Excel-työkirjojen samanaikainen yhteiskäyttö yhteismuokkaamisen avulla

Excel-työkirjojen samanaikainen yhteiskäyttö yhteismuokkaamisen avulla

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Sinä ja työtoverisi voitte avata saman Excel-työkirjan ja käsitellä sitä. Tätä kutsutaan yhteismuokkaamiseksi. Yhteismuokkaajat näkevät toistensa tekemät muutokset muutamassa sekunnissa. Tietyissä Excel-versioissa muiden henkilöiden tekemät valinnat näkyvät erivärisinä. Jos käytössäsi on yhteismuokkaamista tukeva Excel-versio, voit valita Jaa-vaihtoehdon oikeassa yläkulmassa, kirjoittaa sähköpostiosoitteet ja valita sitten pilvipalvelusijainnin. Jos kuitenkin tarvitset lisätietoja esimerkiksi tuetuista versioista ja tiedoston mahdollisista tallennuspaikoista, saat vaiheittaiset ohjeet tästä artikkelista.

Huomautus: Tämä toiminto on käytettävissä ainoastaan, jos olet Office 365 -tilaaja. Jos olet Office 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio.

Kokeile Office 365:tä tai Excelin uusinta versiota

Yhteismuokkaaminen Excel for Windows -työpöytäversioissa edellyttää, että tarkistat tiettyjen vaatimusten täyttymisen ennen aloittamista. Sen jälkeen voit aloittaa yhteismuokkaamisen muiden käyttäjien kanssa noin neljän vaiheen avulla.

Lataa tai luo uusi työkirja OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Online -kirjastoon selaimen avulla. Huomaa, että paikalliset SharePoint-sivustot (sivustot, joita Microsoft ei isännöi), eivät tue yhteismuokkaamista. Jos et ole varma, millaista sivustoa käytät, pyydä lisätietoja sivustosta vastaavalta henkilöltä tai yrityksesi IT-osastolta.

  1. Jos olet ladannut tiedoston, avaa se valitsemalla tiedostonimi. Työkirja avautuu uuteen välilehteen selaimessa.

  2. Valitse Muokkaa Excelissä -painike. Jos tätä painiketta ei näy, valitse Muokkaa selaimessa, ja valitse sitten Muokkaa Excelissä, kun sivu on latautunut uudelleen.

  3. Jos näyttöön tulee kehote valita Excel-versio, valitse Excel 2016.

  4. Kun tiedosto avautuu Excel-ohjelmaan, näkyviin saattaa tulla keltainen palkki, jossa kerrotaan tiedoston olevan suojatussa näkymässä. Jos näin on, valitse Ota muokkaus käyttöön -painike.

  5. Valitse Jaa oikeassa yläkulmassa.

  6. Kirjoita sähköpostiosoitteet Kutsu henkilöitä -ruutuun ja erota ne toisistaan puolipisteellä. Varmista myös, että Voi muokata on valittuna. Kun olet valmis, valitse Jaa-painike.

    Vihje: Jos haluat lähettää linkin itse, älä valitse Jaa-painiketta. Valitse sen sijaan Hae jakamislinkki ruudun alareunassa.

  7. Jos valitsit edellisessä vaiheessa Jaa-painikkeen, kullekin henkilölle lähetetään sähköpostiviestejä. Viesti saapuu sähköpostiosoitteestasi. Saat myös itse viestin kopion, joten tiedät, miltä se näyttää.

Jos valitsit Jaa-painikkeen, henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on kutsu tiedoston avaamiseen. He voivat avata työkirjan valitsemalla linkin. Selain avautuu, ja työkirja avautuu Excel Onlineen. Jos henkilö haluaa käyttää yhteismuokkaamisessa Excel-sovellusta, hän voi valita Muokkaa työkirjaa > Muokkaa Excelissä. Henkilöt tarvitsevat kuitenkin Excel-sovelluksen version, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista. Jos henkilöillä ei ole tuettua versiota, he voivat muokata tiedostoa valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa.

Vihje: Jos henkilöt käyttävät uusinta Excel-, PowerPoint- tai Word-versiota, on olemassa helpompi tapa: He voivat valita Tiedosto > Avaa ja valita Jaettu kanssani.

Kun tiedosto on yhä avoimena Excelissä, varmista, että Automaattinen tallennus vasemmassa yläkulmassa on käytössä. Kun muut myöhemmin avaavat tiedoston, muokkaatte sitä yhdessä. Tiedät, että yhteismuokkaaminen on käynnissä, jos Excel-ikkunan oikeassa yläkulmassa näkyy kuvia. (Näkyvissä voivat olla myös henkilöiden nimikirjaimet tai V-kirjain, joka tarkoittaa vierasta.)

Kulloinkin yhteismuokkaavien henkilöiden kuvakkeet näkyvät tässä.

Vihjeitä yhteismuokkaamiseen:

  • Muiden henkilöiden valinnat voivat näkyä erivärisinä. Näin käy, jos he käyttävät Office 365 -tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta tai Excel Onlinea. Jos he käyttävät jotain muuta versiota, heidän valintansa eivät ole näkyvissä, mutta heidän työskennellessään tekemänsä muutokset tulevat näkyviin.

  • Jos muiden henkilöiden valinnat näkyvät erivärisinä, ne näkyvät esimerkiksi sinisinä tai violetteina. Oma valintasi näkyy kuitenkin aina vihreänä. Muiden henkilöiden näytöissä heidän omat valintansa näkyvät samoin vihreinä. Jos et ole varma, kuka on kyseessä, siirrä osoitin valinnan kohdalle, niin henkilön nimi tulee näkyviin. Jos haluat siirtyä kohtaan, jota tietty henkilö muokkaa, valitse henkilön kuva tai nimikirjaimet ja valitse sitten Siirry-vaihtoehto.

Usein kysytyt kysymykset

Office 365 -tilaajille tarkoitetun Excel 2016:n vasemmassa yläkulmassa voi näkyä Automaattinen tallennus -toiminto. Automaattinen tallennus on käytössä, kun tiedosto on tallennettu OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Onlineen. Se tallentaa tekemäsi muutokset automaattisesti pilvipalveluun työskennellessäsi. Jos muut henkilöt käsittelevät samaa tiedostoa, he voivat automaattisen tallennuksen ansiosta nähdä tekemäsi muutokset muutamassa sekunnissa. Lisätietoja automaattisesta tallennuksesta on artikkelissa Automaattinen tallentaminen

Muiden henkilöiden valinnat näkyvät erivärisinä, mutta vain, jos sinä ja muut henkilöt käyttävät Office 365 -tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta tai Excel Onlinea. Jos henkilöt käyttävät Office 365 -tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta, kullakin on lisäksi oltava Automaattinen tallennus käytössä, jotta värilliset valinnat näkyvät.

Jos joku henkilöistä käyttää jotakin muuta Excel-sovelluksen versiota, kukaan ei näe hänen valintojaan, mutta hänen valintansa näkyvät muille.

Jotta yhteismuokkaaminen ja muiden tekemien muutosten näkyminen on mahdollista, jokaisen henkilön on käytettävä Excel-sovelluksen versiota, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista. Jos heillä ei ole tuettua versiota, he voivat käyttää Excel Onlinea selaimessaan valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa. Jos tämä ei ratkaise ongelmaa, kokeile seuraavia toimia:

  • Odota muutaman minuutti. Joskus yhteyden muodostaminen Excelin ja pilvipalvelun välillä kestää jonkin aikaa.

  • Kehota kaikkia valitsemaan Ota muokkaaminen käyttöön -painike, jos se on näkyvissä.

  • Varmista, että jokainen Office 365 -tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta käyttävä henkilö on ottanut käyttöön Excel-ikkunan vasemmassa yläkulmassa näkyvän Automaattinen tallennus -toiminnon.

  • Varmista, että Excel for Androidia käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto > Rataspainike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että Excel for iOS:ää käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto Tiedosto-painike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että tiedosto ei ole vain luku -tilassa.

  • Windows-tietokoneessa avaa tiedosto ja valitse Tiedosto > Tiedot. Ratkaise kaikki mahdollisesti näkyviin tulevat virheet.

Näin voi joskus käydä jonkun henkilön käyttäessä Excelin toimintoa, joka ei ole vielä täysin tuettu Excel-yhteismuokkaamisessa. Tämä voi pysäyttää yhteismuokkaamisprosessin tilapäisesti. Jos sinulla ei ole tallentamattomia muutoksia, valitse Päivitä. Jos sinulla on tallentamattomia muutoksia, joita ei tarvitse säilyttää, voit valita Hylkää muutokset. Jos sinulla on muutoksia, jotka haluat säilyttää, valitse Tallenna kopio ja tallenna tiedosto toisella nimellä. Valitse ja kopioi sitten muutokset, jotka haluat säilyttää. Lopuksi viimeinen vaihe: Avaa alkuperäinen pilvipalvelussa oleva tiedosto ja liitä muutokset takaisin siihen.

Yleensä säilytetään viimeinen muutos, joka on tallennettu Tallenna-painikkeella tai jonka Automaattinen tallennus on tallentanut automaattisesti. Tähän on joitakin poikkeuksia, mutta yleensä toiminta on tämä. Jos haluat välttää ristiriitoja muiden henkilöiden kanssa, määritä kullekin henkilölle alue tai arkki. Voit selittää nämä varaukset, kun lähetät linkin, tai voit tehdä varaukset itsestäänselviksi työkirjassa itsessään sijoittamalla henkilöiden nimet otsikkosoluihin tai nimeämällä arkit henkilöiden nimien mukaan.

Kyllä. Valitse Excel 2016:ssa Tehtävä-kuvake Tehtäväkuvake oikeassa yläkulmassa. Etsi sitten aiempi versio luettelosta ja valitse Avaa versio. Aiempi versio avautuu. Jos haluat palauttaa sen nykyiseksi versioksi, odota, kunnes kukaan ei enää yhteismuokkaa tiedostoa, ja valitse sitten Palauta.

Huomautus: Yhteismuokkaaminen ei ole tällä hetkellä tuettua Excel for Macissa. Tiedostoa voi kuitenkin yhteismuokata selaimessa Excel Onlinen avulla. Lisätietoja on täällä.

Yhteismuokkaamiseen Excel Onlinessa kuuluu vain neljä vaihetta.

Lataa tai luo uusi työkirja OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Online -kirjastoon selaimen avulla.

  1. Jos olet ladannut tiedoston, avaa se valitsemalla tiedostonimi. Työkirja avautuu uuteen välilehteen selaimessa.

  2. Valitse ylhäällä oikealla Jaa >Jaa muiden kanssa.

  3. Kirjoita sähköpostiosoitteet ensimmäiseen ruutuun ja erota ne toisistaan puolipisteellä. Varmista myös, että Voi muokata tai Vastaanottajat voivat muokata on valittuna. Kun olet valmis, valitse Jaa-painike.

    Vihje: Jos haluat lähettää linkin itse, älä valitse Jaa-painiketta. Valitse sen sijaan Hae linkki vasemmalla.

  4. Jos valitsit edellisessä vaiheessa Jaa-painikkeen, kullekin henkilölle lähetetään sähköpostiviestejä. Viesti saapuu sähköpostiosoitteestasi. Saat myös itse viestin kopion, joten tiedät, miltä se näyttää.

Jos valitsit Jaa-painikkeen, henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on kutsu tiedoston avaamiseen. He voivat avata työkirjan valitsemalla linkin. Selain avautuu, ja työkirja avautuu Excel Onlineen. Jos henkilö haluaa käyttää yhteismuokkaamisessa Excel-sovellusta, hän voi valita Muokkaa työkirjaa > Muokkaa Excelissä. Henkilöt tarvitsevat kuitenkin Excel-sovelluksen version, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista. Jos henkilöillä ei ole tuettua versiota, he voivat muokata tiedostoa valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa.

Nyt voit yhteismuokata työkirjaa samaan aikaan muiden henkilöiden kanssa. Tiedät yhteismuokkaavasi tiedostoa yhden muun henkilön kanssa, jos oikeassa yläkulmassa näkyy sanoma, joka kertoo henkilön olevan muokkaamassa. Jos muokkaavia henkilöitä on vähintään kaksi, näkyvissä on eri sanoma, joka kertoo yhteismuokkaajien määrän. Esimerkki: ”2 muuta henkilöä on täällä.”

Vihjeitä yhteismuokkaamiseen:

  • Jos haluat siirtyä kohtaan, jota tietty henkilö muokkaa, valitse henkilön nimi ja valitse sitten Muokkaus...-vaihtoehto.

  • Muiden henkilöiden valinnat voivat näkyä erivärisinä. Näin käy, jos he käyttävät Office 365 -tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta tai Excel Onlinea. Jos he käyttävät jotain muuta versiota, heidän valintansa eivät ole näkyvissä, mutta heidän työskennellessään tekemänsä muutokset tulevat näkyviin.

  • Jos muiden henkilöiden valinnat näkyvät erivärisinä, ne näkyvät esimerkiksi sinisinä tai violetteina. Oma valintasi näkyy kuitenkin aina vihreänä. Muiden henkilöiden näytöissä heidän omat valintansa näkyvät samoin vihreinä. Jos et ole varma, kuka on kyseessä, siirrä osoitin valinnan kohdalle, niin henkilön nimi tulee näkyviin.

Usein kysytyt kysymykset

Muiden henkilöiden valinnat näkyvät erivärisinä, mutta vain, jos sinä ja muut henkilöt käyttävät Office 365 -tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta tai Excel Onlinea. Jos henkilöt käyttävät Excel 2016:ta, kullakin on lisäksi oltava Automaattinen tallennus käytössä, jotta värilliset valinnat näkyvät.

Jos joku henkilöistä käyttää jotakin muuta Excel-sovelluksen versiota, kukaan ei näe hänen valintojaan, mutta hänen valintansa näkyvät muille.

Jotta yhteismuokkaaminen ja muiden tekemien muutosten näkyminen on mahdollista, jokaisen henkilön on käytettävä Excel-sovelluksen versiota, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista. Jos heillä ei ole tuettua versiota, he voivat käyttää Excel Onlinea selaimessaan valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa. Jos tämä ei ratkaise ongelmaa, kokeile seuraavia toimia:

  • Odota muutaman minuutti. Joskus yhteyden muodostaminen Excelin ja pilvipalvelun välillä kestää jonkin aikaa.

  • Kehota kaikkia valitsemaan Ota muokkaaminen käyttöön -painike, jos se on näkyvissä.

  • Varmista, että jokainen Office 365-tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta käytävä henkilö on ottanut käyttöön Automaattinen tallennus -toiminnon.

  • Varmista, että Excel for Androidia käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto > Rataspainike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että Excel for iOS:ää käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto Tiedosto-painike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että tiedosto ei ole vain luku -tilassa.

  • Windows-tietokoneessa avaa tiedosto ja valitse Tiedosto > Tiedot. Ratkaise kaikki mahdollisesti näkyviin tulevat virheet.

Näin voi joskus käydä jonkun henkilön käyttäessä Excelin toimintoa, joka ei ole vielä täysin tuettu Excel-yhteismuokkaamisessa. Tämä voi pysäyttää yhteismuokkaamisprosessin tilapäisesti. Jos sinulla ei ole tallentamattomia muutoksia, valitse Päivitä. Jos sinulla on tallentamattomia muutoksia, joita ei tarvitse säilyttää, voit valita Hylkää muutokset. Jos sinulla on muutoksia, jotka haluat säilyttää, valitse Tallenna kopio ja tallenna tiedosto toisella nimellä. Valitse ja kopioi sitten muutokset, jotka haluat säilyttää. Lopuksi viimeinen vaihe: Avaa alkuperäinen pilvipalvelussa oleva tiedosto ja liitä muutokset takaisin siihen.

Yleensä säilytetään viimeinen muutos, joka on tallennettu Tallenna-painikkeella tai jonka Automaattinen tallennus on tallentanut automaattisesti. Tähän on joitakin poikkeuksia, mutta yleensä toiminta on tämä. Jos haluat välttää ristiriitoja muiden henkilöiden kanssa, määritä kullekin henkilölle alue tai arkki. Voit selittää nämä varaukset, kun lähetät linkin, tai voit tehdä varaukset itsestäänselviksi työkirjassa itsessään sijoittamalla henkilöiden nimet otsikkosoluihin tai nimeämällä arkit henkilöiden nimien mukaan.

Kyllä. Siirry Excel Onlinessa kansioon, jossa tiedosto on. Valitse tiedostonimi hiiren kakkospainikkeella ja valitse Versiohistoria. Valitse sitten vanhempi versio vasemmalla, niin kyseinen versio avautuu. Jos haluat palauttaa sen nykyiseksi versioksi, odota, kunnes kukaan ei enää yhteismuokkaa tiedostoa, ja valitse sitten Palauta.

Yhteismuokkaaminen Excel for Androidissa edellyttää, että tarkistat tiettyjen vaatimusten täyttymisen ennen aloittamista. Sen jälkeen voit aloittaa yhteismuokkaamisen muiden käyttäjien kanssa noin neljän vaiheen avulla.

  • Excelin uusimman version on oltava asennettuna, ja sinun on kirjauduttava Exceliin Microsoft-tilin avulla. Valitse Tiedosto > Avaa ja varmista, että Microsoft-tilisi on näkyvissä. Jos ei ole, lisää tili valitsemalla Lisää sijainti. Huomaa, että jos sinulla on puhelin tai tabletti, joka on suurempi kuin 10,1 tuumaa, sinun on kirjauduttava sisään Office 365 -tilaukseen liittyvän tilin avulla.

  • Sinun on käytettävä .xlsx-, .xlsm- tai .xlsb-tiedostoja. Jos tiedosto ei ole tässä muodossa, avaa tiedosto Excelin työpöytäversioon (esimerkiksi Excel 2016 tai 2013). Valitse sitten Tiedosto > Tallenna nimellä > Selaa > Tallennusmuoto ja vaihda muodoksi .xlsx, .xlsm tai .xlsb.

  1. Luo tai avaa tiedosto ja valitse sitten Tiedosto > Tallenna nimellä.

  2. Tarkista tiedoston nykyinen sijainti. Jos OneDrive tai SharePoint on valittuna, napauta sitten Takaisin-painiketta ja siirry seuraavaan vaiheeseen. Jos kumpikaan näistä ei ole valittuna, valitse OneDrive tai SharePoint vasemmalla, nimeä tiedosto ja valitse sitten Tallenna.

  1. Valitse Jaa-kuvake oikeassa yläkulmassa.

  2. Kirjoita sähköpostiosoitteet Kutsu henkilöitä -ruutuun ja erota ne toisistaan puolipisteellä.

  3. Varmista myös, että Voi muokata on valittuna.

  4. Kun olet valmis, valitse Jaa-painike. Kun valitset tämän painikkeen, henkilöille lähetetään sähköpostiviesti puolestasi.

    Vihje: Jos haluat lähettää linkin itse, älä valitse Jaa-painiketta. Valitse sen sijaan Jaa linkkinä.

Jos valitsit Jaa-painikkeen, henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on kutsu tiedoston avaamiseen. He voivat avata työkirjan valitsemalla linkin. Selain avaa työkirjan Excel Onlineen. Henkilöt voivat aloittaa yhteismuokkaamisen heti Excel Onlinessa valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa.

Jos henkilö haluaa käyttää yhteismuokkaamisessa Excel-sovellusta Excel Onlinen sijaan, hän voi valita Muokkaa työkirjaa > Muokkaa Excelissä. Henkilöt tarvitsevat kuitenkin Excel-sovelluksen version, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista.

Nyt voit yhteismuokata työkirjaa samaan aikaan muiden henkilöiden kanssa. Jos haluat nähdä, kuka muokkaa tiedostoa kanssasi, valitse Jaa oikeassa yläkulmassa ja valitse sitten Hallinta. Jos muita henkilöitä muokkaa tiedostoa samaan aikaan kanssasi, heidän nimensä on näkyvissä. Jos heidän kohdallaan näkyy Muokkaus-otsikko, he käsittelevät tiedostoa.

Usein kysytyt kysymykset

Muiden käyttäjien valinnat eivät näy Excel for Androidissa tällä hetkellä. Versiot, jotka tukevat valintojen näyttöä, ovat Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ja Excel Online.

Jotta yhteismuokkaaminen ja muiden tekemien muutosten näkyminen on mahdollista, jokaisen henkilön on käytettävä Excel-sovelluksen versiota, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista. Jos heillä ei ole tuettua versiota, he voivat käyttää Excel Onlinea selaimessaan valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa. Jos tämä ei ratkaise ongelmaa, kokeile seuraavia toimia:

  • Odota muutaman minuutti. Joskus yhteyden muodostaminen Excelin ja pilvipalvelun välillä kestää jonkin aikaa.

  • Kehota kaikkia valitsemaan Ota muokkaaminen käyttöön -painike, jos se on näkyvissä.

  • Varmista, että jokainen Office 365 -tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta käyttävä henkilö on ottanut käyttöön Excel-ikkunan vasemmassa yläkulmassa näkyvän Automaattinen tallennus -toiminnon.

  • Varmista, että Excel for Androidia käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto > Rataspainike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että Excel for iOS:ää käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto Tiedosto-painike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että tiedosto ei ole vain luku -tilassa.

  • Windows-tietokoneessa avaa tiedosto ja valitse Tiedosto > Tiedot. Ratkaise kaikki mahdollisesti näkyviin tulevat virheet.

Näin voi joskus käydä jonkun henkilön käyttäessä Excelin toimintoa, joka ei ole vielä täysin tuettu Excel-yhteismuokkaamisessa. Tämä voi pysäyttää yhteismuokkaamisprosessin tilapäisesti. Jos sinulla ei ole tallentamattomia muutoksia, valitse Päivitä. Jos sinulla on tallentamattomia muutoksia, joita ei tarvitse säilyttää, voit valita Hylkää muutokset. Jos sinulla on muutoksia, jotka haluat säilyttää, valitse Tallenna kopio ja tallenna tiedosto toisella nimellä. Valitse ja kopioi sitten muutokset, jotka haluat säilyttää. Lopuksi viimeinen vaihe: Avaa alkuperäinen pilvipalvelussa oleva tiedosto ja liitä muutokset takaisin siihen.

Yleensä säilytetään viimeinen muutos, joka on tallennettu Tallenna-painikkeella tai jonka Automaattinen tallennus on tallentanut automaattisesti. Tähän on joitakin poikkeuksia, mutta yleensä toiminta on tämä. Jos haluat välttää ristiriitoja muiden henkilöiden kanssa, määritä kullekin henkilölle alue tai arkki. Voit selittää nämä varaukset, kun lähetät linkin, tai voit tehdä varaukset itsestäänselviksi työkirjassa itsessään sijoittamalla henkilöiden nimet otsikkosoluihin tai nimeämällä arkit henkilöiden nimien mukaan.

Kyllä. Valitse Excel for Androidissa Tiedosto > Historia. Valitse sitten aiempi versio, niin se avautuu. Jos haluat palauttaa sen nykyiseksi versioksi, odota, kunnes kukaan ei enää yhteismuokkaa tiedostoa, ja valitse sitten Palauta tämä versio.

Yhteismuokkaaminen Excel for iOS:ssä edellyttää, että tarkistat tiettyjen vaatimusten täyttymisen ennen aloittamista. Sen jälkeen voit aloittaa yhteismuokkaamisen muiden käyttäjien kanssa noin neljän vaiheen avulla.

  • Excelin uusimman version on oltava asennettuna, ja sinun on kirjauduttava Exceliin Microsoft-tilin avulla. Kun avaat Excelin, valitse Avaa ja varmista, että Microsoft-tilisi on näkyvissä. Jos ei ole, lisää tili valitsemalla Lisää sijainti. Huomaa, että jos sinulla on puhelin tai tabletti, joka on suurempi kuin 10,1 tuumaa, sinun on kirjauduttava sisään Office 365 -tilaukseen liittyvän tilin avulla.

  • Sinun on käytettävä .xlsx-, .xlsm- tai .xlsb-tiedostoja. Jos tiedosto ei ole tässä muodossa, avaa tiedosto Excelin työpöytäversioon (esimerkiksi Excel 2016 tai 2013). Valitse sitten Tiedosto > Tallenna nimellä > Selaa > Tallennusmuoto ja vaihda muodoksi .xlsx, .xlsm tai .xlsb.

Yhteismuokkaaminen edellyttää, että työkirja on tallennettu OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Online-kirjastoon. Huomaa, että paikalliset SharePoint-sivustot (sivustot, joita Microsoft ei isännöi), eivät tue yhteismuokkaamista. Jos et ole varma, millaista sivustoa käytät, pyydä lisätietoja sivustosta vastaavalta henkilöltä tai yrityksesi IT-osastolta.

  1. Luo tai avaa tiedosto.

  2. Jos olet luonut tiedoston, valitse Tiedosto Tiedosto-painike , valitse Nimi ja nimeä sitten tiedosto. Valitse vasemmalla sijainti OneDrivessa, OneDrive for Businessissa tai SharePoint Onlinessa ja valitse sitten Tallenna.

  3. Jos olet avannut aiemmin tallennetun tiedoston, valitse Tiedosto Tiedosto-painike > Ominaisuudet. Jos Sijainti -kohdan polku sisältää sanat OneDrive, d.docs.live.net tai SharePoint, tiedosto on todennäköisesti jo tallennettu johonkin näistä sijainneista. Jos siinä ei ole kyseisiä sanoja, valitse Tiedosto > Tallenna kopio ja tallenna tiedosto OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint Onlineen.

  1. Valitse Jaa Jaa-painike oikeassa yläkulmassa.

  2. Jos haluat lähettää linkin tiedostoon itse, valitse Kopioi linkki > Tarkastele ja muokkaa. Liitä linkki sitten sähköpostiviestiin tai pikaviesti-ikkunaan.

  3. Jos haluat Excelin lähettävän linkin puolestasi sähköpostiviestinä, valitse Kutsu henkilöitä. Kirjoita sitten sähköpostiosoitteet Kutsu henkilöitä -ruutuun ja valitse Palaa jokaisen osoitteen perässä. Varmista myös, että Voi muokata on otettu käyttöön. Valitse lopuksi Lähetä.

Jos valitsit edellisessä vaiheessa Lähetä, henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on kutsu tiedoston avaamiseen. He voivat avata työkirjan valitsemalla linkin. Selain avaa työkirjan Excel Onlineen. Henkilöt voivat aloittaa yhteismuokkaamisen heti Excel Onlinessa valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa.

Jos henkilö haluaa käyttää yhteismuokkaamisessa Excel-sovellusta Excel Onlinen sijaan, hän voi valita Muokkaa työkirjaa > Muokkaa Excelissä. Henkilöt tarvitsevat kuitenkin Excel-sovelluksen version, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista.

Nyt voit yhteismuokata työkirjaa samaan aikaan muiden henkilöiden kanssa. Jos haluat nähdä, kuka muokkaa tiedostoa kanssasi, valitse Jaa Jaa-painike yhteismuokkaamisen aikana oikeassa yläkulmassa ja valitse sitten Jaettu. Jos muita henkilöitä muokkaa tiedostoa samaan aikaan kanssasi, heidän nimensä on näkyvissä. Jos heidän kohdallaan näkyy Muokkaus...-otsikko, he käsittelevät tiedostoa.

Usein kysytyt kysymykset

Muiden käyttäjien valinnat eivät näy Excel for iOS:ssä tällä hetkellä. Versiot, jotka tukevat valintojen näyttöä, ovat Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ja Excel Online.

Jotta yhteismuokkaaminen ja muiden tekemien muutosten näkyminen on mahdollista, jokaisen henkilön on käytettävä Excel-sovelluksen versiota, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista. Jos heillä ei ole tuettua versiota, he voivat käyttää Excel Onlinea selaimessaan valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa. Jos tämä ei ratkaise ongelmaa, kokeile seuraavia toimia:

  • Odota muutaman minuutti. Joskus yhteyden muodostaminen Excelin ja pilvipalvelun välillä kestää jonkin aikaa.

  • Kehota kaikkia valitsemaan Ota muokkaaminen käyttöön -painike, jos se on näkyvissä.

  • Varmista, että jokainen Office 365 -tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta käyttävä henkilö on ottanut käyttöön Excel-ikkunan vasemmassa yläkulmassa näkyvän Automaattinen tallennus -toiminnon.

  • Varmista, että Excel for Androidia käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto > Rataspainike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että Excel for iOS:ää käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto Tiedosto-painike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että tiedosto ei ole vain luku -tilassa.

  • Windows-tietokoneessa avaa tiedosto ja valitse Tiedosto > Tiedot. Ratkaise kaikki mahdollisesti näkyviin tulevat virheet.

Näin voi joskus käydä jonkun henkilön käyttäessä Excelin toimintoa, joka ei ole vielä täysin tuettu Excel-yhteismuokkaamisessa. Tämä voi pysäyttää yhteismuokkaamisprosessin tilapäisesti. Jos sinulla ei ole tallentamattomia muutoksia, valitse Päivitä. Jos sinulla on tallentamattomia muutoksia, joita ei tarvitse säilyttää, voit valita Hylkää muutokset. Jos sinulla on muutoksia, jotka haluat säilyttää, valitse Tallenna kopio ja tallenna tiedosto toisella nimellä. Valitse ja kopioi sitten muutokset, jotka haluat säilyttää. Lopuksi viimeinen vaihe: Avaa alkuperäinen pilvipalvelussa oleva tiedosto ja liitä muutokset takaisin siihen.

Yleensä säilytetään viimeinen muutos, joka on tallennettu Tallenna-painikkeella tai jonka Automaattinen tallennus on tallentanut automaattisesti. Tähän on joitakin poikkeuksia, mutta yleensä toiminta on tämä. Jos haluat välttää ristiriitoja muiden henkilöiden kanssa, määritä kullekin henkilölle alue tai arkki. Voit selittää nämä varaukset, kun lähetät linkin, tai voit tehdä varaukset itsestäänselviksi työkirjassa itsessään sijoittamalla henkilöiden nimet otsikkosoluihin tai nimeämällä arkit henkilöiden nimien mukaan.

Jos haluat palauttaa sen nykyiseksi versioksi, odota, kunnes kukaan ei enää yhteismuokkaa tiedostoa. Valitse sitten Tiedosto Tiedosto-painike > Palauta > Näytä versiohistoria verkossa. Selain avautuu, ja tiedoston aiemmat versiot näkyvät siinä. Jos käytät OneDrivea, valitse versio vasemmalla ja valitse sitten Palauta. Jos käytät OneDrive for Businessia tai SharePoint Onlinea, napauta version päivämäärää ja kellonaikaa, valitse alanuoli ja valitse sitten Palauta. Siirry takaisin Excel for iOS:ään ja avaa tiedosto uudelleen.

Yhteismuokkaaminen Excel Mobilessa edellyttää, että tarkistat tiettyjen vaatimusten täyttymisen ennen aloittamista. Sen jälkeen voit aloittaa yhteismuokkaamisen muiden käyttäjien kanssa noin neljän vaiheen avulla.

  • Excel Mobilen uusimman version on oltava asennettuna tabletitin tai puhelimeen, ja sinun on kirjauduttava Exceliin Microsoft-tilin avulla. Valitse Tiedosto > Asetukset > Tilit ja varmista, että Office 365 -tilisi on näkyvissä. Jos ei ole, valitse Lisää tili. Huomaa, että jos sinulla on puhelin tai tabletti, joka on suurempi kuin 10,1 tuumaa, sinun on kirjauduttava sisään Office 365 -tilaukseen liittyvän tilin avulla.

  • Sinun on käytettävä .xlsx-, .xlsm- tai .xlsb-tiedostoja. Jos tiedosto ei ole tässä muodossa, avaa tiedosto Excelin työpöytäversioon (esimerkiksi Excel 2016 tai 2013). Valitse sitten Tiedosto > Tallenna nimellä > Selaa > Tallennusmuoto ja vaihda muodoksi .xlsx, .xlsm tai .xlsb.

  1. Luo tai avaa tiedosto ja valitse sitten Tiedosto > Tallenna.

  2. Tarkista tiedoston nykyinen sijainti. Tarkista tiedostonimen alapuolelta, onko tiedoston polussa sana OneDrive tai SharePoint. Jos on, valitse Takaisin-painike ja siirry seuraavaan vaiheeseen. Jos kumpaakaan näistä ei ole polussa, valitse Tallenna tiedoston kopio ja tallenna tiedosto sitten OneDrive-, OneDrive for Business- tai SharePoint Online -sijaintiin. Huomaa, että paikalliset SharePoint-sivustot (sivustot, joita Microsoft ei isännöi), eivät tue yhteismuokkaamista. Jos et ole varma, millaista sivustoa käytät, pyydä lisätietoja sivustosta vastaavalta henkilöltä tai yrityksesi IT-osastolta.

  1. Valitse Jaa-kuvake oikeassa yläkulmassa.

  2. Kirjoita sähköpostiosoitteet Kutsu henkilöitä -ruutuun ja erota ne toisistaan puolipisteellä.

  3. Varmista myös, että Voi muokata on valittuna.

  4. Kun olet valmis, valitse Jaa-painike. Kun valitset tämän painikkeen, henkilöille lähetetään sähköpostiviesti puolestasi.

    Vihje: Jos haluat lähettää linkin itse, älä valitse Jaa-painiketta. Valitse sen sijaan Hae jakamislinkki ruudun alareunassa.

Jos valitsit Jaa-painikkeen, henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa on kutsu tiedoston avaamiseen. He voivat avata työkirjan valitsemalla linkin. Selain avaa työkirjan Excel Onlineen. Henkilöt voivat aloittaa yhteismuokkaamisen heti Excel Onlinessa valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa.

Jos henkilö haluaa käyttää yhteismuokkaamisessa Excel-sovellusta Excel Onlinen sijaan, hän voi valita Muokkaa työkirjaa > Muokkaa Excelissä. Henkilöt tarvitsevat kuitenkin Excel-sovelluksen version, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista.

Nyt voit yhteismuokata työkirjaa samaan aikaan muiden henkilöiden kanssa. Jos haluat nähdä, kuka muokkaa tiedostoa kanssasi, valitse Jaa oikeassa yläkulmassa. Jos muita henkilöitä muokkaa tiedostoa samaan aikaan kanssasi, heidän nimensä on näkyvissä. Jos heidän kohdallaan näkyy Muokkaus...-otsikko, he käsittelevät tiedostoa.

Usein kysytyt kysymykset

Muiden käyttäjien valinnat eivät näy Excel Mobilessa tällä hetkellä. Versiot, jotka tukevat valintojen näyttöä, ovat Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ja Excel Online.

Jotta yhteismuokkaaminen ja muiden tekemien muutosten näkyminen on mahdollista, jokaisen henkilön on käytettävä Excel-sovelluksen versiota, joka tukee yhteismuokkaamista. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Office 365 -tilaajille tarkoitettu Excel 2016 ovat versiot, jotka tällä hetkellä tukevat yhteismuokkaamista. Jos heillä ei ole tuettua versiota, he voivat käyttää Excel Onlinea selaimessaan valitsemalla Muokkaa työkirjaa > Muokkaa selaimessa. Jos tämä ei ratkaise ongelmaa, kokeile seuraavia toimia:

  • Odota muutaman minuutti. Joskus yhteyden muodostaminen Excelin ja pilvipalvelun välillä kestää jonkin aikaa.

  • Kehota kaikkia valitsemaan Ota muokkaaminen käyttöön -painike, jos se on näkyvissä.

  • Varmista, että jokainen Office 365 -tilaajille tarkoitettua Excel 2016:ta käyttävä henkilö on ottanut käyttöön Excel-ikkunan vasemmassa yläkulmassa näkyvän Automaattinen tallennus -toiminnon.

  • Varmista, että Excel for Androidia käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto > Rataspainike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että Excel for iOS:ää käyttävillä henkilöillä on automaattinen tallennus käytössä. He voivat ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto Tiedosto-painike > Automaattinen tallennus.

  • Varmista, että tiedosto ei ole vain luku -tilassa.

  • Windows-tietokoneessa avaa tiedosto ja valitse Tiedosto > Tiedot. Ratkaise kaikki mahdollisesti näkyviin tulevat virheet.

Näin voi joskus käydä jonkun henkilön käyttäessä Excelin toimintoa, joka ei ole vielä täysin tuettu Excel-yhteismuokkaamisessa. Tämä voi pysäyttää yhteismuokkaamisprosessin tilapäisesti. Jos sinulla ei ole tallentamattomia muutoksia, valitse Päivitä. Jos sinulla on tallentamattomia muutoksia, joita ei tarvitse säilyttää, voit valita Hylkää muutokset. Jos sinulla on muutoksia, jotka haluat säilyttää, valitse Tallenna kopio ja tallenna tiedosto toisella nimellä. Valitse ja kopioi sitten muutokset, jotka haluat säilyttää. Lopuksi viimeinen vaihe: Avaa alkuperäinen pilvipalvelussa oleva tiedosto ja liitä muutokset takaisin siihen.

Yleensä säilytetään viimeinen muutos, joka on tallennettu Tallenna-painikkeella tai jonka Automaattinen tallennus on tallentanut automaattisesti. Tähän on joitakin poikkeuksia, mutta yleensä toiminta on tämä. Jos haluat välttää ristiriitoja muiden henkilöiden kanssa, määritä kullekin henkilölle alue tai arkki. Voit selittää nämä varaukset, kun lähetät linkin, tai voit tehdä varaukset itsestäänselviksi työkirjassa itsessään sijoittamalla henkilöiden nimet otsikkosoluihin tai nimeämällä arkit henkilöiden nimien mukaan.

Valitse Excel Mobilessa Tiedosto > Historia. Valitse sitten aiempi versio, niin se avautuu. Jos haluat palauttaa sen nykyiseksi versioksi, odota, kunnes kukaan ei enää yhteismuokkaa tiedostoa, ja valitse sitten Palauta tämä versio.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×