Excel 2016:n Oma kassavirta -mallin käyttäminen

Excel 2016:ssa voit analysoida erilaisia tietoja kaikenlaisista lähteistä ja monista eri syistä. Tämä artikkeli esittelee Excel 2016:n mukana tulevan Oma kassavirta -mallin käyttöä. Mallin avulla voit hallita rahankäyttöäsi tarkkailemalla mitä ansaitset, paljonko kulutat ja mihin käytät rahaa.

Oma kassavirta -mallin käyttö

Oma kassavirta -malli on yksinkertainen esimerkki siitä, miten Excel 2016 analysoi, mallintaa ja esittelee tietoja kiinnostavilla ja oivaltavilla tavoilla. Mallin avulla on kätevä tutustua Excel 2016:n tietojen analysointiominaisuuksiin. Samalla näytetään, miten Excelin mukana tulevat mallit helpottavat tietojen analysointia.

Tässä artikkelissa opit seuraavat asiat Excel 2016:sta:

  1. Tiedon mallintaminen Excelin sisäänrakennettujen mallintamisominaisuuksien avulla.

  2. Excelin aikatietotoimintojen käyttäminen.

  3. Miten Oma kassavirta -malli on luotu käyttämällä tehokkaita laskutoimituksia, joista käytetään nimitystä Mitat ja joita sinäkin voit käyttää omissa työkirjoissasi.

Oma kassavirta -mallin avaaminen

Avaa Oma kassavirta -malli valitsemalla Uusi > Taloushallinnon analyysiominaisuuksien esittely.

Oma kassavirta -malli

Jos et näe mallia, kirjoita hakuruutuun taloushallinnon analyysiominaisuuksien esittely ja aloita sitten haku napsauttamalla suurennuslasipainiketta (tai painamalla Enter-näppäintä). Oma kassavirta -malli tulee näkyviin.

Kun malli on avattu, näet työkirjan ensimmäisen välilehden nimeltä Aloitus. Napsauta Aloitetaan-painiketta.

Oma kassavirta - Aloittaminen

Työkirjan Oma kassavirta -välilehti on valittuna ja siinä näkyy valitun vuoden kassavirran raportti. Kassavirtakaavio näyttää kassavirran vuosivertailun kuluvan vuoden (joka valitaan työkirjan oikean yläkulman painikkeilla) ja edellisen vuoden välillä. Tätä kutsutaan aikatietolaskennaksi. Voit valita eri vuoden käyttämällä työkirjan oikean yläkulman painikkeita. Huomaat, kuinka pylväskaavio muuttuu, kun valitset eri vuoden.

Oma kassavirta -vuosi-osittaja

Omien kassavirtatietojen syöttäminen

Mallin mukana tulleiden esimerkkitietojen tarkastelu on mielenkiintoista, mutta vielä mielenkiintoisempaa on käyttää omia tietojasi. Lisää omat lukusi – joko aidot kassavirtatietosi tai esimerkkiluvut mallin kokeilua varten – valitsemalla laskentataulukon Mallitiedot-välilehti. Huomaa taulukon oikealla puolella olevat KOKEILE-ohjeet, joista saat apua ja joissa on myös painike omien mallitietojen antamista varten.

Esimerkkitietojen lisääminen

Kun valitset Lisää uusi mallirivi, mallin taulukon alareunaan korostuu uusi rivi, jonka neljään sarakkeeseen täytetään seuraavat tiedot:

  • Tapahtumalaji – ensimmäiseen sarakkeeseen merkitään joko tulo tai meno. Käyttämällä vain näitä kahta luokkaa Oma kassavirta -laskentataulukon kaavio pystyy vertailemaan tuloja ja menoja johdonmukaisesti. Tässä esimerkissä bonus merkitään tuloiksi.

  • Päivämäärä – tämä on tapahtuman päivämäärä. Malli merkitsee automaattisesti 1.4.2015, mutta voit lisätä haluamasi tiedon. Oma kassavirta -taulukon kaavio ryhmittelee tulot ja menot kuukauden ja vuoden mukaan tämän sarakkeen arvon perusteella.

  • Luokka – tässä sarakkeessa voit luokitella tulot ja menot. Voit valita useista valmiiksi lisätyistä luokista. Voit myös luoda uuden luokan, jos vaikka odotat saavasi useita bonuksia. Voit tarkastella tuloja ja menoja luokan mukaan, joten johdonmukaisten tietojen lisääminen tähän sarakkeeseen helpottaa myöhempää analysointia.

  • Summa – tähän merkitään tulojen tai menojen määrä. Tähän sarakkeeseen merkitään positiivisia lukuja (ei siis esimerkiksi negatiivisia lukuja menoja varten), koska tietomalliin liitetyt laskutoimitukset pystyvät käsittelemään tulot ja menot oikein tähän sarakkeeseen lisättyjen positiivisten lukujen perusteella.

Kirjoita esimerkkitiedot Oma kassavirta -malliin

Kun tiedot on lisätty, palataan kaavioon ja napsautetaan Päivitä nyt -painiketta, mikä päivittää tietomallin. Tehdyt muutokset näkyvät nyt kassavirtakaaviossa. Kun tuloihin lisättiin 1 500 € KOKEILE-ohjeiden avulla, huhtikuun luvut muuttuivat niin, että 38,94 % edellisvuotta heikommasta tuloksesta tuli nyt 68,48 % vahvempi tulos edellisvuoteen verrattuna.

Uudet tiedot muuttavat huhtikuun kassavirtaa

Excel-tietomallin käyttäminen

Olet juuri ollut vuorovaikutuksessa Excel-tietomallin kanssa lisäämällä edellisissä vaiheissa Oma kassavirta -työkirjaan lisää mallitietoja. Tietomalli on järjestelmällinen kokoelma tietoelementtejä, jotka ovat yhteydessä toisiinsa jäsennetyllä tai vakioidulla tavalla. Oma kassavirta -tietomallissa on useita tietoelementtejä (kassavirran merkinnät), jotka liittyvät toisiinsa neljän jäsennetyn (tai vakioidun) luokan kautta (tapahtumatyyppi, päivämäärä, luokka ja summa).

Tietomallit voivat olla yksinkertaisia, kuten Oma kassavirta -tietomalli, tai monimutkaisia, kuten tietokannat tai tietokantakokoelmat, jotka on järjestetty liittymään toisiinsa määritellyillä tavoilla. Tietomallien ei tarvitse olla pysyviä tai tietokanta-asiantuntijoiden tekemiä. Tietomalleja voidaan luoda helposti Excelissä eri lähteistä ja omia tietoanalyysitarpeita silmällä pitäen.

Tietomallia voidaan analysoida myös tarkastelemalla vain osaa sen tiedoista erityisillä tavoilla, esimerkiksi kaavioiden tai muiden visualisointien avulla. Voit esimerkiksi haluta analysoida vain kulujasi ja vain vuotta 2015. Tällöin tarkastelet (analysoit) vain sitä tietomallin osajoukkoa, joka vastaa antamiasi ehtoja, ja pystyt helpommin ymmärtämään näkemääsi. Tietomallien tapaan myös visualisoinnit ja tietojen analysoinnit voivat olla joko yksinkertaisia (esimerkiksi kaavio siitä, paljonko käytit rahaa Internet-laskuihin vuonna 2015) tai monimutkaisia.

Tietojen analysointi -apuohjelmien käyttöönotto

Excel 2016:ssa on tehokas tietojen mallintamisen ominaisuus nimeltä Power Pivot. Voit ottaa Power Pivotin ja muut tietojen analysoinnin apuohjelmat käyttöön valitsemalla Tiedosto > Asetukset, jolloin Excelin asetukset -ikkuna tulee näkyviin. Valitse Lisäasetukset vasemmanpuoleisesta ruudusta ja vieritä alaspäin Tiedot-osaan, joka on lähellä ikkunan alareunaa. Tiedot-osan alareunassa on vaihtoehto Ota Tietojen analysointi -apuohjelmat käyttöön: Power Pivot, Power View ja Power Map.

Excelin asetukset -ikkuna

Napsauta valintaruutua ja valitse OK.

Kun tietojen analysoinnin apuohjelmat ovat käytössä, Tietomallin hallinta -painike tulee näkyviin Tiedot-valintanauhan Datatyökalut-osassa. Kun Tietomallin hallinta -painiketta napsautetaan, Power Pivotin tietojen mallinnus -ikkuna tulee näkyviin.

Tietomallin hallinta Tiedot-valintanauhassa

Aikatietojen käyttäminen Excel 2016:n Mitat-toimintojen kanssa

Oma kassavirta -malli käyttää joitakin Excel 2016:n aikatieto-ominaisuuksia, kuten aiemmin tässä artikkelissa esiteltyä vuosivertailua. Nämä aikatieto-ominaisuudet toteutettiin tietomalliin luotuina Mittoina. Näet Mitat napsauttamalla Tiedot-välilehden Tietomallin hallinta -painiketta, jolloin Power Pivot -ikkuna tulee näkyviin. Ensimmäistä mittaa kutsutaan nimellä Kassavirta yhteensä.

Power Pivot -toimenpiteet

Oma kassavirta -mallin vuosivertailussa kuluvan vuoden kassavirtaa (josta käytetään tässä nimitystä KVK) verrataan edellisen vuoden kassavirtaan (EVK). Vuosivertailulaskenta luodaan seuraavan kaavan avulla:

Year-Over-Year = (CYC-PYC)/PYC

Oma kassavirta -malliin sisältyivät seuraavat aikatietomitat:

  • TotalIncome:=CALCULATE(sum([AMOUNT]),'Sample'[TRANSACTION TYPE]="Income")

    TotalIncome on yhteenveto Summa-sarakkeesta, mutta se sisältää vain ne arvot, joille on Tapahtumalaji-kohdassa määritetty arvo Tulo.

  • TotalExpenses:=CALCULATE(sum([AMOUNT])*-1,'Sample'[TRANSACTION TYPE]="Expenses")

    TotalExpenses on samantapainen kuin TotalIncome, mutta siinä Tapahtumalajiksi on määritetty Meno. Tulos kerrotaan sitten -1:llä, jotta nähdään, että kyse on menoista.

  • Total Cashflow:=[TotalIncome]+[TotalExpenses]

    Total Cashflow luodaan laskemalla yhteen [TotalIncome]+[TotalExpenses] -mitat. Kun se luodaan tällä tavalla käyttämällä mittoja rakenneosina, kumman tahansa mitan myöhemmät muutokset näkyvät automaattisesti Total Cashflow -arvossa.

    Kun Total Cashflow on käytössä, kassavirran tiedoista voidaan luoda pivot-taulukko. Vuosi-osittajan avulla voidaan tarkastella tietyn vuoden kassavirtaa, esimerkiksi kuluvan vuoden. Vuosivertailun luomiseksi tarvittiin myös edellisen vuoden kassavirta. Lisäksi edellisen vuoden kassavirta piti saada näkyviin osittajan näyttäessä kuluvaa vuotta. Kyseistä haastetta varten on laadittu mitta nimeltä PreviousYearCashflow.

  • PreviousYearCashflow:=CALCULATE([Total Cashflow],SAMEPERIODLASTYEAR('Calendar'[Date]))

    Laske on tehokas funktio; Laske-funktio pystyy korvaamaan olemassa olevan suodattimen uudella. Tällöin voidaan vastata analyyttisiin ongelmiin ja vastata käyttäjien tarpeisiin.

    PreviousYearCashflow-mitan avulla voidaan tehdä yhteenveto aiemmin luodusta Total Cashflow -mitasta ja saada aikadimensiolle uutta kontekstia, minkä avulla saadaan halutut tiedot. Erityisesti: jos Total Cashflow on ositettu 2015:een, PreviousYearCashflow näyttää vuoden 2014 tiedot käyttämällä SAMEPERIODLASTYEAR- toimintoa.

Mitoissa käytetty kaavasyntaksi on osa tehokasta analyyttistä kieltä nimeltä DAX (Data Analysis Expressions). Lisätietoja DAX:stä on seuraavassa osassa, jossa esitellään aiheeseen liittyviä artikkeleita.

Katso myös

Haku- ja muuntotoiminnot Excel 2016:ssa

Haku- ja muuntotoimintojen käytön aloittaminen Excel 2016:ssa

Power Pivot – yleiskatsaus ja oppiminen

DAX (Data Analysis Expressions) -kieli Power Pivotissa

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×