Excel-työkirjassa olevien tietojen tuonti tai linkittäminen

Excel-työkirjassa olevien tietojen tuonti tai linkittäminen

Excel-työkirjan tiedot voidaan tuoda Access-tietokantoihin usealla eri tavalla. Voit kopioida avoimen laskentataulukon tiedot ja liittää ne Access-taulukkoon, tuoda laskentataulukon uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon tai linkittää laskentataulukkoon Access-tietokannasta.

Tässä aiheessa kerrotaan, miten Excel-tietoja voidaan tuoda ja miten niihin voidaan linkittää Access-työpöytäversion tietokannoista.

Huomautukset: 

  • Voit tuoda tietoja, kun Access 2010 -verkkotietokanta on käynnissä selaimessa. Jos haluat tuoda tietoja verkkotietokantaan, sinun on ensin avattava verkkotietokanta Accessilla.

  • Linkitetyt taulukot eivät ole yhteensopivia Access 2010 -verkkotietokantojen kanssa. Jos haluat käyttää ulkoisia tietoja verkkotietokannassa, sinun on tuotava tiedot niiden linkittämisen sijaan. Lisätietoja verkkotietokannoista on artikkelissa Internetissä jaettavan Access-tietokannan luominen.

Sisältö

Yleistä tietojen tuomisesta Excelistä

Tietojen tuominen Excelistä

Puuttuvien tai virheellisten arvojen vianmääritys

Linkittäminen Excelissä oleviin tietoihin

#Luku!-arvon ja muiden virheellisten arvojen vianmääritys linkitetyssä taulukossa

Yleistä tietojen tuomisesta Excelistä

Jos tavoitteenasi on tallentaa Accessiin osa tai kaikki yhden tai useamman Excel-laskentataulukon tiedoista, tuo laskentataulukon sisältö uuteen tai aiemmin luotuun Access-tietokantaan. Kun tuot tiedot, Access luo tiedoista kopion uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon lähteenä olevaa Excel-laskentataulukkoa muuttamatta.

Yleisiä tilanteita, joissa Excelin tietoja tuodaan Accessiin

  • Olet tottunut Excel-käyttäjä, mutta haluat kehittyä ja käyttää Accessia tietojen käsittelemiseen. Haluat siirtää Excel-laskentataulukoiden tiedot yhteen tai useampaan uuteen Access-tietokantaan.

  • Osastosi tai työryhmäsi käyttää Accessia, mutta saat toisinaan tietoja Excel-muodossa, ja nämä tiedot täytyy yhdistää Access-tietokantojen kanssa. Haluat tuoda Excel-laskentataulukot tietokantaasi, kun vastaanotat ne.

  • Hallitset tietojasi Accessilla, mutta muilta ryhmän jäseniltä vastaanottamasi viikkoraportit ovat Excel-työkirjoja. Haluat tehostaa ja nopeuttaa tuontiprosessia ja varmistaa, että tiedot tuodaan tietokantaan joka viikko tiettynä aikana.

Jos tuot tietoja Excelistä ensimmäistä kertaa,

  • et voi tallentaa Excel-työkirjaa Access-tietokantana. Excelissä ei voi luoda Access-tietokantaa Excel-tiedoista.

  • Kun avaat Excel-työkirjan Accessissa (valitse Avaa tiedosto -valintaikkunan Tiedostotyyppi-luetteloruudussa Microsoft Office Excel -tiedostot ja valitse haluamasi tiedosto), Access luo linkin työkirjaan sen tietojen tuomisen sijaan. Työkirjaan linkittäminen ja laskentataulukon tuominen tietokantaan ovat täysin erilaisia toimintoja. Lisätietoja linkittämisestä on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Linkittäminen Excelissä oleviin tietoihin.

Tietojen tuominen Excelistä

Tässä osiossa kerrotaan tuontitoiminnon valmistelemisesta ja suorittamisesta sekä tuontiasetusten tallentamisesta myöhempää käyttöä varten. Huomioi, että voit tuoda tietoja vain yhdestä laskentataulukosta kerrallaan. Et voi tuoda työkirjan kaikkia tietoja yhdellä kertaa.

Laskentataulukon valmisteleminen

  1. Etsi lähdetiedosto ja valitse Accessiin tuotavat tiedot sisältävä laskentataulukko. Jos haluat tuoda vain osan laskentataulukon tiedoista, määritä tuotavat solut sisältävä nimetty alue.

    Nimetyn alueen määrittäminen (valinnainen)   

    1. Siirry Exceliin ja avaa laskentataulukko, jonka tietoja haluat tuoda.

    2. Valitse solualue, joka sisältää tuotavat tiedot.

    3. Napsauta valitun alueen sisällä hiiren kakkospainiketta ja valitse Nimeä alue tai Määritä nimi.

    4. Kirjoita alueen nimi Uusi nimi -valintaikkunan Nimi-ruutuun ja valitse OK.

      Huomioi, että voit tuoda vain yhden laskentataulukon kerrallaan tuontitoiminnon aikana. Jos haluat tuoda tietoja useista laskentataulukoista, toista tuontitoiminto jokaisen laskentataulukon kohdalla.

  2. Tarkista lähdetiedot ja suorita taulukossa kuvatut toimet.

    Elementti

    Kuvaus

    Sarakkeiden määrä

    Tuotavien sarakkeiden määrä ei voi olla suurempi kuin 255, sillä Access ei tue taulukossa useampaa kuin 255 kenttää.

    Sarakkeiden ja rivien ohittaminen

    Lähdelaskentataulukkoon tai nimettyyn alueeseen on hyvä sisällyttää vain ne rivit ja sarakkeet, jotka haluat tuoda.

    Rivit    Rivejä ei voi suodattaa tai ohittaa tuontitoiminnon aikana.

    Sarakkeet    Sarakkeita ei voi ohittaa toiminnon aikana, jos tiedot lisätään aiemmin luotuun taulukkoon.

    Sarakemuoto

    Varmista, että solut ovat sarakemuodossa. Jos laskentataulukossa tai nimetyssä alueessa on yhdistettyjä soluja, solun sisältö sijoitetaan vasemmanpuoleista saraketta vastaavaan kenttään. Muut kentät jäävät tyhjiksi.

    Tyhjät sarakkeet, rivit ja solut

    Poista kaikki laskentataulukon tai solualueen tarpeettomat tyhjät sarakkeet ja rivit. Jos laskentataulukossa tai alueella on tyhjiä soluja, yritä lisätä puuttuvat tiedot. Jos aiot liittää tietueet aiemmin luotuun taulukkoon, varmista, että taulukon vastaava kenttä hyväksyy tyhjät (puuttuvat tai tuntemattomat) arvot. Kenttä hyväksyy tyhjiä arvoja, jos sen Pakollinen-ominaisuudeksi on määritetty Ei ja sen Kelpoisuussääntö-ominaisuusasetus ei estä tyhjiä arvoja.

    Virhearvot

    Jos yhdessä tai useammassa laskentataulukon tai alueen solussa on virhearvoja, kuten #LUKU ja #JAKO, korjaa ne ennen tuontitoiminnon aloittamista. Jos lähdelaskentataulukko tai -alue sisältää virhearvoja, Access sijoittaa taulukon vastaavaan kenttään tyhjän arvon. Lisätietoja virheiden korjaamisesta on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys.

    Tietotyyppi

    Voit välttää tuonnin aikaiset virheet varmistamalla, että jokaisen lähdesarakkeen jokaisella rivillä on sama tietotyyppi. Access määrittää taulukon kenttien tietotyypin tarkistamalla kahdeksan ensimmäistä lähderiviä. On erittäin suositeltavaa tarkistaa, ettei minkään sarakkeen kahdeksalla ensimmäisellä lähderivillä ole eri tietotyyppien arvoja. Muutoin Access ei ehkä määritä sarakkeeseen oikeaa tietotyyppiä.

    On myös hyvä muotoilla kaikki Excelin lähdesarakkeet ja määrittää jokaiselle sarakkeelle tietty tietomuoto ennen tuonnin aloittamista. Muotoilu on erittäin suositeltavaa, jos sarakkeessa on eri tietotyyppien arvoja. Esimerkiksi laskentataulukon Lennon nro -sarakkeessa saattaa olla numero- ja tekstiarvoja, kuten 871, AA90 ja 171. Puuttuvilta tai virheellisiltä arvoilta voidaan välttyä toimimalla seuraavasti:

    1. Napsauta sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile solut.

    2. Valitse muoto Luku-välilehden Luokka-kohdassa. Lennon nro -sarakkeelle valitaan luultavasti muoto Teksti.

    3. Valitse OK.

    Jos lähdesarakkeet on muotoiltu, mutta niissä on edelleen yhdistettyjä arvoja kahdeksan ensimmäisen rivin jälkeisillä riveillä, tuontitoiminto saattaa ohittaa arvot tai muuntaa ne virheellisesti. Vianmääritysohjeita on kohdassa Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys.

    1. rivi

    Jos laskentataulukon tai nimetyn alueen ensimmäisellä rivillä on sarakkeiden nimet, voit määrittää Accessin käsittelemään ensimmäisen rivin tietoja kentän niminä tuontitoiminnon aikana. Jos lähdelaskentataulukossa tai -alueella ei ole nimiä, ne kannattaa lisätä lähteeseen ennen tuonnin aloittamista.

    Huomautus: Jos aiot liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon, varmista, että jokaisen sarakkeen nimi vastaa tarkalleen vastaavan kentän nimeä. Jos sarakkeen nimi eroaa taulukon vastaavan kentän nimestä, tuontitoiminto epäonnistuu. Näet kenttien nimet avaamalla taulukon Accessin rakennenäkymässä.

  3. Sulje lähdetyökirja, jos se on auki. Jos lähdetiedosto on auki, se saattaa aiheuttaa tietojen muuntovirheitä tuonnin aikana.

Kohdetietokannan valmisteleminen

  1. Avaa Access-tietokanta, johon tuodut tiedot tallennetaan. Varmista, että tietokanta ei ole vain luku -tilassa ja että sinulla on oikeudet tehdä muutoksia tietokantaan.

    -tai-

    Jos et haluat tallentaa tietoja mihinkään nykyisistä tietokannoista, luo uusi tyhjä tietokanta. Toimi seuraavasti:

    Valitse Tiedosto-välilehti, valitse Uusi ja valitse sitten Tyhjä tietokanta. Huomaa, että jos käytössäsi on Access 2007, napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse sitten Uusi.

  2. Päätä ennen tuontitoiminnon aloittamista, tallennetaanko tiedot uuteen vai aiemmin luotuun taulukkoon.

    Luo uusi taulukko    Jos tallennat tiedot uuteen taulukkoon, Access luo taulukon ja lisää siihen tuodut tiedot. Jos samanniminen taulukko on jo olemassa, Access korvaa taulukon sisällön tuoduilla tiedoilla.

    Liitä aiemmin luotuun taulukkoon    Jos lisäät tiedot aiemmin luotuun taulukkoon, Excel-laskentataulukon rivit liitetään määritettyyn taulukkoon.

    Huomioi, että liittämisen epäonnistuminen johtuu yleensä siitä, että lähdetiedot eivät vastaa kohdetaulukon rakennetta ja kentän asetuksia. Voit välttää tämän avaamalla kohdetaulukon rakennenäkymässä ja tarkastamalla seuraavat kohdat:

    • Ensimmäinen rivi    Jos lähdelaskentataulukon tai nimetyn alueen ensimmäinen ei rivi ei sisällä sarakeotsikoita, varmista, että lähdelaskentataulukon jokaisen sarakkeen sijainti ja tietotyyppi vastaavat taulukon vastaavia kenttiä. Jos ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot, sarakkeiden ja kenttien järjestyksen ei tarvitse olla sama, mutta kaikkien sarakkeiden nimien ja tietojen tyypin on vastattava tarkalleen vastaavan kentän tietoja.

    • Puuttuvat tai ylimääräiset kentät    Jos yksi tai useampi lähdelaskentataulukon kenttä puuttuu kohdetaulukosta, lisää ne ennen tuontitoiminnon aloittamista. Jos taulukossa on kenttiä, joita ei ole lähteessä, niitä ei tarvitse poistaa, jos ne hyväksyvät tyhjiä arvoja.

      Vihje: Kenttä hyväksyy tyhjiä arvoja, jos sen Pakollinen-ominaisuudeksi on määritetty Ei ja sen Kelpoisuussääntö-ominaisuusasetus ei estä tyhjiä arvoja.

    • Perusavain    Jos taulukossa on perusavainkenttä, lähdelaskentataulukossa tai -alueella on oltava perusavainkentän kanssa yhteensopivia arvoja sisältävä sarake, ja tuotujen avainarvojen on oltava yksilöllisiä. Jos tuodussa tietueessa on perusavainarvo, joka on jo kohdetaulukossa, näyttöön tulee tuontitoiminnon aikana virhesanoma.

    • Indeksoidut kentät    Jos taulukon kentän Indeksoitu-ominaisuudeksi on määritetty Kyllä (ei kaksoisarvoja), lähdelaskentataulukon tai -alueen vastaavassa sarakkeessa on oltava yksilöllisiä arvoja.

      Suorita tuonti seuraavia ohjeita noudattamalla.

Tuontitoiminnon aloittaminen

  1. Ohjatun tuonti- tai linkitystoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Access-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Access-versiotasi:

    • Jos käytät Accessin uusinta Office 365 -tilausversiota, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Uusi tietolähde > Tiedostosta > Excel.

    • Jos käytössäsi on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Excel.

    • Jos käytössäsi on Access 2007, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä Excel.

    Huomautus: Ulkoiset tiedot -välilehti ei ole käytettävissä, jos tietokanta ei ole auki.

  2. Kirjoita Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskentataulukko -valintaikkunan Tiedoston nimi -ruutuun tuotavat tiedot sisältävän Excel-tiedoston nimi.

    -tai-

    Valitse Selaa ja etsi tuotava tiedosto Avaa tiedosto -valintaikkunassa.

  3. Määritä tuotujen tietojen tallennustapa.

    Tallenna tiedot uuteen taulukkoon valitsemalla Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon. Sinua pyydetään nimeämään taulukko myöhemmin.

    Liitä tiedot aiemmin luotuun taulukkoon valitsemalla Liitä tietueiden kopiot taulukkoon ja valitse sitten taulukko avattavasta luettelosta. Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos tietokannassa ei ole taulukoita.

    Voit linkittää tietolähteeseen luomalla linkitetyn taulukon noudattamalla jäljempänä tässä artikkelissa olevan osan Linkittäminen Excelissä oleviin tietoihin ohjeita.

  4. Valitse OK.

    Ohjattu laskentataulukon tuominen käynnistyy ja ohjaa tuontiprosessia. Siirry seuraaviin vaiheisiin.

Ohjatun laskentataulukon tuonnin käyttäminen

  1. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla tuotavat tiedot sisältävä laskentataulukko ja valitse sitten Seuraava.

  2. Valitse ohjatun toiminnon toisella sivulla joko Näytä laskentataulukot tai Näytä nimetyt alueet, valitse tuotava laskentataulukko tai nimetty alue ja valitse sitten Seuraava.

  3. Jos lähdelaskentataulukon tai -alueen ensimmäinen rivi sisältää kentän nimet, valitse Ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot ja sitten Seuraava.

    Jos tuot tietoja uuteen taulukkoon, Access nimeää taulukon kentät näitä sarakeotsikoita käyttämällä. Voit muuttaa näitä nimiä joko tuonnin aikana tai sen jälkeen. Jos liität tietoja aiemmin luotuun taulukkoon, varmista, että lähdelaskentataulukon sarakeotsikot vastaavat tarkalleen kohdetaulukon kenttien nimiä.

    Jos liität tietoja aiemmin luotuun taulukkoon, siirry suoraan vaiheeseen 6. Jos lisäät tietoja uuteen taulukkoon, noudata seuraavia ohjeita.

  4. Ohjattu toiminto kehottaa tarkastamaan kentän ominaisuudet. Näytä vastaavan kentän ominaisuudet napsauttamalla sivun alaosassa olevaa saraketta. Voit halutessasi tehdä jonkin seuraavista:

    • Voit halutessasi tarkistaa ja muuttaa kohdekentän nimen ja tietotyypin.

      Access tarkistaa jokaisen sarakkeen kahdeksan ensimmäistä riviä ja ehdottaa vastaavan kentän tietotyyppiä. Jos laskentataulukon sarakkeen ensimmäisellä kahdeksalla rivillä on erityyppisiä arvoja, kuten teksti- ja numeroarvoja, ohjattu toiminto ehdottaa kaikkien sarakkeen arvojen kanssa yhteensopivaa tietotyyppiä – useimmiten tekstitietotyyppiä. Voit valita toisen tietotyypin, mutta ota huomioon, että valitsemasi tietotyypin kanssa yhteensopimattomat arvot joko ohitetaan tai muunnetaan virheellisesti tuonnin aikana. Lisätietoja puuttuvien tai virheellisten arvojen korjaamisesta on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys.

    • Luo kenttään indeksi määrittämällä Indeksoitu-kohtaan Kyllä.

    • Voit ohittaa lähdesarakkeen kokonaan valitsemalla Älä tuo kenttää (Ohita) -valintaruudun.

      Kun olet valinnut asetukset, valitse Seuraava.

  5. Määritä seuraavassa näytössä taulukon perusavain. Jos valitset Lisää perusavain, Access lisää Laskuri-kentän kohdetaulukon ensimmäiseksi kentäksi ja täyttää sen automaattisesti ainutkertaisilla tunnusarvoilla, alkaen numerosta 1. Valitse Seuraava.

  6. Määritä kohdetaulukon nimi ohjatun toiminnon viimeisessä näytössä. Kirjoita taulukon nimi Tuo taulukkoon -ruutuun. Jos taulukko on jo olemassa, Access kysyy, korvataanko taulukon nykyinen sisältö. Jatka valitsemalla Kyllä tai määritä kohdetaulukolle toinen nimi valitsemalla Ei. Tuo sitten tiedot valitsemalla Valmis.

    Jos Access onnistui tuomaan kaikki tiedot tai osan niistä, ohjattu toiminto näyttää tuonnin tilan osoittavan sivun. Voit lisäksi tallentaa toiminnon tiedot määrityksenä myöhempää käyttöä varten. Jos toiminto epäonnistuu täysin, Access näyttää viestin Virhe tiedostoa tuotaessa.

  7. Voit tallentaa toiminnon tiedot myöhempää käyttöä varten valitsemalla Kyllä. Tietojen tallentaminen auttaa toiminnon myöhemmässä toistamisessa. Näin ohjatun toiminnon kaikkia vaiheita ei tarvitse suorittaa joka kerta.

Katso artikkelista Tuonti- tai vientitoimen tietojen tallentaminen määrityksenä ohjeet siihen, miten voit tallentaa määrityksen tiedot.

Katso artikkelista Tuonti- tai vientimäärityksen luonti ohjeet siihen, miten voit suorittaa tallennetun tuonti- tai linkkimäärityksen.

Katso artikkelista Tuonti- tai vientimäärityksen ajoittaminen ohjeet siihen, miten voit ajoittaa tuonti- ja linkitystehtävien suorituksen tiettyihin ajankohtiin.

Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys

Jos saat viestin Virhe tiedostoa tuotaessa, tuonti epäonnistui. Jos taas tuontitoiminto kehottaa tallentamaan toiminnon tiedot, toiminto onnistui tuomaan osan tiedoista tai kaikki tiedot. Tilasanoma myös ilmoittaa tuontitoiminnon aikana tapahtuneiden virheiden kuvaukset sisältävän virhelokin nimen.

Tärkeää: Vaikka tilasanoma osoittaa toiminnon onnistuneen, taulukon sisältö ja rakenne kannattaa tarkistaa sekä varmistaa, että kaikki on kunnossa ennen taulukon käytön aloittamista.

  • Avaa kohdetaulukko taulukkonäkymässä ja tarkista, että kaikki tiedot on lisätty taulukkoon.

  • Avaa taulukko rakennenäkymässä ja tarkista kenttien tietotyyppi ja muut ominaisuusasetukset.

Seuraavassa taulukossa on kuvattu puuttuvien ja virheellisten arvojen korjauksessa tarvittavat vaiheet.

Vihje: Jos löydät tulosten vianmäärityksen aikana vain muutamia puuttuvia arvoja, voit lisätä ne taulukkoon manuaalisesti. Jos taas kokonaisia sarakkeita tai useita arvoja puuttuu tai niitä ei ole tuotu oikein, ongelma on korjattava lähdetiedostossa. Kun olet korjannut kaikki tunnetut ongelmat, toista tuontitoiminto.

Ongelma

Ratkaisu

Graafiset elementit

Graafisia elementtejä, kuten logoja, kaavioita ja kuvia, ei voi tuoda. Lisää ne manuaalisesti tietokantaan tuontitoiminnon suorittamisen jälkeen.

Lasketut arvot

Laskettujen sarakkeiden tai solujen tulokset tuodaan, mutta ei tuloksen pohjana olevaa kaavaa. Voit määrittää tuontitoiminnon aikana tietotyypin, joka on yhteensopiva kaavan tulosten kanssa, kuten Luku.

Arvot TOSI tai EPÄTOSI ja -1 tai 0

Jos lähdelaskentataulukossa tai -alueella on vain arvoja TOSI tai EPÄTOSI sisältävä sarake, Access luo sarakkeelle Kyllä/Ei-kentän ja lisää kenttään arvon -1 tai 0. Jos lähdelaskentataulukossa on vain arvoja -1 tai 0 sisältävä sarake, Access luo oletusarvoisesti sarakkeelle numeerisen kentän. Tämä ongelma voidaan välttää muuttamalla kentän tyypiksi tuontitoiminnon aikana Kyllä/Ei.

Moniarvoiset kentät

Kun tuot tietoja uuteen taulukkoon tai liität tietoja aiemmin luotuun taulukkoon, Access ei tue moniarvoisia kenttiä, vaikka lähdesarakkeessa olisi puolipisteellä (;) erotettu arvoluettelo. Arvoluetteloa kohdellaan yhtenä arvona ja se sijoitetaan tekstikenttään.

Katkaistut tiedot

Jos tiedot näkyvät Access-taulukon sarakkeessa katkaistuina, yritä leventää saraketta taulukkonäkymässä. Jos tämä ei ratkaise ongelmaa, Excelin numeerisen sarakkeen tiedot ovat liian suuret Accessin kohdekenttään nähden. Kohdekentän Kentän koko -ominaisuudeksi on saatettu esimerkiksi määrittää Accessin tietokannassa Tavu, mutta lähdetiedoissa on lukua 255 suurempi arvo. Korjaa lähdetiedoston arvot ja yritä tuoda tiedot uudelleen.

Näyttömuoto

Saatat joutua määrittämään tiettyjen kenttien Muoto-ominaisuuden rakennenäkymässä, jotta voit varmistaa, että arvot näkyvät oikein taulukkonäkymässä. Esimerkki:

  • Kyllä/Ei-kenttä näyttää taulukkonäkymässä arvot -1 ja 0 tuontitoiminnon suorittamisen jälkeen. Jos haluat korjata tämän tuonnin suorittamisen jälkeen, näytä valintaruudut määrittämällä kentän Muoto-ominaisuudeksi Kyllä/Ei.

  • Pitkät ja keskipitkät päivämäärät saattavat näkyä Accessissa lyhyinä päivämäärinä. Voit korjata tämän avaamalla kohdetaulukon Accessin rakennenäkymässä ja määrittämällä kentän Muoto-ominaisuudeksi Pitkä päivämäärä tai Keskipitkä päivämäärä.

Huomautus: Jos lähdelaskentataulukossa on RTF-muotoilua, kuten lihavointi, alleviivaus tai kursivointi, teksti tuodaan, mutta muotoilut menetetään.

Arvojen kaksoiskappaleet (avainvirhe)

Tuotavissa tietueissa saattaa olla arvojen kaksoiskappaleita, joita ei voida tallentaa kohdetaulukon perusavainkenttään tai kenttään, jonka Indeksoitu-ominaisuudeksi on määritetty Kyllä (ei kaksoisarvoja). Poista lähdetiedostosta kaksi kertaa esiintyvät arvot ja kokeile tuontia uudelleen.

Päivämääräarvot heittävät neljällä vuodella

Excel-laskentataulukosta tuodut päivämääräkentät voivat heittää neljällä vuodella. Windows Excel käyttää 1900-päivämääräjärjestelmää (jossa sarjanumerot ovat välillä 1–65 380), mikä vastaa päivämääriä 1. tammikuuta 1900 – 31. joulukuuta 2078. Macintosh Excel taas käyttää 1904-päivämääräjärjestelmää (jossa sarjanumerot ovat välillä 0–63 918), mikä vastaa päivämääriä 1. tammikuuta 1904 – 31. joulukuuta 2078.

Korjaa päivämäärät muuttamalla Excel-työkirjan päivämääräjärjestelmä ennen tietojen tuomista tai suorita tietojen liittämisen jälkeen lauseketta [päivämääräkentän nimi] + 1462 käyttävä päivityskysely.

Tyhjät arvot

Näyttöön saattaa tuontitoiminnon lopussa tulla virheilmoitus, joka kertoo, että tietoja poistettiin tai menetettiin toiminnon aikana. Saatat myös huomata, että jotkin kenttäarvot ovat tyhjiä, kun avaat taulukon taulukkonäkymässä. Jos Excelin lähdesarakkeita ei ole muotoiltu tai ensimmäiset kahdeksan lähderiviä sisältävät toisen tietotyypin arvoja, avaa lähdelaskentataulukko ja toimi seuraavasti:

  • Muotoile lähdesarakkeet.

  • Siirrä rivejä siten, että jokaisen sarakkeen kahdeksan ensimmäistä riviä eivät sisällä eri tietotyyppien arvoja.

  • Valitse tuonnin yhteydessä oikea tietotyyppi kullekin kentälle. Jos tietotyyppi on virheellinen, sarakkeessa saattaa olla tyhjiä tai virheellisiä arvoja tuontitoiminnon suorittamisen jälkeen.

Tyhjien arvojen esiintymistä voidaan vähentää seuraavia ohjeita noudattamalla. Seuraavassa taulukossa on lueteltu tilanteita, jotka aiheuttavat tyhjiä arvoja:

Puuttuvien arvojen tyyppi

Kohdetaulukko

Kohdekentän tyyppi

Ratkaisu

Teksti

Uusi taulukko

Päivämäärä

Korvaa kaikki tekstiarvot päivämääräarvoilla ja yritä tuoda tiedot uudelleen.

Teksti

Aiemmin luotu taulukko

Numeerinen tai päivämäärä

Korvaa kaikki tekstiarvot kohdekentän tietotyyppiä vastaavilla arvoilla ja yritä tuoda tiedot uudelleen.

Numeerisilla arvoilla korvatut päivämääräarvot

Näet seuraavissa tilanteissa näennäisesti sattumanvaraisia viisinumeroisia lukuja todellisten päivämääräarvojen sijaan:

  • Laskentataulukon lähdesarakkeen kahdeksan ensimmäistä riviä sisältävät vain numeerisia arvoja, mutta niitä seuraavilla riveillä on päivämääräarvoja. Päivämääräarvot muunnetaan virheellisesti.

  • Lähdesarakkeen kahdeksalla ensimmäisellä rivillä on päivämääräarvoja ja yritit tuoda sen numeeriseen kenttään. Päivämääräarvot muunnetaan virheellisesti.

    Voit välttää tämän korvaamalla lähdesarakkeen päivämääräarvot numeerisilla arvoilla. Yritä sitten tuoda tiedot uudelleen.

    Jos pääasiassa päivämääräarvoja sisältävä sarake sisältää myös useita tekstiarvoja, kaikki päivämääräarvot saattavat näkyä sattumanvaraisina viisinumeroisina lukuina. Voit välttää tämän korvaamalla tekstiarvot päivämääräarvoilla. Yritä sitten tuoda tiedot uudelleen.

Päivämääräarvoilla korvatut numeeriset arvot

Näet seuraavissa tilanteissa näennäisesti sattumanvaraisia päivämääräarvoja todellisten numeeristen arvojen sijaan:

  • Lähdesarakkeen kahdeksan ensimmäistä riviä sisältävät vain päivämääräarvoja, mutta niitä seuraavilla riveillä on muutamia numeerisia arvoja. Numeeriset arvot muunnetaan virheellisesti.

  • Lähdesarakkeen kahdeksalla ensimmäisellä rivillä on numeerisia arvoja ja yritit tuoda sen päivämääräkenttään. Numeeriset arvot muunnetaan virheellisesti.

Voit välttää tämän korvaamalla lähdesarakkeen numeeriset arvot päivämääräarvoilla. Yritä sitten tuoda tiedot uudelleen.

Haluat ehkä lisäksi tarkastella virhelokitaulukkoa (mainitaan ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla) taulukkonäkymässä. Taulukossa on kolme kenttää: – Virhe, Kenttä ja Rivi. Jokaisella rivillä on tietoja tietystä virheestä ja Virhe-kentän sisältö auttaa ongelman vianmäärityksessä.

Virhemerkkijonot ja vianmääritysohjeita

Virhe

Kuvaus

Kentän katkaisu

Kentän arvo on liian suuri kentän Kentän koko -ominaisuusasetukselle.

Tyypin muuntovirhe

Laskentataulukon arvo on virheellinen kentän tietotyypille. Arvo saattaa puuttua tai näkyä virheellisesti kohdekentässä. Katso edellisestä taulukosta lisätietoja ongelman vianmäärityksestä.

Avainvirhe

Tietueen perusavainarvo on kaksoisarvo – se on jo taulukossa.

Kelpoisuussääntövirhe

Arvo rikkoo sääntöä, joka on määritetty käyttämällä kyseisen kentän tai taulukon Kelpoisuussääntö-ominaisuutta.

Tyhjä arvo pakollisessa kentässä

Kentässä ei sallita tyhjää arvoa, sillä kentän Pakollinen-ominaisuudeksi on määritetty Kyllä.

Tyhjä arvo Laskuri-kentässä

Tuotavissa tiedoissa on Tyhjä-arvo, joka yritettiin liittää Laskuri-kenttään.

Tietuetta ei voi jäsentää

Tekstiarvossa on tekstierotinmerkki (yleensä lainausmerkit). Jos arvossa on erotinmerkki, merkki on toistettava tekstitiedostossa kahdesti, esimerkiksi:

4 1/2"" halkaisija

Sivun alkuun

Linkittäminen Excelissä oleviin tietoihin

Kun linkität Access-tietokannan toisen ohjelman tietoihin, voit käyttää Accessin kysely- ja raportointityökaluja ilman, että sinun tarvitsee säilyttää Excel-tietojen kopiota tietokannassasi.

Kun linkität Excel-laskentataulukkoon tai nimettyyn alueeseen, Access luo uuden lähdesoluihin linkitetyn taulukon. Kaikki Excelin lähdesoluihin tekemäsi muutokset näkyvät linkitetyssä taulukossa. Et voi kuitenkaan muokata vastaavan taulukon sisältöä Accessissa. Jos haluat lisätä, muokata tai poistaa tietoja, muutokset on tehtävä lähdetiedostossa.

Yleisiä tilanteita, joissa linkitetään Excelin laskentataulukkoon Accessista

Excel-laskentalukkoon linkitetään (tietojen tuonnin sijaan) tavallisesti seuraavista syistä:

  • Haluat säilyttää tietosi Excel-laskentataulukoissa, mutta haluat myös käyttää Accessin tehokkaita kysely- ja raportointiominaisuuksia.

  • Osastosi tai työryhmäsi käyttää Accessia, mutta ulkoisten lähteiden tiedot ovat Excel-laskentataulukoissa. Et halua säilyttää ulkoisten tietojen kopioita, mutta haluat käsitellä niitä Accessissa.

Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun linkität Excel-laskentataulukkoon,

  • et voi luoda linkkiä Access-tietokantaan Excelissä.

  • Kun linkität Excel-tiedostoon, Access luo uuden taulukon, johon viitataan usein linkitettynä taulukkona. Taulukko näyttää lähdelaskentataulukon tai nimetyn alueen tiedot, mutta se ei tallenna tietoja tietokantaan.

  • Et voi linkittää Excel-tietoja tietokannan aiemmin luotuun taulukkoon. Tämän vuoksi et voi liittää tietoja aiemmin luotuun taulukkoon linkitystoiminnon avulla.

  • Tietokannassa voi olla useita linkitettyjä taulukoita.

  • Kaikki Excel-tietoihin tekemäsi muutokset näkyvät automaattisesti linkitetyssä taulukossa. Linkitetyn taulukon sisältö ja rakenne ovat kuitenkin Accessissa vain luku -tilassa.

  • Kun avaat Excel-työkirjan Accessissa (valitse Avaa tiedosto -valintaikkunan Tiedostotyyppi-luetteloruudussa Microsoft Excel ja valitse haluamasi tiedosto), Access luo tyhjän tietokannan ja käynnistää automaattisesti ohjatun laskentataulukon linkittämisen.

Excel-tietojen valmisteleminen

  1. Etsi Excel-tiedosto ja laskentataulukko tai alue, jonka tietoihin haluat linkittää. Jos et halua linkittää koko laskentataulukkoon, voit määrittää nimetyn alueen, joka sisältää vain ne solut, jotka haluat linkittää.

    Nimetyn alueen luominen Excelissä (valinnainen – hyödyllinen, jos haluat linkittää ainoastaan laskentataulukon soluihin)   

    1. Siirry Exceliin ja avaa laskentataulukko, jossa haluat määrittää nimetyn alueen.

    2. Valitse solualue, joka sisältää linkitettävät tiedot.

    3. Napsauta valitun alueen sisällä hiiren kakkospainiketta ja valitse Nimeä alue tai Määritä nimi.

    4. Kirjoita alueen nimi Uusi nimi -valintaikkunan Nimi-ruutuun ja valitse OK.

      Huomioi, että voit linkitystoiminnon aikana linkittää vain yhteen laskentataulukkoon tai alueeseen kerrallaan. Jos haluat linkittää työkirjan useisiin tietokohtiin, toista linkitystoiminto jokaiselle laskentataulukolle tai alueelle.

  2. Tarkista lähdetiedot ja suorita seuraavassa taulukossa kuvatut toimet.

    Elementti

    Kuvaus

    Sarakemuoto

    Varmista, että solut ovat sarakemuodossa. Jos alueessa on yhdistettyjä soluja, solun sisältö sijoitetaan vasemmanpuoleista saraketta vastaavaan kenttään. Muut kentät jäävät tyhjiksi.

    Sarakkeiden ja rivien ohittaminen

    Lähdesarakkeita ja -rivejä ei voi ohittaa linkitystoiminnon aikana. Voit kuitenkin piilottaa kentät ja suodattaa tietueet avaamalla linkitetyn taulukon taulukkonäkymässä, kun olet tuonut tiedot Accessiin.

    Sarakkeiden määrä

    Lähdesarakkeiden määrä ei voi olla suurempi kuin 255, sillä Access ei tue taulukossa useampaa kuin 255 kenttää.

    Tyhjät sarakkeet, rivit ja solut

    Poista kaikki Excel-laskentataulukon tai -alueen tarpeettomat tyhjät sarakkeet ja rivit. Jos tyhjiä soluja löytyy, yritä lisätä puuttuvat tiedot.

    Virhearvot

    Jos laskentataulukon tai solualueen yhdessä tai useammassa solussa on virhearvoja, korjaa ne ennen tuontitoiminnon aloittamista. Jos lähdelaskentataulukko tai -alue sisältää virhearvoja, Access lisää tyhjän arvon taulukon vastaavaan kenttään.

    Tietotyyppi

    Linkitetyn taulukon kenttien tietotyyppiä tai kokoa ei voi muuttaa. Varmista ennen linkitystoiminnon aloittamista, että kaikissa sarakkeissa on määritetty tietotyyppi.

    On erittäin suositeltavaa muotoilla sarake, jos se sisältää eri tietotyyppien arvoja. Esimerkiksi laskentataulukon Lennon nro -sarakkeessa saattaa olla numero- ja tekstiarvoja, kuten 871, AA90 ja 171. Puuttuvilta tai virheellisiltä arvoilta voidaan välttyä toimimalla seuraavasti:

    1. Napsauta saraketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile solut.

    2. Valitse muoto Luku-välilehden Luokka-kohdassa.

    3. Valitse OK.

    1. rivi

    Jos laskentataulukon tai nimetyn alueen ensimmäisellä rivillä on sarakkeiden nimet, voit määrittää Accessin käsittelemään ensimmäisen rivin tietoja kentän niminä linkitystoiminnon aikana. Jos laskentataulukossa ei ole sarakenimiä tai määritetty sarakenimi rikkoo Accessin kentän nimeämissääntöjä, Access määrittää kelvollisen nimen kaikille vastaaville kentille.

  3. Sulje lähdetiedosto, jos se on auki.

Kohdetietokannan valmisteleminen

  1. Avaa tietokanta, johon haluat luoda linkin. Varmista, että tietokanta ei ole vain luku -tilassa ja että sinulla on tarvittavat oikeudet tehdä siihen muutoksia.

  2. Jos et haluat tallentaa linkkiä mihinkään nykyisistä tietokannoista, luo uusi tyhjä tietokanta: Valitse Tiedosto-välilehti, valitse Uusi ja valitse sitten Tyhjä tietokanta. Huomaa, että jos käytössäsi on Access 2007, napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse sitten Uusi.

Voit nyt aloittaa linkitystoiminnon.

Linkin luominen

  1. Ohjatun tuonti- tai linkitystoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Access-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Access-versiotasi:

    • Jos käytät Accessin uusinta Office 365 -tilausversiota, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Uusi tietolähde > Tiedostosta > Excel.

    • Jos käytössäsi on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Excel.

    • Jos käytössäsi on Access 2007, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä Excel.

    Huomautus: Ulkoiset tiedot -välilehti ei ole käytettävissä, jos tietokanta ei ole auki.

  2. Kirjoita Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskentataulukko -valintaikkunan Tiedoston nimi -ruutuun Excel-lähdetiedoston nimi.

  3. Valitse Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko ja valitse sitten OK.

    Ohjattu laskentataulukon linkittäminen käynnistyy ja ohjaa linkittämistä.

  4. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla laskentataulukko tai alue ja valitse sitten Seuraava.

  5. Jos lähdelaskentataulukon tai -alueen ensimmäinen rivi sisältää kentän nimet, valitse Ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot. Access käyttää sarakeotsikoita taulukon kenttien nimeämiseen. Jos sarakkeen nimessä on tiettyjä erikoismerkkejä, sitä ei voi käyttää kentän nimenä Accessissa. Tässä tapauksessa näyttöön tulee virhesanoma, joka kertoo, että Access määrittää kentälle kelvollisen nimen. Jatka valitsemalla OK.

  6. Määritä linkitetyn taulukon nimi ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla ja valitse sitten Valmis. Jos samanniminen taulukko on jo olemassa, sinulta kysytään, korvataanko aiemmin luotu taulukko tai kysely. Valitse Kyllä, jos haluat korvata taulukon tai kyselyn. Valitse Ei, jos haluat määrittää toisen nimen.

    Access yrittää luoda linkitetyn taulukon. Jos toiminto onnistuu, Access näyttää viestin Taulukko on linkitetty. Avaa linkitetty taulukko, tarkista kentät sekä tiedot ja varmista, että kaikkien kenttien tiedot ovat oikein.

    Jos näet virhearvoja tai virheellisiä tietoja, suorita lähdetietojen vianmääritys. Lisätietoja virhearvojen ja virheellisten arvojen vianmäärityksestä on seuraavassa osiossa.

Sivun alkuun

#Luku!-arvon ja muiden virheellisten arvojen vianmääritys linkitetyssä taulukossa

Vaikka näyttöön tulee viesti Taulukko linkitetty, taulukko kannattaa avata taulukkonäkymässä ja varmistaa, että riveillä ja sarakkeissa on oikeat tiedot.

Jos taulukossa on virheitä tai virheellisiä tietoja, korjaa virheet seuraavassa taulukossa osoitetulla tavalla. Yritä sitten linkittää taulukko uudelleen. Huomioi, että et voi lisätä arvoja suoraan linkitettyyn taulukkoon, sillä se on vain luku -tilassa.

Ongelma

Ratkaisu

Graafiset elementit

Excel-laskentataulukon graafisia elementtejä, kuten logoja, kaavioita ja kuvia, ei voi linkittää Accessiin.

Näyttömuoto

Saatat joutua määrittämään tiettyjen kenttien Muoto-ominaisuuden rakennenäkymässä, jotta voit varmistaa, että arvot näkyvät oikein taulukkonäkymässä.

Lasketut arvot

Laskettujen sarakkeiden tai solujen tulokset näytetään vastaavassa kentässä, mutta et voi tarkastella kaavaa (tai lauseketta) Accessissa.

Katkaistut tekstiarvot

Levennä saraketta taulukkonäkymässä. Jos et vieläkään näe koko arvoa, se saattaa olla pidempi kuin 255 merkkiä. Access voi linkittää vain ensimmäisiin 255 merkkiin, joten sinun on tuotava tiedot niiden linkittämisen sijaan.

Numeerisen kentän ylivuoto -virhesanoma

Linkitetty taulukko saattaa näyttää virheettömältä, mutta kun myöhemmin suoritat taulukossa kyselyn, näyttöön saattaa tulla Numeerisen kentän ylivuoto -virhesanoma. Tämä saattaa johtua linkitetyn taulukon kentän ja kenttään tallennetun tietotyypin välisestä ristiriidasta.

Arvot TOSI tai EPÄTOSI ja -1 tai 0

Jos lähdelaskentataulukossa tai -alueella on vain arvoja TOSI tai EPÄTOSI sisältävä sarake, Access luo linkitetyn taulukon sarakkeelle Kyllä/Ei-kentän. Jos lähdelaskentataulukossa tai -alueella on vain arvoja -1 tai 0 sisältävä sarake, Access luo oletusarvoisesti sarakkeelle numeerisen kentän. Taulukon vastaavan kentän tietotyyppiä ei voi muuttaa. Jos haluat linkitettyyn taulukkoon Kyllä/Ei-kentän, varmista, että lähdesarake sisältää arvot TOSI ja EPÄTOSI.

Moniarvoiset kentät

Access ei tue moniarvoisia kenttiä, vaikka lähdesarakkeessa olisi puolipisteellä (;) erotettu arvoluettelo. Arvoluetteloa kohdellaan yhtenä arvona ja se sijoitetaan tekstikenttään.

#Luku!

Access näyttää #Luku! -virhearvon kentän todellisten tietojen sijaan seuraavissa tilanteissa:

  • Jos lähdesarake sisältää joitakin numeerisia arvoja tai päivämääräarvoja sarakkeessa, joka sisältää tavallisesti tekstiarvoja, numeerisia arvoja ja päivämääräarvoja ei tuoda.

  • Jos lähdesarake sisältää joitakin tekstiarvoja sarakkeessa, joka sisältää etupäässä numeerisia arvoja, tekstiarvoja ei tuoda.

  • Jos lähdesarake sisältää joitakin tekstiarvoja sarakkeessa, joka sisältää etupäässä päivämääräarvoja, tekstiarvoja ei tuoda.

Poista taulukon tyhjät arvot seuraavasti:

  1. Varmista, ettei lähdesarakkeessa ole erityyppisiä arvoja.

  2. Muotoile Excel-laskentataulukon sarakkeet.

  3. Valitse linkityksen yhteydessä oikea tietotyyppi kullekin kentälle. Jos tietotyyppi on virheellinen, sen tuloksena luotavassa sarakkeessa saattaa olla vain #Luku! -virhearvoja kaikille tietoriveille.

Numeeriset arvot päivämääräarvojen sijaan

Jos kentässä on näennäisesti sattumanvarainen viisinumeroinen luku, tarkista, onko lähdesrakkeessa enimmäkseen numeerisia arvoja ja myös muutamia päivämääräarvoja. Numeerisissa sarakkeissa olevat päivämääräarvot muunnetaan numeroksi virheellisesti. Korvaa päivämääräarvot numeerisilla arvoilla ja yritä linkittää tiedot uudelleen.

Päivämääräarvot numeeristen arvojen sijaan

Jos kentässä on näennäisesti sattumanvarainen päivämääräarvo, tarkista, onko lähdesrakkeessa enimmäkseen päivämääräarvoja ja myös muutamia numeerisia arvoja. Päivämääräsarakkeissa olevat numeeriset arvot muunnetaan päivämääräksi virheellisesti. Korvaa numeeriset arvot päivämääräarvoilla ja yritä linkittää tiedot uudelleen.


Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×