Hallitut metatiedot ‑sarakkeen luominen

Hallitut metatiedot -sarake on uusi saraketyyppi, jonka voi lisätä luetteloihin, kirjastoihin tai sisältötyyppeihin, jotta sivuston käyttäjät voivat valita arvoja hallittujen termien tietystä termijoukosta ja käyttää näitä arvoja sisällössään. Voit luoda ja määrittää Hallitut metatiedot -sarakkeen, joka yhdistetään aiemmin luotuun termijoukkoon tai termiin, tai luoda uuden termijoukon erityisesti Hallitut metatiedot -saraketta varten.

Artikkelin sisältö

Hallitut metatiedot -sarakkeen käyttämisen edut

Täydennys, selvennys, kuvaukset, synonyymit

Puuvalitsin

Aiemmin luotuun termijoukkoon tai termiin liittyvän Hallitut metatiedot -sarakkeen luominen

Uuden Hallitut metatiedot -sarakkeen ja uuden termijoukon luominen

Uuden termijoukon luominen ja määrittäminen

Liittyvät tehtävät

Hallitut metatiedot -sarakkeen käyttämisen edut

Hallitut metatiedot -sarakkeet edistävät metatietojen yhdenmukaista käyttöä sivustojen välillä, koska niiden ansiosta käyttäjillä on termiluettelo, jota he voivat käyttää sisällössään. Nämä termit ovat peräisin termijoukosta, jota termisäilön valvoja tai muu henkilö, jolla on oikeus hallita termejä, hallitsee keskitetysti termisäilön hallintatyökalun avulla.

Koska tätä termijoukkoa päivitetään ja hallitaan erillään itse sarakkeesta, saraketta (tai mitään siihen liittyviä sisältötyyppejä, luetteloita tai kirjastoja) ei tarvitse päivittää päivitettyjen termien tuomiseksi käyttäjien saataville. Kun termijoukkoa, johon tietty Hallitut metatiedot -sarake liittyy, päivitetään, päivitetyt termit tulevat automaattisesti käyttäjien saataville siellä, missä Hallitut metatiedot -sarake on käytettävissä. Tämä erottaa Hallitut metatiedot -sarakkeen Vaihtoehto-sarakkeesta, joka on päivitettävä joka kerta, kun haluat muuttaa vaihtoehtolistan arvoja, jotka käyttäjä voi valita.

Hallitut metatiedot- sarakkeissa on myös useita erityisominaisuuksia, joiden avulla käyttäjät voivat valita termejä ja käyttää niitä sisällössä, kuten tuki täydennykselle sekä termien selvennykselle, kuvauksille, synonyymeille ja monikielisille arvoille.

Täydennys, selvennys, kuvaukset, synonyymit

Kun käyttäjä alkaa kirjoittaa arvoa Hallitut metatiedot -kenttään, se näyttää kaikki liittyvän termijoukon termit, jotka alkavat käyttäjän kirjoittamilla kirjaimilla. Termijoukon nimi ja termin sijainti hierarkiassa voidaan näyttää itse termin lisäksi. Tämä voi auttaa käyttäjiä valitsemaan sopivan termin.

Termejä ehdotetaan, kun aloitat kirjoittamisen.

Siirtämällä osoittimen ehdotettujen termien päälle käyttäjät näkevät kuvaavan tekstin, jonka avulla he voivat tehdä oikean päätöksen.

Kuvausteksti auttaa käyttäjiä valitsemaan oikean termin.

Jos termille on määritetty synonyymeja, käyttäjät voivat kirjoittaa ne, ja oikea termi valitaan.

Puuvalitsin

Kun käyttäjät päivittävät Hallitut metatiedot -saraketta, he voivat kirjoittaa haluamansa arvon tai napsauttaa Hallitut metatiedot -kentän vieressä olevaa tunnistekuvaketta, joka avaa termivalitsimen valintaikkunan, jossa he voivat valita arvon termijoukon hierarkiasta. Tästä on hyötyä käyttäjille, jotka eivät välttämättä tiedä, mitä termejä on käytettävissä. Jos termijoukko on määritetty avoimeksi ja sen Hallitut metatiedot -sarake sallii arvojen lisäämisen, käyttäjillä voi olla mahdollisuus lisätä uusi termi termijoukkoon. Heillä voi olla myös mahdollisuus lähettää palautetta termijoukkoa varten määritetylle yhteyshenkilölle.

Voit valita hallittuja termejä puuohjausobjektin valitsimesta.

Aiemmin luotuun termijoukkoon tai termiin liittyvän Hallitut metatiedot -sarakkeen luominen

Voit yhdistää Hallitut metatiedot -sarakkeen termijoukkoon tai yksittäiseen termiin, joka edustaa termijoukon alijoukkoa (tästä voi olla hyötyä hierarkkisia termijoukkoja käytettäessä). Jos yhdistät sarakkeen termijoukkoon, se näyttää kaikki termijoukon alla käytettävissä olevat termit. Jos yhdistät sarakkeen termijoukossa olevaan yksittäiseen termiin, sarake näyttää kyseisen termin ja kaikki sen alapuolella hierarkiassa olevat termit.

Voit luoda Hallitut metatiedot -sarakkeen, joka liittyy aiemmin luotuun termijoukkoon tai termiin millä tahansa sivuston tasolla (esimerkiksi sivustosarakkeeksi tai sarakkeeksi, joka liittyy tiettyyn luetteloon tai kirjastoon). Jos kuitenkin haluat, että Hallitut metatiedot -sarake on uudelleenkäytettävä ja hyödyllinen monille muille, jotka saattavat luoda uusia sivuston sisältötyyppejä tai määrittää luetteloita ja kirjastoja, se kannattaa luoda sivustosarakkeeksi. Se, miten ja missä luot Hallitut metatiedot -sarakkeita, on hyvä sisällyttää hallittujen metatietojen, sisältötyyppien, asiakirjojen hallinnan ja sivustojen hallinnan organisaationlaajuiseen suunnitteluun.

Vain sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi luoda tai määrittää sivustosarakkeita. Luetteloiden ja kirjastojen sarakkeita voi luoda Luetteloiden hallinta -käyttöoikeustasolla. Sivuston omistajilla on oletusarvoisesti tämä oikeus.

Voit luoda uuden Hallitut metatiedot -sivustosarakkeen, joka liittyy aiemmin luotuun termijoukkoon, toimimalla seuraavasti:

Voit luoda luettelolle tai kirjastolle uuden Hallitut metatiedot -sarakkeen, joka liittyy aiemmin luotuun termijoukkoon, toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston asetukset.

  2. Valitse Valikoimat-kohdassa Sivustosarakkeet.

  3. Valitse sivustosarakkeiden valikoimassa Luo.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jossa haluat luoda uuden Hallitut metatiedot -sarakkeen.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehdessä Luetteloasetukset tai Kirjaston asetukset.

  3. Valitse Sarakkeet-kohdasta Luo sarake.

  1. Kirjoita Uusi sivustosarake- tai Luo sarake -sivun (luotavan sarakkeen tyypin mukaan) Nimi ja tyyppi -osassa sarakkeelle nimi.

  2. Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdasta Hallitut metatiedot.

  3. Valitse tai luo Ryhmä-osassa ryhmä, johon haluat järjestää sarakkeen.

  4. Kirjoita Sarakkeiden lisäasetukset -osaan kuvaus ja määritä, haluatko vaatia, että käyttäjät määrittävät tälle sarakkeelle arvon. Voit myös määrittää, haluatko ottaa sarakkeessa yksilölliset arvot käyttöön.

  5. Jos olet lisäämässä saraketta luetteloon tai kirjastoon, voit ehkä määrittää, haluatko lisätä tämän uuden Hallitut metatiedot -sarakkeen kaikkiin luettelon tai kirjaston sisältötyyppeihin (jos kirjastossa on otettu useat sisältötyypit käyttöön). Voit myös määrittää, haluatko lisätä tämän sarakkeen luettelon tai kirjaston oletusnäkymään.

  6. Määritä Usean arvon kenttä -osassa, haluatko sallia sarakkeessa useita arvoja. Jos sallit useita arvoja, käyttäjät eivät voi lajitella luettelonäkymiä tämän sarakkeen mukaan.

  7. Määritä Näyttömuoto-osassa, haluatko sarakkeen näyttävän termijoukon hierarkiassa ainoastaan termin selitteen vai termin ja sen koko polun.
    Koko hierarkkisen polun näyttämisestä voi olla hyötyä tilanteissa, joissa termin konteksti ei välttämättä ole selvä.

  8. Valitse Termijoukon asetukset -osasta Käytä hallittua termijoukkoa ja tee jokin seuraavista:

    • Voit etsiä termijoukkoa, joka sisältää haluamasi termit, kirjoittamalla termin nimen ja napsauttamalla Etsi-painiketta. Voit valita haluamasi termijoukon tai termin ruudussa näkyvistä tuloksista. Jos haluat etsiä uudelleen, napsauta Palauta-painiketta.

    • Jos haluat etsiä tähän sarakkeeseen yhdistettävää termijoukkoa tai termiä selaamalla, napsauta ruudussa näkyvän Hallittujen metatietojen palvelu -sovelluksen vasemmalla puolella olevaa nuolta sen laajentamiseksi ja etsi haluamasi termijoukko selaamalla. Jatka solmujen laajentamista, kunnes löydät haluamasi termijoukon tai termin. Valitse termijoukko tai termi napsauttamalla.

  9. Määritä Salli täyttö -osassa, voiko käyttäjien antaa lisätä uusia arvoja termijoukkoon. Jos valitsemasi termijoukko on suljettu, et voi sallia täyttöä.

  10. Oletusarvo-osassa voit myös määrittää termin, jota haluat käyttää sarakkeen oletusarvona. Voit kirjoittaa termin tai napsauttaa Tunnisteet-kuvaketta, jotta voit etsiä termin selaamalla termivalitsimen avulla.

  11. Valitse OK.

Sivun alkuun

Uuden Hallitut metatiedot -sarakkeen ja uuden termijoukon luominen

Jos haluamaasi termijoukkoa ei ole, voit myös luoda uuden termijoukon uutta Hallitut metatiedot -saraketta varten. Luomasi termijoukko on ”paikallinen” termijoukko, jota voi käyttää vain siinä sivustokokoelmassa, jossa se luotiin. Termejä, jotka lisäät paikalliseen termijoukkoon, ei tarjota ehdotuksina Yrityksen avainsanat -sarakkeissa (toisin kuin yleisissä termijoukoissa olevia termejä).

Vain sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi luoda tai määrittää sivustosarakkeita. Luetteloiden ja kirjastojen sarakkeita voi luoda Luetteloiden hallinta -käyttöoikeustasolla. Sivuston omistajilla on oletusarvoisesti tämä oikeus.

Voit luoda uuden Hallitut metatiedot -sivustosarakkeen ja uuden termijoukon toimimalla seuraavasti:

Voit luoda luettelolle tai kirjastolle uuden Hallitut metatiedot -sarakkeen ja uuden termijoukon toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston asetukset.

  2. Valitse Valikoimat-kohdassa Sivustosarakkeet.

  3. Valitse sivustosarakkeiden valikoimassa Luo.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jossa haluat luoda uuden Hallitut metatiedot -sarakkeen.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehdessä Luetteloasetukset tai Kirjaston asetukset.

  3. Valitse Sarakkeet-kohdasta Luo sarake.

  1. Kirjoita Uusi sivustosarake- tai Luo sarake -sivun (luotavan sarakkeen tyypin mukaan) Nimi ja tyyppi -osassa sarakkeelle nimi.

  2. Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdasta Hallitut metatiedot.

  3. Kirjoita Sarakkeiden lisäasetukset -osaan sarakkeen kuvaus ja määritä, haluatko vaatia, että käyttäjät syöttävät sarakkeelle arvon. Voit myös määrittää, haluatko ottaa sarakkeessa yksilölliset arvot käyttöön.

  4. Jos olet lisäämässä saraketta luetteloon tai kirjastoon, voit ehkä myös määrittää, haluatko lisätä tämän uuden Hallitut metatiedot -sarakkeen kaikkiin luettelon tai kirjaston sisältötyyppeihin (jos kirjastossa on otettu useat sisältötyypit käyttöön). Voit myös määrittää, haluatko lisätä tämän sarakkeen luettelon tai kirjaston oletusnäkymään.

  5. Määritä Usean arvon kenttä -osassa, haluatko sallia sarakkeessa useita arvoja. Jos sallit useita arvoja, käyttäjät eivät voi lajitella luettelonäkymiä tämän sarakkeen mukaan.

  6. Määritä Näyttömuoto-osassa, haluatko sarakkeen näyttävän termijoukon hierarkiassa ainoastaan termin selitteen vai termin ja sen koko polun.
    Koko hierarkkisen polun näyttämisestä voi olla hyötyä tilanteissa, joissa termin konteksti ei välttämättä ole selvä.

  7. Valitse Termijoukon asetukset -osasta Mukauta termijoukkoa, ja kirjoita sitten termijoukon kuvaus.

  8. Valitse Muokkaa termijoukon hallinnan avulla ja valitse sitten OK, kun sinua kehotetaan tallentamaan muutokset.

  9. Määritä termijoukko noudattamalla osassa Uuden termijoukon luominen ja määrittäminen olevia ohjeita.

Sivun alkuun

Uuden termijoukon luominen ja määrittäminen

  1. Määritä termisäilön hallintatyökalun Ominaisuudet-ruudussa seuraavat uuden termijoukon tiedot:

Tässä kentässä:

Tee näin:

Termijoukon nimi

Kirjoita termijoukon nimi. Tässä kentässä pitäisi jo olla sarakkeen nimi, mutta voit päivittää tai muuttaa sitä.

Kuvaus

Kirjoita kuvaus, joka auttaa käyttäjiä termien käytössä.

Omistaja

Jos haluat omistajan olevan joku muu kuin sinä, voit vaihtaa omistajaksi toisen käyttäjän tai ryhmän. Voit määrittää vain yhden kohteen.

Yhteystieto

Kirjoita sähköpostiosoite, jos haluat, että sivuston käyttäjät voivat antaa palautetta termijoukosta, kun he päivittävät Hallitut metatiedot -sarakkeen arvoa.

Sidosryhmät

Lisää niiden käyttäjien tai ryhmien nimet, joille tulee ilmoittaa ennen merkittävien muutosten tekemistä termijoukkoon.

Lähetyskäytäntö

Määritä, onko termijoukko suljettu vai avoin.

Jos termijoukko on suljettu, käyttäjät eivät voi lisätä siihen uusia termejä, kun he päivittävät arvoa Hallitut metatiedot -sarakkeessa, joka liittyy tähän termijoukkoon, ja termijoukkoa voivat päivittää vain ne henkilöt, joilla on oikeus päivittää hallittuja metatietoja. Jos termijoukko on avoin, käyttäjät voivat lisätä termijoukkoon uusia termejä, jos sarake on myös määritetty sallimaan täyttö.

Käytettävissä indeksointiin

Jos valitset valintaruudun, termijoukon termit ovat käytettävissä indeksointiin. Jos poistat valintaruudun valinnan, tämä termijoukko ei näy suurimmalle osalle käyttäjiä.

Jos termijoukkoa kehitetään edelleen tai se ei muusta syystä ole valmis käytettäväksi, kannattaa poistaa valintaruudun valinta.

  1. Valitse Tallenna tallentaaksesi ominaisuuksien päivitykset.

  2. Voit lisätä termejä termijoukkoon osoittamalla termijoukkoa vasemmalla olevassa puuohjausobjektissa, napsauttamalla näkyviin tulevaa nuolta ja valitsemalla sitten Luo termi ja kirjoittamalla termille haluamasi nimen.

  3. Määritä Ominaisuudet-ruudussa seuraavat uuden termin tiedot:

Tässä kentässä:

Tee näin:

Käytettävissä indeksointiin

Jos valitset valintaruudun, termi on käytettävissä indeksointiin. Jos poistat valintaruudun valinnan, termi on näkyvissä, mutta ei käytössä indeksointityökaluissa.

Kieli

Valitse termin selitteen kieli.

Kuvaus

Kirjoita kuvaus, jonka avulla käyttäjät osaavat käyttää termiä tai erottaa sen muista samankaltaisista termeistä.

Oletusselite

Kirjoita sana tai lause, jota haluat käyttää termin oletusselitteenä valitsemallasi kielellä.

Muut selitteet

Määritä termin synonyymeja. Toimi näin, jos haluat, että useita sanoja tai lauseita, joilla on sama merkitys, käsitellään yhtenä kokonaisuutena metatietojen hallinnassa. Jos haluat lisätä useita synonyymeja, kirjoita sana ja luo sitten lisärivejä painamalla Enter-näppäintä.

Jos esimerkiksi luot termiä värille ”sininen” ja termin oletusselite on ”sininen”, voit lisätä esimerkiksi synonyymit ”taivaansininen”, ”safiiri”, ”indigo” ja ”koboltti”.

  1. Valitse Tallenna.

  2. Lisää uusia termejä toistamalla vaiheet 3–5.

  3. Voit luoda termien alle alitermejä osoittamalla yksittäistä termiä, jonka alle haluat lisätä toisen termin, napsauttamalla näkyviin tulevaa nuolta ja valitsemalla sitten Luo termi ja kirjoittamalla termille haluamasi nimen.

  4. Määritä alitermien ominaisuudet toistamalla vaiheet 4 ja 5 (valitse ensin termi, jonka haluat päivittää).

  5. Termijoukoissa olevat termit näytetään oletusarvoisesti kielen oletuslajittelujärjestyksessä. Jos haluat määrittää mukautetun lajittelujärjestyksen, jotta termit näytetään yhdenmukaisessa järjestyksessä kielestä tai termien selitteiden muutoksista riippumatta, voit tehdä tämän valitsemalla termijoukon puuohjausobjektissa ja napsauttamalla sitten oikealla olevaa Mukautettu lajittelu -välilehteä. Valitse Käytä mukautettua lajittelujärjestystä ja järjestä sitten termit haluttuun numerojärjestykseen luetteloruutujen avulla.

    Sivun alkuun

Liittyvät tehtävät

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×