Entisen työntekijän poistaminen Office 365:stä

Osallistujat: Diane Faigel
Päivitetty viimeksi: 16. elokuuta 2017

Välitön uloskirjaaminen

Jos työntekijä on poistettava Office 365 -järjestelmästä välittömästi, toimi näin:

  1. Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tilillä osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  2. Valitse käyttäjä Office 365 -hallintakeskus:ssa ja vaihda hänen salasanansa (älä lähetä sitä hänelle).

  3. Kun olet yhä käyttäjän ominaisuussivulla, laajenna OneDrive-asetukset ja valitse sitten Aloita.

    Valitse Aloita, kun haluat kirjata käyttäjän ulos välittömästi.

Tunnin sisällä – tai sen jälkeen kun hän on poistunut nykyiseltä Office 365 -sivultaan – häntä pyydetään kirjautumaan sisään uudelleen. (Päivitystietue pysyy voimassa tunnin, joten aikamäärä riippuu siitä, kuinka paljon aikaa tietueessa on jäljellä ja poistuuko hän nykyiseltä verkkosivulta.)

VAROITUS: Jos käyttäjä on Outlookin verkkoversiossa ja napsauttelee postilaatikkonsa viestejä, häntä ei välttämättä heti poisteta. Heti kun hän napsauttaa toista ruutua, kuten OneDrivea, tai päivittää selaimensa, uloskirjaus käynnistyy.

Jos haluat kirjata käyttäjän ulos välittömästi PowerShellin avulla, katso cmdlet-komento Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

Lisätietoja jonkun käyttäjän poistamisesta sähköpostiviestistä on artikkelissa Työntekijän sähköposti-istunnon lopettamisessa huomioon otettavaa.

Yleiskuvaus kaikista työntekijän poistamista ja tietojen suojaamista koskevista ohjeista

Usein kysytään, miten tiedot pitäisi suojata, kun työntekijä jättää organisaation. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit estää Office 365:n käytön ja suojata tiedot.

Seuraavassa on lyhyt yleiskuvaus: Tässä artikkelissa kerrotaan tarkemmin kustakin vaiheesta.

Vaihe

Toimintaohje

1. Tallenna käyttäjän postilaatikon sisältö

Tämä on hyödyllistä oikeustoimitapauksissa tai henkilölle, jolle työntekijän työt siirtyvät.

2. Lähetä käyttäjän sähköposti edelleen toiselle työntekijälle

Näin voit myös säilyttää entisen työntekijän sähköpostiosoitteen käytössä, vaikka poistat hänen käyttöoikeutensa. Voit poistaa käyttöoikeuden, mutta älä poista tiliä.

Jos sinulla on asiakkaita tai kumppaneita, jotka edelleen lähettävät sähköpostia entisen työntekijän osoitteeseen, tällä toiminnolla saat viestit ohjautumaan henkilölle, jolle entisen työntekijän työt ovat siirtyneet.

3. Poista käyttäjän mobiililaitteen tiedot ja estä se.

Poistaa yritystiedot puhelimesta tai tabletista.

3a. Entä, jos kyseinen henkilö käytti tietokoneellaan OneDriveä ja SharePointia?

Jos hän käytti yrityksen myöntämän tietokoneen sijaan omaa tietokonettaan tiedostojen lataamiseen OneDrivestä tai SharePointista, et voi mitenkään poistaa hänen tallentamiaan tiedostoja.

4. Estä käyttäjää käyttämästä Office 365:n tietoja ja sähköpostia

Estää käyttäjää käyttämästä vanhaa Office 365 -postilaatikkoaan ja -tietojaan.

Vihje: Vaikka estät käyttäjän käytön, maksat edelleen hänen käyttöoikeudestaan. Sinun on poistettava käyttöoikeus tilauksestasi, jotta sinulta ei enää peritä maksua (vaihe 5).

5. Poista käyttäjän Office 365 -käyttöoikeus

Kun poistat käyttöoikeuden, voit määrittää sen jollekulle muulle henkilölle. Vaihtoehtoisesti voit poistaa käyttöoikeuden pysyvästi, jolloin sinulta ei peritä siitä maksua ennen kuin palkkaat uuden työntekijän.

Kun poistat käyttöoikeuden, käyttäjän vanhat sähköpostit, yhteystiedot ja kalenteri säilytetään 30 päivän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan pysyvästi.

6. Poista entisen käyttäjän tili.

Tämä poistaa tilin Office 365 -hallintakeskus -hallintakeskuksesta. Pitää hallinnan selkeänä.

7. Käytä entisen työntekijän OneDrive- ja postitietoja

Voit siirtää entisen työntekijän tiedostot toiseen sijaintiin, joka ei ole yhdistetty työntekijän tiliin.

Sinulla on oltava Office 365:n yleisen järjestelmänvalvojan valtuudet, jotta voit suorittaa nämä toimet.

Entisen työntekijän postilaatikon sisällön tallentaminen

Voit tallentaa entisen työntekijän postilaatikon sisällön kahdella tavalla.

  1. Lisää entisen työntekijän sähköpostiosoite Outlook 2013- tai 2016-versioon ja vie sitten tiedot .pst-tiedostoon. Voit tarpeen mukaan viedä tiedot toiseen sähköpostitiliin. Katso lisätietoja kohdasta Entisen käyttäjän tietojen tarkistaminen ja varmuuskopioiminen.

    TAI

  2. Aseta postilaatikko oikeustoimiin liittyvän tai tavallisen pitotoiminnon alaiseksi ennen kuin poistat käyttäjätilin. Tämä on ensimmäistä vaihtoehtoa monimutkaisempi vaihtoehto, mutta se kannattaa tehdä, jos Enterprise-palvelupakettiisi sisältyy arkistointi ja oikeustoimiin liittyvä pito ja jos oikeustoimien mahdollisuus on olemassa ja palveluksessasi on teknisesti taitava IT-osasto.

    Kun muunnat postilaatikon ei-aktiiviseksi, järjestelmänvalvojat, vaatimustenmukaisuusvastaavat ja arkistointivastaavat voivat käyttää Exchange Onlinen paikallisia eDiscovery-työkaluja sisällön tutkimiseen ja hakujen tekemiseen.

    Ei-aktiiviset postilaatikot eivät voi vastaanottaa sähköpostiviestejä eivätkä näy organisaation jaetussa osoitteistossa tai muissa luetteloissa.

    Lisätietoja postilaatikon pitoon asettamisesta saat TechNet-artikkelista Ei-aktiivisten postilaatikoiden hallinta Exchange Onlinessa.

Entisen työntekijän sähköpostin lähettäminen edelleen toiselle työntekijälle

Tässä vaiheessa määrität entisen työntekijän sähköpostiosoitteen toiselle työntekijälle tai muunnat käyttäjän postilaatikon jaetuksi postilaatikoksi, jonka olet luonut.

Jos määrität sähköpostin edelleenlähetyksen, kaikki uudet sähköpostit, jotka lähetetään entiselle työntekijälle, lähetetään nyt nykyiselle työntekijälle. Jos muunnat postilaatikon jaetuksi postilaatikoksi, kaikki vanhat sähköpostit ovat niin ikään käytettävissä. 

  1. TÄRKEÄÄ: Jos olet määrittämässä edelleenlähetystä tai jaettua postilaatikkoa, voit lopuksi poistaa käyttäjän käyttöoikeuden lopettaaksesi tilistä maksamisen. Älä kuitenkaan poista varsinaista tiliä. Tilin on oltava käytettävissä, jotta edelleenlähetys tai jaettu postilaatikko voidaan kiinnittää siihen.

  2. Kirjaudu sisään Office 365:een osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  3. Valitse Office 365 -hallintakeskus -hallintakeskuksessa Käyttäjät.

    Valitse Käyttäjä.

  4. Valitse työntekijä, jonka haluat estää.

    Valitse käyttäjä, jonka haluat estää.

  5. Valitse Postiasetukset. Valitse kohdan Sähköpostin edelleenlähettäminen vierestä Muokkaa.

    Valitse Postiasetukset ja valitse sitten Muokkaa.
  6. Ota käyttöön asetus Lähetä edelleen kaikki tähän postilaatikkoon lähetetyt sähköpostit. Kirjoita Edelleenlähetysosoite-ruutuun sen nykyisen työntekijän (tai jaetun postilaatikon) osoite, joka sähköpostit saa.

    Lisää nykyisen työntekijän sähköpostiosoite.

  7. Valitse Tallenna.

  8. Muista: älä poista tiliä. Voit poistaa käyttöoikeuden, jotta sinulta ei peritä maksuja tilistä ja jottei käyttäjä voi kirjautua Office 365:een.

Entisen työntekijän mobiililaitteen tietojen poistaminen ja käytön estäminen

Jos entinen työntekijä käytti organisaation puhelinta, voit poistaa tiedot laitteesta ja estää sen käytön Exchange-hallintakeskus -toiminnolla niin, että kaikki organisaation tiedot poistetaan laitteesta eikä se voi enää muodostaa yhteyttä Office 365:een.

  1. Kirjaudu sisään Office 365:een osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  2. Laajenna Office 365 -hallintakeskus -hallintakeskuksen vasemman siirtymisruudun alalaidassa näkyvä Hallintakeskukset-kohta ja valitse Exchange.

    Näkymä näyttää jommalta kummalta alla olevista kuvista:

    Office 365 -hallintakeskukset
  3. Avaa Exchange-hallintakeskus ja valitse Vastaanottajat > Postilaatikot.

  4. Valitse käyttäjä ja valitse Mobiililaitteet-kohdassa Näytä tiedot.

  5. Valitse mobiililaite Mobiililaitteen tiedot -sivun Mobiililaitteet-kohdassa, valitse Poista tiedot Laitteen tietojen poistaminen ja valitse sitten Estä.

  6. Valitse Tallenna.

    Vihje: Varmista, että poistat käyttäjän tai poistat hänet käytöstä paikallisessa Blackberry Enterprise Service -palvelussa. Poista käytöstä myös kaikki käyttäjän Blackberry-laitteet. Ohjeet käyttäjän poistamiseen ovat Blackberry Business Cloud Service -palvelun järjestelmänvalvojalle tarkoitetussa oppaassa.

Entisen työntekijän Office 365 -tietoihin pääsyn estäminen

TÄRKEÄÄ: Tilin esto tulee voimaan jopa 24 tunnin viiveellä. Jos käyttäjän kirjautuminen on välittömästi estettävä, sinun pitää vaihtaa hänen salasanansa ja aloittaa sitten kertaluonteinen tapahtuma, joka kirjaa hänet ulos Office 365 -istunnoista kaikilta laitteilta. Katso kohtaa Välitön uloskirjaaminen.

Voit estää käyttäjää kirjautumasta ja käyttämästä Office 365 -tietoja toimimalla seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään Office 365:een osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  2. Valitse Office 365 -hallintakeskus -hallintakeskuksessa Käyttäjät.

    Valitse Käyttäjä.

  3. Valitse työntekijä, jonka haluat estää, ja valitse sitten Muokkaa käyttäjäruudun Kirjautumistila-kohdan vieressä.

    Valitse Muokkaa kohdan Kirjautumistila vieressä
  4. Valitse Kirjautumistila-ruudussa valitsemalla Kirjautuminen estetty ja valitse sitten Tallenna.

Entisen työntekijän Exchange Online -sähköpostiin pääsyn estäminen

Jos Office 365 -tilaukseesi sisältyy Office 365 -sähköposti, voit estää entistä työntekijää käyttämästä sähköpostiaan kirjautumalla Exchange-hallintakeskus -toimintoon ja noudattamalla seuraavia ohjeita.

  1. Kirjaudu sisään Office 365:een osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  2. Laajenna Office 365 -hallintakeskus -hallintakeskuksen vasemman siirtymisruudun alalaidassa näkyvä Hallintakeskukset-kohta ja valitse Exchange.

    Näkymä näyttää jommalta kummalta alla olevista kuvista:

    Office 365 -hallintakeskukset
  3. Avaa Exchange-hallintakeskus ja valitse Vastaanottajat > Postilaatikot.

  4. Valitse käyttäjä ja valitse käyttäjän ominaisuussivun Mobiililaitteet-kohdassa Poista Exchange ActiveSync käytöstä ja Poista laitteiden OWA käytöstä ja vastaa Kyllä kumpaankin.

  5. Valitse Sähköpostiyhteydet, valitse Poista käytöstä ja vastaa Kyllä.

Office 365 -käyttöoikeuden poistaminen entiseltä työntekijältä

Organisaatiosta lähteneen käyttäjän käyttöoikeudesta ei kannata maksaa, joten sinun pitää peruuttaa hänen Office 365 -käyttöoikeutensa ja poistaa se sitten myös tilauksestasi. Jos päätät säilyttää käyttöoikeuden tilauksessasi, voit määrittää sen toiselle käyttäjälle.

Kun olet poistanut käyttöoikeuden, kyseisen käyttäjän tietoja säilytetään 30 päivän ajan. Voit myös käyttää tietoja tai palauttaa tilin, jos käyttäjä tulee takaisin. 30 päivän jälkeen käyttäjän kaikki tiedot (SharePoint Onlineen tallennettuja tiedostoja lukuun ottamatta) poistetaan pysyvästi Office 365:stä, eikä niitä voida palauttaa.

  1. Kirjaudu sisään Office 365:een osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  2. Valitse Office 365 -hallintakeskus -hallintakeskuksessa Käyttäjät.

    Valitse Käyttäjä.

  3. Valitse työntekijä, jonka haluat estää, ja valitse sitten Muokkaa käyttäjäruudun Tuotteen käyttöoikeudet -kohdan vieressä.

    Valitse Muokkaa kohdan Tuotteen käyttöoikeudet vieressä
  4. Siirrä Tuotteen käyttöoikeudet -ruudussa käyttöoikeuden ilmaisin Ei käytössä -asentoon ja poista käyttöoikeus valitsemalla sitten Määritä.

    Käyttöoikeuksien poistaminen

    Kun poisto on valmis, ruudussa näkyy sanoma Tuotteet poistettu.

Jos haluat vähentää maksamiesi käyttöoikeuksien määrää, kunnes palkkaat uuden työntekijän, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Office 365 -hallintakeskusissä Laskutus > Tilaukset.

  2. Poista käyttöoikeudet pysyvästi valitsemalla Lisää/poista, jolloin sinulta ei peritä siitä maksua ennen kuin palkkaat uuden työntekijän.

    Nuolten avulla voit poistaa käyttöoikeuksia tilauksesta.

    Kun lisäät uuden henkilön yrityksellesi, sinua pyydetään ostamaan käyttöoikeus samalla kertaa. Tämä onnistuu yhdellä napsautuksella.

Lisätietoja Office 365 for Business -tilauksen käyttöoikeuksien hallinnasta on artikkeleissa Käyttöoikeuksien määrittäminen käyttäjille Office 365 for Businessissa ja Käyttäjien käyttöoikeuksien poistaminen Office 365 for Businessissa.

Entisen työntekijän käyttäjätilin poistaminen

Kun olet tallentanut ja käsitellyt kaikki entisen työntekijän käyttäjätiedot, voit poistaa tilin.

  1. Älä poista tiliä, jos olet määrittänyt sähköpostiviestien edelleenlähetyksen tai muuntanut tilin jaetuksi postilaatikoksi. Molemmat toiminnot tarvitsevat tiliä edelleen lähetyksen tai jaetun postilaatikon kiinnittyäkseen siihen.

  2. Kirjaudu sisään Office 365:een osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  3. Valitse Hallintakeskuksessa Käyttäjät.

    Valitse Käyttäjä.

  4. Valitse työntekijä, jonka haluat poistaa, ja valitse käyttäjäruudusta Poista käyttäjä. Valitse tämän jälkeen Poista > Sulje.

    Käyttäjän poistaminen

Kun poistat käyttäjän, hänen tilinsä muuttuu passiiviseksi noin 30 päivän ajaksi. Siihen saakka voit palauttaa tilin, ennen kuin se poistetaan pysyvästi.

Käyttääkö organisaatiosi Active Directorya?

Jos organisaatio synkronoi käyttäjätilit Office 365:een paikallisesta Active Directory -ympäristöstä, kyseiset käyttäjätilit on poistettava ja palautettava paikalliseen Active Directory -palveluun. Et voi poistaa tai palauttaa niitä Office 365.ssa.

Katso ohjeet tästä TechNet-artikkelista: Käyttäjätilin poistaminen.

Jos käytät Azure Active Directorya, tutustu PowerShell-cmdlet-komentoon Remove-MsolUser.

Työntekijän sähköposti-istunnon lopettamisessa huomioon otettavaa

Seuraavassa on tietoja siitä, miten työntekijä voidaan poistaa sähköpostista (Exchange).

Toimintavaihtoehto

Tarvittava toimenpide

Istunnon lopettaminen (esimerkiksi Outlookin verkkoversio, Outlook tai Exchange Active Sync) ja uuden istunnon avaamisen pakottaminen

Salasanan vaihtaminen

Istunnon lopettaminen ja tuleviin istuntoihin pääsyn estäminen (kaikki protokollat)

Poista tili käytöstä. Esimerkki (Exchangen hallintakeskuksessa tai PowerShellin avulla):

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

Istunnon lopettaminen tietyn protokollan osalta (kuten ActiveSync)

Poista protokolla käytöstä. Esimerkki (Exchangen hallintakeskuksessa tai PowerShellin avulla):

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

Edellä mainitut toiminnot voi tehdä kolmessa paikassa:

Jos lopetat istunnon tähän

Kuinka kauan se kestää

Exchangen hallintakeskuksessa tai PowerShellin avulla

Odotettava viive on 30 minuuttia

Azure Active Directoryn hallintakeskuksessa

Odotettava viive on 60 minuuttia

Paikallisessa ympäristössä

Odotettava viive on vähintään kolme tuntia

Jos haluat nopean vasteen tilin lopettamiseen, käytä Exchangen hallintakeskusta (käytä PowerShelliä) tai Azure Active Directoryn hallintakeskusta. Paikallisessa ympäristössä muutoksen synkronointi Dirsync-työkalun avulla voi kestää useita tunteja.

Aiheeseen liittyvät artikkelitpacteralocked100mathced

Käyttäjän palauttaminen

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×