Excel 2010:n perustoiminnot

Office 2010:n käytön aloittaminen Seuraavassa on muutamia perustehtäviä, joita voit tehdä Microsoft Excel 2010 -ohjelmassa.

Tämän artikkelin sisältö

Mikä Excel on?

Mallin etsiminen ja ottaminen käyttöön

Uuden työkirjan luominen

Työkirjan tallentaminen

Tietojen lisääminen laskentataulukkoon

Lukujen muotoileminen

Solun reunaviivojen ottaminen käyttöön

Excel-taulukon luominen

Solun sävytyksen ottaminen käyttöön

Tietojen suodattaminen

Tietojen lajitteleminen

Kaavan luominen

Tietojen esittäminen kaavioina

Tulosta laskentataulukko

Apuohjelmien aktivoiminen ja käyttäminen

Mikä Excel on?

Excel on Microsoft Office -ohjelmistoon sisältyvä laskentataulukko-ohjelma. Excelillä voit luoda ja muotoilla työkirjoja (laskentataulukkokokoelmia), joiden tietoja analysoimalla saat yritystoiminnan päätöksiä tukevia tietoja. Excelillä voit seurata tietoja, luoda erilaisia malleja tietojen analysointiin, laatia tietojen analysointiin soveltuvia kaavoja ja esittää tietoja erilaisilla kaavioilla.

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto Excelin käytön yleisistä skenaarioista.

Tilanne

Kuvaus

Esimerkkejä

Laskenta

Excelin tehokkaita laskentatoimintoja voi käyttää monenlaisessa kirjanpidossa.

  • Rahavirtalaskelma

  • Tuloslaskelma

  • Tuloslaskelmat

Laskutus ja myynti

Excelistä on paljon hyötyä laskutus- ja myyntitietojen hallinnassa ja voit luoda helposti tarvitsemasi lomakkeet.

  • Myyntilasku

  • Pakkausluettelo

  • Ostotilaus

Budjetointi

Excelissä voi luoda erilaisia budjetteja niin yksityiseen kuin yrityksenkin käyttöön.

  • Markkinoinnin budjettisuunnitelma

  • Tapahtuman budjetti

  • Eläkebudjetti

Suunnittelu

Excel on erinomainen työkalu luotaessa laadukkaita suunnitelmia.

  • Viikoittainen opetussuunnitelma

  • Markkinointitutkimussuunnitelma

  • Tilikauden verosuunnitelma

  • Suunnitelmat aterioiden, kutsujen tai lomien järjestämiseen

Raportointi

Excelissä voi luoda erilaisia raportteja, jotka kuvastavat tietojen analysointia tai tekevät tiedoista yhteenvedon.

  • Raportit, joissa mitataan projektin etenemisestä

  • Raportit, joissa on tietoja ennakoitujen ja toteutuneiden tulosten välisistä eroista

  • Raportit, joissa on tietoja tilanteen muuttumiseen liittyvistä ennusteista

Seuranta

Excelillä voi luoda aikaraportteja tai luetteloita tietojen seurantaa varten.

  • Raportti työajan seurantaan

  • Varastoluettelo laitteiden määrään seurantaan

Kalenterien käyttäminen

Excel soveltuu ruudukkomaisen työtilansa ansiosta erinomaisesti kaikentyyppisten kalenterien luomiseen.

  • Lukuvuosikalenteri kouluvuoden tapahtumien seurantaan

  • Tilikausikalenteri liiketoiminnan tapahtuminen ja välitavoitteiden seurantaan

Mallin etsiminen ja ottaminen käyttöön

Excel 2010:ssä voit hyödyntää valmiita malleja ja itse luomiasi mukautettuja malleja sekä hakea haluamasi mallin Office.com-sivustosta. Office.com sisältää paljon erilaisia suosittuja Excel-malleja, kuten budjetteja.

Mallin etsiminen Excel 2010:ssä
  1. Valitse Tiedosto > Uusi.

  2. Valitse Käytettävissä olevat mallit -kohdassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Jos haluat käyttää uudelleen äskettäin käyttämääsi mallia, valitse Viimeksi käytetyt mallit, valitse haluamasi malli ja valitse sitten Luo.

    • Jos haluat käyttää omaa, jo asentamaasi mallia, valitse Omat mallit, valitse haluamasi malli ja valitse sitten OK.

    • Jos haluat etsiä mallin Office.com-sivustosta, napsauta malliluokkaa Office.com-sivuston mallit -kohdassa, valitse haluamasi malli ja lataa sitten malli Office.com-sivustosta tietokoneeseen valitsemalla Lataa.

Huomautus:  Voit myös hakea malleja Office.com-sivustosta suoraan Excelissä. Kirjoita Etsi malleja Office.com-sivustosta -ruutuun haluamasi hakusanat ja aloita haku napsauttamalla nuolipainiketta.

Lisätietoja mallien etsimisestä ja ottamisesta käyttöön on kohdassa Uuden työkirjan luominen.

Uuden työkirjan luominen

  1. Valitse Tiedosto > Uusi.

  2. Valitse Käytettävissä olevat mallit -kohdassa Tyhjä työkirja.

  3. Valitse Luo.

Lisätietoja työkirjan luomisesta on kohdassa Uuden työkirjan luominen.

Työkirjan tallentaminen

  1. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.

  2. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallennusmuoto-luettelossa Excel-työkirja.

  3. Kirjoita Tiedoston nimi -ruutuun työkirjan nimi.

  4. Kun olet valmis, valitse Tallenna.

Excelin Tallenna nimellä -valintaikkuna

Tietojen lisääminen laskentataulukkoon

  1. Valitse solu, johon haluat lisätä tietoja.

  2. Kirjoita tiedot soluun.

  3. Siirry seuraavaan soluun painamalla ENTER-näppäintä tai SARKAINTA.

Lisätietoja tietojen lisäämisestä on kohdassa Tietojen lisääminen laskentataulukkoon.

Lukujen muotoileminen

  1. Valitse muotoiltavat solut.

  2. Napsauta Aloitus-välilehden Luku-ryhmässä Luku-kohdan vieressä olevaa valintaikkunan avainta (tai paina näppäinyhdistelmää CTRL+1).
    Luku-ryhmän valintaikkunan avain

  3. Valitse Luokka-luettelosta lukumuotoilu, jota haluat käyttää, ja säädä sitten sen asetuksia tarpeen mukaan. Jos esimerkiksi käytät Valuutta-muotoa, voit muuttaa valuuttasymbolia, desimaalien määrää tai negatiivisten lukujen esitystapaa.
    Muotoile solut -valintaikkuna

Lisätietoja lukujen muotoilemisesta ja käytettävissä olevista lukumuotoiluista on kohdassa Laskentataulukon lukujen muotoileminen.

Solun reunaviivojen ottaminen käyttöön

  1. Valitse solu tai solualue, jossa haluat käyttää reunaviivoja.

  2. Napsauta Aloitus-välilehden Fontti-ryhmässä Reunaviivat-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse haluamasi reunaviivan tyyli.

    Excelin valintanauhan kuva

Lisätietoja muotoilujen lisäämisestä laskentataulukkoon on aiheessa Laskentataulukon muotoileminen.

Excel-taulukon luominen

  1. Valitse laskentataulukossa solualue, jonka haluat sisällyttää taulukkoon. Solut voivat olla tyhjiä, tai ne voivat sisältää tietoja.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmässä Muotoile taulukoksi ja valitse sitten haluamasi taulukkotyyli.

    Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmä

  3. Jos valittu alue sisältää tietoja, joita haluat käyttää taulukon otsikoina, valitse Muotoile taulukoksi ‑valintaikkunassa Taulukossa on otsikot.

Lisätietoja taulukon luomisesta on kohdassa Excel-taulukon luominen.

Solun sävytyksen ottaminen käyttöön

  1. Valitse solu tai solualue, jossa haluat käyttää solun sävytystä.

  2. Napsauta Aloitus-välilehden Fontti-ryhmässä Täyttöväri Painikkeen kuva -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Teeman värit- tai Vakiovärit-kohdasta haluamasi väri.

Lisätietoja muotoilujen lisäämisestä laskentataulukkoon on aiheessa Laskentataulukon muotoileminen.

Tietojen suodattaminen

  1. Valitse suodatettavat tiedot.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmässä Suodata.

    Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmä

  3. Napsauttamalla sarakkeen otsikossa näkyvää nuolipainiketta Avattavan suodatusvalikon nuoli saat näkyviin luettelon, jossa voit tehdä suodatusta koskevia valintoja.

  4. Jos haluat tehdä valinnan arvojen perusteella, poista luettelosta (Valitse kaikki) -valintaruudun valinta. Tämä poistaa valintamerkit kaikista valintaruuduista. Valitse sitten ainoastaan haluamasi arvot ja tuo arvot näkyviin napsauttamalla OK-painiketta.

Lisätietoja tietojen suodattamisesta on kohdassa Tietojen suodattaminen pikasuodatuksella.

Tietojen lajitteleminen

Tietojen lajitteleminen nopeasti
  1. Valitse tietoalue, esimerkiksi A1:L5 (useita rivejä ja sarakkeita) tai C1:C80 (yksi sarake). Alueeseen voi kuulua otsikoita, joita olet luonut rivien tai sarakkeiden tunnistamista varten.

  2. Valitse jokin solu sarakkeesta, jonka perusteella haluat lajitella tiedot.

  3. Jos haluat lajitella tiedot nousevaan järjestykseen (A–Ö tai pienimmästä luvusta suurimpaan), valitse Excelin lajittelukomento, joka lajittelee aakkosjärjestyksessä tai pienimmästä numerosta suurimpaan.

    Excelin Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmän pikalajittelupainikkeet

  4. Jos haluat lajitella tiedot laskevaan järjestykseen (Ö–A tai suurimmasta luvusta pienimpään), valitse Excelin Ö–A-komento, joka järjestää tiedot käänteiseen aakkosjärjestykseen tai suurimmasta luvusta pienimpään.

Tietojen lajitteleminen erityisehtojen perusteella
  1. Valitse jokin solu lajiteltavasta alueesta.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Lajittele.

    Excelin Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmän Lajittele-komento

    Lajittelu-valintaikkuna avautuu.

  3. Valitse Lajitteluperuste-luettelosta ensimmäinen sarake, jonka perusteella haluat lajitella tiedot.

  4. Valitse Lajittele-luettelosta joko Arvot, Solun väri, Fontin väri tai Solun kuvake.

  5. Valitse Järjestys-luettelosta haluamasi lajittelujärjestys: nouseva tai laskeva aakkos- tai numerojärjestys (tekstissä järjestys on A–Ö tai Ö–A ja luvuissa pienimmästä suurimpaan tai suurimmasta pienimpään).

Lisätietoja tietojen lajittelemisesta on kohdassa Tietojen lajitteleminen pikasuodatuksella.

Kaavan luominen

  1. Aloita kaava kirjoittamalla soluun yhtäläisyysmerkki (=).

  2. Kirjoita haluamasi lukujen ja operaattorien yhdistelmä, esimerkiksi 3+7.

  3. Valitse muita soluja hiirellä (ja lisää niiden väliin operaattori). Valitse esimerkiksi B1, kirjoita sitten plusmerkki (+), valitse C1, kirjoita + ja valitse lopuksi D1.

  4. Kun kaava on valmis, paina Enter-näppäintä.

Lisätietoja kaavan luomisesta on kohdassa Kaavan luominen.

Tietojen esittäminen kaavioina

  1. Valitse tiedot kaaviota varten.

  2. Valitse käytettävä kaaviolaji Lisää-välilehden Kaaviot-ryhmässä ja valitse sitten kaavion alalaji.
    Excelin valintanauhan kuva

  3. Kaaviotyökalut-kohdassa voi lisätä kaavion osia, kuten otsikoita ja arvopisteiden otsikoita, sekä muuttaa kaavion rakennetta, asettelua tai muotoilua.
    Kaaviotyökalut

Lisätietoja kaavion luomisesta on kohdassa Tietojen esittäminen kaavioina.

Tulosta laskentataulukko

  1. Valitse esikatseltava laskentataulukko tai valitse esikatseltavat laskentataulukot.

  2. Valitse Tiedosto > Tulosta. (Voit myös painaa näppäinyhdistelmää Ctrl+P.)

    Huomautus: Jos tietokoneeseen määritetty tulostin ei ole väritulostin, esikatseluikkuna näkyy mustavalkoisena, vaikka laskentataulukossa olisi värejä.

  3. Jos haluat esikatsella seuraavia tai edellisiä sivuja, valitse Esikatselu-ikkunan alareunassa Seuraava sivu tai Edellinen sivu.

  4. Määritä tulostusasetukset seuraavasti:

    • Jos haluat vaihtaa tulostinta, käytä Tulostin-kohdan alla olevaa avattavaa luetteloruutua ja valitse haluamasi tulostin.

    • Jos haluat muuttaa sivun asetuksia, kuten paperin suuntaa ja kokoa sekä sivun reunuksia, valitse haluamasi arvot Asetukset-kohdasta.

    • Jos haluat sovittaa koko laskentataulukon yhteen tulostettavaan sivuun, valitse haluamasi asetus Asetukset-kohdan avattavasta skaalausasetusten luetteloruudusta.

  5. Tulosta työkirja seuraavasti:

    • Jos haluat tulostaa osan laskentataulukosta, valitse laskentataulukko ja valitse sitten tulostettava tietoalue.

    • Jos haluat tulostaa koko laskentataulukon, aktivoi laskentataulukko valitsemalla se.

  6. Valitse Tulosta.

Lisätietoja tulostamisesta on kohdassa Laskentataulukon tulostaminen.

Apuohjelmien aktivoiminen ja käyttäminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset ja valitse sitten Apuohjelmat-luokka.

  2. Tarkista Excelin asetukset -valintaikkunan alalaidasta, että Hallitse-ruudussa näkyy Excel-apuohjelmat-vaihtoehto, ja valitse sitten Siirry.

  3. Valitse Apuohjelmat-valintaikkunassa haluamiesi apuohjelmien valintaruudut ja valitse sitten OK.

    Jos Excel tuo näyttöön sanoman, jossa ilmoitetaan, ettei tätä apuohjelmaa voi suorittaa, ja kehotetaan asentamaan apuohjelma, asenna apuohjelmat valitsemalla Kyllä.

Lisätietoja apuohjelmien käyttämisestä on kohdassa Pikaopas: apuohjelmien aktivoiminen ja käyttäminen.



Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Miten voimme parantaa?

Miten voimme parantaa?

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!