Excel 2016 -tietolähteen valmisteleminen Wordin yhdistämistoimintoa varten

Excel 2016 -tietolähteen valmisteleminen Wordin yhdistämistoimintoa varten

Olet laatinut yhteystietoluettelon ja muita tietoja, joita haluat käyttää Wordin yhdistämiseen. Jos tietolähteesi on aiemmin luotu Excel-laskentataulukko, sinun tarvitsee vain valmistella tiedot yhdistämistä varten. Mutta jos tietolähteesi on sarkaimilla erotettu (.txt) tai pilkuin erotettujen arvojen (.csv) tiedosto, sinun on ensin tuotava tiedot Exceliin ja sitten valmisteltava ne yhdistämistä varten.

Huomautus: Olet ehkä käyttänyt aiemmassa Excel-versiossa Dynamic Data Exchangea (DDE:tä) ohjatun vaiheittaisen yhdistämisen kanssa Wordissa. Excel ei enää tue DDE:tä. Jos haluaisit meidän harkitsevan tätä ominaisuutta Excelin seuraavaan versioon, anna meille palautetta Excelin ehdotusruudun kautta.

Vaihe 1: Määritä tietolähde Excelissä

Jos käytät jo Excel-laskentataulukkoa yhdistämisen tietolähteenä Wordissa, siirry tämän aiheen vaiheeseen 2. Jos tietolähteenä on .txt- tai .csv-tiedosto, joka sisältää esimerkiksi Gmail-yhteystiedot, määritä tiedot Exceliin käyttämällä ohjattua tekstin tuomista.

  1. Avaa Excel.

  2. Valitse Tiedot-välilehdessä Nouda ulkoiset tiedot > Tekstistä.

    Tiedot-välilehden Tekstistä-vaihtoehto näkyy korostettuna.

  3. Valitse haluamasi .txt- tai .csv-tiedosto ja valitse sitten Tuo.

  4. Valitse kohdassa Tekstin ohjattu tuominenAlkuperäisen tietotyyppi -ruudussa Eroteltu.

    Excelin ulkoisten tietojen hankkiminen tekstistä, ohjatun tekstin tuomisen vaihe 1/3

  5. Valitse Tiedoissani on otsikoita -valintaruutu Esikatselu-ruudussa, jos tuomassasi tiedostossa on otsikoita ja valitse sitten Seuraava.

  6. Valitse Erottimet-ruudussa oleva valintaruutu, joka vastaa erotinta (kuten sarkain tai pilkku), jota tietosi käyttävät, ja valitse sitten Seuraava.

    Erottimien vaihtoehdot näkyvät korostettuina ohjatussa tekstintuonnissa.

    Vihje: Tietojen esikatselu -ruutu näyttää, miltä tulokset näyttävät taulukkomuodossa.

  7. Valitse kohdassa Tietojen esikatselu sarake, joka sisältää postinumerot, ja valitse kohdassa Sarakkeen tietojen muotoTeksti.

    Sarake-tietomuodon Teksti-vaihtoehto näkyy korostettuna ohjatussa tekstintuonnissa.

    Huomautus: Joka kerta, kun käytät tietomuotoa (Yleiset, Teksti tai Päivämäärä) sarakkeeseen, muodon nimi ilmestyy tämän sarakkeen taulukon otsikkoon.

  8. Toista vaihe 7 tarvittaessa valitsemalla muutettava sarake ja sovellettava tietomuoto.

  9. Valitse Valmis.

  10. Hyväksy Tietojen tuominen -valintaikkunassa kohdan Aiemmin luotu laskentataulukko oletusasetus ja solun osoite, ja valitse sitten OK.

    Tietojen tuominen -valintaikkunassa voit valita, haluatko sijoittaa tiedot aiemmin luotuun laskentataulukkoon, oletusasetukseen vai uuteen laskentataulukkoon

    Varoitus: Solun osoite Tietojen tuominen -valintaikkunassa näyttää nykyisin valitun solun. Tiedot tuodaan nimetyn solun osoitteesta alkaen.

  11. Tallenna laskentataulukko uudella tiedostonimellä.

Kun olet tuonut .txt- tai .csv-tiedoston onnistuneesti, siirry vaiheeseen 2.

Vaihe 2: Valmistele tietolähde

Varmista, että muotoilet oikein numeeristen tietojen sarakkeita omassa Excel tietolähteessä, jota käytät postitusluetteloa varten Word yhdistämisessä. Voit muotoilla esimerkiksi numeroita sisältävää saraketta vastaamaan tiettyä luokkaa, kuten valuuttaa.

Jos valitset luokaksi prosentit, huomioi, että prosenttimuotoilu kertoo solun arvon 100:lla. Muotoile prosenttisarake tekstiksi, jos haluat välttää kertolaskun. Myös postinumeroita sisältävä sarake on muotoiltava tekstiksi, jotta tiedot säilyvät yhdistämisen aikana. Postinumeroiden alussa olevat nollat (esimerkiksi 00399) poistetaan yhdistämisen aikana, jos niitä ei muotoilla tekstiksi.

  1. Avaa Excel-tietolähde ja valitse postinumerot sisältävä sarake.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Luku-ryhmässä Lukumuotoilu (Yleistä) ruudussa alanuolella, ja valitse sitten vaihtoehto luettelosta.

    Valitse Excelin Aloitus-välilehden Luku-ryhmässä alanuoli Yleiset-ruudussa, jos haluat valita käytettävän lukumuodon.

Varmista, että lisäät sopivan merkin yhdistämiskentän eteen tai taakse. Tässä näet esimerkin siitä, miltä valuutta- ja prosenttiarvot näyttävät, jos jätät merkit pois.

Yhdistämisasiakirja, jossa lukee ”osuutesi 50,00” ja ”tarjoavat sinulle 20 alennuksen”.

Jos lisäät merkit, numeroissa on enemmän järkeä.

Yhdistämisen tulosasiakirjassa lukee ”osuutesi $50,00” ja ”tarjoavat sinulle 20 %:n alennuksen”.

Yhdistämisasiakirjassa merkit lisätään yhdistämiskenttien eteen tai taakse seuraavasti:

Esimerkki yhdistämisasiakirjasta, jossa Lahjoitus-nimisen kentän edessä on dollarimerkki ja Prosentti-nimisen kentän perässä on prosenttimerkki.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×