Excel-tietolähteen valmisteleminen Wordin yhdistämistoimintoa varten

Välttämätön vaihe Word yhdistämisprosessissa on tietolähteen määrittäminen ja valmisteleminen. Voit käyttää aiemmin luotua Excel tietolähdettä tai luoda uuden tietolähteen tuomalla sarkaimella erotetun(.txt) tai pilkulla erotetun arvon (.csv)-tiedoston. Kun olet määrittänyt ja valmistellut tietolähteen, voit suorittaa yhdistämisen käyttämällä Dynamic Data Exchange (DDE) vaiheittaista ohjattua yhdistämistä tai manuaalista yhdistämismenetelmää.

Jos käytössäsi ei ole aiempaa Excel-tietolähdettä yhdistämistä varten, voit käyttää yhteyshenkilöluetteloa tai osoitekirjaa .txt- tai .csv-tiedostossa. Ohjattu tekstin tuominen auttaa sinua tuomaan txt- tai .csv-tiedostoon sisältyvät tiedot Exceliin.

  1. Avaa Excel.

  2. Valitse Tiedot-välilehdessä Nouda ulkoiset tiedot > Tekstistä.

    Tiedot-välilehden Tekstistä-vaihtoehto näkyy korostettuna.

  3. Valitse haluamasi .txt- tai .csv-tiedosto ja valitse sitten Tuo.

  4. Valitse kohdassa Tekstin ohjattu tuominenAlkuperäisen tietotyyppi -ruudussa Eroteltu.

    Excelin ulkoisten tietojen hankkiminen tekstistä, ohjatun tekstin tuomisen vaihe 1/3

  5. Valitse Tiedoissani on otsikoita -valintaruutu Esikatselu-ruudussa, jos tuomassasi tiedostossa on otsikoita ja valitse sitten Seuraava.

  6. Valitse Erottimet-ruudussa oleva valintaruutu, joka vastaa erotinta (kuten sarkain tai pilkku), jota tietosi käyttävät, ja valitse sitten Seuraava.

    Erottimien vaihtoehdot näkyvät korostettuina ohjatussa tekstintuonnissa.

    Vihje: Tietojen esikatselu -ruutu näyttää, miltä tulokset näyttävät taulukkomuodossa.

  7. Valitse kohdassa Tietojen esikatselu sarake, joka sisältää postinumerot, ja valitse kohdassa Sarakkeen tietojen muotoTeksti.

    Sarake-tietomuodon Teksti-vaihtoehto näkyy korostettuna ohjatussa tekstintuonnissa.

    Huomautukset: 

    • Käytettävissä olevat muodot ovat Yleiset, Teksti ja Päivämäärä. Joka kerta, kun käytät tietomuotoa sarakkeeseen, muodon nimi ilmestyy tämän sarakkeen taulukon otsikkoon.

    • Numeerisia tietoja, kuten esimerkiksi prosentin tai valuutta-arvon, sisältävää saraketta voidaan muotoilla vasta tiedoston tuomisen jälkeen. Katso alaosiota ”Muotoile numeerisia tietoja Excelissä”, jossa on lisätietoja.

  8. Toista vaihe 7 tarvittaessa valitsemalla muutettava sarake ja sovellettava tietomuoto.

  9. Valitse Valmis.

  10. Hyväksy Tietojen tuominen -valintaikkunassa kohdan Aiemmin luotu laskentataulukko oletusasetus ja solun osoite, ja valitse sitten OK.

    Tietojen tuominen -valintaikkunassa voit valita, haluatko sijoittaa tiedot aiemmin luotuun laskentataulukkoon, oletusasetukseen vai uuteen laskentataulukkoon

    Varoitus: Solun osoite Tietojen tuominen -valintaikkunassa näyttää nykyisin valitun solun. Tiedot tuodaan nimetyn solun osoitteesta alkaen.

  11. Kun olet valmis, tallenna tietolähde uudella nimellä.

Numeeristen tietojen muotoileminen Excelissä

Muotoile kaikkia numeerisia tietoja, kuten prosenttimääriä tai valuutta-arvoja missä tahansa uudessa tai olemassa olevassa tietolähteessä Excelissä, joita aiot käyttää Wordin yhdistämisessä. Jos haluat säilyttää numeeriset tiedot, joita olet muotoillut prosentteina tai valuuttana yhdistämisen aikana, noudata kohdan ”Vaihe 2: Käytä yhdistämiseen Dynamic Data Exchangeä (DDE)” ohjeita.

Varmista, että muotoilet oikein numeeristen tietojen sarakkeita omassa Excel tietolähteessä, jota käytät postitusluetteloa varten Word yhdistämisessä. Voit muotoilla esimerkiksi numeroita sisältävää saraketta vastaamaan tiettyä luokkaa, kuten valuuttaa.

  1. Avaa oma Excel tietolähde.

  2. Valitse sarake, jota haluat muotoilla.

  3. Valitse Aloitus-välilehden Luku-ryhmässä Lukumuotoilu (Yleistä) ruudussa alanuolella, ja valitse sitten vaihtoehto luettelosta.

    Valitse Excelin Aloitus-välilehden Luku-ryhmässä alanuoli Yleiset-ruudussa, jos haluat valita käytettävän lukumuodon.

  4. Toista vaiheet 2 ja 3 tarvittaessa.

  5. Kun olet valmis, valitse Tallenna.

Jos sinulla Excel tietolähteen, joka sisältää muotoiltuja lukuja, kuten prosentteja ja valuutta-arvoja, jotkin numeeriset tiedot eivät välttämättä säilytä muotoiluaan yhdistämisen aikana. Saat näkyviin haluamasi yhdistämisen tulokset ja voit säilyttää numeeristen tietojen muotoilun Excel_genericissä DDE:n avulla.

Excelin tietomuoto verrattuna työn yhdistämiskenttään, kun käytät tai et käytä Dynamic Data Exchangea

Huomautus: Jos et halua käyttää DDE:tä, noudata artikkelin Käytä yhdistämistä joukkosähköpostiviestien lähettämiseen ohjeita.

  1. Avaa Word, valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset.

  2. Valitse kohdasta YleistäVahvista tiedostomuodon muuntaminen avattaessa -valintaruutu.

    Vahvista tiedostomuodon muuntaminen avattaessa -asetus

  3. Valitse OK.

  4. Valitse Postitukset-välilehdessä Aloita yhdistäminen > Vaiheittainen yhdistämisen ohjattu toiminto.

    Valitse Wordin Postitukset-välilehdessä Aloita yhdistäminen ja sitten Vaiheittainen yhdistämisen ohjattu toiminto.

  5. Valitse Yhdistäminen-ruudussa kohdasta Valitse vastaanottajatKäytä aiemmin luotua luetteloa.

    Wordissa Yhdistäminen-tehtäväruutu, joka avautuu, kun valitset vaiheittaisen yhdistämisen ohjatun toiminnon Yhdistäminen-ryhmässä

  6. Valitse kohdasta Käytä aiemmin luotua luetteloaSelaa, ja avaa sitten muotoiltu laskentataulukko.

  7. Valitse Vahvista tietolähde -valintaikkunassa Näytä kaikki -valintaruutu, valitse MS Excel ‑laskentataulukot DDE:n avulla (*.xls) > OK.

    Vahvista tietolähde -valintaikkuna

  8. Valitse Microsoft Excel -valintaikkunassa Koko laskentataulukko > OK.

    Microsoft Excel -valintaikkuna Wordissa

  9. Kun Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkuna tulee näkyviin, valitse OK.

    Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkuna, joka näyttää postitusluettelon tietolähteenä käytettävän Excel-laskentataulukon sisällön

  10. Jatka oman kirjeen, sähköpostiviestin, tarran tai kirjekuoren yhdistämisellä.

Vihje: Voit estää Wordiä antamasta kehotusta aina, kun avaat datatiedoston. Kun olet yhdistänyt postitusluetteloon, siirry kohtaan Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset. Poista kohdassa YleistäVahvista tiedostomuodon muuntaminen avattaessa -valintaruudun valinta.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×