Automaattisen arkistoinnin määrittäminen

Selaimesi ei tue video. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Jos et halua kuluttaa aikaa postilaatikon manuaaliseen siivoukseen, voit määrittää Outlookin tekemään työn puolestasi määrittämällä automaattisen arkistoinnin. Katso ohjeet tältä videolta.

Automaattisen arkistoinnin määrittäminen

Uudet viestit, vastaukset ja edelleenlähetetyt viestit voivat täyttää Outlookin Saapuneet-kansion nopeasti. Viestejä voi olla tuhansia, ennen kuin huomaatkaan. Voit pitää Outlookin Saapuneet-kansion ja sen alikansiot järjestyksessä siirtämällä säilytettävät vanhat viestit arkistoon. Automaattisen arkistoinnin avulla voit tehdä tämän automaattisesti.

Voit muuttaa automaattisen arkistoinnin tiheyttä, arkistoitavien kohteiden tallennussijaintia ja sitä, kuinka kauan Outlook säilyttää kohteita ennen arkistointia.

  1. Valitse TIEDOSTO > Asetukset > Lisäasetukset.

  2. Valitse Automaattinen arkistointi -kohdassa Automaattisen arkistoinnin asetukset.

  3. Valitse Arkistoi automaattisesti joka n päivä -valintaruutu ja määritä, kuinka usein haluat suorittaa automaattisen arkistoinnin.

  4. Valitse muut haluamasi asetukset. Voit esimerkiksi määrittää Outlookin poistamaan vanhat kohteet arkistoimisen sijaan.

    Arkisto ja automaattinen arkistointi eivät ehkä ole käytettävissä, jos sähköpostiprofiilisi on yhteydessä Exchange Serveriin. On myös mahdollista, että organisaatiollasi on automaattisen arkistoinnin ohittava säilytyskäytäntö. Saat lisätietoja järjestelmänvalvojalta.

Haluatko vielä enemmän?

Vanhojen kohteiden arkistoiminen manuaalisesti

Postilaatikosta kannattaa säännöllisesti poistaa vanhoja kohteita

erityisesti silloin, jos sähköpostitilissä on kokorajoitus.

Voit poistaa tietoja

tai siirtää ne omiin kansioihin niin,

että ne ovat paikallisesti Outlookin datatiedostoon tallennettuina.

Jollet halua käyttää aikaa postilaatikon siistimiseen manuaalisesti,

voit antaa Outlookin tehdä työn puolestasi ottamalla

käyttöön automaattisen arkistoinnin seuraavasti.

Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset.

Valitse Lisäasetukset ja sitten Automaattisen arkistoinnin asetukset.

Automaattinen arkistointi on toimintona samantyyppinen kuin

tietojen vieminen tiedostoon – se vain toimii automaattisesti

ja määrittää arkistoitavat tiedot vanhentumisajan perusteella.

Katsotaan tätä kohta lähemmin.

Erona on myös se, että viennissä tiedostot kopioidaan,

mutta automaattinen arkistointi siirtää tiedostot

niiden alkuperäisestä sijainnista.

Ota automaattinen arkistointi käyttöön valitsemalla Arkistoi automaattisesti.

Valitse sitten käytettävä aikajakso.

Valitse, käytätkö Anna kehote ennen automaattista arkistointia -asetusta.

Päätä, mitä Outlook tekee, kun automaattinen arkistointi on käytössä.

Poista vanhentuneet kohteet -vaihtoehto kannattaa yleensä valita.

Varmista, että Arkistoi tai poista vanhat kohteet on valittuna.

Jos haluat, että arkistoidut tiedot ovat nopeasti käytettävissä,

valitse Näytä arkistokansio kansioluettelossa.

Määritä sitten kansion oletusasetukset ja niistä ensin vanhentumisaika.

Oletusarvoinen vanhentumisaika on 6 kuukautta, mikä tarkoittaa,

että kaikki yli puoli vuotta vanhat kohteet arkistoidaan.

Voit halutessasi muuttaa oletusarvoa

ja valita ajaksi kuukausia, viikkoja tai päiviä.

Lopuksi määrität, siirretäänkö vanhat kohteet Outlookin datatiedostoon

vai poistetaanko ne pysyvästi.

Todennäköisin vaihtoehto on ensimmäinen.

Valitse tällöin Selaa, määritä tallennussijainti

ja anna arkistotiedoston nimi.

Valitse OK.

Valitse lopuksi Käytä näitä asetuksia kaikille kansioille.

Valitse sitten kahdesti OK.

Nyt oletusasetuksia käytetään kaikissa postilaatikon kansioissa.

Ainoat kansiot, joita ei arkistoida, ovat Yhteystiedot-kansiot,

koska yhteystiedoissa vanhentumisaika ei ole järkevä arkistointiperuste.

Kun olet määrittänyt yleiset oletusasetukset, voit muokata yksittäisten kansioiden asetuksia.

Et ehkä esimerkiksi halua arkistoida poistamiasi tiedostoja.

Napsauta Poistetut-kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet.

Valitse Automaattinen arkistointi -välilehti.

Koska otimme juuri oletusasetukset käyttöön kaikkiin kansioihin,

Arkistoi kohteet tähän kansioon -vaihtoehto on valittuna.

Jollet halua arkistoida poistettuja viestejä, valitse Älä arkistoi kohteita tähän kansioon.

Jos haluat käyttöösi lisäasetuksia, valitse Arkistoi tämä kansio käyttäen näitä asetuksia.

Tätä kautta voit esimerkiksi valita kansiolle erilaisen vanhentumisajan

ja vaikkapa määrittää, että poistetut viestit arkistoidaan kuukausittain.

Lopuksi voit päättää, mitä Outlook tekee arkistoiduille kohteille:

siirtääkö se ne oletusarkistokansioon,

siirtääkö se ne toiseen datatiedostoon

(ehkä haluat tallentaa kohteet, mutta haluat pitää ne erillään muista)

vai poistaako se ne lopullisesti.

Valitaan tässä tapauksessa viimeinen vaihtoehto.

Huomaa, että tämä vaihtoehto ei ole sama kuin kansion arkistoimatta jättäminen.

Kun olet valmis, valitse OK.

Kun automaattista arkistointia käytetään ensimmäistä kertaa,

arkistoidut kohteet siirtyvät postilaatikosta arkistotiedostoon,

joka tulee näkyviin kansioluetteloon omiin kansioihin.

Jos arkistointi ei toimi odotetulla tavalla yrityksen sähköpostitilillä,

tarkista asia IT-järjestelmänvalvojalta.

Yrityksen sähköpostissa on voitu ottaa käyttöön tietty säilytyskäytäntö.

Katsotaan seuraavaksi, kuinka voit käynnistää arkistoinnin manuaalisesti.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×