Edistymisraportin luominen

Edistymisraportit vertaavat suunniteltua, suoritettua ja jäljellä olevaa työmäärää kaaviossa, joka päivittyy automaattisesti muutettujen projektitietojen mukaisesti. Niiden avulla sinä ja sidosryhmät voitte helposti luoda nopean yleiskuvan projektin tilanteesta.

Projektinhallintavinkki    Edistymisraportit ovat osa joustava projektinhallinta -menetelmää, erityisesti Scrum-menetelmää käytettäessä. Ne ovat kuitenkin käteviä työkaluja mille tahansa projektinhallintatyylille.

Jos haluat luoda edistymisraportin, valitse Raportti > Raporttinäkymä > Työn määrä suhteessa jäljellä olevaan aikaan.

Raportti-välilehden Raporttinäkymät-valikko

Sinun täytyy ehkä lisätä projektiin kenttiä, jotta saat haluamasi tiedot edistymisraporttiin. Alla olevien vinkkien avulla voit määrittää projektin asetukset niin, että saat edistymisraportista mahdollisimman paljon irti.

Edistymisraportin asetusten määrittäminen

Työmäärän tai tehtävän edistymiskaaviot

Työmäärän edistymiskaavion asetusten määritys

Työtietojen määritys

Seurattavien työkenttien lisääminen

Työmäärän edistymisen kentät

Työmäärä

Toteutunut työmäärä

Kumulatiivinen työmäärä

Tehtävän edistymiskaavion asetusten määritys

Tehtävän tietojen määritys

Seurattavien tehtäväkenttien lisääminen

Tehtävän edistymisen kentät

Edistymisraportin muotoilu

Työmäärän tai tehtävän edistymiskaaviot

Oletusedistymisraporttiin kuuluu kaksi kaaviota: työmäärän ja tehtävän edistyminen.

Työmäärän edistymis kaavio näyttää, kuinka suuri osa työmäärästä on suoritettu loppuun, kuinka paljon työtä saadaan aikataulun mukaan suoritettua loppuun ennen projektin päättymispäivää ja perusaikataulun arvion siitä, kuinka paljon työtä tullaan suorittamaan loppuun siinä projektin vaiheessa.

Työmäärän seurantaraportti

Tehtävän edistymis kaavio näyttää, kuinka monta tehtävää on suoritettu loppuun, kuinka monta tehtävää on vielä jäljellä ja perusaikataulun arvion, kuinka monta tehtävää saadaan loppuun siinä projektin vaiheessa.

Tehtävän seurantaraportti

Sivun alkuun

Työmäärän edistymiskaavion asetusten määrittäminen

Työmäärän edistymiskaavio näyttää, kuinka suuren osan työmäärästä olet tehnyt ja kuinka paljon siitä on jäljellä. Jos jäljellä olevan kumulatiivisen työmäärän viiva on kaavion jyrkin, projekti saattaa olla aikataulusta jäljessä.

Työmäärä on aika, jossa tehtävä on tarkoitus saada valmiiksi. Toteutunut työmäärä on tehtävään tähän mennessä käytetty työmäärä ja jäljellä oleva työmäärä on näiden kahden erotus. Voit seurata työmäärää henkilötyötunneissa tai päivissä.

Työtietojen määritys

Työmäärän edistymiskaaviot vertaavat suunniteltua, toteutunutta ja jäljellä olevaa työmäärää, joten varmista, että olet määrittänyt nämä tiedot projektiisi ennen raportin luomista.

  • Määritä resursseja tehtäviin, erityisesti jos haluat määrittää tehdyn työmäärän. Tee tämä ennen perusaikataulun määrittämistä.

  • Määritä perusaikataulu, jotta saat tilannekuvan projektistasi. Edistymisraportin perusaikatauluissa näkyy, milloin olet suunnitellut suorittaa tehtävät ja työmäärän loppuun.

Seurattavien työkenttien lisääminen

  1. Valitse Näytä > Resurssien käyttö.

  2. Valitse Resurssien käyttö - Työkalut - Muotoile > Lisää tietoja.

    Resurssien käyttö - Työkalut - Muotoile -välilehden Lisää tietoja -painike

  3. Valitse kenttä Käytettävissä olevat kentät -kohdassa, ja valitse sitten Näytä.

    Tietotyylit-valintaikkunan Käytettävissä olevat kentät -kohta

  4. Kun olet valinnut haluamasi kentät, valitse OK.

Työmäärän edistymisen kentät

Työmäärä

Kenttä

Kuvaus

Työmäärä-kentät

Kokonaisaika, jona:

  • Kaikki resurssit on varattu tehtävään.

  • Resurssi on varattu kaikkiin tehtäviin.

  • Resurssi on varattu tehtävään.

Jäljellä oleva työmäärä -kentät

Tehtävän loppuun suorittamiseen vaadittava aika.

Perusaikataulun työmäärä -kentät

Tehtävälle, resurssille tai tehtävävaraukselle suunniteltu kokonaistyömäärä.

Toteutunut työmäärä

Kenttä

Kuvaus

Toteutunut työmäärä -kentät

Tehtäviin varatun resurssin jo tekemä työmäärä.

Kumulatiivinen toteutunut työmäärä

Kaikkien tehtäviin varattujen resurssien tekemä toteutunut työmäärä.

Kumulatiivinen jäljellä oleva todellinen työmäärä

Tehtävien loppuun suorittamiseen tarvittava työmäärä sen jälkeen, kun toteutunut kertynyt työmäärä on vähennetty.

Kumulatiivinen työmäärä

Kenttä

Kuvaus

Kumulatiivinen työmäärä -kentät

Kaikille tehtäviin varatuille resursseille varattu aika.

Perusaikataulujen 0–10 kumulatiivinen työmäärä

Perusaikataulun työmäärä, joka on varattu kaikille tehtäviin varatuille resursseille perusaikataulun määrittämisen aikaan.

Jäljellä oleva kumulatiivinen työmäärä

Tehtävien loppuun suorittamiseen tarvittava työmäärä sen jälkeen, kun varattu kertynyt työmäärä on vähennetty.

Perusaikataulujen 0–10 jäljellä oleva kumulatiivinen työmäärä

Tehtävien loppuun suorittamiseen tarvittava perusaikataulun työmäärä sen jälkeen, kun varattu kertynyt perusaikataulun työmäärä on vähennetty.

Sivun alkuun

Tehtävän edistymiskaavion asetusten määrittäminen

Tehtävän edistymiskaavio näyttää, kuinka monta tehtävää olet saanut valmiiksi ja kuinka monta on vielä jäljellä.Jos jäljellä olevien tehtävien viiva on kaavion jyrkin, projekti saattaa olla aikataulusta jäljessä.

Tehtävätietojen määritys

Tehtävän edistymiskaaviot vertaavat suunniteltuja, toteutuneita ja jäljellä olevia tehtäviä, joten varmista, että olet määrittänyt nämä tiedot projektiisi ennen raportin luomista.

  • Määritä perusaikataulu, jotta saat tilannekuvan projektistasi. Edistymisraportin perusaikatauluissa näkyy, milloin olet suunnitellut suorittaa tehtävät ja työmäärän loppuun.

  • Merkitse tehtävät valmiiksi. Valitse tehtävä ja valitse sitten valintanauhasta Tehtävä. Valitse valmistumisprosenttiarvo, mutta ota huomioon, että Project laskee tehtävän edistymiskaaviossa vain 100-prosenttisesti valmiit tehtävät valmiiksi.

Seurattavien tehtäväkenttien lisääminen

  1. Valitse Näytä > Tehtävien käyttö.

  2. Valitse Tehtävien käyttö - Työkalut - Muotoile > Lisää tietoja.

    Tehtävien käyttö - Työkalut - Muotoile -välilehden Lisää tietoja -painike

  3. Valitse kenttä Käytettävissä olevat kentät -kohdassa, ja valitse sitten Näytä.

    Tietotyylit-valintaikkunan Käytettävissä olevat kentät -kohta

  4. Kun olet valinnut haluamasi kentät, valitse OK.

Tehtävän edistymisen kentät

Kenttä

Kuvaus

Prosenttia (%) valmiina -kentät

Tehtävän tämänhetkinen tila prosentteina sen kestosta.

Kumulatiivinen valmistumisprosentti (%) (aikajaksotettu tehtäväkenttä)

Tehtävän kumulatiivinen valmistumisprosentti suhteutettuna aikaan.

Perusaikataulujen 0–10 jäljellä olevat tehtävät.

Niiden ajoitettujen tehtävien määrä, jotka on perusaikataulun määritysvaiheessa merkitty valmistumaan tiettynä päivänä.

Jäljellä olevat todelliset tehtävät

Niiden todellisten tehtävien määrä, joiden on tarkoitus valmistua tiettynä päivänä.

Jäljellä olevat tehtävät

Niiden ajoitettujen tehtävien määrä, joiden on tarkoitus valmistua tiettynä päivänä.

Sivun alkuun

Edistymisraportin muotoilu

Voit muuttaa edistymisraporttien tietoja, värejä ja muotoja aivan kuten muissakin projektiraporteissa. Voit myös lisätä siihen kaavioita, taulukkoja tai kuvia.

Lisätietoja on artikkelissa Projektiraportin luominen.

Sivun alkuun

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Miten voimme parantaa?

Miten voimme parantaa?

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!