Helppokäyttöisten PowerPoint-esitysten luominen

Tässä artikkelissa neuvotaan, millä tavoin voidaan luoda sellaisia Microsoft PowerPoint -esityksiä, joita toimintarajoitteisten henkilöiden on helppo käyttää. Koska monia tiedostoja tarkastellaan usein sähköisessä muodossa, julkishallinto ja toimialat eri puolilla maailmaa toteuttavat käytäntöjä, joiden mukaan sähköisten tiedostojen ja tietotekniikan on oltava toimintarajoitteisten henkilöiden käytettävissä. Esimerkiksi yhdysvaltalaisessa lainsäädännössä (Rehabilitation Act of 1973, Section 508) edellytetään, että liittovaltion virastojen kaikkien sähköisten asiakirjojen ja tietotekniikan on oltava helposti toimintarajoitteisten käyttäjien käytettävissä.

Vihje: Jos sinulla on Microsoft Office 2010 tai uudempi, voit PowerPointin, Wordin ja Excelin Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalun avulla tarkistaa, onko PowerPoint-esityksissäsi ongelmia, joiden vuoksi esitys voi olla haastava toimintarajoitteiselle käyttäjälle. Saat lisätietoja artikkelista Helppokäyttöisyyden tarkistus.

Tämän artikkelin sisältö

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja objekteihin

Taulukoiden sarakeotsikot

Yksilöllisen otsikon antaminen jokaiselle dialle

Tavallisten sanojen käyttäminen hyperlinkkitekstissä

Yksinkertaisen taulukkorakenteen käyttäminen

Tekstityksen lisääminen ääni- ja videoelementteihin

Diojen lukusuunnan tarkistaminen

Värisokeiden käyttäjien huomioon ottaminen

Lisätietoja

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja objekteihin

Vaihtoehtoinen teksti tulee näkyviin, kun siirrät osoittimen kuvan tai objektin päälle. Se auttaa näytönlukijaa käyttäviä henkilöitä hahmottamaan esityksessä olevien kuvien sisällön. Vaihtoehtoista tekstiä pitäisi käyttää esityksessä seuraavissa objekteissa:

  • Kuvat

  • ClipArt

  • Kaaviot

  • Taulukot

  • muodot (jotka eivät sisällä tekstiä ja joita ei ole ryhmitetty)

  • SmartArt-kuvat

  • ryhmät (muotoja lukuun ottamatta myös kaikilla tässä luettelossa olevilla objekteilla pitäisi olla vaihtoehtoinen teksti, kun ne muodostavat ryhmän)

  • Upotetut objektit

  • video- ja äänitiedostot.

Lisää vaihtoehtoinen teksti seuraavasti:

  1. Napsauta kuvaa tai objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muotoile.

    Huomautus: Valitse taulukoissa Taulukon ominaisuudet.

  2. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  3. Kirjoita kuvan tai objektin kuvaus Otsikko- ja Kuvaus-tekstiruutuihin.

    Vihje:  Käytä lyhyitä mutta selkeitä kuvauksia. Esimerkiksi "punainen Ferrari" on paljon kuvaavampi kuin pelkkä "auto".

  4. Valitse Sulje.

Lisätietoja on artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, taulukkoon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.

Sivun alkuun

Taulukoiden sarakeotsikot

Näytönlukuohjelma määrittää otsikkorivin tietojen perusteella, miten se voi liikkua taulukossa. Näytönlukuohjelma ei voi jäljittää rivejä ja sarakkeita ilman otsikkoriviä. Lisäksi voit lisätä otsikkoriville sarakeotsikoita, jotka helpottavat taulukon ymmärtämistä. Ilman sarakeotsikkoa esimerkiksi korvausluettelo on pelkkä luettelo tuntemattomia lukuja.

Määritä taulukon otsikkorivi seuraavasti:

  1. Napsauta mitä tahansa kohtaa taulukossa.

  2. Valitse Taulukkotyökalut - Rakenne-välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmän Otsikkorivi-valintaruutu.

  3. Lisää otsikkotiedot.

Sivun alkuun

Yksilöllisen otsikon antaminen jokaiselle dialle

Diojen otsikot auttavat näkörajoitteisia henkilöitä liikkumaan taulukossa. He voivat esimerkiksi käydä nopeasti läpi diaotsikoiden luettelon ja siirtyä suoraan haluamaansa diaan. Otsikot ovat tärkeitä myös henkilöille, joilla on lukemisen vaikeus, kuten dysleksia.

Lisää näkyvät otsikot dioihin seuraavasti:

  1. Palauta valitun dian paikkamerkit valitsemalla Aloitus-välilehden Diat-ryhmässä Palauta.

  2. Kirjoita Otsikko-tekstiruutuun yksilöivä nimi.

Toimi seuraavasti, jos et halua dian otsikon olevan näkyvissä:

  1. Napsauta Aloitus-välilehden Piirto-ryhmässä Järjestä-valikkoa.

  2. Valitse Valintaruutu.

  3. Voit vaihdella näkyvyyttä napsauttamalla tekstiruudun vieressä olevaa silmäkuvaketta.

Sivun alkuun

Tavallisten sanojen käyttäminen hyperlinkkitekstissä

Hyperlinkkitekstin pitäisi olla helppolukuinen. Käytä tavallisia sanoja, kuten ”Vapaa-aika kaupungin puistossa” monimutkaisten ja koodattujen URL-osoitteen sijaan. Yritä antaa lukijalle selkeä käsitys linkin kohteesta, jotta hän voi päättää, käyttääkö linkkiä.

Jos haluat, että asiakirjasi hyperlinkissä näkyy tavallista tekstiä, toimi seuraavasti:

  1. Aseta osoitin kohtaan, johon haluat lisätä hyperlinkin.

  2. Avaa Hyperlinkki-valintaikkuna valitsemalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmässä Hyperlinkki.

  3. Kirjoita Näytettävä teksti -kenttään lyhyt, linkin kohdetta kuvaava nimi tai lause.

  4. Kirjoita Osoite-kenttään linkin URL-osoite.

  5. Valitse OK.

Voit muuttaa hyperlinkin tekstiä seuraavasti:

  1. Valitse ensin linkki ja avaa sitten hyperlinkin valintaruutu valitsemalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmässä Hyperlinkki.

  2. Tee haluamasi muutokset Näytettävä teksti -kentässä.

  3. Valitse OK.

Voit lisäksi käyttää Kohdeohje-tekstiä, joka näkyy, kun osoitin pysähtyy hyperlinkin päälle. Kohdeohjetta käytetään samalla tavoin kuin vaihtoehtoista tekstiä. Lisää Kohdeohje-teksti seuraavasti:

  1. Aseta osoitin hyperlinkkiin, johon haluat lisätä Kohdeohje-tekstin.

  2. Avaa hyperlinkin valintaikkuna valitsemalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmässä Hyperlinkki.

  3. Valitse Kohdeohje…

  4. Kirjoita teksti Kohdeohjeen teksti -kenttään.

  5. Valitse OK.

Sivun alkuun

Yksinkertaisen taulukkorakenteen käyttäminen

Näppäimistöt ja näytönlukuohjelmat määrittävät taulukon solujen avulla sijainnin ja sen, mitä ”seuraava” tarkoittaa. Asia on helppo selvittää: napsauta vain mitä tahansa taulukon solua ja paina sitten sarkainta.

Poikkeuksen muodostavat jaetut tai yhdistetyt solut tai tilanteet, joissa taulukko on toisen taulukon sisällä. Tällöin et voikaan siirtyä sarkaimella seuraavaan soluun. Siirtymisestä tulee ennalta-arvaamatonta.

Voit testata taulukkorakenteena ja yksinkertaistaa sitä seuraavasti:

  1. Valitse taulukon ensimmäinen solu.

  2. Paina sarkainta useita kertoja. Tällä tavoin voit varmistaa, että kohdistus siirtyy rivillä solu kerrallaan ja sitten seuraavan rivin ensimmäisen soluun.

  3. Jos taulukkoa on yksinkertaistettava soluja yhdistämällä tai jakamalla, valitse tilanteen mukaan Taulukkotyökalujen Asettelu-välilehden Yhdistä-ryhmässä Yhdistä solut tai Jaa solut.

Sivun alkuun

Tekstityksen käyttäminen ääni- ja videotiedostoissa

Aina kun käytät esityksessä ääni- ja videolisäosia, on varmistettava, että toimintarajoitteiset käyttäjät saavat sisällön vaihtoehtoisessa muodossa esimerkiksi tekstitettynä, tallenteena tai vaihtoehtoisena tekstinä.

Jos käytät PowerPoint 2010:tä, voit ladata ja asentaa Microsoft PowerPointin tekstitysapuohjelman (STAMP), jolla voit tekstittää kätevästi esityksen video- ja äänitiedostot.

Sivun alkuun

Diojen lukusuunnan tarkistaminen

Henkilöt, jotka eivät näe diaa, voivat käyttää dian sisällön lukevaa näytönlukuohjelmaa. Näytönlukuohjelma lukee kaiken tietyssä järjestyksessä. Se lukee kaiken tekstin, muotojen vaihtoehtoisen tekstin ja taulukon sisällön. On tärkeää varmistaa, että dian sisältö luetaan haluamassasi järjestyksessä.

Voit tarkistaa diojen sisällön lukujärjestyksen seuraavasti:

  1. Valitse Aloitus-välilehden Piirto-ryhmässä ensin Järjestä ja sitten Valintaruutu.

  2. Valintaruudussa on lueteltu dian sisältämät objektit. Objektit luetaan käänteisessä järjestyksessä alkaen luettelon viimeisestä ja päättyen sen ensimmäiseen kohteeseen.

  3. Jos kohteita on väärissä paikoissa, vedä ne haluamaasi paikkaan tai käytä ruudun alareunan Järjestä uudelleen -nuolia.

Sivun alkuun

Värisokeiden käyttäjien huomioon ottaminen

Monilla käyttäjillä on jonkinasteinen värisokeus. Värisokea ei yleensä pysty erottamaan punaista ja vihreää toisistaan tai näkee punaisen ja vihreän eri tavalla. Kun luot esityksen, on tärkeää varmistaa, että henkilöt, jotka eivät voi olla varmoja väreistä, ymmärtävät silti näkemänsä.

Huomioon otettavia asioita diapinoa luotaessa:

  • Vältä oranssin, punaisen ja vihreän käyttöä mallissa ja tekstissä.

  • Korosta kaavion tärkeät kohdat värin sijaan materiaalikuvioilla.

  • Tuo tiedot esille ympyröimällä ne tai käyttämällä animaatiota sen sijaan, että käyttäisit laserosoitinta tai värejä.

  • Varmista, että koko esityksessä käytetään selkeää kontrastia.

Jotta saat käsityksen siitä, miten värisokea näkee esityksesi, tarkista kontrasti toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Näytä-välilehden Väri tai harmaasävy -ryhmässä Harmaasävy.
    Harmaasävy valittu PowerPointin valintanauhan Näytä-välilehdessä

  2. Valitsemalla Harmaasävyt-välilehdessä Harmaasävy-vaihtoehdon näet, miltä diat näyttävät, kun käytössä on pelkkä kontrastitaso.
    PowerPointin Harmaasävyt-välilehti, harmaasävy valittuna

Lisätietoja

Sivun alkuun

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×