InfoPathin ja InfoPath Forms Services -palvelun käytön skenaariot

Tässä artikkelissa käsitellään skenaarioita, joissa organisaatiot voivat tehostaa liiketoimintaprosesseja, kuten kulukorvausten tai vakuutuskorvausten raportointia, kun käytössä on Microsoft Office InfoPath ja InfoPath Forms Services.

Artikkelissa käsitellyt skenaariot ja yritykset ovat keksittyjä ja ne on tarkoitettu vain asian havainnollistamiseen. Lisätietoja tavoista, joilla InfoPath ja InfoPath Forms Services ovat käytössä oikeissa liiketoimintaympäristöissä, on todellisissa tapauskertomuksissa. Lisätietoja tapauskertomuksista on Katso myös -kohdan linkeissä.

Tässä artikkelissa

Skenaario 1: Kuluraportit

Skenaario 2: Vakuutuskorvaukset

Skenaario 3: Lupahakemukset

Skenaario 4: Varastonhallinta

Skenaario 5: Markkinatutkimus

Skenaario 1: Kuluraportit

kuluraporttilomakkeen osa A. Datakonserni on kansallinen tietokonelaitteiden ja IT-palveluiden tarjoaja. Yritys myy tietokoneita, verkkolaitteita ja IT-palvelusopimuksia.

Monissa A. Datakonsernin osissa – esimerkiksi markkinoinnissa, myynnissä ja tukikonsultoinnissa – syntyy työhön liittyviä kuluja, jotka työntekijät raportoivat.

A. Datakonsernin IT-ammattilaiset haluavat, että käytössä on InfoPath ja InfoPath Forms Services, jotta kuluraportointiprosessi on mahdollisimman tehokas yrityksessä. He haluavat erityisesti estää tietojen syöttövirheet ja sen, että hallintohenkilöstö joutuisi syöttämään tiedot uudelleen kuluraporteista toiseen erilliseen tietokantaan. A. Datakonserni haluaa tarjota työntekijöille myös tavan tarkastella kuluraporttien tilaa verkossa.

Ennen InfoPathia

Vaikka A. Datakonserni käytti kuluraporttien luomiseen Microsoft Office Excelin työkirjaa, työntekijät joutuivat silti lähettämään kuluraportit manuaalisesti. Työntekijä esimerkiksi syöttää kulunsa Excel-työkirjaan ja tulostaa täytetyn työkirjan. Hän kiinnittää tulostettuun raporttiin paperin kiertolistan ja lähettää raportin sen jälkeen sisäisessä postissa esimiehelleen.

Raportin hyväksymisen jälkeen esimies valitsee kiertolistalla nimensä valintaruudun ja lähettää raportin talousosastolle sisäisessä postissa. Jos talouspäällikkö hyväksyy raportin, kulukorvaus maksetaan. Aluetoimistoissa alkuperäisen raportin lähettämisen ja kulukorvauksen saamisen välillä voi kulua viikkoja.

InfoPathin jälkeen

Kun yritys siirtyi paperipohjaisesta prosessista automatisoituun prosessiin, jossa on käytössä InfoPath ja InfoPath Forms Services, A. Datakonserni on säästänyt aikaa ja rahaa työntekijöiden kuluraporttien käsittelyssä. Työntekijät voivat nyt täyttää lomakkeet verkossa ja lähettää ne sähköisesti esimiehilleen. Kun esimies on hyväksynyt raportin, hän voi ohjata sen sähköisesti talousosastolle lopullista hyväksyntää ja korvauksen maksua varten.

Esimerkkejä InfoPath-järjestelmän siirtymisen eduista:

  • Verkon kätevyys    Työntekijät, joiden tietokoneisiin on asennettu InfoPath, voivat täyttää ja lähettää kuluraporttilomakkeen InfoPathissa. Työntekijät, joiden tietokoneissa ei ole InfoPathia, voivat täyttää ja lähettää kuluraportit selaimessa.

  • Offline-tuki    Jos työntekijä täyttää kuluraporttilomakkeen InfoPathissa, hän voi tallentaa osittain täytetyt lomakkeet tietokoneeseen, työstää lomaketta offline-tilassa ja lähettää valmiin lomakkeen yritysverkkoon muodostaessaan jälleen yhteyden. Tästä on hyötyä erityisesti työntekijöille, joiden yhteys verkkoresursseihin tai Internetiin on ajoittainen tai rajoitettu tai jotka matkustavat usein.

  • Parempi tarkkuus    Koska lomakemalli on suunniteltu varmistamaan tietojen eheys, virheellisiä merkintöjä syntyy vähemmän. Työntekijät esimerkiksi valitsevat avattavasta kululuokkien vakioluettelosta vaihtoehdon sen sijaan, että he joutuisivat muistamaan kululuokan ja syöttämään sen manuaalisesti lomakkeeseen.

  • Tehokkuus    Työntekijät voivat tarkastella hyväksyntäprosessin tilan käymällä Microsoft Windows SharePoint Services -sivuston sivulla.

Sivun alkuun

Skenaario 2: Vakuutuskorvaukset

korvaushakemuslomakkeen osa ValtaVakuutus on suuri monikansallinen yritys, joka myy vene-, auto- ja kotivakuutustuotteita. Tuotteita myydään sekä kuluttajille että yritysasiakkaille.

ValtaVakuutuksen suuri ja liikkuva henkilöstö koostuu yli 10 000 työntekijästä. Yrityksessä on myyjiä, vakuutuskorvauskäsittelijöitä, asianajajia, IT-henkilöstöä, henkilöstöhallinnon työntekijöitä ja taloushenkilöstöä.

ValtaVakuutus haluaa, että käytössä on InfoPath ja InfoPath Forms Services, jotta asiakkaat, vakuutusedustajat ja muut voivat käsitellä vakuutushakemuksia verkkolomakkeiden avulla.

Ennen InfoPathia

Ennen kuin InfoPath ja InfoPath Forms Services olivat käytössä, ValtaVakuutuksen työntekijät käyttivät manuaalista, paperipohjaista korvausprosessia. Asiakkaan haastattelun jälkeen edustaja täytti korvaushakemuksen käsin ja faksasi sen korvauskäsittelijälle. Kun korvauskäsittelijä oli käynyt tiedot läpi, hän joutui monesti soittamaan edustajalle selventääkseen asioita faksin tulostuslaadusta riippuen.

InfoPathin jälkeen

Kun yritys siirtyi paperipohjaisesta korvausprosessista järjestelmään, jossa oli käytössä InfoPath ja InfoPath Forms Services, ValtaVakuutus sai yhteyden asiakkaisiin, edustajiin ja korvauskäsittelijöihin verkon kautta.

Nyt ValtaVakuutuksen asiakas pystyy esimerkiksi tekemään korvaushakemuksen Internetissä täyttämällä selainkäyttöisen lomakkeen. Asiakas voi siirtyä ValtaVakuutuksen verkkosivustoon, luoda tilin, kirjautua sisään ja täyttää korvaushakemuksen. Kun asiakas on lähettänyt lomakkeen, se lähetetään korvauskäsittelijälle sähköpostiviestissä ja sähköpostin kopio lähetetään edustajalle. Korvauskäsittelijä palauttaa lomakkeen edustajalle, jos lisätietoja tarvitaan. Automatisoitu järjestelmä on leikannut käsittelykuluja, lyhentänyt korvausten käsittelyaikaa ja parantanut yleistä asiakastyytyväisyyttä.

Esimerkkejä InfoPath-järjestelmän siirtymisen eduista:

  • Mukavuus    Puhelimitse korvaushakemusten tekemisen lisäksi asiakkaat voivat lähettää korvaushakemuksia täyttämällä verkossa olevan lomakkeen. Tällöin asiakas voi lähettää lomakkeen sopivana ajankohtana, eikä pelkästään toimistoaikoina.

  • Parempi tarkkuus    Koska lomakemalli on suunniteltu varmistamaan tietojen eheys, virheellisiä merkintöjä syntyy vähemmän. Asiakkaat tai edustajat voivat esimerkiksi valita avattavasta korvaustyyppien vakioluettelosta vaihtoehdon sen sijaan, että he joutuisivat etsimään korvaustyypin ja syöttämään sen manuaalisesti lomakkeeseen.

  • Tehokkuus    Lisäksi integroidun hyväksyntätyönkulun käytön ansiosta edustaja tai korvauskäsittelijä näkee nopeasti muiden korvauksen parissa toimivien osapuolten tilan. Vaikka ValtaVakuutuksen henkilökunta käytti aiemmin selkeästi määriteltyä työnkulkua, prosessit olivat paperipohjaisia. Tästä syystä edustajat ja korvauskäsittelijät eivät pystyneet määrittämään korvaushakemuksen tilaa nopeasti soittamatta puhelua. Nyt esimerkiksi edustaja voi käydä työnkulun tilasivulla SharePoint-sivustossa, johon lomake on tallennettu, ja tarkistaa, onko korvauskäsittelijä tehnyt hyväksyntäprosessin loppuun.

Sivun alkuun

Skenaario 3: Lupahakemukset

Hyväksy hakemus -lomakkeen osa Springfieldin kaupungin rakennustarkastusvirastossa on 100 työntekijää.

Virasto vastaa sähköurakoitsijoiden lähettämien lupien tarkistamisesta ja lupien hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

Rakennustarkastusvirasto haluaa, että urakoitsijat voivat täyttää lupahakemukset selaimessa, jotta lupaprosessi olisi entistä helpompi ja kätevämpi.

Ennen InfoPathia

Rakennustarkastusvirasto käytti manuaalista, paperipohjaista hakemusprosessia ennen kuin InfoPath ja InfoPath Forms Services otettiin käyttöön. Vanhassa prosessissa tiedot jouduttiin syöttämään kahdesti. Urakoitsijat täyttivät paperilomakkeet virastossa. Virkailijat lähettivät käsinkirjoitetut lomakkeet vastaanottovirkailijalle, joka syötti tiedot tietokantajärjestelmään. Tietojen syöttämisen jälkeen tuloksia verrattiin paperilomakkeeseen sen varmistamiseksi, että tiedot olivat oikein. Jos tarkistuksessa havaittiin virheellisiä tai lukukelvottomia tietoja, lomake palautettiin urakoitsijalle postitse. Kirjeeseen liitettiin toinen lomake, jossa oli virheellisten kohtien korjausohjeet.

Kun urakoitsija oli lähettänyt korjatun lomakkeen, päivitykset syötettiin tietokantaan ja uusien merkintöjen oikeellisuus tarkistettiin vertaamalla niitä sekä alkuperäiseen että toiseen lomakkeeseen. Kun tiedot todettiin kelvollisiksi, hyväksyntäprosessi aloitettiin. Hyväksyntävaiheen aikana tarkastaja joko hyväksyi tai hylkäsi lupahakemuksen eri ehtojen perusteella. Kun hyväksyntätyönkulku valmistui, urakoitsija sai tiedon päätöksestä postitse.

InfoPathin jälkeen

Siirtymällä paperipohjaisesta lupaprosessista automatisoituun prosessiin, jossa on käytössä InfoPath ja InfoPath Forms Services, rakennustarkastusvirasto voi pitää yhteyttä urakoitsijoihin, virkailijoihin ja tarkastajiin verkon välityksellä.

Kun urakoitsija esimerkiksi lähettää lupahakemuksen rakennustarkastusviraston verkkosivustossa, lomaketiedot lähetetään rakennustarkastusviraston verkossa sijaitsevaan tietokantaan. Hakemuksen lähettämisen jälkeen uusi lupapyyntö näkyy automaattisesti SharePoint-sivustossa, jossa vastaanottava virkailija tarkistaa, että kaikki tarvittavat tiedot on annettu. Hän vahvistaa pyynnön saapumisen allekirjoittamalla hakemuslomakkeen digitaalisesti.

Esimerkkejä InfoPath-järjestelmän siirtymisen eduista:

  • Verkon kätevyys    Urakoitsijoiden ei enää tarvitse käydä virastossa luvan hakemiseksi. Urakoitsija voi lähettää lupapyynnön verkon kautta täyttämällä selainkäyttöisten lomakkeen selaimessa, kuten Firefoxissa, Safarissa tai Internet Explorerissa.

  • Parempi tarkkuus    Koska lupalomakemalli on suunniteltu varmistamaan tietojen eheys, virheellisiä merkintöjä syntyy vähemmän. Urakoitsijat voivat esimerkiksi valita avattavasta lupaluokkien vakioluettelosta vaihtoehdon sen sijaan, että he joutuisivat etsimään lupatyypin ja syöttämään sen manuaalisesti lomakkeeseen.

  • Parempi käyttökokemus    Tietojen lähettämisen jälkeen uusi lupapyyntölomake näkyy automaattisesti rakennustarkastusviraston intranet-sivustossa. Kun virkailija avaa lomakkeen, hän näkee lomakkeessa urakoitsijan yritystiedot ja lupahakemuksen tiedot.

Sivun alkuun

Skenaario 4: Varastonhallinta

varastolomakkeen osa Wide World Importers on kansainvälinen yritys, joka sijaitsee Baltimoressa. Yritys tuo maahan kankaita, käsitöitä ja kulutustavaroita erityisesti Pohjois-Afrikasta.

Wide World Importers hankki tuotteita yli 70 tavarantoimittajalta 12 maasta. Koska tavarantoimittajien varasto on dynaaminen ja kausiluonteinen, Wide World Importers haluaa luoda InfoPathissa lomakemalleja, joilla he voivat tiedustella tavarantoimittajilta varastotilanteen helposti ja tehokkaasti.

Ennen InfoPathia

Wide World Importers käytti manuaalista, paperipohjaista kyselyprosessia ennen kuin InfoPath ja InfoPath Forms Services otettiin käyttöön. Vanhassa prosessissa tiedot jouduttiin syöttämään kahdesti. Ostajat lähettivät kyselyt ulkomaisille tavarantoimittajille Global Expressin kirjattuna postina. Tavarantoimittajat lähettivät täytetyt kyselylomakkeet takaisin postitse tai faksilla. Aika ajoin tavarantoimittajat soittivat Wide World Importersille vastauksiensa kera. Joissakin harvinaisissa tapauksissa myyjät keräsivät kyselytulokset tavarantoimittajilta henkilökohtaisesti. Yleisesti ottaen saattoi kulua kuukausia ennen kuin Wide World Importers sai kyselyn lopulliset tulokset.

Lähes jokaisessa kyselyssä tietoja jouduttiin syöttämään useita kertoja. Wide World Importersin sihteeri syötti paperikyselyt tietokantaan. Tuloksena syntyneitä tietokantatietueita verrattiin paperilomakkeeseen sen varmistamiseksi, että tiedot olivat oikein. Jos tarkistuksessa havaittiin virheellisiä tai lukukelvottomia tietoja, tavarantoimittajalle soitettiin seurantahaastattelua varten. Jos se ei ollut mahdollista, selvennyspyyntö lähetettiin postitse tai faksilla. Kun Wide World Importers sai korjatut tiedot, tiedot viimeisteltiin.

InfoPathin jälkeen

Kyselyiden World Wide Importersille postittamisen sijaan tavarantoimittajat lähettävät nyt kyselyt täyttämällä selainkäyttöiset lomakkeet verkossa. Tavarantoimittajien lomakkeisiin syöttämät tiedot lisätään välittömästi varastotietokantaan. Kun InfoPath ja InfoPath Forms Services on otettu käyttöön, Wide World Importers pääsee nauttimaan seuraavista eduista:

  • Verkon kätevyys    InfoPathiin perustuvissa järjestelmissä tavarantoimittajat voivat täyttää kyselyt selaimessa. Tavarantoimittajien ei tarvitse enää postittaa tai faksata kyselyitä takaisin Wide World Importersille.

  • Oikea-aikaisuus    Aiemmassa paperipohjaisessa järjestelmässä oli usein huomattava viive tavarantoimittajien kyselyn täyttämisen ja vastausten syöttämisen Wide Word Importersin tietokantaan välillä. Sen takia varastoarviot olivat usein vanhentuneita. InfoPathin selainkäyttöisen lomakemallin ansiosta tiedot, jotka tavarantoimittajat syöttävät lomakkeisiin, lisätään välittömästi varastotietokantaan.

  • Parempi tarkkuus    Koska lomakemalli on suunniteltu varmistamaan tietojen eheys, virheellisiä merkintöjä syntyy vähemmän. Tavarantoimittajat voivat esimerkiksi valita avattavasta tuoteluokkien vakioluettelosta vaihtoehdon sen sijaan, että he joutuisivat etsimään tuotetyypin ja syöttämään sen manuaalisesti lomakkeeseen.

Sivun alkuun

Skenaario 5: Markkinatutkimus

markkinointitutkimuslomakkeen osa Proseware, Inc. on Kanadassa sijaitseva ohjelmistoyritys, joka kehittää tuotteita painotuotealalle.

Proseware, Inc. on käynnistämässä lippulaivatuotteensa seuraavan julkaisuversion kehitysjakson. Kehitystiimi päätti, että InfoPath ja InfoPath Forms Services otetaan käyttöön helpottamaan markkinatutkimustoimintoja. Asiakastapaamisten aikana kehitystiimi aikoo käyttää lomakemallia asiakaspalautteen keräämiseen ja kirjaamiseen. Lomakkeen tarkoituksena on toimia tietueena kaikista asiakaskontakteista, jotta asiakkaiden tarpeet voidaan ymmärtää entistä paremmin. Samalla voidaan varmistaa, että kerätyt tiedot ovat helposti löydettävissä ja käytettävissä.

Lomakemalli lähettää tiedot suoraan tietokantaan, minkä ansiosta työntekijät voivat hakea ja analysoida useissa eri tapaamisissa kerättyjä tietoja. Proseware, Inc. haluaa säilyttää täytettyjä lomakkeita SharePoint-sivuston kirjastossa.

Ennen InfoPathia

Vaikka kehitystiimin jäsenet käyttivät Microsoft Office Wordia tai Microsoft Office Exceliä muistiinpanojen tekemiseen hankkiessaan palautetta asiakkailta ja kumppaneilta, tietojen analysointi ja purkaminen edellytti usein tietojen tarpeetonta syöttämistä. Tiimin jäsenet kirjoittivat muistiinpanot vapaamuotoisina ja niihin liittyvät tiedot olivat asiakirjoissa usein sekaisin ja monessa eri kohdassa. Kun tiimin jäsenet halusivat yhdistää keräämänsä tiedot teknisiin tietoihin, monimuotoisten asiakirjojen selaamiseen kului paljon aikaa ennen kuin tarvittavat tiedot löytyivät.

InfoPathin jälkeen

Siirtyminen vakiomuotoiseen tietojen keräysprosessiin, jossa on käytössä InfoPath ja InfoPath Forms Services, säästi aikaa ja rahaa, joka ennen kului Proseware, Inc:n kehitystiimissä sisäisten tietojen keräämiseen, analysointiin ja purkamiseen.

Kun kehitystiimin jäsenet tapaavat nyt nykyisiä ja potentiaalisia asiakkaita, tiedot asiakastarpeista ja ideoista kerätään InfoPathin lomakkeeseen. Lomakkeiden tallentamiseen ja jakamiseen käytetään SharePoint-sivustossa olevaa kirjastoa. Kirjastosta tiimin jäsenet voivat hakea uusimmat asiakastietolomakkeet, tarkistaa olemassa olevien lomakkeiden tiedot, viedä täytettyjen lomakkeiden tiedot Microsoft Office Excel 2003- tai Microsoft Office Excel 2007 -ohjelmaan tai yhdistää useiden lomakkeiden tiedot yhteen lomakkeeseen.

Esimerkkejä InfoPath-järjestelmän siirtymisen eduista:

  • Yhtenäiset tiedot    Lomakemallin tarkoituksena on auttaa varmistamaan tietojen yhtenäinen järjestys ja muotoilu. Lomakkeen luetteloissa näkyvät tiedot tulevat vakioiduista SharePoint-luetteloista ja .xml-tiedostoista. Esimerkiksi Liiketoimintalaji-luettelon kohdat tulevat suoraan valmiiksi määritetystä XML-rakenteesta, jota käytetään koko Proseware, Inc:ssä, jotta liiketoimintatietojen vaihtaminen eri järjestelmien kesken voidaan vakioida.

  • Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin    Kun lomake lähetetään, se tallennetaan automaattisesti SharePoint-sivuston kirjastoon. Kunkin lomakkeen tiedot näkyvät lomakkeen ulkopuolella kirjastossa olevissa sarakkeissa. Tämän ansiosta tiimin jäsenet voivat helposti hakea ja lajitella kirjastossa olevia lomaketietoja avaamatta kutakin lomaketta erikseen.

  • Useita näkymiä   Asiakastietolomakkeessa on useita näkymiä eri tarpeisiin. Erillisiä näkymiä on muun muassa asiakastietojen kirjaamista, tiimin havaintoja, tutkimusmenetelmiä ja muita resursseja varten. Lomakkeessa on myös oma tulostusnäkymä, jossa muiden näkymien tiedot näkyvät kätevässä, tulostettavassa yhteenvetonäkymässä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×