Excel-tietolähteen valmisteleminen Word for Macissa

Olet laatinut yhteystietoluettelon, jota haluat käyttää yhdistämisessä. Jos yhteystietosi ovat Excel-laskentataulukossa, muotoile kaikki postinumerot tekstiksi, jotta et menetä mitään tietoja, kun suoritat yhdistämisen. Jos tuot yhteystietoja tekstitiedostosta (.txt) tai pilkuin erotettuja arvoja sisältävästä tiedostosta (.csv) uuteen laskentataulukkoon, ohjattu tekstin tuominen auttaa sinua tietojen tuomisessa ja muotoilemisessa.

Vaihe 1: Tietolähteen määrittämien Excelissä

Jos käytät jo Excel-laskentataulukkoa yhdistämisen tietolähteenä Wordissa, siirry tämän aiheen vaiheeseen 2. Jos tietolähteenä on .txt- tai .csv-tiedosto, joka sisältää esimerkiksi Gmail-yhteystiedot, määritä tiedot Exceliin ohjatun tekstin tuomisen avulla.

  1. Avaa Excel ja valitse Tiedot-välilehdessä Tekstistä.

    Valitse Tiedot-välilehdessä Tekstistä.

  2. Valitse haluamasi .csv- tai .txt-tiedosto ja valitse sitten He tiedot.

  3. Valitse Ohjattu tekstin tuominen -toiminnossa Seuraava.

  4. Valitse Erottimet-kohdassa oleva valintaruutu, joka vastaa erotinta (kuten sarkain tai pilkku), jota tietosi käyttävät, ja valitse sitten Seuraava.

    Vihje: Valittujen tietojen esikatselu -ruudussa näkyy, miltä tulokset näyttävät taulukkomuodossa.

    Ohjatun tekstintuonnin vaihe 2

  5. Valitse Valittujen tietojen esikatselu -kohdassa sarake, joka sisältää postinumerot, ja valitse Sarakkeen tietojen muoto -kohdassa Teksti.

    Ohjatun tekstintuonnin vaihe 3

  6. Toista vaihe 5 tarvittaessa valitsemalla muutettava sarake ja sovellettava tietomuoto.

    Huomautus: Joka kerta, kun käytät tietomuotoa sarakkeeseen, muodon nimi ilmestyy tämän sarakkeen taulukon otsikkoon.

  7. Valitse Finish (Valmis).

  8. Valitse Tietojen tuominen -valintaikkunassa kohde, johon haluat Excelin sijoittavan tiedot, ja valitse sitten OK.

    Huomautus: Tallenna laskentataulukko uudella tiedostonimellä.

Vaihe 2: Numeeristen tietojen muotoilu Excel-laskentataulukossa

Jotta varmistat, että postinumero säilyy oikeana yhdistämisen aikana nollien katoamatta, muotoile postinumerosarake tekstiksi.

  1. Avaa laskentataulukko ja valitse postinumerot sisältävä sarake.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Muotoile-ruudussa Teksti.

    Valitse Aloitus-välilehden Muotoile-ruudussa Teksti

Voit käyttää valmiita tietojasi yhdistämisessä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×