Johdanto Microsoft Office SharePoint Server 2007:ään

Tämä artikkeli sisältää johdannon Microsoft Office SharePoint Server 2007:ään ja kuvauksen siitä, miten ohjelman avulla voi hallita ja ymmärtää paremmin sisältöä, virtaviivaistaa liiketoimintaprosesseja ja jakaa tietoja muille organisaation jäsenille.

Huomautus: Tässä artikkelissa ei kuvata sellaisia Office SharePoint Server 2007:n ominaisuuksia, jotka on tarkoitettu IT-asiantuntijoille tai kehittäjille. Katso myös -osassa on linkkejä tarkkoihin tietoihin Office SharePoint Server 2007:n hallinnasta ja sen toimintojen laajentamisesta.

Yleistä Office SharePoint Server 2007:stä

Office SharePoint Server 2007 ja Windows SharePoint Services

Yhteiskäyttö

Henkilöt ja mukauttaminen

Etsintä

Sisällön hallinta

Liiketoimintaprosessi ja lomakkeet

Yritystiedot

Yleistä Office SharePoint Server 2007:stä

Office SharePoint Server 2007 on uusi palvelinsovellus, joka on osa 2007 Microsoft Office System -tuotetta. Ohjelman avulla organisaatiosi voi helpottaa yhteiskäyttöä, tarjota sisällönhallinnan toimintoja, toteuttaa liiketoimintaprosesseja ja jakaa tietoja, jotka ovat tärkeitä organisaation tavoitteiden ja prosessien kannalta.

Käyttämällä Office SharePoint Server 2007:n sivustomalleja ja muita toimintoja voit luoda nopeasti ja tehokkaasti sivustoja, jotka tukevat organisaation sisällönjulkaisun, sisällönhallinnan, tietueiden hallinnan tai yritystietojen tarpeita. Voit luoda esimerkiksi yritystason sivustoja, organisaation portaalisivustoja, Internet-sivustoja tai erityissivustoja, kuten sisältösäilöjä tai kokouksen työtiloja. Tällaiset sivustot mahdollistavat yhteistyön ja tietojen jakamisen muille organisaation sisällä ja organisaation ulkopuolelle. Lisäksi voit määrittää Office SharePoint Server 2007:n etsimään tehokkaasti henkilöitä, asiakirjoja ja tietoja, suunnitella lomakepohjaisia liiketoimintaprosesseja ja osallistua niihin sekä käyttää ja analysoida suuria määriä yritystietoja.

Lisäksi Office SharePoint Server 2007:n avulla voi

  • tehdä tehokkaasti yhteistyötä organisaation muiden jäsenten kanssa. Voit esimerkiksi katsoa kalenterista, koska ryhmällä on yhteisiä tapahtumia, tai tallentaa asiakirjakirjastoihin ryhmän, osaston tai organisaation yhteisiä asiakirjoja. Voit myös keskustella ongelmista blogeissa tai etsiä tietoja Wiki-sivuilta, jotka ovat käyttäjien hallitsemia tietovarastoja.

  • luoda omia sivustoja, joissa voi hallita tietoja ja jakaa niitä muille käyttäjille. Voit esimerkiksi luoda itsellesi Oma sivusto -portaalin, jossa voit tarkastella ja hallita keskitetysti kaikkia asiakirjoja, tehtäviä, linkkejä, Microsoft Office Outlook 2007 -kalenteria, yhteystietoja ja muita henkilökohtaisia tietoja.

  • etsiä yrityssovelluksista henkilöitä, asiantuntemusta ja tietoja. Voit etsiä esimerkiksi intranetissä sijaitsevasta Omasta sivustosta henkilöitä, joilla on tiettyä asiantuntemusta tai kiinnostuksenkohteita, vaikka et tietäisi heidän nimiään. Voit ehkä myös etsiä tietoja yritystietokannasta tai yrityssovelluksesta, esimerkiksi asiakassuhteiden hallinnan (CRM) sovelluksesta.

  • hallita asiakirjoja, tietueita ja Web-sisältöä. Organisaatiosi voi kehittää esimerkiksi prosessin, jossa asiakirjat poistetaan tai määritetään vanhentuneiksi tietyn ajan kuluttua.

  • ylläpitää XML-pohjaisia yrityslomakkeita, jotka on yhdistetty tietokantoihin tai muihin yrityssovelluksiin. Jos työskentelet esimerkiksi virastossa, voit suunnitella kaavakkeita Microsoft Office InfoPath 2007:n lomakkeiksi ja ylläpitää niitä sitten Office SharePoint Server 2007:ssä, jolloin käyttäjät voivat täyttää lomakkeet selaimella. Lomakkeeseen kirjoitetut tiedot voi lähettää viraston tietokantaan.

  • julkaista helposti raportteja, luetteloita ja suorituskykyilmaisimia muodostamalla linkkejä yrityssovelluksiin, joita ovat esimerkiksi SAP, Siebel ja Microsoft SQL Server 2005.

Miten Office SharePoint Server 2007 toimii Microsoft Office -järjestelmän ohjelmien kanssa?

Office SharePoint Server 2007 on suunniteltu toimimaan tehokkaasti muiden 2007 Microsoft Office Systemin ohjelmien ja palvelinten kanssa. Seuraavassa luettelossa on esimerkkejä mahdollisista käyttötavoista.

  • Jos käytät Microsoft Office PowerPoint 2007:ää, voit luoda PowerPointin dioista kirjaston, jonka voi jakaa muille käyttäjille Office SharePoint Server 2007 -sivustossa.

  • Jos käytät Microsoft Office Access 2007:ää, voit käyttää SharePoint-luetteloa offline-tilassa ja tarkastella sen tietoja sekä luoda niistä raportteja Office Access 2007:n raportointityökalujen avulla. Jos olet esimerkiksi matkoilla, voit säilyttää SharePoint-luettelon kopion kannettavassa tietokoneessa, jolloin voit muokata luetteloa ja suorittaa kyselyitä, ikään kuin se olisi Office Access 2007:n taulukko. SharePoint-luetteloa käyttävät lomakkeet ja raportit ovat vuorovaikutteisia – Office Access 2007 voi synkronoida paikallisen luettelon verkossa olevan luettelon kanssa, kun yhdistät kannettavan tietokoneen verkkoon.

  • Jos käytät Office Outlook 2007:ää, voit käyttää asiakirjakirjastoja offline-tilassa. SharePoint-kansiot näyttävät samanlaisilta kuin muutkin Outlookin kansiot.

  • Jos käytät Office InfoPath 2007:ää, voit suunnitella selainten kanssa yhteensopivia lomakemalleja, julkaista ne Office SharePoint Server 2007 -sivustossa ja sallia niiden käyttämisen Web-selaimella.

  • Jos käytät Microsoft Office Excel 2007:ää, voit tallentaa SharePoint-sivuston laskentataulukot, jolloin käyttäjät voivat käyttää niitä selaimella. Tällaisten laskentataulukoiden avulla voi ylläpitää ja jakaa tehokkaasti keskitettyä, päivitettyä versiota, mikä auttaa suojaamaan omistamiasi tietoja, kuten rahoitusmalleja, jotka on upotettu laskentataulukkoon.

  • Jos käytät Microsoft Office SharePoint Designer 2007:ää, voit mukauttaa Office SharePoint Server 2007 -sivustot ja työnkulut intuitiivisessa WYSIWYG (what you see is what you get) -ympäristössä. Voit mukauttaa SharePoint-sivustoja omien tarpeidesi mukaan ja käyttää uusinta ASP.NET-tekniikkaa, Web-standardeja, kuten XHTML (Extensible Hypertext Markup Language) -koodia, ja CSS-tyylisivuja. Jos olet esimerkiksi yritysanalyytikko, sinua saatetaan pyytää rakentamaan ja mukauttamaan uusi Office SharePoint Server 2007 -sivusto, jota käytetään nauhoitettujen asiakastapahtumien yhteiseen analysointiin. Tässä tapauksessa voit luoda Office SharePoint Designer 2007:llä uuden Office SharePoint Server 2007 -sivuston, jossa kirjoittajat, videokuvaajat ja markkinointiryhmän jäsenet voivat analysoida videoita yhdessä.

  • Useissa 2007 Office -versio -ohjelmissa palvelimen asiakirjan ominaisuudet voi päivittää asiakirjan tietoruudussa, joka tulee näkyviin muokattavissa olevien kenttien joukkona asiakirjan yläosaan. Esimerkiksi Word-asiakirjassa voi olla tarpeen muokata tekijän nimeä, asiakirjan luontipäivämäärää ja asiakirjan lajia. Näin asiakirjoja on helpompi etsiä palvelimesta. Voit esimerkiksi etsiä nopeasti kaikki lehdistötiedotteet, joiden asiakas-ominaisuutena on jonkin tietyn asiakkaan nimi.

  • Useissa 2007 Office -versio -ohjelmissa voi aloittaa työnkulun tai osallistua siihen. Työnkulku tarkoittaa tiettyjen toimintojen tai liiketoimintaprosessiin liittyvien tehtävien suorittamista asiakirjoille tai kohteille tietyssä järjestyksessä. Työnkulkujen avulla voi hallita johdonmukaisesti yleisiä liiketoimintaprosesseja, kuten asiakirjan hyväksyntää tai tarkistamista.

Sivun alkuun

Office SharePoint Server 2007 ja Windows SharePoint Services

Saatat ihmetellä, mitä eroa on Office SharePoint Server 2007:llä ja Microsoft Windows SharePoint Servicesillä ja miten ne liittyvät toisiinsa.

Office SharePoint Server 2007 on tuote, joka käyttää Windows SharePoint Services -tekniikkaa. Kaikki Windows SharePoint Servicesin toiminnot ovat käytettävissä myös Office SharePoint Server 2007:ssä, mukaan lukien mahdollisuus luoda keskitettyjä luetteloita ja kirjastoja, blogeja, Wiki-sivuja ja ryhmän työtiloja, kuten kokoustyötiloja.

Office SharePoint Server 2007 tarjoaa Windows SharePoint Servicesin avulla yhdenmukaisen ja tutun ympäristön, jossa voi hallita luetteloita, asiakirjakirjastoja ja sivustoja sekä mukauttaa sivustoja. Office SharePoint Server 2007 sisältää kuitenkin parannettuja ja uusia toimintoja, jotka eivät ole käytettävissä Windows SharePoint Services -sivustoissa. Office SharePoint Server 2007 käyttää esimerkiksi samaa etsintätekniikkaa kuin Windows SharePoint Services mutta sisältää lisätoimintoja, jotka ovat erityisen hyödyllisiä suurten organisaation työntekijöille. Tällainen on esimerkiksi mahdollisuus etsiä yritystietoja SAP- ja Siebel-sovelluksista sekä muista yrityssovelluksista.

Sivun alkuun

Yhteiskäyttö

Käyttämällä seuraavia Office SharePoint Server 2007:n toimintoja voit työskennellä tehokkaammin muiden organisaation henkilöiden kanssa.

Sivustomallien käyttäminen yhteistyöhön tai kokousten hallintaan     Kun luot uuden Office SharePoint Server 2007 -sivuston, voit aloittaa valitsemalla jonkin lukuisista erilaisista sivustomalleista, jotka soveltuvat yhteistyöhön muiden henkilöiden kanssa ja kokousten hallintaan. Esimerkiksi Yhteiskäyttö-ryhmän sivustomallit on suunniteltu auttamaan organisaation ryhmiä käyttämään projekteissa yhteisiä asiakirjoja. Esimerkiksi Asiakirjatyötila-sivustomallin avulla voi työskennellä yhdessä muiden henkilöiden kanssa, jotka käyttävät samaa asiakirjaa tai asiakirjajoukkoa. Kokoukset-ryhmän sivustomallit on suunniteltu auttamaan organisaation ryhmiä hallitsemaan erilaisia kokouksia. Tämän ryhmän mallit tukevat kaikenlaisia kokouksia, kuten peruskokouksia, päätöksentekokokouksia ja jopa vapaa-ajan tapahtumia.

Asiakirjojen, yhteystietojen, tehtävien ja kalenterien jakaminen     Voit synkronoida Office SharePoint Server 2007 -kalenterin Outlookin kanssa. Voit lisätä koko päivän kestäviä tapahtumia ja määrittää monenlaisia toistuvia tapahtumia. Voit seurata ryhmän projekteja tehokkaammin päivä- ja kuukausinäkymien avulla.

Aivoriihi helposti wiki-sivustojen avulla     Wiki-sivuston avulla on helppo toteuttaa aivoriihi, työskennellä yhdessä suunnitteluryhmän kanssa, luoda tietosanakirja tai kerätä perustietoja helposti käytettävässä muodossa. Ryhmän jäsenet voivat osallistua wiki-sivustojen tekemiseen selaimella – he eivät tarvitse tekstinkäsittelyohjelmaa tai erityistä teknistä osaamista.

Ajatusten jakamien blogeissa     Blogi eli verkkopäiväkirja koostuu useista lyhyistä viesteistä. Viestit ovat näkyvissä siten, että tuoreimmat viestit ovat ylimpänä. Office SharePoint Server 2007:ssä voi luoda blogin, lähettää viestin blogiin, tilata blogin päivityksiä ja mukauttaa blogia muutamalla hiiren napsautuksella. Blogissa voi sallia muiden kirjoittaa kommentteja tai estää kommentit. Blogin avulla johtaja voi jakaa ajatuksiaan ja visioitaan, yhteisö voi rakentaa asiakassuhteita ja ryhmä voi jakaa epävirallisesti uutisia ja vihjeitä.

Luetteloiden ja kirjastojen päivittäminen RSS-syötteen avulla     Luettelot ja kirjastot käyttävät RSS (Really Simple Syndication) -tekniikkaa, joten työryhmän jäsenet voivat vastaanottaa automaattisia päivityksiä. RSS on tekniikka, jonka avulla ihmiset voivat vastaanottaa ja tarkastella päivityksiä eli syötteitä uutisista, blogeista ja muista kiinnostavista aiheista yhdessä sijainnissa.

Projektien hallinta     Voit luoda Projektitehtävät-luettelon, joka sisältää Gantt-kaavion. Gantt-kaavio on visuaalinen yhteenveto projektitehtävistä, ja sen avulla voi seurata ryhmän tehtävien päivämääriä ja edistymistä.

Sisällön käyttäminen mobiililaitteilla     Voit tarkastella portaaleja, ryhmäsivustoja ja luetteloita mobiililaitteella, mikä auttaa seuraamaan ryhmän projekteja ja tehtäviä toimiston ulkopuolelta. Esimerkiksi luettelot näkyvät puhelimissa (ja muissa kansainvälisiä standardeja tukevissa mobiililaitteissa) yksinkertaisessa tekstimuodossa, jossa on linkki, jonka avulla sivujen sisältöä voi vierittää. Voit myös vastaanottaa ilmoituksia luetteloiden päivityksistä.

Sähköpostin lähettäminen Office SharePoint Server 2007:ään     Voit osallistua sähköpostin avulla keskusteluihin, kokouksiin ja Office SharePoint Server 2007 -sivuston asiakirjojen kirjoittamiseen. Samalla tavalla kuin lähetät ryhmälle sähköpostia tehtäviä tai projekteja koskevista asioista, voit lähettää sähköpostia Office SharePoint Server 2007 -sivustoon tai tiettyyn luetteloon tai kirjastoon. Voit myös arkistoida sivustoon tai luetteloon lähetettyä sähköpostia, jolloin ryhmän jäsenet voivat helposti seurata keskustelua sivustossa tarvitsematta etsiä viestejä Saapuneet-kansiosta.

Asiakirjojen ja joidenkin luettelolajien hallinta offline-tilassa     Voit ottaa tärkeät työt mukaasi, mihin tahansa menetkin. Office SharePoint Server 2007:n kanssa yhteensopivilla sähköpostiohjelmilla, kuten Microsoft Office Outlook 2007:llä, voi käsitellä offline-tilassa kirjaston tiedostoja ja seuraavien luettelolajien kohteita: kalenterit, yhteystiedot, tehtävät ja keskustelut. Kun siirryt takaisin online-tilaan, voit päivittää palvelimen tiedostot. Luettelokohteet päivitetään automaattisesti.

Sivun alkuun

Henkilöt ja mukauttaminen

Seuraavien Office SharePoint Server 2007:n ominaisuuksien avulla voi ottaa yhteyttä organisaation ihmisiin, joilla on tarvitsemaasi taitoa, tietoa ja kokemusta.

Oma sivusto     Oma sivusto on henkilökohtainen sivusto, johon voi tallentaa keskitetysti sisällön, linkit ja yhteystiedot. Se on myös yhteyspiste muihin käyttäjiin, jotka voivat etsiä tietoja sinusta, ja sisällöntuottajiin, jotka voivat tarjota sisältöä. Omat sivustot tarjoavat jokaiselle käyttäjälle henkilökohtaisen sivuston, jota voi mukauttaa haluamallaan tavalla. Omaa sivustoa voi käyttää sisällön tallentamiseen, esittämiseen ja tarkasteluun sekä sisällön, tietojen ja sovellusten hallintaan. Sivustoa voi myös käyttää tietojen esittämiseen. Sivustolla voi olla esimerkiksi tiedot käyttäjän taidoista ja rooleista, työkavereista ja esimiehistä, ryhmistä ja jakeluluetteloista sekä käyttäjän käsittelemistä asiakirjoista. Lisäksi jokainen sivusto sisältää tiukat tietoturva- ja suojausmekanismit, jotta käyttäjä voi päättää, mitä tietoja esitetään ja kenelle. Jokaiselle Office SharePoint Server 2007:n käyttäjälle on erillinen Oma sivusto. Oman sivuston käyttämisessä on seuraavia etuja:

  • Se tarjoaa keskitetyn sijainnin, jossa voi tarkastella ja hallita kaikkia asiakirjoja, tehtäviä, linkkejä, Microsoft Office Outlook -kalentereita, työtovereita ja muita henkilökohtaisia tietoja.

  • Muut SharePoint-käyttäjät voivat selvittää yhteystietosi, osaamisalueesi, nykyiset projektisi ja tuntemasi henkilöt tarkastelemalla julkista sivuasi.

  • Sisällöntarjoajat voivat etsiä profiilistasi tietoja, kuten tittelin, osaston tai kiinnostuksen kohteet, ja sijoittaa sivustollesi tarvitsemiasi tietoja.

  • Sen avulla järjestelmänvalvojat voivat tarjota mukautettuja Web-sivustoja ja Web-osia.

Sosiaalisen verkoston toiminnot     Samoin kuin jaat tietoja muiden organisaation henkilöiden kanssa julkisella kotisivulla, voit myös etsiä henkilöitä ja ottaa heihin yhteyttä heidän julkisten Omien sivustojen kautta. Kun portaalisivustossa on näkyvissä nimi, voit tarkastella kyseisen henkilön Omaa sivustoa napsauttamalla nimeä. Voit tarkastella sivustojen ja jakeluluetteloiden jäsenyyksiä, luetteloita, linkkejä sivustoihin, henkilöitä ja asiakirjoja, jotka saattavat auttaa saamaan työt valmiiksi. Voit myös katsella yhteisiä tietoja.

Yksityisyyden hallinta     Kun käytät julkisella Omalla sivustollasi yksityisyysasetuksia, voit määrittää Office SharePoint Server 2007:n näyttämään tiedot vain tietyille sivustosi käyttäjille. Kun käytät yksityisyysryhmiä, voit määrittää, että vain tietyt henkilöt voivat tarkastella joitakin henkilökohtaisia tietojasi, jotka olet julkaissut Oma sivusto -kotisivullasi. Tämä voi olla hyödyllistä, kun haluat antaa esimerkiksi matkapuhelinnumerosi vain työryhmälle tai esimiehelle. Määritettävissä on viisi käyttäjäryhmää: Kaikki, Omat työtoverit, Oma työryhmä, Oma esimies tai Vain minä.

Kohdekäyttäjäryhmät     Kun käytät kohdekäyttäjäryhmiä, voit näyttää sisältöä, kuten luettelo- tai kirjastokohteita, siirtymislinkkejä ja kokonaisia Web-osia tietyille käyttäjäryhmille. Tämä on hyödyllistä, kun haluat esittää tietoja, jotka ovat tärkeitä vain tietyille käyttäjäryhmille. Voit esimerkiksi lisätä lakiosaston portaalisivustoon Web-osan, joka sisältää luettelon juridisista sopimuksista, jotka ovat vain kyseisen osaston nähtävissä. Mikä tahansa SharePoint-luettelon tai -kirjaston kohde voidaan kohdistaa tietyille käyttäjille. Tämä tapahtuu Sisältökysely-Web-osan avulla. Minkä tahansa muun lajin Web-osa ja sen sisältö voidaan kohdistaa käyttäjäryhmille. Lisäksi voit kohdistaa käyttäjäryhmille sivuston siirtymislinkkejä. Tämä helpottaa sivuston käyttämistä, koska käyttäjät näkevät vain itselleen tarpeelliset siirtymislinkit.

Tavoitettavuus ja saatavuus     Reaaliaikaisen tavoitettavuuden toimintotunnistekuvake, joka tulee näkyviin lähes aina, kun henkilön nimi näkyy Office SharePoint Server 2007:ssä, ilmaisee, onko henkilö online-tilassa ja voiko hän osallistua neuvottelupuheluun, pikaviestikeskusteluun tai kaksisuuntaiseen videokeskusteluun.

Sivun alkuun

Etsintä

Etsinnän tarkoituksena on löytää oikeat tiedot tai tarvittava henkilö. Tässä osassa on johdanto Office SharePoint Server 2007:n etsintätoimintoihin, kuten mahdollisuuteen etsiä henkilöitä, joilla on tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavaa kokemusta.

Hakukeskus     Hakukeskus on sivusto, jossa voi tehdä kyselyitä ja selata hakutuloksia keskitetysti. Jos lisäät tietoja itsestäsi Oma sivusto -sivulle, muut organisaation henkilöt voivat Hakukeskuksen avulla paikantaa sinut, saada tietoja projekteistasi ja selvittää tuntemasi henkilöt. Office SharePoint Server 2007 sisältää seuraavat sivustomallit, joiden avulla voi luoda Hakukeskuksen:

  • Hakukeskus     Valitse tämä sivustomalli, kun haluat luoda sivuston, jossa voi suorittaa hakuja. Aloitussivun keskellä on yksinkertainen etsintäruutu. Sivusto sisältää myös sivuja hakutuloksia ja laajennettua hakua varten.

  • Hakukeskus ja välilehdet     Valitse tämä malli, kun haluat luoda sivuston, jossa voi suorittaa hakuja. Aloitussivun keskellä on yksinkertainen etsintäruutu. Sivustossa on kaksi välilehteä: yksi on yleisiä hakuja varten ja toinen henkilöiden tietojen hakua varten. Mukautettuja välilehtiä lisäämällä voit määrittää muita etsintäalueita tai tuloksia.

Asiakirjojen etsiminen intranetistä     Voit etsiä asiakirjoja, jotka sisältävät tietyn sanan tai lauseen, jotka on kirjoitettu tietyllä kielellä, jotka on luotu tietyllä sovelluksella tai joilla on tietyt ominaisuudet. Office SharePoint Server 2007 sisältää myös hyödyllisiä toimintoja, joiden avulla voi tarkentaa hakua. Voit esimerkiksi etsiä vain asiakirjoja, jotka sisältävät merkkijonon "international society" ja on kirjoitettu joko espanjaksi tai japaniksi.

Henkilöiden etsiminen intranetistä     Oikean henkilön löytäminen nopeasti voi olla työn kannalta erittäin tärkeää. Voit etsiä henkilöä nimen tai jonkin muun profiilin ominaisuuden perusteella, esimerkiksi taitojen, nykyisten projektien tai tittelin perusteella. Voit myös etsiä henkilöä organisaatiosi yrityssovelluksista, joita ovat esimerkiksi SAP, Siebel ja mukautetut tietokannat.

Yritystietojen etsiminen yrityssovelluksista, kuten SAP ja Siebel    Office SharePoint Server 2007:n etsintätoiminnot voivat auttaa löytämään tietoja organisaation yrityssovelluksista. Yrityssovellukset ovat ohjelmia, jotka on suunniteltu yrityksen tiettyä toimintaa varten, kuten kirjanpitoa, varaston hallintaa tai jakeluketjujen hallintaa. Tällaisia sovelluksia ovat esimerkiksi SAP, Siebel ja organisaatiota varten luodut mukautetut tietokannat.

Sivun alkuun

Sisällön hallinta

Office SharePoint Server 2007:n sisällönhallintaominaisuudet voidaan jakaa kolmeen luokkaan:

  • asiakirjojen hallinta

  • tietueiden hallinta

  • Web-sisällön hallinta.

Windows SharePoint Services 3.0 mahdollistaa asiakirjojen hallintatehtävät, kuten versioiden hallinnan, kuvaavat metatiedot, työnkulun hallinnan, sisältölajit, valvonnan ja rooliin perustuvat käyttöoikeudet asiakirjakirjastojen, kansioiden ja yksittäisten asiakirjojen tasolla.

Office SharePoint Server 2007 laajentaa näitä toimintoja ja mahdollistaa paremman valvonnan, yrityksen asiakirjojen käsittelyn, Web-sisällön hallinnan ja julkaisun, tietueiden hallinnan ja käyttöoikeuksien hallinnan sekä tukee monikielistä julkaisua.

Asiakirjojen hallinta

Asiakirjojen hallinta ohjaa organisaation asiakirjojen elinkaarta – luomista, tarkistamista, julkaisua ja käyttöä. Missä työskenteletkään, olet varmasti törmännyt asiakirjojen hallinnan haasteisiin. Otetaan esimerkiksi tavallisen asiakirjan elinkaari. Ensin asiakirja luodaan, sitten se tallennetaan, sitten ehkä jaetaan muille käyttäjille ja sitten muut käyttäjät saattavat tehdä siihen muutoksia. Kun uusia versioita kehitetään, niitä on seurattava ja järjestettävä. Office SharePoint Server 2007:llä organisaatio voi ottaa käyttöön tarvittavat menetelmät jokaisessa asiakirjan elinkaaren vaiheessa, käyttää keskitettyä tallennuspaikkaa, hallita ja käyttää asiakirjoja sekä seurata asiakirjoja tehokkaasti selitteiden ja viivakoodien avulla.

Office SharePoint Server 2007 sisältää seuraavat asiakirjojen hallintaa tukevat toiminnot:

Asiakirjakeskus-sivustomalli     Asiakirjakeskus-sivustomallin avulla organisaatiot voivat luoda laajoja asiakirjan hallintasivustoja, jotka tukevat monimutkaisia asiakirjojen hallintatilanteita. Asiakirjakeskus-sivustomallin oletusasetukset tukevat vahvaa sisällön hallintaa: asiakirja on kuitattava ennen muokkaamista, käytettävissä ovat asiakirjojen pää- ja aliversiot, useita sisältölajeja tuetaan ja käytössä on valvonta, jonka avulla voi seurata sisällön muutoksia pitkällä aikavälillä.

Käännöksenhallinnan kirjasto     Käännöksenhallinnan kirjasto auttaa organisaatioita luomaan, tallentamaan ja hallitsemaan käännettyjä asiakirjoja. Käytettävissä on näkymiä ja toimintoja, jotka mahdollistavat asiakirjojen kääntämisen manuaalisesti. Tässä kirjastossa on mukautettu näkymä, jossa käännökset on ryhmitetty lähdeasiakirjojen perusteella, sekä Käännöksenhallinta-työnkulku, jonka avulla voi hallita manuaalista käännösprosessia.

Asiakirjamuuntimet    Office SharePoint Server 2007 tukee palvelimessa suoritettavia asiakirjamuuntimia, jotka muuntavat tiedoston muodosta toiseen.

2007 Microsoft Office System -asiakasohjelman integrointi     Monet Office SharePoint Server 2007:n asiakirjan hallintatoiminnot on laajennettu tehokkaasti integroimalla ne 2007 Office -versio -asiakasohjelmiin. Office 2007 -asiakasohjelmassa käyttäjät voivat

  • aloittaa ja suorittaa työnkulun tehtäviä

  • päivittää palvelimen asiakirjojen ominaisuuksia asiakirjan tietoruudussa

  • tarkastella palvelimen asiakirjojen tietojenhallinnan käyttöoikeuksia sanomapalkissa

  • verrata palvelimen asiakirjojen versioita Microsoft Office Wordilla

  • lisätä viivakoodeja tai selitteitä palvelimen asiakirjoihin.

Tietueiden hallinta

Tietueiden hallinta on prosessi, jossa kerätään, hallitaan ja poistetaan yrityksen tietueita (tietoja, jotka ovat tärkeitä yrityksen historian, tietämyksen keräämisen tai oikeusturvan kannalta) yhdenmukaisessa ja yleiskäyttöisessä muodossa yrityksen käytäntöjen mukaisesti. Käytännöt muotoutuvat organisaation tekemän työn, juridisten riskien ja paikallisten lakien ja säädösten mukaan. Office SharePoint Server 2007 sisältää uusia toimintoja, joiden avulla voi luoda ja tukea organisaation virallisten tietueiden hallintaa.

Tietojen hallintakäytännöt     Organisaatiot voivat määrittää ja käyttää Office SharePoint Server 2007 -sivustojen tietojen hallintakäytäntöjä yrityksen liiketoimintaprosesseissa tai tietojen hallinnan juridisissa tai hallinnollisissa säännöissä. Tietojen hallintakäytäntöjen avulla sivuston järjestelmänvalvojat tai luetteloiden valvojat voivat määrittää, miten sisältöä hallitaan. Office SharePoint Server 2007 sisältää useita valmiiksi määritettyjä käytäntötoimintoja. Niitä käyttämällä yksinään tai yhdistelminä organisaatiot voivat määrittää sivustoihinsa tietojen hallintakäytännöt. Seuraavat käytäntötoiminnot voi määrittää koko sivustokokoelmalle tai tietylle luettelolle, kirjastolle tai sisältölajille, joita ovat valvonta, viivakoodit, selitteet, lomakkeen muuntaminen arkistointia varten sekä vanheneminen. Lisäksi organisaatiot voivat kehittää mukautettuja tietojen hallintakäytäntöjä.

Sisältöoikeuksien hallinta (IRM)    Office SharePoint Server 2007:n sisältöoikeuksien hallinnan (IRM) avulla organisaatiot voivat rajoittaa käyttäjille sallittuja toimintoja SharePoint-luetteloista tai -kirjastoista ladattujen tiedostojen osalta. IRM salaa ladattavat tiedostot ja rajoittaa käyttäjien ja ohjelmien joukkoa, joiden sallitaan purkaa tiedostojen salaus. IRM voi myös rajoittaa sellaisten käyttäjien oikeuksia, joiden sallitaan lukea tiedostoja, estämällä esimerkiksi tulostaminen tai tekstin kopioiminen.

Tietuekeskus-sivustomalli    Office SharePoint Server 2007:n Tietuekeskus-sivustomalli on suunniteltu helpottamaan organisaatioiden tietueiden hallinta- ja säilytysohjelmien käyttöä. Tämä sivustomalli laajentaa Office SharePoint Server 2007:n vakio-ominaisuuksia uusilla tietueiden hallintatoiminnoilla, jotka mahdollistavat seuraavat toimet:

  • Säilytys     Tietuekeskus-sivustomallissa on useita toimintoja, jotka varmistavat siihen tallennettujen tietueiden eheyden. Järjestelmä ei koskaan muokkaa tietueita automaattisesti, mikä tarkoittaa, että sivustoon ladatut ja sieltä myöhemmin tietokoneeseen ladattavat tiedostot ovat aina identtisiä. Tietuekeskuksen oletusasetukset estävät myös tiedostojen suoran muokkaamisen tekemällä asiakirjasta aina uuden version, kun asiakirjaan tehdään muutoksia, ja valvomalla tietynlaisia muutoksia. Tietueiden valvojat voivat lisätä ja ylläpitää kohteiden metatietoja erillään tietueiden metatiedoista. Myös metatietoihin tehtävät muutokset huomioidaan versionumeroissa.

  • Tietueiden reititys     Organisaatiot voivat määrittää tietueiden reititys -luettelon reitittämään automaattisesti Tietuekeskukseen lähetettävät tietueet oikeaan kirjastoon.

  • Tietojen hallintakäytäntöjen noudattaminen     Office SharePoint Server 2007:ään sisältyviä Valvonta-, Vanheneminen- ja Viivakoodi-käytäntöjä voi käyttää tietueiden hallintaan.

  • Pito    Office SharePoint Server 2007 tukee juridista tarkistusprosessia. Organisaatiot voivat asettaa tiedostoja pitoon. Tietueet, jotka liittyvät oikeustoimiin tai tarkistuksiin, voidaan lisätä Pidossa-luetteloon, jolloin tietueiden hallintakäytännöt ja vanheneminen eivät koske niitä. Kohteita voi sijoittaa kerrallaan useisiin Pidossa-luetteloihin.

  • Tietueiden kokoelman käyttöliittymä     Henkilöt ja automatisoidut järjestelmät voivat helposti lähettää sisältöä Tietuekeskus-sivustoon tarvitsematta sivuston sisällön käyttöoikeuksia. Sisältöä voi lähettää Web-palvelun kautta käyttämällä SOAP-protokollaa tai sähköpostitse käyttämällä SMTP-protokollaa.

Integrointi Microsoft Exchange Server 2007:n kanssa    Office SharePoint Server 2007 on integroitu tiiviisti Exchange 2007:n kanssa. Integroinnin ansiosta organisaatiot voivat luoda Exchangessa hallittuja sähköpostikansioita, jotka ovat Office Outlook 2007:n käyttäjien käytettävissä. Organisaatiot voivat määrittää näille kansioille tietojen hallintakäytäntöjä, jotka määrittävät esimerkiksi säilytysajan tai kiintiön. Käyttäjät voivat myös lähettää näiden kansioiden avulla sähköpostia Office SharePoint Server 2007:n Tietuekeskus-sivustoon. Käyttäjät voivat vetää ja pudottaa sähköpostitietueita Saapuneet-kansiostaan haluamaansa hallittuun sähköpostikansioon.

Web-sisällön hallinta

Office SharePoint Server 2007 sisältää useita toimintoja, jotka soveltuvat yrityksen intranetin portaalin, Web-sivustojen ja osastojen portaalisivustojen suunnitteluun, käyttöönottoon ja hallintaan. Näiden toimintojen avulla voi hallita ja julkaista Web-sisältöä nopeasti ja vähentää useiden sivustojen hallinnan kuluja ja päällekkäisyyksiä.

Malleihin perustuvat Web-sivut     Käyttämällä Office SharePoint Server 2007:n Web-sisällön hallintatoimintoja voit luoda, muokata ja hallita malleihin perustuvia Web-sivuja. Tämä tapahtuu luomalla sivuasetteluita sekä luomalla ja hallitsemalla sitten Web-sivujen "malleja" sekä sivujen tekijöitä ja sisällön luomista varten että sivujen lukijoita ja sisällön tarkastelemista varten.

Sivustomallien julkaiseminen     Kun luot uuden Office SharePoint Server 2007 -sivuston, voit aloittaa valitsemalla jonkin useista erilaisista sivustomalleista, joihin sisältyvät mallit, jotka tukevat tiettyä sisällön julkaisutapaa. Julkaisu-ryhmän sivustomallien avulla organisaatiot voivat suunnitella, ottaa käyttöön ja hallita yrityksen intranet-portaalisivustoja, yrityksen Web-sivustoja ja osastojen portaalisivustoja. Kaikissa Julkaisu-ryhmän sivustomalleissa on käytössä julkaisutoiminnot, kuten sivun muokkaustyökalurivi, sisältöeditori ja kuittaus.

  • Uutissivusto     Valitse tämä sivustomalli, kun haluat luoda nopeasti ja helposti sivuston, joka sisältää uutisartikkeleita ja linkkejä uutisartikkeleihin. Se sisältää uutissivujen asettelumalleja ja arkiston, johon voi tallentaa vanhoja uutiskohteita. Siinä on myös toimintoja, joiden avulla lukijoille ja uutisten toimittajille voi luoda helppokäyttöisen sivuston. Tämä sivustomalli sisältää myös kaksi Web-osaa, jotka mahdollistavat tehokkaan uutisten toimituksen: RSS-katseluohjelma ja Tämän viikon tapahtumat kuvina.

  • Työnkulun sisältävän sivuston julkaiseminen     Valitse tämä sivustomalli, kun haluat luoda sivuston, jossa julkaistaan Web-sivuja aikataulun mukaan ja käytetään hyväksynnän työnkulkuja. Malli sisältää asiakirja- ja kuvakirjastoja, joihin tallennetaan Web-julkaisun aputiedostot. Voit esimerkiksi luoda sivuston, jossa näytetään tekniset artikkelit, joille on suoritettava asiatarkistus ennen julkaisua.

  • Yhteistyöportaali     Valitse tämä sivusto, jos haluat luoda aloitussivuston hierarkian osaston intranet-portaalisivustoon. Malli sisältää kotisivun, uutissivuston, sivustohakemiston sekä hakukeskuksen ja välilehdet. Yleensä tässä sivustossa on yhtä paljon tekijöitä kuin lukijoitakin ja sivustossa ylläpidetään ryhmien sivustoja. Tällaisesta mallista voi olla apua, kun haluat luoda osaston portaalisivuston, jossa työntekijät voivat tehdä yhteistyötä sekä julkaista asiakirjoja ja Web-sivuja. Tämä sivustomalli on käytettävissä vain, jos olet luomassa sivustokokoelmaa keskitetyssä hallinnassa.

  • Julkaisemisportaali     Valitse tämä malli, jos haluat luoda aloitussivuston hierarkian Internet-sivustoon tai suureen intranetin portaaliin. Tätä sivustoa voi mukauttaa helposti muista erottuvaksi. Malli sisältää kotisivun, esimerkin lehdistötiedotteiden alisivustosta, hakukeskuksen ja kirjautumissivun. Yleensä tällaisella sivustolla on paljon enemmän lukijoita kuin tekijöitä ja sivustossa julkaistaan Web-sivuja, jotka sisältävät hyväksyntätyönkulkuja. Oletusarvon mukaan voit luoda työnkulkuja sisältäviä julkaisun alisivustoja vain tämän sivustomallin avulla luomiesi sivustojen alle. Tämä sivustomalli on käytettävissä vain, jos olet luomassa sivustokokoelmaa keskitetyssä hallinnassa.

Integrointi Office SharePoint Designer 2007:n kanssa    Office SharePoint Designer 2007 on uusi tuote, joka soveltuu Office SharePoint Server 2007 -Web-sivustojen luomiseen ja mukauttamiseen sekä SharePoint-tekniikkaan perustuvien työnkulkuja käyttävien sovellusten kehittämiseen. Voit Office SharePoint Designer 2007:n avulla mukauttaa Office SharePoint Server 2007 -sivustoa. Näin voit suunnitella ja laajentaa portaalisivustoja tai portaalisivuja joustavammin ja tehokkaammin kuin koskaan aiemmin. Voit esimerkiksi muokata SharePoint-sivustojen CSS-tyylitiedostoja erinomaisilla muokkaustyökaluilla.

Web-sivujen luominen kontekstissa     Voit luoda Web-sivuja Office SharePoint Server 2007:n mukana tulevalla RTF-editorilla. Tekstin muokkaustilassa voit kirjoittaa ja muokata sivun sisältöä sivun sisällä selaimen avulla. HTML-lähdekoodin muokkaustilassa voit kirjoittaa ja muokata sivun sisältöä HTML-kielen avulla. Muita toimintoja ovat muun muassa seuraavat:

  • toiminto, jolla voi luoda, järjestellä ja muotoilla linkkejä nopeasti

  • Web-osa, jolla voi koota sisältöä sivustosta

  • toiminto, jolla tekijä voi tarkistaa sisällön oikeinkirjoituksen

  • toiminto, jolla voi hallita ja muokata toistuvaa vakiosisältöä, kuten tekijänoikeuslausuntoja, yhdessä sijainnissa.

Sivustojen luominen eri sovelluksilla    Office SharePoint Server 2007:llä voi myös muuntaa muilla ohjelmilla tehtyjä asiakirjoja Web-sivuiksi. Tässä on monia etuja, jotka vaihtelevat sen mukaan, millä ohjelmalla alkuperäinen asiakirja on luotu. Voit esimerkiksi luoda Office Word 2007:llä asiakirjoja sivustokokoelman Web-sivuiksi. Tässä tavassa on seuraavia etuja:

  • Luominen on nopeaa     Voit muuntaa tärkeät Office Word 2007 -asiakirjat, esimerkiksi raportit tai tilannekatsaukset, suoraan Web-sivuiksi sen sijaan, että loisit asiakirjat uudelleen Web-käyttöä varten.

  • Työskentely offline-tilassa     Kun luot Web-sivut Office Word 2007:llä, voit käsitellä sisältöä, vaikkei tietokoneessa olisikaan Internet-yhteyttä.

  • Enemmän muotoilutoimintoja    Office Word 2007 sisältää enemmän tekstinkäsittelytoimintoja kuin Office SharePoint Server 2007 yksinään.

  • Asiakirjojen joustavuus     Voit käyttää Office Word 2007 -asiakirjoja muihinkin tarkoituksiin. Voit esimerkiksi luoda uuden tuote-esitteen Wordilla ja jakaa sitä sitten sähköpostin liitetiedostona ja Web-sivulla.

Sivustovariaatiot     Web-sivustojen käyttäjäryhmät voivat vaihdella monella tavalla, kuten kielen, maantieteellisen sijainnin, selauslaitteen tai yrityksen mukaan. Erilaisten sivustojen tuottaminen ja ylläpito voi olla vaikeaa ja aikaa vievää. Office SharePoint Server 2007:n variaatiotoimintojen avulla sivustojen järjestelmänvalvojat voivat yksinkertaistaa sivuston variaatioiden hallintaa ylläpitämällä lähdesivuston sisällön mukautettuja kopioita kutakin kohdesivustoa varten. Tämä toiminto on erityisen kätevä julkaistaessa monikielisiä sivustoja. Voit esimerkiksi tunnistaa lähteen (esimerkiksi Lehdistötiedotteet – englanti) ja useat kohdesivustot (esimerkiksi Lehdistötiedotteet – ranska, Lehdistötiedotteet – japani). Lisäksi Office SharePoint Server 2007 säilyttää kohdesivustot synkronoituna lähdesivuston kanssa.

Siirtyminen sivustolla    Office SharePoint Server 2007 sisältää toimintoja, joiden avulla on helppo luoda ja hallita sivuston siirtymisrakenne.

Sivuston sisältö ja rakenne -sivu     Sivuston sisältö ja rakenne -sivun avulla voi hallita sekä SharePoint-sivustokokoelman sisältöä että rakennetta. Office SharePoint Server 2007:ssä siirtyminen luodaan dynaamisesti sivustokokoelman hierarkian mukaiseksi. Tämä tarkoittaa, että kun sivuston rakennetta muutetaan (jos esimerkiksi alisivustoa siirretään), muutokset huomioidaan sivuston siirtymisessä. Siirrettyyn kohteeseen viittaavat linkit siirretään viittaamaan kohteen uuteen sijaintiin. Tällä sivulla voi muuttaa muutakin kuin sivuston rakennetta. Voit hallita sisältöä suorittamalla luetteloihin ja luettelokohteisiin muita toimia. Voit esimerkiksi kuitata kohteita sisään tai ulos sekä julkaista ja kopioida niitä.

Jotta Sivuston sisältö ja rakenne -sivu olisi entuudestaan tuttu, se on suunniteltu muistuttamaan Resurssienhallintaa. Voit tarkastella sivustokokoelman hierarkiaa Sivuston sisältö ja rakenne -sivun vasemmassa osassa sijaitsevan siirtymisruudun puunäkymässä. Oikealla kohteet näkyvät luetteloruudussa.

Sivun alkuun

Liiketoimintaprosessi ja lomakkeet

Liiketoimintaprosessit ovat tärkeitä mille tahansa organisaatiolle, ja lomakkeet ovat yleensä tärkeä osa liiketoimintaprosesseja, kuten kuluraporttien hyväksymistä. Office SharePoint Server 2007:n InfoPath Forms Services -tekniikan avulla voi suunnitella selaimen kanssa yhteensopivia lomakemalleja InfoPath-ohjelmalla ja ottaa niitä käyttöön Office SharePoint Server 2007 -sivustossa. Lomakkeen täyttäminen ei edellytä käyttäjiltä InfoPath-ohjelman asentamista tietokoneeseen, eikä käyttäjien tarvitse ladata tietokoneeseen mitään lisäohjelmia Webistä. Lomakkeita voi täyttää suoraan selaimella, kuten Microsoft Internet Explorer, Apple Safari tai Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services     Kun suunnittelet lomakemalleja Office InfoPath 2007:llä ja otat niitä käyttöön Office SharePoint Server 2007 -sivustossa, voit käyttää asetuksia, jotka sallivat käyttäjien täyttää lomakkeet Web-selaimella. Tämä onnistuu, koska Office SharePoint Server 2007 sisältää InfoPath Forms Services -tekniikkaa, joka paitsi mahdollistaa selaimella käytettävien lomakkeiden käyttämisen myös tarjoaa keskitetyn sijainnin, jota voi käyttää organisaation lomakemallien tallentamiseen ja hallintaan. Palvelimessa ylläpidettäviä lomakkeita kutsutaan selainkäyttöisiksi lomakkeiksi.  

Kun julkaiset lomakemallin Office SharePoint Server 2007 -sivustossa, voit jakaa sitä paitsi yrityksen intranetissä myös ulkoisilla Web-sivustoilla, kuten ekstranet-sivustoilla tai yrityksen Web-sivustoilla. Näin voit kerätä tietoja asiakkailta, yhteistyökumppaneilta, tavarantoimittajilta ja muilta yrityksen tai organisaation menestyksen kannalta tärkeiltä henkilöiltä. Esimerkiksi suuri vakuutusyhtiö voi kerätä ja käsitellä vahinkoilmoituksia yksinkertaisen selainkäyttöisen lomakemallin avulla ja ottaa sitten lomakemallin käyttöön Internet- ja intranet-sivustoilla. Jos asiakas vierailee vakuutusyhtiön Web-sivustossa, hän voi täyttää vahinkoilmoituslomakkeen selaimella. Jos asiakas sen sijaan soittaa vakuutusyhtiöön ja ilmoittaa vahingosta, vakuutusyhtiön työntekijä voi täyttää lomakkeen InfoPath-ohjelmalla käyttämällä sisäisen sivuston vahinkoilmoituslomaketta. Vastaavasti valtion virasto voi kerätä tietoja kansalaisilta Web-sivustonsa selainkäyttöisen lomakkeen avulla.

Työnkulut     Työnkulut auttavat ihmisiä tekemään yhteistyötä asiakirjan laatimisessa ja projektitehtävien hallinnassa. Työnkulut toteuttavat tiettyjä liiketoimintaprosesseja asiakirjoissa ja Office SharePoint Server 2007 -sivuston kohteissa. Työnkulut auttavat organisaatioita noudattamaan yhdenmukaisia liiketoimintaprosesseja ja parantavat myös organisaation tehokkuutta ja tuottavuutta hallitsemalla tehtäviä ja niiden vaiheita tietyissä liiketoimintaprosesseissa. Office SharePoint Server 2007 sisältää useita valmiiksi määritettyjä työnkulkuja, jotka on suunniteltu yleisiä liiketoiminnan tilanteita varten:

  • Hyväksyntä     Tämä työnkulku reitittää asiakirjan tai kohteen käyttäjäryhmän hyväksyttäväksi.

  • Palautteen pyytäminen     Tämä työnkulku reitittää asiakirjan tai kohteen käyttäjäryhmälle palautteen antamista varten.

  • Allekirjoitusten pyyntö     Tämä työnkulku reitittää Microsoft Office -asiakirjan käyttäjäryhmälle digitaalisten allekirjoituksen keräämistä varten.

  • Poistamisen hyväksyntä     Tämä tietueiden hallintaprosesseja tukeva työnkulku hallitsee asiakirjojen vanhenemista ja poistamista sallimalla osallistujien määrittää, säilytetäänkö vai poistetaanko vanhentuneet asiakirjat.

  • Kolmen tilan työnkulku     Tämän työnkulun avulla voi hallita liiketoimintaprosesseja, jotka edellyttävät organisaatiolta useiden asioiden tai kohteiden seuraamista, esimerkiksi asiakastuen kysymyksiä, myyntitietoja tai projektitehtäviä.

  • Ryhmien hyväksyminen     Tämä työnkulku tarjoaa hierarkkisen organisaatiokaavion, josta voi valita tarkistajat. Lisäksi työnkulku sallii tarkistajien käyttää leimatyökalua allekirjoituksen asemesta. Tämä ratkaisu on suunniteltu erityisesti Itä-Aasian markkinoille.

  • Käännöksenhallinta     Tämä työnkulku hallitsee asiakirjojen manuaalista käännösprosessia luomalla kopioita käännettävistä asiakirjoista ja määrittämällä kääntäjille käännöstehtäviä. Tämä työnkulku on käytettävissä vain Käännöksenhallinnan kirjastossa.

Kertakirjaus     Kertakirjaustoiminto sallii henkilön kirjoittaa yhden nimen ja salasanan, joita käytetään useissa sovelluksissa. Kertakirjausta käytetään toimistojärjestelmien integroinnissa ja yrityssovelluksissa, jotka edellyttävät erillisen valtuustietojen tietokannan käyttämistä. Office SharePoint Server 2007:n kertakirjauspalvelut tukevat mukautettuja sekä kolmansien osapuolien valtuustietopalveluita.

Sivun alkuun

Yritystiedot

Perinteisesti työkalut, joilla voi analysoida suuria määriä järjestelemätöntä tietoa, olivat sellaisten henkilöiden käytettävissä, joilla oli vuosien kokemus tietojen varastoinnista tai louhinnasta. Useista lähteistä peräisin olevien tietojen julkaiseminen Webissä on aiemmin ollut vain kehittäjien ja konsulttien työtä. Office SharePoint Server 2007:n uusien ominaisuuksien ansiosta tietojen käsittelijät voivat koota tietoja useista lähteistä ja julkaista tiedot Webissä.

Office SharePoint Server 2007:n voi linkittää yrityssovelluksiin, joita ovat esimerkiksi SAP, Siebel ja Microsoft SQL Server 2005. Näin voi helposti julkaista raportteja, luetteloita ja suorituskykyilmaisimia.

Kun julkaiset raportteja tiedoista jossakin näistä järjestelmistä, tarjoat päätöksentekijöille strategista tai operationaalista tietoa. Tällaisia raportteja ovat esimerkiksi Microsoft Office Excel -työkirjat, SQL Server Reporting Services -raportti tai Microsoft Office Access -raportti. Johtajat ja esimiehet luottavat päätöksenteossa ajantasaisiin ja täsmällisiin raportteihin.

Raporttikeskus     Uuden Office SharePoint Server 2007:n yritystietotoimintojen keskuksena on Raporttikeskus. Se on sivusto, joka toimii keskitettynä sijaintina, johon tallennetaan ryhmän yhteiset raportit. Ryhmä voi olla yksi työryhmä tai vaikka koko organisaatio. Raporttikeskus-sivusto sisältää erityisiä asiakirjakirjastoja, joihin tallennetaan raportteja, luetteloita ja yhteyksiä ulkoisiin tietolähteisiin. Sen kautta voi myös käyttää sivumalleja ja Web-osia, jotka auttavat luomaan yritystietoja sisältäviä sivuja ja luetteloita. Raporttikeskuksessa käyttäjät voivat etsiä kohteita käyttämällä luokkia, tarkastella kalenterista tulevia raportteja ja tilata tarvitsemiaan raportteja.

Excel Services    Excel Servicesin avulla voi tallentaa Excel-työkirjan palvelimeen ja julkaista sitten minkä tahansa työkirjan osan Web-sivulla. Käyttäjät tarvitsevat reaaliaikaisten tietojen tarkasteluun ja käsittelyyn vain selaimen. Työkirja julkaistaan Web-sivulla Excel Web Access (EWA) -Web-osan avulla.

Yksi etu työkirjojen julkaisemisessa Web-osassa on se, että kaikki laskenta tapahtuu palvelimessa. Tällöin työkirjan yrityslogiikkaa ei paljasteta käyttäjälle. Toinen etu on se, että työkirjasta on vain yksi kopio, ja se tallennetaan keskitettyyn, turvalliseen sijaintiin. Web-sivun käyttäjille voi antaa vain luku -oikeudet, mikä rajoittaa työkirjan käyttöä. Voit esimerkiksi estää käyttäjiä avaamasta työkirjaa Excelillä tai hallita, mitä tietoja käyttäjille näytetään.

Excel Services on palvelintekniikka, jonka avulla on helppo käyttää, jakaa, suojata ja hallita Microsoft Office Excel 2007 -työkirjoja vuorovaikutteisina raportteina yhdenmukaisella tavalla koko organisaatiossa. Excel Servicesissä on kolme perusosaa, jotka vaikuttavat toisiinsa ja muodostavat yhdessä Excel Servicesin kokonaisrakenteen.

  • Excel-laskentapalvelut on Excel Servicesin "moottori", joka lataa työkirjan, laskee Microsoft Office Excel 2007:n laskutoimitukset, päivittää ulkoiset tiedot ja ylläpitää istuntoja.

  • Excel Web Access on Web-osa, joka näyttää Microsoft Office Excel -työkirjan selaimessa ja mahdollistaa vuorovaikutuksen käyttämällä DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) -kieltä ja JavaScript-komentosarjoja. Asiakastietokoneeseen ei tarvitse ladata ActiveX-komponentteja. Excel Web Accessin voi yhdistää muihin Web-osiin Dashboard-sivuilla ja muilla Web-osa-sivuilla.

  • Excel-Web-palvelut on Microsoft Office SharePoint Servicesin ylläpitämä Web-palvelu, joka sisältää useita menetelmiä, joilla kehittäjä voi käyttää API (application programming interface) -liittymiä ja rakentaa mukautettuja sovelluksia, jotka perustuvat Excel-työkirjaan.

Sinun tulee ensin luoda Excel-työkirja Office Excel 2007:llä ja tallentaa sitten työkirja Excel Servicesillä. Pohjimmiltaan Office Excel 2007 on luontityökalu ja Excel Services on raportointityökalu.

Työkirjan tekijä, usein yrityssuunnittelija, luo Office Excel 2007:llä Excel-työkirjan ja mahdollisesti määrittää nimettyjä kohteita, joiden avulla voi tarkastella työkirjaa ja hienosäätää parametreja. Työkirjan tekijä tallentaa sitten työkirjan Excel Servicesillä asiakirjakirjastoon (tai verkkoon tai Web-kansioon), jossa SharePoint-järjestelmänvalvoja hallitsee ja suojaa työkirjan. Työkirjan tekijä ja muut käyttäjät voivat luoda raportteja, Web-osa-sivuja ja yritystietoja sisältäviä Dashboard-sivuja, jotka hyödyntävät työkirjaa. Monet yrityskäyttäjät voivat tarkastella työkirjaa selaimella ja jopa päivittää tietoja, jos työkirja on yhdistetty ulkoiseen tietolähteeseen. Tarvittavilla käyttöoikeuksilla yrityskäyttäjät voivat myös kopioida työkirjan nykyisen tilan ja kaikki nykyisen istunnon aikana tehdyt muutokset, kuten lajittelun ja suodatuksen, asiakastietokoneeseen ja analysoida Excel-työkirjan tai työkirjan tilannevedoksen tietoja tarkemmin.

Yhteydet ulkoisiin tietolähteisiin     Sen lisäksi, että Excel-työkirjoissa voi käyttää ulkoisia tietolähteitä, voit käyttää SharePoint-luetteloissa, sivuissa ja Web-osissa olevien muiden yrityssovellusten tietoja. Tällaisia yrityssovelluksia ovat esimerkiksi SAP ja Siebel.

Järjestelmänvalvojat luovat yleensä järjestelmän yhteydet ja voivat tallentaa ne Raporttikeskuksen tietoyhteyskirjastoon. Näin yhteydet ovat samassa sijainnissa, ja kaikkien tarvittavat käyttöoikeudet omaavien henkilöiden on helppo käyttää niitä. Voit kuitenkin luoda ja tallentaa tietoyhteyksiä mihin tahansa sijaintiin Office SharePoint Server 2007 -järjestelmässä.

Kun käytät yhteyksiä ulkoisiin tietolähteisiin, voit rakentaa Web-sivuja ja SharePoint-luetteloita, jotka sallivat käyttäjien muokata ulkoisen tietolähteen tietoja suoraan SharePoint-sivulla.

Suorituskykyilmaisimet     Suorituskykyilmaisin on visuaalinen esitys, joka ilmaisee edistymistä kohti tavoitetta. Suorituskykyilmaisimet ovat tärkeitä ryhmille, esimiehille ja yrityksille, koska niiden avulla voi nopeasti arvioida mitattavissa olevien tavoitteiden edistymistä. Käyttämällä SharePointin suorituskykyilmaisimia voit helposti saada visuaalisen vastauksen seuraaviin kysymyksiin:

  • Olenko edellä vai jäljessä tavoitteesta?

  • Kuinka paljon olen edellä tai jäljessä tavoitteesta?

  • Mitä olen vähintään saanut aikaiseksi?

Jokainen yrityksen osa saattaa seurata eri suorituskykyilmaisimia sen mukaan, minkälaisia tavoitteita niillä on. Esimerkiksi asiakaspalvelu voi seurata asiakastyytyväisyyden kasvua pyrkimällä vastaamaan tiettyyn puhelumäärään lyhyemmässä ajassa. Myyntiosasto voi puolestaan seurata suorituskykyilmaisimien avulla esimerkiksi kuukaudessa tehtyjen uusien myyntipuheluiden määrää.

Suorituskykyilmaisimet luodaan suorituskykyilmaisinten luetteloiden avulla, minkä jälkeen niitä käytetään erityisten Web-osien avulla. Voit tallentaa suorituskykyilmaisinten luetteloita Raporttikeskukseen tai mihin tahansa muuhun Office SharePoint Server 2007 -sivustoon, jossa niitä voi käyttää uudelleen kuka tahansa, jolla on niihin käyttöoikeus.

Dashboard-sivut     Dashboard-sivu on joustava sivu, joka näyttää suorituskykyilmaisinten ja Excel-työkirjojen tiedot. Esimerkiksi henkilöstöresurssiosasto voi suunnitella Dashboard-sivun, jonka avulla työntekijät voivat tarkastella mukautettuja tietoja, kuten palkkaa tai työsuhde-etuja.

Luetteloiden yritystiedot     Voit integroida ja käyttää helposti yrityssovellusten, kuten SAP, Siebel ja Microsoft SQL Server, tietoja Office SharePoint Server 2007:n yhteistyötä tukevassa ympäristössä lisäämällä Office SharePoint Server 2007 -luetteloon yritystietosarakkeen. Näin sinulla on kohdeluettelo, joka käyttää Office SharePoint Server 2007:n ja ulkoisten yritystietosovellusten sarakkeiden yhdistelmää. Jos työskentelet esimerkiksi konsulttiyrityksessä, joka käyttää CRM-järjestelmää, voit tallentaa asiakirjoja, kuten ehdotuksia, sopimuksia ja esityksiä, SharePoint-luetteloihin ja yhdistää näitä asiakirjoja CRM-tietokannan asiakkaisiin. Näin voit säilyttää kaikki asiakkaita koskevat asiakirjat yhdessä paikassa ja voit antaa sivun lukijoiden siirtyä helposti yrityssovelluksessa olevaan asiakkaan tietueeseen.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×