Jaetun postilaatikon luominen

Osallistujat: Diane Faigel Nino Bilic
Päivitetty viimeksi 19. heinäkuuta 2017

On helppoa luoda jaettuja postilaatikoita niin, että määrätty ihmisryhmä voi valvoa ja lähettää sähköposteja yhteiseltä tililtä, kuten info@contoso.com. Kun ryhmään kuuluva henkilö vastaa jaettuun sähköpostiin lähetettyyn viestiin, sähköpostin lähettäjäksi tulee jaettu postilaatikko eikä yksittäinen käyttäjä.

Jaettuihin postilaatikkoihin sisältyy jaettu kalenteri! Monet pienyritykset käyttävät mielellään jaettua kalenteria paikkana, johon kaikki voivat kirjoittaa tiedot tapaamisistaan. Jos esimerkiksi kolme henkilöä yrityksessä tekee asiakasvierailuja, kaikki voivat merkitä asiakastapaamisensa jaettuun kalenteriin. Näin on helppoa kertoa kaikille, missä kukin kullakin hetkellä on.

Jaetun postilaatikon luominen ja jäsenten lisääminen

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.
Video: Jaetun postilaatikon luominen

Kokeile itse!

  1. Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tilillä osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  2. Siirry hallintakeskuksessa kohtaan Ryhmät > Jaetut postilaatikot.

    Avaa jaettu postilaatikko valitsemalla tämä
  3. Kirjoita Lisää postilaatikko -sivulla jaetun postilaatikon nimi. Ohjattu toiminto valitsee sähköpostiosoitteen, mutta voit muokata sitä.

    Nimeä jaettu postilaatikko.

  4. Valitse Lisää. Voi kestää hetken, ennen kuin voit lisätä jäseniä.

  5. Valitse Seuraavat vaiheet -kohdassa Lisää jäseniä tähän postilaatikkoon. Jäsenet voivat tarkastella tähän jaettuun postilaatikkoon saapuvia viestejä ja siitä lähteviä vastauksia.

    Lisättävien jäsenten valitseminen

  6. Valitse +Lisää jäseniä -painike. Aseta valintamerkki niiden henkilöiden kohdalle, joiden haluat käyttävän tätä jaettua postilaatikkoa, ja napsauta Tallenna.

    Valitse jäsenet, jotka määrität jaetulle postilaatikolle.

  7. Valitse Sulje.

Valmista tuli! Siirry nyt seuraavaan vaiheeseen: salli kaikkien nähdä lähetetyt sähköpostit.

Salli kaikkien nähdä lähetetyt sähköpostit (vastaukset)

Jaetusta postilaatikosta lähetettäviä viestejä ei oletusarvoisesti tallenneta jaetun postilaatikon Lähetetyt-kansioon. Sen sijaan ne tallennetaan viestin lähettäneen henkilön Lähetetyt-kansioon.

Jos haluat sallia lähetettyjen sähköpostien näkemisen kaikille, muokkaa jaetun postilaatikon asetuksia Office 365 -hallintakeskuksessa ja valitse Lähetetyt > Muokkaa.

Valitse Lähetetyt > Muokkaa.

Jaetun postilaatikon lisääminen Outlookiin

Jos automaattinen liittäminen on käytössä yrityksessä (yleensä oletuksena), jaettu postilaatikko näkyy käyttäjille Outlook-sovelluksessa automaattisesti Outlookin sulkemisen ja käynnistämisen jälkeen.

Lisätietoja on ohjeaiheessa:

  • Jaetun postilaatikon avaaminen ja käyttäminen Outlook 2016:ssa ja Outlook 2013:ssa

  • Jaetun postilaatikon avaaminen ja käyttö Outlookin verkkoversiossa: Vastaaminen jaetun postilaatikon osoitteella (kuten myynti@contoso.com) ON ENSIMMÄISELLÄ KERRALLA HANKALAA. Käyttäjien on toimittava seuraavasti (tätä ohjelmavirhettä ei korjata):

    1. Avaa Outlookin verkkoversio ja siirry jaettuun postilaatikkoon.

    2. Avaa jaettuun osoitteeseen lähetetty viesti.

    3. Valitse Vastaa.

    4. Napsauta viestin alareunan Lisää-nuolta > Näytä lähettäjä.

      Valitse Lisää-nuoli ja sitten Näytä lähettäjä

    5. Napsauta lähettäjän osoitetta (esimerkiksi Ilta@weewalter.me) hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.

      Poista LÄHETTÄJÄ-alias.

    6. Kirjoita jaetun postilaatikon osoite (esimerkiksi tuki@contoso.com) ja lähetä viesti. Seuraavan kerran, kun vastaat jaetusta postilaatikosta, sen osoite näkyy vaihtoehtona avattavassa Lähettäjä-valikossa.

      Jaetun postilaatikon alias näkyy avattavassa LÄHETTÄJÄ-ruudussa.

Jaetun postilaatikon käyttäminen mobiililaitteessa (puhelin tai tabletti)

Jos haluat käyttää jaettua postilaatikkoa mobiililaitteessa, avaa selain, kirjaudu Office 365:een ja siirry sitten Outlookin verkkoversioon. Ohjeet ovat yllä kohdassa Jaetun postilaatikon avaaminen ja käyttö Outlookin verkkoversiossa. Outlookin verkkoversiosta pääset käyttämään jaettua postilaatikkoa.

Et voi käyttää jaettua postilaatikkoa mobiililaitteeseen asennetun Outlook-sovelluksen kautta.

Jaetun kalenterin käyttö

Käytämme mieluummin jaetun postilaatikon kalenteria kuin SharePoint-kalenteria tapaamisten ja eri henkilöiden menojen seuraamiseen. Jaettu kalenteri on integroitu Outlookiin, se luo muistutuksia ja sen luominen ja käyttö on helpompaa kuin SharePoint-kalenterin.

  1. Siirry Outlook-sovelluksen kalenterinäkymään ja valitse jaettu postilaatikko

    Kalenterinäkymän valitseminen

  2. Kun kirjoitat kalenteriin tapaamistietoja, kaikki jaetun postilaatikon jäsenet voivat nähdä ne.

Jaettuun postilaatikkoon lähetettyjen sähköpostiviestien edelleenlähettäminen

  1. Valitse Office 365 -hallintakeskuksessa jaettu postilaatikko, jota haluat muokata.

  2. Valitse Sähköpostin lähettäminen edelleen > Muokkaa.

  3. Aseta kytkin asentoon Käytössä ja kirjoita osoite, johon sähköposti lähetetään edelleen. Voit antaa vain YHDEN sähköpostiosoitteen. Se voi olla organisaatiosi ulkopuolinen, esimerkiksi Gmail-osoite, tai toinen jaettu postilaatikko.

  4. Valitse Tallenna.

Automaattisten vastausten lähettäminen jaetusta postilaatikosta

  1. Valitse Office 365 -hallintakeskuksessa jaettu postilaatikko, jota haluat muokata.

  2. Valitse Automaattiset vastaukset > Muokkaa.

  3. Aseta kytkin asentoon Käytössä ja valitse, haluatko lähettää vastauksen organisaation sisäisille vai ulkopuolisille vastaanottajille. Kirjoita viesti.

  4. Kirjoita vastaus, jonka haluat lähettää vastaanottajille organisaation sisällä. Et voi lisätä kuvia, vaan ainoastaan tekstiä.

  5. Jos haluat myös lähettää vastauksen organisaation ulkopuolisille henkilöille, aseta valintamerkki sen henkilön valintaruutuun, jonka toivot saavan vastauksen, ja kirjoita teksti. Et voi lähettää viestiä pelkästään organisaation ulkopuolelle niin, että sitä ei myös lähetettäisi organisaation sisäisille vastaanottajille.

  6. Valitse Tallenna.

Jaetun postilaatikon kokoraja: 50 Gt

Jaettuun postilaatikkoon voidaan tallentaa enintään 50 Gt tietoja määrittämättä käyttöoikeutta. Tämän jälkeen postilaatikkoon on määritettävä käyttöoikeus suuremman tietomäärän tallentamista varten.

Kun jaetun postilaatikon tallennustilaraja saavutetaan, pystyt vastaanottamaan sähköpostia jonkin aikaa, mutta et voi lähettää uusia sähköpostiviestejä. Tämän jälkeen sähköpostin vastaanottaminen lakkaa. Postilaatikkoon viestejä lähettäneet saavat ilmoituksen toimituksen epäonnistumisesta.

Jäsenten estäminen poistamasta viestejä jaetusta postilaatikosta

Et voi estää käyttäjiä poistamasta jaetun postilaatikon viestejä. Oletetaan esimerkiksi, että jaettua postilaatikkoa käyttää viisi henkilöä. Yksi heistä poistaa sähköpostiviestin luettuaan sen. Sähköpostiviesti on nyt poistettu kaikilta, vaikka he eivät olleet lukeneet sitä. Ongelman voi ratkaista vain luomalla jaetun postilaatikon sijaan Office 365 -ryhmän.

Outlook-ryhmä on kuin jaettu postilaatikko. Tutustu näiden vertailuun kohdassa Ryhmien vertaaminen. Lisätietoja ryhmistä on kohdassa Lisätietoja ryhmistä, erityisesti sivun puolivälissä olevassa Outlookin ryhmät -osiossa.

Muita huomioitavia seikkoja jaetuista postilaatikoista

  • Alle 50 Gt:n kokoisiin jaettuihin postilaatikoihin ei tarvitse määrittää käyttöoikeuksia.

  • Sinun on annettava käyttäjille oikeus käyttää jaettua postilaatikkoa (jäsenyys). Vain organisaation jäsenet voivat käyttää jaettua postilaatikkoa.

  • Et voi antaa yrityksen ulkopuolisille henkilöille (esimerkiksi Gmail-tilin käyttäjille) jaetun postilaatikon käyttöoikeutta. Jos haluat tehdä näin, kannattaa harkita ryhmän luomista Outlookia varten. Lisätietoja on artikkelissa Office 365 -ryhmän luominen hallintakeskuksessa.

  • Jaettuja postilaatikoita ei voi käyttää Outlook for iPhonella, Outlook for Androidilla tai Outlook for Macilla. Jos haluat käyttää jaettua postilaatikkoa näillä laitteilla, käytä Outlookin verkkoversiota.

  • Et voi salata jaetusta postilaatikosta lähetettäviä sähköpostiviestejä.

  • Käyttäjien postilaatikot voi muuntaa jaetuiksi postilaatikoiksi. Katso artikkeli Käyttäjän postilaatikon muuntaminen jaetuksi postilaatikoksi.

Jaettujen postilaatikoiden luonnin ongelmien korjaaminen

  • Virhesanoma: Välityspalvelinosoite "smtp: <jaetun postilaatikon nimi>" on jo välityspalvelinosoitteiden tai kohteen "<nimi>" LegacyExchangeDN:n käytössä. Valitse toinen välityspalvelinosoite.

    Tämä ongelma ilmenee, kun yrität antaa jaetulle postilaatikolle nimen, joka on jo käytössä. Oletetaan esimerkiksi, että haluat luoda jaetut postilaatikot info@toimialue1 ja info@toimialue2. Tämän voi tehdä kahdella eri tavalla:

Automaattisen liittämisen käyttäminen jaettujen postilaatikoiden kanssa

Automaattinen määritys määritetään käyttäjän postilaatikkoon, ei jaettuun postilaatikkoon.

Tämän vuoksi automaattinen määritys ei toimi, jos yrität hallita jaetun postilaatikon käyttöoikeuksia käyttöoikeusryhmän avulla. Siksi sinun on määritettävä käyttöoikeudet erikseen, jos haluat käyttää automaattista liittämistä.

Jaetun postilaatikon luominen Exchange-hallintakeskuksessa

Osa asiakkaista hallinnoi postilaatikkoja Exchange-hallintakeskuksessa. Seuraavassa on ohjeita jaettujen postilaatikoiden luomiseen kyseisessä käyttöliittymässä.

Jos haluat nähdä, mitä oikeuksia tarvitset näiden vaiheiden suorittamiseen, katso kohtaa Käyttäjien postilaatikot kohdassa Vastaanottajien käyttöoikeudet.

  1. Valitse Vastaanottajat > Jaettu > Lisää .

  2. Täytä pakolliset kentät:

    • Näyttönimi

    • Sähköpostiosoite

  3. Jos haluat myöntää täydet käyttöoikeudet tai Lähetä muodossa -käyttöoikeudet, valitse Lisää ja valitse sitten käyttäjät, joille haluat myöntää käyttöoikeudet. Voit valita useita käyttäjiä CTRL-näppäimellä. Etkö tiedä, mitkä käyttöoikeudet kannattaa valita? Katso artikkelia Mitkä käyttöoikeudet kannattaa valita?.

    Huomautus: Jos käyttäjällä on täydet käyttöoikeudet, hän voi avata postilaatikon sekä luoda ja muokata siinä olevia kohteita. Lähetä muodossa -käyttöoikeuksien avulla muut kuin postilaatikon omistajat voivat lähettää sähköposteja jaetusta postilaatikosta. Jotta jaettu postilaatikko toimii oikein, molemmat käyttöoikeudet tarvitaan.

  4. Tallenna muutokset ja luo jaettu postilaatikko valitsemalla Tallenna.

  1. Valitse Vastaanottajat > Jaettu > Muokkaa.

  2. Valitse Postilaatikon delegointi

  3. Jos haluat myöntää tai poistaa täydet käyttöoikeudet tai Lähetä muodossa -käyttöoikeudet, valitse Lisää tai Poista ja valitse sitten käyttäjät, joille haluat myöntää käyttöoikeudet.

    Huomautus: Jos käyttäjällä on täydet käyttöoikeudet, hän voi avata postilaatikon sekä luoda ja muokata siinä olevia kohteita. Lähetä muodossa -käyttöoikeuksien avulla muut kuin postilaatikon omistajat voivat lähettää sähköposteja jaetusta postilaatikosta. Jotta jaettu postilaatikko toimii oikein, molemmat käyttöoikeudet tarvitaan.

  4. Tallenna muutokset valitsemalla Tallenna.

  • Täydet käyttöoikeudet Jos käyttäjällä on täydet käyttöoikeudet, hän voi kirjautua sisään jaettuun postilaatikkoon ja toimia postilaatikon omistajana. Kun käyttäjä on kirjautunut sisään, hän voi luoda kalenterikohteita, lukea, tarkastella ja muuttaa sähköpostiviestejä sekä luoda tehtäviä ja kalenterin yhteystietoja. Käyttäjä, jolla on täydet käyttöoikeudet, ei voi kuitenkaan lähettää sähköpostia jaetusta postilaatikosta, jos hänellä ei ole Lähetä muodossa- tai Lähetä puolesta -käyttöoikeuksia.

  • Lähetä muodossa Jos käyttäjällä on Lähetä muodossa -käyttöoikeudet, hän voi lähettää postia jaetun postilaatikon tunnuksella. Esimerkiksi jos Kweku kirjautuu jaettuun postilaatikkoon nimeltä Markkinointiosasto ja lähettää sähköpostia, lähettäjänä on Markkinointiosasto.

    Hän ei kuitenkaan voi nähdä mitään sähköpostiviestistä, joka lähetetään jaettuun osoitteeseen tai jaetusta osoitteesta.

  • Lähetä puolesta Jos käyttäjällä on Lähetä puolesta -käyttöoikeudet, hän voi lähettää sähköpostia jaetun postilaatikon puolesta. Esimerkiksi jos Janne kirjautuu jaettuun postilaatikkoon nimeltä Vastaanottorakennus 32 ja lähettää sähköpostia, lähettäjänä on Janne Vastaanottorakennus 32:n puolesta. Et voi myöntää Lähetä puolesta -käyttöoikeuksia EAC:ssä. Sinun täytyy käyttää Set-Mailbox-cmdlet-komentoa ja GrantSendonBehalf-parametria.

Jaettujen postilaatikoiden luominen New-Mailbox PowerShell -cmdlet-komennolla.

Seuraavassa esimerkissä kerrotaan, miten voit luoda jaetun postilaatikon nimeltä Myyntiosasto ja myöntää täydet käyttöoikeudet ja Lähetä puolesta -käyttöoikeudet MarketingSG-käyttöoikeusryhmälle. Käyttöoikeusryhmän jäsenille myönnetään postilaatikon käyttöoikeudet.

Huomautus: Tässä esimerkissä oletetaan, että olet jo luonut MarketingSG-käyttöoikeusryhmän ja että ryhmä on sähköpostin käyttäjä. Katso artikkelia Sähköpostia käyttävän käyttöoikeusryhmän hallinta.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Kannattaako ennemmin luoda jaettu postilaatikko vai Office 365 -ryhmä Outlookia varten?

Saat neuvoja kohdasta Ryhmien vertailu.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×