Exchange-synkronointitilan käynnistäminen

Exchange-synkronointitila voit käsitellä Microsoft Exchange Server ‑postilaatikon kohteita silloinkin, kun verkkoyhteys on hidas tai verkkoyhteyttä ei ole.

Tietoja Exchange-synkronointitilasta

Exchange-synkronointitila tekee Exchange-tilin käytöstä entistäkin miellyttävämpää. Tässä tilassa postilaatikosta tallennetaan tietokoneeseen paikallinen kopio. Sitä käyttämällä tietoja voidaan käsitellä nopeasti. Kopiota päivitetään säännöllisesti Microsoft Exchange ‑palvelimen tiedoilla.

Huomautus: Exchange-synkronointitila on oletusarvoisesti käytössä, kun lisäät Exchange-tilin.

Exchange-synkronointitilan ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

  1. Valitse Tiedosto > Tiliasetukset > Tiliasetukset.

    Tilin asetukset Backstage-näkymässä

  2. Valitse ensin Exchange-tili ja sitten Muuta.

    Muuta-komento Tiliasetukset-valintaikkunassa

  3. Valitse Offline-asetukset-kohdassa Käytä Exchange-synkronointitilaa.

    Käytä Exchange-synkronointitilaa -valintaruutu Vaihda tili -valintaikkunassa

  4. Lopeta Outlook ja käynnistä se uudelleen.

Jos haluat poistaa Exchange-synkronointitilan käytöstä, toista edelliset vaiheet, mutta poista Käytä Exchange-synkronointitilaa -valintaruudun valinta.

Postilaatikko on oletusarvoisesti käytettävissä 12 kuukautta offline-tilassa, mutta voit määrittää, miten paljon postia on käytettävissä offline-tilassa.

Sivun alkuun

Exchange-synkronointitila ja jaetut kansiot

Jaetut kansiot sisältävät Exchangen yleiset kansiot, SharePoint-kansiot tai toisen henkilön Exchange-kansiot, jos käytössäsi on Edustajakäyttöoikeus. Kun Exchange-synkronointitila on käytössä, jaetuista kansioista ladataan paikallinen kopio tietokoneellesi.

Jos haluat muuttaa, ladataanko jaetut kansiot tai yleiset kansiot, kun Exchange-synkronointitila on käytössä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto > Tiliasetukset > Tiliasetukset.

Tilin asetukset Backstage-näkymässä

  1. Valitse ensin Microsoft Exchange Server -tili ja sitten Muuta > Lisää asetuksia.

  2. Valitse haluamasi vaihtoehdot Lisäasetukset-välilehden Exchange-synkronointitilan asetukset -kohdassa

    Sivun alkuun

Miksi Exchange-synkronointitila-vaihtoehto ei ole käytettävissä?

Jos Exchange-synkronointitila-vaihtoehto puuttuu, syynä voi jokin seuraavista:

  • Microsoft Outlook -profiilissa ei ole Exchange-tiliä    Tämä toiminto edellyttää, että Outlook-profiili sisältää Exchange-tilin. POP3- ja IMAP-tilit eivät voi käyttää tätä ominaisuutta.

  • Exchange-palvelimen järjestelmänvalvoja on poistanut tämän toiminnon käytöstä.    Exchange-järjestelmänvalvojat voivat poistaa tämän ominaisuuden käytöstä Outlook-ohjelmassa. Pyydä lisätietoja Exchange-palvelimen järjestelmänvalvojalta.

  • Microsoftin päätepalvelut on asennettu.    Exchange-synkronointitilaa ei ole käytettävissä Windows Server -tietokoneessa, johon on asennettu Microsoftin päätepalvelut.

Sivun alkuun

Tietoja Exchange-synkronointitilasta

Exchange-synkronointitila tekee Exchange-tilin käytöstä entistäkin miellyttävämpää. Tässä tilassa postilaatikosta tallennetaan tietokoneeseen paikallinen kopio. Sitä käyttämällä tietoja voidaan käsitellä nopeasti. Kopiota päivitetään säännöllisesti Microsoft Exchange ‑palvelimen tiedoilla.

Huomautus: Exchange-synkronointitila on oletusarvoisesti käytössä, kun lisäät Exchange-tilin.

Exchange-synkronointitilan ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tiliasetukset ja sitten Tiliasetukset.
    Tilin asetukset Backstage-näkymässä

  3. Valitse Sähköposti-välilehdestä Exchange-tili ja valitse sitten Muuta.

  4. Valitse Microsoft Exchange Server -kohdassa Käytä Exchange-synkronointitilaa -valintaruutu tai poista sen valinta.
    Käytä Exchange-synkronointitilaa -valintaruutu

  5. Lopeta Microsoft Outlook 2010 ja käynnistä se uudelleen.

Kun käytät Exchange-synkronointitilaa, sähköpostiviestiä voidaan säilyttää Lähtevät-kansiossa enintään minuutti ennen kuin Exchange-palvelimen kanssa suoritetaan seuraava synkronointi. Jos haluat lähettää viestin heti, tee näin:

  • Valitse Lähetä tai vastaanota -välilehden Lähetä ja vastaanota -ryhmässä Lähetä kaikki.
    Valintanauhan Lähetä ja vastaanota -ryhmä

Sivun alkuun

Viestien latausasetusten määrittäminen manuaalisesti

Exchange-synkronointitila voi optimoida tiedonsiirron automaattisesti Exchange-palvelimen yhteyden nopeuden mukaiseksi. Voit kuitenkin muuttaa latausasetuksia manuaalisesti.

  1. Valitse Lähetä tai vastaanota -välilehden Asetukset-ryhmässä Latausasetukset.
    Valintanauhan Lataa asetukset -komento

  2. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Lataa kohteet kokonaan     Tämä on oletusasetus. Kaikki viestit ja liitteet ladataan.

    • Lataa otsikot ja sitten koko kohteet     Kun viestien otsikot on ladattu, viestien tekstin ja liitteiden lataaminen alkaa. Kun ladataan suuri määrä kohteita, tämä asetus on hyödyllinen, koska voit nähdä viestien otsikot nopeasti ja valita sitten viestin avattavaksi ilman, että odotat kaikkien viestien lataamista kokonaisuudessaan.

    • Lataa otsikot     Viestien tekstiä tai liitteitä ei ladata. Tämä vähentää tiedonsiirron määrää ja lyhentää yhteyden kestoa. Kun avaat kohteen, koko kohde ladataan sähköpostipalvelimesta.

    • Lataa hitaissa yhteyksissä vain otsikot     Kun havaitaan hidas yhteys, viestien tekstiä ja liitteitä ei ladata. Jos tämä vaihtoehto ei ole valittuna, kolme aiempaa valintaa määrittävät, mitä ladataan, yhteyden nopeudesta riippumatta.

Exchange-kansioiden lisäksi Exchange-synkronointitila toimii jaettujen kansioiden kanssa. Jaettuja kansiota ovat esimerkiksi toisen henkilön Exchange-kansiot, kun käytät edustajakäyttöoikeutta, tai SharePoint-kansiot. Voit ottaa jaettujen kansioiden tuen käyttöön tai poistaa sen käytöstä, kun käytät Exchange-synkronointitilaa, toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tiliasetukset ja sitten Tiliasetukset.
    Tilin asetukset Backstage-näkymässä

  3. Valitse Sähköposti-välilehdestä Exchange-tili ja valitse sitten Muuta.

  4. Valitse Lisää asetuksia.

  5. Valitse haluamiesi vaihtoehtojen valintaruudut Lisäasetukset-välilehden Exchange-synkronointitilan asetukset -kohdassa.

Sivun alkuun

Miksi Exchange-synkronointitila-vaihtoehto ei ole käytettävissä?

Jos et voi ottaa Exchange-synkronointitilaa käyttöön, syy voi olla jokin seuraavista:

  • Microsoft Outlook -profiilissasi ei ole Exchange-tiliä    Tämä toiminto edellyttää, että Outlook-profiilissasi on Exchange-tili.

  • Exchange-palvelimen järjestelmänvalvoja on poistanut tämän toiminnon käytöstä     Exchange-järjestelmänvalvojat voivat poistaa tämän Outlookin toiminnon käytöstä. Pyydä lisätietoja Exchange-palvelimen järjestelmänvalvojalta.

  • Microsoftin päätepalvelut on asennettu     Exchange-synkronointitila ei ole käytettävissä Windows Server -tietokoneessa, johon on asennettu Microsoftin päätepalvelut.

Sivun alkuun

Exchange-synkronointitila tekee Microsoft Exchange -tilin käytöstä entistäkin miellyttävämpää. Postilaatikosta tallennetaan tietokoneeseen paikallinen kopio. Sitä käyttämällä tietoja voidaan käsitellä nopeasti. Kopiota päivitetään säännöllisesti sähköpostipalvelimen tiedoilla.

Huomautus: Tämä toiminto edellyttää, että käytät Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003- tai Exchange Server 2007 -tiliä. Useimmat kotitilit ja henkilökohtaiset tilit eivät käytä Microsoft Exchange -tiliä.

Jos työskentelet offline-tilassa joko tarkoituksella tai yhteysongelmien takia, tiedot ovat silti välittömästi käytettävissäsi paikasta riippumatta. Jos tietokoneestasi ei ole yhteyttä Exchange-palvelimeen, Microsoft Office Outlook 2007 siirtyy Yritetään muodostaa yhteyttä- tai Yhteys katkaistu -tilaan. Kun yhteys palautuu, Microsoft Office Outlook 2007 palaa automaattisesti Yhdistetty- tai Yhdistetty (otsikot) -tilaan. Muutokset, jotka teet, kun palvelimeen ei ole yhteyttä, synkronoidaan automaattisesti, kun yhteys on käytettävissä. Voit jatkaa työskentelyä, kun muutoksia synkronoidaan.

Sivun alkuun

Kun tiedot optimoidaan Exchange-yhteystyyppiä varten, palvelimen postilaatikon kanssa synkronoitavien kohteiden tyyppi vaihtelee. Kun esimerkiksi käytät nopeaa yhteyttä, Office Outlook 2007 kopioi sähköpostikohteen otsikon, tekstin ja liitteet sähköpostipalvelimesta tietokoneeseesi. Kun valitaan hitaampi yhteys, vain otsikot ladataan automaattisesti. Teksti ja mahdolliset liitteet ladataan vain pyynnöstäsi tai jos ne tarvitaan synkronointiin PDA-laitteiden, automaattisen arkistoinnin tai joidenkin asiakaspuolen sääntöjen kanssa. Jos ympäristön yhteys on hidas, myöskään offline-osoitteistoa ei päivitetä automaattisesti. Voit kuitenkin pyytää päivitystä manuaalisesti.

Huomautus: Pelkkien otsikoiden lataaminen on ominaisuus, joka on käytetävissä, kun muodostat yhteyden Exchange Server 2003:een tai Office Outlook 2007:ään.

Sivun alkuun

Exchange-synkronointitila hyödyntää Outlookin ominaisuutta, jolla se tunnistaa automaattisesti Exchange-yhteyden nopeuden, ja optimoi tiedonsiirrot tätä nopeutta varten. Kun Lataa hitaissa yhteyksissä vain otsikot -asetus on valittuna, Outlook ei lataa automaattisesti kokonaisia kohteita, ja jättää myös liitteet palvelimeen.

Voit esimerkiksi käyttää kannettavaa tietokonetta toimistossa ja muodostaa yhteyden verkkokaapelilla yrityksen lähiverkkoon (LAN). Saat käyttöösi otsikot ja kokonaiset kohteet, myös liitteet. Voit käyttää Exchange-palvelinta nopeasti. Jos katkaiset kannettavan tietokoneen yhteyden lähiverkkoon, Outlook siirtyy Yritetään muodostaa yhteyttä -tilaan. Voit jatkaa tietojesi käsittelemistä keskeytyksettä. Jos yhteyttä ei ole käytettävissä, Outlook siirtyy Yhteys katkaistu -tilaan ja tarkistaa säännöllisesti palvelimen saatavuuden. Jos käytössäsi on langaton yhteys, Outlook voi muodostaa yhteyden palvelimeen uudelleen ja siirtyä takaisin Yhdistetty-tilaan. Sinun ei tarvitse muuttaa mitään asetuksia eikä käynnistää Outlookia uudelleen.

Myöhemmin samana päivänä käytät Exchange-tiliäsi modeemin ja puhelinverkkoyhteyden kautta. Outlook havaitsee, että yhteytesi on hidas, ja optimoi toiminnan automaattisesti yhteyttä varten lataamalla vain otsikot ja jättämällä offline-osoitteiston päivittämättä. Samalla tehdään lisäoptimointeja, joilla vähennetään yhteyden kautta lähetettävien tietojen määrää.

Tarjoamalla erilaisia optimoinnin tasoja Outlook voi mukautua muuttuviin yhteysympäristöihin, kuten yrityksen lähiverkkoyhteyden katkaisemiseen, offline-tilaan siirtymiseen ja palvelinyhteyden muodostamiseen uudelleen hitaamman puhelinverkkoyhteyden kautta. Kun Exchange yhteyden tyyppi muuttuu lähiverkon, langattoman, matkapuhelinverkon, GPRS:n ja offline-tilan välillä, muutokset tapahtuvat saumattomasti eivätkä koskaan vaadi asetusten muuttamista tai Outlookin käynnistämistä uudelleen.

Huomautus: Pelkkien otsikoiden lataaminen on ominaisuus, joka on käytetävissä, kun muodostat yhteyden Exchange 2003:een tai uudempaan versioon.

Sivun alkuun

Voit aina halutessasi määrittää yhteyden tilan manuaalisesti. Joissakin tapauksissa haluat ehkä hallita yhteyden tilaa ja Exchangeen ja Exchangesta lähetettyjen tietojen määrää. Toimistossa, jossa on yhteys nopeaan lähiverkkoon (LAN), Lataa kohteet kokonaan on todennäköisesti paras vaihtoehto. Jos muodostat yhteyden sellaisen palvelun kautta, joka veloittaa sinua lähetettyjen ja vastaanotettujen tietojen määrän perusteella, mikä on tavallista matkapuhelin- ja GRPS-yhteyksissä, valitse Lataa otsikot. Yhteyden kautta lähetettävien tietojen määrä vähenee ja yhteyden kesto lyhenee. Voit pyytää vain tarvitsemasi kokonaiset kohteet.

Huomautus: Pelkkien otsikoiden lataaminen on ominaisuus, joka on käytetävissä, kun muodostat yhteyden Exchange 2003:een tai Exchange 2007:ään.

Sivun alkuun

  1. Napsauta Työkalut-valikossa Tiliasetukset.

  2. Valitse Sähköposti-välilehdestä Exchange Server -tili ja valitse sitten Muuta.

  3. Valitse Microsoft Exchange Server -kohdassa Käytä Exchange-synkronointitilaa -valintaruutu.

    Jos et voi ottaa Exchange-synkronointitilaa käyttöön, syy voi olla jokin seuraavista:

    • Microsoft Outlook -profiilissasi ei ole Exchange-sähköpostitiliä    Tämä toiminto edellyttää, että Outlook-profiilissasi on Exchange-tili.

    • Exchange-järjestelmänvalvoja on voinut poistaa tämän toiminnon käytöstä    Exchange-järjestelmänvalvojat voivat poistaa tämän ominaisuuden käytöstä Outlookissa. Saat lisätietoja ottamalla yhteyttä Exchange-järjestelmänvalvojaan. Microsoft Office Resource Kit -paketissa on lisätietoja järjestelmänvalvojille.

    • Olet asentanut Microsoftin päätepalvelut    Exchange-synkronointitila käyttää offline-kansiotiedostoa (.ost). Tätä tiedostoa ei voi käyttää, jos olet asentanut Microsoftin päätepalvelut Microsoft Windows 2000 Serveriä tai Windows Server 2003:a varten. Terminal Services Client -asiakasohjelman (päätepalvelun asiakkaan) tai etätyöpöytäyhteyden asiakasohjelman asentaminen ei kuitenkaan estä tämän ominaisuuden käyttämistä.

  4. Lopeta Office Outlook 2007 ja käynnistä se uudelleen.

Kun käytät Exchange-synkronointitilaa, viestiä voidaan säilyttää Lähtevät-kansiossa enintään minuutti ennen kuin Exchange-palvelimen kanssa suoritetaan seuraava synkronointi. Jos haluat lähettää viestin heti, tee näin:

  • Valitse Työkalut-valikossa Lähetä tai vastaanota ja valitse sitten Lähetä kaikki.

Huomautus: Exchange-kansioidesi lisäksi Exchange-synkronointitila toimii jaettujen kansioiden kanssa. Jaettuja kansiota ovat esimerkiksi toisen henkilön Exchange-kansiot, kun käytät edustajakäyttöoikeutta, tai SharePoint-kansiot. Voit ottaa jaettujen kansioiden tuen käyttöön tai poistaa sen käytöstä, kun käytät Exchange-synkronointitilaa, valitsemalla edellä olevien ohjeiden vaiheen 2 jälkeen Lisää asetuksia ja valitsemalla Lisäasetukset-välilehdessä Lataa jaetut kansiot (ei sisällä postikansioita) -valintaruudun tai poistamalla sen valinnan.

Sivun alkuun

  1. Napsauta Työkalut-valikossa Tiliasetukset.

  2. Valitse Sähköposti-välilehdestä Exchange-tili ja valitse sitten Muuta.

  3. Poista Microsoft Exchange Server -kohdassa Käytä Exchange-synkronointitilaa -valintaruudun valinta.

  4. Lopeta Office Outlook 2007 ja käynnistä se uudelleen.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×