Automaattisen poissaolovastauksen lähettäminen Outlookissa

Voit lähettää automaattisia poissaolovastauksia käyttämällä näitä vaiheita vain siinä tapauksessa, että sinulla on Office 365-, Outlook.com- tai Exchange-tili. Jos käytössäsi on jokin muu sähköpostitili, katso lisätietoja artikkelista Sähköpostiviestin lähettäminen edelleen tai uudelleenohjaus automaattisesti.

  1. Valitse Tiedosto > Automaattiset vastaukset.

    Automaattiset vastaukset

  2. Valitse Automaattiset vastaukset -ruudussa Lähetä automaattiset vastaukset.

    Voit halutessasi määrittää automaattisille vastauksille päivämääräalueen. Tämä poistaa automaattiset vastaukset käytöstä päättymisajaksi annettuna päivänä ja kellonaikana. Muussa tapauksessa automaattiset vastaukset on poistettava käytöstä manuaalisesti.

    Huomautus: Jos et näe Automaattiset vastaukset -kohtaa, käytät todennäköisesti Outlookia POP- tai IMAP-tiliyhteyden kanssa. Sähköpostiviestin lähettäminen edelleen tai uudelleenohjaus automaattisesti sisältää ohjeita automaattisten vastausten määritykseen.

  3. Kirjoita Oman organisaation sisällä -välilehteen vastaus, jonka haluat lähetettävän työtovereille, kun et ole töissä.

    Automaattisen vastauksen kirjoittaminen

    Huomautus: Automaattisten vastauksien lähettäminen oman organisaation ulkopuolisille henkilöille tarkoittaa, että automaattinen vastauksesi lähetetään jokaisen sähköpostiviestin lähettäjälle, mukaan lukien uutiskirjeet, mainokset ja mahdollisesti roskapostiviestit. Jos haluat lähettää automaattiset vastaukset organisaatiosi ulkopuolisille henkilöille, on suositeltavaa valita ne lähetettäviksi vain omille yhteystiedoille.

  4. Tallenna asetukset valitsemalla OK.

Automaattisten poissaolovastausten poistaminen käytöstä

Kun Outlook on määritetty lähettämään automaattisia vastauksia, näet nämä tiedot valintanauhan alapuolella olevassa viestissä. Valitse Poista käytöstä, kun haluat poistaa automaattiset poissaolovastaukset käytöstä. Jos haluat muokata automaattisen vastauksen päivämääriä tai lähetettävää viestiä, muokkaa asetuksia edellä annettujen ohjeiden avulla.

Automaattisten vastausten poistaminen käytöstä

Vianmääritys: Automaattisia vastauksia ei näy

Jos et näe kohtaa Automatic Replies Tiedosto-kohdan valitsemisen jälkeen, käytössäsi on todennäköisesti Gmail-, Yahoo- tai muu POP- tai IMAP-tili, joka ei tue Outlookin Automaattiset vastaukset -toimintoa. Voit määrittää säännön, jonka mukaan viesteihin vastataan, mutta vain jos jätät Outlookin käyntiin. Lisätietoja on kohdassa Sähköpostiviestien hallinta sääntöjen avulla.

Automaattiset vastaukset voi määrittää kahdella eri tavalla. Valitsemasi menetelmä määräytyy sen mukaan, minkä tyyppinen sähköpostitili sinulla on Outlookissa.

Minulla on Exchange Server -tili.

Minulla on Outlook.com-, Hotmail-, Gmail- tai Yahoo!-tili tai muu POP3- tai IMAP-tili.

En ole varma, millainen tili minulla on.

Minulla on Exchange Server -tili

Poissa-tilan hallinnan ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

  1. Valitse Työkalut-valikosta Ulkona-tilan hallinta.

    Työkalut-valikon Poissa-tilan hallinta -komento

    Huomautus: Työkalut-valikko tulee näkyviin Outlookin pääikkunassa. Pääikkuna on sama ikkuna, joka tulee näkyviin, kun käynnistät Outlookin. Siihen sisältyy Tiedosto-, Muokkaa-, Näytä-, Siirry-, Työkalut-, Toiminnot- ja Ohje-valikot. Työkalut-valikkoa ei ole ikkunoissa, joissa voit luoda tai tarkastella kohteita, kuten sähköpostiviestejä, yhteystietoja tai tehtäviä.

    Jos Poissa-tilan hallinta -komento ei tule näkyviin, kaikille Outlookin käyttäjille on saatavilla myös vaihtoehtoinen tapa vastata viesteihin automaattisella vastauksella. Siirry kohtaan Minulla on Outlook.com-, Hotmail-, Gmail- tai Yahoo!-tili tai muu POP3- tai IMAP-tili.

  2. Valitse Lähetä automaattinen poissaolovastaus.

  3. Voit valita halutessasi Lähetä vain tällä aikavälillä -valintaruudun, jos haluta määrittää, milloin poissaolovastaukset ovat aktiivisia. Jos et määritä alkamis- ja päättymisaikaa, automaattisia vastauksia lähetetään, kunnes valitset Älä lähetä automaattista poissaolovastausta -valintaruudun.

  4. Kirjoita Oman organisaation sisällä -välilehteen vastaus, jonka haluat lähetettävän, kun et ole töissä.

    Jos haluat lähettää automaattisia vastauksia organisaation ulkopuolisille henkilöille, noudata vaiheiden 4 ja 5 ohjeita.

  5. Valitse Oman organisaation ulkopuolella -välilehdestä Automaattinen vastaus organisaation ulkopuolella oleville henkilöille -valintaruutu ja kirjoita vastaus, jonka haluat lähettää poissa ollessasi.

    Organisaatio määritetään yleensä yritykseksi ja sisältää henkilöt, joilla on Exchange Server -tili sähköpostijärjestelmässäsi.

    Kun Automaattinen vastaus oman organisaation ulkopuolisille henkilöille -valintaruutu on valittuna, Oman organisaatio ulkopuolella -välilehden nimen perässä lukee (Käytössä).

  6. Valitse Oman organisaation ulkopuolella -välilehdestä automaattisten vastausten vastaanottajat valitsemalla Vain Omat yhteystiedot tai Oman organisaation ulkopuoliset.

    Huomautus: Yhteystiedon on oltava Exchange Serverin Yhteystiedot-kansiossa. Jos yhteystieto on vain kansiossa, joka sijaitsee Omat kansiot -tiedostossa (.pst), automaattista vastausta ei lähetetä.

Minulla on Outlook.com-, Hotmail-, Gmail- tai Yahoo!-tili tai muu POP3- tai IMAP-tili

Voit jäljitellä ainoastaan Exchange Server -tilin käyttäjien saatavilla olevaa Poissa-tilan hallinnan toimintaa yhdistämällä Outlook-sähköpostimallin Outlook-sääntöihin. Tämän yhdistelmän avulla voit määrittää sähköpostitilin vastaamaan saapuviin viesteihin automaattisesti.

Tärkeää: Tietokone ja Outlook on jätettävä käyntiin, jotta automaattiset vastaukset lähtevät.

Vaihe 1: Viestin mallin luominen

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse sitten Sähköpostiviesti.

  2. Valitse Asetukset-välilehden Muoto-ryhmästä Vain teksti.

  3. Kirjoita viestin leipätekstiin automaattisessa vastauksessa lähetettävä viesti.

  4. Napsauta viesti-ikkunassa Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Tallenna nimellä.

  5. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallennusmuoto-luettelosta Outlook-malli (*.oft).

  6. Kirjoita Tiedoston nimi -ruutuun uuden viestimallin nimi ja valitse sitten Tallenna.

Vaihe 2: Sähköpostiviesteihin automaattisesti vastaavan säännön luominen

  1. Valitse Työkalut-valikosta Säännöt ja ilmoitukset.

  2. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa Uusi sääntö.

  3. Valitse Aloita tyhjästä säännöstä -kohdasta Tarkista viestit niiden saapuessa ja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse Mitkä ehdot haluat tarkistaa? -kohdasta lähetetty vain minulle -valintaruutu ja muut haluamasi ehdot ja valitse sitten Seuraava.

  5. Kun näkyviin tulee valintaikkuna, jossa kerrotaan, että tämän säännön kohteena on jokainen viesti, jonka vastaanotat, valitse Kyllä.

  6. Valitse Miten haluat käsitellä tätä viestiä -luettelosta vastaa käyttämällä mallia -valintaruutu.

  7. Valitse Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa) -kohdasta tietty malli.

  8. Valitse Valitse vastausmalli -valintaikkunan Kohteet-ruudusta Tiedostojärjestelmän mallit.

  9. Valitse edellisessä kohdassa luomasi malli ja valitse sitten Avaa.

  10. Valitse Seuraava.

  11. Voit vaihtoehtoisesti valita haluamasi poikkeukset automaattisen vastauksen sääntöön valitsemalla niiden valintaruudut.

  12. Valitse Seuraava.

  13. Kirjoita Vaihe 1: Anna säännölle nimi -ruutuun automaattisen vastaamisen säännön nimi ja valitse sitten Valmis.

Vihje: Luo Outlook-tehtävä tai muistutus, jotta muistat poistaa tämän säännön käytöstä, kun et enää halua lähettää automaattisia vastauksia.

Ohjatun sääntöjen luomisen vastaa käyttämällä mallia -sääntö lähettää automaattisen vastauksen kullekin lähettäjälle vain kerran. Tämä sääntö estää Outlookia lähettämästä toistuvaa vastausta lähettäjälle, jolta saat useita viestejä. Outlook pitää istunnon aikana kirjaa käyttäjistä, joiden viesteihin se on vastannut. Jos suljet Outlook ja käynnistät sen uudelleen, vastauksen saaneiden lähettäjien luettelo tyhjenee.

Tärkeää: Outlookin on oltava käynnissä, ja se on asetettava tarkistamaan saapuneet viestit säännöllisesti, jotta ohjattu sääntöjen luominen voi vastata viesteihin automaattisesti.

Automaattisten vastausten poistaminen käytöstä

  1. Valitse Työkalut-valikosta Säännöt ja ilmoitukset.

  2. Poista Sähköpostisäännöt-välilehden Nimi-kohdassa käytöstä poistettavan säännön valintaruudun valinta.

En ole varma, millainen tili minulla on

Helpoin tapa selvittää, käytätkö Exchange Server -tiliä, on avata Saapuneet-kansio ja tarkistaa, onko Työkalut-valikossa Poissa-tilan hallinta -komento. Jos näet laajennuspainikkeen Painikkeen kuva valikon alaosassa, napsauta sitä, jotta kaikki Työkalut-valikon komennot tulevat näkyviin.

Työkalut-valikon Poissa-tilan hallinta -komento

Jos komento ei ole käytettävissä, et todennäköisesti käytä Exchange Server -tiliä eikä Poissa-tilan hallinta ole käytettävissä. Saatavilla on myös vaihtoehtoinen tapa vastata viesteihin automaattisella vastauksella. Siirry kohtaan Minulla on POP3-, IMAP- tai Outlook.com-tili.

Huomautus: Työkalut-valikko tulee näkyviin Outlookin pääikkunassa. Työkalut-valikko ei ole käytettävissä ikkunoissa, joissa voit luoda tai tarkastella kohteita, kuten sähköpostiviestejä, yhteystietoja tai tehtäviä.

Jos tiedät, että käytät Exchange Server -tiliä, mutta Ulkona-tilan hallinta -komento ei näy Työkalut-valikossa, kehotamme ottamaan yhteyttä Microsoftin tukipalveluun.

Katso myös seuraavat:

Poissaoloajoista ilmoittaminen Outlook 2007:n kalenterilla

Automaattisen poissaoloviestin lähettäminen Outlook for Macille

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×