Hallitse useita tiedostoja tiedostokeskuksen avulla

Huomautus: Tässä artikkelissa viitataan SharePoint-esimerkkimallisäilöön, jonka on luonut kuvitteellinen Adventure Works -yhtiö. Yhtiö valmistaa polkupyöriä ja niiden osia sekä lisävarusteita.

Sovellus Microsoft Office SharePoint Server 2007 sisältää sivustomallin tiedostokeskukselle. Kun käytät mallia, luotu sivu on optimoitu useiden tiedostojen luomiseen, käyttöön ja tallentamiseen. Esimerkiksi Adventure Works -yhtiö käyttää tiedostokeskustaan teknisten käyttöoppaiden, hintaluetteloiden sekä tuoteselostuksien ja vertailujen tallentamiseen ja hallintaan.

Tapoja käyttää tiedostokeskussivustoa

Voit käyttää tiedostokeskussivustoa kirjoitusympäristönä tai sisältöarkistona. Kirjoitusympäristössä käyttäjät kuittaavat tiedostoja aktiivisesti sisään ja ulos, sekä luovat kansiorakenteita näille tiedostoille. Version seuranta on käytössä ja jokaisesta tiedostosta voi olla 10 tai enemmän aikaisempaa versiota. Käyttäjät kuittaavat tiedostoja usein sisään ja ulos ja työnkulut ohjaavat niiden elinkaarta. Adventure Works -yhtiön tiedostokeskus on perustettu kirjoitusympäristöksi.

Sisältöarkistossa taas ei juurikaan kirjoiteta, vaan käyttäjät voivat vain tarkastella tai ladata tiedostoja. Tiedostokeskuksen sivustomalli tukee tietokanta-arkistojen luontia. Tietokannat sisältävät tyypillisesti tiedostojen yksittäisiä versioita ja sivuston mittakaava voi ulottua jopa 10 miljoonaan tiedostoon. Tyypillisessä skenaariossa, kuten suuren organisaation tuotetukikeskuksessa, sisällöllä voi olla 10 000 käyttäjää, jotka lähinnä lukevat sitä. Näistä 3000 tai 4000 käyttäjän osajoukko voi ladata uutta sisältöä sivustoon.

Huomautus: Voit myös luoda toisen tyyppisen suuren mittakaavan arkiston käyttämällä tietuekeskuksen sivustomallia. Tämä malli sisältää ominaisuuksia tietueiden säilytykseen ja käsittelyyn.

Tiedostokeskuksen ominaisuudet

Tiedostokeskussivusto tarjoaa ominaisuuksia useiden tiedostojen luomiseen ja hallintaan. Suositellut tiedostojen hallinta -ominaisuudet ovat oletusarvoisesti käytössä tiedostokeskuksen sivustomallissa. Seuraavat osiot kuvaavat lyhyesti pääominaisuuksia.

Siirtyminen puunäkymän avulla

Puunäkymän pitäisi olla tuttu siirtymiselementti suurimmalla osalle Microsoft Windowsin käyttäjistä. Tiedostot-kirjastossa voi olla useita kansio- ja alikansiotasoja, joten voit käyttää puunäkymää etsiessäsi nopeasti haluamaasi tiedostoa. Seuraavassa kuvassa on puunäkymä Adventure Works -yhtiön tiedostokeskuksesta.

Tiedostokeskuksessa siirtyminen puunäkymän avulla

Tiedoston pää- ja aliversiot

Voit poistaa pää- ja aliversiot käytössä missä tahansa tiedostokirjastossa. Adventure Works -yhtiön tiedostokeskus käyttää Tiedostot-kirjaston oletusasetuksena olevaa pää- ja aliversioiden käyttöä.

Pää- ja aliversiot mahdollistavat tiedostojen muutoksien seurannan ja auttaa hallitsemaan sisältöä sitä tarkistettaessa. Pää- ja aliversiot ovat erityisen hyödyllisiä usean ihmisen tehdessä yhteistyötä projekteissa tai kun tieto kulkee usean kehitys- ja tarkistusasteen läpi.

Kun pää- ja aliversiot on otettu käyttöön, voit palauttaa aiemman version nykyisenä tiedostona tai tarkastella aiempaa versiota ilman muutoksia nykyiseen tiedostoon. Seuraavassa kuvassa näkyy tiedoston versiohistoria Adventure Works -yhtiön tiedostokeskuksessa.

Versiohistoria

Kuittaus sisään ja ulos

Tiedostokeskuksen oletusasetusten mukaan käyttäjien täytyy kuitata tiedostot sisään ja ulos. Pakollinen uloskuittaus auttaa estämään muutoksista aihetutuvia ristiriitoja ja sekaannuksia, koska kerrallaan vain yksi käyttäjä voi muuttaa tiedostoa. Kun uloskuittaus on pakollinen, tiedosto kuitataan automaattisesti ulos kun joku avaa sen muokkausta varten, ellei toinen käyttäjä ole jo kuitannut sitä ulos.

Kun tiedosto on kuitattu ulos, tekemäsi muutokset eivät näy toisille ennen kuin tiedosto on kuitattu uudelleen sisään. Tämä pätee, työskentelit sitten kovalevyltä tai palvelimelta. Kun tiedosto kuitataan sisään, sinua kehotetaan kommentoimaan tekemiäsi muutoksia, jonka jälkeen kommenteista tulee osa versiohistoriaa. Koska Tiedostot-kirjasto seuraa tiedoston pää- ja aliversioita, sinua kehotetaan valitsemaan sen version tyyppi, jota olet kuittaamassa sisään.

Sisältötyypit

Sisältötyyppi on uudelleenkäytettävä asetusryhmä sisältöluokalle. Voit käyttää sisältötyyppejä metatietojen, mallien sekä kohteiden ja tiedostojen toiminnan yhdenmukaiseen hallintaan. Esimerkiksi Adventure Works -yhtiön tiedostokeskuksessa on määriteltynä kuusi sisältötyyppiä. Jokainen sisältötyyppi käyttää mallia, joka on määritelty niiden tiedostotyyppien mukaan, joita käyttäjät voivat luoda. Adventure Works -yhtiö käyttää Microsoft Office Publisher 2007 -tiedostoja hintaluetteloihin ja Excel 2007 -työkirjoja tuotevertailuihin. Uusi-valikko näyttää sivuston tiedostokeskuksen käyttämät sisältötyypit ja mitä tahansa luetteloa tai kirjastoa varten määritetyt sisältötyypit.

Sisältötyypit näyttävä uusi-valikko

Aiheeseen liittyvät tiedostot -WWW-osa

Aiheeseen liittyvät tiedostot -WWW-osa auttaa luomaan mukautetun näkymän luomistasi, ulos kuittaamistasi ja muuttamistasi tiedostoista. Suuressa tiedostokeskuksessa WWW-osa voi säästää aikaa ja vaivaa tekemällä tiedostoista helpommin löydettäviä ja käytettäviä. WWW-osa näkyy seuraavassa kuvassa:

Aiheeseen liittyvät tiedostot -WWW-osa

Edellisessä kuvassa näkyvien sarakkeiden lisäksi Aiheeseen liittyvät tiedostot -WWW-osa tarjoaa linkin kansioon, jossa tiedosto ja sen ominaisuudet sijaitsevat.

Tulevat tehtävät -WWW-osa

Tulevat tehtävät -WWW-osa muistuttaa sinua tiedostoon liittyvistä tehtävistä. Jos ryhmäsi esimerkiksi käyttää työnkulkua joka arkistoi tiedostot automaattisesti aikataulun mukaan, voit asettaa Tulevat tehtävät -WWW-osan muistuttamaan sinua ennen kuin järjestelmä suorittaa toiminnon.

Tulevat tehtävät -WWW-osa

Edellisessä kuvassa näkyvien sarakkeiden lisäksi Tulevat tehtävät -WWW-osa näyttää tiedoston ja sen ominaisuuksien sijainnin.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×