Business Contact Manager -tiedon jakaminen toisten käyttäjien kanssa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Business Contact Manager for Outlook 2010 mahdollistaa sinulle ja työtovereillesi teille kaikille tärkeiden yritystietojen jakamisen. Tiedot Tili-, Business Contact-, Mahdollisuus- tai Projekti-tietueissa tallennetaan kohteeseen Business Contact Manager -tietokanta. Tämän tietokannan tekijä on myös tietokannan omistaja, joka voi jakaa tietokannan.

Huomautus:  Suojaustason nostamiseksi kaikki kohteiden jaettu tietokanta ja paikallinen tietokanta välillä kulkeva tieto on salattu.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit jakaa Business Contact Manager for Outlook -tietokannan ja lakata jakamasta sitä.

Sisältö

Business Contact Manager -tietokannan käyttöoikeuksien hallinta

Business Contact Manager -tietokannan käyttöoikeuksien hallinta

Jos olet tietokannan omistaja, voit jakaa tietokannan muiden kanssa ja antaa käyttöoikeudet haluamillesi käyttäjille, jotka ovat jo tietokoneesi käyttäjiä tai kuuluvat kohteen ryhmä piiriin. Voit myös muuttaa sitä käyttäjäjoukkoa, jolla on käyttöoikeudet tietokantaan.

Huomautus:  Käyttäjien tietokoneet voivat kuulua samaan työryhmään. Toimialueen ei välttämättä tarvitse jakaa tietokantaasi.

Käyttäjät, joilla on käyttöoikeudet tietokantaasi, voivat päivittää tietueita, luoda uusia tietueita tai siirtää tietueita Poistetut-kansioon. He eivät voi poistaa tietueita pysyvästi.

Vihje: Jos käyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia verkkoon, mutta hänen täytyy päästä käyttämään tiedostoja, jotka on jaetussa tietokannassa luetteloitu tietueiden viestintähistoriassa, liitä tiedostot mieluummin Kommentit-osioon viestintähistoriaan linkittämisen sijasta. Muista, että tietokannan koon yläraja on 4 gigatavua ja että liitetiedostot kasvattavat tietokannan kokoa.

Tietokannan omistajana voit:

  • Jakaa tietokantasi toisten kanssa tai olla jakamatta sitä.

  • Myöntää tietokannan käyttöoikeuksia yksittäisille käyttäjille tai evätä ne heiltä.

  • Muuttaa sitä käyttäjäjoukkoa, jolla on käyttöoikeudet tietokantaan.

  • Poistaa tietokannan.

  • Tehdä tietokannasta varmuuskopion.

  • Palauttaa aiemmin varmuuskopioidun tietokannan.

  • Poistaa tietueen pysyvästi tyhjentämällä Poistetut-kansion.

    Huomautus:  Kaikki käyttäjät voivat palauttaa tietueen, joka on yhä Poistetut-kansiossa.

  • Tarkistaa virheet ja korjata tietokannan.

Jos olet tietokoneen järjestelmänvalvoja, voit:

  • Lisätä uusia käyttäjiä tietokoneelle.

  • Käyttää mitä tahansa jaettuja tietokantoja tällä tietokoneella, myös muiden luomia.

Sivun alkuun

Tietokannan jakaminen

Kun haluat jakaa tietokannan, suorita nämä toimenpiteet ohjatussa toiminnossa Jakamisen hallinta:

Tärkeää:  Yhteyden luomiseksi jaettuun tietokantaan kullakin tietokoneella tulee olla käytössä Business Contact Manager for Outlook 2010.

Vaihe 1: Valitse tietojen jakaminen

Huomautus:  Jos tietokoneessasi on käytössä Microsoft Windows XP Home, et voi jakaa tietokantaasi muiden käyttäjien kanssa.

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Jakamisen hallinta -painiketta.

  3. Kun olet ohjatussa toiminnossa Jakamisen hallinta sivulla Jaa yritystietosi tai lopeta niiden jakaminen, napsauta Haluan jakaa tietoni.

  4. Jaa tietokanta eri tietokoneita käyttävien työtoverien kanssa valitsemalla Muiden käyttämässäni verkossa olevien tietokoneiden käyttäjien kanssa -valintaruutu.

    Ohjattu Jakamisen hallinta -toiminto Jaa yritystietosi tai lopeta niiden jakaminen -sivulla, jossa on valittuna Haluan jakaa tietoni käyttäjille, jotka käyttävät muita tietokoneita valitsemassani verkossa.

  5. Napsauta Seuraava.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Päätä, haluatko muuttaa sähköpostisi linkitys- ja seuranta-asetuksia

Kun linkität ja jäljität sähköpostiviestejä ja päätät sitten jakaa tietokantasi, asiaan liittyy turvallisuus- ja tietosuojakysymyksiä. Kun olet ainoa käyttäjä ja jaat tietokantasi voidaksesi käyttää sitä toiselta koneelta, huolenaiheita on vähemmän. Kun jaat tietosi useille käyttäjille, jaat kaikki tietokantaan sisältyvät tiedot jokaiselle, jolla on tietokannan käyttöoikeus.

Jos olet ainoa käyttäjä ja haluat käyttää tietokantaasi useammalta kuin yhdeltä koneelta

Kun olet tietokannan ainoa käyttäjä, turvallisuusongelmat ovat vähäpätöisiä ja liittyvät lähinnä salasanan suojaamiseen. Salli sähköpostin linkitys ja jäljittäminen kaikille sähköpostiosoitteille, koska kukaan muu ei voi nähdä viestejä.

Huomautus:  Joudut jakamaan Business Contact Manager -tietokannan voidaksesi käyttää tietokannan kopiota offline-tilassa - esimerkiksi kannettavassa tietokoneessa - mutta tietokannalla on silti edelleenkin vain yksi käyttäjä. Katso lisätietoja offline-työskentelystä kohdasta Business Contact Managerin käyttäminen offline-tilassa.

Jos tietokannalla on useita käyttäjiä

Kun jaat Business Contact Managerin muiden käyttäjien kanssa, sinulla on useita eri mahdollisuuksia hallita sähköpostisi linkitys- ja seuranta-asetuksia.

  • Muuta asetuksia ennen kuin jaat tietokannan     Jos olet jo linkittämässä tietokantasi tietueita sähköpostiviesteihin, voit muuttaa linkitys- ja seuranta-asetuksia niin, että ne sisältävät vain ne sähköpostiviestit, jotka haluat muiden näkevän, ja voit poistaa kustakin yksittäisestä tietueesta kaikki sellaiset sähköpostiviestit, joita et halua muiden näkevän. Jokainen tietokantasi käyttäjä näkee kaikki tietokantaasi linkitetyt sähköpostiviestit.

  • Säilytä asetuksesi entisellään     Tämä tarkoittaa, että jos sähköpostiviestisi linkittyvät automaattisesti, jokainen, jolla on käyttöoikeudet tietokantaan, voi nähdä linkitetyt viestit.

  • Poista kaikki asetukset     Tämä tarkoittaa, että uusia viestejä ei linkitetä, mutta kaikki ennen asetusten poistoa linkitetyt viestit ovat yhä saatavana kaikille tietokantaasi käyttäville.

Huomautus:  Kaikilla näillä vaihtoehdoilla voit poistaa kaikki sellaiset sähköpostiviestit ja viestintätapahtumat, joita et halua työtoveriesi näkevän, ennen kuin jaat tietokannan. Lisätietoja viestintätapahtumien poistamisesta on artikkelissa Seuraa viestintää asiakkaiden kanssa Business Contact Managerissa.

Sähköpostin linkityksen ja seurannan asetusten muuttaminen
Voit muuttaa sähköpostin linkityksen ja seurannan asetuksia napsauttamalla Peruuta niin että ohjattu toiminto Jakamisen hallinta sulkeutuu ja avaamalla sitten Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkunan. Lisätietoja sähköpostiviestien linkityksestä ja seurannasta sekä asetusten muuttamisesta saat artikkelista Sähköpostiviestien linkittäminen ja seuranta Business Contact Managerissa.

Sähköpostiviestien linkityksen ja seurannan asetusten säilyttäminen tai poistaminen

Ohjattu Jakamisen hallinta -toiminto Sähköpostin linkityksen ja seurannan asetukset -sivulla, jossa valittuna Haluan säilyttää nykyiset sähköpostin linkityksen ja seurannan asetukset.

  1. Tee jokin seuraavista ohjatun toiminnon Jakamisen hallinta sivulla Sähköpostin linkityksen ja seurannan asetukset:

    • Valitse valintaruutu Haluan säilyttää nykyiset sähköpostin linkityksen ja seurannan asetukset, ellet halua tehdä asetuksiin mitään muutoksia ennen tietokannan jakamista.

    • Poista merkintä kohdan Haluan säilyttää nykyiset sähköpostin linkityksen ja seurannan asetukset valintaruudusta, ellet halua tästedes säilyttää vanhoja asetuksiasi.

      Tärkeää: Kun jaat tietokannan, jaat kaikki siinä olevat tiedot niiden käyttäjien kanssa, joilla on tietokannan käyttöoikeus. Jos olet määrittänyt sähköpostiviesteille automaattisen linkityksen ja seurannan, kaikki asiakkaisiin ja yhteyshenkilöihin linkitetyt aiemmin luodut ja tulevat sähköpostiviestit sekä muut viestintätapahtumat ovat kaikkien niiden käyttäjien nähtävissä, jotka pääsevät käyttämään tietokantaa. Jos et halua jakaa mitään aiemmin luotuja sähköpostiviestejä tai viestintätapahtumia, poista ne, ennen kuin jaat tietokannan. Lisätietoja viestintätapahtumien poistamisesta on artikkelissa Asiakasviestinnän seuraaminen Business Contact Managerissa.

  2. Napsauta Seuraava.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Valitse tietokantasi käyttäjät

Tietokantaa jaettaessa on erityisesti valittava ne käyttäjät, jotka tarvitsevat käyttöoikeuden tietokantaan. Voit myöntää oikeudet käyttäjille, joilla on jo käyttöoikeudet tietokoneeseen, ja antaa käyttöoikeuksia kokonaan uusille käyttäjille.

Tärkeää:  Yhteyden luomiseksi jaettuun tietokantaan kullakin tietokoneella tulee olla käytössä Business Contact Manager for Outlook 2010.

Lisää käyttäjiä, joilla on jo tietokoneesi käyttöoikeus
  • Valitse ohjatussa toiminnossa Jakamisen hallinta sen Valitse käyttäjät -sivulla niiden käyttäjien nimien kohdalla olevat valintaruudut, joiden kanssa haluat jakaa tietokannan, ja valitse sitten Seuraava.

Lisää käyttäjä, jota ei ole Valitse käyttäjät -sivun luettelossa

Huomautus:  Vain tietokannan omistaja voi myöntää käyttöoikeudet.

  1. Valitse Valitse käyttäjät -sivulta Lisää uusi käyttäjä -painike.

  2. Toimi Lisää käyttäjä ‑valintaikkunassa seuraavasti:

    • Jos tietokoneesi kuuluu työryhmään    

      1. Kirjoita Tilapäinen salasana -ruutuun salasana, jota käyttäjä ei varmasti ole käyttänyt aikaisemmin.
        Tätä tilapäistä salasanaa voi käyttää vain kerran. Kun tämä uusi käyttäjä kirjautuu Business Contact Manager -tietokantaan ensimmäisen kerran, järjestelmä pyytää kirjoittamaan tilapäisen salasanan ja sen jälkeen nykyisen verkkosalasanan tai paikallisen salasanan. Tämän jälkeen käyttäjä voi käyttää sekä verkkoa että tietokantaa verkkosalasanalla.

        Huomautus: Tilapäinen salasana on annettava kullekin käyttäjälle. Kaikkien salasanojen (tilapäisten ja pysyvien) on oltava paikallisen verkon suojausvaatimusten mukaisia. Salasanakenttä ei saa olla tyhjä.

      2. Kirjoita tilapäinen salasana uudelleen Vahvista salasana ‑ruutuun.

      3. Jos haluat, että uudella käyttäjällä on oikeus kirjautua tietokoneeseesi ja siitä ulos sekä käyttää muita tietokoneessasi olevia tiedostoja, kuten tietokantaa, valitse käyttöoikeudet ‑valintaruutu.

    • Jos tietokoneesi kuuluu toimialueeseen    

      1. Kirjoita se ryhmä-nimi, johon käyttäjä kuuluu.

      2. Kirjoita sen käyttäjän käyttäjänimi, jolle myönnetään tietokoneen käyttöoikeus. Tämän on oltava sama kuin se käyttäjänimi (tai kirjautumistunnus), jolla käyttäjä kirjautuu verkkoon.
        -Tai-
        Valitse Selaa ja hae käyttäjänimi ja toimialue.

  3. Napsauta Seuraava.

    Vihje:  Voit määrittää tietueita työtovereille, joille on myönnetty jaetun tietokannan käyttöoikeus. Jos esimerkiksi haluat määrittää tilin työtoverille, jolle on myönnetty käyttöoikeudet tietokantaan, voit valita työtoverin nimen tilitietueen Vastuuhenkilö-luettelosta Yleiset-sivulta.

Sivun alkuun

Vaihe 4: Varmista että tietokoneesi asetukset sallivat muiden käyttää tietokantaasi

Voidaksesi jakaa tietokantasi muiden käyttäjien kanssa voit joutua muuttamaan tietokoneesi asetuksia niin, että voit myöntää käyttöoikeudet. Suositeltavaa on, että Business Contact Manager for Outlook saa muuttaa asetuksia, mutta voit myös poistaa merkin kaikkien sellaisten asetusten valintaruudusta, joita et halua muuttaa.

Huomautukset: 

  • Näet Tarkista tietokoneen tietokannan jakamisen asetukset -sivun vain jos olet merkinnyt kohdan muiden käyttämässäni verkossa olevien tietokoneiden käyttäjien kanssa ohjatun toiminnon Jakamisen hallinta ensimmäisessä vaiheessa.

  • Vain järjestelmänvalvojalla, joka myös on kirjautunut sisään järjestelmänvalvojana, on oikeus sallia tällaiset muutokset tai tehdä niitä itse. Jos et itse ole järjestelmänvalvoja, pyydä sellaista henkilöä, joka on järjestelmänvalvoja, kirjautumaan sisään järjestelmänvalvojan oikeuksin ja tekemään tarvittavat muutokset puolestasi.

  1. Valitse ohjatussa toiminnossa Jakamisen hallinta sen Tarkista tietokoneen tietokannan jakamisen asetukset -sivulta valintaruutu Haluan tarkastella muutettavia asetuksia, niin saat nähtäväksesi luettelon kaikista asetuksista, joita Business Contact Manager for Outlook muuttaa.

  2. Napsauta Seuraava.

  3. Tarkastele asetusten luetteloa kohdassa Muutoksia edellyttävät asetukset, Asetukset-ruudussa.

  4. Katso lisätietoja napsauttamalla kohteen nimeä Asetukset-ruudun vieressä. Jos et halua toteuttaa suositeltua muutosta, poista merkki asetuksen kohdalla olevasta valintaruudusta.

  5. Valitse Seuraava, kun olet valmis jatkamaan.

Sivun alkuun

Vaihe 5: Suorita ohjatun toiminnon viimeinen sivu ja myönnä käyttöoikeudet tietokantaan

  1. Ohjatun toiminnon Jakamisen hallinta sivun Tietokannan käyttöoikeuden myöntäminen kohdassa Seuraavilla käyttäjillä on nyt käyttöoikeus tietokantaan voit tarkastella niiden käyttäjien luetteloa, jotka saavat käyttöoikeudet jaettuun tietokantaan kun olet ensin suorittanut ohjatun toiminnon loppuun.

  2. Nyt voit tehdä jonkin seuraavista toimenpiteistä:

    • Jos haluat palata takaisin ja tehdä toimenpiteitä, kuten lisätä tai poistaa käyttäjiä, valitse Takaisin.

    • Jos haluat sallia kaikkien luettelossa mainittujen käyttäjien käyttävän tietokantaa, valitse Valmis.

    • Jos et halua jakaa tietokantaa, valitse Peruuta.

Sivun alkuun

Vaihe 6: Anna kullekin käyttäjälle tietokoneen nimi ja tietokannan nimi

Mistä löydän tietokoneen ja tietokannan nimen?    

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti.

  3. Tietokantojen hallinta -osiossa, Tietokannan nimen vieressä näkyvät tietokoneen ja tietokannan nimet tässä muodossa: (tietokoneen nimi\tietokannan nimi).

  4. Käyttäjät tarvitsevat tietoa myös siitä, miten luodaan yhteys jaettuun tietokantaan.

Sivun alkuun

Lisää tai poista käyttäjän käyttöoikeus tietokantaan

Jos tietokantasi on jo jaettu, voit antaa uusille käyttäjille käyttöoikeuden tietokantaasi tai poistaa sen muilta.

Vihje:  Voit määrittää tietueita työtovereille, joille on myönnetty jaetun tietokannan käyttöoikeus. Jos esimerkiksi haluat määrittää tilin työtoverille, jolle on myönnetty käyttöoikeudet tietokantaan, voit valita työtoverin nimen tilitietueen Vastuuhenkilö-luettelosta Yleiset-sivulta.

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Jakamisen hallinta -painiketta.

  3. Mene ohjatun toiminnon Jakamisen hallinta sivulle Business Contact Manager Database -tietokannan jakaminen ja valitse Seuraava.
    Ruudussa Käyttäjät, joilla on käyttöoikeus tähän tietokoneeseen näkyy luettelo kaikista käyttäjistä, joilla on käyttöoikeus jaettuun tietokantaasi.

    Huomautus:  Oletusarvoisesti tämän tietokoneen järjestelmänvalvojat näkyvät luettelossa, mutta ryhmä -järjestelmänvalvojat eivät, ellet erikseen lisää heitä. Kaikilla järjestelmänvalvojilla on pääsy kaikkeen tietoon riippumatta siitä, näkyykö hänen käyttäjätilinsä luettelossa vai ei. Lisätietoja järjestelmänvalvojista on kohdassa Mistä tiedän, olenko järjestelmänvalvoja?.

  4. Toimi seuraavasti:

    • Merkitse niiden käyttäjien nimen kohdalla olevat valintaruudut, joiden kanssa haluat jakaa tietokannan.

    • Poista merkintä niiden käyttäjien nimen kohdalla olevista valintaruuduista, joiden käyttöoikeuden haluat peruuttaa.

    • Lisää käyttäjä, jonka nimeä ei ole luettelossa, valitsemalla Lisää uusi käyttäjä -painike ja seuraa sitten edellä tämän artikkelin kohdassa Lisää käyttäjä, jota ei ole Valitse käyttäjät -sivun luettelossa annettuja ohjeita.

      Huomautus:  Vain tietokannan omistajalla on oikeus lisätä uusi käyttäjä tähän luetteloon.

  5. Valitse Seuraava ja suorita sitten ohjattu toiminto loppuun.

  6. Anna kullekin käyttäjälle tietokoneesi nimi ja tietokannan nimi.

Sivun alkuun

Tietokannan jakamisen lopettaminen

Huomautus:  Jos lopetat tietokannan jakamisen työtoverien kanssa ja helle on määritetty tietueita, näiden tietueiden Määritetty-kentästä katoaa sisältö.

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Jakamisen hallinta -painiketta.

  3. Kun olet ohjatussa toiminnossa Jakamisen hallinta sivulla Business Contact Manager -tietokannan jakaminen, napsauta En halua jakaa tietojani.

    Ohjatun Jakamisen hallinta -toiminnon Jaa yritystietosi tai lopeta niiden jakaminen -sivu, jossa on valittuna En halua jakaa tietojani.

  4. Valitse Seuraava ja suorita sitten ohjattu toiminto loppuun.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×