Johdanto SharePoint-työnkulkuihin

Johdanto SharePoint-työnkulkuihin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Työnkulkujen avulla käyttäjät voivat käsitellä tiedostoja yhteistyössä sekä hallita projektitehtäviä ottamalla liiketoimintaprosessit käyttöön SharePoint-sivuston tiedostoissa ja kohteissa. Työnkulkujen avulla organisaatiot voivat noudattaa yhdenmukaisia liiketoimintaprosesseja. Työnkulut myös parantavat organisaation tehokkuutta ja tuottavuutta liiketoimintaprosessien vaiheiden ja tehtävien hallitsemisen kautta. Tällöin tehtävistä vastaavien henkilöiden ei tarvitse huolehtia työnkulun hallinnasta, vaan he voivat keskittyä tehtäviensä suorittamiseen.

Artikkelin sisältö

Tietoja työnkuluista

Kaksi SharePoint-työnkulkuympäristöä

Valmiit työnkulut

Mukautettujen työnkulkujen tuki

Työnkulkujen käyttämisen vaiheet

Tietoja työnkuluista

Työnkululla tarkoitetaan toisinaan tehtäväsarjaa, joka johtaa tiettyyn tavoitteeseen. SharePoint Products and Technologies -tuotteen yhteydessä työnkulun käsite määritellään kapeammin. Sillä tarkoitetaan tiedostojen tai kohteiden automaattista siirtymistä liiketoimintaprosessiin liittyvässä toiminto- tai tehtäväsarjassa. Työnkulkuja voidaan käyttää organisaation yleisten liiketoimintaprosessien yhdenmukaiseen hallintaan, sillä organisaatio voi liittää liiketoimintalogiikkaa SharePoint-luettelossa tai -kirjastossa säilytettäviin asiakirjoihin tai kohteisiin. Liiketoimintalogiikalla tarkoitetaan periaatteessa käskyjoukkoa, jolla määritetään ja hallitaan tiedostolle tai kohteelle suoritettavia toimintoja.

Työnkulut voivat selkiyttää yleisten liiketoimintaprosessien (esimerkiksi projektien hyväksynnän tai tiedoston tarkastuksen) koordinointiin liittyviä kustannuksia ja siihen kuluvaa aikaa hallitsemalla ja seuraamalla näihin prosesseihin liittyviä eri henkilöiden suorittamia tehtäviä. Esimerkiksi SharePoint-sivustossa käyttäjä voi lisätä työnkulun tiedostokirjastoon, joka reitittää tiedoston tietylle käyttäjäryhmälle hyväksymistä varten. Kun tiedoston tekijä aloittaa tämän työnkulun jollekin kyseisen kirjaston tiedostolle, työnkulku luo tiedoston hyväksyntätehtäviä, jakaa nämä tehtävät työnkulun osallistujille ja lähettää osallistujille sähköposti-ilmoitukset, jotka sisältävät tehtävän ohjeet ja linkin hyväksyttävään tiedostoon. Kun työnkulku on käynnissä, työnkulun omistaja (eli tässä tapauksessa tiedoston laatija) tai työnkulun osallistujat voivat tarkistaa Työnkulun tila -sivulta, ketkä osallistujista ovat suorittaneet omat tehtävänsä. Kun kaikki työnkulun osallistujat ovat suorittaneet tehtävänsä, työnkulku päättyy ja sen omistajalle lähetetään tästä ilmoitus automaattisesti.

Edellisen esimerkin hyväksynnän työnkulun toiminnot noudattavat alla olevassa kuvassa esitettyä prosessia.

Hyväksynnän työnkulun vuokaavio

Aiemmin luotujen henkilötyöprosessien tukemisen lisäksi työnkulut lisäävät mahdollisuuksia käsitellä tiedostoja, luetteloita ja kirjastoja yhdessä muiden käyttäjien kanssa. Sivuston käyttäjät voivat aloittaa työnkulkuja ja osallistua niihin käyttäen mukautettavissa olevia lomakkeita, jotka voidaan avata käsiteltävässä tiedostossa tai SharePoint-luettelon tai kirjaston kohteessa. Lisäksi SharePoint-tuotteiden työnkulkutoiminto on integroitu tiiviisti Microsoft Office 2013:n kanssa, joten seuraavat työnkulun tehtävät voidaan suorittaa kummassakin tuotteessa:

  • tiedostolle tai kohteelle käytettävissä olevien työnkulkujen luettelon tarkasteleminen

  • työnkulun aloittaminen tiedostolle tai kohteelle

  • työnkulun tehtävän tarkasteleminen, muokkaaminen tai määrittäminen uudelleen

  • työnkulun tehtävän suorittaminen.

Sivun alkuun

Kaksi SharePoint-työnkulkuympäristöä

SharePoint 2010 -työnkulkuympäristö on siirretty Office 365:een ja SharePoint Server 2013 -versioon, joten kaikki tässä ympäristössä luomasi työnkulut ovat edelleen käytettävissä. Tässä ympäristössä käytetään Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5) -versiota. SharePoint 2013 -työnkulkuympäristössä käytetään Windows Workflow Foundation 4 (WF) -versiota, ja sitä on muutettu merkittävästi. Uuden työnkulkuympäristön kenties huomattavin muutos on Microsoft Azuren käyttäminen työnkulun suorittamisen isäntäpalveluna. Työnkulun suoritusmoduuli on nyt Office 365:n ja SharePoint Server 2013:n ulkopuolella Microsoft Azuressa.

Kun työnkulku luodaan SharePointissa, valittavana on kaksi ympäristötyyppiä: SharePoint 2010 -työnkulku ja SharePoint 2013 -työnkulku.

Sivun alkuun

Valmiit työnkulut

SharePoint-sivustoon sisältyy useita valmiita työnkulkuja, jotka liittyvät tavanomaisiin liiketoimintatilanteisiin:

  • Hyväksyntä    Tämä työnkulku reitittää tiedoston tai kohteen käyttäjäryhmän hyväksyttäväksi. Hyväksyntätyönkulku on oletusarvoisesti liitetty Tiedosto-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastossa.

  • Palautteen pyytäminen    Tämä työnkulku reitittää tiedoston tai kohteen käyttäjäryhmälle palautteen antamista varten. Tarkistajat voivat antaa palautetta, joka kootaan yhteen ja lähetetään työnkulun aloittaneelle henkilölle. Palautteen pyytäminen -työnkulku on oletusarvoisesti liitetty Tiedosto-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastoissa.

  • Allekirjoitusten pyyntö    Tämä työnkulku reitittää Microsoft Office -tiedoston käyttäjäryhmälle digitaalisten allekirjoitusten keräämistä varten. Tämä työnkulku on käynnistettävä Office 2013 -ohjelmassa. Osallistujien on suoritettava allekirjoitustehtävänsä lisäämällä oma digitaalinen allekirjoituksensa tiedostoon sen käsittelemiseen tarkoitetussa Office-sovelluksessa. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku on oletusarvoisesti liitetty Tiedosto-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastoissa. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku on kuitenkin käytettävissä tiedostokirjastossa olevalle tiedostolle vain, jos tiedostossa on vähintään yksi Microsoft Officen allekirjoitusrivi.

  • Julkaisemisen hyväksyntä    Tämä työnkulku muistuttaa Hyväksyntä-työnkulkua, sillä se automatisoi sisällön reitittämisen alan asiantuntijoille ja sidosryhmille tarkistamista ja hyväksymistä varten. Julkaisemisen hyväksynnän työnkulku on kuitenkin siitä erikoinen, että se on suunniteltu erityisesti niitä julkaisusivustoja varten, joissa säädellään uusien ja päivitettyjen verkkosivujen julkaisemista.

  • Kolmen tilan työnkulku    Tämän työnkulun avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden on seurattava suurta asioiden tai kohteiden määrää, esimerkiksi asiakastukiasioita, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä.

Kaikkia edellä kuvattuja työnkulkuja voidaan mukauttaa organisaatiota varten monin tavoin. Jos työnkulku otetaan esimerkiksi käyttöön tiedostoille tai kohteille lisäämällä se luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, voit mukauttaa tehtävä- ja historialuetteloita, joihin työnkulun tiedot tallennetaan.

Kun sivuston käyttäjä aloittaa työnkulun tiedostolle tai kohteelle, hän voi mukauttaa työnkulkua määrittämällä osallistujat, määräpäivän ja tehtäväkohtaiset ohjeet.

Sivun alkuun

Mukautettujen työnkulkujen tuki

Valmiita työnkulkuja voidaan mukauttaa jossain määrin eri tarpeisiin, mutta organisaatio voi myös suunnitella ja kehittää omiin liiketoimintaprosesseihinsa sopivia yksilöllisiä työnkulkuja. Työnkulut voivat olla niin yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin liiketoimintaprosessit edellyttävät. Kehittäjät voivat luoda työnkulkuja, joita sivuston käyttäjät aloittavat tarvittaessa, tai automaattisesti jonkin tapahtuman (esimerkiksi luettelon kohteen luomisen tai muuttumisen) yhteydessä alkavia työnkulkuja. Jos organisaatio on kehittänyt ja ottanut käyttöön omia mukautettuja työnkulkuja, nämä työnkulut voivat olla käytettävissä edellä kuvattujen valmiiden työnkulkujen ohella tai asemesta.

Mukautettuja työnkulkuja voidaan luoda kahdella tavalla:

  • Tehokäyttäjät voivat suunnitella Microsoft SharePoint Designer 2013:n ja Office Visio 2013:n avulla koodittomia työnkulkuja käytettäviksi tietyssä luettelossa tai kirjastossa.      SharePoint Designer 2013 -työnkulut luodaan käytettävissä olevien työnkulun toimintojen luettelosta. Työnkulun luonut käyttäjä voi ottaa työnkulut käyttöön suoraan siinä luettelossa tai kirjastossa, jossa niitä käytetään. SharePoint Designer 2013 toimii yhdessä Visio 2013:n kanssa ja tarjoaa visuaalisen työnkulun luomiskokemuksen muotojen ja yhdysviivojen avulla laadittavien kaavioiden kautta. Työnkulkuja voidaan myös tuoda Visio 2013 -versioista SharePoint Designer 2013 -versioon ja päinvastoin.

  • Ohjelmistojen ammattikehittäjät voivat luoda työnkulkuja Visual Studio 2012 -versiolla tai uudemmalla.    Nämä työnkulut sisältävät mukautettua koodia ja työnkulkutoimia. Palvelimen järjestelmänvalvoja voi ottaa ammattikehittäjän luomat mukautetut työnkulut käyttöön useassa sivustossa.

Sivun alkuun

Työnkulkujen käyttämisen vaiheet

Tiedostossa tai luettelokohteessa käytettävään työnkulkuun kuuluu useita vaiheita. Kunkin vaiheen voivat suorittaa eri rooleissa toimivat henkilöt. Esimerkiksi sivuston järjestelmänvalvoja voi ottaa työnkulun käyttöön tiedostokirjastossa, sisällöntuottaja voi aloittaa työnkulun tai muuttaa käynnissä olevaa työnkulkua ja kolmas henkilö (esimerkiksi asiakirjan tarkistaja tai hyväksyjä) voi suorittaa työnkulun tehtävän.

Työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin

Ennen kuin työnkulkua voidaan käyttää, se on lisättävä luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, jotta se on käytettävissä tietyssä paikassa oleville tiedostoille tai kohteille. Työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin edellyttää luetteloiden hallintaoikeuksia. Tavallisesti tämän tehtävän suorittavat sivuston järjestelmänvalvojat tai tiettyjen luetteloiden tai kirjastojen hallinnasta vastaavat henkilöt.

Työnkulun käytettävyys sivustossa vaihtelee sen mukaan, mihin työnkulku on lisätty:

  • Suoraan luetteloon tai kirjastoon lisätty työnkulku on vain kyseisen luettelon tai kirjaston kohteiden käytettävissä.

  • Luettelon sisältötyyppiin (sivuston sisältötyypin esiintymään, joka on lisätty tiettyyn luetteloon tai kirjastoon) lisätty työnkulku on vain kyseiseen sisältötyyppiin kuuluvien kohteiden käytettävissä siinä luettelossa tai kirjastossa, johon sisältötyyppi on yhdistetty.

  • Sivuston sisältötyyppiin lisätty työnkulku on käytettävissä kaikissa kyseistä sisältötyyppiä edustavissa kohteissa kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa, joihin on lisätty kyseisen sisältötyypin esiintymä.

  • Jos haluat, että työnkulku on yleisesti sivuston luetteloiden tai kirjastojen käytettävissä, luo sivuston työnkulku.

Kun lisäät työnkulun luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, voit mukauttaa määritetyssä sijainnissa olevaa työnkulkua määrittämällä tiettyjä asetuksia:

  • työnkulun tämän esiintymän nimi

  • tehtäväluettelo, johon työnkulkuun liittyvät tehtävät tallennetaan

  • historialuettelo, johon kaikki työnkulkuun liittyvät tapahtumat tallennetaan

  • työnkulun aloittamistapa

  • muut työnkulkukohtaiset asetukset (miten tehtävät reititetään osallistujille, missä tilanteissa työnkulku päätetään ja mitä toimintoja suoritetaan työnkulun päätyttyä).

Kun työnkulku lisätään luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, se on tietyssä sijainnissa olevien asiakirjojen tai kohteiden käytettävissä. Todellista työnkulkua ei käynnistetä.

Tiedoston tai kohteen työnkulun käynnistäminen

Kun työnkulku on lisätty luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin ja se on täten käytettävissä, voit käynnistää työnkulun tiedostossa tai kohteessa (jos työnkulku voidaan käynnistää manuaalisesti). Käynnistä työnkulku valitsemalla haluamasi työnkulku tiedostolle tai kohteelle käytettävissä olevien työnkulkujen luettelosta. Sinun täytyy ehkä myös täyttää työnkulun edellyttämät tiedot lomakkeeseen. Työnkulun suunnittelu- ja määritystavan mukaan voit myös ehkä mukauttaa työnkulkua, kun käynnistät sen tiedostossa tai kohteessa. Voit mukauttaa asetuksia, kuten osallistujat, määräpäivä ja tehtäväkohtaiset ohjeet.

Käynnissä olevan työnkulun muokkaaminen

Kun työnkulku on käynnistetty kohteessa, sinun on ehkä tehtävä muutoksia sen toimintaan. Esimerkiksi työnkulun käynnistänyt käyttäjä voi haluta lisätä osallistujia työnkulun käynnistymisen jälkeen. Työnkulun osallistuja taas voi esimerkiksi määrittää tehtäviään muille käyttäjille tai pyytää työnkulun tiedostoon tai kohteeseen muutoksia. Joitakin valmiita työnkulkuja voidaan muokata niiden ollessa käynnissä. Jos organisaatiosi on laatinut ja ottanut käyttöön mukautettuja työnkulkuja, muutokset käynnissä oleviin työnkulkuihin voivat olla sallittuja.

Työnkulkutehtävien päättäminen

Jokainen käyttäjän toimia edellyttävä työnkulun tapahtuma on määritetty työnkulun tehtäväksi. Kun työnkulku määrittää tehtävän osallistujalle, tehtävän vastaanottaja voi suorittaa tehtävän tai pyytää muutoksia työnkulkuun muokkaamalla työnkulun tehtävälomaketta. Työnkulun osallistujat voivat suorittaa työnkulun tehtävät SharePoint-sivustossa tai suoraan Office 2013 -ohjelmassa. Kun työnkulun osallistuja suorittaa työnkulun tehtävän tai pyytää muutosta työnkulkuun, työnkulku siirtyy seuraavaan vaiheeseen.

Työnkulkujen tilan seuranta

Työnkulun omistajat ja osallistujat voivat seurata työnkulun etenemistä työnkulkuun liittyvältä tilasivulta. Tilasivulla on työnkulun keskeneräisten tehtävien tilatietoja. Se sisältää myös työnkulun kannalta keskeisiä historiatietoja.

Raportointityökaluilla voidaan esittää analyysi työnkulun historiasta kootussa muodossa. Organisaatiot voivat käyttää tätä analyysia prosessien pullonkaulojen etsimiseen tai määritettäessä, saavuttaako ryhmä liiketoimintaprosessille määritetyt suoritustavoitteet. Kaikissa työnkuluissa voidaan käyttää useita valmiiksi määritettyjä Microsoft Office Excel -raportteja. Lisäksi työnkulun historiatiedot ovat saatavina SharePoint-luettelotietolähteenä, jota voidaan käyttää ja analysoida muissa ohjelmissa tai mukautetuissa liiketoimintaprosessien seurantaratkaisuissa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Katso myös

Yleisiä tietoja SharePointin työnkuluista

Työnkulkujen SharePoint 2013: n

Työnkulun laatiminen SharePoint Designer 2013: n ja Visio 2013

SharePoint Server 2013-työnkulun aloittaminen

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×