Johdanto Accessin ja SharePoint-sivuston tietojen integroimiseen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun Microsoft Office Access 2007 -sovellusta käytetään yhdessä Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelman kanssa, käytettävissä on useita tietojen jakamis- ja hallintatapoja. Voit hyödyntää sekä SharePoint-sivuston yhteistyöominaisuuksia että Accessin tietojen syöttö- ja analysointiominaisuuksia. Voit esimerkiksi asettaa tietojen versiot seurantaan, tilata muutoksista kertovia ilmoituksia ja hallita tietojen käyttöoikeuksia.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Tietoja käyttötapoja

Tietojen integrointi ja hallinta

Tietojen ja työnkulun seuranta

Esimerkkejä tietojen käsittelemisestä

Kun käytät Office Access 2007 -sovellusta, voit jakaa, hallita ja päivittää SharePoint-sivustojen tietoja usealla eri tavalla.

Tietojen siirtäminen SharePoint-sivustoon    Kun siirrät tietokannan Accessista SharePoint-sivustoon, SharePoint-sivustoon luodaan luetteloita, jotka linkitetään taulukoiksi tietokantaan. Kun tietokanta siirretään, Access luo uuden edustasovelluksen, jossa on paitsi kaikki vanhat lomakkeet ja raportit myös uudet, juuri viedyt linkitetyt taulukot. Ohjattu SharePoint-sivustoon siirtäminen auttaa siirtämään kaikkien taulukoiden tiedot samanaikaisesti.

Kun SharePoint-luettelot on luotu, muut voivat käsitellä SharePoint-sivuston tai Accessin linkitettyjen taulukoiden luetteloita samalla kuin käyttävät SharePoint-sivuston ominaisuuksia tietojen hallintaan ja muutosten tasalla pysymiseen. Järjestelmänvalvoja voi hallita tietojen ja tietojen versioiden käyttöoikeuksia ja tarkastella, kuka on tehnyt tietoihin muutoksia. Tarvittaessa järjestelmänvalvoja voi myös palauttaa tietojen aiempia versioita.

Tietojen julkaiseminen SharePoint-sivustoon    Jos teet yhteistyötä muiden kanssa, voit tallentaa tietokannan kopion SharePoint-palvelimen kirjastoon ja käsitellä tietokantaa edelleen Accessin lomakkeilla ja raporteilla. Voit linkittää luettelot tietokannan taulukoiksi – tästä on hyötyä SharePoint-sivuston tietojen seurannassa – ja tämän jälkeen voit käsitellä tietoja luomalla lomakkeita, kyselyjä ja raportteja. Voit esimerkiksi luoda Access-sovelluksen, joka toimittaa SharePoint-luetteloille kyselyjä ja raportteja kohteiden seuraamista ja työntekijöiden tietojen hallintaa varten. Kun muut käsittelevät näitä luetteloita SharePoint-sivustossa, he voivat avata Access-kyselyt ja -raportit SharePoint-luetteloiden Näytä-valikosta. Jos esimerkiksi haluat tarkastella ja tulostaa Access-seurantakohderaportin kuukausittain pidettävää kokousta varten, voit tehdä nämä toimet suoraan SharePoint-luettelosta.

Kun ensimmäisen kerran julkaiset tietokannan palvelimeen, Access toimittaa Web-palvelimien luettelon. Se helpottaa siirtymistä asiakirjakirjastoon tai muuhun sijaintiin, johon tietokanta on tarkoitus julkaista. Kun tietokanta on julkaistu, sijainti jää Accessin muistiin, joten palvelinta ei tarvitse erikseen paikantaa, kun tietokantaan julkaistaan muutoksia. Kun julkaiset tietokannan SharePoint-sivustoon, tietokanta on sellaisten henkilöiden käytettävissä, joilla on SharePoint-sivuston käsittelemisen käyttöoikeudet.

Access-lomakkeiden ja -raporttien avaaminen SharePoint-sivustosta    Käyttäjät voivat avata monipuolisten Access-näkymien luettelot SharePoint-sivustosta. Accessin lomakkeet, raportit ja taulukkonäkymät voivat näkyä SharePoint-sivustossa muiden näkymien rinnalla. Kun valitset Access-näkymän, Access käynnistyy ja avaa pyydetyn lomakkeen, raportin tai taulukkonäkymän. Tällöin monipuolinen Access-raportti on helppo suorittaa SharePoint-sivustossa käynnistämättä ensin Office Access 2007 -sovellusta tai siirtymättä oikean objektin kohdalle.

Tietokantojen luominen SharePoint-luetteloista    Voit avata SharePoint-luettelon Accessissa. Jos tietokantaa ei ole, voit luoda sen Accessissa ja luoda sitten joukon lomakkeita ja raportteja luettelon perusteella.

SharePoint-luetteloiden vieminen offline-tilaan Accessia käyttäen    Jos haluat viedä töitä kotiin, Accessin avulla voit siirtää SharePoint-luettelot offline-tilaan yhdellä napsautuksella. Voit käsitellä tietoja Accessissa ja synkronoida sitten tekemäsi muutokset tai muodostaa SharePoint-sivustoyhteyden myöhemmin uudelleen.

SharePoint-luettelon tuominen tai linkin muodostaminen SharePoint-luetteloon    Voit siirtää SharePoint-luettelon Accessiin tuomalla tai linkittämällä. Kun SharePoint-luettelo tuodaan, luettelon kopio luodaan Access-tietokantaan. Tuomistoimien aikana voit määrittää kopioitavat luettelot, ja jokaisen valitun luettelon kohdalla voit määrittää, onko koko luettelo vai vain tietty näkymä tarkoitus tuoda. Kun SharePoint-luettelo linkitetään, voit muodostaa yhteyden tietoihin toisesta ohjelmasta tietoja tuomatta. Tälliöin voit tarkastella ja muokata uusimpia tietoja sekä alkuperäisessä ohjelmassa että Access-tietokannassa, eikä tietojen kopiota tarvitse luoda ja ylläpitää Accessissa.

Sivun alkuun

Tietojen integrointi ja hallinta

Kun olet siirtänyt Access-tiedot SharePoint-sivustoon, voit määrittää käyttäjät, jotka voivat tarkastella tietoja. Voit myös seurata versioita ja palauttaa epähuomiossa poistettuja tietoja. Office Access 2007 -sovelluksen ja SharePoint-sivustojen välinen entistä parempi integrointi parantaa suorituskykyä ja sovellusten suunnitteluominaisuuksia.

SharePoint-sivustojen käyttöoikeuksien hallinta    SharePoint-sivustojen luetteloille ja Access-tietokannoille voi määrittää eri käyttöoikeustasoja. Voit määrittää ryhmille rajoitetut lukuoikeudet tai täydet muokkausoikeudet sekä sallia käytön tietyille käyttäjille ja estää sen toisilta oman harkintasi mukaan. Jos haluat rajoittaa vain tiettyjen luottamuksellisten tietokannan kohteiden käyttöoikeuksia, voit määrittää käyttöoikeuksia yksittäisille SharePoint-sivuston luettelokohteille.

Versioiden seuranta ja hallinta SharePoint-sivustoissa    Voit seurata luettelokohteiden versioita ja tarkastella versiohistoriaa SharePoint-sivustossa. Voit tarvittaessa palauttaa kohteen aiemman version. Jos haluat selvittää, kuka on tehnyt riviin muutoksia ja milloin muutoksia on tehty, voit tarkastella versiohistoriaa

Tietojen noutaminen roskakorista    SharePoint-sivustojen uuden roskakorin avulla voit helposti tarkastella poistettuja tietueita sekä palauttaa tietoja, jotka on poistettu epähuomiossa.

SharePoint-luetteloihin linkitetyt taulukot toimivat entistä tehokkaammin    SharePoint-luetteloihin linkitettyjen taulukoiden sisäistä käsittelyä on optimoitu, ja tuloksena on aiempia versioita nopeampi ja sujuvampi käsittely.

Entistä paremmat Windows SharePoint Services -tietotyyppien vastaavuusmääritykset    Accessin uusi moniarvokenttien ja liitteiden tuki tarkoittaa, että Access tukee entistä useampia SharePoint-sivustoissa esiintyviä tietotyyppejä. Tämä yksinkertaistaa jaettujen sovellusten suunnittelua ja luomista.

Sivun alkuun

Tietojen ja työnkulun seuranta

Office Access 2007 -sovelluksen sekä SharePoint-sivustojen tietojen avulla voit seurata organisaation tietoja, seurantakohteita ja työnkulkua.

Seuranta    Accessissa on nyt mukana seurantamalli, joka on suorassa vuorovaikutuksessa SharePoint-sivuston Seuranta-mallin kanssa. Ne käyttävät samaa rakennetta. Access-ratkaisua voi käyttää edustana, esimerkiksi lomakkeiden ja kyselyiden avulla, ja SharePoint-sivuston tietoja pohjana.  

Memo-kenttien historiatietojen seuranta    Memo-kentistä on hyötyä, kun tallennettavia tietoja on paljon. Voit määrittää ominaisuuden, joka määrittää Accessin säilyttämään kaikkien memo-kenttään tehtyjen muutosten historiatiedot. Tämän jälkeen voit tarkastella näiden muutosten historiatietoja. Tämä ominaisuus tukee myös versiotietojen käyttämistä SharePoint-sivustoissa, joten SharePoint-luetteloon tehtyjä muutoksia voi tarkastella myös Accessissa.

Integrointi SharePoint-sivuston työnkulkuihin    Vuorovaikutus työnkulkujen kanssa sekä työnkulkuraporttien tekeminen on nyt mahdollista Accessissa. Projektin tilasta saa tällöin paremman käsityksen, ja myös liiketoimintaprosessien arviointi on mahdollista. Työnkulkuraporteissa voi olla useiden luetteloiden sekä useiden työnkulkujen tiedot.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×