Johdanto luetteloiden käyttämiseen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Luettelo on ryhmän jäsenille jaettavien tietojen kokoelma. Voit luoda esimerkiksi tapahtumaa varten kirjautumistaulukon tai seurata ryhmän tapahtumia kalenterin avulla.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Yleiskatsaus

Esimerkkejä luetteloiden käsittelemisestä

Luettelotyypit

Yleiskatsaus

Kun luot Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivuston, ohjelma luo puolestasi useita luetteloita. Nämä oletusluettelot sisältävät esimerkiksi keskusteluryhmän ja kalenteriluettelon.

Voit mukauttaa luetteloita ja lisätä niihin kohteita, luoda uusia luetteloita käytettävissä olevista luettelomalleista ja luoda mukautettuja luetteloita, joissa on juuri haluamasi asetukset ja sarakkeet.

Luetteloa voi tarkastella monella eri tavalla. Voit esimerkiksi lisätä yhdelle sivulle näkymän kaikista tehtävistä ja toiselle näkymän tehtävistä, jotka on saatava valmiiksi tänään. Voit myös järjestellä kansioiden avulla luettelokohteita. Voit esimerkiksi tarkastella vain kalenterin nykyisiä tapahtumia kotisivulla ja luoda toiselle sivulle seinäkalenteria muistuttavan visuaalisen näkymän.  

Onko sinulla laskentataulukossa tietoja, joita haluat käyttää SharePoint-sivuston luettelossa? Voit luoda uuden luettelon, joka sisältää sarakkeet ja tiedot, tuomalla laskentataulukon.

Jos tietokoneessasi on tietokantaohjelma, kuten Microsoft Office Access 2007, ja selaimesi tukee Microsoftin ActiveX-komponentteja, voit integroida luettelon tiedot tietokannan työkaluihin, kuten kyselyihin, liitoksiin ja raportteihin.

Luetteloiden voidaan näyttää myös WWW-osien sivuston sivuilla. Verkko-osat ovat kaavioiden rakennusosia Web-sivuston ja niiden avulla voidaan lisätä kohteita luettelosta suoraan Web-osa-sivun. Voit myös avata luettelon suoraan ja käyttää sitä. Esimerkiksi oletusarvon ilmoitukset -luettelo näkyy uuden ryhmäsivuston aloitussivun verkko-osan, mutta voit myös napsauttaa avata ja käsitellä sitä omalla sivullaan luettelon nimi.

Sivun alkuun

Esimerkkejä luetteloiden käytöstä

Alla on joitakin luetteloiden käyttötapoja, jotka auttavat hallitsemaan ryhmän tietoja.

  • Versioiden seuranta ja tarkat historiatiedot     Luettelokohteiden versiot voi asettaa seurantaan, jolloin saat eri versioiden muuttuneet kohteet sekä luettelokohteita muuttaneet henkilöt tarvittaessa näkyviin. Kohteen aiemman version voi tarvittaessa palauttaa, jos uudempiin versioihin tulee virheitä. Luettelon historian seuraaminen on tärkeää etenkin, jos luettelon kehittymistä täytyy pystyä seuraamaan organisaatiossa.

    Luettelon versiohistoria

  • Hyväksynnän vaatiminen     Voit määrittää, että luettelokohde on hyväksyttävä, ennen kuin kaikki voivat tarkastella sitä. Kohteet säilyvät odotustilassa, kunnes hyväksymisoikeuden omaava henkilö on hyväksynyt tai hylännyt ne. Voit määrittää, mitkä käyttäjäryhmät voivat tarkastella luettelokohdetta, ennen kuin se on hyväksytty.

  • Sähköpostin integroiminen luetteloon     Jos sivustossa käytetään saapuvia tai lähteviä sähköpostiviestejä, luettelot voivat hyödyntää sähköpostitoimintoja. Jotkin luettelot, kuten kalenterit, voidaan määrittää siten, että ihmiset voivat lisätä niihin sisältöä lähettämällä sähköpostia. Muut luettelot, kuten tehtäväluettelot, voidaan määrittää siten, että ne lähettävät sähköpostia, kun tehtävä määritetään jollekulle. Organisaatio voi mukauttaa muita luettelolajeja vastaanottamaan viestejä.

  • Mukauttamisoikeudet     Voit määrittää, voivatko luettelon käyttäjät lukea ja muokata vain luomiaan kohteita vai kaikkia luettelokohteita. Käyttäjät, joilla on luetteloiden hallintaoikeus, voivat lukea ja muokata kaikkia luettelokohteita. Voit myös ottaa yksittäisessä luettelokohteessa käyttöön erityisiä käyttöoikeustasoja, jos kohde sisältää esimerkiksi luottamuksellisia tietoja.

  • Näkymien luominen ja hallinta     Ryhmäsi voi luoda erilaisia näkymiä samasta luettelosta. Varsinaisen luettelon sisältö ei muutu, mutta kohteita voi järjestää tai suodattaa tarpeen mukaan siten, että käyttäjät löytävät tärkeimmät tai kiinnostavimmat tiedot.

  • Kaavojen ja laskettujen arvojen käyttäminen     Voit luoda luettelon sarakkeiden tietoja dynaamisesti kaavojen ja laskettujen arvojen avulla. Laskutoimitukset voivat sisältää yhden tai useiden luettelon sarakkeiden tietoja sekä järjestelmän funktioita, kuten [tänään], joka ilmaisee nykyistä päivää. Voit esimerkiksi määrittää oletusarvoisen määräpäivän olemaan seitsemän päivän kuluttua nykyisestä päivästä.

  • Tietojen saaminen muutoksista    Office SharePoint Server 2007:n luettelot ja näkymät käyttävät RSS-tekniikkaa, jonka ansiosta työryhmän jäsenet voivat vastaanottaa automaattisia päivityksiä. RSS on tekniikka, jonka avulla ihmiset voivat vastaanottaa ja tarkastella päivityksiä tai uutisten ja muiden tietojen RSS-syötteitä yhdessä sijainnissa. Voit myös luoda sähköposti-ilmoituksia luettelon muutoksista tai uusien kohteiden lisäämisestä. Ilmoitukset ovat kätevä tapa seurata itselleen tärkeitä muutoksia.

  • Luettelon tietojen jakaminen tietokantaohjelman avulla     Jos tietokoneessasi on tietokantaohjelma, kuten Microsoft Office Access 2007, voit viedä tietoja sivustosta ja tuoda niitä sivustoon sekä linkittää tietokannan taulukon SharePoint-luetteloon. Kun käsittelet tietokannan luettelotietoja, voit analysoida niitä samaan tapaan kuin mitä tahansa tietoja. Voit esimerkiksi käyttää kyselyitä, liitoksia ja raportteja.

    • Käytä luetteloita yhtenäisyyden parantaminen eri sivustoissa    Jos ryhmä käyttää erityyppisiä luetteloita, voit lisätä yhdenmukaisuuden useiden luetteloiden sisältötyyppejä, sivustosarakkeita ja malleja. Seuraavien ominaisuuksien avulla voit käyttää tehokas tapa luettelorakenteen ja asetukset. Voit esimerkiksi luoda sisältötyypin asiakkaan palvelun ongelman, joka määrittää tietyt sarakkeet (kuten Asiakaskontaktit) ja liiketoimintaprosessien sisältötyypin. Toinen esimerkki luodaan, joka sisältää avattavan luettelon kaikista osastot osastojen nimiä sivustosarake. Voit käyttää useita luetteloita, varmista, että nimet näkyvät aina samalla tavalla kuin kunkin luettelon sarakkeen.

      Lisätietoja sisältötyyppejä, sivustosarakkeita ja Luettelomallit on Katso myös -osan linkeissä.

  • Luettelokohteiden käsitteleminen sähköpostiohjelmalla     Kun käytät Office SharePoint Server 2007:n kanssa yhteensopivaa sähköpostiohjelmaa, voit ottaa tärkeät luettelotiedot mukaasi. Esimerkiksi Microsoft Office Outlook 2007:llä voi tarkastella ja päivittää sivuston tehtäviä, yhteystietoja ja keskusteluryhmiä.

  • Sisällön kohdistamisen asettaminen    Microsoft Office SharePoint Server 2007 -luettelon kohteet voi julkaista siten, että ne näkyvät vain tietyn työ- tai käyttäjäryhmän jäsenille. Tämä tapahtuu Web-osien avulla, käyttämällä esimerkiksi Sisältökysely-Web-osaa, joka suodattaa luetteloa siten, että näkyviin tulevat vain kullekin käyttäjäryhmälle kohdistetut tiedot. Ennen kuin luettelon kohteita voi kohdistaa tietylle käyttäjäryhmälle, luettelo on määritettävä Käyttäjäryhmälle kohdistaminen -sarakkeeseen.

Sivun alkuun

Luettelotyypit

Käytettävän luettelon laji vaihtelee sen mukaan, minkälaisia tietoja ollaan jakamassa.

Ilmoitukset     Ilmoitukset-luettelon avulla voi jakaa uutisia ja tilannetietoja sekä lähettää muistutuksia. Ilmoitukset-luettelo tukee monipuolista muotoilua, jossa käytetään kuvia, hyperlinkkejä ja muotoiltua tekstiä.

Yhteystiedot     Yhteystietoluettelon avulla voit tallentaa tietoja käyttäjät tai ryhmät, joiden kanssa teet yhteistyötä. Jos käytät sähköposti tai Ota hallinta-ohjelmaan, joka on yhteensopiva Office SharePoint Server 2007, voit tarkastella ja päivittää yhteystietosi toisessa ohjelmassa SharePoint-sivustosta. Voit esimerkiksi päivittää kaikki organisaation toimittajat Office Outlook 2007-luettelo. Yhteystietoluettelo ei todellisuudessa hallitse sivuston jäseniä, mutta sen avulla voidaan tallentaa ja jakaa yhteystietoja organisaation, kuten alihankkijoiden luetteloa.

Keskusteluryhmät     Keskusteluryhmä toimii keskitettynä paikkana, jossa voi kirjoittaa ja tallentaa ryhmän keskusteluita samaan tapaan kuin uutisryhmissä. Jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt sivustosi luettelot vastaanottamaan sähköpostiviestejä, keskusteluryhmät voivat tallentaa sähköpostikeskusteluita yleisimmistä sähköpostiohjelmista. Voit esimerkiksi luoda keskusteluryhmän organisaation uuden tuotteen julkaisua varten. Jos käytät sähköpostiohjelmaa, joka on yhteensopiva Office SharePoint Server 2007:n kanssa, voit tarkastella ja päivittää keskusteluryhmän tietoja toisella ohjelmalla.

Linkit     Linkkiluetteloa voi käyttää keskitettynä sijaintina linkeille Internetiin, yrityksen intranetiin ja muihin resursseihin. Voit esimerkiksi luoda asiakkaiden Web-sivustojen linkkien luettelon.

Kalenteri     Kalenterin avulla voi seurata kaikkia ryhmän tapahtumia tai tiettyjä tilanteita, esimerkiksi yrityksen vapaapäiviä. Kalenterissa on työpöytä- tai seinäkalenterin kaltaisia visuaalisia näkymiä ryhmän tapahtumista, kuten kokouksista, vapaa-ajan tapahtumista ja koko päivän kestävistä tapahtumista. Voit myös seurata ryhmän virstanpylväitä, kuten määräpäiviä tai tuotteen julkaisupäiviä, jotka eivät liity tiettyyn ajanjaksoon. Jos käytät sähköposti- tai kalenteriohjelmaa, joka on yhteensopiva Office SharePoint Server 2007:n kanssa, voit tarkastella ja päivittää SharePoint-sivuston kalenteria toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi verrata ja päivittää SharePoint-sivuston kalenteria Office Outlook 2007 -kalenterin kanssa tarkastelemalla molempia kalentereita vierekkäin tai päällekkäin Office Outlook 2007:ssä.

Tehtävät     Tehtäväluettelon avulla voi seurata tietoja projekteista ja muista ryhmän tehtävistä. Voit määrittää tehtäviä henkilöille ja seurata tehtävien valmistumisen tilaa prosentteina. Jos käytät sähköposti- tai tehtävänhallintaohjelmaa, joka on yhteensopiva Office SharePoint Server 2007:n kanssa, voit tarkastella ja päivittää SharePoint-sivuston tehtäviä toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi luoda tehtäväluettelon organisaation budjettiprosessille sekä tarkastella ja päivittää sitä Office Outlook 2007:llä niin kuin muitakin tehtäviä.

Projektitehtävät     Projektitehtäväluettelon avulla voi tallentaa tehtävätiedot visuaalisesti tai edistymispalkit sisältävään Gantt-näkymään. Voit seurata tehtävän valmistumisen tilaa prosentteina. Jos käytät sähköposti- tai tehtävänhallintaohjelmaa, joka on yhteensopiva Office SharePoint Server 2007:n kanssa, voit tarkastella ja päivittää SharePoint-sivuston projektitehtäviä toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi luoda tehtäväluettelon SharePoint-sivustoon, määrittää tehtävän kirjoittaa opas ja seurata sitten työn valmistumista Office Outlook 2007:llä.

Seuranta     Seurantaluettelon avulla voi tallentaa tietoja tietyistä ongelmista, esimerkiksi tukikysymyksistä, ja seurata niiden edistymistä. Voit määrittää ongelmia, luokitella niitä ja yhdistää toisiinsa liittyviä ongelmia. Voit esimerkiksi luoda seurantaluettelon, jolla hallitaan asiakaspalvelun ongelmia ja ratkaisuja. Voit myös kommentoida ongelmia niitä muokatessasi ja luoda kommenttihistorian muuttamatta alkuperäistä ongelman kuvausta. Esimerkiksi asiakaspalvelun edustaja voi kirjata ongelmanratkaisun kunkin vaiheen ja tulokset. Voit myös auttaa organisaatiota hallitsemaan ongelmia ja seuraamaan projekteja seurantaluettelon ja Kolmen tilan työnkulun avulla.

Tutkimus     Tutkimuksen avulla voi kerätä ja koostaa palautetta, kuten työntekijöiden tyytyväisyystutkimuksen tai kyselyn. Voit suunnitella kysymykset ja vastaukset monella eri tavalla ja tarkastella palautteen yhteenvetoa. Jos tietokoneessa on taulukkolaskenta- tai tietokantaohjelma, joka on yhteensopiva Microsoft Windows SharePoint Servicesin (versio 3) tai Microsoft Windows SharePoint Services 2.0:n kanssa, voit viedä tulokset niihin tarkempaa analysointia varten.

Mukautettu     Vaikka voitkin mukauttaa mitä tahansa luetteloa, voit aloittaa mukautetusta luettelosta ja mukauttaa sen asetukset haluamallasi tavalla. Voit myös luoda luettelon, joka perustuu laskentataulukkoon, jos tietokoneessa on Microsoft Windows SharePoint Servicesin (version 3) tai Windows SharePoint Services 2.0:n kanssa yhteensopiva taulukkolaskentaohjelma, Microsoft Internet Explorer ja Microsoft Windows. Voit esimerkiksi tuoda Microsoft Office Excel 2007:llä luomasi alihankkijoiden tietojen tallennus- ja hallintaluettelon.

Lisäksi voit integroida helposti yrityssovellusten, kuten SAP, Siebel ja Microsoft SQL Server, tiedot Office SharePoint Server 2007 -sivustoon lisäämällä yritystietosarakkeen Office SharePoint Server 2007 -luetteloon. Kun lisäät luetteloon yritystietosarakkeen, luettelo sisältää sekä Office SharePoint Server 2007:n että ulkoisen yrityssovelluksen sarakkeita.

Kielet ja kääntäjät     Kielet ja kääntäjät -luettelon avulla voit käyttää Käännöksenhallinnan kirjaston Käännöksenhallinta-työnkulkua. Työnkulku määrittää luettelon avulla tehtäviä luettelossa määritettyjen kielten kääntäjille. Voit luoda tämän luettelon manuaalisesti tai valita luettelon luotavaksi automaattisesti, kun lisäät Käännöksenhallinta-työnkulun Käännöksenhallinnan kirjastoon.

Suorituskykyilmaisinten luettelo     Suorituskykyilmaisinten avulla voi nopeasti arvioida mitattavissa olevien tavoitteiden toteutumista. Voit määrittää suorituskykyilmaisinten luettelot seuraamaan suorituskykyä käyttämällä jotakin neljästä tietolähteestä: manuaalisesti kirjoitetut tiedot, SharePoint-luettelon tiedot, Microsoft Office Excel -työkirjojen tiedot tai analyysipalveluiden tiedot. Nämä ovat Microsoft SQL Server 2005:n osia. Kun suorituskykyilmaisimen luettelo on luotu, kuka tahansa käyttöoikeudet omaava henkilö voi tarkastella sen avulla ilmaisimen tilaa Dashboard-sivulla. 

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×