Hakukentän luominen tai poistaminen

Hakukentän luominen ei vain paranna tietojen merkitystä, vaan auttaa myös välttämään tiedonsyöttövirheitä rajoittamalla syötettävissä olevia arvoja. Hakukenttä voi näyttää käyttöä helpottavan arvon, joka on sidottu toiseen arvoon lähdetaulukossa. Haluat esimerkiksi tallentaa tilauksen asiakkaan Tilaukset-taulukossa. Kaikkia asiakastietoja seurataan kuitenkin Asiakkaat-taulukossa. Voit luoda hakukentän, joka näyttää asiakastiedon yhdistelmäruudussa tai luetteloruudun ohjausobjektissa. Kun sitten valitset asiakkaan ohjausobjektissa, asianmukainen arvo – kuten asiakkaan perusavainarvo – tallennetaan tilaustietueeseen.

Huomautus    Accessissa on muita luettelokenttätyyppejä: arvoluettelokenttä, joka tallentaa vain yhden arvon, jolloin ominaisuus määrittää kelvolliset arvot, ja moniarvoinen kenttä, johon voidaan tallentaa jopa 100 arvoa pilkuilla (,) toisistaan erotettuina. Katso lisätietoja artikkeleista Arvoluettelokentän luominen tai poistaminen ja Moniarvoisen kentän luominen tai poistaminen.

Tämän artikkelin sisältö

Mikä on hakukenttä?

Hakukentän luominen rakennenäkymässä

Sidottujen arvojen ja näyttöarvojen ymmärtäminen

Hakukentän ominaisuuksien päivittäminen

Hakukentän poistaminen

Hakukentän ominaisuudet

Mikä on hakukenttä?

Hakukenttä on taulukossa oleva kenttä, jonka arvo haetaan toisesta taulukosta tai kyselystä. Hakukenttä tulisi mahdollisuuksien mukaan aina luoda ohjatulla hakukentän luomisen toiminnolla. Ohjattu hakukentän luominen yksinkertaistaa menettelyä ja täyttää automaattisesti asianmukaiset ominaisuudet kenttiin sekä luo asiaankuuluvat yhteydet taulukoiden välille.

Hakusarake

Sivun alkuun

Hakukentän luominen rakennenäkymässä

  1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.

  2. Napsauta ensimmäisellä tyhjällä rivillä solua Kentän nimi -sarakkeessa ja kirjoita hakukentälle haluamasi nimi.

  3. Napsauta kyseisen rivin Tietotyyppi-saraketta, napsauta nuolta ja valitse sitten avattavasta luettelosta Ohjattu haku.

    Huomautus   Ohjattu hakukentän luominen luo kolmentyyppisiä luetteloita hakuvalintojesi mukaan: hakukenttiä, arvoluettelokenttiä ja moniarvoisia kenttiä.

  4. Toimi huolellisesti näiden hakuohjeiden mukaan:

    1. Valitse ensimmäisellä sivulla Haluan, että hakukenttä hakee arvot toisesta taulukosta tai kyselystä ja napsauta sitten Seuraava.

    2. Valitse toisella sivulla se kysely, joka sisältää arvot, ja napsauta sitten Seuraava.

    3. Valitse kolmannella sivulla yksi tai useampia kenttiä ja napsauta sitten Seuraava.

    4. Valitse neljännellä sivulla lajittelujärjestys kentille näytettäessä niitä luettelona ja napsauta sitten Seuraava.

    5. Säädä viidennellä sivulla sarakkeen leveyttä arvojen luettavuuden parantamiseksi ja napsauta sitten Seuraava.

    6. Pidä kuudennella sivulla kentän nimi entisellään tai syötä uusi, valitse Tietojen eheyden käyttöönotto, valitse Johdannaispoisto- tai Rajoitettu poisto -asetus ja napsauta sitten Valmis.

      Lisätietoja viite-eheyden toimeenpanosta saat kohdasta Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

  5. Tallenna tekemäsi muutokset.

Sivun alkuun

Sidottujen arvojen ja näyttöarvojen ymmärtäminen

Hakukentän tarkoitus on näyttää tunnus- tai muun numeron sijasta jotain merkityksellisempää, kuten nimi. Esimerkiksi yhteyshenkilön tunnusnumeron sijasta Access voi näyttää yhteyshenkilön nimen. Yhteyshenkilön tunnusnumero on sidottu arvo. Se haetaan automaattisesti lähdetaulukosta tai kyselystä ja korvataan yhteyshenkilön nimellä. Yhteyshenkilön nimi on näyttöarvo.

On tärkeää ymmärtää, miten hakukentän näyttöarvo eroaa sen sidotusta arvosta. Näyttöarvo näkyy tietotaulukkonäkymässä automaattisesti, oletuksena. Sidottu arvo on kuitenkin se, joka on tallennettu, jota käytetään kyselyn ehdoissa ja jota Access käyttää oletusarvoisesti liitoksissa toisten taulukoiden kanssa.

Seuraavassa esimerkissä AssignedTo-hakukentässä:

Sidottu arvo verrattuna hakusarakkeen näyttöarvoon

1   Työntekijän nimi on näyttöarvo.

2    Työntekijätunnus on sidottu arvo, joka tallennetaan hakukentän ominaisuuksien Sidottu sarake-ominaisuuteen.

Sivun alkuun

Hakukentän ominaisuuksien päivittäminen

Kun luot hakukentän ohjatun hakukentän luomisen avulla, hakukentän ominaisuudet määritetään puolestasi. Voit muuttaa moniarvoisen kentän rakennetta määrittämällä sen Haku-ominaisuudet.

  1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.

  2. Napsauta hakukentän nimeä Kentän nimi -sarakkeessa.

  3. Valitse Kentän ominaisuudet -kohdassa Haku-välilehti.

  4. Määritä Näytön hallinta -ominaisuudeksi Yhdistelmäruutu, jotta kaikki käytettävissä olevat ominaisuudet muuttuvat valintasi mukaan. Katso lisätietoja kohdasta Hakukentän ominaisuudet.

Sivun alkuun

Hakukentän poistaminen

Tärkeää    Kun poistat tietoa sisältävän moniarvoisen kentän, tiedot menetetään pysyvästi, eikä poistamista voi kumota. Tästä syystä tietokanta kannattaa varmuuskopioida ennen taulukkokenttien tai tietokannan muiden osien poistamista. Sinua voidaan myös estää poistamasta hakukenttää, koska viite-eheys on käytössä. Lisätietoja on artikkelissa Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Poistaminen taulukkonäkymässä

  1. Avaa taulukko taulukkonäkymässä.

  2. Etsi hakukenttä, napsauta rivin otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista kenttä.

  3. Vahvista poisto napsauttamalla Kyllä.

Poistaminen rakennenäkymässä

  1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.

  2. Napsauta hakukentän vieressä olevaa rivinvalitsinta (tyhjää neliötä) ja napsauta sitten DELETE-näppäintä, tai napsauta rivinvalitsinta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista rivejä.

  3. Vahvista poisto valitsemalla Kyllä.

Sivun alkuun

Hakukentän ominaisuudet

Määritä tämä ominaisuus

vaihtoehtoon

Näytön hallinta

Asettamalla tämän ominaisuuden voit määrittää, mitkä ominaisuudet näytetään:

  • Yhdistelmäruutu luettelee kaikki käytettävissä olevat ominaisuudet.

  • Luetteloruutu luettelee kaikki käytettävissä olevat ominaisuudet paitsi Luettelon rivit, Luettelon leveyden ja Vain luettelon.

  • Tekstiruutu ei näytä ominaisuuksia ja muuttaa kentän vain luku -tilaan.

Rivilähteen tyyppi

Valitse, haluatko hakukentän täyttyvän toisen taulukon tai kyselyn arvoilla vai luettelolla määrittämiäsi arvoja. Voit myös täyttää luettelon taulukon tai kyselyn kenttien nimillä.

Rivilähde

Määritä taulukko, kysely tai arvoluettelo, josta haetaan arvot hakukenttään. Kun Rivilähteen tyyppi -ominaisuudeksi on määritetty Taulukko/kysely tai Kenttäluettelo, tämä ominaisuus on asetettava taulukkoon, kyselyn nimeen tai SQL-lausekkeeseen, joka edustaa kyselyä. Kun Rivilähteen tyyppi -ominaisuudeksi on määritetty Arvoluettelo, tämän ominaisuuden tulee sisältää luettelo arvoista, jotka on erotettu toisistaan puolipisteillä.

Sidottu sarake

Määritä rivilähteen sarake, josta haetaan hakukenttään tallennettavat arvot. Tämä arvo voi olla alimmillaan 1 ja ylimmillään yhtä suuri kuin rivilähteen sarakkeiden määrä.

Arvot antavan sarakkeen ei tarvitse olla sama sarake kuin näyttösarake.

Sarakkeiden määrä

Määritä rivilähteen sarakkeiden määrä, joka voidaan näyttää hakukentässä. Valitse näytettävät sarakkeet lisäämällä sarakeleveyttä Sarakeleveydet-ominaisuudella.

Sarakkeiden otsikot

Määritä, haluatko näyttää sarakkeiden otsikot.

Sarakeleveydet

Kirjoita kunkin sarakkeen leveys. Hakukentän näyttöarvoja ovat sarakkeet, joiden Sarakeleveydet-ominaisuudeksi on määritetty on muu kuin nolla.

Jos et halua näyttää saraketta, esimerkiksi tunnussaraketta, määritä sen leveydeksi 0.

Luettelon rivit

Määritä hakukentässä näytettävien rivien määrä.

Luettelon leveys

Määritä hakukentässä näytettävän ohjausobjektin leveys.

Vain luettelo

Määritä, voitko syöttää luettelon ulkopuolisen arvon.

Salli useita arvoja

Ilmaisee, salliiko hakukenttä useiden arvojen valinnan.

Tämän ominaisuuden Kyllä-arvoa ei voi muuttaa Ei-arvoksi.

Salli arvoluettelon muokkaus

Määritä, voiko arvoluetteloon perustuvan hakukentän kohteita muokata. Kun ominaisuudeksi on määritetty Kyllä ja napsautat hiiren kakkospainikkeella yhden sarakkeen arvoluetteloon perustuvaa hakukenttää, näkyviin tulee Muokkaa luettelokohteita -toiminto. Jos hakukentässä on useita sarakkeita, tämä toiminto ohitetaan.

Luettelon kohteiden muokkauslomake

Nimeä aiemmin luotu lomake, jonka avulla voi muokata taulukkoon tai kyselyyn perustuvan hakukentän luettelokohteita.

Näytä vain rivin lähdearvot

Näytä vain nykyistä rivilähdettä vastaavat arvot, kun Salli useita arvoja -arvoksi on määritetty Kyllä.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×