Excel-laskentataulukon yhteystietojen tuominen Outlookiin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jos sinulla on paljon työhön liittyviä tai henkilökohtaisia yhteystietoja laskentataulukossa, voit tuoda ne suoraan Outlook 2013 tai Outlook 2016 for Windows -sovellukseen pienellä valmistelulla. Tässä tehtävässä on kolme päävaihetta:

  1. Tallenna Excel-työkirja .csv-tiedostona.

  2. Tuo yhteystiedot.

  3. Yhdistä Excellaskentataulukon sarakkeet asianmukaisiin Outlook-kenttiin.

Vaihe 1: Tallenna työkirjasi Excel .csv-tiedostona

Outlook voi tuoda (.csv)-tiedostoja, joiden arvot on erotettu luettelomerkeillä, mutta ei useita laskentataulukoita sisältäviä työkirjoja. Tallennat siten vaiheessa 1 Excel-työkirjan .csv-tiedostona seuraavasti:

  1. Valitse työkirjassa laskentataulukko, jonka yhteystiedot haluat tuoda.

  2. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.

  3. Valitse tiedostolle tallennuspaikka.

  4. Valitse Tallennusmuoto-ruudussa CSV (luettelomerkein eroteltu) (*.csv) ja valitse Tallenna.

    Excel näyttää sanoman Valittu tiedostomuoto ei tue työkirjoja, jotka sisältävät useita laskentataulukoita. Tämä viittaa CSV-tiedostoja koskevaan rajoitukseen. Alkuperäiselle työkirjalle (.xlsx-tiedostolle) ei tapahdu mitään.

  5. Valitse OK.

    Excel näyttää seuraavan sanoman: Joitakin työkirjan ominaisuuksia voidaan menettää, jos työkirja tallennetaan muodossa CSV. Tämä viittaa ainoastaan CSV-tiedostoja koskevaan rajoitukseen ja se voidaan ohittaa.

  6. Napsauta Kyllä, jolloin Excel tallentaa nykyisen laskentataulukon CSV-tiedostona. Alkuperäinen työkirja (.xlsx-tiedosto) suljetaan.

  7. Sulje CSV-tiedosto.

Exceliä ei enää tarvita. Voit nyt aloittaa tuontiprosessin Outlookissa.

Huomautus:  Eri alueilla voidaan käyttää oletusarvoisena luetteloerottimena eri välimerkkejä. Esimerkiksi saksankielisillä alueilla oletuserottimena on puolipiste. Outlook ei kuitenkaan tue puolipistettä kenttien erottimena. Tällöin CSV-tiedoston puolipisteet voi joutua korvaamaan pilkuilla ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.

Vaihe 2: Tuo yhteystietoja Outlookiin

Huomautus:  Jos tuot .csv-tiedoston Outlook.com-tiliin (tai toiseen Exchange ActiveSync -tiliin) Outlook 2013:ssa, katso artikkelia Yhteystietojen tuominen Outlook.com-tiliin.

  1. Valitse Outlook:n valintanauhan yläosassa Tiedosto.

    Outlook 2016:n valintanauha näyttää tältä.
  2. Valitse Avaa ja vie > Tuo tai vie.

    Luo Outlookin .pst-tiedosto valitsemalla Tiedosto, sitten Avaa ja Vie ja lopuksi Tuo/vie

  3. Valitse Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja valitse sitten Seuraava.

    Ohjattu tuominen ja vieminen -toiminto

    Vihje: Jos sinua pyydetään antamaan salasana etkä ole määrittänyt salasanaa, siirry seuraavaan ikkunaan valitsemalla Peruuta.

  4. Valitse Luetteloerottimella erotetut arvot ja valitse Seuraava.

  5. Selaa tuotavaan .csv-tiedostoon.

  6. Valitse Asetukset-kohdassa, korvataanko kaksoiskappaleet (nykyiset yhteystiedot), luodaanko yhteystiedoista kaksoiskappaleita vai jätetäänkö kaksoiskappaleet tuomatta.

  7. Valitse Seuraava ja valitse sitten kohdekansio yhteystiedoille. Yhteystiedot on yleensä valittuna oletusarvoisesti, mutta jos näin ei ole, vieritä ylös- tai alaspäin, kunnes löydät sen. Voit myös valita toisen kansion tai luoda uuden kansion.

  8. Valitse Seuraava.

  9. Varmista, että Tuo "OmatYhteyshenkilöt.csv" -kohdan (olettaen että tämä on antamasi tiedostonimi) vieressä oleva valintaruutu on valittu.

  10. Älä valitse vielä Valmis, koska jotkin CSV-tiedoston sarakkeista on yhdistettävä Outlookin yhteystietokenttiin. Yhdistämisellä varmistetaan, että tuodut yhteystiedot näkyvät halutulla tavalla.

Vaihe 3: Yhdistä CSV-tiedostosarakkeiden Outlook yhteystietokenttiin

  1. Napsauta Määritä käyttäjän kentät -painiketta. Mukautettujen kenttien yhdistäminen -valintaikkuna tulee näkyviin.

    • Lähde-kohdassa on ruutu, jossa on tuotavan CSV-tiedoston sarakkeiden nimet.

    • Kohde-kohdassa on vakiokentät, joita Outlook käyttää yhteystiedoille. Jos kenttä vastaa CSV-tiedoston saraketta, sarake näkyy Yhdistetty kohteesta -kohdassa.

    • Nimi-, Etunimi- ja Sukunimi-kentät ovat Outlookin vakioyhteystietokenttiä. Jos tuotavassa tiedostossa on tämännimisiä yhteystietoja, ne yhdistetään automaattisesti.

      Excelin sarakkeen yhdistäminen Outlookin yhteystietokenttään

  2. Todennäköisesti osa yhdistämisestä on tehtävä manuaalisesti. Esimerkin tuontitiedostossa yhteyshenkilön matkapuhelinnumero on Kännykkä-sarakkeessa. Sille ei ole täydellistä vastinetta Outlookissa. Voit kuitenkin etsiä sopivan vastineen Outlookissa seuraavasti:

    1. Vieritä oikealla olevaa ruutua alaspäin, kunnes löydät Muu osoite -kohdan, jonka vieressä on plusmerkki (+).

    2. Laajenna tiedot napsauttamalla plusmerkkiä, jolloin näkyviin tulee sopiva vastine, Matkapuhelin.

  3. Vedä Matkapuhelin-kohta vasemmasta ruudusta ja pudota se oikean ruudun Matkapuhelin-kohtaan.

    Huomaat, että Matkapuhelin näkyy nyt myös Matkapuhelin-kohdan vieressä Vastaavuudet määritetty kohteesta -sarakkeessa.

    Matkapuhelintieto on nyt yhdistetty Outlookin Matkapuhelin-kenttään

  4. Vedä loput arvoista yksi kerrallaan vasemmanpuoleisesta ruudusta oikeanpuoleisen ruudun sopiviin Outlook-kenttiin. Voit esimerkiksi vetää arvon Osoite joko Lähiosoite (koti)-tai Lähiosoite (työ) -kohtaan yhteyshenkilön osoitteen tyypistä riippuen.

  5. Valitse Valmis.

    Yhteystiedot tuodaan Outlookiin.

  6. Jos haluat tarkastella yhteystietoja Outlook 2016:ssa, valitse siirtymispalkin alaosan Henkilöt-kuvake.

    Napsauta Henkilöt-kuvaketta sivun alaosassa.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Outlookin sähköpostin, yhteystietojen ja kalenterin tuonti ja vienti

  1. Jos haluat tuoda Yhteystiedot-kansioon, siirry vaiheeseen 3.

  2. Jos haluat luoda uuden kansion Outlookissa, napsauta Yhteystiedot-kansiota hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Uusi kansio, kirjoita uuden kansion nimi ja valitse sitten OK.

  3. Valitse valintanauhan tiedosto-välilehti ja valitse-valikosta Avaa .

  4. Valitse Tuo-välilehti. Ohjattu tuominen ja vieminen-avautuu.

  5. Valitse Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostostaja valitse sitten Seuraava.

  6. Valitse Pilkuilla erotetut arvot (Windows)ja valitse sitten Seuraava.

  7. Jos tiedosto, joka näkyy ei ole oikea tiedosto, valitse Selaa , Etsi kansio, joka on kuvattu vaihe 3 ja kaksoisnapsauta sitten tiedosto napsauttamalla sitä.

  8. Jos olet tuomassa uuteen kansioon, asetukset eivät ole merkitystä, koska kaksoiskappaleita ei ole. Jos olet tuomassa ei uuteen kansioon, valitse eniten looginen valinta. Valitse Salli päällekkäisten kohteiden , jos ole varma, ja valitse sitten Seuraava.

  9. Valitse Yhteystiedot-kansioon tai toiseen yhteystiedot tyyppi-kansioon, jotka olet luonut ja valitse sitten Seuraava.

  10. Jos et ole varma, että laskentataulukon ensimmäisen rivin sarakenimet yhdistetään oikein Outlook-kenttiin, valitse Tarkista ne mukautettujen kenttien yhdistäminen .

  1. Jos haluat tuoda Yhteystiedot-kansioon, siirry vaiheeseen 3.

  2. Jos haluat luoda uuden kansion Outlookissa, Yhteystiedot, Yhteystiedot-kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Uusi kansio, kirjoita uuden kansion nimi ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Tiedosto-valikossa Tuonti ja vienti.

  4. Valitse Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse Pilkuilla erotetut arvot (Windows)ja valitse sitten Seuraava.

  6. Jos tiedosto, joka näkyy ei ole oikea tiedosto, Selaa, Etsi kansio, vaiheen 3 ja kaksoisnapsauta sitten tiedosto napsauttamalla sitä.

  7. Jos olet tuomassa uuteen kansioon, asetukset ei ole merkitystä, koska kaksoiskappaleita ei ole. Jos et valitse eniten looginen valinta. Valitse Salli päällekkäisten kohteiden , jos ole varma, ja valitse sitten Seuraava.

  8. Valitse Yhteystiedot-kansio tai muut yhteystiedot-tyypin-kansio, joka on luotu, voit tuoda, ja valitse sitten Seuraava.

  9. Jos et ole varma, että laskentataulukon ensimmäisen rivin sarakenimet yhdistetään oikein Outlook-kenttiin, valitse Tarkista ne mukautettujen kenttien yhdistäminen .

    Huomautus: Mukautettujen kenttien yhdistäminen ei ole käytettävissä, jos olet valinnut yhteyshenkilön tyyppi kansion tuominen. Valitse takaisin ja valitse sitten oikea kansio. Jos ole tyytyväinen määritykseen, valitse OK ja sulje Mukautettujen kenttien yhdistäminen -valintaikkunassa ja valitse sitten Valmis.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×