Johdanto kirjastojen käyttämiseen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kirjastoon voi kerätä tiedostoja ja siinä voi luoda, päivittää ja hallita tiedostoja yhdessä ryhmän muiden jäsenien kanssa. Kirjastossa näkyy tiedostojen luettelo ja tiedostojen tärkeimmät tiedot, jotka helpottavat tiedostojen yhteiskäyttöä. Jos haluat saada tiedostosi järjestykseen, voit valita jonkin useista valmiiksi määritetyistä kirjastoista ja kirjastomalleista. Voit mukauttaa luomaasi kirjastoa monin tavoin. Voit esimerkiksi määrittää, miten tiedostoja voidaan tarkastella, hallita ja luoda, sekä seurata tiedostojen eri versioita, niiden lukumäärää ja tyyppiä. Voit myös luoda mukautettuja näkymiä, lomakkeita ja työnkulkuja, jotka helpottavat projektien ja yritysprosessien läpivientiä.

Sisältö

Kirjastojen yleiskatsaus

Kirjaston ominaisuudet

Miten yleensä käyttävät kirjastoja?

Kirjastotyypit

Esimerkkejä kirjastojen käytöstä

Sivuston kirjastojen järjestäminen

Tiedostojen tallentaminen yhteen kirjastoon

Tiedostojen tallentaminen useisiin kirjastoihin

Kirjaston tiedostojen järjestäminen

Sarakkeiden lisääminen

Näkymien määrittäminen

Kansioiden luominen

Sarakkeiden, näkymien ja kansioiden käytön yhdistäminen

Seuraavat vaiheet

Kirjastojen yleiskatsaus

SharePoint-kirjasto on tiedostojen keskitetty tallennussijainti, jota työryhmän kaikki jäsenet voivat tehokkaasti tarkastella ja käyttää. Näin tiedostoja ei tarvitse etsiä eri paikoista, kuten henkilökohtaisista tietokoneista, verkkolevyiltä ja sähköpostikansioista.

Sivun alkuun

Mikä kirjasto on?

Kirjasto SharePoint-kirjastossa on sivuston, jossa voit luoda, tallentaa, Päivitä ja etenevät tiedostojen yhteiskäyttö sijainti. Kutakin kirjastotyyppiä, asiakirjan, kuvan, lomakkeen ja wiki-sivun – näyttää luettelon tiedostot ja tiedostoja, kuten viimeksi muokannut tiedostoa henkilö, joka on tärkeitä tietoja. Voit valita useita tiedostomalleja, sen mukaan, tiedostot, jotka haluat tallentaa ja miten aiot käyttää niitä. Kun olet valmis kirjaston kanssa, voit arkistoida tiedostot, poistaa käyttämättömiä kirjaston ja säästää levytilaa palvelimeen.

Voit mukauttaa kirjastoja monin tavoin. Voit määrittää, miten tiedostoja tarkastellaan, seurataan, hallitaan ja luodaan. Voit seurata versioita, esimerkiksi niiden lukumäärää ja tyyppiä, sekä rajoittaa sellaisten tiedostojen tarkasteluoikeuksia, joita ei vielä ole hyväksytty. Voit nopeuttaa liiketoimintaprosessien läpivientiä työnkuluilla, jotka helpottavat kirjastojen tiedostojen yhteiskäyttöä. Voit myös vähentää tarpeetonta sisältöä määrittämällä tiedoille hallintakäytäntöjä, joilla voit hallita kirjastojen tiedostojen käsittelyä ja vanhenemista.

Sivun alkuun

Miten työryhmät yleensä käyttävät kirjastoja?

Contoson markkinointiryhmä tarvitsee työssään projekteihin ja ryhmään liittyviä tiedostoja, joiden on oltava yhteiskäytössä. Jäsenet tarvitsevat keskitetyn sijainnin, jossa he voivat käsitellä tiedostoja, tarkastella kalentereita ja kokouksia sekä seurata työryhmän tehtävien tilaa. Työryhmällä on lisäksi toisella paikkakunnalla asuva alihankkija, joten SharePoint 2010:n käyttämisestä on todella hyötyä.

Ensin ryhmän on nimettävä yksi jäsenistään sivuston omistajaksi ja sivuston hallinnasta vastaavaksi henkilöksi. Sivuston omistaja saa sivuston järjestelmänvalvojan roolin ja kirjaston täydet käyttöoikeudet. Omistaja varmistaa ensin, että ryhmän jokaisella jäsenellä on osallistumistason oikeudet ryhmäsivuston jaettujen tiedostojen kirjastoon. Seuraavaksi sivuston omistaja antaa kirjastolle nimeksi Markkinointiasiakirjat ja lisää tarkan kuvauksen, jotta kaikki käyttäjät ja etenkin ne, jotka käyttävät kirjastoa ensimmäistä kertaa, saavat selvän käsityksen kirjastosta ja sisällöstä, jota he voivat tarkastella tai lisätä. Ryhmä on päättänyt käyttää kirjastoa lehdistötiedotteiden, budjettitiedostojen, sopimusten, tarjousten ja muiden asiakirjojen hallintaan.

Sivuston omistaja etsii aluksi tärkeitä tiedostoja ja lataa ne kirjastoon, jotta ryhmä tottuu käyttämään kirjastoa keskitettynä sijaintina. Tämän jälkeen sivuston omistaja määrittää, että kirjasto edellyttää uloskuittausta, jotta kukaan ei vahingossa korvaa tiedostoihin tehtyjä muutoksia. Sivuston omistaja määrittää myös versiotietojen seurannan, jotta ryhmällä on aina käytettävissään tiedostojen versiohistoria ja edellisen version voi tarvittaessa palauttaa. Sivuston omistaja haluaa lisäksi varmistaa, että käyttäjät noudattavat yrityksen käytäntöjä, joten hän lisää kirjastoon vakiomallit markkinointiraportteja, sopimuksia, kampanjasuunnitelmia ja budjettitaulukoita varten. Jokaisessa mallissa on valmiina yrityksen logo ja toiminta-ajatus. Kun käyttäjät luovat tiedostokirjastossa uusia tiedostoja, he voivat helposti valita haluamansa mallin.

Kun ryhmän jäsenet lisäävät ajan mittaan tiedostoja ja käsittelevät niitä yhdessä, he voivat pitää kirjaston järjestyksessä lisäämällä sarakkeita ja luomalla näkymiä, joissa tärkeä sisältö voidaan näyttää monin eri tavoin. Sivuston omistaja voi lisätä esimerkiksi Projektin nimi ‑sarakkeen, jonka perusteella käyttäjät voivat suodattaa tai lajitella tietoja.

Muut ryhmän jäsenet voivat lisätä julkisia näkymiä, joissa tiedot on ryhmitelty vuosineljänneksittäin, ja suodattaa näkyviin sopimuksia, jotka umpeutuvat kuuden kuukauden kuluessa. Jäsenet voivat luoda myös mukautettuja näkymiä, joiden avulla he voivat etsiä tietoja nopeasti ja työskennellä tehokkaasti.

Ryhmä on päättänyt henkilöstökokouksessa ottaa käyttöön viikoittaiset kirjastotason ilmoitukset tiedostoihin tehdyistä päivityksistä. Jäsenet voivat itse määrittää tiettyjä tiedostoja koskevia ylimääräisiä ilmoituksia tai RSS-syötteitä tarpeen mukaan. Ryhmä on myös päättänyt sitoutua noudattamaan sovittuja käytäntöjä uudessa yhteiskäyttöympäristössä. Kun jäsenet haluavat jakaa tiedoston kirjastossa, he eivät lähetä sitä sähköpostiviestin liitetiedostona vaan lähettävät sen sijaan sähköpostiviestissä tiedoston linkin. Linkki on helppo lisätä kirjaston valintanauhasta. Näin käyttäjillä on aina uusin versio käytettävissään eikä paikallinen verkko kuormitu tarpeettomasti.

Joskus ryhmän jäsenet ja muut käyttäjät eivät pysty käyttämään haluamaansa sisältöä, koska heillä ei ole tarvittavia oikeuksia. Luottamuksellisia tietoja sisältävät tiedostot, kuten sopimukset tai budjettitiedot, ovat suojattuja. Käyttäjät voivat kuitenkin pyytää käyttöoikeuksia kätevästi miltä tahansa sivulta, ja sivuston omistaja voi myöntää tiedoston käyttöoikeuden tarpeen mukaan.

Kaikki markkinointiryhmän jäsenet ja erityisesti alihankkija ovat tyytyväisiä siihen, että he voivat siirtää kirjaston sisältöä offline-tilaan, käsitellä sitä kotona tai etäyhteyden kautta ja synkronoida muutokset helposti palatessaan jälleen online-tilaan. Tämän kaiken voi tehdä Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 ‑ohjelmassa.

Yksi markkinointiryhmän tärkeimmistä tehtävistä on myyntiä edistävien ja tuottoa kasvattavien markkinointikampanjoiden suunnitteleminen. Kehittäessään uutta kampanjasuunnitelmaa ryhmän jäsenet seuraavat tiedoston aliversioita. Jos johonkin versioon tulee virhe, he voivat palauttaa aiemman version. Kun kampanjasuunnitelma on valmis, jäsenet voivat luoda pääversion ja julkaista sen lakiosaston sekä esimiehen hyväksyttäväksi. Kun tiedosto on hyväksytty, myös yrityksen muut työntekijät voivat tarkastella sitä. Sivuston omistaja tutkii online-dokumentaatiota, koulutusta ja blogeja ja päättää sitten, miten työnkulku määritetään ja liitetään kirjastoon sekä miten palautteen kerääminen, allekirjoitusten pyytäminen ja lopullisen tiedoston julkaiseminen automatisoidaan. Tätä varten ei tarvitse kirjoittaa koodia.

Kolmen kuukauden käytön jälkeen markkinointikirjasto ja ‑sivusto on vahvistanut asemansa markkinointityöryhmän työn olennaisena osana ja parantanut merkittävästi ryhmän tuottavuutta ja näkyvyyttä yrityksessä. Työryhmä ei osaa enää kuvitellakaan työskentelevänsä ilman kirjastoa, ja ryhmän jäsenet pohtivat aktiivisesti, millä muilla tavoilla SharePoint 2010 voisi parantaa yhteistyötä.

Sivun alkuun

Kirjastotyypit

Kun luot uuden sivuston, siinä on valmiina joitakin kirjastoja, kuten ryhmäsivuston jaettujen tiedostojen kirjasto. Voit mukauttaa kirjastoja haluamallasi tavalla tai luoda omia kirjastoja. Jokaisella kirjastotyypillä on oma käyttötarkoituksensa, ja jotkin kirjastot poikkeavat toiminnaltaan ja ominaisuuksiltaan muista.

Tiedostokirjasto     Käytä tiedostokirjastoa useille tiedostotyypeille, kuten asiakirjoille ja laskentataulukoille. Voit tallentaa erilaisia tiedostoja tiedostokirjastoon, joskin tiettyjen tiedostotyyppien tallentaminen estetään tietoturvasyistä. Kun käytät ohjelmia, joita ei ole estetty, voit luoda tiedostoja kirjastoon. Esimerkiksi markkinointiryhmällä voi olla erillinen kirjasto suunnittelumateriaalille, uutismateriaalille ja julkaisuille.

Kuvakirjasto    Voit jakaa digitaalisten kuvien tai grafiikoiden kokoelmia kuvakirjastoa käyttämällä. Vaikka kuvia voidaan tallentaa muihinkin SharePoint-kirjastoihin, kuvakirjastoilla on useita etuja. Kuvakirjastossa voi esimerkiksi tarkastella kuvien diaesityksiä, ladata kuvia tietokoneeseen ja muokata kuvia yhteensopivilla kuvankäsittelyohjelmilla, kuten Microsoft Paintilla. Voit luoda kuvakirjaston esimerkiksi yhteisten tapahtumien tai tuotteiden julkistamistilaisuuksien valokuvien tallentamista varten. Voit myös linkittää kuvasi kirjastoon muualta sivustostasi, kuten Wiki-sivuilta tai blogeista.

Lomakekirjasto    Käytä XML-pohjaisten yrityslomakkeiden hallintaan lomakekirjastoa. Esimerkiksi organisaation kuluraportit voidaan tallentaa lomakekirjastoon. Lomakekirjaston määrittäminen edellyttää XML-editoria tai XML-pohjaista lomakeohjelmaa, kuten Microsoft InfoPathia. Täytettävä lomake on yksinkertaisesti .xml-tiedosto, joka sisältää lomakkeeseen lisätyt tiedot (ja vain tiedot), kuten kulupäivän ja summan. Kaikki muut kohteet, joista kuluraportti koostuu, ovat valmiina lomakemallissa. Kun lomakkeet on täytetty, voit yhdistää lomaketiedot tai viedä ne analysoitaviksi.

Wikisivukirjasto    Voit luoda kokoelma yhdistetyn wiki-sivuja käyttämällä wikisivukirjasto. Wikin avulla useat käyttäjät voivat kerätä tavallisia tietoja muodossa, joka on helppo luoda ja muokata. Voit myös lisätä wiki-sivuja, jotka sisältävät kuvia, taulukoita, hyperlinkkejä ja sisäisiä linkkejä, kirjastoon. Esimerkiksi jos ryhmäsi luo wiki-sivusto projektiin, sivuston voit tallentaa vihjeitä ja vinkkejä peräkkäiset sivut, jotka muodostavat yhteyden toisiinsa.

Huomautus: Sen mukaan, oman sivuston ja määritykset, lisää järjestelmän kirjastot, kuten tyylikirjastoon Sivustoresurssit-kirjastoon tai sivuston sivujen kirjastoon luo automaattisesti SharePoint Server 2010. Mutta ei voi luoda nämä tiettyjen kirjastojen käyttöliittymässä.

Sivun alkuun

Esimerkkejä kirjastojen käytöstä

Seuraavassa on esitelty joitakin tapoja, joilla voit käsitellä kirjastoja ja tehostaa niiden käyttöä ryhmässä:

Luo näkymät     Voit käyttää näkymä kirjaston kohteet, jotka ovat sinulle tärkeimpiä tai parhaiten tarkoitus. Kirjaston sisältö ei muutu, mutta tiedostot järjestetään tai suodatetaan, jotta ne on helpompi löytää ja Selaa kuvaava tavalla.

Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen     Kun asetat tiedoston ulos, voit varmistaa, vain yksi henkilö voi muokata tiedostoa, ennen kuin se on kuitattu sisään. Useille henkilöille asiakirjat uloskuitattava, jotka edellyttävät estää tekemästä muutoksia samaan aikaan, joka aiheuttaa sekaannusta ja muokattavissa. Uloskuittaaminen avulla voi myös muistuttamaan työryhmän jäsenten lisätä kommentin ne valintaruutu tiedoston, jotta voit seurata helpommin mitä jokaisessa versiossa on muutettu.

Versioiden seuranta     Jos haluat säilyttää tiedostojen aiempia versioita, kirjastojen voit avulla voit seurata, tallentaa ja tiedostojen palauttaminen. Voit seurata kaikkien versioiden samalla tavalla. Voit myös valita tiettyjä Sisältöluokitukset suuria, esimerkiksi lisäämällä uusi luku manuaalinen ja jotkin versioiden kuin vähäisiä, kuten kirjoitusvirheen korjaaminen. Tallennustilan hallinta helpottuu, voit halutessasi version, jonka haluat tallentaa kunkin tyypin numero.

Tiedoston hyväksynnän edellyttäminen     Voit määrittää, että asiakirjan hyväksyntä on pakollinen. Tiedostot säilyvät odotustilassa, kunnes ne hyväksytään tai hylätään joku, jolla on oikeus tehdä. Voit hallita käyttäjäryhmät, jotka voivat tarkastella asiakirjaa, ennen kuin se hyväksytään. Tämä ominaisuus voi olla hyötyä, kun kirjastossa on tärkeää ohjeet tai toimenpiteitä, joita on oltava lopullinen, ennen kuin muiden tarkastella niitä.

Määritä käyttöoikeudet    SharePoint-ryhmät ja käyttöoikeustasot avulla voit hallita tehokkaasti sisällön käyttöoikeus. Kirjastojen ja kansioiden kirjastoissa ja tiedostojen käyttöoikeudet periytyvät pääsivustosta. Käyttöoikeustasojen määritystä tietyn kohteen avulla voit suojata arkaluontoista sisältöä, kuten sopimuksessa tai budjetin tiedot ilman käytön rajoittaminen sivuston muille.

Ajantasaiset tiedot muutoksista     SharePoint 2010-kirjastot tukevat RSS-tekniikkaa niin, että työryhmän jäsenet voi vastaanottaa ja tarkastella päivityksiä tai syötteitä, uutisia ja tietoja tekniikkaa. Voit käyttää RSS-tekniikkaa ilmoitus tehdyistä muutoksista kirjastoon, esimerkiksi kun muutat kirjastoon tallennettuja tiedostoja. RSS-syötteiden avulla työryhmän jäsenet näkevät kootut luettelo tiedostoista, jotka ovat muuttuneet. Voit myös luoda sähköposti-ilmoitukset, jotta saat ilmoituksen, kun tiedostoja muuttaminen.

Työnkulkujen luominen     Kirjaston tai sisällön tiedostotyyppi voi käyttää työnkulkuja, jotka organisaatiosi on määrittänyt liiketoimintaprosessien, kuten hallinta asiakirjan hyväksyminen tai tarkastella. Ryhmäsi käyttää liiketoimintaprosessien sen asiakirjoihin nimeltään työnkulkuja, jotka määrittävät toiminnot, jotka on otettava järjestyksessä, kuten hyväksyminen tai asiakirjojen kääntämiseen. SharePoint-työnkulku on automaattinen toiminto siirtämisestä tiedostojen tai kohteiden toiminnot tai tehtävät. Kolme hyväksyntätyönkulkumalliin ovat käytettävissä kirjastot oletusarvoisesti: hyväksyntää, joka reitittää asiakirjan henkilöryhmän peruuttaminen; Palautteen, joka reitittää asiakirjan henkilöryhmän palautetta ja palauttaa tiedoston muodossa kääntäminen; työnkulun aloittaneelle henkilölle ja allekirjoitusten, joka reitittää asiakirjan käyttäjäryhmä voi kerätä digitaaliset allekirjoitukset

Määritä sisältötyypit     Jos ryhmä työskentelee useita erityyppisiä tiedostoja, kuten laskentataulukoita, esityksiä ja asiakirjoja, voit laajentaa kirjaston toimintoja ottaminen käyttöön ja määrittämällä useita sisältötyyppejä. Sisältötyyppien lisää joustavuutta ja yhdenmukaisuuden useisiin kirjastoihin. Kunkin sisältötyypin määrittää mallia ja jopa työnkulku prosesseja. Mallien toimia pohjana, muotoilu ja kaikki malliteksti ja ominaisuuksia, jotka koskevat tiedostojen kyseistä tiedostotyyppiä, kuten osaston nimi tai sopimuksen numero.

Asiakasintegraatio    Tiettyjen yhteensopiva asiakasohjelmia käsitteleminen SharePoint-ominaisuuksien suoraan asiakkaasta. Esimerkiksi käytettäessä Microsoft Word 2010, voit hallita Kuittaa sisään- ja tutustu Lisää helposti. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010: n tai Microsoft Outlook 2010sisältö offline-tilaan, käsitellä niitä etäpalvelimeen ja sitten sujuvasti synkronoida, kun siirryt sitten takaisin online-tilassa.

Seuranta   Jos ryhmä luottamuksellisia tiedostoja, ja se on hyvä tietää, miten tiedostoja käytettiin, voit määrittää käytännön, jonka avulla voit ottaa käyttöön '' seuranta tapahtumista, kuten tiedoston muutokset, kopioi tai poistaminen.

Sivun alkuun

Sivuston kirjastojen järjestäminen

Kirjaston tiedostojen järjestämistapa vaihtelee ryhmän tarpeiden ja tietojen tallennus- sekä hakukäytäntöjen mukaan. Suunnittele etukäteen rakenne, joka sopii parhaiten omalle ryhmällesi. Kirjastoissa on useita toimintoja, jotka helpottavat useiden tiedostojen käsittelemistä samassa kirjastossa. Useiden kirjastojen käyttäminen voi kuitenkin sopia ryhmälle paremmin.

Tiedostojen tallentaminen yhteen kirjastoon

Yksi kirjasto voi riittää useisiin tarpeisiin. Samalla ryhmällä voi esimerkiksi olla meneillään useita projekteja, tai samassa projektissa voi olla mukana useita ryhmiä. Yhtä kirjastoa kannattaa käyttää esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

  • ryhmän tarvitsee nähdä saman tiedostojoukon yhteenveto tai eri näkymiä. Esimies voi esimerkiksi haluta nähdä kaikki tiedostot ryhmiteltynä osaston tai määräpäivän mukaan.

  • ihmiset haluavat etsiä tiedostoja sivuston samasta sijainnista.

  • Tiedostoissa on tarkoitus käyttää samoja asetuksia, kuten seurata tiedostojen versiotietoja tai edellyttää hyväksymistä.

  • Kirjastoa käyttävillä ryhmillä on yhteisiä ominaisuuksia, esimerkiksi samat käyttöoikeustasot.

  • Haluat analysoida tiedostojen tietoja laskentataulukossa tai saada tiedostoihin tehdyt päivitykset kootussa muodossa.

Jotta kirjastossa olevia tiedostoja voisi käsitellä mahdollisimman tehokkaasti, voit järjestää tiedostoja lisäämällä sarakkeita, määrittämällä näkymiä tai luomalla kansioita.

Sivun alkuun

Tiedostojen tallentaminen useisiin kirjastoihin

Useita kirjastoja kannattaa tavallisesti luoda, jos tallennettavat ja hallittavat tiedostot ovat selvästi erilaisia tai niitä käsittelevät ryhmät ovat erillisiä. Useita kirjastoja kannattaa käyttää seuraavissa tilanteissa:

  • Tallennettavat ja hallittavat tiedostot ovat selvästi erilaisia, eivätkä muut tarvitse säännöllisesti tiedostojen yhteenvetoja tai hakuja, joissa kaikki tiedostot ovat mukana.

  • tiedostojen käyttäjäryhmät ovat erillisiä ja niillä on eri käyttöoikeustasot.

  • eri tiedostojoukot edellyttävät erilaisia asetuksia, kuten version seurantaa tai hyväksyntää.

  • sinun ei tarvitse analysoida tiedostoja samanaikaisesti eikä vastaanottaa tiedostoihin yhteisiä päivityksiä.

  • Haluat, että uusia tiedostoja luotaessa käytettävissä on erilaisia asetuksia, tai haluat, että kirjaston Uusi-valikon vaihtoehdot näkyvät eri järjestyksessä.

Seuraavassa on esitelty kirjastojen tehokkaita käyttötapoja silloin, kun kirjastoja on useita.

Sivustomallien ja -sarakkeiden määrittäminen    Jos organisaatiosi haluaa käyttää kirjastoissaan tiettyjä yhdenmukaisia asetuksia, se voidaan tehdä sivustomalleja ja -sarakkeita määrittämällä. Asetuksia ei tarvitse määrittää aina uudelleen, kun jaat ne useiden kirjastojen kesken.

Tiedostojen lähettäminen toiseen sijaintiin    Jos haluat tiedoston olevan käytettävissä useissa kirjastoissa, voit tallentaa sen yhteen kirjastoon ja lähettää sen kopion muihin kirjastoihin. Voit ottaa käyttöön muistutuksen, joka pyytää päivittämään kaikki tiedoston kopiot, kun teet muutoksia alkuperäiseen tiedostoon.

Kirjastomallien luominen    Jos haluat kirjastojen tiettyjä yhdenmukaisia asetuksia tai samoja ominaisuuksia kirjastoissa, voit tallentaa kirjaston tallentaminen mallina. Mallien ovat käytettävissä vaihtoehtona sivuston sivuston Toiminnot-valikon valitsemalla Luo.

Sivun alkuun

Kirjaston tiedostojen järjestäminen

Kirjaston tiedostoja voi järjestää monin tavoin. Voit lisätä sarakkeita, määrittää näkymiä ja luoda kansioita. Jokaisella tavalla on omat etunsa, ja voit myös yhdistellä niitä kirjaston ja ryhmän tarpeiden mukaisesti.

Sarakkeiden lisääminen

Oletusarvon mukaan kirjastot pitävät kirjaa tiedostojen nimistä ja niiden tilasta, kuten sitä, onko tiedosto kuitattu sisään. Voit kuitenkin määrittää myös lisäsarakkeita, joiden avulla ryhmä voi luokitella ja seurata tiedostoja. Sarakkeessa voi olla vaikkapa kampanjan nimi, projektinumero tai muita ryhmän kannalta tärkeitä tietoja. Luotavan sarakkeen tyyppi voi olla esimerkiksi yksittäinen tekstirivi, avattava vaihtoehtoluettelo, muiden sarakkeiden perusteella laskettava luku tai jopa sivuston henkilön nimi ja kuva.

Sarakkeissa on sarakeotsikot, jotka helpottavat tiedostojen lajittelemista ja suodattamista. Tarkastellessasi kirjaston tiedostoja voit lajitella tai suodattaa tiedostot tilapäisesti osoittamalla sarakkeen nimeä ja napsauttamalla nimen vieressä olevaa nuolta. Tämä on kätevää, jos haluat tiedostojen näkyvän tietyllä tavalla. Tällöin samat vaiheet on kuitenkin toistettava, kun haluat tarkastella näkymää seuraavan kerran.

Sivun alkuun

Näkymien määrittäminen

Haluavatko käyttäjät usein tarkastella kaikkia tiettyyn projektiin tai osastoon liittyviä tiedostoja tai ryhmitellä tiedostoja sen mukaan, missä kuussa määräpäivä on? Jos tiedostoja halutaan tarkastella usein tietyllä tavalla, kannattaa määrittää näkymä, jota voi käyttää aina, kun kirjastoa käsitellään. Luotu näkymä lisätään kirjaston valintanauhassa olevaan avattavaan Nykyiset näkymät ‑luetteloon.

Kirjastonäkymä tarkoittaa tiettyjä sivulta valittuja sarakkeita, joissa näkyy kirjaston kohteita ja jotka määrittävät usein tietyn lajittelujärjestyksen, suodatuksen, ryhmittelyn ja mukautetun asettelun. Kirjastoissa voi olla omia näkymiä ja julkisia näkymiä. Kaikki käyttäjät, joilla on osallistujan käyttöoikeudet, voivat luoda oman näkymän, jossa tiedostot näkyvät tietyllä tavalla tai joka suodattaa näkyviin vain halutut tiedostot. Jos sinulla on kirjaston suunnitteluoikeus, voit luoda julkisen näkymän, jota voivat käyttää kaikki kirjastoa tarkastelevat käyttäjät. Voit myös tehdä mistä tahansa julkisesta näkymästä oletusnäkymän, joka tulee automaattisesti näkyviin kirjaston käyttäjille.

Jos ryhmäsi jäsenet tarkastelevat kirjastoja mobiililaitteilla, voit luoda mobiilinäkymiä, jotka rajoittavat esimerkiksi näkyvissä olevien kohteiden määrää laitteiden kaistanleveyden ja rajoitusten mukaan.

Sivun alkuun

Kansioiden luominen

Kansioiden (eli säilöjen) avulla voit ryhmitellä ja hallita kirjaston tai luettelon sisältöä. Jos kansiot on otettu käyttöön kirjastossa, voit lisätä kansioita useimpiin kirjastotyyppeihin. Jos kirjastossa on useita kohteita, kansiot myös tehostavat niiden käyttöä. Kun luot kansion, ohjelma luo taustalla sisäisen indeksin. Sellainen luodaan myös pääkansiolle tai kirjaston tai luettelon päätasolle. Kun käytät kansion kohteita, käytät itse asiassa tietoja tämän sisäisen indeksin avulla.

Jos kirjasto sisältää useita kohteita, jotka voidaan ryhmitellä tietyllä tavalla, voit järjestää kirjaston sisältöä kansioiden avulla. Ryhmiä voivat olla esimerkiksi projektit, työryhmät, osastot, tuoteluokat, ikäryhmät sekä aakkoselliset luettelot ja aliryhmät (A–C, D–F ja niin edelleen). Kansiot ovat tuttu tapa tutkia ja hallita suuria tiedostomääriä.

Kirjaston kansiot

Oletusarvon mukaan kirjastossa, jossa on kansioita, jotka on otettu käyttöön näyttää oletusnäkymä ilman suodattimia kirjaston kansiot. Tästä on hyötyä, koska käyttäjät voivat valita haluamasi kansio, kun he lisätä uusia asiakirjoja. Kaikkien kansioiden näyttäminen myös on epätodennäköistä, että kohteet virheellisesti lisätään kirjaston kansiot ulkopuolella. Voit voit helposti järjestää asiakirjat eri kirjaston kansioihin avulla Avaa Resurssienhallinnassa -komennon käytettävissä valintanauhassa kirjaston.

Huomautus: Kirjaston näkymän voidaan määrittää, kuin lajittelu-on, jolloin kansiot eivät näy ensimmäinen ennen kaikki kohteet-näkymässä. Haluat ehkä ei käytä asetusta Lajittele näkymä, jos haluat, että käyttäjät voivat helposti oikea kansio.

Vaikka kirjastokansiot eivät näy pikakäynnistyksessä tiedostot -osassa, sivuston omistaja tai käyttäjä, jolla sivuston suunnitteluoikeudet ottaa puunäkymän, jonka Sivustohierarkian -kohta tulee näkyviin puunäkymään ja voit laajentaa ja tiivistää siirtyä helposti kirjastojen kansioita.

Puunäkymän kansiot

Sivun alkuun

Sarakkeiden, näkymien ja kansioiden käytön yhdistäminen

Kaikkien kolmen tavoista käyttää yhdessä. Voit seurata projekteja kirjaston oletusnäkymässä samoja sarakkeita voidaan luomaan näkymä sisältää useita suodatusehdot. Näkymän voi myös lajitellut ja suodatetut dynaamisesti napsauttamalla sarakeotsikoiden eristää ja määritä Tervetuloa tällä hetkellä sisällön tarkemmin. Jos kansiorakenne on määritetty kirjastossa, voit "litistää" kirjaston näkymän määrittämällä Näytä kaikki kohteet ilman kansioitakansiot -osasta Luo tai Muokkaa näkymää. Kunkin lähestymistapa voit täydentää toinen käyttää oikean sisällön oikeaan aikaan ja oikein puolestasi.

Sivun alkuun

Seuraavat vaiheet

Kun olet tutustunut kirjastoja koskeviin yleistietoihin, voit seuraavaksi perehtyä yleisiin ja hyödyllisiin kirjastoihin liittyviin tehtäviin.

  • Kirjaston tai kirjaston kansion luominen tai poistaminen

  • Kirjaston tiedostojen lisääminen, avaaminen ja poistaminen

  • Sarakkeiden lisääminen kirjastoon ja kirjastonäkymien luominen

  • Kirjastomallien ja sisältötyyppien käyttäminen

  • Tietokoneessa olevan SharePoint-kirjaston synkronoiminen asiakasohjelmien kanssa

  • Tiedostojen siirtäminen ja kopioiminen kirjastosta toiseen

  • Työnkulkujen käyttäminen kirjastossa

  • Kirjaston käyttöoikeuksien ja lisäasetusten määrittäminen

  • Kuvakirjastojen käyttäminen

  • Useita tiedostoja sisältävän kirjaston hallinta

Lisätietoja näistä tehtävistä on Katso myös ‑osassa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×