Johdanto kirjastojen käyttämiseen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kirjasto on sivustossa oleva paikka, jossa voit luoda, kerätä, päivittää ja hallita tiedostoja ryhmän jäsenten kanssa. Jokaisessa kirjastossa näkyy tiedostojen luettelo ja tärkeitä tietoja tiedostoista. Näiden avulla käyttäjät voivat käyttää tiedostoja työskennellessään yhdessä.

Kirjastoja voi mukauttaa useilla tavoilla. Voit hallita asiakirjojen tarkastelemista, seurantaa, hallintaa ja luomista. Voit asettaa versiotiedot seurantaan, jolloin seurataan esimerkiksi versioiden määrää ja tyyppiä. Voit myös määrittää erikseen käyttäjät, jotka saavat tarkastella asiakirjoja ennen niiden hyväksymistä.

Käytettävissä on useita erilaisia kirjastotyyppejä. Voit valita kirjaston sinne tallennettavien tiedostojen tyypin ja käyttötarkoituksen mukaan.

Jaetut asiakirjat -kirjasto luodaan käyttäjän puolesta, kun Microsoft Windows SharePoint Services luo uuden sivuston. Voit ryhtyä käyttämään tätä kirjastoa heti, mukauttaa kirjaston tai luoda muita kirjastoja.

Voit käsitellä kirjastoja ja hyödyntää niitä ryhmässä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

  • Näkymien luominen ja hallinta    näkymä avulla voit tuoda näkyviin luettelon tärkeimmät kohteet tai sellaiset kohteet, jotka parhaiten sopivat tiettyyn tilanteeseen. Kirjaston sisältö ei muutu, mutta tiedostot järjestetään tai suodatetaan siten, että niitä on helpompi etsiä ja selata mielekkäällä tavalla.

  • Asiakirjan hyväksynnän vaatiminen     Voit halutessasi määrittää, että asiakirja täytyy hyväksyä. Asiakirja jää odotustilaan, kunnes käyttäjä, jolla on hyväksyntäoikeudet, joko hyväksyy tai hylkää asiakirjan. Voit itse määrittää käyttäjäryhmät, jotka voivat tarkastella asiakirjaa ennen sen hyväksymistä.

  • Versioiden seuranta     Jos tiedostojen aiemmat versiot on tarkoitus säilyttää, voit seurata, tallentaa ja palauttaa tiedostoja kirjastojen avulla. Voit määrittää, että kaikkia versioita seurataan samalla tavalla, mutta voit myös määrittää tietyt versiot pääversioiksi ja tietyt aliversioiksi. Esimerkiksi tiedosto, josta on korjattu yksittäinen oikeinkirjoitusvirhe, voidaan määrittää aliversioksi. Tallennustilan hallinta helpottuu, kun määrität tallennettavien pää- ja aliversioiden määrän.

    Esimerkiksi matkatoimisto voi käyttää asiakirjakirjastoa tiedostojensa hallinnassa. Työryhmän jäsenet voivat esimerkiksi asettaa tiedoston aliversiot seurantaan kehittäessään uutta myyntiehdotusta. Jos johonkin versioon tulee virhe, he voivat palauttaa jonkin aiemmista versioista. Kun ehdotus on valmis, he voivat luoda pääversion ja julkaista sen lakiosaston ja esimiehen hyväksyttäväksi. Kun tiedosto on hyväksytty, yrityksen muut työntekijät voivat tarkastella tiedostoa.

  • Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen     Kun asetat tiedoston ulos, voit varmistaa, vain yksi henkilö voi muokata tiedostoa, ennen kuin se on kuitattu sisään. Useille henkilöille asiakirjat uloskuitattava, jotka edellyttävät estää tekemästä muutoksia samaan aikaan, joka aiheuttaa sekaannusta ja muokattavissa. Uloskuittaaminen avulla voi myös muistuttamaan työryhmän jäsenten lisätä kommentin ne valintaruutu tiedoston, jotta voit seurata helpommin mitä jokaisessa versiossa on muutettu.

  • Pysyminen muutosten tasalla    Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelmiston kirjastoissa käytetään RSS-tekniikkaa, joten työryhmän jäsenet saavat päivitykset tarvittaessa automaattisesti. RSS-tekniikan ansiosta uutisten ja muiden tietojen päivityksiä voi vastaanottaa ja tarkastella RSS-syötteiden muodossa keskitetyssä sijainnissa. Voit myös halutessasi luoda sähköpostipäivityksiä, jotka ilmoittavat tiedostoihin tulleista muutoksista.

  • Tiedostojen muokkaaminen offline-tilassa     Jos käsittelet tiedostoja mieluummin kiintolevyllä, voit kuitata ne ulos offline-käsittelemistä varten. Tämä edellyttää kuitenkin, että käytössä on 2007 Microsoft Office System tai muu Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopiva sovellus.

  • Kirjaston käsitteleminen sähköpostiohjelmassa    Microsoft Office Outlook 2007 -sovelluksen tai muun Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivan sähköpostiohjelman avulla voit ottaa tärkeät tiedot tarvittaessa mukaan. Voit lukea, muokata ja etsiä tiedostoja sähköpostiohjelmassa offline-tilassa.

  • Asiakirjan kopiot vaivattomasti sijainnista toiseen    Tiedoston voi helposti lähettää Windows SharePoint Services 3.0 -sivuston sijainnista toiseen. Käyttäjä voi itse määrittää, kehottaako ohjelma päivittämään muissa sijainneissa olevat tiedoston kopiot alkuperäisen tiedoston päivittyessä.

  • Määritä sisältötyypit     Jos ryhmä työskentelee useita erityyppisiä tiedostoja, kuten laskentataulukoita, esityksiä ja asiakirjoja, voit laajentaa kirjaston toimintoja ottaminen käyttöön ja määrittämällä useita sisältötyyppejä. Sisältötyyppien lisää joustavuutta ja yhdenmukaisuuden useisiin kirjastoihin. Kunkin sisältötyypin määrittää mallin ja työnkulku prosessit.

    Myyntiosastolla voi esimerkiksi olla mallit myyntiraportteja, vakioasiakirjoja, budjetteja ja esityksiä varten. Kukin malli sisältää yrityksen logon ja tunnuslauseen. Kun joku luo asiakirjakirjastosta uuden tiedoston, hän voi käyttää haluamaansa mallia.

  • Yksilöllisten käyttöoikeuksien määrittäminen     Kirjastolle tai jopa yksittäiselle kirjaston tiedostolle voi määrittää yksilölliset käyttöoikeudet.

  • Työnkulkujen luominen     Asiakirjakirjastossa tai sisältötyypissä voi käyttää työnkulkuja, jotka organisaatio on määrittänyt liiketoimintaprosesseja varten. Esimerkki tällaisesta on muun muassa asiakirjojen hyväksynnän ja tarkistamisen hallinta.

Kirjaston, jota käytetään määräytyy tiedostotyyppejä ollaan jakamassa:

  • Tiedostokirjasto     Monet tiedostotyypit mukaan lukien tiedostot ja laskentataulukoita, käytä tiedostokirjastoon. Voit tallentaa muita tiedostotyyppejä tekemisestä tiedostokirjastossa, vaikka tietoturvasyistä joidenkin tiedostotyyppien on estetty. Käsiteltäessä ohjelmat, jotka ovat yhteensopivia Windows SharePoint Services-kirjastosta, voit luoda kyseiset tiedostot. Esimerkiksi markkinointi ryhmän voi olla oma kirjasto materiaalien, uutisia versioista ja julkaisuja.

  • Kuvakirjasto     Voit jakaa kokoelma kuvien tai kuvien käyttämällä kuvakirjaston. Vaikka kuvia voidaan tallentaa SharePoint-kirjastojen muuntyyppisten, kuvakirjastot on monia etuja. Esimerkiksi kuvakirjastosta voit tarkastella kuvia diaesityksen, kuvien lataaminen tietokoneeseen, ja Muokkaa kuvia, jotka ovat yhteensopivia Windows SharePoint Services. Harkitse kuvakirjaston luomista ryhmäsi käyttää paljon grafiikkaa, kuten logoja ja yrityskuvia, uudelleen tai jos haluat tallentaa kuvat työryhmän tapahtumia tai tuotteen käynnistyy.

  • Wikisivukirjasto     Voit luoda kokoelma yhdistetyn wiki-sivuja käyttämällä wikisivukirjasto. Wiki-sivujen avulla voit kerätä tavallisia tietoja muodossa, joka on helppo luoda ja muokata useille henkilöille. Voit lisätä kirjastoon wiki-sivuja, jotka sisältävät kuvia, taulukoita, hyperlinkkejä ja sisäisiä linkkejä. Esimerkiksi jos ryhmäsi luo wiki-sivusto projektiin, sivuston voit tallentaa vihjeitä ja vinkkejä peräkkäiset sivut, jotka muodostavat yhteyden toisiinsa.

  • Lomakekirjasto     Jos haluat hallita XML-pohjainen lomakkeiden, käytä lomakekirjasto. Esimerkiksi organisaation kannattaa käyttää lomakekirjaston kuluraportit. Lomakekirjaston määrittäminen edellyttää XML-editoriin tai XML-rakenteen ohjelmaan, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services, kuten Microsoft Office InfoPath.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×