Etsiminen ja avainsanojen käyttäminen eDiscovery-keskuksessa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Avainsanat auttavat rajaamaan täsmällistä sisältöä, joka tuotetaan eDiscovery-tapaukseen viemällä. Luomalla keskitettyjä hakuja lisäät todennäköisyyttä, että sisältöä voidaan soveltaa tapaukseen, ja pienennät hallittavan sisällön määrää.

Organisaatio voi luoda eDiscovery-tapauksen, jos se saa pyynnön ottaa talteen mahdollista oikeudenkäynti-, tarkastus- tai selvitystoimiin liittyvää aineistoa.

Suodattimet ja kyselyt

Kun luot tapauksen, lisäät siihen Discovery-joukkoja. Discovery-joukot sisältävät sisältölähteitä – kuten SharePoint-alisivustot ja Exchange-postilaatikot – jotka voivat liittyä tapaukseen. Suodattaminen, esimerkiksi avainsanojen, alkamis- ja päättymispäivän vaihteluvälin, toimialueen tai tekijän tai lähettäjän mukaan, auttaa rajaamaan lähdettä.

Kun mahdolliset lähteet on tunnistettu, kyselyt auttavat tarkentamaan arvioitavaksi vietävää tai lakimiehelle ja/tai pyytävälle osapuolelle toimitettavaa sisältöä. Suodattimen voi muodostaa avainsanoilla, päivämääräväleillä, tekijällä/vastaanottajalla, toimialueilla ja lähivastinehauilla.

Huomautus: Sisällön havaitaan järjestyksessä se täytyy indeksoida haku. Lisätietoja oletusarvoisen tiedostotyypeistä, joita selataan on artikkelissa indeksoida tiedostotunnisteet ja jäsentää SharePoint Server 2013: n tiedostotyypit.

Operaattorit ja lähialue avainsanoissa

Erikoisoperaattoreita, kuten totuusarvoa ja lähialueoperaattoreita, voidaan käyttää yhteyksien muodostamisessa usean avainsanan välillä. Operaattorit on kirjoitettava kokonaan isoilla kirjaimilla. Jos on käytettävä useita operaattoreita, niiden soveltamisjärjestys voidaan määrittää ryhmittämällä ne sulkumerkeillä.

Jos esimerkiksi haluat etsiä sisältöä hakusanalla toimeenpano, mutta et halua tuloksia, joissa hakusana esiintyy organisaation usein ilmestyvän Toimeenpanon yhteenveto -raportin otsikossa. Hakutekstin toimeenpano EI yhteenveto avulla voit rajata palautettavien kohteiden määrän 300:sta 188:aan, koska kaikki yhteenveto-sanan sisältävät asiakirjat jätetään tulosten ulkopuolelle.

Huomautus: Kun kahta sanaa ei määritä mikään operaattori, käytetään implisiittistä JA-operaattoria. Esimerkiksi karvainen mato tarkoittaa samaa kuin karvainen JA mato.

Käytä

Toiminto

Esimerkki

AND

Löytää sisällön, jossa on kaikki sen erottamat sanat tai ilmaisut.

risk AND value AND VAR hakee sisällön, jossa kaikki kolme sanaa esiintyvät.

OR

Löytää sisällön, jossa on kummatkin sen erottamat sanat tai ilmaisut.

risk OR VAR hakee kaiken sisällön, jossa jompikumpi sanoista esiintyy.

NOT

Jättää pois sisällön, jossa hakuehto sisältyy lauseeseen.

Executive NOT Summary hakee kaiken sisällön, jossa esiintyy sana toimeenpano, paitsi sisällön, jossa esiintyy myös sana yhteenveto.

( )

Ryhmittää sanat tai lauseet osoittamaan järjestyksen, jossa niitä sovelletaan.

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

Löytää lähellä toisiaan olevia sanoja, jossa n ilmoittaa sanojen erotuksen määrän. Ellei numeroa ole määritetty, oletuksenmukainen etäisyys on 8 sanaa.

Mid NEAR(5) Office löytää tulokset Keski- ja taka-Office, Keski-Office ja Keski-, taka- ja etu-Office.

Yleismerkin käyttö

Avainsanoja voi laajentaa yleismerkillä niin, että avainsanat sisältävät avainsanan osan sisältäviä hakuehtoja tai hakuehtoja, joilla on vaihtoehtoisia kirjoitusasuja.

Käytä

Toiminto

Esimerkki

* sanan lopussa

Löytää hakuehdot, joissa on kantasana ja mahdollisia lisäkirjaimia.

riski* löytää tulokset riski, riskit, riskialtis, riskitön ja riskittä

Avainsanojen käytön perussäännöt suodatusta tai kyselyjä käytettäessä

  • Sisältösuodattimessa tai -kyselyssä voi olla sanoja, lainausmerkkien sisällä olevia lauseita sekä avainsanoja ja ominaisuuksia sisältäviä hakuehtoja. Erota hakuehdot toisistaan välilyönnein.

  • Tavallisimmat sanat, kuten englanninkielen the, it ja by, sekä yksinumeroiset luvut ohitetaan.

  • Kun kirjoitat lausekkeen lainausmerkkien sisään, haku palauttaa määritetystä hakualueesta löydetyt vastineet, joissa on täsmälleen sama teksti. Jos lainausmerkeissä oleva lause poikkeaa itse sisällöstä, ei vastinetta löydy.

  • Operaattorit (esimerkiksi totuusarvo-operaattorit), kuten TAI ja JA, tulisi kirjoittaa isoilla kirjaimilla.

  • Jos SharePoint- tai Exchange-sisällön ominaisuutta ei ole avattavassa Määritä ominaisuus -valikossa, voit hakea sitä avainsanoilla. Kirjoita ominaisuuden arvo lainausmerkkeihin, jos haluat löytää tarkan vastineen, tai jätä lainausmerkit pois, jos haluat löytää kirjoitetuilla kirjaimilla alkavia osittaisia vastineita. Jos haet esimerkiksi tiedostonimi:"Budjetti" (lainausmerkkien kanssa), haku palauttaa tiedoston nimeltä Budjetti.xlsx. Haku tiedostonimi:budjetti (ilman lainausmerkkejä) palauttaa myös tiedostot Budjetti_tämänhetkinen.xlsx ja Budjetti_seuraava.xlsx.

  • Huomautus: Kyselyssä on oltava vähintään yksi etsittävä hakusana. Kyselyt, jotka sisältävät vain poissuljettavia hakusanoja, palauttavat virhesanoman.

Esimerkkejä ohjeiden soveltamisesta

Avainsanat

Esimerkkitulokset

Executive Briefing

Kaikki sisältö, jossa esiintyy sekä sana johdon että sana tiedote missä tahansa asiakirjan, sivun, viestin tai metatietojen osassa.

"Executive Briefing"

Kaikki sisältö, jossa esiintyy tarkalleen teksti Johdon tiedote missä tahansa asiakirjan, sivun tai viestin osassa.

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

Kaikki sisältö, jossa esiintyy tarkalleen tekstit Johdon tiedote ja Toimeenpanon yhteenveto missä tahansa asiakirjan, sivun, viestin tai metatietojen osassa.

filename:budget

Kaikki tiedostot, joiden nimessä esiintyy sana budjetti, esimerkiksi budjetti 2014 ennuste.docx, budjetti 2015 ensisijaiset tavoitteet.pptx, budjetti 2014 suunnitelma.xlsx, budjetti 2014 seuranta.xlsx jne.

filename:2014 budget filetype:xlsx

Excel-laskentataulukot, joissa esiintyy teksti 2014 budjetti, esimerkiksi 2014 budjetin suunnittelu.xlsx ja 2014 budjetin tarkistus.xlsx.

Kyselyn vaikutusalue

Kysely voi koskea tapauksen koko sisältöä, täsmällisiä eDiscovery-joukkoja tai eDiscovery-joukossa olevaa täsmällistä sisältölähdettä (kuten Internet-sisältöä, jaettua tiedostoa tai postilaatikkoa). Laajuuden kaventaminen voi auttaa tunnistamaan oikean sisällön, etenkin jos kyseessä on laaja tapaus eivätkä hakutulokset muissa lähteissä tai eDiscovery-joukoissa ole oleellisia.

Tärkeää: Jos Valitse lähteet -asetus on valittuna, mitään Discovery-joukon osana mahdollisesti lisättyjä suodattimia ei oteta mukaan.

Kyselyn vaikutusalue määritetään valitsemalla Muuta kyselyn vaikutusaluetta ja sitten Koko tapauksen sisältö, Valitse eDiscovery-joukot tai Valitse lähteet.

Koko tapauksen sisältö -asetus sisältää koko lähdeluettelon sisällön, johon sovelletaan kaikkia eDiscovery-joukon suodattimia. Kyselyn vaikutusaluetta määritettäessä siihen voidaan sisällyttää täydentäviä sisällön sijainteja ja postilaatikoita.

Kyselyjen tarkasteleminen ja vianmääritys

Kyselyn suorittamisen jälkeen SharePointin tuloksia voi tarkastella kyselyn kannalta tai vanhimman tai uusimman päivämäärän mukaan. Asiakirjaa voi esikatsella osoittamalla sen otsikkoa.

Vietäviä kohteita voi rajoittaa tarkentamalla tuloksia edelleen tiedostotunnisteella tai ominaisuudella, kuten tekijä tai otsikko. SharePointiin sovellettu tarkennus ei vaikuta Exchangen tuloksiin ja päinvastoin.

Kyselyn lisäasetukset -sivulla voi tarkastella kyselysyntaksia ja vähentää tarpeettomia Exchange-tietoja.

Napsauta kyselyn valintaikkunassa Kyselyn lisäasetukset -linkkiä. Voit katsella Exchangen ja SharePointin pohjana olevaa kyselysyntaksia, kyselyssä olevia sisältölähteitä, kyselyn kaikkia suodattimia ja kaikki tarkennuksia. Voit myös poistaa tarpeettomia Exchange-tietoja.

Lisätietoja eDiscoverystä

Lisätietoja eDiscovery-tapauksista on seuraavissa artikkeleissa:

Skenaario: eDiscovery SharePoint Server 2013: n ja Exchange Server 2013: n

eDiscovery-tapausten suunnittelu ja hallinta

Sisällön lisääminen eDiscovery-tapaukseen ja lähteiden asettaminen pitoon

Indeksoidut tiedostotunnisteet ja jäsentää SharePoint Server 2013: n tiedostotyypit

Selatut ja hallitut ominaisuudet SharePoint Server 2013: ssa

eDiscovery-kyselyjen luominen ja suorittaminen

eDiscovery-sisällön vienti ja raporttien luominen

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×