Johdanto luetteloiden käyttämiseen

Luettelo on kokoelma tietoja, jotka jaetaan työryhmän kesken. Voit esimerkiksi luoda tapahtuman ilmoittautumislomakkeen tai seurata työryhmän tapahtumia kalenterissa.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Yleistietoja

Esimerkkejä luetteloiden käytöstä

Luettelotyypit

Kun käyttäjä luo Microsoft Windows SharePoint Services -sivuston, ohjelma luo käyttäjälle useita luettelotyyppejä. Oletusluetteloita ovat esimerkiksi keskustelualueet ja kalenteriluettelot.

Nämä luettelot voi mukauttaa ja niihin voi lisätä kohteita. Voit myös luoda uusia luetteloita valmiiden luettelomallien pohjalta sekä luoda mukautettuja luetteloita, joissa on valitsemasi asetukset ja sarakkeet.

Luetteloita voi tarkastella useilla eri tavoilla. Voit esimerkiksi käyttää yhtä sivua kaikkien tehtävien yleisnäkymänä ja määrittää toiselle sivulle tehtävät, joiden määräpäivä on tänään. Luettelokohteet voi myös järjestää kansioihin. Voit esimerkiksi tarkastella kalenterin ajankohtaisia tapahtumia kotisivulla ja luoda toiselle sivulle seinäkalenteria muistuttavan visuaalisen näkymän.  

Esimerkiksi laskentataulukossa voi olla tietoja, joita on tarkoitus käyttää Windows SharePoint Services 3.0 -sivuston luettelossa. Tuomalla laskentataulukon voit luoda uuden luettelon, jossa sarakkeet ja tiedot ovat mukana.

Jos Microsoft Office Access 2007 tai muita Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivia tietokantaohjelmia on asennettuna ja selain tukee ActiveX-komponentteja, voit integroida luetteloiden tiedot tietokantatyökaluihin, joita ovat esimerkiksi kyselyt, liitokset ja raportit.

Luetteloita voi määrittää näkymään myös Verkko-osa sivuston sivuilla. Web-osat ovat Web-sivuston rakennusosia, ja niiden avulla voit lisätä kohteita luettelosta suoraan Web-osa-sivuun. Voit myös avata luettelon suoraan käsittelemistä varten. Esimerkiksi Ilmoitukset-oletusluettelo näkyy uudella kotisivulla Web-osassa, mutta voit myös avata luettelon napsauttamalla luettelon otsikkoa ja käsitellä luetteloa omalla sivullaan.

Sivun alkuun

Esimerkkejä luetteloiden käytöstä

Tässä on joitakin esimerkkejä siitä, kuinka luetteloita voi käyttää apuna ryhmän tietojen hallinnassa:

  • Versioiden seuranta ja tarkat historiatiedot     Luettelokohteiden versiot voi asettaa seurantaan, jolloin saat eri versioiden muuttuneet kohteet sekä luettelokohteita muuttaneet henkilöt tarvittaessa näkyviin. Kohteen aiemman version voi tarvittaessa palauttaa, jos uudempiin versioihin tulee virheitä. Luettelon historian seuraaminen on tärkeää etenkin, jos luettelon kehittymistä täytyy pystyä seuraamaan organisaatiossa.

    Luettelon versiohistoria

  • Hyväksynnän vaatiminen    Voit määrittää, että luettelokohde täytyy hyväksyä, ennen kuin muut voivat tarkastella sitä. Kohde jää odotustilaan, kunnes käyttäjä, jolla on hyväksyntäoikeudet, joko hyväksyy tai hylkää kohteen. Voit itse määrittää käyttäjäryhmät, jotka voivat tarkastella luetteloa ennen sen hyväksymistä.

  • Sähköpostin integroiminen luetteloon    Jos sivusto on määritetty vastaanottamaan tai lähettämään sähköpostia, luetteloissa voi hyödyntää sähköpostitoimintoja. Kalenterit ja tietyt muut luettelot voi määrittää siten, että muut voivat lisätä niihin sisältöä sähköpostitse. Esimerkiksi tehtäväluettelot voi puolestaan määrittää lähettämään sähköpostia tietyille henkilöille aina, kun heille määritetään kohteita. Muutkin luettelotyypit voidaan mukauttaa vastaanottamaan sähköpostia, jos organisaation tarpeet sitä edellyttävät.

  • Käyttöoikeuksien mukauttaminen    Voit määrittää, voivatko luetteloiden käyttöön osallistuvat henkilöt lukea ja muokata vain luomiaan kohteita vai kaikkia luettelon kohteita. Henkilöt, joilla on luetteloiden hallintaoikeudet, voivat lukea ja muokata kaikkia luettelokohteita. Voit käyttää yksittäisissä luettelokohteissa myös käyttöoikeustasoja, jos kohde esimerkiksi sisältää luottamuksellisia tietoja.

  • Näkymien luominen ja hallinta    Ryhmäsi voi luoda samasta luettelosta erilaisia näkymiä. Varsinaisen luettelon sisältö ei muutu, mutta kohteet järjestetään tai suodatetaan siten, että luettelon käyttäjät löytävät tärkeimmät ja kiinnostavimmat tiedot omien tarpeidensa mukaan.

  • Kaavojen ja laskettujen arvojen käyttäminen    Kaavojen ja laskettujen arvojen avulla voit luoda tietoja luettelon sarakkeisiin dynaamisesti. Operaatiot voivat käsitellä yhden tai usean sarakkeen tietoja sekä järjestelmän funktioita (kuten [today]) nykyisen päivämäärän ilmaisemiseksi. Voit esimerkiksi määrittää oletusmääräpäivän, joka on seitsemän päivää nykyisestä päivämäärästä.

  • Pysyminen muutosten tasalla    Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelmiston luetteloissa ja näkymissä käytetään RSS-tekniikkaa, joten työryhmän jäsenet saavat päivitykset tarvittaessa automaattisesti. RSS-tekniikan ansiosta uutisten ja muiden tietojen päivityksiä voi vastaanottaa ja tarkastella RSS-syötteiden muodossa keskitetyssä sijainnissa. Voit myös luoda sähköposti-ilmoituksia, jotka ilmoittavat luetteloon tehtävistä muutoksista ja luetteloihin lisätyistä kohteista. Ilmoitukset ovat käteviä, kun tärkeisiin kohteisiin tulevat muutokset halutaan pitää jatkuvassa valvonnassa.

  • Luettelon tietojen jakaminen tietokantaohjelmalla    Jos Microsoft Office Access 2007 tai muu Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopiva tietokantaohjelma on asennettuna, voit viedä tietoja sivustosta sekä tuoda tietoja sivustoon sekä muodostaa linkin tietokannan taulukosta SharePoint-luetteloon. Kun käsittelet luettelon tietoja tietokannassa, voit analysoida niitä samalla tavalla kuin mitä tahansa tietoja – esimerkiksi kyselyiden, liitosten ja raporttien avulla.

    Käytä luetteloita sivustoissa yhdenmukaisesti    Jos ryhmäsi käsittelee useita luettelotyyppejä, voit tehdä luetteloista entistä yhdenmukaisempia sisältötyyppi, sivustosarakkeiden ja mallien avulla. Nämä ominaisuudet mahdollistavat asetusten ja luetteloiden rakenteen tehokkaan uudelleenkäyttämisen. Voit esimerkiksi luoda sisältölajin tiettyyn asiakaspalvelutilanteeseen ja määrittää sisältölajiin tietyt sarakkeet (esimerkiksi asiakkaan yhteystiedot) ja liiketoimintaprosessit. Voit myös luoda sivustosarakkeen esimerkiksi osastojen nimiä varten ja määrittää osastot siihen avattavaksi luetteloksi. Käyttämällä samaa saraketta useissa luetteloissa voit varmistaa, että nimet näkyvät jokaisessa luettelossa samalla tavalla.

    Katso myös -osassa on linkkejä sisältötyyppejä, sivustosarakkeita ja luettelomalleja käsitteleviin lisätietoihin.

  • Luettelokohteiden käsitteleminen sähköpostiohjelmassa    Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivan sähköpostiohjelman avulla voit ottaa tärkeät luettelotiedot tarvittaessa mukaan. Esimerkiksi Microsoft Office Outlook 2007 -sovelluksessa voit tarkastella ja päivittää sivustosi tehtäviä, yhteystietoja ja keskustelualueita.

Sivun alkuun

Luettelotyypit

Oikea luettelotyyppi määräytyy sen mukaan, millaisia tietoja muiden kanssa jaat:

  • Ilmoitukset    Ilmoitusluettelon avulla voit jakaa uutisia ja tilatietoja sekä lähettää muistutuksia. Ilmoitukset tukevat kehittynyttä muotoilua, jossa käytetään kuvia, hyperlinkkejä ja muotoiltua tekstiä.

  • Yhteystiedot    Yhteystietoluetteloon voit tallentaa tietoja henkilöistä ja ryhmistä, joiden kanssa työskentelet. Jos käyttämäsi sähköpostisovellus tai yhteystietojen hallintaohjelma on Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopiva, voit tarkastella ja päivittää SharePoint-sivuston yhteystietoja kyseisessä ohjelmassa. Voit esimerkiksi päivittää organisaation kaikkien toimittajien luettelon Office Outlook 2007 -ohjelmassa. Yhteystietoluetteloa ei varsinaisesti käytetä sivuston jäsenten hallintaan, mutta organisaation yhteystiedot, kuten ulkoisten toimittajien luettelon, voi tallentaa ja jakaa yhteystietoluettelon avulla.

  • Keskustelualueet    Keskustelualue on keskusteluryhmän muotoon suunniteltu keskitetty sijainti, johon työryhmän keskustelut voi kirjata ja tallentaa. Jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt sivuston luettelot vastaanottamaan sähköpostia, keskustelualueeseen voi tallentaa useimpien sähköpostiohjelmien sähköpostikeskusteluja. Voit esimerkiksi luoda keskustelualueen uutta tuoteperhettä koskevia keskusteluja varten. Jos käyttämäsi sähköpostisovellus on Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopiva, voit tarkastella ja päivittää keskustelualuetta kyseistä ohjelmaa käyttäessäsi.

  • Linkit    Linkkiluetteloa voi käyttää WWW-linkkien, yrityksen intranet-linkkien ja muiden resurssien linkkien keskitettynä sijaintina. Voit esimerkiksi luoda asiakkaiden sivustojen linkkiluettelon.

  • Kalenteri    Kalenteria voi hyödyntää niin työryhmän tapahtumissa kuin muissakin tilanteissa, kuten yrityksen lomapäivien seurannassa. Kalenterissa on kokousten, sosiaalisten tapahtumien, koko päivän kestävien tapahtumien ja työryhmän muiden tapahtumien havainnollistavia näkymiä, jotka muistuttavat pöytä- tai seinäkalenteria. Voit myös seurata työryhmän välitavoitteita, esimerkiksi määräpäiviä ja tuotteen julkaisupäiviä, jotka eivät liity tiettyyn aikaväliin. Jos käyttämäsi sähköposti- tai kalenteriohjelma on Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopiva, voit tarkastella ja päivittää SharePoint-sivuston kalenterin samalla kuin käytät kyseistä ohjelmaa. Voit esimerkiksi verrata SharePoint-sivuston kalenteria Office Outlook 2007 -kalenterin päivämääriin ja päivittää tiedot, kun tarkastelet molempia kalentereita rinnakkain tai limittäin Office Outlook 2007-sovelluksessa.

  • Tehtävät    Tehtäväluettelon avulla voit seurata ryhmäsi projekteja ja muita tehtäviä koskevia tietoja. Voit varata tehtäviä henkilöille sekä seurata tehtävien tilaa ja edistymistä projektin edetessä. Jos käyttämäsi sähköpostisovellus tai tehtävienhallintaohjelma on Windows SharePoint Services 3.0-yhteensopiva, voit tarkastella ja päivittää SharePoint-sivuston tehtäviä kyseisessä ohjelmassa. Voit esimerkiksi luoda tehtäväluettelon organisaation budjettiprosessia varten ja tarkastella ja päivittää sitä Office Outlook 2007 -sovelluksessa yhdessä muiden tehtävien kanssa.

  • Projektin tehtävät    Projektin tehtäväluettelo on tarkoitettu tehtäväluettelon tavoin tietojen tallentamiseen, mutta projektin tehtäväluettelossa on mukana myös visuaalinen Gantt-näkymä edistymispalkkeineen. Voit seurata tilatietoja ja edistymistä samalla kuin tehtävä etenee. Jos käyttämäsi sähköpostisovellus tai tehtävienhallintaohjelma on Windows SharePoint Services 3.0-yhteensopiva, voit tarkastella ja päivittää SharePoint-sivuston projektitehtäviä kyseisessä ohjelmassa. Voit esimerkiksi luoda SharePoint-sivustoon tehtäväluettelon ja käyttää sitä koulutusoppaan laatimistöiden määrittämiseen ja varaamiseen. Sen jälkeen voit seurata organisaation edistymistä Office Outlook 2007-sovelluksessa.

  • Seuranta    Seurantaluetteloon voit tallentaa tiettyjä asioita, esimerkiksi tukiasioita, koskevia tietoja ja seurata niiden edistymistä. Voit määrittää asioita, luokitella niitä ja yhdistää niitä toisiinsa. Voit esimerkiksi luoda seurantaluettelon asiakaspalveluun liittyvien ongelmien ja ratkaisujen hallintaa varten. Voit myös kommentoida asioita muokkaamisen yhteydessä ja luoda kommenttihistorian tekemättä muutoksia asian alkuperäiseen kuvaukseen. Esimerkiksi asiakaspalvelun edustaja voi kirjata jokaisen ongelman ratkaisemiseen liittyneen vaiheen ja tulokset luetteloon.

  • Tutkimus    Tutkimusta kannattaa käyttää, kun on tarkoitus kerätä ja koota palautetta esimerkiksi työntekijöiden tyytyväisyyskyselyn tai visailun avulla. Voit suunnitella kysymykset ja vastaukset useilla eri tavoilla ja tarkastella yleiskuvaa palautteesta. Jos Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopiva laskentataulukko- tai tietokantaohjelma tai Windows SharePoint Services 2.0 on asennettuna, voit viedä tulokset tarkempaa analysointia varten.

  • Mukautettu    Vaikka kaikkia luetteloita voikin mukauttaa vapaasti, voit ottaa mukautetun luettelon lähtökohdaksi ja mukauttaa vain asetukset, jotka itse määrität. Voit myös luoda laskentataulukkoon perustuvan luettelon, jos käytettävissä on Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopiva laskentataulukko-ohjelma tai Windows SharePoint Services 2.0, Windows Internet Explorer ja Microsoft Windows. Voit esimerkiksi tuoda Microsoft Office Excel 2007 -sovelluksesta luettelon, jonka olet luonut toimittajien kanssa tehtyjen sopimusten tallentamista ja hallintaa varten.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×