Johdanto paperilomakkeiden muuntamiseen InfoPath-lomakkeiksi

Tässä artikkelissa käsitellään sähköisten lomakkeiden etuja paperilomakkeisiin verrattuna tietoja kerättäessä. Se sisältää myös toimintaohjeita paperilomakkeiden muuntamisesta Microsoft Office InfoPathin lomakemalleiksi.

Huomautus: Jos paperilomake on suunniteltu Microsoft Office Wordissa tai Microsoft Office Excelissä, voit muuntaa asiakirjan tai työkirjan nopeasti InfoPath-lomakemalliksi InfoPathin ohjatulla tuontitoiminnolla. Jos lomake on luotu toisessa ohjelmassa tai jos et voi käyttää lomakkeen alkuperäistä lähdetiedostoa, sinun on luotava paperilomake alusta lähtien InfoPathissa.

Tässä artikkelissa

Sähköisten lomakkeiden käytön edut

Paperilomakkeiden muuntamisen parhaat käytännöt

Sähköisten lomakkeiden käytön edut

Sähköisten lomakkeiden käyttö paperilomakkeiden sijasta tuo mukanaan monia etuja. Esimerkkejä eduista:

Tarkat ja yhtenäiset tiedot    Paperilomakkeissa tietoja kirjoitetaan monesti väärään paikkaan tai lomakkeen täyttöohjeita tulkitaan väärin. Virheitä voi tapahtua myös silloin, kun työntekijä syöttää lomaketiedot tietokantaan tai muuhun ohjelmaan. Tietojen syöttöön liittyvien virheiden löytäminen ja korjaaminen voi olla kallista ja kestää kauan. InfoPathissa on useita automaattisia tapoja, joilla käyttäjät voivat välttää tietojen syöttövirheet. Voit esimerkiksi käyttää kaavoja ja laskea matemaattiset arvot automaattisesti käyttäjien puolesta. Voit myös käyttää ehdollinen muotoilu -toimintoa ja kiinnittää käyttäjän huomioon tietoihin tai ottaa käyttöön oikeinkirjoituksen tarkistuksen, jotta käyttäjät voivat korjata kirjoitusvirheet ennen lomakkeiden lähettämistä. Kenttiä voi myös täyttää automaattisesti käyttäjien puolesta tietokannassa tai muussa tiedontallennusjärjestelmässä jo olevilla tiedoilla. Voit esimerkiksi suunnitella myyntilomakkeen, jossa työntekijän tietokentät täyttyvät automaattisesti, kun käyttäjä syöttää tunnusnumeronsa Työntekijätunnus-ruutuun.

Helpot päivitykset    Jos olemassa olevaa lomakemallia on päivitettävä, voit muuttaa sitä, julkaista sen uudelleen ja jakaa sen käyttäjille. Päivitys tapahtuu automaattisesti, kun käyttäjät seuraavan kerran avaavat lomakemalliin perustuvan lomakkeen. Jos käyttäjä on offline-tilassa, kun julkaiset päivitetyn lomakemallin, päivitys tapahtuu seuraavalla kerralla, kun käyttäjä muodostaa yhteyden verkkoon. Käyttäjät eivät yleensä huomaa, että päivitys tapahtuu, joskin voit lisätä käyttäjille ilmoituksen päivityksestä lomakemallin rakenteeseen.

Työnkulun asetukset    Hyödyntämällä InfoPathin työnkulkuominaisuuksia voit parantaa kokonaistehokkuutta yleisissä liiketoimintaprosesseissa, joissa tiedot kulkevat henkilöltä toiselle. Työnkulkujen avulla voi pienentää kuluja ja vähentää liiketoimintaprosessien hallintaan kuluvaa aikaa, kuten projektin hyväksymistä tai tiedoston tarkistusta, hallitsemalla ja seuraamalla prosesseihin liittyviä tehtäviä. Otetaan esimerkiksi paperilla täytettävän kuluraportin prosessi, jossa työntekijä täyttää tulostetun kuluraporttilomakkeen, kiinnittää lomakkeeseen paperin kiertolistan ja lähettää sen sisäisessä postissa esimiehelleen. Raportin hyväksymisen jälkeen esimies valitsee kiertolistalla nimensä vieressä olevan valintaruudun ja lähettää raportin talousosastolle sisäisessä postissa. Jos talouspäällikkö hyväksyy raportin, kulukorvaus maksetaan. Alkuperäisen raportin lähettämisen ja kulukorvauksen saamisen välillä voi kulua viikkoja. Jos käytössä on InfoPath ja Microsoft Office SharePoint Server 2007, tällaisen työnkulun voi automatisoida, mikä säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa.

Integraatio muihin järjestelmiin    InfoPath-lomakkeen tiedot voidaan yhdistää muihin tuotteisiin tai tekniikoihin. Voit esimerkiksi tallentaa lomakkeen tiedot Microsoft SQL Serverin tietokantaan tai perustaa lomakemallin rakenteen verkkopalvelussa, jotta tiedot voi lähettää tietokantaan, jota InfoPath ei suoraan tue. InfoPath toimii useiden muiden ohjelmien ja palvelimien kanssa Microsoft Office -järjestelmässä, kuten Microsoft Office Outlookissa, Microsoft Office Excelissä ja Microsoft Office Accessissa. Voit muun muassa suunnitella ja täyttää InfoPath-lomakkeita Outlookin sähköpostiviesteissä, viedä InfoPath-tiedot Excel-työkirjoihin, lähettää InfoPath-tiedot Access-tietokantaan tai kysellä tietoja SharePoint-luettelosta. Lisäksi kehittäjät voivat upottaa InfoPathin ohjausobjekteja mukautettuihin liiketoimintasovelluksiin, joita yrityksessä käytetään.

Parempi tietosuoja    Paperilomakkeet eivät välttämättä ole turvallisia. Ne saatetaan ohjata väärälle henkilölle tai ne voivat kadota, jolloin mahdollisesti luottamuksellisia tietoja voi päätyä vääriin käsiin. InfoPathin suojausmalli liittyy Windows Internet Explorerin suojausvyöhyke- ja tasoasetuksiin. Suojausominaisuudet on suunniteltu suojaamaan käyttäjän lomakkeet ja tietokoneet vahingollisilta toiminnoilta, kuten tietojen käyttämiseltä tai lähettämiseltä epäluotettavan lähteen kautta. InfoPath tarjoaa lisäsuojausominaisuuksia, kuten lomakemallin rakenteen suojauksen, digitaalisten allekirjoitusten käytön, tiettyjen lomaketoimintojen (esimerkiksi yhdistämisen ja lähettämisen) hallinnan ja luottamisen lomakkeisiin, jotka on asennettu käyttäjien tietokoneisiin.

Sivun alkuun

Paperilomakkeiden muuntamisen parhaat käytännöt

Seuraavassa luettelossa käydään läpi asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun paperilomakkeita muunnetaan InfoPathin lomakemalleiksi.

  • Asettelutaulukoiden käyttäminen lomakkeen osien järjestämiseen    Paperilomakkeen tavoin sähköinen lomake kannattaa järjestellä siten, että lomakkeen täyttäjät voivat edetä lomakkeessa loogisessa järjestyksessä. InfoPathissa asettelutaulukoita voi käyttää ohjausobjektien järjestämiseen, osien erottamiseen toisista osista sekä logojen ja muun grafiikan sijoittamiseen. Lisäksi asettelutaulukoiden avulla tekstiruudut, valintaruudut ja muut elementit on helppo kohdistaa, joten lomakemalli näyttää ammattimaiselta ja viimeistellyltä. Seuraavassa esimerkissä asettelutaulukkoa on käytetty tekstiruutujen järjestämiseen lomakemallin osa-osassa.

    Lomakemallin asettelutaulukon sisäosa

    1. Tässä asettelutaulukossa on kaksi riviä.

    2. Toisella rivillä on kolme saraketta. Keskisaraketta käytetään vain välistystarkoituksiin.

  • Valinnaisiin tietoihin liittyvät ratkaisut    Paperilomakkeet sisältävät usein osia, jotka on varattu tietyille käyttäjäluokille. Esimerkiksi sairaalassa potilastietolomake voi sisältää vain hallinnolliseen käyttöön tarkoitetun osan, joka on tarkoitettu sairaanhoitajien tai muun lääkintähenkilöstön täytettäväksi. Potilaan ei ole tarkoitus täyttää tällaista osaa. InfoPathissa on useita tapoja käsitellä tällaisia valinnaisia tietoja. Yksi parhaista tavoista on valinnaisen osan käyttäminen. Se on ohjausobjekti, joka sisältää muita ohjausobjekteja mutta ei näy lomakkeessa, ellei käyttäjä päätä lisätä sitä. Esimerkiksi tilanneraportin lomakemalliin voi lisätä valinnaisen Muistiinpanoja-osan. Käyttäjät, jotka haluavat lisätä muita tietoja, voivat lisätä valinnaisen osan ja täyttää sen. Muut voivat jättää osan piiloon.

    Valinnaista osaa on käytetty huomautusten keräämiseen

    Voit käyttää myös ehdollinen muotoilu-ominaisuutta ja piilottaa tietyt kentät, ellei määrätty ehto täyty lomakkeessa. Voit esimerkiksi piilottaa hakemuslomakemallissa tietyn kenttäjoukon siihen asti, kunnes käyttäjä valitsee 18 tai vanhempi -valintaruudun.

  • Toistuvien taulukoiden käyttäminen tavallisten taulukoiden tilalla    Toistuvien taulukoiden avulla voi säästää tilaa ja tarjota käyttäjille lisäjoustoa lomakkeen täyttämisessä. Toistuvia taulukoita käytettäessä lomakemallin ei tarvitse näyttää useita tyhjiä rivejä, kun käyttäjä avaa lomakkeen ensimmäisen kerran. Sen sijaan käyttäjä näkee yleensä vain yhden rivin ja lisärivejä tulee näkyviin vain tarvittaessa.

    Toistuvan taulukon avulla kerätään kuluraportin rivikohteita

  • Tietotarpeiden määrittäminen    Ennen paperilomakkeen muuntamista on syytä päättää, mitä käyttäjien sähköisen lomakkeeseen syöttämille tiedoille lopulta tehdään. Kun tietotarpeita on pohdittu etukäteen ennen paperilomakkeen muuntamista, voidaan määrittää, onko käytettävissä tarpeellinen infrastruktuuri lomakemallin luomiseen. Jos käyttäjien tarvitsee esimerkiksi lähettää lomaketietoja nopeasti edestakaisin, eikä tietoja tarvitse käyttää uudelleen, lomakemalli kannattaa ehkä julkaista sähköpostiviestinä. Käyttäjälomakkeet voi sen jälkeen tallentaa InfoPath-lomakkeiden kansio-muodossa Saapuneet-kansiossa. Jos muiden on päästävä käyttämään ja jakamaan lomakkeen tietoja, aiheeseen liittyvien InfoPathin lomakkeiden kokoelmat kannattaa ehkä tallentaa kirjastoihin palvelimessa, jossa Microsoft Windows SharePoint Services on käytössä. Jos käyttäjien on päästävä käyttämään lomaketietoja muissa liiketoimintasovelluksissa tai -järjestelmissä, kuten kuluraportti- tai kirjanpitosovelluksissa, tiedot kannattaa ehkä tallentaa yritystietokantoihin. Tämä tehdään usein yhdistämällä lomakemalli verkkopalveluun, joka toimii välittäjänä lomakemallin ja tietokannan tai liiketoimintajärjestelmän välillä.

  • Tarvittavien näkymien määrän määrittäminen    InfoPathissa voi luoda erilaisia näkymiä samasta lomakemallista. Näkymä on vaihtoehtoinen tapa esittää lomakemallin tiedot. Jos esimerkiksi suunnittelet lomakemallia lupahakemukselle, voit käyttää yhtä näkymää sähköurakoitsijalle, toista vastaanottajalle ja kolmatta tutkijalle, joka hyväksyy tai hylkää hakemuksen. Näkymien avulla voi välttää tarpeen luoda ja ylläpitää useita lomakkeita samaa liiketoimintaprosessia varten.

  • Tarvittavien ohjausobjektien tyypin määrittäminen    Jos loit paperilomakkeen esimerkiksi Wordissa, jota ei oikeastaan ole tarkoitettu lomakkeiden suunnitteluun, käytit todennäköisesti tekstiruutuja, valintaruutuja, painikkeita ja ehkä muitakin ohjausobjekteja. InfoPathissa on yli 30 erilaista ohjausobjektia, joita voi lisätä lomakemalliin. Tavallisten ohjausobjektien, kuten tekstiruutujen ja luetteloruutujen, lisäksi InfoPath sisältää useita uusia ohjausobjekteja, kuten toistuvia taulukoita, valintaryhmiä ja valinnaisia osia. Tällaisilla ohjausobjekteilla voi luoda joustavan lomakemallin, joka mukautuu käyttäjien mukaan. Esimerkiksi kuluraportin lomakemallissa voi käyttää toistuvaa taulukkoa, jotta käyttäjät voivat syöttää juuri halutun määrän kulukohteita.

  • Malliosien käytön harkitseminen yleisiä ohjausobjektijoukkoja varten    Jos muunnettavia paperilomakkeita on paljon, niistä kannattaa etsiä yhteisiä osia ja kenttäjoukkoja, jotka voi muuntaa InfoPath-malliosiksi. Malliosa on lomakemallin osa, joka voidaan tallentaa uudelleenkäyttöä varten useissa lomakemalleissa. Tyypillisessä malliosassa on ohjausobjekteja ja tietolähde. Se voi sisältää myös muita ominaisuuksia, kuten tietoyhteyksiä, tietojen kelpoisuuden tarkistamisen ja sääntöjä. Luomalla ja käyttämällä malliosia voi varmistaa, että organisaation lomakemallit ovat tyyliltään, rakenteeltaan ja toiminnaltaan yhdenmukaisia. Esimerkiksi henkilöstöhallinto-osasto voi käyttää yhtä yhteystietojen malliosaa kaikissa lomakemalleissa.

    useissa lomakkeissa näkyvä malliosa

  • Digitaalisten allekirjoitusten käyttöönotto    InfoPathissa voi määrittää lomakemallin niin, että käyttäjät voivat allekirjoittaa lomakkeen osia tai koko lomakkeen. Lomakkeen allekirjoittaminen auttaa todentamaan käyttäjän henkilöksi, joka täytti lomakkeen. Se auttaa myös varmistamaan, ettei lomakkeen sisältöä ole muutettu.

  • Lomakkeiden täyttämistä helpottavien ominaisuuksien käyttäminen    InfoPathissa voi määrittää ohjausobjekteille oletusarvoja, jotta lomakkeiden täyttäminen on nopeaa. Esimerkiksi kuluraportissa nykyisen päivämäärän voi määrittää oletusarvoksi päivämäärävalitsimen ohjausobjektissa. Välisumma- ja Summa-kentille voi määrittää kaavat, jotta kulut lasketaan automaattisesti käyttäjän syöttäessä kulukohteita. Myös oikeinkirjoituksen tarkistuksen voi ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat korjata mahdolliset kirjoitusvirheet kirjoittamastaan tekstistä samalla tavalla kuin muissa Microsoft Officen asiakirjoissa. Jos haluat tarjota lomakekohtaisia komentoja tai ohjesisältöä, luo mukautettu tehtäväruutu, joka näkyy lomakkeen vieressä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×