Asiakirjojen tarkastaminen piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jos Microsoft Office Word -asiakirjan sähköinen kopio on tarkoitus jakaa asiakkaille tai työtovereille, asiakirja kannattaa tarkastaa sellaisten piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta, joita voi olla asiakirjassa itsessään tai asiakirjan ominaisuuksissa (metatiedot). Piilotetuissa tiedoissa voi olla organisaatiota tai itse asiakirjaa koskevia tietoja, joita ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäviksi, joten piilotetut tiedot on usein hyvä poistaa ennen asiakirjan jakamista.

Tässä artikkelissa käsitellään sitä, kuinka asiakirjojen piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot voi etsiä ja poistaa Microsoft Office Word 2007 -sovelluksen Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon avulla.

Sisältö

Minkä tyyppisiä piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot tallennetaan Word-asiakirjoja?

Millaisia tietoja Asiakirjan tarkastaminen-toiminto löytää ja poistaa Word-asiakirjoja?

Miten voi etsiä ja poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot Word-asiakirjat?

Millaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja Word-asiakirjoihin tallennetaan?

Word-asiakirjoihin voidaan tallentaa usean tyyppisiä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Nämä tiedot eivät välttämättä ole suoraan näkyvissä, kun asiakirjaa tarkastellaan Office Word 2007 -sovelluksessa. Muut voivat kuitenkin usein etsiä ne tarkasteltaviksi.

Piilotettuja tietoja voivat olla esimerkiksi sellaiset tiedot, joita Office Word 2007 lisää asiakirjaan, jotta asiakirjan kirjoittaminen ja muokkaaminen yhdessä muiden kanssa on mahdollista. Käyttäjä voi myös määrittää tietoja tarkoituksenmukaisesti piiloon.

Word-asiakirjoissa voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:

  • Kommentit, muokkausmerkinnät, versiotiedot ja käsin kirjoitetut huomautukset    Jos olet luonut asiakirjan yhdessä muiden kanssa, asiakirjassa voi olla esimerkiksi muokkausmerkintöjä, kommentteja, käsin kirjoitettuja huomautuksia tai versiotietoja. Näistä tiedoista muut voivat selvittää asiakirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja asiakirjaan tehdyt muutokset.

  • Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot    Asiakirjan ominaisuudet, eli metatiedot, sisältävät tietoja asiakirjasta, kuten tekijä, aihe ja otsikko. Asiakirjan ominaisuudet myös lisätä tiedot, jotka määritetään automaattisesti Office-ohjelmissa, kuten viimeksi tallentanut asiakirjan ja asiakirjan luontipäivämäärä lisättävän henkilön nimi. Jos olet käyttänyt lisäominaisuuksia, asiakirjassa voi olla myös muunlaisia henkilökohtaisia tietoja (PII), kuten sähköpostiviestin otsikon, Lähetä tarkistukseen tiedot tai Kiertolistat mallin nimet.

  • Ylä- ja alatunnisteet sekä vesileimat    Word-asiakirjojen ylä- ja alatunnisteissa voi olla tietoja. Käyttäjä on myös voinut lisätä Word-asiakirjaan vesileiman.

  • Piiloteksti    Word-asiakirjoissa voi olla tekstiä, joka on muotoiltu piilotekstiksi. Jos et tiedä, onko asiakirjassa piilotekstiä, voit etsiä piilotekstiä Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet    Jos asiakirja on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimen sijaintiin, asiakirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja. Esimerkiksi asiakirjatyötilasivusto ja Microsoft Windows SharePoint Services -pohjainen kirjasto ovat asiakirjanhallinnan palvelimen sijainteja.

  • Mukautetut XML-tiedot    Asiakirjoissa voi olla mukautettuja XML-tietoja, joita ei näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

Sivun alkuun

Millaisia tietoja Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa Word-asiakirjoista?

Office Word 2007 -sovelluksen Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa on useita tarkastustoimintoja, joiden avulla voit poistaa Word-asiakirjoihin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavissa taulukoissa on tietoja piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypeistä, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa Word-asiakirjoista.

Huomautus: Jos Asiakirjan tarkastaminen -toiminto on mukautettu organisaatiossa tarkastusmoduuleja lisäämällä, voit mahdollisesti tarkastaa asiakirjat myös muunlaisten tietojen varalta.

Office Word 2007

Tarkastavan toiminnon nimi:

Etsittävä ja poistettava kohde:

Kommentit, muokkaukset, versiot ja huomautukset

  • Kommentit

  • muokkausmerkinnät

  • asiakirjan versiotiedot

  • käsin kirjoitetut huomautukset.

Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot

  • asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu-välilehtien tiedot

  • sähköpostin otsikkotiedot

  • kiertolistat

  • tiedot tarkistukseen lähettämisestä

  • asiakirjapalvelimen ominaisuudet

  • asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot

  • sisältötyypin tiedot

  • tietoihin sidottujen kenttien tietosidontalinkkien tiedot (viimeinen arvo muunnetaan tekstiksi)

  • käyttäjänimi

  • mallin nimi.

Ylä- ja alatunnisteet

  • asiakirjojen ylätunnisteiden tiedot

  • asiakirjojen alatunnisteiden tiedot

  • vesileimat.

Piiloteksti

  • teksti, joka on muotoiltu piiloon (fonttitehoste, joka on käytettävissä Fontti-valintaikkunassa).

    Huomautus: Tämä tarkastustoiminto ei havaitse tekstiä, joka on piilotettu muita menetelmiä käyttäen (esimerkiksi valkoista tekstiä valkoisella taustalla).

Mukautetut XML-tiedot

  • mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna asiakirjassa.

Sivun alkuun

Kuinka piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot etsitään ja poistetaan Word-asiakirjoista?

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla voit etsiä ja poistaa piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja Word-asiakirjoista, jotka on luotu Office Word 2007 -sovelluksella ja sen aiemmilla versioilla. Word-asiakirjan sähköinen kopio kannattaa tarkastaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla ennen Word-asiakirjan jakamista esimerkiksi sähköpostiviestin liitteenä.

  1. Avaa Word-asiakirja, jonka haluat tarkastaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.

  2. Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , Tallennanimellä ja kirjoita sitten nimi Tiedostonimi -ruutuun Tallenna kopio alkuperäisestä asiakirjastasi.

    Tärkeää: Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa kannattaa käyttää alkuperäisen asiakirjan kopiossa, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei aina voi palauttaa.

  3. Valitse alkuperäisessä asiakirjassa Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , valitse Valmisteleja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

  4. Valitse Asiakirjan tarkastaminen -valintaikkunassa, jonka haluat tarkastaa piilotettujen niiden valintaruudut. Saat lisätietoja yksittäisiä tarkastajien millaisia tietoja Asiakirjan tarkastaminen-toiminto löytää ja poistaa Word-asiakirjoja?

  5. Valitse Tarkasta.

  6. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen -valintaikkunassa.

  7. Valitse niiden löytyneiden piilotettujen sisältöjen vierestä Poista kaikki, jotka haluat poistaa työkirjasta.

    Tärkeää: 

    • Jos työkirjasta poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.

    • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument-tekstiasiakirjan (.odt)-tiedostoja, on suoritettava asiakirjan tarkastaminen-toiminto aina, kun asiakirja tallennetaan tässä muodossa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×