Hyväksyntätyönkulut

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

SharePointin työnkulkujen avulla voit automatisoida liiketoimintaprosessien ja tehdä niistä entistä johdonmukaisempia sekä tehokkaampia. SharePointin hyväksyntätyönkulun avulla voit ohjata tiedostoja ja muita SharePointiin tallennettuja kohteita käyttäjille hyväksyttäväksi.

Lisätietoja on kohdassa Tietoja SharePoint-työnkuluista.

Tärkeää:  Hyväksyntätyönkulkua ei ole oletusarvoisesti aktivoitu eikä sitä mainita liittämislomakkeen Valitse työnkulun malli -luetteloruudussa. Sivuston järjestelmänvalvoja voi ottaa sen käyttöön aktivoimalla sen sivustokokoelmatasolla.

Hyväksyntätyönkulun suorittaminen    Voit suorittaa hyväksyntätyönkulun selaamalla Suorittaminen-osion kohdalle ja laajentamalla sen. Tässä vaiheessa ei välttämättä tarvita muita osioita.

Manuaalisen prosessin ja automaattisen työnkulun vertailu

SharePoint-työnkulun ominaisuudet:

  • Tehokas ja yhtenäinen   Hyväksyntätyönkulku reitittää tiedostot tai kohteet automaattisesti, määrittää tarkistustehtävät, seuraa niiden edistymistä ja lähettää muistutuksia sekä ilmoituksia tarvittaessa. Työnkulun toimintoja voidaan valvoa ja säätää keskitetyltä tilasivulta käsin, ja suoritetun työnkulun tapahtumien historiatietoja ylläpidetään 60 päivää niiden valmistumisen jälkeen.

  • Työtä helpottava   Hyväksyntätyönkulku vähentää käyttäjien aikaa ja työmäärää sekä virtaviivaistaa ja yhdenmukaistaa hyväksyntäprosessia.

Oheisessa kaaviossa on kuvattu yksinkertainen hyväksyntätyönkulun versio.

Yksinkertaisen hyväksyntätyönkulun kaavio

Tämän artikkelin tiedot on jaettu kymmeneen laajennettavaan osioon.

Katso hyödylliset vinkit napsauttamalla tätä

Hyväksyntätyönkulun suorittaminen    Voit suorittaa hyväksyntätyönkulun selaamalla Suorittaminen-osion kohdalle ja laajentamalla sen. Tässä vaiheessa ei välttämättä tarvita muita osioita.

Työnkulkujen lisääminen, aloittaminen, valvominen ja ylläpitäminen   Jos et ole vielä tutustunut näihin tehtäviin, tämän artikkelin eri osista saat hyödyllisiä tietoja, kun suunnittelet ja lisäät työnkulun ensimmäistä kertaa. Tutustuttuasi artikkelin tietoihin ja rakenteeseen voit siirtyä jatkossa suoraan tarvittavaan osioon.

Sisällön hyväksyntä ja julkaisemisen hyväksyntä    Käytössäsi on ehkä luetteloita tai kirjastoja, joihin haluat lisätä uusia kohteita ja/tai nykyisten kohteiden uusia versioita niiden sisällön oikeellisuuden tai muotoilun ja tyylin tarkistamista varten, ennen kuin ne tulevat kaikkien käyttäjien saataville. Tällaista tarkistusprosessia kutsutaan sisällön hyväksynnäksi, ja voit käyttää hyväksyntätyönkulkua luettelon tai kirjaston sisällön hyväksymiseen. (Käytettävissä on myös samantapainen julkaisemisen hyväksyntätyönkulku, jota käytetään erityisesti sellaisten SharePoint-sivustojen yhteydessä, joiden avulla julkaistaan verkkosivuja internetiin.)

Tämän artikkelin tulostaminen    Tämä on pitkä artikkeli. Jos haluat tulostaa vain tiettyjä artikkelin osioita, varmista, että laajennettuna ovat vain ne osiot, jotka haluat tulostaa. (Jos haluat tulostaa myös kuvat kokonaisuudessaan, tulosta asiakirja vaakasuunnassa, ei pystysuunnassa).

Tietoja hakutoiminnoista    Ennen kuin haet tästä artikkelista tekstiä tai yksittäistä termiä, varmista, että olet laajentanut kaikki osiot, joista haluat hakea tietoja.

Hyväksyntätyönkulku on SharePointin ominaisuus, joka reitittää tiedostoja tai muita SharePoint-luetteloon tai kirjastoon tallennettuja kohteita vähintään yhdelle henkilölle hyväksyttäväksi tai hylättäväksi. Työnkulku automatisoi, virtaviivaistaa ja yhdenmukaistaa koko prosessia.

Hyväksynnän työnkulkukaavio

SharePoint-tuotteisiin sisältyvä perustason hyväksyntätyönkulku toimii mallina. Tämän mallin avulla voi lisätä sivustoihisi useita hyväksyntätyönkulkuja. Kukin lisätty työnkulku on yksilöllinen versio perustason hyväksyntätyönkulusta, ja kullakin työnkululla on oma toimintatapansa, joka perustuu työnkulun lisäämisen yhteydessä määritettäviin asetuksiin.

Tämän osion sisältö

  1. Miten voin hyödyntää hyväksyntätyönkulkua?

  2. Mitä toimintoja hyväksyntätyönkulun avulla ei voi suorittaa?

  3. Kuka voi käyttää tämäntyyppistä työnkulkua?

  4. Miten tämäntyyppisiä työnkulkuja voidaan suunnitella, lisätä, suorittaa ja ylläpitää?

1. Miten voin hyödyntää hyväksyntätyönkulkua?

  • Kun lisäät hyväksyntätyönkulun ensimmäistä kertaa luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan, voit asettaa osallistujien määrän ja sen, määritetäänkö osallistujien tehtävät peräkkäin (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain). Voit päättää myös, jaetaanko osallistujien tehtävät kahteen vai useampaan vaiheeseen sekä asettaa lopullisen määräpäivän ja/tai kunkin tehtävän suorittamista varten sallitun ajan. Voit muokata näitä asetuksia joka kerta, kun käynnistät kohteen työnkulun manuaalisesti.

  • Työnkulku määrittää kullekin määritetylle osallistujalle tehtävän. Kukin osallistuja voi valita useista eri vastausmahdollisuuksista. Osallistuja voi hyväksyä tai hylätä kohteen, pyytää muutoksia kohteeseen, siirtää tehtävän edelleen tai peruuttaa tai poistaa tehtävän.

  • Työnkulun ollessa käynnissä voit valvoa edistymistä ja tehdä (tarvittaessa) muutoksia yhdeltä keskitetyltä työnkulun tilasivulta käsin.

  • Kun työnkulun suorittamisesta on kulunut 60 päivää, työnkulun tilasivulla näkyy edelleen luettelo kaikista työnkulun suorittamisen (tai esiintymän) aikana ilmenneistä työnkulun tapahtumista tiedonhakua varten.

Hyväksyntätyönkululla voi myös hallita luettelon tai kirjaston sisällönhyväksyntäprosessia. Lisätietoja on tämän artikkelin Ohjaus-osiossa.

2. Mitä toimintoja hyväksyntätyönkulun avulla ei voi suorittaa?

Hyväksyntätyönkulun osallistujat eivät voi tavallisesti tehdä muutoksia tarkastettavaan kohteeseen. Osallistujat voivat pyytää kuitenkin kohteeseen muutoksia, jotka tehdään työnkulun esiintymän aikana. Jos haluat lisätä työnkulun, jossa osallistujat voivat lisätä kommentteja ja muutosmerkintöjä itse kohteeseen, katso lisätietoja Katso myös -kohdan artikkelista Tietoja Palautteen kerääminen -työnkulusta.

Hyväksyntätyönkulkuja ei ole suunniteltu myöskään allekirjoitusten keräämistä varten. Jos haluat käyttää työnkulkua allekirjoitusten keräämiseen Microsoft Word -asiakirjaan, Microsoft Excel -työkirjaan tai Microsoft InfoPath ‑lomakkeeseen, lisätietoja on Katso myös -kohdan artikkelissa Tietoja Allekirjoitusten kerääminen -työnkuluista.

Osion alkuun

3. Kuka voi käyttää tämäntyyppistä työnkulkua?

Työnkulun lisääminen   Jotta voit lisätä työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti luetteloiden hallintaoikeudet. (Omistajat-ryhmällä on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus oletusarvoisesti, kun taas Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmällä sitä ei ole.)

Työnkulun aloittaminen   Jotta voit aloittaa aiemmin lisätyn työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti kohteiden muokkausoikeudet. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on kohteiden muokkausoikeudet oletusarvoisesti, mutta Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.)

Omistajat voivat määrittää työnkulut vaihtoehtoisesti niin, että vain Omistajat-ryhmän jäsenet voivat aloittaa ne. (Valitse tätä varten liittämislomakkeen ensimmäiseltä sivulta Edellytä luetteloiden hallintaoikeudet työnkulun aloittamista varten.)

Osion alkuun

4. Miten tämäntyyppisiä työnkulkuja voidaan suunnitella, lisätä, suorittaa ja ylläpitää?

Seuraavassa on kuvattu kaksi eri vaiheitta:

  • ENNEN työnkulun suorittamista (suunnittelu, lisääminen, käynnistäminen)   
    Ennen työnkulun lisäämistä on suunniteltava, mihin työnkulku lisätään (esimerkiksi yhteen luetteloon tai kirjastoon tai koko sivustokokoelmaan) ja määritettävä työnkulun toimintatapa. Kun työnkulku on lisätty ja määritetty, kaikki käyttäjät, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet, voivat käynnistää työnkulun tietyssä kohteessa. Työnkulku voidaan määrittää toimimaan myös automaattisesti. Automaattinen suoritus voidaan määrittää joko jommankumman tai molempien käynnistystapahtumien yhteydessä (kun kohde lisätään tai luodaan luetteloon tai kirjastoon tai kun luettelossa tai kirjastossa olevaa kohdetta muutetaan).

  • Työnkulun suorittamisen AIKANA (suorittaminen, valvonta, säätäminen)   
    Työnkulun suorittamisen aikana yksittäiset osallistujat tekevät heille määritetyt tehtävät. Osallistujille, jotka eivät suorita tehtäviään määräaikaan mennessä, lähetetään automaattinen muistutus. Työnkulun yksittäisten jaksojen edistymistä voidaan valvoa keskitetysti työnkulun tilasivulta. Tältä sivulta voidaan myös säätää työnkulkua sen suorittamisen aikana, ja tarvittaessa työnkulku voidaan perua tai keskeyttää samalta sivulta.

  • Työnkulun suorittamisen JÄLKEEN (tarkistaminen, raportointi, muutokset)   
    Kun työnkulku on suoritettu, kyseisen suorituksen (tai esiintymän) koko historia on tarkistettavissa työnkulun tilasivulla jopa 60 päivän ajan. Tällä sivulla voidaan myös luoda tilastoraportteja työnkulun version suorittamisesta. Jos haluat muuttaa jotakin työnkulun toiminnoista, voit avata työnkulun lisäämisen yhteydessä täydennetyn liittämislomakkeen ja muokata sitä.

Seuraavassa kaavoissa on kuvattu eri vaiheet uuden työnkulun lisäävän henkilön näkökulmasta.

Työnkulkuprosessi

Tässä osiossa tarkastellaan päätöksiä ja tietoja, joita tarvitaan ennen hyväksyntätyönkulun version lisäämistä.

Jos olet jo tutustunut tämäntyyppisen työnkulun lisäämiseen ja haluat ainoastaan lisätietoja tietyistä vaiheista, voit siirtyä suoraan tämän artikkelin vastaavaan Lisääminen-osioon (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).

Tämän osion sisältö

  1. Mallit ja versiot

  2. Liittämislomake

  3. 12 tärkeää kysymystä

1. Mallit ja versiot

SharePoint-tuotteiden työnkulut toimivat päämalleina, joihin luetteloihin, kirjastoihin ja sivustokokoelmiin lisättävät yksilölliset työnkulut perustuvat.

Aina kun lisäät hyväksymistyönkulun, lisäät todellisuudessa yksittäisen version yleisestä hyväksyntätyönkulkumallista. Jokaiselle versiolle annetaan oma nimi ja omat asetukset, jotka määritetään liittämislomakkeessa kyseisen version lisäämisen yhteydessä. Tällä tavoin voit lisätä useita työnkulkuja, jotka ovat kaikki hyväksymistyönkulun päämalliin perustuvia versioita ja joilla kullakin on oma nimi ja käyttötarkoituksen mukaan määritetyt asetuksensa.

Oheiseen kuvaan on lisätty kolme hyväksyntätyönkulkumalliin perustuvaa työnkulkua, joista yksi koskee kaikkia yksittäisen kirjaston sisältötyyppejä, toinen yksittäisen kirjaston yhtä sisältötyyppiä ja kolmas koko sivustokokoelman yksittäistä sisältötyyppiä.

Kolme hyväksyntätyönkulkumalliin perustuvaa työnkulkua

Osion alkuun

2. Liittämislomake

Kun lisäät uuden työnkulun version, joka perustuu yhteen käytössä olevista työnkulkumalleista, sinun on täytettävä liittämislomake, jossa määritetään uuden version toimintatapa.

Seuraavassa osiossa on kysymyksiä, joiden avulla voit valmistautua täyttämään liittämislomakkeen. Aloita tarkastelemalla ensin lomaketta ja sen eri kenttiä.

Liittämislomakkeen ensimmäinen sivu

Ensimmäinen aloituslomake

Liittämislomakkeen toinen sivu

Työnkulun suorittamista koskevien tietojen syöttölomake

Toisen sivun punaisen ruudun kentät sisältyvät myös aloituslomakkeeseen, joka tulee näkyviin aina, kun työnkulku aloitetaan manuaalisesti, ja jota voi muokata ennen yksittäisen työnkulun suorittamista.

Osion alkuun

3. 12 tärkeää kysymystä

Vastattuasi kaikkiin tämän osion kysymyksiin olet valmis lisäämään työnkulun.

  1. Onko tämä oikea työnkulkutyyppi?

  2. Yksi luettelo tai kirjasto vai koko sivustokokoelma? Yksi sisältötyyppi vai kaikki sisältötyypit?

  3. Millainen on hyvä nimi?

  4. Tehtävä- ja historialuettelot: olemassa oleva vai uusi luettelo?

  5. Miten työnkulku voidaan aloittaa (ja kuka voi aloittaa sen)?

  6. Saavatko tästä sisältötyypistä periytyvät sisältötyypit tämän saman työnkulun?

  7. Osallistujat: osallistujien valinta ja järjestys

  8. Mitä lisätietoja osallistujat tarvitsevat?

  9. Tehtävien erääntyminen

  10. Milloin tämä työnkulku erääntyy?

  11. Ilmoitusten vastaanottajat

  12. Sisältyykö tähän työnkulkuun sisällön hyväksyntä?

01. Onko tämä oikea työnkulkutyyppi?

Seitsemän eri työnkulkumallin nimeen sisältyy sana hyväksyntä. Tässä artikkelissa on kuvattu työnkulkumalli, joka näkyy valikossa muodossa Hyväksyntä – SharePoint 2013. Jos et ole varma, onko kyseinen työnkulkutyyppi sopivin vaihtoehto käyttötarkoitukseesi, katso lisätietoja tämän artikkelin LISÄTIETOJA-osiosta. Lisätietoja muista käytettävissä olevista työnkulkumalleista </legacyItalic>on Katso myös -kohdanartikkelissa Tietoja SharePoint-työnkuluista.

Osion alkuun

02. Yksi luettelo tai kirjasto vai koko sivustokokoelma? (ja) Yksi sisältötyyppi vai kaikki sisältötyypit?

Voit määrittää hyväksyntätyönkulun uuden version käytettäväksi vain yksittäisessä luettelossa tai kirjastossa tai koko sivustokokoelmassa.

  • Jos lisäät työnkulun yksittäiseen luetteloon tai kirjastoon, voit määrittää sen kattamaan joko kaikki sisältötyypit tai vain yhden yksittäisen sisältötyypin.

  • Jos työnkulku lisätään koko sivustokokoelmaan, se täytyy määrittää toimimaan vain yhden sivuston sisältötyypin mukaan.

Sivustokokoelmakartta ja kolme eri lisäämistapaa

Mikä on sisältötyyppi?

Jokainen tiedosto tai muu SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon tallennettu kohde kuuluu johonkin sisältötyyppiin. Sisältötyyppi voi olla yleinen, kuten tiedosto tai Excel-laskentataulukko, tai yksityiskohtaisesti määritetty, kuten sopimus tai tuotteiden teknisten tietojen asiakirja. Jotkin sisältötyypit ovat oletusarvoisesti saatavilla SharePoint-tuotteissa, mutta voit muokata niitä tai lisätä muita luomiasi sisältötyyppejä.

Osion alkuun

03. Millainen on hyvä nimi?

Anna työnkulun versiolle nimi, joka

  • ilmaisee selkeästi käyttötarkoituksen

  • erottaa työnkulun muista työnkuluista.

Esimerkki

Kuvittele, että olet editoriryhmän jäsen. Ryhmä haluaa käyttää kahta erilaista hyväksyntätyönkulkua ulkopuolisten osallistujien tiedostojen lähettämisen hallintaan.

  • Tällöin kunkin lähetetyn tiedoston yhteydessä suoritetaan ensimmäinen työnkulku, jotta voidaan määrittää, hyväksytäänkö se muokkausprosessiin.

  • Kun olet hyväksynyt tiedoston ja muokannut sitä, suoritat muokatussa luonnoksessa toisen työnkulun, jotta voidaan määrittää, hyväksytäänkö luonnos lopulliseksi versioksi.

Tällöin ensimmäisen työnkulun nimeksi voitaisiin valita Hyväksy lähetyksen hyväksyntä ja toisen nimeksi Lopullisen luonnoksen hyväksyntä.

Vihje: Työnkulut kannattaa nimetä johdonmukaisesti ja varmistaa, että kaikki työnkulun käyttäjät tuntevat nimeämiskäytännön.

Osion alkuun

04. Tehtävä- ja historialuettelot: olemassa oleva vai uusi luettelo?

Työnkulku voidaan määrittää käyttämään sivuston oletustehtäväluetteloa ja historialuetteloa tai muita olemassa olevia luetteloita. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää uusia, kyseistä työnkulkua varten laadittuja luetteloita.

  • Jos sivustossa on useita työnkulkuja tai jos joihinkin työnkulkuihin sisältyy useita tehtäviä, kannattaa harkita uusien luetteloiden laatimista kullekin työnkululle. (Ylipitkien luetteloiden hallinta voi hidastaa suorituskykyä.) Järjestelmän on helpompi ja nopeampi ylläpitää useita lyhyempiä luetteloita kuin yhtä pitkää luetteloa.)

  • Jos työnkulun tehtävät ja historia sisältävät arkaluontoisia tai luottamuksellisia tietoja, jotka halutaan pitää erillään yleisestä tehtäväluettelosta, kannattaa ehdottomasti luoda uudet erilliset luettelot kyseistä työnkulkua varten. (Kun olet lisännyt työnkulun, varmista, että uusille luetteloille määritetään tarvittavat käyttöoikeudet.)

Osion alkuun

05. Miten työnkulku voidaan käynnistää (ja kuka voi käynnistää sen)?

Työnkulku voidaan määrittää käynnistettäväksi vain manuaalisesti, vain automaattisesti tai molemmilla tavoilla:

  • Kun hyväksyntätyönkulku käynnistetään manuaalisesti tiedostossa tai kohteessa, toinen lomake (aloituslomake) avautuu. Aloituslomake sisältää useimmat asetukset liittämislomakkeen toiselta sivulta. Näin työnkulun käynnistävä henkilö voi halutessaan muuttaa kaikkia näitä asetuksia (vain nykyistä esiintymää varten) ennen Käynnistä-painikkeen painamista.

  • Jos käytössä on automaattinen käynnistys, aloituslomaketta ei voi näyttää, jolloin liittämislomakkeessa määritettyjä oletusasetuksia käytetään ilman muutoksia.

Seuraavassa kuvassa näkyy manuaalisen ja automaattisen käynnistyksen ero.

Manuaalisen ja automaattisen käynnistyksen lomakkeiden vertailu

Kaikki aloituslomakkeeseen tehdyt muutokset koskevat vain työnkulun nykyistä esiintymää. Voit muuttaa työnkulun pysyviäoletusasetuksia muokkaamalla alkuperäistä liittämislomaketta. Katso lisätietoja tämän artikkelin MUUTTAMINEN-osiosta.

Manuaalinen aloitus

Jos manuaaliset aloitukset sallitaan, kuka tahansa käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, voi aloittaa työnkulun kaikissa kelvollisissa kohteissa milloin tahansa.

Manuaalisen aloituksen etuna on, että käyttäjät voivat suorittaa työnkulun vain halutessaan ja itse valitsemanaan ajankohtana, ja aina, kun työnkulku suoritetaan, käyttäjät voivat muuttaa tiettyjä asetuksia aloituslomakkeen avulla.

Lyhyt esimerkki:    Jos haluat suorittaa työnkulun vain kohteissa, jotka ovat tiimisi ulkopuolisen kirjoittajan valtuuttamia, pelkän manuaalisen aloituksen salliminen työnkululle takaa, ettei työnkulkua suoriteta automaattisesti kohteissa, jotka sinä ja tiimisi jäsenet ovat valtuuttaneet. (Vaihtoehtoinen ratkaisu: voit ylläpitää yhtä luetteloa tai kirjastoa tiimisi kirjoittajien luomia kohteita varten ja lisäksi erillistä luetteloa tai kirjastoa kaikkien muiden kirjoittajien kohteita varten. Näin voit suorittaa työnkulun automaattisesti vain ulkopuolisten kirjoittajien luettelossa).

Manuaalisten aloitusten suurin haitta on, että jonkun käyttäjistä on muistettava suorittaa työnkulku aina tarvittaessa.

Automaattinen aloitus

Voit määrittää työnkulun alkamaan automaattisesti seuraavissa tilanteissa:

  • joku yrittää julkaista kohteen pääversion

  • luetteloon tai kirjastoon luodaan tai ladataan uusi kohde

  • luetteloon tai kirjastoon tallennettua kohdetta muutetaan.

Automaattisen aloituksen etu on, ettei kenenkään tarvitse muistaa aloittaa työnkulkua erikseen. Työnkulku suoritetaan aina määritetyn tapahtuman yhteydessä.

Lyhyt esimerkki:    Jos olet vastuussa luettelon kohteiden oikeellisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta, voit lisätä hyväksymistyönkulun luetteloon ja määrittää itsesi ainoaksi osallistujaksi. Voit asettaa työnkulun alkamaan automaattisesti aina, kun luettelon kohdetta muutetaan tai uusi kohde lisätään. Näin pysyt aina ajan tasalla.

Automaattisen aloituksen haitat:

  • Työnkulun suorittamista ei voi estää alkavan tapahtuman yhteydessä.

  • Et voi muuttaa mitään asetuksia yksittäisen esiintymän alussa.

Lisätietoja hyväksymistyönkulun automaattisesta suorittamisesta kohteen uuden pääversion julkaisun yhteydessä on tämän artikkelin Ohjaus-osiossa.

Osion alkuun

06. Saavatko tästä sisältötyypistä periytyvät sisältötyypit tämän saman työnkulun?

Vain kun työnkulku lisätään koko sivustokokoelman sisältötyyppiin, se voidaan lisätä myös kaikkiin muihin sivustokokoelman sisältötyyppeihin, jotka periytyvät työnkulkuun lisättävästä sisältötyypistä.

Huomautuksia

  • Kaikkien ylimääräisten kohteiden lisääminen saattaa kestää kauan.

  • Jos periytyminen on rikkoutunut niissä sivustoissa tai alisivuissa, joihin haluat lisätä tämän työnkulun perimään sisältötyyppejä, tarkista, että kuulut Omistajat-ryhmään jokaisessa sivustossa ja alisivustossa, ennen kuin suoritat tämän toiminnon.

Osion alkuun

07. Osallistujat: valinta ja järjestys

Sinun on lisättävä jokaisen sellaisen henkilön nimi ja sähköpostiosoite, jolle määritetään tarkistustehtäviä.

Yksi vaihe vai useita vaiheita?   Voit valita tarkistustehtäville vain yhden vaiheen tai useita eri vaiheita. Jos vaiheita on useita, ne suoritetaan peräkkäin.

Rinnakkaiset vai sarjatarkistukset?   Voit valita, määritetäänkö kaikki tarkistustehtävät osallistujille yhdellä kertaa (rinnakkain) vai yksi toisensa jälkeen (sarjana) määrittämässäsi järjestyksessä. Sarjavaihtoehto voi olla käytännöllinen, jos määrität esimerkiksi työnkulun loppumaan ensimmäisen hylkäämisen  jälkeen tai jos osallistujat saavat tarkastella edellisten osallistujien kommentteja osana tarkistuskontekstia.

Esimerkki

Oheisessa yksinkertaisessa skenaariossa on kuvattu useiden vaiheiden ja sarjassa tehtävien tarkastusten edut:

Kuvitellaan, että Ari lisää uuden hyväksymistyönkulun. Hän haluaa, että hänen työtoverinsa Heidi ja Esko voivat tarkistaa kunkin kohteen, ennen kuin hän tarkistaa ne itse. Lisäksi hän haluaa lisätä työnkulun päättymään ennen omaa tarkistustaan, jos sekä Heidi että Esko ovat hylänneet kohteen. Ari voi määrittää työnkulun kummallakin tavalla:

  • Sarjatarkistus   Ari määrittää yksivaiheisen sarjatarkistuksen, jossa Heidi ja Esko ovat kaksi ensimmäistä osallistujaa ja hän itse on kolmas osallistuja. Ari valitsee myös Lopeta ensimmäisen hylkäyksen kohdalla
    -vaihtoehdon. Tällöin Heidin on hyväksyttävä kohde, ennen kuin tehtävä määritetään Eskolle, ja Eskon on puolestaan hyväksyttävä kohde, ennen kuin tehtävä määritetään Arille. Jos Heidi hylkää kohteen, tehtävää ei määritetä Eskolle eikä Arille. Jos taas Heidi hyväksyy tehtävän ja Esko hylkää sen, työnkulku lopettaa silti, ennen kuin tehtävä määritetään Arille.
    Näin Ari määrittää yksivaiheisen sarjamuotoisen tarkistuksen.
    Lomake (sarja-asetus korostettu)
    Lopeta ensimmäisen hylkäyksen kohdalla -asetus on valittuna

  • Kaksivaiheinen   Jos Ari haluaa, että Heidi ja Esko saavat tarkistustehtävänsä samanaikaisesti, jolloin Eskon ei tarvitse odottaa Heidin tarkistuksen valmistumista, hän voi määrittää työnkulkuun kaksi vaihetta: ensimmäinen on rinnakkainen vaihe, joka sisältää Heidin ja Eskon tarkistukset, ja toinen erillinen vaihe on tarkoitettu Arin omaa tarkistusta varten. Ari valitsee jälleen Lopeta ensimmäisen hylkäyksen kohdalla -vaihtoehdon. Toinen vaihe ei ala, ennen kuin ensimmäinen vaihe on suoritettu. Jos joko Heidi tai Esko hylkää kohteen, tarkistustehtävää ei määritetä Arille.
    Näin Ari määrittää kaksivaiheisen rinnakkaisen tarkistuksen.
    Lomake (rinnakkaisasetus korostettu)
    Lopeta ensimmäisen hylkäyksen kohdalla -asetus on valittuna

Molemmat vaihtoehdot on kuvattu oheisissa kaavioissa.

Sarjatyönkulku ja kaksivaiheinen työnkulku

Ulkopuoliset osallistujat    Käytettävissä on erityinen prosessi niitä käyttäjien varten, jotka eivät ole SharePoint-organisaatiosi jäseniä. Tässä prosessissa sivuston jäsen toimii välittäjänä ulkopuoliselle jäsenelle.

Prosessia kuvataan seuraavan kaavion avulla:

Prosessin vuokaavio: ulkopuolisen osallistujan lisääminen

Kannattaako tehtävä määrittää koko ryhmälle vai erikseen jokaiselle ryhmän jäsenelle?    Jos työnkulun osallistujille määritetään ryhmäosoite ja jakeluluettelo, työnkulku voidaan määrittää lisäämään yksi tehtäväkullekin ryhmän jäsenelle, tai vastaavasti voidaan määrittää vain yksi tehtävä koko ryhmälle (tästä huolimatta jokaiselle jäsenelle lähetetään ilmoitus kyseisestä yksittäisestä tehtävästä). Jos koko ryhmälle määritetään vain yksi tehtävä, kuka tahansa ryhmän jäsen voi varata tehtävän ja suorittaa sen loppuun. (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.)

Osion alkuun

08. Mitä lisätietoja osallistujat tarvitsevat?

Liittämislomakkeessa on tekstikenttä, johon voidaan lisätä ohjeita ja tietoja vaatimuksista, resursseista jne.

Kaksi esimerkkiä tiedoista, joita voit lisätä:

  • Yhteystiedot osallistujien kysymyksiä tai ongelmatilanteita varten.

  • Jos työnkulku määrittää vain yhden yksittäisen tehtävän koko ryhmälle tai jakeluluettelolle, voit mainita tässä kohdassa, että kunkin ryhmän yhden jäsenen on varattava tehtävä itselleen ennen sen suorittamista. Näin ryhmän muiden jäsenten ei tarvitse tuhlata aikaa saman tehtävän aloittamiseen. Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.

Osion alkuun

09. Tehtävien määräajan umpeutuminen

Voit ilmoittaa tehtävien erääntymisajankohdan jommallakummalla tai molemmilla seuraavista tavoista:

Kalenteripäivään mennessä    Voit määrittää kalenteripäivämäärän, johon mennessä kaikki tehtävät erääntyvät.

  • Jos työnkulku määritetään alkamaan automaattisesti, tätä vaihtoehtoa ei kannata käyttää. Tämä johtuu siitä, että aina, kun työnkulku käynnistyy automaattisesti, määritettyä päivämääräarvoa ei säädetä automaattisesti suhteessa nykyiseen päivämäärään.

Tehtävän keston mukaan    Voit määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä, viikko- tai kuukausimäärän, jonka laskenta alkaa tehtävän määrittämisestä.

  • Kalenteripäivämäärän mukaan määritetty erääntymispäivä ohittaa tehtävää varten määritetyn kestoajan. Jos tänään on 10.6. ja käyttäjälle määritetään tänään tehtävä, jonka kesto on kolme päivää ja jonka erääntymispäivämääräksi on asetettu 11.6., tehtävä erääntyy 11.6. (erääntymispäivämäärä) eikä 13.6. (kolme päivää tehtävän alkamisesta).

Osion alkuun

10. Milloin tämä työnkulku erääntyy?

Jotta turhiin tarkistuksiin ei kuluisi liikaa aikaa, voit määrittää työnkulun loppumaan heti (ennen määritettyä tai laskennallista erääntymispäivää), kun jompikumpi seuraavista toteutuu:

  • joku osallistujista hylkää kohteen

  • kohdetta muutetaan jollakin tavalla.

Huomautus:  Työnkulkua ei voi käynnistää kohteessa, joka on jo kuitattu ulos. Kun työnkulku käynnistyy, tarkistettava kohde voidaan suojata muutoksilta kuittaamalla se ulos. (Kohteessa ei voi kuitenkaan käynnistää muita työnkulkuja, ennen kuin se kirjataan uudelleen sisään.)

Osion alkuun

11. Ilmoitusten vastaanottajat

Liittämislomakkeen toisella sivulla olevaan Kopio-kenttään voidaan lisätä kaikkien niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku käynnistetään tai lopetetaan.

  • Nimen kirjoittaminen tähän kenttään ei tarkoita sitä, että työnkulku määritettäisiin kyseiselle henkilölle.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, käynnistäjä saa ilmoituksen sen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen sen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

Osion alkuun

12. Sisältyykö tähän työnkulkuun sisällön hyväksyntä?

Käytössäsi on ehkä luetteloita tai kirjastoja, joihin haluat lisätä uusia kohteita ja/tai nykyisten kohteiden uusia versioita niiden sisällön oikeellisuuden tai muotoilun ja tyylin tarkistamista varten, ennen kuin ne tulevat kaikkien käyttäjien saataville. Tällaista tarkistusprosessia kutsutaan sisällön hyväksynnäksi.

Sisällön hyväksymisprosessia voidaan helpottaa ja tehostaa SharePoint-tuotteissa hyväksyntätyönkulun avulla. Lisätietoja on tämän artikkelin Sisällön hyväksynnän hallinta -osiossa.

Seuraava vaihe

Jos olet valmis lisäämään luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan uuden hyväksyntätyönkulun, siirry tämän artikkelin vastaavaan Lisää-osioon (Luettelo/kirjasto tai Sivustokokoelma).

Käytössäsi on ehkä luetteloita tai kirjastoja, joiden uusien kohteiden ja/tai nykyisten kohteiden uusien versioiden sisällön oikeellisuus tai muotoilu ja tyyli halutaan tarkistaa, ennen kuin tiedot saatetaan kaikkien luettelon käyttäjien saataville. Tällaista tarkistusprosessia kutsutaan sisällön hyväksynnäksi.

SharePoint-tuotteiden sisällön hyväksyntää voidaan ohjata manuaalisesti ilman työnkulkua, mutta SharePointin hyväksyntätyönkulku voi helpottaa ja tehostaa tätä prosessia.

Jos et ole vielä tutustunut SharePoint-tuotteiden versiotieto- ja sisällön hyväksyntäominaisuuksiin, suosittelemme, että aloitat lukemalla seuraavat artikkelit:

Sisällön hyväksyntäprosessia voidaan ohjata hyväksymistyönkulun avulla kahdella eri tavalla, jotka molemmat sisältävät yhden tarkistuksen, joka määritetään työnkulun ensimmäisen lisäämisen yhteydessä täytettävällä liittämislomakkeella. Työnkulkua voidaan käyttää jommankumman vaihtoehdon tai molempien kanssa.

Pääversioiden julkaisun hallinta

Liittämislomakkeen ensimmäisellä sivulla on Aloitusasetukset-alue, jossa on vaihtoehto Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen hyväksymiseksi. Huomioitavaa:

  • Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain hyväksyntätyönkuluissa, jotka voidaan suorittaa yksittäisen luettelon tai kirjaston kaikille sisältötyypeille, ja vaihtoehtoa ei voi käyttää missään työnkulussa, joka on tarkoitettu suoritettavaksi vain yhden sisältötyypin kohteissa.

  • Jotta saat tämän vaihtoehdon käyttöön, valitse ensin luettelon tai kirjaston sisällön hyväksyntä käyttöön Versiotietojen asetukset -sivulla ja valitse sitten samalta sivulta Luo pää- ja aliversioita (luonnoksia) -vaihtoehto.

  • Jos valitset tämän vaihtoehdon, käytöstä poistuvat seuraavat vaihtoehdot: Aloita tämä työnkulku, kun uusi kohde luodaan ja Aloita tämä työnkulku, kun kohdetta muutetaan.

  • Jos valitset tämän vaihtoehdon, työnkulku suoritetaan automaattisesti kohteessa vain, kun joku yrittää julkaista kyseisen kohteen pääversion.

  • Jokaisessa luettelossa tai kirjastossa voi olla vain yksi hyväksyntätyönkulku, jota käytetään pääversioiden julkaisemisen hyväksymiseen. Jos yrität määrittää tälle toiminnolle toisen työnkulun saman luettelon tai kirjaston yhteydessä, järjestelmä kehottaa valitsemaan jommankumman vaihtoehdon.

Muuhun kuin versiotietoihin perustuva ohjaus

Liittämislomakkeen toisen sivun Ota sisällön hyväksyntä käyttöön -alueella on vaihtoehto Päivitä hyväksyntätila työnkulun päättymisen jälkeen (tällä työnkululla voi hallita sisällön hyväksymistä).

Tämä lomakkeen vaihtoehto on käytettävissä huolimatta siitä, edellyttääkö luettelo tai kirjasto sisällön hyväksyntää. Molemmissa tapauksessa kohteen Hyväksyntä-kentän arvo päivittyy työnkulun lopputuloksen mukaan.

Tämä vaihtoehto mahdollistaa seuraavat vaihtoehdot:

  • työnkulun suorittaminen aina manuaalisesti

  • vähintään yhden automaattisen aloitusvaihtoehdon valitseminen liittämislomakkeen ensimmäisellä sivulla tai

  • sekä manuaalisen että automaattisen aloituksen salliminen.

Verkkojulkaisusivustojen sisällön tarkastus

Sisällön tarkastus on erityinen prosessi, jota käytetään verkkoon sivuja julkaisevissa sivustoissa. Niinpä käytössä onkin erityinen julkaisun hyväksynnän työnkulku, jota voidaan käyttää julkaisusivustoissa. Lisäksi käytettävissä on sivustomalli (Julkaisusivusto ja työnkulku), joka sisältää verkkojulkaisua varten mukautetun työnkulkuversion.

Seuraava vaihe

Jos olet valmis lisäämään luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan uuden hyväksyntätyönkulun, siirry tämän artikkelin vastaavaan Lisää-osioon (Luettelo/kirjasto tai Sivustokokoelma).

Jos et ole vielä tutustunut työnkulkujen lisäämiseen, sinun kannattaa tutustua tämän artikkelin LISÄTIETOJA- ja SUUNNITTELU-osioihin, ennen kuin siirryt seuraaviin vaiheisiin.

Tämän osion sisältö

  1. Ennen aloittamista

  2. Työnkulun lisääminen

1. Ennen aloittamista

Ennen kuin lisäät työnkulun, tarkista kaksi asiaa:

Sähköposti    Jotta työnkulku voisi lähettää sähköpostiviestejä ja muistutuksia, SharePoint-sivuston sähköpostiasetus on otettava ensin käyttöön. Jos et ole varma, onko tämä jo tehty, tarkista asia SharePoint-järjestelmänvalvojalta.

Käyttöoikeudet    SharePointin oletusasetukset edellyttävät, että käyttäjällä on oltava Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus voidakseen lisätä työnkulkuja luetteloihin, kirjastoihin tai sivustokokoelmiin. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.) Lisätietoja käyttöoikeuksista on tämän artikkelin LISÄTIETOJA-osiossa.)

Osion alkuun

2. Työnkulun lisääminen

Toimi seuraavasti:

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

    Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

  3. Valitse Asetukset-ryhmästä Työnkulun asetukset.

  4. Määritä Työnkulun asetukset -sivun Näytä tämän työnkulkutyypin kytkennät -kohdassa haluatko käyttää työnkulkua asiakirjassa, luettelossa tai kansiossa ja valitse Lisää työnkulku.

  5. Täydennä liittämislomakkeen ensimmäinen sivu.
    (Lisätietoja on piirroksessa.)

Lisää työnkulku -perustiedot ja eri osiot korostettuina

Kuvaselite nro 1

Sisältötyyppi

Pidä oletusvalintana Kaikki tai valitse tietty sisältötyyppi.

Kuvaselite nro 2

Malli

Valitse Hyväksyminen – SharePoint 2013 -malli.

Huomautus:  Jos Hyväksyminen – SharePoint 2013 –mallia ei ole luettelossa, ota yhteys järjestelmänvalvojaan ja selvitä, onko malli aktivoitava sivustokokoelmaasi tai työtilaasi varten.

Kuvaselite nro 3

Nimi

Kirjoita kyseisen työnkulun nimi. Nimen avulla luettelon tai kirjaston käyttäjät tunnistavat tämän työnkulun.

Lisätietoja työnkulun nimeämisestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 4

Tehtäväluettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä tehtäväluettelo. Voit valita olemassa olevan tehtäväluettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi tehtäväluettelo.

Lisätietoja uuden tehtäväluettelon luomisesta ja sen syistä (verrattuna vanhan luettelon valitsemiseen) on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 5

Historialuettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä historialuettelo. Voit valita olemassa olevan historialuettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Työnkulkuhistoria (uusi).

Lisätietoja uuden historialuettelon luomisesta ja sen syistä (verrattuna vanhan luettelon valitsemiseen) on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 6

Aloitusasetukset

Määritä työnkulun aloitustapa tai -tavat.

Lisätietoja aloitusasetusten valitsemisesta on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Lisätietoja työnkulun käyttämisestä sisällön hyväksynnän hallintaan ja pääversioiden julkaisuun on tämän artikkelin Ohjaus-osiossa.

  • Huomaathan, että Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen hyväksymiseksi ‑toiminto ei ole käytettävissä, jos lisäät työnkulun vain yhdelle sisältötyypille.

  • Huomaa myös, että jos valitset Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen hyväksymiseksi -vaihtoehdon, seuraavat kaksi valintaruutua poistuvat käytöstä.

  1. Kun kaikki tämän lomakkeen asetukset on määritetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

  2. Täydennä liittämislomakkeen toinen sivu.
    (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

    Huomautus: SharePoint-tuotteiden liittämislomakkeen toisella sivulla on näkyvissä useita eri asetusvaihtoehtoja  (numerot yhdestä seitsemään seuraavassa kuvassa), kuten Hyväksyjät ja Kopio, aina kun käynnistät työnkulun manuaalisesti. Näin voit muuttaa näitä asetuksia yksittäistä esiintymää varten.

Työnkulun oletusarvojen lisääminen ja korostetut kentät

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Anna niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana)   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Tehtävän määrittäminen SharePoint-organisaation ulkopuoliselle henkilölle   
    Lisätietoja ulkopuolisten käyttäjien lisäämisestä on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Voit määrittää, osoitetaanko tehtävät yksi kerrallaan (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain).

Lisätietoja sarja- ja rinnakkaisjärjestyksestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Voit lisätä haluamiasi vaiheita määrittämäsi ensimmäisen vaiheen lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden poistamisesta on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 4

Laajenna ryhmät

  • Valitsemalla tämän valintaruudun voit määrittää yhden tehtävän Määritä henkilölle -kenttään lisättävän ryhmän kaikille jäsenille. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja jokaisella jäsenellä on oma suoritettava tehtävänsä.)

  • Poistamalla tämän valintaruudun valinnan voit määrittää vain yhden tehtävän jokaiselle Määritä henkilölle -kenttään lisätylle koko ryhmälle. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja kuka tahansa jäsen voi varata ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta.) (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.)

Kuvaselite nro 5

Pyyntö

Tähän kohtaan lisätty teksti näkyy kaikissa työnkulun lähettämissä ilmoituksissa. Muistathan lisätä tähän kohtaan kaikki osallistujien tarvitsemat lisäohjeet tai -resurssit, kuten

  • Yhteystiedot

  • Tarvittaessa ilmoitus yksittäisistä tehtävistä, jotka on määritetty koko ryhmille tai jakeluluetteloille. (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.)

Kuvaselite nro 6

Määräpäivät ja tehtävien kestot

Voit määrittää koko työnkululle määräpäivän ja/tai määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä-, viikko- tai kuukausimäärän tehtävän määrittämisestä alkaen.

  • Jos työnkulku käynnistetään automaattisesti, on suositeltavaa jättää Kaikkien tehtävien määräpäivä -kenttä tyhjäksi ja käyttää määräpäivän seurantaan kahta Kesto-kenttää. Voit myös lisätä tarkan määräpäivän liittämislomakkeessa, jos käynnistät työnkulun manuaalisesti.

Lisätietoja määräpäivien käyttämisestä ja tehtävien keston määrittämisestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 7

KOPIO

Kirjoita kaikkien niiden henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku alkaa tai loppuu.

  • Nimen kirjoittaminen tähän kenttään ei tarkoita, että työnkulku määritettäisiin kyseisille henkilöille.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

Kuvaselite nro 8

Työnkulun lopettaminen

Voit valita jommankumman, molemmat tai ei kumpaakaan näistä vaihtoehdoista.

Lisätietoja eri vaihtoehdoista on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 9

Ota sisällön hyväksyntä käyttöön

Valitse tämä valintaruutu, jos käytät kyseistä työnkulkua sisällön hyväksynnän hallintaan.

Lisätietoja työnkulun käyttämisestä sisällön hyväksynnän hallintaan ja pääversioiden julkaisuun on tämän artikkelin Ohjaus-osiossa.

  1. Kun olet määrittänyt kaikki tämän sivun asetukset haluamallasi tavalla, luo työnkulku napsauttamalla Tallenna-painiketta.

SharePoint-tuotteet luovat uuden työnkulkuversion.

Jos et ole vielä tutustunut työnkulkujen lisäämiseen, sinun kannattaa tutustua tämän artikkelin LISÄTIETOJA- ja SUUNNITTELU-osioihin, ennen kuin siirryt seuraaviin vaiheisiin.

Tämän osion sisältö

  1. Ennen aloittamista

  2. Työnkulun lisääminen

1. Ennen aloittamista

Ennen kuin lisäät työnkulun, tarkista kaksi asiaa:

Sähköposti    Jotta työnkulku voisi lähettää sähköpostiviestejä ja muistutuksia, sivuston sähköpostiasetus on otettava ensin käyttöön. Jos et ole varma, onko tämä jo tehty, tarkista asia SharePoint-järjestelmänvalvojalta.

Käyttöoikeudet    SharePointin oletusasetukset edellyttävät, että käyttäjällä on oltava Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus voidakseen lisätä työnkulkuja luetteloihin, kirjastoihin tai sivustokokoelmiin. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.) Lisätietoja käyttöoikeuksista on tämän artikkelin LISÄTIETOJA-osiossa.)

Osion alkuun

2. Työnkulun lisääminen

Toimi seuraavasti:

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Napsauta Asetukset-kuvaketta SharePoint Onlinen julkisen verkkosivuston Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

  3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Web Designer Galleries -kohdasta Sivuston sisältölajit.

  4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla työnkulkuun lisättävän sivuston sisältötyypin nimeä.

    Huomautus:  Koko sivustokokoelmaan lisättävään työnkulkuun saa lisätä vain yksittäisen sisältötyypin kohteita.

    Asiakirja-sisältötyypit (sisältötyyppi korostettuna)

    1. Valitse valitun sisältötyypin sivun Asetukset-kohdasta Työnkulun asetukset.
      Sivuston sisältötyypin linkki Asetukset-osassa

    2. Napsauta Työnkulun asetukset -sivulla Lisää työnkulku -linkkiä.
      Työnkulun linkin lisääminen

    3. Täydennä liittämislomakkeen ensimmäinen sivu.
      (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

Työnkulun asetussivu

Kuvaselite nro 1

Malli

Valitse Hyväksyminen – SharePoint 2013 -malli.

Huomautus:  Jos Hyväksyminen – SharePoint 2013 –mallia ei ole luettelossa, ota yhteys järjestelmänvalvojaan ja selvitä, onko malli aktivoitava sivustokokoelmaasi tai työtilaasi varten.

Kuvaselite nro 2

Nimi

Kirjoita kyseisen työnkulun nimi. Sivustokokoelman käyttäjät tunnistavat työnkulun nimen avulla.

Lisätietoja työnkulun nimeämisestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 3

Tehtäväluettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä tehtäväluettelo. Voit valita olemassa olevan tehtäväluettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi tehtäväluettelo.

Lisätietoja uuden tehtäväluettelon luomisesta ja sen syistä (verrattuna vanhan luettelon valitsemiseen) on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 4

Historialuettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä historialuettelo. Voit valita olemassa olevan historialuettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Työnkulkuhistoria (uusi).

Lisätietoja uuden historialuettelon luomisesta ja sen syistä (verrattuna vanhan luettelon valitsemiseen) on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 5

Aloitusasetukset

Määritä työnkulun aloitustapa tai -tavat.

Lisätietoja aloitusasetusten valitsemisesta on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 6

Lisätäänkö tämä työnkulku alitason sisältötyyppeihin?

Määritä, lisätäänkö (liitetäänkö) tämä työnkulku kaikkiin muihin sivustoihin ja luettelon sisältötyyppeihin, jotka periytyvät tästä sisältötyypistä.

  • Kaikkien ylimääräisten kohteiden lisääminen saattaa kestää kauan.

  • Jos periytyminen on rikkoutunut niissä sivustoissa tai alisivuissa, joihin haluat lisätä tämän työnkulun perimään sisältötyyppejä, tarkista, että kuulut Omistajat-ryhmään jokaisessa sivustossa ja alisivustossa, ennen kuin suoritat tämän toiminnon.

  1. Kun kaikki tämän lomakkeen asetukset on määritetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

  2. Täydennä liittämislomakkeen toinen sivu.
    (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

    Huomautus: SharePoint-tuotteiden liittämislomakkeen toisella sivulla on näkyvissä useita eri asetusvaihtoehtoja  (numerot yhdestä seitsemään seuraavassa kuvassa), kuten Hyväksyjät ja Kopio, aina kun käynnistät työnkulun manuaalisesti. Näin voit muuttaa näitä asetuksia yksittäistä esiintymää varten.

Työnkulun oletusarvojen lisääminen ja korostetut kentät

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Anna niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana)   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Tehtävän määrittäminen SharePoint-organisaation ulkopuoliselle henkilölle   
    Lisätietoja ulkopuolisten käyttäjien lisäämisestä on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Voit määrittää, osoitetaanko tehtävät yksi kerrallaan (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain).

Lisätietoja sarja- ja rinnakkaisjärjestyksestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Voit lisätä haluamiasi vaiheita määrittämäsi ensimmäisen vaiheen lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden poistamisesta on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 4

Laajenna ryhmät

  • Valitsemalla tämän valintaruudun voit määrittää yhden tehtävän Määritä henkilölle -kenttään lisättävän ryhmän jokaiselle jäsenelle. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja jokaisella jäsenellä on oma suoritettava tehtävänsä.)

  • Poistamalla tämän valintaruudun valinnan voit määrittää vain yhden tehtävän jokaiselleMääritä henkilölle -kenttään lisätylle koko ryhmälle. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja kuka tahansa jäsen voi varata ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta.) (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.)

Kuvaselite nro 5

Pyyntö

Tähän kohtaan lisätty teksti näkyy kaikissa työnkulun lähettämissä ilmoituksissa. Muistathan lisätä tähän kohtaan kaikki osallistujien tarvitsemat lisäohjeet tai -resurssit, kuten

  • Yhteystiedot

  • Tarvittaessa ilmoitus yksittäisistä tehtävistä, jotka on määritetty koko ryhmille tai jakeluluetteloille. (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.)

Kuvaselite nro 6

Määräpäivät ja tehtävien kestot

Voit määrittää koko työnkululle määräpäivän ja/tai määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä-, viikko- tai kuukausimäärän tehtävän määrittämisestä alkaen.

  • Jos työnkulku käynnistetään automaattisesti, on suositeltavaa jättää Kaikkien tehtävien määräpäivä -kenttä tyhjäksi ja käyttää määräpäivän seurantaan kahta Kesto-kenttää. Voit myös lisätä tarkan määräpäivän liittämislomakkeessa, jos käynnistät työnkulun manuaalisesti.

Lisätietoja määräpäivien käyttämisestä ja tehtävien keston määrittämisestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 7

KOPIO

Kirjoita kaikkien niiden henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku alkaa tai loppuu.

  • Nimen kirjoittaminen tähän kenttään ei tarkoita, että työnkulku määritettäisiin kyseisille henkilöille.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

Kuvaselite nro 8

Työnkulun lopettaminen

Voit valita jommankumman, molemmat tai ei kumpaakaan näistä vaihtoehdoista.

Lisätietoja eri vaihtoehdoista on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 9

Ota sisällön hyväksyntä käyttöön

Valitse tämä valintaruutu, jos käytät kyseistä työnkulkua sisällön hyväksynnän hallintaan.

Lisätietoja työnkulun käyttämisestä sisällön hyväksynnän hallintaan ja pääversioiden julkaisuun on tämän artikkelin Ohjaus-osiossa.

  1. Kun olet määrittänyt kaikki tämän sivun asetukset haluamallasi tavalla, luo työnkulku napsauttamalla Tallenna-painiketta.

SharePoint-tuotteet luovat uuden työnkulkuversion.

Seuraava vaihe

Kun olet valmis, voit testata uutta työnkulkua aloittamalla ensimmäisen esiintymän tämän artikkelin ALOITUS-osassa olevien ohjeiden avulla.

Työnkulku voidaan määrittää aloitettavaksi vain manuaalisesti, vain automaattisesti tai molemmilla tavoilla:

  • Manuaalinen aloitus voidaan suorittaa milloin tahansa, ja aloituksen voivat suorittaa kaikki henkilöt, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet.

  • Automaattinen aloitus suoritetaan aina aloitettavan tapahtuman yhteydessä. Automaattinen aloitus suoritetaan aina, kun luetteloon tai kirjastoon lisätään kohde ja/tai kun luettelon kohdetta muutetaan jollakin tavalla ja/tai kun joku yrittää julkaista kohteen pääversion.
    Aloitettava tapahtuma tai tapahtumat määritetään liittämislomakkeen ensimmäisellä sivulla työnkulun ensimmäisen liittämisen ja määrittämisen yhteydessä. Lisätietoja on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Huomautus:  Työnkulkua ei voi käynnistää kohteessa, joka on jo kuitattu ulos. Kun työnkulku käynnistyy, tarkistettava kohde voidaan suojata muutoksilta kuittaamalla se ulos. (Kohteessa ei voi kuitenkaan käynnistää muita työnkulkuja, ennen kuin se kirjataan uudelleen sisään.)

Tämän osion sisältö

  1. Työnkulun aloittaminen automaattisesti

  2. Työnkulun aloittaminen manuaalisesti

  3. Manuaalinen aloitus luettelosta tai kirjastosta

  4. Manuaalinen aloitus Microsoft Office -ohjelmasta

1. Työnkulun aloittaminen automaattisesti

Jos työnkulku on määritetty alkamaan automaattisesti, työnkulku suoritetaan aina käynnistävän tapahtuman ilmetessä kohteessa, joka on käynnistänyt työnkulun.

Kun työnkulku alkaa, se määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää ilmoituksen tehtävästä kaikille määritetyille henkilöille. Lisäksi työnkulku lähettää aloitusilmoitukset (eri kuin tehtäväilmoitukset) työnkulun alun perin lisänneelle henkilölle ja kaikille niille henkilöille, joiden nimi on liittämislomakkeen toisella sivulla olevassa Kopio-kentässä.

Huomautus: Kun uusi automaattisesti aloitettava työnkulku lisätään, liittämislomakkeen toisella sivulla oleva Kaikkien tehtävien määräpäivä ‑kenttä jätetään yleensä tyhjäksi, koska mitkään tässä kohdassa määritetyt tarkat päivämääräarvot eivät muutu automaattisesti työnkulun kulloisenkin aloituspäivämäärän mukaan. Lisätietoja on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Osion alkuun

2. Työnkulun aloittaminen manuaalisesti

Käyttöoikeuksia koskeva huomautus    Työnkulun käynnistäminen edellyttää tavallisesti Muokkaa kohteita -käyttöoikeuksia. (Jäsenet- ja Omistajat-ryhmillä on nämä oikeudet oletusarvoisesti, mutta Vierailijat-ryhmällä ei ole niitä. Omistaja voi kuitenkin halutessaan määrittää, että kunkin työnkulun aloittavilla henkilöillä on oltava Luetteloiden hallinta -käyttöoikeudet. Tällä tavalla omistajat voivat määrittää, että vain he ja muut omistajat voivat aloittaa tietyn työnkulun. (Lisätietoja on tämän artikkelin Lisätietoja-osiossa.)

Kaksi aloituskohtaa

Työnkulku voidaan käynnistää manuaalisesti kahdesta eri paikasta:

  • luettelosta tai kirjastosta, johon kohde on tallennettu

  • suoraan kohteesta, joka on avattu Microsoft Office -ohjelmalla, jolla kohde on luotu (huomaathan, että kyseessä on oltava asennettu ohjelma, ei verkkosovellus.)

Lisätietoja molemmista menetelmistä on tämän osan seuraavissa kahdessa osiossa.

Osion alkuun

3. Manuaalinen käynnistäminen luettelosta tai kirjastosta

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde, jolle haluat suorittaa työnkulun, on tallennettu.

  2. Napsauta kohteen nimen vieressä olevaa ellipsiä ja avaa valikko napsauttamalla valintaruudussa olevaa ellipsiä. Valitse avattavasta valikosta Työnkulut.

  3. Napsauta Työnkulut-kohdan Kohteen nimi -sivun Aloita uusi työnkulku ‑kohdassa työnkulkua, jonka haluat suorittaa.
    Linkki työnkulun käynnistämiseen

  4. Voit tehdä aloituslomakkeen Muuta työnkulkua -sivulla kaikki muutokset, jotka haluat lisätä tähän työnkulun.

    Huomautus:  Tässä aloituslomakkeen kohdassa tehtyjä muutoksia käytetään vain työnkulun nykyisen esiintymän aikana. Jos haluat tehdä muutoksia, joita noudatetaan aina työnkulun suorittamisen yhteydessä tai jos haluat muuttaa niitä työnkulun asetuksia, jotka eivät näy tällä lomakkeessa, katso lisätietoja tämän artikkelin MUUTTAMINEN-osiosta.

Aloituslomake

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Tee haluamasi muutokset henkilöluetteloon, jolle haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Tehtävän määrittäminen SharePoint-organisaation ulkopuoliselle henkilölle   
    Lisätietoja ulkopuolisten käyttäjien lisäämisestä on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Tarkista, että olet määrittänyt oikein asetukset, joiden mukaisesti tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana) tai kaikki samalla kertaa (rinnakkain).

Lisätietoja sarja- ja rinnakkaisjärjestyksestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Lisää vaiheita, jotka haluat määrittää nykyisen vaiheen tai nykyisten vaiheiden lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden poistamisesta on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 4

Laajenna ryhmät

  • Valitsemalla tämän valintaruudun voit määrittää yhden tehtävänjokaisen Määritä henkilölle -kenttään lisättävän ryhmän kaikille jäsenille. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja jokaisella jäsenellä on oma suoritettava tehtävänsä.)

  • Poistamalla tämän valintaruudun valinnan voit määrittää vain yhden tehtävän jokaiselle Määritä henkilölle -kenttään lisätylle koko ryhmälle. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja kuka tahansa jäsen voi varata ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta.) (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.)

Kuvaselite nro 5

Pyyntö

Tähän kohtaan lisätty teksti näkyy kaikissa työnkulun lähettämissä ilmoituksissa. Muistathan lisätä tähän kohtaan kaikki osallistujien tarvitsemat lisäohjeet tai -resurssit, kuten

  • Yhteystiedot kyselyjä ja ongelmatilanteita varten

  • Tarvittaessa ryhmille tai jakeluluetteloille määritettyjä yksittäisiä tehtäviä koskeva ilmoitus. (Lisätietoja ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.)

Kuvaselite nro 6

Määräpäivät ja tehtävien kestot

Voit määrittää koko työnkululle määräpäivän ja/tai määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä-, viikko- tai kuukausimäärän tehtävän määrittämisestä alkaen.

Lisätietoja määräpäivien käyttämisestä ja tehtävien keston määrittämisestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 7

KOPIO

Tee haluamasi lisäykset tai poista haluamasi tiedot. Muista myös:

  • Nimen kirjoittaminen tähän kenttään ei tarkoita, että työnkulku määritettäisiin kyseisille henkilöille.

  • Koska aloitat työnkulun manuaalisesti, saat aloitus- ja lopetusilmoitukset huolimatta siitä, onko nimesi merkitty tähän kenttään.

  1. Kun olet määrittänyt kaikki aloituslomakkeen asetukset haluamallasi tavalla, aloita työnkulku valitsemalla Aloitus.

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kenttään merkityille henkilöille.

Osion alkuun

4. Manuaalinen käynnistäminen Microsoft Office -ohjelmassa

  1. Avaa kohde tietokoneeseen asennetulla Office-ohjelmalla.

  2. Napsauta avoimen kohteen Tiedosto-välilehteä, valitse Tallenna ja lähetä ja napsauta sitten työnkulkua, jonka haluat suorittaa kohteessa.

  3. Jos näet sanoman, joka ilmoittaa, että työnkulku edellyttää tiedoston sisäänkirjaamista, napsauta Kirjaa sisään -painiketta.

  4. Napsauta isoa Aloita työnkulku -painiketta.

  5. Voit tehdä aloituslomakkeen Muuta työnkulkua -sivulla kaikki muutokset, jotka haluat lisätä tähän työnkulun.

    Huomautus:  Tässä aloituslomakkeen kohdassa tehtyjä muutoksia käytetään vain työnkulun nykyisen esiintymän aikana. Jos haluat tehdä muutoksia, joita noudatetaan aina työnkulun suorittamisen yhteydessä tai jos haluat muuttaa niitä työnkulun asetuksia, jotka eivät näy tällä lomakkeessa, katso lisätietoja tämän artikkelin MUUTTAMINEN-osiosta.

    Aloituslomake

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Tee haluamasi muutokset henkilöluetteloon, jolle haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana)   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Tehtävän määrittäminen SharePoint-organisaation ulkopuoliselle henkilölle   
    Lisätietoja ulkopuolisten käyttäjien lisäämisestä on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Tarkista, että olet määrittänyt oikein asetukset, joiden mukaisesti tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana) tai kaikki samalla kertaa (rinnakkain).

Lisätietoja sarja- ja rinnakkaisjärjestyksestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Lisää vaiheita, jotka haluat määrittää nykyisen vaiheen tai nykyisten vaiheiden lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden poistamisesta on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 4

Laajenna ryhmät

  • Valitsemalla tämän valintaruudun voit määrittää yhden tehtävänjokaisen Määritä henkilölle -kenttään lisättävän ryhmän kaikille jäsenille. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja jokaisella jäsenellä on oma suoritettava tehtävänsä.)

  • Poistamalla tämän valintaruudun valinnan voit määrittää vain yhden tehtävän jokaiselle Määritä henkilölle -kenttään lisätylle koko ryhmälle. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja kuka tahansa jäsen voi varata ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta.) (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.)

Kuvaselite nro 5

Pyyntö

Tähän kohtaan lisätty teksti näkyy kaikissa työnkulun lähettämissä ilmoituksissa. Muistathan lisätä tähän kohtaan kaikki osallistujien tarvitsemat lisäohjeet tai -resurssit, kuten

  • Yhteystiedot kyselyjä ja ongelmatilanteita varten.

  • Tarvittaessa ilmoitus koko ryhmälle tai jakeluluettelolle määritetyistä yksittäisistä tehtävistä. (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osassa.)

Kuvaselite nro 6

Määräpäivät ja tehtävien kestot

Voit määrittää koko työnkululle määräpäivän ja/tai määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä-, viikko- tai kuukausimäärän tehtävän määrittämisestä alkaen.

Lisätietoja määräpäivien käyttämisestä ja tehtävien keston määrittämisestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Kuvaselite nro 7

KOPIO

Tee haluamasi lisäykset tai poista haluamasi tiedot. Muista myös:

  • Nimen kirjoittaminen tähän kenttään ei tarkoita, että työnkulku määritettäisiin kyseisille henkilöille.

  • Koska työnkulkua ei käynnistetä manuaalisesti, saat aloitus- ja lopetusilmoitukset riippumatta siitä, onko nimesi merkitty tähän kenttään.

  1. Kun olet määrittänyt aloituslomakkeen asetukset haluamallasi tavalla, aloita työnkulku valitsemalla Aloitus.

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kenttään merkityille henkilöille.

Seuraava vaihe

  • Jos työnkulku suoritetaan nyt ensimmäistä kertaa, muut osallistujat tarvitsevat ehkä lisätietoja ja ohjeita heille määritettyjen tehtävien suorittamista varten. (Tämän artikkelin Suorittaminen-osassa voi olla hyödyllisiä ohjeita osallistujille.)

  • On myös suositeltavaa tarkistaa, että osallistujat saavat sähköposti-ilmoitukset ja etteivät heidän sähköpostisuodattimensa tulkitse ilmoituksia roskapostiksi.

  • Sinulla itselläsi saattaa olla yksi tai useampia työnkulun tehtäviä, jotka pitää suorittaa. Lisätietoja tehtävien suorittamisesta on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.

  • Tutustu myös työnkulun nykyisen esiintymän edistymisen seurantaan, joka on kuvattu tämän artikkelin VALVONTA-osiossa.

Jos sinulle on määrätty hyväksymistyönkulun tehtävä ensimmäistä kertaa, sinun kannattaa lukea tämä artikkelin osio kokonaan ennen tehtävän suorittamista. Näin voit tutustua kaikkiin käytettävissäsi oleviin vaihtoehtoihin.

Huomautus: Jos tiedät, että sinulle on määrätty työnkulun tehtävä, mutta et ole saanut siitä sähköposti-ilmoitusta, tarkista, että sähköpostiohjelmasi roskapostisuodatin ei ole ohjannut ilmoitusta väärin. Tee siinä tapauksessa tarvittavat muutokset sähköpostin suodatinasetuksiin.

Tarkista ensin, että luet oikeaa artikkelia.

Erityyppiset työnkulut edellyttävät erilaisia toimenpiteitä.

Ennen kuin aloitat, tarkista, että sinulle määrätty tehtävä on varmasti hyväksymistyönkulun tehtävä eikä jonkin toisen työnkulkutyypin tehtävä.

Etsi Hyväksy-teksti seuraavista kohdista:

  • tehtäväilmoituksen Aihe-rivi
    Tehtäväilmoitus (Hyväksy-teksti korostettuna)

  • tarkistettavan kohteen sanomapalkki
    Hyväksy-tekstin tarkistettava kohde korostettuna

  • työnkulun tilasivun tehtävän otsikko.
    Tehtävä työnkulun tilasivun luettelossa (Hyväksy-teksti korostettuna)

Jos Hyväksy-tekstiä ei näy edellä olevissa kohdissa, tarkista työnkulun aloittaneelta tai työnkulun alun perin lisänneeltä henkilöltä, mihin työnkulkumalliin tehtävä perustuu,  vai onko kyseessä mukautettu työnkulku. Tämän artikkelin Katso myös -kohdassa on linkkejä artikkeleihin, joissa on lisätietoja SharePoint-tuotteiden muiden työnkulkutyyppien käyttämisestä.

Jos tehtävä on hyväksymistehtävä, jatka tämän ohjeen lukemista.

Tämän osion sisältö

  1. Prosessin yleiskuvaus

  2. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen ilmoitusviestistä

  3. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen luettelosta tai kirjastosta

  4. Kohteen tarkistaminen

  5. Tehtävälomakkeen täydentäminen ja lähettäminen

  6. Myöhästymisilmoitukset

  7. Ryhmätehtävän varaaminen ja suorittaminen (valinnainen)

  8. Kohteen muutospyyntö (valinnainen)

  9. Hyväksymistehtävän siirtäminen toiselle käyttäjälle (valinnainen)

  10. Tehtävän suorittaminen ulkopuolisen osallistujan puolesta (valinnainen)

1. Prosessin yleiskuvaus

Jos sinulle on määritetty tehtävä työnkulussa, saat tiedon tehtävästä tavallisesti jollakin seuraavista kolmesta tavasta:

  • Saat tehtäväilmoituksen sähköpostitse.

  • Avatessasi Microsoft Office ‑asiakirjan näet sanomapalkissa ilmoituksen sinulle määritetystä tehtävästä.

  • Tarkistaessasi SharePoint-sivustoa huomaat, että sinulle on määritetty vähintään yksi tehtävä.

Kun huomaat, että sinulle on määritetty hyväksymistyönkulun tehtävä, sinun on yleensä tehtävä kaksi asiaa:

  • Kohteen tarkistaminen    Tarkista, voitko hyväksyä kohteen sen nykyisessä tilassa.

  • Tehtävän suorittaminen    Lähetä tarkistuksen tulokset käyttämällä tehtävälomaketta.

Tehtävä suorittamiseen sisältyy tästä syystä usein seuraavat kolme kohdetta:

  • Ilmoitusviesti (lähetetään sähköpostitse)

  • Hyväksyttäväksi lähetettävä kohde (jonka avaat ja tarkistat)

  • Tehtävälomake (jonka avaat, täydennät ja lähetät)

Seuraavassa on kuvattu nämä kolme kohdetta.

Tehtävän ilmoitusviesti, tarkistettava kohde ja tehtävälomake

Huomautus: Tehtävän ilmoitusviestin valintanauhan Avaa tämä tehtävä -painike tulee näkyviin vain, kun viesti avataan täydellisessä ja asennetussa Outlook-versiossa. Painike ei näy, jos ilmoitusviesti avataan Outlook Web Access -verkkosovelluksessa.

Osion alkuun

2. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen ilmoitusviestistä

Toimi seuraavasti:

  1. Napsauta kohteen linkkiä ilmoitusviestin Tehtävän suorittaminen -ohjeista.

  2. Napsauta avatun kohteen sanomapalkissa olevaa Avaa tämä tehtävä -painiketta.

Kohteen ja tehtävälomakkeen avaaminen sähköpostitse lähettävästä ilmoitusviestistä

Huomautus: Tehtävän ilmoitusviestin valintanauhan Avaa tämä tehtävä -painike tulee näkyviin vain, kun viesti avataan täydellisessä ja asennetussa Outlook-versiossa. Painike ei näy, jos ilmoitusviesti avataan Outlook Web Access -verkkosovelluksessa.

Osion alkuun

3. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen luettelosta tai kirjastosta

Toimi seuraavasti:

  1. Napsauta kohteeseen tai työnkulkuun liittyvää Meneillään-linkkiä  siinä luettelossa tai kirjastossa, jossa kohde tarkistetaan tai johon se tallennetaan.

  2. Napsauta Työnkulun tila -sivulla tehtävän otsikkoa.

  3. Napsauta kohteen linkkiä Tämän työnkulun tehtävän kohde on -sanomapalkissa.

Kohteen ja tehtävälomakkeen avaaminen luettelosta tai kirjastosta

Osion alkuun

4. Kohteen tarkistaminen

Tässä esimerkissä kohteena on Microsoft Word -asiakirja.

Vihje:  Jos kyseessä on ryhmätehtävä (yksittäinen tehtävä, joka on määritetty koko ryhmälle tai jakeluluettelolle niin, että ryhmän yksittäinen jäsen voi suorittaa tehtävän koko ryhmän puolesta), on suositeltavaa varata tehtävä ennen kohteen tarkistamista. Näin toiset ryhmän jäsenet eivät tarkista samanaikaisesti samaa artikkelia. Lisätietoja on tämän osion kohdassa 7: Ryhmän tehtävän varaaminen ja suorittaminen.

Tarkistettavan kohteen avaaminen ja keltaisten palkkien näyttäminen

Huomaa asiakirjan yläosassa olevat kaksi keltaista sanomapalkkia:

  • Palvelin vain luku -tilassa   Tiedosto on avattu Vain luku -tilassa, joten voit lukea sen, mutta et voi tehdä siihen mitään muutoksia. (Huomaa, että suorittaessasi hyväksymistyönkulun tehtävää et tee tavallisesti muutoksia suoraan kohteeseen,
    vaan kaikki muutoksesi ja vastauksesi rekisteröidään tehtävälomakkeelle.)

  • Työnkulun tehtävä   Kun olet valmis rekisteröimään vastauksesi tehtävälomakkeeseen, napsauta Avaa tämä tehtävä -painiketta.

Osion alkuun

5. Tehtävälomakkeen täydentäminen ja lähettäminen

Hyväksyntätyönkulun tehtävälomake näyttää kutakuinkin seuraavanlaiselta.

Työnkulun tehtävälomake

Huomaa, että kaksi ensimmäistä kohdetta (Poista kohde ja Tämän työnkulun tehtävän kohde on kohteen otsikko) eivät näy tehtävälomakkeessa, jos se avataan kohteen sisältä käsin tarkistusta varten.

Kuvaselite nro 1

Kohteen poistaminen

Voit poistaa kyseisen tehtävän työnkulun nykyisestä esiintymästä napsauttamalla tätä painiketta.

  • Tehtävän poistaminen ei poista tarkistettavaa kohdetta.

  • Jos poistat tehtävän, kyseinen toiminto nähdään (ja tallennetaan historiaan) asiakirjan hylkäämisenä. Jos työnkulku on määritetty loppumaan ensimmäisen hylkäämisen jälkeen, tehtävän poistaminen lopettaa työnkulun.

  • Poistettu tehtävä ei näky enää Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueella. (Poistaminen ja sitä seuraava automaattinen hylkääminen tallennetaan kuitenkin sivun Historia-alueelle.)

    Huomautus:  Jos et ole aloittanut tätä työnkulun esiintymää, kannattaa kysyä lupa tehtävän poistamiseen työnkulun aloittaneelta henkilöltä.

Kuvaselite nro 2

Tämä työnkulku koskee kohteen otsikkoa

Avaa kohde tarkistamista varten napsuttamalla oheista linkkiä.

Kuvaselite nro 3

Tila, Pyytäjä, Kootut kommentit, Määräpäivä

Et voi muokata tai muuttaa näihin neljään kenttään tehtyjä merkintöjä, mutta niiden tiedot ovat silti hyödyllisiä.

Huomaathan, että Kootut kommentit -ruudussa on mahdollisia lisäohjeita tehtävän suorittamista varten ja kaikki kommentit osallistujilta, jotka ovat jo suorittaneet työnkulun samaan esiintymään kuuluvat omat tehtävänsä.

Kun olet lähettänyt oman lomakkeesi, kaikki Kommentit-ruutuun (4) lisäämäsi kommentit näkyvät vastaavasti Kootut kommentit -kentässä muille osallistujille.

Kuvaselite nro 4

Kommentit

Tähän kohtaan lisäämäsi tekstit tallennetaan työnkulun historiatietoihin, ja muut osallistujat voivat tarkastella niitä myös Kootut kommentit -kentässä (3).

Kuvaselite nro 5

Hyväksy

Voit hyväksyä kohteen kirjoittamalla ensin mahdolliset kommenttisi Kommentit-kenttään (4) ja napsauttamalla sitten tätä painiketta.

Kuvaselite nro 6

Hylkää

Voit hylätä kohteen kirjoittamalla ensin mahdolliset kommenttisiKommentit-kenttään (4) ja napsauttamalla sitten tätä painiketta.

Kuvaselite nro 7

Peruuta

Voit sulkea tehtävän tallentamatta muutoksia tai vastauksia napsauttamalla tätä painiketta. Tehtävä jää keskeneräiseksi ja sinulle määritetyksi.

Kuvaselite nro 8

Muutospyyntö

Voit pyytää muutosta tarkistettavaan kohteeseen napsauttamalla tätä painiketta.

Tämän osion kohdassa 8 Muutoksen pyytäminen kohteeseen on kuva lomakkeesta, johon muutospyyntö lisätään, sekä muita kuvia.

Huomautus:  Tämä toiminto saattaa olla poissa käytöstä joidenkin työnkulun tehtävien yhteydessä.

Kuvaselite nro 9

Määritä tehtävä uudelleen

Voit määrittää hyväksymistehtävän toiselle henkilölle napsauttamalla tätä painiketta.

Tämän osion kohdassa 7 (Tehtävän siirtäminen toiselle henkilölle) on kuva sivusta, jolle tehtävän uudelleenvaraustiedot lisätään, sekä muita ohjeita.

Huomautus:  Tämä toiminto saattaa olla poissa käytöstä joidenkin työnkulun tehtävien yhteydessä.

Osion alkuun

6. Myöhästymisilmoitukset

Jos tehtävän tai koko työnkulun esiintymän suorittaminen on myöhästynyt, ilmoitukset lähetetään automaattisesti seuraaville vastaanottajille:

  • Henkilö, jolle tehtävä on määritetty

  • Työnkulun aloittanut henkilö (tai automaattisen aloituksen yhteydessä työnkulun alun perin lisännyt henkilö)

Osion alkuun

7. Ryhmätehtävän varaaminen ja suorittaminen (valinnainen)

Jos yksittäinen tehtävä on määritetty koko ryhmälle, johon kuulut, kuka tahansa ryhmän jäsenistä voi varata ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta.

Varaa tehtävä, ennen kuin aloitat kohteen tarkistamisen. Heti kun varaat tehtävän, se määritetään sinulle, eivätkä muut ryhmän jäsenet voi suorittaa sitä. (Näin varmistetaan, että vain yksi ihminen tekee tarvittavan työn.)

  1. Osoita Työkulun tila -sivulla ryhmällesi määritettyä tehtävää, kunnes näkyviin tulee nuoli.

  2. Napsauta nuolta, valitse Muokkaa kohdetta ja napsauta tehtävälomakkeen Varaa tehtävä -painiketta.
    Ryhmätehtävän varaaminen

Kun Työnkulun tila -sivu päivitetään, näet, ettei tehtävää ole enää määritetty ryhmälle vaan erityisesti sinulle.

Jos haluat vapauttaa tehtävän myöhemmin uudelleen ryhmälle suorittamatta sitä, palaa tehtävälomakkeeseen noudattamalla samoja vaiheita mutta valitse tällä kertaa Vapauta tehtävä -painike.

Tehtävälomakkeen Vapauta tehtävä -painike

Osion alkuun

8. Kohteen muutospyyntö (valinnainen)

Ennen kuin aloitat tämän prosessin, huomioi, että työnkulku on saatettu määrittää päättymään heti, jos kohteeseen tehdään joitakin muutoksia. On suositeltavaa tarkistaa työnkulun aloittaneelta tai alun perin lisänneeltä henkilöltä, että muutosten tekeminen on sallittua, vaikka se aiheuttaisi koko työnkulun loppumisen samanaikaisesti.

Seuraavassa esimerkissä on kuvattu muutospyyntö skenaarion muodossa.

Kuvitellaan, että nimesi on Ari.

Sinulla on Heidi-niminen työtoveri, joka on aloittanut hyväksyntätyönkulun luomassaan asiakirjassa.

Kun tarkistat Heidin uutta asiakirjaa, huomaat, että sen johdanto on mielestäsi liian pitkä.

Napsautat Muutospyyntö-painiketta työnkulun tehtävälomakkeen alaosassa ja täytät lomakkeen.

Kohteen muutospyyntölomake

Kuvaselite nro 1

Muutospyyntölomake

Kirjoita sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jolta pyydät muutosta.

(Voit lähettää pyynnön työnkulun suorituksen aloittaneelle henkilölle tai, jos käytössä on työnkulun automaattinen käynnistys, hyväksyntätyönkulun alun perin lisänneelle henkilölle. Voit myös jättää tämän kentän tyhjäksi.)

Kuvaselite nro 2

Uusi pyyntö

Kuvaile muutosta, jonka haluat tehdä, ja lähetä kaikki tiedot henkilölle, joka voi tehdä tarvittavat muutokset. (Tähän kohtaan lisäämäsi teksti lisätään myös Kootut kommentit -alueelle.)

Kuvaselite nro 3

Uusi kesto

Valitse jokin seuraavista kolmesta vaihtoehdosta:

  • Nykyisen määräpäivän säilyttäminen    Jätä tämä kenttä tyhjäksi.

  • Määräpäivän poistaminen    Kirjoita numero 0.

  • Uuden määräpäivän määrittäminen    Kirjoita tähän numero ja määritä keston yksikkö seuraavaan kenttään. Nämä kaksi merkintää määrittää yhdessä tehtävän erääntymistä edeltävän määräajan.

Kuvaselite nro 4

Uusi keston yksikkö

Jos määrität uuden tehtävän keston, voit määrittää tehtävän määräajan käyttämällä tätä kenttää ja Uusi kesto -kenttää. (Esimerkiksi 3 päivää tai 1 kuukausi tai 2 viikkoa.)

Kun olet täyttänyt kaikki lomakkeen kohdat haluamallasi tavalla, napsauta Lähetä-painiketta, jolloin nykyinen tehtävä merkitäänValmiiksi. (Tehtävä ei ole kuitenkaan vielä valmis. Sinulle määritetään uusi hyväksyntätehtävä sen jälkeen, kun Heidi on suorittanut muutostehtävän).

Tällä välin Heidi saa seuraavan sähköposti-ilmoituksen:

Ilmoitus lähetetään, kun kohteen muutosta on pyydetty

Heidi näkee suoraan aiheriviltä (nro 1 kuvassa), että kyseessä ei ole tavanomainen hyväksyntäilmoitus vaan kohteen muutospyyntö. Hän näkee tiedot pyydetystä muutoksesta Pyytänyt muutosta henkilöltä -kohdasta (nro 2).

Heidi tarkistaa kohteen, tekee tarvittavat muutokset, tallentaa muutokset ja kirjaa kohteen takaisin sisään.

Tämän jälkeen hän siirtyy Työnkulun tila -sivulle ja avaa muutospyyntötehtävän Tehtävät-alueelta.


Lomakkeen lähetys, kun pyydetty muutos on suoritettu

Heidi lisää kaikki haluamansa tiedot Kommentit-kenttään ja valitsee sen jälkeen Lähetä vastaus. Työnkulku suorittaa kaksi toimintoa:

  • Se merkitsee Heidin muutospyyntötehtävän valmiiksi.

  • Lisäksi se määrittää sinulle uuden hyväksymistehtävän (Heidin kommentit on lisätty Kootut kommentit -kenttään) ja lähettää sinulle ilmoituksen tehtävästä.

Nyt voit jatkaa eteenpäin ja suorittaa muutetun kohteen arvioinnin.

Tänä aikana kaikkia toimintoja seurataan, ja ne näkyvät Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-osiossa seuraavan kuvan tavoin.

Muutospyynnön tiedot Työnkulkuhistoria-kohdassa

Oheinen kaavio kuvaa koko prosessia.

Muutospyynnön vuokaavio

Osion alkuun

9. Hyväksymistehtävän siirtäminen toiselle käyttäjälle (valinnainen)

Jos haluat, että joku toinen suorittaa sinulle määritetyn työnkulun tehtävän, valitse työnkulun tehtävälomakkeessa Määritä tehtävä uudelleen.

Lomake tulee näkyviin.

Tehtävän uudelleenmäärityslomake

Kuvaselite nro 1

Määritä tehtävä uudelleen käyttäjälle

Anna sen henkilön nimi tai osoite, jolle haluat määrittää tämän tehtävän.

Voit määrittää tämän tehtävän työnkulun aloittaneelle henkilölle  tai, jos käytetään automaattisesti aloitettua työnkulkua, henkilölle, joka on alun perin lisännyt tämän työnkulun.  Voit myös jättää tämän kentän tyhjäksi.

Kuvaselite nro 2

Uusi pyyntö

Lähetä kaikki tiedot, joita henkilö, jolle määrität tehtävän, tarvitsee tehtävän suorittamiseen. (Tähän kohtaan lisäämäsi teksti lisätään myös Kootut kommentit -alueelle.)

Kuvaselite nro 3

Uusi kesto

Valitse jokin seuraavista kolmesta vaihtoehdosta:

  • Nykyisen määräpäivän säilyttäminen    Jätä tämä kenttä tyhjäksi.

  • Määräpäivän poistaminen    Kirjoita numero 0.

  • Uuden määräpäivän määrittäminen    Kirjoita tähän numero ja määritä keston yksikkö seuraavaan kenttään. Nämä kaksi merkintää määrittää yhdessä tehtävän erääntymistä edeltävän määräajan.

Kuvaselite nro 4

Uusi keston yksikkö

Jos määrität uuden tehtävän keston, voit määrittää tehtävän määräajan käyttämällä tätä kenttää ja Uusi kesto -kenttää. (Esimerkiksi 3 päivää tai 1 kuukausi tai 2 viikkoa.)

Kun lomake on valmis, valitse Lähetä. Tehtävä merkitään valmiiksi, ja henkilölle, joka on nyt vastuussa tehtävästä, määritetään uusi tehtävä, ja tehtäväilmoitus lähetetään.

Kaikki lähettämäsi uudet tiedot lisätään uuden tehtäväilmoituksen on delegoinut -tekstiin (nro 1 seuraavassa kuvassa).

Uudelleenmääritetyn tehtävän ilmoitus

Tänä aikana kaikkia muutoksia seurataan, ja ne näkyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät- ja Historia-osioissa seuraavan kuvan mukaisesti.

Uudelleenmääritetyn tehtävän Työnkulun tila -sivun Tehtävät- ja Historia-alueet

Osion alkuun

10. Tehtävän suorittaminen ulkopuolisen osallistujan puolesta (valinnainen)

Käytettävissä on erityinen prosessi niitä käyttäjien varten, jotka eivät ole SharePoint-organisaatiosi jäseniä. Tässä prosessissa sivuston jäsen toimii välittäjänä ulkopuoliselle jäsenelle.

  1. Lisää ulkopuolisen osallistujan sähköpostiosoite vastaavaan Määritä henkilölle -vaiheeseen liittämislomakkeen toisella sivulla.

  2. Itse asiassa työnkulku määrittää ulkopuolisen osallistujan tehtävän sivuston jäsenelle, joka aloittaa työnkulun,  tai, mikäli työnkulku aloitetaan automaattisesti, tehtävä määritetään työnkulun alun perin lisänneelle jäsenelle. Henkilö, jolle tehtävä määritetään, toimii ulkopuolisen osallistujan välittäjänä.

  3. Tämä sivuston jäsen saa tehtäväilmoituksen, joka sisältää ohjeet lähettää kohteen kopio tarkistettavaksi ulkopuoliselle osallistujalle. (Samanaikaisesti ulkopuolinen osallistuja saa kopion tehtäväilmoituksesta, joka on hänelle samalla muistutus tehtävän suorittamisesta.)

  4. Sivuston jäsen, jolle tehtävä on alun perin määritetty, lähettää kopion kohteesta ulkopuoliselle osallistujalle.

  5. Ulkopuolinen osallistuja tarkistaa kohteen ja lähettää vastauksensa takaisin sivuston jäsenelle.

  6. Kun ulkopuolisen jäsenen vastaus saapuu, sivuston jäsen suorittaa tehtävän ulkopuolisen jäsenen puolesta.

Tätä prosessia on kuvattu oheisella kaaviolla.

Prosessin vuokaavio: ulkopuolisen osallistujan lisääminen

Voit valvoa, säätää tai pysäyttää käynnissä olevan työnkulun kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivulta.

Näytämme ensin, miten pääset kyseiselle sivulle, minkä jälkeen opastamme käyttämään sivun asetuksia ja sivulla olevia tietoja. Lopuksi esittelemme kaksi muuta sivua, joilta saat lisää valvontatietoja.

Tämän osion sisältö

  1. Työnkulun tila -sivun avaaminen

  2. Työnkulun edistymisen valvominen Työnkulun tila -sivun avulla

  3. Aktiivisten tehtävien (jo määritettyjen tehtävien) muuttaminen

  4. Tulevien tehtävien (määrittämättömien tehtävien) muuttaminen

  5. Suoritettavan työnkulun peruminen tai lopettaminen

  6. Kohteen käynnissä olevien työnkulkujen tarkistaminen

  7. Koko sivustokokoelman työnkulkujen valvominen

1. Työnkulun tila -sivun avaaminen

Napsauta kohteen sisältämässä luettelossa tai kirjastossa kohteen Meneillään-linkkiä ja haluamaasi työnkulkua.

Tässä esimerkissä kohde on Esitysluonnos-niminen asiakirja ja työnkulkuna on Hyväksyntä 3.

Napsauta työnkulun tilan linkkiä

Työnkulun tila -sivu avautuu

Huomautukset: 

  • Jos luettelo tai kirjasto sisältää useita kohteita, voit nopeuttaa kohteen etsimistä käyttämällä lajittelua ja/tai suodatusta. Jos käytät lajittelua ja/tai suodatusta usein samalla tavalla, sinun kannattaa harkita mukautetun näkymän luomista automaattista hakua varten.

  • Voit siirtyä Työnkulun tila -sivulle myös napsauttamalla joko esiintymän Tarkastele työnkulun tilaa -linkkiä käynnissä olevan työnkulun sähköpostiviesti-ilmoituksessa tai Työnkulkuhistoria-linkkiä suoritetun työnkulun sähköposti-ilmoituksessa.

Osion alkuun

2. Työnkulun edistymisen valvominen Työnkulun tila -sivun avulla

Työnkulun tila -sivun kunkin osion kuvan kohdalta voit hakea valvontakysymyksiä, joihin vastataan kyseisessä osiossa.

Työnkulun tiedot -osio

Työnkulun tiedot -osio Työnkulun tila -sivulla

Vastattavat kysymykset:

  • Kuka aloitti tämän työnkulun esiintymän?

  • Milloin tämä esiintymä aloitettiin?

  • Milloin esiintymän viimeinen toiminto suoritettiin?

  • Missä kohteessa tämä esiintymä toimii?

  • Mikä on tämän esiintymän nykyinen tila?

Tehtävät-osa

Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alue

Vastattavat kysymykset:

  • Mitkä tehtävät on jo luotu ja määritetty, ja mikä on niiden nykyinen tila?

  • Mitkä tehtävät on jo suoritettu, ja mikä oli näiden tehtävien tulos?

  • Mikä on kunkin jo luodun ja määritetyn tehtävän määräaika?

Poistetut tehtävät ja tehtävät, joita ei ole vielä määritetty, eivät näy tässä osiossa.

Työnkulkuhistoria-osa

Työnkulkuhistoria-osa Työnkulun tila -sivulla

Vastattavat kysymykset:

  • Mitkä tapahtumat ovat jo tapahtuneet tässä työnkulun esiintymässä?

  • Huomaa, että erääntyneet tehtävät ja erääntyneiden tehtävien ilmoitukset eivät näy tällä alueella.

Osion alkuun

3. Aktiivisten tehtävien (jo määritettyjen tehtävien) muuttaminen

Määritettyjä tehtäviä, joita ei ole vielä suoritettu, voi muuttaa kahdella eri tavalla:

  • Yhden aktiivisen tehtävän muuttaminen

  • Kaikkien aktiivisten tehtävien muuttaminen

Yhden aktiivisen tehtävän muuttaminen

Käyttöoikeudet   Jotta voit muuttaa yhtä tehtävää, joka on määritetty jollekulle toiselle henkilölle, sinulla on oltava Luetteloiden hallinta -oikeudet. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.) On siis mahdollista, että sinulla on oikeudet työnkulun aloittamiseen mutta et voi tehdä silti muutoksia toisen osallistujan tehtävään.)

Jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet:

  1. Napsauta tehtävän otsikkoa Tehtävät-luettelossa.
    Tehtävän otsikon valitseminen luettelossa

  2. Tehtävälomakkeen avulla voit täydentää tai poistaa tehtäviä tai määrittää niitä uudelleen.

Lisätietoja tehtävälomakkeen käyttämisestä on tämän artikkelin Suorittaminen-osiossa.

Kaikkien aktiivisten tehtävien muuttaminen

Käyttöoikeudet    Kaikki seuraavan kuvan neljä komentolinkkiä näkyvät Työnkulun tila -sivulla kaikille käyttäjille, joilla on Luetteloiden hallinta -oikeudet. Ensimmäiset kolme linkkiä näkyvät työnkulun esiintymän aloittaneen henkilön sivulla, mutta Lopeta tämä työnkulku -linkki ei ole näkyvissä, ellei kyseisellä henkilöllä ole Luetteloiden hallinta -oikeuksia. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.)

  1. Napsauta työnkulun visualisoinnin alapuolella olevalla alueella Päivitä aktiiviset hyväksyntätehtävät linkkiä.

  2. Tee avautuvaan lomakkeeseen tarvittavat muutokset ja valitse OK.

    • Muutoksista kertovat ilmoitukset lähetetään henkilöille, joille on määritetty kyseisen esiintymän tehtäviä.

    • Tähän lomakkeeseen tehdyt muutokset eivät vaikuta jo suoritettuihin tai poistettuihin tehtäviin eivätkä tehtäviin, joita ei ole vielä määritetty.

    • Jos haluat tehdä muutoksia tehtäviin, joita ei ole vielä määritetty, katso lisätietoja seuraavasta Tulevien tehtävien muuttaminen -osiosta.

Aktiivisten tehtävien muuttaminen lomakkeella

Kuvaselite nro 1

Tehtäväkohtainen kesto, keston yksikkö

  • Nykyisen määräpäivän säilyttäminen    Jätä Tehtäväkohtainen kesto tyhjäksi äläkä tee mitään muutoksia Keston yksikkö -kohtaan.

  • Määräpäivän poistaminen kokonaan    Merkitse Tehtäväkohtainen kesto -kohtaan 0.

  • Määräpäivän siirtäminen pidentämällä tehtävän kestoa    Voit määrittää molempien määräpäiväkenttien avulla niiden yksiköiden määrän ja tyypin, joiden mukaan haluat pidentää kestoa..

Kuvaselite nro 2

Pyyntö

  • Pyyntötekstin muuttaminen    Tee haluamasi muutokset tekstiruutuun.

  1. Kun kaikki lomakkeen kentät on muutettu haluamallasi tavalla, valitse OK.

Kaikki nykyisen esiintymän aktiiviset tehtävät päivitetään.

Osion alkuun

4. Tulevien tehtävien (määrittämättömien tehtävien) muuttaminen

Käyttöoikeudet    Kaikki seuraavan kuvan neljä komentolinkkiä näkyvät Työnkulun tila -sivulla kaikille käyttäjille, joilla on Luetteloiden hallinta -oikeudet. Ensimmäiset kolme linkkiä näkyvät työnkulun esiintymän aloittaneen henkilön sivulla, mutta Lopeta tämä työnkulku nyt -linkki ei ole näkyvissä, ellei kyseisellä henkilöllä ole Luetteloiden hallinta -oikeuksia. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.)

  1. Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alla olevaa Lisää tai päivitä hyväksyjiä -linkkiä.

  2. Tee avautuvaan lomakkeeseen tarvittavat muutokset ja valitse PÄIVITÄ.

    Huomautus:  Tähän lomakkeeseen tekemäsi muutokseteivät vaikuta jo luotuihin ja määritettyihin tehtäviin.

Tulevien tehtävien muuttaminen lomakkeella

Kuvaselite nro 1

Osallistujat, Järjestys, Laajenna ryhmät

  • Osallistujien lisääminen tai poistaminen ja tehtävien järjestyksen muuttaminen    Voit muuttaa, poistaa ja/tai järjestää uudelleen osallistujien nimien tai osoitteiden järjestystäOsallistujat-kentässä.

  • Koko vaiheen poistaminen    Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Huomautus: Laajenna ryhmät -valintaruudussa voit valita, määritetäänkö luetteloiden jakeluryhmille vain yksi tehtävä koko ryhmää varten vai yksi tehtävä yhtä jäsentä varten.

Lisätietoja näiden kenttien käyttämisestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa ja vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).

Kuvaselite nro 2

Pyyntö

  • Pyyntötekstin muuttaminen    Tee haluamasi muutokset ruudussa olevaan tekstiin.

Kuvaselite nro 3

Kaikkien tehtävien määräpäivä, Tehtäväkohtainen kesto, Keston yksikkö

  • Määräpäivän muuttaminen tai poistaminen    Poista nykyinen päivämäärä ja lisää tilalle uusi määräpäivä tai poista määräpäivä kokonaan jättämällä tämä kenttä tyhjäksi. (Älä merkitse tähän kenttään nollaa. Kentässä on oltava kalenteripäivämäärä, tai sen on oltava tyhjä.)

  • Nykyisen määräajan säilyttäminen    Jätä Tehtäväkohtainen kesto -kohta tyhjäksi äläkä tee muutoksia Keston yksikkö -kohtaan.

  • Määräajan poistaminen kokonaan    Merkitse Tehtäväkohtainen kesto -kohtaan numero 0.

  • Tehtävän keston pidentäminen    Voit määrittää molempien määräpäiväkenttien avulla niiden yksiköiden määrän ja tyypin, joiden mukaan haluat pidentää kestoa. Lisätietoja määräaikojen ja keston määrittämisestä on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

  1. Kun kaikki lomakkeen kentät on muutettu haluamallasi tavalla, valitse OK.

Tekemäsi muutokset vaikuttavat kaikkiin nykyisen esiintymän tuleviin tehtäviin.

Osion alkuun

5. Suoritettavan työnkulun peruminen tai lopettaminen

Voit pysäyttää suoritettavan työnkulun kahdella eri tavalla ennen sen valmistumista:

  • Työnkulun peruuttaminen    Kaikki tehtävät peruutetaan, mutta ne säilyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueella.

  • Työnkulun lopettaminen    Kaikki tehtävät peruutetaan ja poistetaan Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueelta. (Tehtävät näkyvät tästä huolimatta Työnkulkuhistoria-alueella.)

Seuraavassa on kuvattu ohjeet peruuttamista ja lopettamista varten.

Peruuttaminen (kaikki tehtävät peruutetaan, mutta ne jäävät näkyviin Tehtävät- ja Historia-luetteloihin)

Käyttöoikeudet    Kaikki seuraavan kuvan neljä komentolinkkiä näkyvät Työnkulun tila -sivulla kaikille käyttäjille, joilla on Luetteloiden hallinta -oikeudet. Ensimmäiset kolme linkkiä näkyvät työnkulun esiintymän aloittaneen henkilön sivulla, mutta Lopeta tämä työnkulku -linkki ei ole näkyvissä, ellei kyseisellä henkilöllä ole Luetteloiden hallinta -oikeuksia. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.)

Jos työnkulun nykyistä esiintymää ei enää tarvita, se voidaan pysäyttää.

  • Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella olevaa Peruuta kaikki hyväksyntätehtävät -linkkiä.

  • Vahvista valitsemalla Kyllä.

Peruuta kaikki tehtävät -linkki

Kaikki nykyiset tehtävät peruutetaan, ja työnkulku loppuu, jolloin sen tilana näkyy Peruutettu. Peruutetut tehtävät näkyvät yhä Tehtävät-alueella ja Työnkulkuhistoria-alueella.

Lopeta (kaikki tehtävät poistetaan Tehtävät-luettelosta, mutta ne jäävät silti Historiatietoihin)

Käyttöoikeudet    Kaikki seuraavan kuvan neljä komentolinkkiä näkyvät Työnkulun tila -sivulla kaikille käyttäjille, joilla on Luetteloiden hallinta -oikeudet. Ensimmäiset kolme linkkiä näkyvät työnkulun esiintymän aloittaneen henkilön sivulla, mutta Lopeta tämä työnkulku -linkki ei ole näkyvissä, ellei kyseisellä henkilöllä ole Luetteloiden hallinta -oikeuksia. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.)

Työnkulku voidaan lopettaa virheen sattuessa tai jos työnkulku pysähtyy ja lakkaa vastaamasta.

Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alla olevaa Lopeta tämä työnkulku -linkkiä ja vahvista valitsemalla Kyllä.

Kaikki työnkulun luomat tehtävät peruutetaan ja poistetaan Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueelta, mutta ne jäävät silti näkyviin Työnkulkuhistoria-alueelle. Työnkulku loppuu, ja sen tilana on Työnkulku peruutettu.

Osion alkuun

6. Kohteen käynnissä olevien työnkulkujen tarkistaminen

Työnkulun tila -sivulla näkyvät kaikki työnkulun kohteet, jotka ovat parhaillaan käynnissä.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

  2. Osoita kohteen nimeä, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse avattavasta valikosta Työnkulut.

  3. Työnkuluissa: Kohteen nimi -sivun Käynnissä olevat työnkulut -kohdassa näkyvät kaikki kohteen käynnissä olevat esiintymät.

Huomautus: Ota huomioon, että yksittäisen työnkulun useita esiintymiä ei voi olla käynnissä samaan aikaan samassa kohteessa. Esimerkki: Kaksi hyväksyntämalliin perustuvaa työnkulkua on lisätty. Toisen nimi on Suunnitelman hyväksyntä ja toisen Budjetin hyväksyntä. Yhdessä kohteessa voi olla samanaikaisesti käynnissä sekä Suunnitelman hyväksyntä- että Budjetin hyväksyntä -esiintymä, mutta ei kahta esiintymää kummastakaan työnkulusta.

Osion alkuun

7. Koko sivustokokoelman työnkulkujen valvominen

Sivustokokoelmien järjestelmänvalvojat voivat tarkastella nopeasti seuraavia tietoja:

  • miten montaa kuhunkin työnkulkumalliin perustuvaa työnkulkua käytetään sivustokokoelmassa

  • onko kukin sivustokokoelman työnkulkumalli parhaillaan käytössä vai poissa käytöstä

  • miten monta kuhunkin työnkulkumalliin perustuvan työnkulkuversion esiintymää on parhaillaan käynnissä sivustokokoelmassa.

Toimi seuraavasti:

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Valitse Asetukset-kuvake SharePoint Onlinen julkisen verkkosivuston Asetukset-painike ja Sivuston asetukset.

  3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Sivustonhallinta-kohdasta Työnkulut.

Näyttöön avautuu Työnkulut-sivu, jolla tiedot näkyvät.

Seuraava vaihe

Jos työnkulkua käytetään ensimmäistä kertaa, on suositeltavaa tutustua ensin tämän artikkelin TARKISTUS-osiossa oleviin ohjeisiin, jotta saat yleiskuvan esiintymän tapahtumista ja voit määrittää, toimiinko työnkulku haluamallasi tavalla.

Kun työnkulun esiintymä on suoritettu, voit tarkastella sen historiatietoihin tallennettuja tapahtumia. (Kaikkien esiintymien tiedot ovat käytettävissä jopa 60 päivää esiintymän suorittamisen jälkeen.)

Tärkeää:  Huomaa, että työnkulun historiatiedot on tarkoitettu vain epävirallista tiedonhakua varten. Niitä ei voi käyttää virallisia tarkastuksia varten eikä lakisääteisinä todisteina.

Voit laatia yleisiä suorituskykyraportteja myös työnkulun eri esiintymien välillä.

Tämän osion sisältö

  1. Uusimman esiintymän tarkistettavat tapahtumat

  2. Esiintymän historiatietojen tarkasteleminen 60 päivän ajan

  3. Työnkulun suorituskykyraporttien luominen

1. Uusimman esiintymän tarkistettavat tapahtumat

Niin kauan kuin kohde on samassa luettelossa tai kirjastossa ja sama työnkulku suoritetaan uudelleen samassa kohteessa, uusimman esiintymän historiatietoja voidaan tarkastella luettelossa tai kirjastossa.

Missä tahansa kohteessa käytetyn työnkulun uusimman esiintymän Työnkulun tila -sivun tarkasteleminen

  • Napsauta kohteen sisältämässä luettelossa tai kirjastossa kohteen tilan linkkiä ja haluamaasi työnkulkua.

Tässä esimerkissä kohde on Esitysluonnos -niminen asiakirja ja työnkulkuna on Uuden asiakirjan hyväksyntä.

Napsauta työnkulun tilan linkkiä

Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-osio on sivun alaosassa.

Työnkulkuhistoria-osa Työnkulun tila -sivulla

Osion alkuun

2. Esiintymän historiatietojen tarkasteleminen 60 päivän ajan

Haluatko tarkastella esiintymän historiatietoja sen jälkeen, kun olet suorittanut saman työnkulun uudelleen samassa kohteessa?

Tämä on mahdollista jopa 60 päivän ajan luettelon tai kirjaston tai työnkulun valmistusilmoituksesta käsin.

Luettelosta tai kirjastosta

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

  2. Osoita kohteen nimeä, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse avattavasta valikosta Työnkulut.

  3. Työnkuluissa: napsauta Kohteen nimi -sivun Valmiit työnkulut -kohdassa sen työnkulun esiintymän nimeä tai tilaa, jota haluat tarkastella.
    Valmiit työnkulut kohteen Työnkulut-sivulla
    Kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Työnkulun valmistumisilmoituksesta

  • Avaa sen työnkulun esiintymän valmistumisilmoitus, jota haluat tarkastella, ja napsauta sitten Tarkastele työnkulun historiaa -linkkiä.

Työnkulun valmistumisilmoitus (Historia-linkki korostettuna)
Kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Voit säilyttää kaikki valmistumisilmoitukset luomalla Outlook-säännön. Määritä sääntö kopioimaan kaikki tulevat viestit, joiden aiherivillä on teksti on valmistunut, erilliseen kansioon. (Varmista, että Outlook-sääntö kopioi tulevat viestit eikä vain siirrä niitä, jolloin ne eivät näy ollenkaan Saapuneet-kansiossa.)

Osion alkuun

3. Työnkulun suorituskykyraporttien luominen

Voit tarkistaa, miten työnkulun yksittäinen versio toimii yleisesti  eri ajankohtina ja eri esiintymissä,  luomalla jommankumman tai molemmat seuraavista valmiista raporteista:

  • Toimintojen kesto -raportti    Tämän raportin avulla voit tarkastella, miten pitkään yhden työnkulun eri toimintojen suorittaminen kestää sekä miten kauan kyseisen työnkulun eri suorituskertojen tai esiintymien valmistuminen kestää.

  • Peruutus- ja virheraportti    Tämän raportin avulla voit tarkistaa, peruutetaanko työnkulku usein tai ilmeneekö siinä virheitä ennen valmistumista.

Työnkulun raporttien luominen

  1. Napsauta luettelossa tai kirjastossa työnkulun Tila-sarakkeen minkä tahansa tilatiedon linkkiä.
    Napsauta työnkulun tilaa

  2. Valitse Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-kohdassa Näytä työnkulkuraportit.
    Näytä työnkulkuraportit -linkin valitseminen Työnkulkuhistoria-osassa

  3. Etsi työnkulku, jonka raporttia haluat tarkastella, ja napsauta haluamasi raportin nimeä.
    Toimintojen kesto -raportin valitseminen

  4. Valitse Mukauta-sivulla raporttitiedoston nykyinen tallennuspaikka tai muuta sitä ja napsauta sitten OK-painiketta.
    Napsauta OK-painiketta tiedoston tallennuspaikassa
    Raportti luodaan ja tallennetaan määritettyyn sijaintiin.

  5. Kun raportti on valmis, voit tarkastella sitä napsauttamalla seuraavassa kuvassa näkyvää linkkiä. Muussa tapauksessa sulje valintaikkuna valitsemalla OK. (Jos haluat tarkastella raporttia myöhemmin, voit avata sen edellisessä vaiheessa määritetystä sijainnista.)
    Raportin tarkasteleminen linkkiä napsauttamalla

Seuraava vaihe

Jos työnkulku toimii haluamallasi tavalla, voit aloittaa sen käyttämisen.

Jos haluat muuttaa jotakin työnkulun osaa, katso lisätietoja tämän artikkelin MUUTTAMINEN-osiosta.

Kun olet suorittanut uuden hyväksymistyönkulun ensimmäisen esiintymän ja tarkastellut sen tuloksia, haluat ehkä muuttaa työnkulun asetuksia.

Haluat mahdollisesti tehdä muutoksia työnkulkuun myös myöhemmin tulevaisuudessa.

Voit myös haluta poistaa työnkulun käytöstä lyhyeksi tai pidemmäksi aikaa tai  jopa pysyvästi.

Tämän osion sisältö

  1. Työnkulun pysyvien asetusten muuttaminen

  2. Työnkulun poistaminen käytöstä väliaikaisesti tai kokonaan

1. Työnkulun pysyvien asetusten muuttaminen

Voit muuttaa työnkulun pysyviä asetuksia avaamalla työnkulun lisäämiseen alun perin käytetyn liittämislomakkeen ja muokkaamalla sitä.

Työnkulkua käytetään vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulkua käytetään.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

    Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

  3. Valitse Asetukset-ryhmästä Työnkulun asetukset.

  4. Napsauta Työnkulun asetukset -sivun Työnkulun nimi (napsauta, jos haluat muuttaa asetuksia) -kohdassa sen työnkulun nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.

    Huomautus:  Jos haluamaasi hyväksymistyönkulkua ei näy luettelossa, se on ehkä yhdistetty vain yhteen sisältötyyppiin. Luettelossa näkyvät työnkulut määräytyvät luettelon alapuolella olevan Nämä työnkulut on määritetty suoritettaviksi kohteille, joiden tyyppi on seuraava -asetuksen mukaan. (Katso kuvaa.) Napsauttamalla avattavan valikon sisältötyyppiasetuksia näet, mikä asetus sisältää haluamasi työnkulun. Kun haluamasi työnkulku näkyy luettelossa, napsauta sen nimeä.

  5. Tee haluamasi muutokset sen liittämislomakkeen kahdelle ensimmäiselle sivulle, jonka avulla työnkulku on lisätty alun perin. Tallenna muutokset.

    Lisätietoja liittämislomakkeen kentistä ja asetuksista on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa ja vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).

Työnkulkua käytetään kaikissa sivustokokoelman luetteloissa ja kirjastoissa

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Napsauta Asetukset-kuvaketta SharePoint Onlinen julkisen verkkosivuston Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

  3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Web Designer Galleries -kohdasta Sivuston sisältölajit.

  4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sen sivuston sisältötyypin nimeä, jossa työnkulkua käytetään.
    Asiakirja-sisältötyypit (sisältötyyppi korostettuna)

  5. Valitse valitun sisältötyypin sivun Asetukset-kohdastaTyönkulun asetukset.
    Sivuston sisältötyypin linkki Asetukset-osassa

  6. Napsauta Työnkulun asetukset -sivun Työnkulun nimi (napsauta, jos haluat muuttaa asetuksia) -kohdassa sen työnkulua nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.
    Työnkulun asetusten muuttamislinkki

  7. Tee haluamasi muutokset sen liittämislomakkeen kahdelle ensimmäiselle sivulle, jonka avulla työnkulku on lisätty alun perin. Tallenna muutokset.

    Lisätietoja liittämislomakkeen kentistä ja asetuksista on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa ja vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).

Osion alkuun

2. Työnkulun poistaminen käytöstä väliaikaisesti tai kokonaan

Työnkulkua käytetään vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulkua käytetään.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

    Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

  3. Valitse Asetukset-ryhmästä Työnkulun asetukset.

  4. Valitse Työnkulun asetukset -sivulla Poista, estä tai palauta työnkulku -linkki.

  5. Poista työnkulku -sivulla olevan lomakkeen avulla voit poistaa työnkulkuja käytöstä tilapäisesti, valita niitä uudelleen käyttöön tai poistaa työnkulkuja lopullisesti.
    Poista työnkulku -sivu

Lomakkeessa on viisi saraketta:

  • Työnkulku    Työnkulun nimi.

  • Esiintymät    Parhaillaan kohteissa käynnissä olevien työnkulun esiintymien määrä.

  • Salli    Mahdollistaa työnkulun toiminnan jatkamisen normaalisti.

  • Ei uusia esiintymiä    Ei uusia esiintymiä Mahdollistaa työnkulun käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä niin, ettei sitä voi suorittaa uusissa esiintymissä. (Tämä toiminto voidaan peruuttaa myöhemmin. Voit ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin palaamalla tälle sivulle ja valitsemalla Salli.)

  • Poistaminen    Tämä vaihtoehto poistaa työnkulun luettelosta tai kirjastosta pysyvästi. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi, ja kyseisen luettelon tai kirjaston sivulla. (Tätä toimintoa ei voi peruuttaa myöhemmin.)

Työnkulkua käytetään kaikissa sivustokokoelman luetteloissa ja kirjastoissa

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Napsauta Asetukset-kuvaketta SharePoint Onlinen julkisen verkkosivuston Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

  3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Valikoimat-kohdasta Sivuston sisältölajit.

  4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sen sivuston sisältötyypin nimeä, jossa työnkulkua käytetään.
    Asiakirja-sisältötyypit (sisältötyyppi korostettuna)

  5. Valitse valitun sisältötyypin sivunAsetukset-kohdasta Työnkulun asetukset.
    Sivuston sisältötyypin linkki Asetukset-osassa

  6. Valitse Työnkulun asetukset -sivulla Poista, estä tai palauta työnkulku -linkki.

  7. Poista työnkulku -sivulla olevan lomakkeen avulla voit poistaa työnkulkuja käytöstä tilapäisesti, valita niitä uudelleen käyttöön tai poistaa työnkulkuja lopullisesti.
    Poista työnkulku -sivu

Lomakkeessa on viisi saraketta:

  • Työnkulku    Työnkulun nimi.

  • Esiintymät    Parhaillaan kohteissa käynnissä olevien työnkulun esiintymien määrä.

  • Salli    Mahdollistaa työnkulun toiminnan jatkamisen normaalisti.

  • Ei uusia esiintymiä    Tämä mahdollistaa työnkulun käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä niin, ettei sitä voi suorittaa uusissa esiintymissä. (Tämä toiminto voidaan peruuttaa myöhemmin. Voit ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin palaamalla tälle sivulle ja valitsemalla Salli.)

  • Poistaminen    Poistaa työnkulun sivustokokoelmasta kokonaan. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi, ja kyseisen luettelon tai kirjaston sivulla. (Tätä toimintoa ei voi peruuttaa myöhemmin.)

Seuraava vaihe

Jos olet tehnyt muutoksia, tarkista muutosten vaikutukset testaamalla työnkulkua.

Mukauttaminen

SharePoint-tuotteet tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet työnkulkujen mukauttamiseen.

Voit myös luoda mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen.

Voit käyttää seuraavia ohjelmia:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Työnkulun lomakkeiden, toimenpiteiden ja toiminnan mukauttaminen.

  • Microsoft Visual Studio    Omien mukautettujen työnkulun toimintojen kehittäminen.

Lisätietoja on Microsoft Software Developer Network (MSDN) -sivuston ohjejärjestelmässä.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×