Haku- ja muuntotoimintojen käytön aloittaminen Excel 2016:ssa

Haku- ja muuntotoimintojen käytön aloittaminen Excel 2016:ssa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Excel 2016:n haku- ja muuntotoiminnoilla voit hakea tietolähteitä, muodostaa yhteyksiä ja muokata sitten kyseisiä tietoja (esimerkiksi poistaa sarakkeen, muuttaa tietotyyppiä tai yhdistää taulukoita) haluamallasi tavalla. Kun olet muokannut tiedot, voit jakaa havaintosi tai käyttää kyselyä raporttien luomiseen.

Power Query – yleiset vaiheet

Vaiheet ovat usein seuraavassa järjestyksessä:

  • Yhdistä – muodosta yhteyksiä pilvipalveluun, palveluun tai paikallisesti tallennettuihin tietoihin.

  • Muunna – muokkaa tiedot tarpeitasi vastaaviksi; alkuperäinen lähde pysyy muuttumattomana.

  • Yhdistä – luo tietomalleja useista tietolähteistä, jotta saat ainutlaatuisen näkymän tietoihin.

  • Jaa – kun kysely on valmis, voit tallentaa tai jakaa sen tai käyttää sitä raportteja varten.

Aina kun yhdistät tietoja, muunnat tietoja tai yhdistät tietoja muihin tietolähteisiin, haku- ja muuntotoimintoihin sisältyvä kyselyeditori tallentaa jokaisen vaiheen, minkä ansiosta voit muokata jokaista vaihetta juuri haluamallasi tavalla. Kyselyeditorilla voit myös kumota, tehdä uudelleen, muokata järjestystä tai muokata mitä tahansa vaihetta jne. Tämän ansiosta voit muokata yhdistettyjen tietojen näkymän juuri sellaiseksi kuin haluat.

Haku- ja muuntotoiminnoilla voit luoda kyselyitä, jotka ovat juuri niin yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin haluat tai tarvitset. Kun lisäät kyselyyn vaiheita, kyselyeditori toimii taustalla: se luo joukon ohjeita komentojesi toteuttamiseen. Nämä ohjeet luodaan M-kielellä. Käyttäjät, jotka haluavat hyödyntää tehokkaita ja joustavia tietokomentosarjoja, voivat luoda (ja muokata) kyselyitä M-kielellä manuaalisesti laajennetussa editorissa. Kaikki tämä tehokkuus ja joustavuus ovat käytettävissäsi Excel 2016:n haku- ja muuntotoiminnoissa, hyödynnätpä niitä sitten manuaalisesti tai automaattisesti. Kyselyeditoria ja laajennettua editoria kuvataan tarkemmin jäljempänä tässä artikkelissa.

Voit aloittaa uuden kyselyn napsauttamalla Uusi kysely -painiketta Excel 2016:n haku- ja muuntotoimintojen valintanauhassa.

Excel 2016:n Uusi kysely

Huomautus: Tämä tekniikka on käytettävissä myös aiemmissa Excel-versioissa Power Query -apuohjelman avulla. Se on saatavilla ladattavana versiona sekä osana Power BI:tä. Jos haluat nähdä Power Queryn toiminnassa vanhemmissa Excel-versioissa, lue ohjeartikkeli Power Queryn käytön aloittaminen.

Yhdistäminen

Kyselyn avulla voit liittää yksittäisen tietolähteen, kuten Access-tietokannan, tai useita tiedostoja, tietokantoja, OData-syötteitä tai sivustoja eri puolilta Internetiä. Haku- ja muuntotoiminnoilla voit tuoda kaikki nämä lähteet omien yhdistelmiesi mukaisesti. Tämän ansiosta saat käyttöösi tietoja ja oivalluksia, joita et näe millään muulla tavalla.

Kun valitset Uusi kyselyhaku- ja muuntotoimintojen valintanauhan Tiedot-välilehdessä, käytettävissä olevat tietolähteet näytetään valikossa. Tarjolla on monia tietolähteitä, esimerkiksi Excel-työkirjoja, CSV-tiedostoja, Access-, SQL Server-, Oracle- ja MySQL-tietokantoja, Azure-palveluita (kuten HDInsight tai Blob-objektisäilöjä) ja monia muita lähteitä, kuten verkkolähteitä, SharePoint-luetteloita, Hadoop-tiedostoja, Facebook-lähteitä, Salesforce-lähteitä ja lukuisia muita.

Huomautus: Jotkin tietolähteet ovat käytettävissä vain Professional- ja Professional Plus -käyttöoikeuksilla.

Kyselyn tietolähteet

Kun muodostat yhteyden tietolähteeseen, haku- ja muuntotoiminnot näyttävät Etsintä-ikkunan, jossa voit muokata tietolähteen tietoja. Kun valitset MuokkaaEtsintä -ikkunassa, haku- ja muuntotoiminnot käynnistävät kyselyeditorin erilliseen ikkunaan. Se helpottaa tietoyhteyksien käyttöä ja näyttää tietoyhteydet sekä tekemäsi muutokset. Seuraavasta osiosta, jossa käsitellään muuntamista, saat tarkempia tietoja kyselyeditorista.

Muuntaminen

Haku- ja muuntotoiminnoilla voit muuntaa tietolähteidesi tietoja siten, että tietojen analysoiminen on helpompaa. Tietojen muuntamisella tarkoitetaan tietojen muuttamista omien tarpeiden mukaan. Voit esimerkiksi poistaa sarakkeen, muuttaa tietotyyppiä tai yhdistää taulukoita. Tämä kaikki on tietojen muuntamista. Kun muunnat tietoja, kaikki tiedot muutetaan muotoon, jossa haluat niiden olevan analysoimista varten. Prosessia, jossa yhteen tai useampaan tietojoukkoon käytetään muuntamista, kutsutaan usein tietojen muotoiluksi.

Excelissä on erillinen Kyselyeditori-ikkuna, joka helpottaa tietojen muuntamista ja jossa tietojen muunnokset näytetään. Kun valitset uuden kyselynhaku- ja muuntotoimintojen valintanauhan tietojen välilehdestä ja valitset sitten tietolähteen (kuten työkirjan tai tietokannan), näyttöön avautuu Etsintä-ikkuna, jossa voit valita, mitä taulukkoa (tai taulukoita) haluat käyttää kyselyssä. Kun valitset taulukon, sen tietojen esikatselu näytetään Etsintä-ikkunan oikeanpuoleisessa ruudussa.

Kyselyn etsintä

Jos valitset kuormituksen, tietolähde tuodaan suoraan Exceliin. Tässä tapauksessa kyselyeditorin voi käynnistää valitsemalla Muokkaa.

Kyselyeditori

Kyselyeditori seuraa kaikkea, mitä teet tiedoilla. Kyselyeditori tallentaa ja merkitsee kaikki muunnokset tai vaiheet, joita suoritat tiedoissa. Riippumatta siitä, onko muunnos tietoyhteys (tietolähde), sarakkeen poistaminen, yhdistäminen tai tietotyypin muuttaminen, kyselyeditori kirjaa kaikki toimenpiteet Kyselyasetukset-ruudun KÄYTETYT VAIHEET -kohtaan.

Tietoyhteyksiin käyttämäsi muunnokset muodostavat kyselyn.

On tärkeää (ja hyödyllistä) ymmärtää, että kyselyeditorissa määritetyt toimenpiteet eivät muokkaa alkuperäistä tietolähdettä. Sen sijaan Excel tallentaa jokaisen tekemäsi toimenpiteen, kun yhdistät tai muunnat tietoja. Kun olet muokannut tiedot, se tekee tilannevedoksen muokatusta tietojoukosta ja vie sen työkirjaan.

Tiedoissa voidaan suorittaa lukuisia muunnoksia. Voit myös kirjoittaa omia muunnoksia M-kielellä (sen avulla myös kyselyeditori tallentaa vaiheet taustalla) ja kyselyeditorin laajennetulla editorilla. Voit avata laajennetun editorin kyselyeditorin Näytä-välilehdessä. Sen avulla voit muokata olemassa olevaan kyselyyn liittyviä M-kielen vaiheita. Voit luoda kyselyjä myös alusta alkaen laajennetulla editorilla.

Kyselyn laajennettu editori

Kun olet luonut kyselyn, voit valita Aloitus-välilehden valintanauhasta Sulje ja lataa. Tämä lataa kyselyn tulokset Exceliin, jossa ne ovat käytössä uuden työkirjan välilehdessä.

Lisätietoja muuntamisesta:

Jakaminen

Kun tallennat kyselyn sisältävän Excel-työkirjan, myös kysely tallennetaan automaattisesti. Voit tarkastella Excel-työkirjan kaikkia kyselyjä valitsemalla haku- ja muuntotoimintojen -valintanauhan Tiedot-osiosta Näytä kyselyt.

Näytä kyselyt

Työkirjakyselyt-ruudussa näkyvät kaikki työkirjan kyselyt.

Excel 2016:n Työkirjakyselyt

Tässä ei ole vielä kaikki. Power BI:n tietoluettelon avulla voit jakaa kyselyn kenelle tahansa organisaatiossasi. Voit myös luoda usein käytettävän kyselyn ja käyttää sitä sitten useissa työkirjoissa. Näin säästät aikaa. Sen sijaan, että tallentaisit Excel-työkirjat ja lähettäisit ne sähköpostitse (ja pohtisit, mikä versioista on alkuperäinen, mitä on muutettu tai ovatko tiedot vanhentuneet), tallenna kysely tietoluetteloon. Näin vältät postilaatikoiden täyttymisen lukuisilla sekavilla työkirjaversioilla. Napsauta kyselyä hiiren kakkospainikkeella Työkirjakyselyt-ruudussa. Näyttöön avautuu valikko, jossa on eri toimintoja, esimerkiksi Lähetä tietoluetteloon.

Lähetä tietoluetteloon

Huomaa myös muut luettelon vaihtoehdot, jotka saat näkyviin napsauttamalla hiiren kakkospainiketta. Voit myös monistaa kyselyn, jolloin voit muuttaa kyselyn tiettyjä elementtejä (tai kaikkia elementtejä) muuttamatta alkuperäistä kyselyä. Tämä vastaa kyselymallin luomista, jota muokkaamalla voit luoda muokattuja tietojoukkoja, esimerkiksi yhden tietojoukon myyntiä varten, toisen tukkumyyntiä varten ja kolmannen inventaariota varten. Ne kaikki perustuvat samoihin tietoyhteyksiin.

Voit myös yhdistää tai liittää kyselyjä, jolloin voit muuttaa kyselyt uudelleenkäytettäviksi rakennuspalikoiksi.

Voit julkaista työkirjan myös Power BI:hin ja luoda verkkoraportteja, jotka voidaan jakaa ryhmäsi kanssa, päivittää automaattisesti ja tarkentaa. Jos haluat julkaista työkirjasi Power BI:hin, valitse Tiedosto > Julkaise > Julkaise Power BI:in. Julkaise Power BI:hin

Huomautus: Työkirja on tallennettava OneDrive for Businessiin, jotta se voidaan julkaista Power BI:hin.

Kun kysely on valmis, voit käyttää sitä raporttien luomiseen Excelissä ja Power BI:ssä. Tutustu seuraavaan osioon, jossa kerrotaan raportointiresursseista. Niiden avulla voit hyödyntää työtä, jonka olet tehnyt muokatessasi tietoja haluamallasi tavalla haku- ja muuntotoiminnoilla.

Lue lisätietoja jakamisesta:

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×