Projektinhallinnan tavoite: henkilöiden lisääminen ja varaaminen tehtäviin

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .

Jos et ole ennen tutustunut projektinhallintaan Jos et ole ennen tutustunut projektinhallintaan, saatat huomata, että sinun on huolehdittava muustakin kuin tehtävien lisäämisestä, kuten siitä, kuinka monta henkilöä heidän päälleen lisätään, miten ihmisten lomat ja loma-ajat otetaan huomioon ja miten ja minne henkilökohtaiset tiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja palkkatiedot, lisätään.

Seuraavien vihjeiden avulla pääset alkuun.

• Ota selvää, millaisia resurssityyppejä voit varata tehtäviin    Kun sinulla on tarvitsemasi tiedot projektitehtävistä, selvitä tarvitsemasi resurssityypit.

  • Henkilöresurssit    Nämä resurssit työskentelevät yleensä tehtävien parissa. Projektipäälliköt kutsuvat niitä joskus työresursseiksi erottaakseen ne materiaaleista ja laitteista.

  • Yritysresurssit    Nämä ovat työresursseja, joita hallitaan ja jaetaan koko organisaation kesken. Yritysresursseja käytetään Project Professionalilla.

  • Materiaaliresurssit    Nämä resurssit sisältävät tietokoneita tai muita laitteita, joita käytetään tehtävien tekemiseen.

  • Yleiset resurssit    Nämä resurssit määrittävät tehtävien henkilöstövaatimuksia (esimerkiksi kirvesmiehet tai rakennuttajat) mutta eivät tiettyjä henkilöitä.

• Mieti, miten resurssien määrä muuttaa kestoa Kun lisäät tehtävään useita resursseja, tehtävän kesto lyhenee. Monissa tapauksissa henkilöiden lisääminen tehtävään voi kuitenkin vaikuttaa päinvastaisesti. Se voi lisätä kustannuksia, ylimääräistä viestintää ja muita tehottomuutta. Esimerkiksi uuden maksullisen sillan suunnittelu ei todennäköisesti mene nopeammin, jos projektissa on kaksinkertainen määrä arkkitehteja. Projectin avulla voit hallita, mitä tehtävien kestoille tapahtuu, kun olet lisännyt tehtäviä.

• Mieti, miten henkilön ominaisuudet vaikuttavat tehtävän kestoon Henkilön kokemus voi vaikuttaa suoraan tehtävän kestoon. Saatat odottaa, että henkilö, jolla on viiden vuoden kokemus, suorittaa tehtävän lyhyemmässä ajassa kuin joku, jolla on kaksi.

Jos olet kokenut projektipäällikkö Kun projektit kasvavat, mietittävää on enemmän. Huolehdit nyt resurssien käyttämisestä muilla osastoilla, toimittajien palkkaamisesta, sadan ihmisen työn seuraamisesta, raporttien luomisesta johtajille ja monista muista monimutkaisuuksista, joita et ole vielä edes ajatellut. Onneksi Microsoft Projectissa on tarvitsemasi asiantuntijatyökalut.

Seuraavilla vihjeillä voit kasvattaa asiantuntemustasi.

• Kestoarvioiden tarkasteleminen ja tarkentaminen    Tarkenna kestoarvioitasi käyttämällä nykyisestä projektista ja muista samanlaisista projekteista saamiasi tietoja. Resurssivaatimusten (sekä projektikustannusten) arvioiden tarkkuus määräytyy pitkälti tehtävien kestoarvioiden tarkkuuden mukaan.

• Resurssien edistymisen seuranta    Pidä huolta siitä, että projektissa työskentelevät henkilöt lähettävät tehtävän tilapäivitystietoja säännöllisesti. Microsoft Projectin näkymät ja raportit auttavat seuraamaan muiden toimia.

• Resurssien ylivarausongelmien tunnistaminen    Projectin avulla voit tunnistaa, milloin henkilöt työskentelevät liian monessa tehtävässä samanaikaisesti.

• Seuraa perusaikatauluja    Perusaikataulujen avulla saat tilannevedoksen projektista, joten voit verrata projektin nykyistä edistymistä siihen, mitä olit projektin alussa suunnitellut.

• Työn jakaminen tasaamisen avulla    Kun henkilöt työskentelevät liian monessa tehtävässä samaan aikaan, Project voi säätää työmäärää realistisempaan suuntaan. Resurssivarausten tasaaminen on yksi tapa tasata työmäärää.

• Projektitietojen vieminen Exceliin tarkempaa analyysiä varten Excel voi auttaa projektitietojen tarkemmassa analyysissä. Voit esimerkiksi viedä tehtävä- ja resurssitietoja Exceliin kehittyneitä ansaitun arvon raportteja varten ja näyttää sitten tiedot Sparkline-kaavioissa nähdäksesi kustannukset suhteessa tehdyn työn määrään.
  
  
  
  Uusien taitojen opettaminen työntekijöille    Suuret organisaatiot sijoittavat aikaa ja rahaa työntekijöiden koulutukseen opettaakseen uusia taitoja ja työskentelyä erilaisissa ympäristöissä. Nykyisten työntekijöiden kouluttaminen voi olla kustannustehokkaampi keino suorituskyvyn parantamiseen kuin uusien työntekijöiden palkkaaminen.