Excel 2010:n perustoiminnot

Office 2010:n käytön aloittaminen Seuraavassa on esitelty joitakin perustoimintoja, joita voit käyttää Microsoft Excel 2010issä.

Tämän artikkelin sisältö

Mikä Excel on?

Mallin etsiminen ja ottaminen käyttöön

Uuden työkirjan luominen

Työkirjan tallentaminen

Tietojen lisääminen laskentataulukkoon

Lukujen muotoileminen

Solun reunaviivojen ottaminen käyttöön

Excel-taulukon luominen

Solun sävytyksen ottaminen käyttöön

Tietojen suodattaminen

Tietojen lajitteleminen

Kaavan luominen

Tietojen esittäminen kaavioina

Tulosta laskentataulukko

Apuohjelman aktivoiminen ja käyttäminen

Mikä Excel on?

Excel on Microsoft Office -järjestelmän laskentataulukko-ohjelma. Excelin avulla voit luoda ja muotoilla työkirjoja (laskentataulukkokokoelmia) tietojen analysointia ja hyvien liiketoimintapäätösten tekemistä varten. Tarkemmin sanottuna Excelin avulla voit seurata tietoja, luoda malleja tietojen analysointiin, kirjoittaa kaavoja laskelmien tekemistä varten, tehdä tiedoista Pivot-taulukoita monilla eri tavoilla ja esittää tietoja ammattimaisen näköisissä kaavioissa.

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto Excelin käytön yleisistä skenaarioista.

Skenaario

Kuvaus

Esimerkkejä

Kirjanpito

Voit käyttää Excelin tehokkaita laskentatoimintoja monenlaisissa kirjanpidon laskelmissa.

  • Rahavirtalaskelma

  • Tuloslaskelma

  • Tuloslaskelmat

Laskutus ja myynti

Excelistä on paljon hyötyä laskutus- ja myyntitietojen hallinnassa, ja voit helposti luoda tarvitsemasi lomakkeet.

  • Myyntilasku

  • Pakkausluettelo

  • Ostotilaus

Budjetointi

Excelissä voit luoda erilaisia budjetteja niin henkilökohtaiseen kuin yrityksenkin tarpeisiin.

  • Markkinoinnin budjettisuunnitelma

  • Tapahtuman budjetti

  • Eläkebudjetti

Suunnittelu

Excel on erinomainen työkalu luotaessa laadukkaita suunnitelmia ammatti- tai kotikäyttöön.

  • Viikoittainen opetussuunnitelma

  • Markkinointitutkimussuunnitelma

  • Tilikauden verosuunnitelma

  • Suunnitelmat aterioiden, kutsujen tai lomien järjestämiseen

Raportointi

Excelissä voit luoda erilaisia raportteja, jotka kuvastavat tietojen analysointia tai tekevät tiedoista yhteenvedon.

  • Raportit, joissa on tietoja projektien etenemisestä

  • Raportit, joissa on tietoja ennakoitujen ja toteutuneiden tulosten välisistä eroista

  • Raporttien ennusteista

Seuranta

Excelin avulla voit seurata aikaraporttien tai luetteloiden tietoja.

  • Aikaraportti työn seurantaan

  • Varastoluettelo laitteiden seurantaan

Kalenterien käyttö

Ruudukkorakenteensa ansiosta Excel sopii erinomaisesti kaikentyyppisten kalenterien luomiseen.

  • Lukuvuosikalenteri toiminnan seuraamiseen kouluvuoden aikana

  • Tilikausikalenteri liiketoiminnan tapahtumien ja välitavoitteiden seurantaan

Mallin etsiminen ja ottaminen käyttöön

Excel 2010:ssä voit hyödyntää valmiita malleja, käyttää itse luomiasi mukautettuja malleja sekä hakea haluamasi mallin käyttöön Office.comista. Office.com sisältää laajan valikoiman suosittuja Excel-malleja, kuten budjetteja.

Mallin etsiminen Excel 2010:ssä
  1. Valitse Tiedosto > Uusi.

  2. Tee Käytettävissä olevat mallit ‑kohdassa jokin seuraavista toimista:

    • Jos haluat käyttää uudelleen äskettäin käyttämääsi mallia, valitse Viimeksi käytetyt mallit, napsauta haluamaasi mallia ja valitse sitten Luo.

    • Jos haluat käyttää jo asennettua omaa malliasi, valitse Omat mallit, valitse haluamasi malli ja valitse sitten OK.

    • Jos haluat etsiä mallin Office.com-sivustosta, napsauta malliluokkaa Office.com-sivuston mallit -kohdassa, valitse haluamasi malli ja lataa sitten malli Office.com-sivustosta tietokoneeseen valitsemalla Lataa.

Huomautus:  Voit myös etsiä malleja Office.comistä suoraan Excelissä. Kirjoita Hae malleja Office.comista -ruutuun haluamasi hakusanat ja aloita sitten haku napsauttamalla nuolipainiketta.

Lisätietoja mallien etsimisestä ja käyttöönotosta on kohdassa Uuden työkirjan luominen.

Uuden työkirjan luominen

  1. Valitse Tiedosto > Uusi.

  2. Valitse Käytettävissä olevat mallit -kohdasta Tyhjä työkirja.

  3. Valitse Create (Luo).

Lisätietoja työkirjan luomisesta on kohdassa Uuden työkirjan luominen.

Työkirjan tallentaminen

  1. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.

  2. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallenna muodossa -luettelosta Excel-työkirja

  3. Kirjoita työkirjasi nimi Tiedostonimi-ruutuun.

  4. Kun olet valmis, valitse Tallenna.

Excelin Tallenna nimellä -valintaikkuna

Tietojen lisääminen laskentataulukkoon

  1. Valitse solu, johon haluat lisätä tietoja.

  2. Kirjoita tiedot soluun.

  3. Siirry seuraavaan soluun painamalla ENTER-näppäintä tai SARKAINTA.

Lisätietoja tietojen lisäämisestä on kohdassa Tietojen lisääminen laskentataulukkoon.

Lukujen muotoileminen

  1. Valitse muotoiltavat solut.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Numero-ryhmän Numero-kohdassa valintaikkunan avain (tai paina CTRL + 1).
    Luku-ryhmän valintaikkunan avain

  3. Valitse Luokka-luettelosta lukumuotoilu, jota haluat käyttää, ja säädä sitten sen asetuksia tarpeen mukaan. Jos esimerkiksi käytät Valuutta-muotoa, voit muuttaa valuuttasymbolia, desimaalien määrää tai negatiivisten lukujen esitystapaa.
    Muotoile soluja -valintaikkuna

Lisätietoja lukujen muotoilemisesta ja käytettävissä olevista lukumuotoiluista on kohdassa Laskentataulukon lukujen muotoileminen .

Solun reunaviivojen ottaminen käyttöön

  1. Valitse solu tai solualue, jossa haluat käyttää reunaviivoja.

  2. Napsauta Aloitus-välilehden Fontti-ryhmässä Reunat-painikkeen viereistä nuolta ja valitse haluamasi reunaviivan tyyli.

    Excelin valintanauhan kuva

Lisätietoja muotoilujen lisäämisestä laskentataulukkoon on artikkelissa Laskentataulukon muotoileminen.

Excel-taulukon luominen

  1. Valitse laskentataulukossa solualue, jonka haluat sisällyttää taulukkoon. Solut voivat olla tyhjiä, tai ne voivat sisältää tietoja.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmästä Muotoile taulukoksi ja valitse tämän jälkeen haluamasi taulukkotyyli.

    Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmä

  3. Jos valittu alue sisältää tietoja, joita haluat käyttää taulukon otsikoina, valitse Muotoile taulukoksi -valintaikkunassa Taulukossa on otsikot.

Lisätietoja taulukon luomisesta on kohdassa Excel-taulukon luominen.

Solun sävytyksen ottaminen käyttöön

  1. Valitse solu tai solualue, jossa haluat käyttää solun sävytystä.

  2. Napsauta Aloitus-välilehden Fontti-ryhmässä Täyttöväri Painikkeen kuva -vaihtoehdon viereistä nuolta, ja valitse sitten haluamasi väri Teeman värit- tai Vakiovärit-kohdasta.

Lisätietoja muotoilujen lisäämisestä laskentataulukkoon on artikkelissa Laskentataulukon muotoileminen.

Tietojen suodattaminen

  1. Suodatettavien tietojen valitseminen

  2. Valitse Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmästä Suodata.

    Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmä

  3. Napsauta sarakkeen otsikossa näkyvää nuolipainiketta Avattavan suodatusvalikon nuoli , jolloin saat näkyviin luettelon, jossa voit tehdä suodatusta koskevia valintoja.

  4. Jos haluat suodattaa tiettyjen arvojen mukaan, poista (Valitse kaikki) -valintaruudun valinta. Tämä poistaa kaikkien valintaruutujen valinnat. Valitse sitten vain arvot, jotka haluat nähdä, ja näytä tulokset valitsemalla OK.

Saat lisätietoja tietojen suodattamisesta artikkelista Tietojen suodattaminen pikasuodattimella.

Tietojen lajitteleminen

Tietojen lajitteleminen nopeasti
  1. Valitse tietoalue, esimerkiksi A1:L5 (useita rivejä ja sarakkeita) tai C1:C80 (yksi sarake). Alueeseen voi kuulua otsikoita, joita olet luonut rivien tai sarakkeiden tunnistamista varten.

  2. Valitse jokin solu sarakkeesta, jonka perusteella haluat lajitella tiedot.

  3. Jos haluat lajitella tiedot nousevaan järjestykseen (A–Ö tai pienimmästä luvusta suurimpaan), valitse Excelin lajittelukomento, joka lajittelee aakkosjärjestyksessä tai pienimmästä numerosta suurimpaan .

    Excelin Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmän pikalajittelupainikkeet

  4. Jos haluat lajitella tiedot laskevaan järjestykseen (Ö–A tai suurimmasta luvusta pienimpään), valitse Excelin Ö–A-komento, joka järjestää tiedot käänteiseen aakkosjärjestykseen tai suurimmasta luvusta pienimpään .

Lajittelu tietyillä ehdoilla
  1. Valitse jokin solu lajiteltavasta alueesta.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmästä Lajittele.

    Excelin Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmän Lajittele-komento

    Lajittelu-valintaikkuna avautuu.

  3. Valitse Lajitteluperuste-luettelosta ensimmäinen sarake, jonka perusteella haluat lajitella tiedot.

  4. Valitse Lajittele-luettelosta joko Arvot, Solun väri, Fontin väri tai Solun kuvake.

  5. Valitse Järjestys-luettelosta haluamasi lajittelujärjestys: nouseva tai laskeva aakkos- tai numerojärjestys (tekstissä järjestys on A–Ö tai Ö–A ja luvuissa pienimmästä suurimpaan tai suurimmasta pienimpään).

Saat lisätietoja tietojen lajittelemisesta artikkelista Tietojen lajitteleminen pikasuodattimella.

Kaavan luominen

  1. Aloita kaava kirjoittamalla soluun yhtäläisyysmerkki (=).

  2. Kirjoita haluamasi lukujen ja operaattorien yhdistelmä, esimerkiksi 3+7.

  3. Valitse muita soluja hiirellä (ja lisää niiden väliin operaattori). Valitse esimerkiksi B1, kirjoita sitten plusmerkki (+), valitse C1, kirjoita + ja valitse lopuksi D1.

  4. Kun olet kirjoittanut kaavan, paina Enter-näppäintä.

Lisätietoja kaavan luomisesta on kohdassa Excel-taulukon luominen.

Tietojen esittäminen kaavioina

  1. Valitse tiedot kaaviota varten.

  2. Valitse käytettävä kaaviolaji Lisää-välilehden Kaaviot-ryhmästä ja valitse sitten kaavion alalaji.
    Excelin valintanauhan kuva

  3. Kaaviotyökalujen kautta voit lisätä kaavion osia, kuten otsikoita ja arvopisteiden otsikoita, sekä muuttaa kaaviosi rakennetta, asettelua tai muotoilua.
    Kaaviotyökalut

Lisätietoja kaavion luomisesta on kohdassa Tietojen esittäminen kaavioina.

Tulosta laskentataulukko

  1. Valitse laskentataulukko tai valitse esikatseltavat laskentataulukot.

  2. Valitse Tiedosto > Tulosta. (Voit myös painaa CTRL+L.)

    Huomautus: Esikatseluikkuna näkyy mustavalkoisena riippumatta siitä, onko laskentataulukoissa värejä, ellei sinulle ole määritetty väritulostinta tulostamiseen.

  3. Jos haluat esikatsella seuraavia tai edellisiä sivuja, valitse Tulostuksen esikatselu -ikkunan alareunassa Seuraava sivu ja Edellinen sivu.

  4. Voit määrittää tulostusasetukset seuraavasti:

    • Jos haluat vaihtaa tulostinta, valitse haluamasi tulostin kohdan Tulostin avattavasta luetteloruudusta.

    • Jos haluat muuttaa sivun asetuksia, kuten paperin suuntaa ja kokoa sekä sivun reunuksia, valitse haluamasi arvot Asetukset-kohdasta.

    • Jos haluat sovittaa koko laskentataulukon yhdelle sivulle, valitse Asetukset -kohdan avattavasta skaalausasetusten luetteloruudusta haluamasi vaihtoehto.

  5. Jos haluat tulostaa työkirjan, tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat tulostaa osan laskentataulukosta, valitse laskentataulukko ja valitse sitten tulostettava tietoalue, jonka haluat tulostaa.

    • Jos haluat tulostaa koko laskentataulukon, aktivoi laskentataulukko valitsemalla se.

  6. Valitse Tulosta.

Lisätietoja tulostamisesta on artikkelissa Tulosta laskentataulukko.

Apuohjelman aktivoiminen ja käyttäminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset, ja valitse sitten Apuohjelmat-luokka.

  2. Tarkista Excelin asetukset -valintaikkunan alalaidasta, että Hallitse-ruudussa näkyy Excel-apuohjelmat-vaihtoehto, ja valitse sitten Siirry.

  3. Valitse Apuohjelmat-valintaikkunassa niiden apuohjelmien valintaruudut, joita haluat käyttää, ja valitse sitten OK.

    Jos Excel tuo näyttöön sanoman, jonka mukaan se ei voi suorittaa tätä apuohjelmaa, ja kehottaa asentamaan sen, asenna apuohjelmat valitsemalla Kyllä.

Lisätietoja apuohjelmien käyttämisestä on artikkelissa Pika-aloitusopas: Apuohjelman aktivoiminen ja käyttäminen.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×