Johdanto InfoPath-sähköpostilomakkeiden lähettämiseen ja vastaanottamiseen Outlookin avulla

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Johdanto InfoPath-sähköpostilomakkeisiin

InfoPath-sähköpostilomakkeiden käyttöedellytykset

Johdanto InfoPath-sähköpostilomakkeisiin

Jos jo käytät Microsoft Office InfoPath -lomakkeita tehtäviin, esimerkiksi viikoittaisten tilaraporttien lähettämiseen, ja hallitset sähköpostiviestejäsi Microsoft Office Outlook 2007:ssä, voit parantaa tietojen yhteiskäyttö- ja jakamisprosessejasi InfoPath-sähköpostilomakkeiden avulla, sillä voit nyt avata, täyttää ja lähettää InfoPath-lomakkeita suoraan Office Outlook 2007:ssä avaamatta InfoPathia lainkaan. Kun saat InfoPath-sähköpostilomakkeen, voit vastata siihen, välittää sen ja tallentaa sen samalla tavoin kuin muutkin Office Outlook 2007 -kohteet.

Tietoja InfoPath-lomakkeista ja -lomakemalleista

InfoPathin avulla tietoja voidaan kerätä sekä joustavasti että järjestelmällisesti, koska InfoPath hyödyntää avointa XML-standardia. XML-standardien tuen ansiosta InfoPath-lomakkeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan lisäksi käyttää tehokkaasti useisiin tarkoituksiin organisaatiossa. Esimerkiksi kuluraportin tietoja voidaan käyttää uudelleen WWW-sivulla, jolla esitetään osaston budjettitrendit.

Kun lomakkeen suunnittelija luo uuden InfoPath-lomakkeen, hän luo todellisuudessa lomakemallin. Lomakemalli määrittää käyttäjän näkemän lomakkeen tietojen rakenteen, lomakkeen ulkoasun ja lomakkeen toiminnan. Lomakemalli on eräänlainen luonnos tai lähtökohta, jonka pohjalta käyttäjät voivat luoda uusia, samoin periaattein tietoja käyttäviä ja tallentavia lomakkeitaan. Koska lomakkeita ei voi täyttää, elleivät myös lomakemallit ole käyttäjien käytettävissä, lomakemallit on tallennettava sijaintiin, josta ne ovat käyttäjien käytettävissä. Lomakemallit sijaitsevat yleensä yritysten verkossa jaetuissa kansioissa, WWW-palvelimissa tai Windows SharePoint Services 3.0 -kirjastoissa tai Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 -sivustoissa.

Jos käyttäjillä on oikeus käyttää sijaintia, jossa lomakemalli sijaitsee, he voivat täyttää kyseiseen malliin perustuvan lomakkeen InfoPathilla, selaimella, matkaviestimellä tai Office Outlook 2007:llä. Siihen, voiko lomakkeen täyttää InfoPathilla vai jollakin muista menetelmistä, vaikuttaa usea tekijä, kuten lomakemallin suunnittelu- ja käyttöönottotapa. Esimerkiksi jotta lomakkeen voisi täyttää selaimella, se on luotava selainyhteensopivaksi ja lomaketta vastaava lomakemalli on otettava käyttöön InfoPath Forms Services:ää suorittavassa palvelimessa.

Voit käyttää InfoPath-sähköpostilomakkeita omien tietojen jakamiseen tai muiden Office Outlook 2007 -ohjelman käyttäjien tietojen keräämiseen.

Tietojen jakaminen InfoPath-sähköpostilomakkeilla

Voit käyttää InfoPath-sähköpostilomakkeita tietojen jakamiseen. Jos olet esimerkiksi täyttämässä viikoittaista tilaraporttilomaketta InfoPathissa ja lähetät sitten täytetyn lomakkeen esimiehellesi sähköpostiviestin liitteenä, voit yksinkertaistaa prosessia käyttämällä Office Outlook 2007 -ohjelmaa. Avaa tilaraportti sen julkaisusijainnista InfoPath-sähköpostilomakkeena, täytä se ja lähetä sitten tiedot esimiehellesi käyttämällä Office Outlook 2007  -ohjelmaa – kaikki käy helposti ilman, että sinun tarvitsee avata InfoPath. Jos lomake on määritetty lähettämään tietoja tietolähde, lomakkeen lähetys Outlookilla lähettää tiedot kyseiseen tietolähteeseen. Kun olet lähettänyt tiedot, voit tallentaa InfoPath-sähköpostilomakkeesta ja sen sisältämistä tiedoista kopion nykyiseen kansioon.

Tietojen kerääminen InfoPath-sähköpostilomakkeilla

Voit käyttää InfoPath-sähköpostilomakkeita tietojen keräämiseen muilta. Jos esimerkiksi olet esimies, joka muistuttaa alaisiaan täyttämään kuluraporttilomakkeen lähettämällä heille sähköpostiviestin viikoittain, voit lähettää kuluraporttilomakkeen InfoPath-sähköpostilomakkeena Office Outlook 2007 -ohjelmalla. Jos ryhmän jäsenet lisäävät sähköpostiosoitteesi Vastaanottaja-ruutuun InfoPath-sähköpostilomakkeessa, kun he lähettävät tietoja, saat kopiot heidän kuluraporttilomakkeistaan Office Outlook 2007 -ohjelman Saapuneet-kansioon. Kun keräät tietoja InfoPath-sähköpostilomakkeiden avulla, voit myös hallita kyseisiä tietoja suorittamalla seuraavat tehtävät:

  • Tietojen tallentaminen kansioihin    Office Outlook 2007 -ohjelmassa voit tallentaa toisiinsa liittyvien Office InfoPath 2007 -lomakkeiden kokoelmia käyttämällä uudentyyppistä InfoPath-lomakkeiden kansio. Jos esimerkiksi keräät ryhmältä tilaraporttilomakkeita Office Outlook 2007 -ohjelman avulla, voit tallentaa valmiit tilaraportit Saapuneet-kansion InfoPath-lomakekansioon. Voit myös näyttää kunkin lomakkeen tiedot kyseisen kansion sarakkeissa. Näin voit nopeasti ryhmitellä, suodattaa ja lajitella useiden lomakkeiden tietoja.

    Ennen kuin voit näyttää lomakkeen tietoja InfoPath-lomakkeet-kansion näkymässä, kyseisen lomakkeen lomakemalli on määritettävä niin, että se käyttää ominaisuuden ylentämistä. Ominaisuuden ylentäminen mahdollistaa sen, että lomakkeen kentät voivat näyttää InfoPath-lomakkeet-kansion arvoja Office Outlook 2007 -ohjelmassa tai palvelimissa, joissa on käytössä Windows SharePoint Services 3.0 tai InfoPath Forms Services. Vain lomakemallisuunnittelija voi ottaa ominaisuuden ylentämisen käyttöön lomakemallissa käyttämällä InfoPathia.

  • Tietojen yhdistäminen     Voit yhdistää useiden InfoPath-sähköpostilomakkeiden tiedot yhteen lomakkeeseen. Jos esimerkiksi keräät ryhmältä tilaraporttilomakkeita Office Outlook 2007 -ohjelmalla, voit yhdistää heidän lomakkeidensa tiedot yhteen lomakkeeseen esimiestäsi varten.

  • Tietojen vieminen    Jos haluat analysoida lomaketiedot tarkasti, voit viedä ne Outlookin Lomakkeet-kansiosta Microsoft Office Excel 2007 -työkirjaan. Voit myös viedä yksittäisiä InfoPath-sähköpostilomakkeita .xml-tiedostoina pöytätietokoneeseen.

Sivun alkuun

InfoPath-sähköpostilomakkeiden käyttöedellytykset

Jotta voit käyttää InfoPath-sähköpostilomakkeita onnistuneesti, sinun tulee tarkistaa, että sinun ja työtoveriesi tietokoneisiin on asennettu oikeat ohjelmat ja niiden kokoonpano on määritetty oikein.

Asennusedellytykset

Jotta voisit lähettää tai vastaanottaa InfoPath-sähköpostilomakkeita Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelman avulla, Microsoft Office InfoPath 2007:n on oltava asennettuna tietokoneessa ja Office Outlook 2007:n on oltava määritettynä InfoPath-sähköpostilomakkeiden lähettämistä ja vastaanottamista varten. Jos nämä ohjelmat on asennettu tietokoneeseesi ja Office Outlook 2007 on määritetty lähettämään ja vastaanottamaan InfoPath-sähköpostilomakkeita, mutta näin ei ole menetelty InfoPath-sähköpostilomakkeiden vastaanottajien osalta, lähettämäsi lomakkeet näkyvät tällaisten vastaanottajien sähköpostiohjelmissa sähköpostiviestien liitetiedostoina. Vastaanottajat voivat tallentaa liitetyt lomakkeet ja avata ne InfoPathissa. Office Outlook 2007 on määritetty lähettämään ja vastaanottamaan InfoPath-sähköpostilomakkeita oletusarvoisesti. Voit ottaa InfoPath-sähköpostilomakkeet käyttöön tai poistaa ne käytöstä valitsemalla Office Outlook 2007 -ohjelman Asetukset-valintaikkunan Muu-välilehdestä Lisäasetukset ja valitsemalla sitten Lisäasetukset-valintaikkunassa Ota käyttöön InfoPath-sähköpostilomakkeet -valintaruutu tai poista sen valinta.

Vastaanottajien tietokoneiden asennusedellytykset

Jos InfoPath-sähköpostilomakkeidesi vastaanottajien tietokoneissa ei ole asennettuna Microsoft Office Outlook 2007:ää ja Microsoft Office InfoPath 2007:ää eikä InfoPath-sähköpostilomakkeiden käyttämistä ole määritetty, nämä käyttäjät saavat sähköpostiviestin, joka sisältää oletusarvoisen lomakenäkymän HTML-esityksenä ja InfoPath-lomakkeen sähköpostiviestin liitteenä. Jos vastaanottajilla on asennettuna InfoPathin aiempi versio ja lomake sisältää aiempien versioiden kanssa yhteensopivia ominaisuuksia, vastaanottajat voivat tallentaa liitteenä olevan lomaketiedoston ja avata sen InfoPathin aiemmassa versiossa.

Lomakemalliriippuvuudet

Jos haluat, että käyttäjät täyttävät tietoja InfoPath-sähköpostilomakkeisiin ja lähettävät tiedot takaisin sinulle, eikä lomakkeen pohjana olevaa lomakemallia ole tallennettu käyttäjien käytettävissä olevaan jaettuun sijaintiin, voit sisällyttää lomakemallin InfoPath-sähköpostiviestiin valitsemalla Postiasetukset-tehtäväruudusta Sisällytä lomakemalli. Tehtäväruutu tulee näkyviin, kun välität InfoPath-sähköpostiviestin tai vastaat sellaiseen tai kun lähetät viestin valitsemalla lomakkeessa Lähetä. Vaihtoehtoisesti voit lähettää lomakkeesta vain luku -muotoisen version.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×