Hyväksymisen työnkulun käyttäminen

Artikkelin sisältö

• Miten hyväksyntä-työnkulku toimii?

• Hyväksyntätyönkulun luettelon, kirjaston tai sisältölajin lisääminen tai muuttaminen

• Hyväksyntätyönkulun aloittaminen tiedostolle tai kohteelle

• Hyväksymisen työnkulkutehtävän suorittaminen

Hyväksymisen työnkulun toiminta

Hyväksymisen työnkulku tukee liiketoimintaprosesseja, joihin liittyy asiakirjan lähettäminen työtovereille tai vastuuhenkilöille hyväksyttäväksi. Hyväksymisen työnkulku tehostaa hyväksymistä liiketoimintaprosessina hallitsemalla ja seuraamalla kaikkia prosessiin liittyviä eri henkilöiden suorittamia tehtäviä sekä tuottamalla prosessista kirjauksen, kun se on suoritettu.

Jos työnkulut ovat käytettävissä, voit aloittaa hyväksymisen työnkulun suoraan luettelossa tai kirjastossa olevasta asiakirjasta tai kohteesta. Työnkulku aloitetaan valitsemalla haluttu työnkulku ja täyttämällä sitten työnkulun aloituslomake, jossa määritetään työnkulun osallistujat (hyväksyjät), määräpäivä ja mahdolliset tehtäviä koskevat ohjeet. Kun työnkulku alkaa, palvelin määrittää tehtävät kaikille osallistujille. Jos sähköposti-ilmoitukset ovat käytössä palvelimessa, palvelin lähettää kaikille osallistujille sähköposti-ilmoitukset. Osallistujat voivat avata hyväksyttävän asiakirjan tai kohteen napsauttamalla sähköpostitse saamassaan tehtäväilmoituksessa olevaa linkkiä. Osallistujat voivat hyväksyä tai hylätä hyväksymistehtävänsä tai siirtää ne toiselle osallistujalle. Lisäksi he voivat pyytää muutosta hyväksyttävään asiakirjaan tai kohteeseen. Osallistujat voivat suorittaa työnkulkuun sisältyvät tehtävänsä TE000130230 -Web-sivustossa tai suoraan tietyissä TE000130111 -ohjelmissa. Kun työnkulku on käynnissä, työnkulun omistaja tai työnkulun osallistujat voivat tarkistaa Työnkulun tila -sivulta, ketkä osallistujista ovat suorittaneet omat tehtävänsä. Kun kaikki työnkulun osallistujat ovat suorittaneet tehtävänsä, työnkulku päättyy ja sen omistajalle lähetetään tästä ilmoitus automaattisesti.

Oletusarvon mukaan hyväksymisen työnkulku on liitetty Asiakirja-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä asiakirjakirjastoissa. Asiakirjakirjastoissa oletuksena käytettävä työnkulku on peräkkäisyyteen perustuva, toisin sanoen siinä tehtävät määritetään osallistujille yksi kerrallaan. Yksi hyväksymisen työnkulun versio on liitetty oletusarvon mukaan myös julkaisusivuston Sivut-kirjastoihin, ja sitä voidaan käyttää Web-sivujen julkaisun hyväksyntäprosessin hallintaan. Voit mukauttaa näitä valmiiksi määritettyjä hyväksymisen työnkulun versioita organisaatiosi tarpeiden mukaan tai lisätä luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin kokonaan uuden version hyväksymisen työnkulusta.

Sivun alkuun

Luettelon, kirjaston tai sisältötyypin hyväksymisen työnkulun lisääminen tai muuttaminen

Ennen kuin työnkulkua voi käyttää, se on lisättävä luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin, jotta se olisi käytettävissä tietyssä paikassa olevissa tiedostoissa tai kohteissa. Työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin edellyttää luetteloiden hallintaoikeuksia. Tavallisesti tämän tehtävän suorittavat sivuston järjestelmänvalvojat tai tiettyjen luetteloiden tai kirjastojen hallinnasta vastaavat käyttäjät.

Työnkulun käytettävyys sivustossa vaihtelee sen mukaan, mihin työnkulku on lisätty:

• Suoraan luetteloon tai kirjastoon lisätty työnkulku on vain kyseisen luettelon tai kirjaston kohteiden käytettävissä.

• Luettelon sisältötyyppiin (sivuston sisältötyypin esiintymään, joka on lisätty tiettyyn luetteloon tai kirjastoon) lisätty työnkulku on vain kyseiseen sisältötyyppiin kuuluvien kohteiden käytettävissä siinä luettelossa tai kirjastossa, johon sisältötyyppi on yhdistetty.

• Sivuston sisältötyyppiin lisätty työnkulku on käytettävissä kaikissa kyseistä sisältötyyppiä edustavissa kohteissa kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa, joihin on lisätty kyseisen sisältötyypin esiintymä. Jos haluat työnkulun olevan laajalti käytettävissä tiettyä sisältötyyppiä edustavissa kohteissa sivustokokoelman kirjastoissa tai luetteloissa, työnkulku kannattaa lisätä suoraan sivuston sisältötyyppiin.

Hyväksymisen työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin tapahtuu samalla tavalla kuin luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin jo liitetyn hyväksymisen työnkulun muokkaaminen.

1. Kun haluat avata sen kirjaston tai sisältötyypin Lisää työnkulku- tai Muuta työnkulkua ‑sivun, johon haluat lisätä työnkulun, toimi seuraavasti:

   • Luettelo tai kirjasto:

     1. Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun tai jonka työnkulkua haluat muuttaa.

     2. Asetukset valikossa - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

        Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

     3. Valitse Käyttöoikeudet ja käytännöt -kohdasta Työnkulun asetukset.

   • Luettelon sisältölaji:

     1. Avaa luettelo tai kirjasto, joka sisältää sen luettelon sisältölajin esiintymän, johon haluat lisätä työnkulun tai jossa olevaa työnkulkua haluat muuttaa.

     2. Asetukset valikossa - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

        Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

     3. Napsauta sisältölajin nimeä Sisältölajit-kohdassa.

        Huomautus: Jos luettelo tai kirjasto ei ole määritetty sallimaan useita sisältötyyppejä, Sisältötyypit -osaa ei näy luettelon tai kirjaston Mukauta -sivulla.

     4. Valitse Asetukset-kohdasta Työnkulun asetukset.

   • Sivuston sisältölaji:

     1. Sivuston toiminnot valikosta , valitse sivustokokoelman kotisivulla Sivustonasetukset ja valitse sitten Muokkaa kaikkia sivuston asetuksia.

     2. Valitse Valikoimat-luettelosta Sivuston sisältölajit.

     3. Napsauta sen sivuston sisältölajin nimeä, jolle haluat lisätä työnkulun tai jolle määritettyä työnkulkua haluat muuttaa, ja valitse Työnkulun asetukset.

        Huomautus: Jos tähän luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin on jo lisätty työnkulkuja, tämä vaihe avaa heti Muuta työnkulun asetuksia ‑sivun. Siirry Lisää työnkulku ‑sivuun valitsemalla Lisää työnkulku. Jos tähän luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin ei ole lisätty työnkulkuja, tämä vaihe avaa Lisää työnkulku ‑sivun.

1. Valitse Muuta työnkulun asetuksia -sivulla Lisää työnkulku tai napsauta sen työnkulun nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.

2. Toimi seuraavasti:

   • Jos lisäät työnkulun, valitse Lisää työnkulku-sivun työnkulku -osassa napsauttamalla työnkulkua .

   • Jos olet muuttamassa työnkulun asetuksia, muokkaa Muuta työnkulkua ‑sivussa haluamiasi asetuksia seuraavien vaiheiden mukaisesti.

3. Kirjoita Nimi-osaan työnkulun yksilöllinen nimi.

   1. Määritä Tehtäväluettelo-osassa tässä työnkulussa käytettävä tehtäväluettelo.

      Huomautukset: 

      • Voit käyttää Tehtävät-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos käytät Tehtävät-oletusluetteloa, työnkulun osallistujat löytävät omat työnkulun tehtävät helposti Tehtävät-luettelon Omat tehtävät -luettelosta.

      • Jos tämän työnkulun tehtävissä esitetään luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillään yleisestä Tehtävät-luettelosta, luo uusi tehtäväluettelo.

      • Jos organisaatiossa käytetään useita työnkulkuja tai työnkuluissa on lukuisia tehtäviä, luo uusi tehtäväluettelo. Tässä tilanteessa voit luoda esimerkiksi kullekin työnkululle oman tehtäväluettelon.

4. Valitse Historialuettelo-kohdasta historialuettelo, jota tässä työnkulussa käytetään. Historialuettelossa näkyvät kaikki tapahtumat, jotka toteutuvat työnkulun kunkin esiintymän aikana.

   Huomautus: Voit käyttää Historia-luettelon oletusarvoa tai luoda uuden luettelon. Jos organisaatiossasi on tarkoitus käyttää useita työnkulkuja, kannattaa ehkä luoda jokaiselle työnkululle oma historia.

5. Määritä Aloitusasetukset-osassa, milloin ja kenen toimesta työnkulun voi aloittaa.

   Jos haluat tämän hyväksyntä-työnkulun käyttäminen kirjaston sisällön hyväksymisen hallintaan, valitse Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen -valintaruutu. Lisätietoja työnkulun käyttämisestä sisällön hyväksynnän hallintaan, katso Käytä työnkulun käyttäminen kirjaston sisällön hyväksymisen hallintaan.

   Huomautukset: 

   • Tietyt asetukset eivät välttämättä ole käytettävissä, jos valitsemasi työnkulkumalli ei tue niitä.

   • Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen hyväksymiseksi -asetus on käytettävissä vain, jos kirjastossa on otettu käyttöön pää- ja aliversioiden tuki ja valitsemaasi työnkulkumallia voi käyttää sisällön hyväksymiseen.

6. Jos lisäät tämän työnkulun sivuston sisältötyyppiin, määritä Päivitä luettelon ja sivuston sisältötyypit ‑osassa, lisätäänkö sama työnkulku kaikkiin tästä sisältötyypistä periytyviin sisältötyyppeihin.

   Huomautus:  Päivitä luettelon ja sivuston sisältötyypit ‑osa tulee näkyviin Lisää työnkulku ‑sivuun vain käsiteltäessä sivuston sisältötyyppejä.

7. Valitse Seuraava.

8. Määritä Työnkulun mukauttaminen ‑sivussa haluamasi asetukset tehtävien reititykselle, työnkulun oletusalkuarvoille, työnkulun päättämiselle ja niille toimenpiteille, jotka suoritetaan työnkulun päätyttyä.

   Valitse seuraavien osien asetukset. Kaikkien osien asetusten määrittäminen ei ole pakollista.

   Työnkulun tehtävät

   Toimi:	Toimet:
   Tehtävien määrittäminen kaikille osallistujille yhtä aikaa (rinnakkainen työnkulku)	Valitse Kaikki osallistujat yhtä aikaa (rinnakkainen) -painike.
   Tehtävien määrittäminen yhdelle osallistujalle kerrallaan (peräkkäinen työnkulku) Jos teet työnkulusta peräkkäisen, vuorossa olevan osallistujan on suoritettava oma tehtävänsä, ennen kuin seuraavalle osallistujalle annetaan tehtävä.	Valitse Yksi osallistuja kerrallaan (peräkkäinen) -painike.
   Tehtävien uudelleenmäärittämisen salliminen työnkulun osallistujille	Valitse Määritä tehtävä toiselle henkilölle -valintaruutu.
   Hyväksyttävänä olevan asiakirjan muutospyyntöjen salliminen työnkulun osallistujille ennen tehtävän päättymistä	Valitse Tee muutospyyntö ennen tehtävän päättymistä -valintaruutu.

   Oletusarvot työnkulun alkaessa

   Toimi:	Toimet:
   Oletusosallistujaluettelon määrittäminen kaikille tämän työnkulun esiintymille	Kirjoita niiden henkilöiden nimet, joiden haluat osallistuvan työnkulkuun sen alettua, tai valitse Hyväksyjät ja valitse sitten henkilöt tai ryhmät hakemistopalvelusta. Huomautus: Jos määrität työnkulun peräkkäiseksi työnkuluksi, lisää osallistujien nimet siinä järjestyksessä, jossa haluat määrittää tehtävät.
   Yksittäisen tehtävän määrittäminen ryhmille	Valitse Määritä yksi tehtävä kullekin määritetylle ryhmälle. (Älä laajenna ryhmiä.) -valintaruutu. Valitse tämä asetus, jos aiot määrittää ryhmiä työnkulun osallistujiksi ja haluat, että ryhmälle määritetään vain yksi yhteinen tehtävä sen sijaan, että jokaiselle ryhmän jäsenelle määritettäisiin oma tehtävä.
   Osallistujien muuttamisen tai lisäämisen salliminen henkilölle, joka aloittaa työnkulun	Valitse Salli osallistujaluettelon muuttaminen, kun työnkulku on aloitettu -valintaruutu. Tämä asetus on oletusarvon mukaan valittuna. Jos haluat estää työnkulun aloittaneita henkilöitä vaihtamasta tai lisäämästä osallistujia, poista valinta tästä valintaruudusta.
   Kunkin tehtävän yhteydessä näkyvän oletussanoman määrittäminen	Kirjoita sanoma tai ohjeet muokkausruutuun.
   Rinnakkaisten työnkulkujen määräpäivän määrittäminen	Kirjoita tai valitse päivämäärä Tehtävien määräpäivä (rinnakkainen) -kohdassa.
   Peräkkäisen työnkulun osallistujilla tehtävien suorittamiseen käytettävissä olevan ajan määrittäminen	Kirjoita Jokaiselle henkilölle tehtävän suorittamista varten annettava aika (peräkkäinen) -ruutuun luku ja valitse aikayksiköksi päivä(ä) tai viikko(a) .
   Niiden henkilöiden luettelon määrittäminen, joille tulisi lähettää hälytyksiä (ei tehtävänmäärityksiä), kun työnkulku aloitetaan	Kirjoita Ilmoittaminen muille -ruutuun niiden henkilöiden nimet, joille haluat lähettää ilmoituksia, tai napsauta Kopio ja valitse haluamasi henkilöt tai ryhmät hakemistopalvelusta.

   Työnkulun päättyminen

   Toimi:	Toimet:
   Rinnakkaisen työnkulun määrittäminen päättyneeksi, kun tietty määrä osallistujia on suorittanut tehtävänsä	Valitse Päätökseen on saatu seuraava määrä tehtäviä -valintaruutu ja kirjoita sitten lukumäärä. Huomautus: Tämä asetus ei ole käytettävissä, jos työnkulku on peräkkäinen.
   Työnkulun määrittäminen päättyneeksi, kun asiakirja tai kohde on hylätty	Valitse Asiakirja on hylätty -valintaruutu.
   Työnkulun määrittäminen päättyneeksi, kun asiakirjaa tai kohdetta muutetaan	Valitse Asiakirjaa on muutettu -valintaruutu.

   Toimet työnkulun jälkeen

   Toimi:

   Toimet:

   Asiakirjan tai kohteen hyväksyntätilan päivittäminen työnkulun päättymisen jälkeen

   Valitse Hyväksyntätilan päivittäminen (tämän työnkulun avulla voit hallita sisällön hyväksyntää) -valintaruutu. Jos käytät tätä hyväksymisen työnkulkua kirjaston sisällön hyväksymisen hallintaan (valvontaan) ja olet valinnut Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion hyväksymiseksi -valintaruudun Lisää työnkulku -sivulla, tämä asetus on oletusarvon mukaan valittuna. Jos et valinnut Lisää työnkulku ‑sivun Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen hyväksymiseksi ‑valintaruutua, koska et halua tehdä tästä työnkulusta kirjaston sisällön hyväksymiseen oletusarvoisesti käytettävää työnkulkua, voit valita Hyväksyntätilan päivittäminen (tämän työnkulun avulla voit hallita sisällön hyväksyntää) ‑valintaruudun. Tällöin tästä työnkulusta tulee toissijainen sisällön hyväksymisen työnkulku, jonka tietyt käyttäjät voivat aloittaa manuaalisesti.

9. Valitse OK.

Sivun alkuun

Tiedoston tai kohteen hyväksymisen työnkulun aloittaminen

Voit aloittaa tiedoston tai kohteen hyväksymisen työnkulun manuaalisesti suoraan siitä luettelosta tai kirjastosta, johon se on tallennettu. Työnkulkua aloitettaessa käytettävissä olevat asetukset voivat vaihdella sen mukaan, miten työnkulkua on mukautettu lisättäessä sitä luetteloon, kirjastoon tai kohteen sisältötyyppiin. Työnkulun aloittamiseen vaaditaan vähintään kohteiden muokkausoikeus. Joidenkin tiedoston tai kohteen työnkulkujen aloittaminen voi edellyttää myös luetteloiden hallintaoikeutta.

1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoinna, napsauta sen nimeä Pikakäynnistyksessä.

   Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

2. Siirrä osoitin sen tiedoston tai kohteen nimen kohdalle, jonka työnkulun haluat aloittaa, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse Työnkulut.

3. Napsauta Aloita uusi työnkulku ‑osassa sen hyväksymisen työnkulun nimeä, jonka haluat aloittaa.

4. Kirjoita Hyväksyjät-riville haluamiesi asiakirjan tai kohteen hyväksyjien nimet tai napsauta Hyväksyjät-painiketta ja valitse henkilöt ja luettelot hakemistopalvelusta.

   Huomautus: Jos työnkulku on peräkkäinen, kirjoita tai valitse työnkulun osallistujien nimet siinä järjestyksessä, jossa haluat jakaa tehtävät.

5. Jos haluat määrittää työnkulun osallistujiksi ryhmiä, valitse Määritä yksi tehtävä kullekin määritetylle ryhmälle. (Älä laajenna ryhmiä.) -valintaruutu. Tällöin ryhmälle määritetään vain yksi tehtäväilmoitus sen sijaan, että jokaiselle ryhmän jäsenelle määritettäisiin oma tehtäväilmoitus.

6. Jos haluat sisällyttää viestin tai tehtäväkohtaisia ohjeita, kirjoita nämä tiedot Kirjoita viesti, joka lähetetään pyynnön mukana -tekstikehykseen.

7. Jos haluat määrittää Määräpäivä-kohtaan päivämäärän, jolloin tehtävän on oltava valmis, toimi seuraavasti:

   • Jos kyseessä on peräkkäinen työnkulku, kirjoita numero ja valitse aikayksiköksi joko päivä(ä) tai viikko(a).

   • Jos kyseessä on rinnakkainen työnkulku, kirjoita tai valitse haluamasi päivämäärä Tehtävien määräpäivä -ruutuun.

   • Jos haluat, että muut henkilöt saavat ilmoituksia (muita kuin tehtävänvarauksia) työnkulun käynnistyttyä, kirjoita näiden henkilöiden nimet Kopio-riville tai napsauta Kopio ja valitse haluamasi henkilöt ja ryhmät hakemistopalvelusta.

8. Valitse Käynnistä.

Sivun alkuun

Hyväksymisen työnkulun tehtävän suorittaminen

Hyväksymisen työnkulun osallistujat voivat suorittaa tehtävänsä joko siitä luettelosta tai kirjastosta, jossa kohde tai asiakirja sijaitsee, tai suoraan tietyistä 2007 Office -versio -sovelluksista. Lisätietoja työnkulun tehtävien suorittamisesta asiakasohjelmassa on kyseisen sovelluksen ohjeessa.