Johdanto luetteloiden käyttämiseen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Luettelo on kokoelma tietoja, jotka voit jakaa ryhmän jäsenien ja sivuston muiden käyttäjien kanssa. SharePoint tarjoaa monia käyttövalmiita luetteloita ja luettelomalleja, jotka antavat hyvän pohjan sisällön järjestämiseen. Tässä artikkelissa kerrotaan luetteloiden luomisesta ja käytöstä.

Seuraavista ohjeaiheista saat lisätietoja luetteloiden luomisesta, muokkaamisesta ja poistamisesta.

Huomautus:  Ota huomioon, että nämä tiedot ja käytettävissäsi olevat luettelotyypit riippuvat käyttämästäsi SharePoint-versiosta. Jos et tiedä, mikä versio käytössäsi on, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan tai tukeen. Voit myös lukea lisätietoja SharePoint-version tarkistamisen ohjeista.

Sivustossa on yleensä monia oletusluetteloja, kuten Linkit, Ilmoitukset, Yhteystiedot, Seuranta, Tutkimukset ja Tehtävät, joihin voit sijoittaa keskeiset työryhmän tarvitsemat tai esimerkiksi liiketoimintaratkaisuun liittyvät tiedot. Monissa tapauksissa näillä oletusluetteloilla voi tuottaa nopeita ja tehokkaita ratkaisuja käyttämällä niitä sellaisinaan tai tekemällä niihin vähäisiä muutoksia. Voit esimerkiksi käyttää seuraavia:

  • Tehtävien avulla voit seurata omistajuutta ja edistymistä sekä tarkastella luettelon sisältöä visuaalisesti miellyttävän aikajanan avulla.

  • Seurantaluetteloa työryhmäprojektien ja yhteisten työtehtävien tarkempaan analysointiin. Voit tutkia versiotietoja ja tallentaa versiohistorian.

Luettelot ovat monipuolisia ja joustavia, ja niiden monilla perusominaisuuksilla voi tallentaa, jakaa ja käsitellä tietoja tehokkaasti. Käytössäsi ovat esimerkiksi seuraavat toiminnot:

  • Voit luoda luettelon, jossa on erilaisia sarakkeita, kuten Teksti, Luku, Vaihtoehto, Valuutta, Päivämäärä ja kellonaika, Haku, Kyllä/Ei ja Laskettu. Voit myös antaa lisätietoja liittämällä luettelokohteeseen tiedostoja, esimerkiksi yksityiskohtaisia lukuja sisältävän laskentataulukon tai taustatietoja sisältävän asiakirjan.

  • Voit luoda luettelonäkymiä, joiden avulla tietoa voi järjestää, lajitella ja suodattaa eri tavoin. Voit myös muuttaa metatietoja, kuten lisätä tai poistaa sarakkeita tai muokata kelpoisuussääntöjä, sekä yhtenäistää luetteloiden käyttöä eri SharePoint-sivustoissa sisältötyyppien, sivustosarakkeiden ja mallien avulla. Voit esimerkiksi tarkastella kalenterin ajankohtaisia tapahtumia kotisivulla ja luoda toiselle sivulle seinäkalenteria muistuttavan visuaalisen näkymän.

  • Voit luoda luetteloiden välisiä suhteita käyttämällä yksilöllisten sarakkeiden, hakusarakkeiden ja suhteiden käyttömääritysten (johdannaispoisto ja poiston rajoitus) yhdistelmiä. Nämä kaikki helpottavat kehittyneiden liiketoimintaratkaisujen luomista sekä auttavat suojaamaan tietoja.

  • Voit luoda mukautettuja luetteloita, tarkastella tietoja verkko-osissa ja verkko-osien sivuilla sekä tuoda, viedä ja linkittää muiden ohjelmien, kuten Excelin ja Accessin, tietoja.

  • Voit seurata versioita ja tarkastella yksityiskohtaisia historiatietoja, pyytää hyväksyntää tietojen muokkaamiseen, käyttää kohdetason ja kansiotason suojausta, kirjata asiakirjoja sisään ja ulos sekä hyödyntää automaattisia ilmoituksia ja RSS-syötteitä, jotka kertovat tehdyistä muutoksista.

  • Voit järjestää luettelon sisällön käyttöä helpottaviksi ja tehostaviksi kansioiksi sekä tehostaa suurten luetteloiden käyttöä indeksoinnin avulla.

Seuraavassa on joitakin luetteloiden käyttötapoja, jotka helpottavat ryhmän tietojen hallintaa.

Versioiden seuranta ja tarkat historiatiedot   Luettelokohteiden versiot voi asettaa seurantaan, jolloin saat eri versioiden muuttuneet kohteet sekä luettelokohteita muuttaneet henkilöt tarvittaessa näkyviin. Kohteen aiemman version voi tarvittaessa palauttaa, jos uudempiin versioihin tulee virheitä. Luettelon historian seuraaminen on erityisen tärkeää esimerkiksi silloin, kun organisaatiossa on pystyttävä seuraamaan luetteloa, jonka tiedot muuttuvat.

Hyväksynnän vaatiminen   Voit määrittää, että luettelokohde täytyy hyväksyä, ennen kuin muut voivat tarkastella sitä. Kohde jää odotustilaan, kunnes käyttäjä, jolla on hyväksyntäoikeudet, joko hyväksyy tai hylkää kohteen. Voit itse määrittää käyttäjäryhmät, jotka voivat tarkastella luetteloa ennen sen hyväksymistä.

Käyttöoikeuksien mukauttaminen   Voit määrittää, voivatko luetteloiden käyttöön osallistuvat henkilöt lukea ja muokata vain luomiaan kohteita vai kaikkia luettelon kohteita. Henkilöt, joilla on luetteloiden hallintaoikeudet, voivat lukea ja muokata kaikkia luettelokohteita. Voit käyttää yksittäisissä luettelokohteissa myös käyttöoikeustasoja, jos kohde esimerkiksi sisältää luottamuksellisia tietoja.

Näkymien luominen ja hallinta   Ryhmäsi voi luoda samasta luettelosta erilaisia näkymiä. Varsinaisen luettelon sisältö ei muutu, mutta kohteet järjestetään tai suodatetaan siten, että luettelon käyttäjät löytävät tärkeimmät ja kiinnostavimmat tiedot omien tarpeidensa mukaan.

Luetteloiden päivittäminen   Luettelokohteita lisätään, muokataan ja poistetaan samalla tavalla huolimatta siitä, millainen luettelo on kyseessä. Luettelokohteen voi lisätä tai sitä voi muokata kahdella tavalla.

  • Käyttämällä lomaketta, mikä on oletustapa.

  • Käyttämällä suoramuokkausta, jolloin kohteen voi lisätä suoraan luettelosivulle.

Jos luettelo on määritetty seuraamaan versiotietoja, luettelon kohteesta luodaan uusi versio aina, kun käyttäjä muokkaa luettelon kohdetta. Voit tarvittaessa tarkastella luettelon kohteisiin tehtyjen muutosten historiatietoja. Jos uuteen versioon tulee virheitä, voit palauttaa jonkin edellisistä versioista.

Kaavojen ja laskettujen arvojen käyttäminen   Kaavojen ja laskettujen arvojen avulla voit luoda tietoja luettelon sarakkeisiin dynaamisesti. Laskutoimituksissa voi käyttää sarakkeiden tietoja ja järjestelmän funktioita. (Esimerkiksi [today] näyttää nykyisen päivämäärän.) Voit esimerkiksi määrittää oletusmääräpäivän, joka on seitsemän päivää nykyisestä päivämäärästä.

Ajantasaisten muutostietojen saaminen   Luetteloissa ja näkymissä käytetään RSS-tekniikkaa, joten ryhmän jäsenet saavat päivitykset tarvittaessa automaattisesti. RSS-tekniikan ansiosta uutisten ja muiden tietojen päivityksiä voi vastaanottaa ja tarkastella RSS-syötteiden muodossa keskitetyssä sijainnissa. Voit myös luoda sähköposti-ilmoituksia, jotka ilmoittavat, kun luetteloon on tehty muutoksia tai siihen on lisätty kohteita. Ilmoitukset ovat käteviä, kun tärkeisiin kohteisiin tulevat muutokset halutaan pitää jatkuvassa valvonnassa.

Luettelosuhteiden luominen   Jos haluat luoda suhteen kahden luettelon välille, luo lähdeluetteloon hakusarake, joka noutaa kohdeluettelosta arvot, jotka vastaavat lähdeluettelon hakusarakkeen arvoa. Voit halutessasi jatkaa kohdeluettelon sarakkeiden lisäämistä lähdeluetteloon. Kun luot hakusarakkeen, voit myös päättää, käytetäänkö suhdemääritystä ja otetaanko käyttöön johdannaispoisto tai poiston rajoitus. Tämä auttaa pitämään tiedot kelvollisina ja yhtenäisinä ja siten osaltaan estämään mahdollisia ongelmia tulevaisuudessa.

Luettelon tietojen jakaminen tietokantaohjelmalla    Jos tietokantaohjelma, kuten Access, on asennettu, voit viedä ja tuoda sivuston tietoja sekä linkittää tietokannassa olevan taulukon luetteloon. Kun käsittelet luettelon tietoja Access-tietokannassa, voit myös luoda kyselyjä, lomakkeita ja raportteja. Saat lisätietoja ohjeartikkelista Tietojen tuominen Access-tietokantaan.

Luetteloiden yhtenäisyyden parantaminen eri sivustoissa   Jos ryhmässä käsitellään erityyppisiä luetteloita, voit yhtenäistää niitä sisältötyypeillä, sivustosarakkeilla ja malleilla. Näillä ominaisuuksilla voit hyödyntää tehokkaasti asetuksia ja luettelorakennetta aina uudelleen. Voit esimerkiksi luoda asiakaspalvelutapaukselle sisältötyypin, jossa on tietyt sarakkeet (kuten asiakkaan yhteyshenkilö) ja yhteinen käsittelyprosessi. Voit myös esimerkiksi luoda osastojen nimet sisältävän sivustosarakkeen, jossa on avattava osastoluettelo. Voit käyttää saraketta uudelleen eri luetteloissa ja siten varmistaa, että nimet näkyvät aina samalla tavalla.

Luettelokohteiden käsitteleminen sähköpostiohjelmassa    Kun käytät SharePointin kanssa yhteensopivaa sähköpostiohjelmaa, voit ottaa tarvitsemasi luettelotiedot mukaasi. Esimerkiksi Outlookissa voit tarkastella ja päivittää sivustosi tehtäviä, yhteystietoja ja keskustelualueita. Saat lisätietoja ohjeartikkelista Ulkoisen luettelon yhdistäminen Outlookiin.

Sisällön kohdistamisen asettaminen    Voit ottaa luettelossa käyttöön käyttäjäryhmälle kohdistamisen ja määrittää sitten, että luettelokohteet näkyvät vain sellaisille henkilöille, jotka ovat tiettyjen SharePoint- ja Active Directory -ryhmien tai -käyttäjäryhmien jäseniä. Tämä tapahtuu verkko-osien avulla, käyttämällä esimerkiksi Sisältökysely-verkko-osaa, joka käyttäjäryhmälle kohdistamisen avulla suodattaa luetteloa käyttäjän ryhmän jäsenyyden perusteella. Ennen kuin luettelon kohteita voi kohdistaa tietylle käyttäjäryhmälle, luettelo on määritettävä Käyttäjäryhmälle kohdistaminen -sarakkeeseen.

Käytettävän luettelon tyyppi vaihtelee sen mukaan, minkälaisia tietoja ollaan jakamassa.

Ilmoitukset    Ilmoitukset-luettelon avulla voi jakaa uutisia ja tilannetietoja sekä lähettää muistutuksia. Ilmoitukset-luettelo tukee monipuolista muotoilua, jossa käytetään kuvia, hyperlinkkejä ja muotoiltua tekstiä.

Yhteystiedot    Yhteystiedot-luettelon avulla voit jakaa tietoja henkilöistä ja ryhmistä, joiden kanssa työskentelet. Jos käytät sähköposti- tai yhteystietojen hallintaohjelmaa, joka on yhteensopiva SharePointn kanssa, voit tarkastella ja päivittää sivuston yhteystietoja toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi päivittää organisaation tavarantoimittajien luettelon SharePointin kanssa yhteensopivassa sähköpostiohjelmassa, kuten Outlookissa. Yhteystiedot-luettelolla ei todellisuudessa hallita sivuston jäseniä, mutta sen avulla voi tallentaa ja jakaa organisaation yhteystietoja, kuten alihankkijoiden luetteloa.

Keskustelupalstat    Keskustelupalsta toimii keskitettynä paikkana, jossa voi kirjoittaa ja tallentaa ryhmän keskusteluita samaan tapaan kuin uutisryhmissä. Jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt sivustosi luettelot vastaanottamaan sähköpostiviestejä, keskustelupalstat voivat tallentaa sähköpostikeskusteluita yleisimmistä sähköpostiohjelmista. Voit esimerkiksi luoda keskustelupalstan organisaation uuden tuotteen julkaisua varten.

Linkit    Linkkiluetteloa voi käyttää keskitettynä sijaintina linkeille, jotka vievät Internetiin, yrityksen intranetiin tai muihin resursseihin. Voit esimerkiksi luoda asiakkaiden verkkosivustojen linkkiluettelon.

Ylennetyt linkit    Tämän luettelon avulla saat näkyviin linkkitoimintojen joukon visuaalisesti aseteltuna.

Kalenteri    Kalenterin avulla voi seurata kaikkia ryhmän tapahtumia tai tiettyjä päivämääriä, esimerkiksi yrityksen vapaapäiviä. Kalenterissa on työpöytä- tai seinäkalenterin kaltaisia visuaalisia näkymiä ryhmän tapahtumista, kuten kokouksista, vapaa-ajan tapahtumista ja koko päivän kestävistä tapahtumista. Voit myös seurata ryhmän välitavoitteita, kuten määräpäiviä tai tuotteen julkaisupäiviä, jotka eivät liity tiettyyn ajanjaksoon. Jos käytät sähköposti- tai kalenteriohjelmaa, joka on yhteensopiva SharePointin kanssa, voit tarkastella ja päivittää sivuston kalenteria toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi verrata sivuston kalenteria ja Outlook-kalenteria keskenään ja päivittää niiden tietoja tarkastelemalla kalentereja vierekkäin tai päällekkäin Outlookissa. Saat lisätietoja ohjeartikkelista Kalenterin luominen.

Tehtävät    Tehtäväluettelon avulla voi seurata tietoja projekteista ja muista ryhmän tehtävistä. Voit määrittää tehtäviä henkilöille ja seurata tehtävien valmistumisen tilaa prosentteina. Jos käytät sähköposti- tai tehtävänhallintaohjelmaa, joka on yhteensopiva SharePointin kanssa, voit tarkastella ja päivittää sivuston tehtäviä toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi luoda tehtäväluettelon organisaation budjettiprosessille sekä tarkastella ja päivittää sitä Outlookissa niin kuin muitakin tehtäviä. Saat lisätietoja kohdasta Luettelon luominen.

Projektitehtävät    Projektitehtäväluettelon avulla voi tallentaa tehtävätiedot käyttämällä Gantt-näkymää ja edistymispalkkeja. Voit seurata tehtävän valmistumisen tilaa prosentteina. Jos käytät sähköposti- tai tehtävänhallintaohjelmaa, joka on yhteensopiva SharePointin kanssa, voit tarkastella ja päivittää sivuston projektitehtäviä toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi luoda sivustoon projektitehtäväluettelon, jotta voit tunnistaa ja määrittää koulutusoppaan luontia varten tarvittavat työt ja seurata sitten työn etenemistä Projectista. Saat lisätietoja kohdasta Luettelon luominen.

Seuranta    Seurantaluettelon avulla voi tallentaa tietoja tietyistä ongelmista, esimerkiksi tukikysymyksistä, ja seurata niiden edistymistä. Voit määrittää ongelmia, luokitella niitä ja yhdistää toisiinsa liittyviä ongelmia. Voit esimerkiksi luoda seurantaluettelon asiakaspalvelun ongelmien ja ratkaisujen hallintaan. Voit myös kommentoida ongelmia niitä muokatessasi ja luoda kommenttihistorian muuttamatta alkuperäistä ongelman kuvausta. Esimerkiksi asiakaspalvelun edustaja voi kirjata ongelmanratkaisun kunkin vaiheen ja tulokset. Seurantaluetteloa voidaan käyttää myös kolmen tilan työnkulun kanssa organisaation ongelmatilanteiden hallintaan tai projektien seurantaan. Saat lisätietoja kohdasta Luettelon luominen.

Kysely    Kyselyluettelon avulla voit kerätä ja koostaa palautetietoa, kun työntekijöille järjestetään esimerkiksi tyytyväisyyskysely tai tietovisa. Voit suunnitella kysymykset ja vastaukset monella eri tavalla ja tarkastella palautteen yhteenvetoa. Jos tietokoneessa on taulukkolaskenta- tai tietokantaohjelma, joka on yhteensopiva SharePointin kanssa, voit viedä tulokset siihen analysoitaviksi tarkemmin. Saat lisätietoja kohdasta Kyselyn luominen.

Mukautettu    Mukautettu luettelo mahdollistaa luettelon laatimisen ilman aiempaa mallia. Voit myös luoda laskentataulukoon perustuvan mukautetun luettelon, jos tietokoneessasi on taulukkolaskentaohjelma, joka on yhteensopiva SharePointin kanssa. Voit esimerkiksi tuoda Excelistä luettelon, jonka olet luonut toimittajien kanssa tehtävien sopimusten luomista ja hallintaa varten. Saat lisätietoja kohdasta Laskentataulukkoon perustuvan luettelon luominen.

Ulkoiset luettelot    Ulkoisen luettelon avulla voit käsitellä tietoja, jotka on tallennettu SharePointin ulkopuolelle, mutta joita voit lukea ja kirjoittaa SharePointissa. Ulkoisen luettelon tietolähdettä kutsutaan ulkoiseksi sisältötyypiksi. Toisin kuin alkuperäinen SharePoint-luettelo, yrityspalveluiden avulla ulkoinen luettelo voi käyttää tietoja suoraan ulkoisesta järjestelmästä (esimerkiksi SAP, Siebel, ja Microsoft SQL Server) riippumatta siitä, onko järjestelmä tietokanta, verkkopalvelu tai liiketoiminta-aluejärjestelmä.

Mukautettu luettelo    taulukkonäkymässä Mukautettu luettelo taulukkonäkymässä -toiminnolla voit luoda mukautettua luetteloa muistuttavan tyhjän luettelon, joka näkyy oletusarvoisesti taulukkonäkymässä. Taulukkonäkymässä on ruudukko, jonka riveillä ja sarakkeissa tiedot näkyvät. Voit lisätä ja muokata rivejä ja sarakkeita, suodattaa ja lajitella tietoja, tarkastella laskettuja arvoja ja kokonaissummia sekä muokata tietoja helposti ruudukon soluissa. Taulukkonäkymä edellyttää, että 32-bittiseen asiakastietokoneeseen on asennettu Office ja että selain tukee ActiveX-komponentteja.

Tilaluettelo    Käytä tilaluetteloa, kun haluat tarkastella projektin tavoitteita ja seurata niiden edistymistä. Luettelossa on värillisiä kuvakkeita, jotka osoittavat, miten pitkällä tavoitteet ovat.

Kiertojakelut    Kiertojakeluluettelon avulla voit lähettää työryhmän jäsenille tietoja, kuten vahvistuspyyntöjä.

Microsoft IME -sanastoluettelo    Käytä Microsoft IME -sanastoluetteloa, kun haluat käyttää luettelon tietoja Microsoft IME -sanastona. Voit muuntaa lukusarakkeen kohteet näytettäviksi käyttämällä Microsoft IME -toimintoa ja tarkastella kommenttimuotoista sisältöä IME-kommentti-ikkunassa. Tiedot voi linkittää tiettyyn URL-osoitteeseen.

PerformancePoint-sisältöluettelo    PerformancePoint-sisältöluetteloon voit tallentaa Raporttinäkymät-ikkunan kohteita, kuten tuloskortteja, raportteja, suodattimia, raporttinäkymien sivuja ja muita PerformancePointin Raporttinäkymät-ikkunan suunnittelusovelluksella luomiasi kohteita.

Kielet ja kääntäjät    Kielet ja kääntäjät -luettelon avulla voit käyttää Käännöstenhallintakirjaston Käännöksenhallinta-työnkulkua. Työnkulku määrittää käännöstehtävät luettelossa olevien eri kielten kääntäjille Voit luoda luettelon manuaalisesti tai valita luettelon luotavaksi automaattisesti, kun lisäät Käännöksenhallinta-työnkulun Käännöstenhallintakirjastoon.

KPI-luettelo    KPI-luettelolla voit seurata suorituskykyilmaisimia, jotka näyttävät nopeasti tilanteen suhteessa mitattavissa oleviin tavoitteisiin. Voit määrittää KPI-luettelon, jossa edistymisen seuraaminen perustuu johonkin neljästä tietolähteestä: manuaalisesti lisätyt tiedot, SharePoint-luettelon tiedot, Excel-työkirjan tiedot tai Microsoft SQL Serverin Analysis Services -osan tiedot. Kun KPI-luettelo on luotu, voit sen avulla tuoda ilmaisimen tilan näkyviin raporttinäkymien sivulla.

Laskentataulukon tuominen    Luo luettelo, joka sisältää aiemmin luodun laskentataulukon sarakkeet ja tiedot. Laskentataulukon tuominen edellyttää, että käytössä on Microsoft Excel tai muu yhteensopiva ohjelma.

Yksi näistä luetteloista lisääminen sivulle

  1. Kun olet sivustonäkymässä, valitse Asetukset Asetukset: profiilin päivittäminen, ohjelmiston asentaminen ja yhteyden luominen pilvipalveluun ja valitse sitten Sivuston sisältö.

  2. Napsauta Lisää sovellus -kuvaketta.

    Sivuston sisältö -valintaikkunan Lisää sovellus -kuvake.
  3. Etsi haluamasi sovellus ja napsauta sitä. Sovelluksia voi olla useita sivuja.

  4. Anna sovellukselle nimi, jonka avulla muistat sen myöhemmin sivulla, ja valitse sitten Luo.

  5. Kun palaat Sivuston sisältö -näyttöön, voit tehdä kolme eri asiaa:

    • Voit sulkea sivun ja palata sivulle. Voit lisätä uuden sovelluksen sivulle Lisää-verkko-osilla.

    • Voit napsauttaa sovellusta ja aloittaa tietojen antamisen.

    • Napsauta kolmea pistettä (...) ja valitse sitten Muuta asetuksia. Täällä voit lisätä sarakkeita, vaihtaa nimiä ja hyödyntää monia muita toimintoja.

Sivuston luetteloiden järjestäminen

Vaikka luetteloiden ominaisuuksia voi käyttää useilla tavoilla, niiden käyttö määräytyy käytössä olevien luetteloiden koon ja määrän sekä organisaation tarpeiden mukaan.

Yhtä suurta luetteloa voi tarvittaessa käyttää moneen tarkoitukseen. Suuren luettelon avulla organisaatio voi esimerkiksi seurata useita teknisiä ongelmakohtia, jotka vaikuttavat organisaation projektien ja ryhmien toimintaan.

Käytä yksittäistä luetteloa seuraavissa tilanteissa:

  • Ryhmä tarvitsee luettelokohteiden yhteenvetotiedot tai eri näkymiä samasta kohdejoukosta. Esimerkiksi esimies voi haluta näkyviin tiedot organisaation kaikissa teknisissä ongelmakohdissa tapahtuneesta kehityksestä tai kaikista tietyn ajanjakson aikana kirjatuista ongelmista.

  • Käyttäjät haluavat selata seurantakohteita tai hakea niitä samasta sivuston sijainnista.

  • Luettelokohteissa on tarkoitus käyttää samoja asetuksia. Tällaisia asetuksia ovat esimerkiksi versioiden seurannan ja hyväksynnän asetukset.

  • Luetteloa käsittelevillä ryhmillä on yhteisiä ominaisuuksia, esimerkiksi sama käyttöoikeustaso. Tietyissä luettelokohteissa voi käyttää yksilöllisiä käyttöoikeuksia, mutta jos käyttöoikeustasoissa on paljon vaihtelua, kannattaa harkita useiden luetteloiden käyttämistä.

  • Luetteloa koskevia tietoja on tarkoitus analysoida tai ohjelman on tarkoitus lähettää koottuja tietoja luettelon päivityksistä. Voit määrittää ohjelman lähettämään ilmoituksia muuttuneista luettelokohteista tai tarkastella luetteloon tulleita muutoksia RSS-tekniikkaa hyödyntäen. Ryhmän jäsenet saavat koottuja tietoja muuttuneista kohteista RSS-syötteiden avulla.

Useista luetteloista on todennäköisesti hyötyä, kun hallittavissa kohteissa tai niitä käsittelevissä käyttäjäryhmissä on selviä eroja.

Käytä useita luetteloita seuraavissa tilanteissa:

  • Käyttäjät eivät todennäköisesti tarvitse yhteenvetoja, joissa kaikki kohteet ovat mukana.

  • Erityyppiset käyttäjät, joilla on erilaisia käyttöoikeustasoja, käsittelevät tietoja.

  • Eri kohdejoukoissa on tarkoitus käyttää eri asetuksia. Tällaisia asetuksia ovat esimerkiksi versioiden seurannan ja hyväksynnän asetukset.

  • Kohteiden kokonaisanalyysejä ei tarvita – ei myöskään koottuja tietoja luetteloon tulleista muutoksista.

Luetteloita ja luettelokohteita voi järjestää esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

Sarakkeiden lisääminen    Voit korostaa ryhmälle tärkeimmät kohteet lisäämällä luetteloon sarakkeita. Voit esimerkiksi lisätä luetteloon Projekti-sarakkeen, joka auttaa tietyissä projekteissa työskenteleviä tarkastelemaan ja käsittelemään projektikohtaisia tietoja entistä helpommin. Voit myös lisätä sarakkeita, jos haluat tallentaa luettelokohteita koskevia lisätietoja, esimerkiksi osaston nimen tai työntekijän nimen.

Jos luettelossa on useita kohteita, joitakin sarakkeita kannattaa indeksoida. Tämä parantaa suorituskykyä näkymiä vaihdettaessa sekä silloin, kun tarkastellaan useita kohteita. Tämä toiminto ei muuta kohteiden järjestystä, mutta sen avulla organisaatiot voivat helposti tallentaa luetteloon lukuisia kohteita. Indeksointi kasvattaa kuitenkin tietokannan kokoa. Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muokkaaminen ja poistaminen

Näkymien luominen    Näkymiä voi käyttää, jos ryhmän jäsenten on usein tarkasteltava tietoja tietyllä tavalla. Tiedot lajitellaan, ryhmitellään, suodatetaan ja näytetään näkymissä sarakkeiden avulla. Voit myös määrittää, kuinka monta kohdetta kussakin näkymässä näkyy samalla kertaa. Yhdelle sivulle voi määrittää käyttäjän mieltymysten tai yhteysnopeuden mukaan näkymään 25 tai 100 luettelokohdetta.

Näkymissä voit tallentaa luetteloon lukuisia kohteita ja halutessasi tarkastella vain tiettyä osajoukkoa tiettynä aikana, kuten ainoastaan tänä vuonna lisättyjä seurantakohteita tai vain Kalenterin ajankohtaisia tapahtumia. Voit luoda omia näkymiä, jotka ovat vain omassa käytössäsi, ja jos sinulla on oikeudet muokata luetteloa, voit luoda julkisia näkymiä, jotka ovat kaikkien käytettävissä.Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muokkaaminen ja poistaminen

Kansioiden luominen    Useimpiin luettelotyyppeihin voi lisätä kansioita, jos luettelon omistaja on sallinut kansioiden luomisen. Toimintoa kannattaa käyttää etenkin silloin, kun luettelokohteet voi luontevasti ryhmitellä esimerkiksi projektin tai ryhmän mukaan. Kansiot helpottavat luettelokohteiden käyttöä ja hallintaa. SharePoint sisältää puunäkymän, jossa sivustoja ja kansioita voi käsitellä samalla tavalla kuin kansioita käsitellään kiintolevyllä. Jokaiselle osastolle voi esimerkiksi olla oma kansionsa. Kansion luominen luetteloon

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Katso myös

Luettelokohteiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Luettelon tai kirjaston versiotietojen käyttöönotto ja määritys

Kansion luominen luetteloon

Luettelon kansion poistaminen

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×