Johdanto käyttäjärooleihin

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Käyttäjäroolien yleiskatsaus

Käyttäjäroolien käyttötarkoituksia

Käyttäjäroolien luominen ja määrittäminen

Käyttäjäroolien yleiskatsaus

Käyttäjärooli on valmiiksi määritetty luokka, joka voidaan määrittää käyttäjille heidän tehtävänimikkeen tai jonkin muun kriteerin perusteella. Rooleja käytetään tavallisesti esittämään lomakemallien mukautettuja versioita tai näkymä erityyppisille käyttäjille. Voit yksinkertaistaa liiketoimintaprosesseja ja optimoida tietojen keräämistä lisäämällä lomakemalliin käyttäjärooleja, kun haluat hallita, mitä käyttäjät näkevät avatessaan lomakemalliin perustuvan lomakkeen. Oletetaan esimerkiksi, että suunnittelet lupahakemuslomakemallia, jonka lomakkeita käyttävät seuraavanlaiset käyttäjät:

  • sähkömiehet, jotka hakevat kulkulupia

  • asiamiehet, jotka vahvistavat, että urakoitsijoiden hakemukset sisältävät tarvittavat tiedot

  • viranomaiset, jotka tarkistavat lähetetyt lupahakemukset hyväksyntää varten.

Sinun ei tarvitse enää suunnitella lomakemallia jokaiselle kolmelle käyttäjäryhmälle erikseen ja hallita kaikkien kyseisten lomakkeiden tietoja, vaan voit suunnitella yhden lomakemallin, jonka lomakemallit keräävät kaikki tiedot, ja lisätä käyttäjäroolin kunkintyyppiselle käyttäjälle. Käyttäjärooli määrittää, mitkä tiedot näytetään kuhunkin käyttäjärooliin perustuvassa mukautetussa näkymässä.

Tietoturvahuomautus : Lomakkeen sisältämien arkaluontoisten tietojen käyttöä ei tule estää käyttämällä käyttäjärooleja. Vaikka määrittäisit lomakemallin vain luku -muotoiseksi tai piilottaisit tietyt ohjausobjektit käyttäjäroolien perusteella, käyttäjät saattavat kyetä muokkaamaan lomakemallitiedostoa (.xsn) ja sen sisältämiä tietoja tekstinkäsittelyohjelmalla, kuten Muistiolla.

Sivun alkuun

Käyttäjäroolien käyttötarkoituksia

Käyttäjärooleista on hyötyä eri käyttäjille. Käyttäjäroolien avulla voit esimerkiksi tehdä seuraavia toimia:

  • Yksilöllisen näkymän näyttäminen kullekin käyttäjäroolille    Voit suunnitella lomakemallin niin, että lomakemallista näytetään eri näkymiä sitä täyttävän henkilön mukaan. Voit esimerkiksi suunnitella yhden näkymän sähköurakoitsijoille, jotka hakevat lupia, toisen näkymän asiamiehille, jotka vastaanottavat lupahakemukset, ja kolmannen näkymän viranomaisille, jotka tarkistavat kaikki tiedot. Kussakin näkymässä näkyy vain kullekin käyttäjäryhmälle tarkoitetut tiedot.

  • Eri osan näyttäminen kullekin käyttäjäroolille    Voit suunnitella lomakemallin, joka näyttää eri osia lomaketta täyttävän henkilön mukaan. Esimerkiksi vain työntekijöille tarkoitettu kuluraporttilomakemallin osa näytetään vain, kun työntekijä avaa lomakkeen. Toinen, vain kuluraportin hyväksyville esimiehille tarkoitettu osa näytetään, kun esimies avaa lomakkeen.

  • Kuhunkin käyttäjärooliin perustuvan kentän tietojen kelpoisuustarkistuksen määrittäminen    Voit suunnitella lomakemallin niin, että tiettyyn kenttään sidottuun ohjausobjektiin käytetään tietojen kelpoisuustarkistusta lomaketta täyttävän henkilön käyttäjäroolin mukaan. Voit esimerkiksi määrittää esimiehelle jonkin enimmäiskuluarvon ja määrittää sitten viranomaiselle samaan tekstikehykseen suuremman enimmäisarvon. Jos esimies ylittää lomaketta täyttäessään määritetyn arvon, näkyviin tulee valintaikkuna. Jos viranomainen täyttää lomakkeen, tekstikehys hyväksyy arvon, joka hylättäisiin, jos lomaketta täyttäisi esimies.

  • Lomaketietojen lähettäminen kuhunkin käyttäjäroolin mukaiseen ulkoiseen tietolähteeseen    Voit esimerkiksi suunnitella lomakemallin niin, että luvan tarvitsevat sähköurakoitsijat voivat lähettää valmiit lomakkeet vain Web-palveluun ja asiamiehet vain SQL-tietokantaan. Viranomaiset voivat lähettää lomaketietonsa tietokantaan ja sähköpostiviestissä, jos hakemus on hyväksytty, tai he voivat lähettää lomaketietonsa vain tietokantaan, jos hakemus on hylätty.

Sivun alkuun

Käyttäjäroolien luominen ja määrittäminen

Kun luot uuden käyttäjäroolin, voit määrittää siihen käyttäjiä seuraavilla tavoilla:

  • Voit määrittää käyttäjänimiä Microsoft Active Directory -hakemistopalvelusta (esimerkiksi "myynti\antti"). Käyttäjänimen lisääminen Active Directory -hakemistopalvelusta edellyttää, että lomakemalli on luotu Active Directorya käyttävässä Microsoft Windows -verkossa ja julkaistu tällaiseen verkkoon.

  • Voit määrittää ryhmiä Active Directory -hakemistopalvelusta. Voit esimerkiksi määrittää sähköpostin jakeluluettelon, joka sisältää markkinointitiimin kaikkien jäsenten nimet. Ryhmän lisääminen Active Directory -hakemistopalvelusta edellyttää, että lomakemalli on luotu Active Directorya käyttävässä Microsoft Windows -verkossa ja julkaistu tällaiseen verkkoon.

  • Voit määrittää arvon, joka on peräisin suoraan lomakkeen sisältämästä kentästä. Kenttä saattaa noutaa tiedot Active Directorysta, tai käyttäjä voi lisätä tietoja ohjausobjektiin, joka on sido kyseiseen kenttään. Jos esimerkiksi lomakemallisi sisältää Järjestelmänvalvoja-tekstiruudun, voit määrittää tietyn käyttäjäroolin kenttä, johon tekstiruutu on sidottu.

Lisättyäsi käyttäjäroolin voit määrittää sen seuraavasti:

Oletusrooli    Käyttäjille, joille ei ole määritetty mitään tiettyä roolia, määritetään automaattisesti rooli, joka on määritetty oletusrooliksi. Oletusrooli määritetään myös niille käyttäjille, jotka kuuluvat ryhmään mutta työskentelevät offline-tilassa. Yksi rooleista on aina oletusrooli.

Aloittaja-rooli    Jos haluat määrittää tietyn käyttäjäroolin käyttäjälle, joka avaa uuden lomakkeen ensimmäisenä, voit määrittää tällaiselle käyttäjälle Aloittaja-roolin. Voit määrittää esimerkiksi Urakoitsija-nimisen Aloittaja-roolin, joka määritetään käyttäjille, jotka täyttävät uusia lupahakemuslomakkeita. Vaikka käyttäjällä olisikin jokin muu rooli, hänelle määritetään Urakoitsija-rooli automaattisesti, kun hän avaa uuden lupahakemuslomakkeen. Kun sama käyttäjä avaa saman lomakkeen seuraavan kerran, Microsoft Office InfoPath kuitenkin käyttää Aloittaja-roolin asemesta käyttäjän alkuperäistä roolia.

Jos olet määrittänyt käyttäjille rooleja, jotka perustuvat käyttäjänimien, ryhmien tai kenttien arvojen yhdistelmään, ja käyttäjä avaa lomakemalliisi perustuvan lomakkeen, InfoPath määrittää kyseiselle käyttäjälle määritettävän roolin seuraavan järjestyksen perusteella:

  1. Käyttäjän nimi on lomakemallin sisältämän kentän arvo.

  2. Käyttäjän nimi sisältyy Active Directoryyn.

  3. Käyttäjä on Active Directory -ryhmän jäsen.

    Huomautus: Jos käyttäjä on usean ryhmän jäsen ja määrität käyttäjärooleja, jotka perustuvat ryhmään, InfoPath tarkistaa jokaisen ryhmän jäsenluettelon siinä järjestyksessä, jossa ryhmät sijaitsevat Käyttäjien roolien hallinta -valintaikkunassa. Esimerkiksi jos käyttäjä on sekä agenttiryhmän että järjestelmänvalvojaryhmän jäsen ja järjestelmänvalvojaryhmä sijaitsee luettelossa ennen agenttiryhmää, käyttäjälle määritetään järjestelmänvalvojaryhmän käyttäjärooli.

  4. Jos mikään ehto ei täyty, käyttäjälle määritetään oletusrooli.

Kun olet määrittänyt lomakemallillesi käyttäjäroolit, voit määrittää sääntö, joka vaihtaa näkymää käyttäjän roolin mukaan automaattisesti. Voit määrittää esimerkiksi johtajaroolin ja luoda sitten säännön, joka tuo automaattisesti näkyviin johtajan näkymän, kun käyttäjä, jolle on määritetty johtajarooli, avaa lomakkeen. Vaihtoehtoisesti voit luoda säännön ensin ja määrittää käyttäjäroolit vasta sitten osana säännön luomista.

Voit mukauttaa myös ohjausobjektien toimintaa käyttäjäroolien mukaan. Voit esimerkiksi ottaa käyttöön ohjausobjektin vain tiettyä käyttäjäroolia varten, jolloin muut käyttäjäroolit voivat tarkastella ohjausobjektin tietoja mutta eivät muokata niitä. Kyky rajoittaa sitä, kuka saa kirjoittaa tietoja käyttäjärooleihin perustuviin ohjausobjekteihin, on eräs tapa varmistaa se, että ohjausobjektiin kirjoitetut tiedot ovat hyväksyttäviä. Sinulla voi esimerkiksi olla lupahakemuslomakemallissa Hyväksyntä-valintaruutu, jonka vain viranomaiset-käyttäjäroolin jäsenet voivat valita ja joka osoittaa, että lupa on hyväksytty. Muihin käyttäjärooleihin määritetyt käyttäjät, kuten hakemuksia lähettävät urakoitsijat, näkevät vain valintaruudun, mutta he eivät voi valita sitä tai poistaa sen valintaa.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×