Jos haet Accessissa säännöllisesti tietystä taulukosta tai lajittelet sen tietueet tietyn kentän mukaan, voit nopeuttaa tätä kentälle luotavan indeksin avulla. Access hyödyntää taulukon indeksejä samalla tavalla kuin itse käytät kirjan hakemistoa: Access etsii tietojen sijainnin indeksistä. Joissakin tilanteissa, kuten perusavaimen tapauksessa, Access luo indeksin automaattisesti puolestasi. Joissakin tilanteissa taas haluat ehkä luoda indeksin itse.
Tämä artikkeli sisältää indeksien esittelyn ja tietoja siitä, mitkä kentät kannattaa indeksoida. Artikkelissa käsitellään indeksien luomista, poistamista ja muuttamista, ja mukana on myös selvitys tilanteista, joissa Access luo indeksejä automaattisesti.
Artikkelin sisältö
Huomautus: Tässä artikkelissa kuvatuilla tavoilla ei voi luoda verkkotietokannan taulukon indeksiä. Verkkotietokannan tehokkuus riippuu monesta tekijästä kuten verkkotietokannan sisältävän SharePoint-palvelimen tehokkuudesta.
Mikä indeksi on?
Indeksin avulla Access etsii ja lajittelee tietueita nopeammin. Indeksi tallentaa tietojen sijainnin niiden kenttien perusteella, jotka valitset indeksoitavaksi. Kun Access hakee sijainnin indeksistä, se voi hakea tiedot nopeasti siirtymällä suoraan oikeaan sijaintiin. Tämän ansiosta indeksi voi nopeuttaa käyttöä huomattavastikin, koska sen ansiosta ohjelmiston ei tarvitse käydä läpi kaikkia tietueita, kun haet jotain tiettyä.
Tietoja kenttien indeksointiperusteista
Voit luoda indeksejä, jotka perustuvat yhteen kenttään tai useisiin kenttiin. Sinun kannattaa todennäköisesti indeksoida kentät, joista haet usein, joita lajittelet ja joita liität muiden taulukoiden kenttiin useiden taulukoiden kyselyissä. Indeksit voivat nopeuttaa hakuja ja kyselyitä, mutta ne voivat hidastaa toimintaa tietojen lisäämisen ja päivittämisen yhteydessä. Kun lisäät tietoja taulukkoon, jossa on indeksoituja kenttiä tai indeksoitu kenttä, Accessin täytyy päivittää indeksi aina, kun tietue lisätään tai tietuetta päivitetään. Kun lisäät tietoja liittämiskyselyllä tai liittämällä tuodut tietueet, toiminto sujuu luultavasti hitaammin, jos kohdetaulukossa on indeksejä.
Huomautus: Taulukon perusavain indeksoidaan automaattisesti.
Et voi indeksoida sellaisia kenttiä, joiden tietotyyppi on OLE-objekti, Laskettu tai Liite. Muut kentät kannattaa todennäköisesti indeksoida, jos kaikki seuraavat ehdot toteutuvat:
-
Kentän tietotyyppi on Lyhyt teksti (Access 2010:n teksti), Pitkä teksti (Muistio Access 2010:ssä), Luku, Päivämäärä/aika, Laskuri, Valuutta, Kyllä/Ei tai Hyperlinkki.
-
Kenttään tallennettuja arvoja on tarkoitus etsiä.
-
Kentän arvoja on tarkoitus lajitella.
-
Kenttään on tarkoitus tallentaa useita eri arvoja. Jos kentässä on paljon samoja arvoja, indeksi ei välttämättä juuri nopeuta kyselyitä.
Monikenttäiset indeksit
Jos haku- tai lajitteluperusteena on tarkoitus käyttää samanaikaisesti vähintään kahta kenttää, voit luoda indeksin kyseiselle kenttien yhdistelmälle. Jos määrität samaan kyselyyn usein sekä Toimittaja- että Tuotenimi-kenttää koskevia ehtoja, sinun kannattaa luoda molemmat kentät kattava monikenttäinen indeksi.
Kun käytät taulukon lajitteluperusteena monikenttäistä indeksiä, Access käyttää ensisijaisena lajitteluperusteena kenttää, joka indeksille on ensimmäiseksi määritetty. Määrität kenttien järjestyksen luodessasi monikenttäisen indeksin. Jos ensimmäisessä kentässä on kaksoisarvoja sisältäviä tietueita, Access käyttää toisena lajitteluperusteena indeksiin toiseksi määritettyä kenttää ja niin edelleen.
Monikenttäisessä indeksissä voi olla enintään kymmenen kenttää.
Indeksin luominen
Indeksiä luotaessa täytyy ensin päättää, luodaanko yhden kentän indeksi vai monikenttäinen indeksi. Indeksi luodaan yksittäiseen kenttään määrittämällä Indeksoitu-ominaisuus. Seuraavassa taulukossa luetellaan arvot, joita Indeksoitu-ominaisuudessa voi käyttää.
|
Indeksoitu-ominaisuuden asetus: |
Merkitys |
|
Ei |
Älä luo indeksiä tälle kentälle (tai poista aiemmin luotua indeksiä). |
|
Kyllä (kaksoisarvot sallittuja) |
Luo indeksi tälle kentälle. |
|
Kyllä (ei kaksoisarvoja) |
Luo yksilöllinen indeksi tälle kentälle. |
Jos luot yksilöllisen indeksin, Access ei anna sinun lisätä kenttään arvoa, joka on jo jonkin toisen tietueen samassa kentässä. Access luo perusavaimille automaattisesti yksilöllisen indeksin, mutta voit halutessasi myös estää kaksoisarvojen lisäämisen muihin kenttiin. Voit esimerkiksi luoda yksilöllisen indeksin kenttään, johon tallennetaan sarjanumeroita, jolloin kahdella tuotteella ei voi olla samaa sarjanumeroa.
Yhden kentän indeksin luominen
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella sen taulukon nimeä, jolle indeksi on tarkoitus luoda, ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.
-
Napsauta sen kentän Kentän nimi -kohtaa, jonka haluat indeksoida.
-
Valitse Kentän ominaisuudet -kohdasta Yleinen-välilehti.
-
Jos haluat sallia kaksoisarvot, määritä Indeksoitu-ominaisuuden arvoksi Kyllä (kaksoisarvot sallittu). Jos haluat luoda yksilöllisen indeksin, määritä ominaisuuden arvoksi Kyllä (ei kaksoisarvoja).
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltäTallenna tai painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.
Monikenttäisen indeksin luominen
Voit luoda taulukkoon monikenttäisen indeksin lisäämällä yhden rivin indeksin jokaista kenttää varten ja määrittämällä indeksin nimen vain ensimmäiselle riville. Access käsittelee kaikki rivit osana samaa indeksiä, kunnes käsittelyyn tulee rivi, jossa on jokin muu indeksin nimi. Kun haluat lisätä rivin, napsauta hiiren kakkospainikkeella rivin lisäyskohtaa ja valitse pikavalikosta Lisää rivejä
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella sen taulukon nimeä, jolle indeksi on tarkoitus luoda, ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.
-
Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Indeksit.
Indeksit-ikkuna tulee näkyviin. Muuta ikkunan kokoa siten, että näkyviin tulee joitakin tyhjiä rivejä sekä indeksin ominaisuudet.
-
Kirjoita indeksin nimi Indeksin nimi -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään kenttään. Indeksin voi nimetä esimerkiksi jonkin indeksikentän mukaan, mutta myös muita nimiä voi käyttää.
-
Napsauta Kentän nimi -sarakkeen nuolta ja napsauta ensimmäistä indeksiin sisällytettävää kenttää.
-
Jätä seuraavan rivin Indeksin nimi -sarake tyhjäksi ja napsauta Kentän nimi -sarakkeessa toista indeksiin sisällytettävää kenttä. Tee nämä toimet uudelleen, kunnes kaikki indeksiin sisällytettävät kentät on valittu.
-
Muuta kentän arvojen lajittelujärjestystä valitsemalla Indeksit-ikkunan Lajittelujärjestys-sarakkeesta Nouseva tai Laskeva. Lajittelujärjestys on oletusarvoisesti Nouseva.
-
Määritä Indeksit-ikkunan Indeksin ominaisuudet -kohdassa indeksin ominaisuudet sille Indeksin nimi -sarakkeen riville, joka sisältää indeksin nimen. Kun määrität ominaisuuksia, toimi seuraavan taulukon mukaisesti.
Ominaisuus
Arvo
Ensisijainen
Jos tämä arvo on Kyllä, indeksi on perusavain.
Yksilöllinen
Jos tämä arvo on Kyllä, indeksissä saa olla vain yksilöllisiä arvoja.
Tyhjäarvojen ohittaminen
Jos tämä arvo on Kyllä, tietueet, joiden arvo indeksoiduissa kentissä on tyhjä, jätetään pois indeksistä.
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltäTallenna tai painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.
-
Sulje Indeksit-ikkuna.
Indeksin poistaminen
Jos indeksi käy tarpeettomaksi tai hidastaa liiaksi suorituskykyä, voit poistaa sen. Tämä poistaa varsinaisen indeksin, mutta ei kuitenkaan sen perustana olevia kenttiä.
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella sen taulukon nimeä, josta indeksi on tarkoitus poistaa, ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.
-
Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Indeksit.
Indeksit-ikkuna tulee näkyviin. Muuta ikkunan kokoa siten, että näkyviin tulee joitakin tyhjiä rivejä sekä indeksin ominaisuudet.
-
Valitse Indeksit-ikkunassa rivi tai rivit, jotka sisältävät poistettavan indeksin, ja paina DEL-näppäintä.
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltäTallenna tai painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.
-
Sulje Indeksit-ikkuna.
Indeksien tarkasteleminen ja muokkaaminen
Tuomalla taulukon indeksit näkyviin voit tarvittaessa arvioida, kuinka indeksit vaikuttavat suorituskykyyn, tai varmistaa, että tietyt kentät on indeksoitu.
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella sen taulukon nimeä, jonka indeksiä haluat muokata, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.
-
Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Indeksit.
Indeksit-ikkuna tulee näkyviin. Muuta ikkunan kokoa siten, että näkyviin tulee joitakin tyhjiä rivejä sekä indeksin ominaisuudet.
-
Tarkastele indeksejä tai indeksien ominaisuuksia tai tee niihin tarvittavat muutokset.
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltäTallenna tai painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.
-
Sulje Indeksit-ikkuna.
Indeksien automaattinen luominen
Joissakin tilanteissa Access luo indeksit automaattisesti käyttäjän puolesta. Esimerkiksi sellaisille kentille luodaan automaattisesti indeksi, jotka käyttäjä määrittää taulukon perusavaimeksi.
Indeksin automaattisen luomisen perusteena käytetään myös Accessin asetukset -valintaikkunan Automaattinen indeksoiminen tuotaessa tai luotaessa -asetusta. Access indeksoi automaattisesti kentät, joiden nimen alussa tai lopussa on Automaattinen indeksoiminen tuotaessa tai luotaessa -ruutuun kirjoitettu merkki, esimerkiksi tunnus, avain, koodi tai num. Tekemällä seuraavat toimet voit tuoda nykyisen asetuksen näkyviin tai tehdä siihen muutoksia:
-
Valitse Tiedosto > Asetukset.
-
Valitse Objektien suunnittelutyökalut ja muokkaa sitten Taulukon rakennenäkymä -kohdan Automaattinen indeksoiminen tuotaessa tai luotaessa -ruudun arvoja tai lisää tai poista näitä arvoja. Erota arvot puolipisteellä (;).
Huomautus: Jos kentän nimen alussa tai lopussa on tähän ruutuun määritetty arvo, kenttä indeksoidaan automaattisesti.
-
Napsauta OK.
Koska jokainen indeksi merkitsee lisää käsiteltävää Accessille, suorituskyky heikkenee tietojen lisäämisen ja päivittämisen yhteydessä. Sinun kannattaakin ehkä rajoittaa luotavien indeksien määrää muokkaamalla tai vähentämällä Automaattinen indeksoiminen tuotaessa tai luotaessa -ruudun arvoja.
