa, lisää se raporttiin napsauttamalla kuvaa.

    • Uuden kuvan lataaminen   Valitse valikoiman alareunasta Selaa. Etsi haluamasi kuva Lisää kuva -valintaikkunassa ja valitse sitten Avaa.

      Access lisää valitun kuvan raporttiin.

Asiakirjan alkuun

Raportin esikatseleminen ja tulostaminen

Raportin esikatseleminen

  1. Avaa raportti, jota haluat esikatsella, tai napsauta sitä siirtymisruudussa.

  2. Valitse Tiedosto-välilehdestä Tulosta ja valitse sitten Esikatselu.

    Access avaa raportin esikatselunäkymässä. Esikatselu-välilehden komennoilla voit tehdä seuraavat toimet:

    • raportin tulostaminen

    • sivun koon tai asettelun muuttaminen

    • näkymän lähentäminen tai loitontaminen tai usean sivun katseleminen samanaikaisesti

    • raportin tietojen päivittäminen

    • raportin vieminen toiseen tiedostomuotoon.

  3. Jos haluat palata tietokantatyötilaan, valitse Esikatselu-välilehden Sulje esikatselu ‑ryhmästä Sulje esikatselu.

Raportin tulostaminen

Raportin voi tulostaa esikatselunäkymän lisäksi myös ilman esikatselua:

  1. Avaa raportti, jota haluat esikatsella, tai napsauta sitä siirtymisruudussa.

  2. Napsauta Tiedosto-välilehdestä Tulosta.

    • Jos haluat lähettää raportin suoraan oletustulostimeen määrittämättä tulostusasetuksia, valitse Pikatulostus.

    • Jos haluat avata valintaikkunan, jossa voit valita tulostimen, määrittää tulostettavin kopioiden määrän ja tehdä muita asetuksia, valitse Tulosta.

Asiakirjan alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×