Asiakirjojen ja tiedostojen siirtäminen SharePoint Online -sivustoon

Tärkeää   Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun määrität SharePoint Online for Office 365 -ohjelman, haluat todennäköisesti lisätä runsaasti asiakirjoja ja tiedostoja ryhmäsivustoon. Tässä artikkelissa kerrotaan eri tavoista lisätä sisältöjä sivustoon.

Tämän artikkelin sisältö

Alkuvalmistelut

Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen

Asiakirjojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen palvelimeen

SharePoint-luetteloiden luominen yhteystietojen, kalenterien ja laskentataulukoiden hallintaan

SharePoint-ratkaisut yrityskäyttöön

Auta sivuston käyttäjiä etsimään sisältöjä

Ennen aloittamista

Tarkista ennen tiedostojen siirtämistä, että Office 365 -järjestelmässä on riittävästi SharePoint Online -tallennustilaa. Yleensä SharePoint Online -sivustokokoelman tallennustila on enintään 10 Gt, jonka lisäksi jokaisella lisensoidulla käyttäjällä on 500 Mt lisätallennustilaa. Tämä tarkoittaa, että 250 käyttäjälle tallennustilaa on enintään 135 Gt, ja lisäksi jokaisella käyttäjällä on 25 Gt tallennustilaa OneDrive for Business -palvelussa. Voit myös tarvittaessa ostaa lisää Office 365 -tallennustilaa. Lisätietoja SharePoint Onlinen tallennustilarajoituksista on kohdassa SharePoint Online: Ohjelmiston rajat ja rajoitukset.

Vihje   On tärkeää muistaa, että Office 365: ssä, Tallennusrajat SharePoint online (ryhmäsivuston) eroavat Tallennusrajat Exchange Onlinen (sähköposti-tilien) osalta. Saat lisätietoja postilaatikon Tallennusrajat vastaanottajienExchange online Office 365 palvelun kuvauksia.

Arvioi seuraavaksi nykyinen sisältö, kuten asiakirjat, kuvat ja lomakkeet.

Vihje    Etsi nykyiset tiedostot Resurssienhallinnasta koon ja päivämäärän mukaan. Näin löydät helposti äskettäin käytetyt tiedostot ja erittäin suuret tiedostot.

Selvitä mitä sisältöjä käytetään säännöllisesti ja haluatko ehkä tallentaa ne Office 365:een. Aivan kuin olisit muuttamassa uuteen kotiin: mieti mitä voit ottaa mukaasi uuteen sivustoon. Jos organisaatiosi tallennustila on enemmän kuin SharePoint Onlinelle varattu tila Office 365:ssä, pohdi seuraavia kysymyksiä:

  • Mitä tiedostoja haluat siirtää?

  • Haluatko hankkia lisää tallennustilaa?

  • Haluatko varautua sivuston laajentamiseen? (Hyvin todennäköistä)

Jos organisaatiosi on laaja tai monimutkainen, kannattaa kutsua asiantuntija auttaa sinua. Voit löytää hyvämaineinen apua Microsoft Pinpointissa. Pinpointissa on nopea, helppo tapa yritysten maailmaa todistettu Microsoftin asiantuntijoiden ja ammatillisten palvelujen

Sivun alkuun

Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen

Kun olet tunnistanut siirrettävät sisällöt, mieti miten haluat järjestää ne. Aluksi tiedostot kannattaa ladata ryhmäsivuston Tiedostot-kirjastoon. Varsinkin suurista tiedostomääristä koostuvat sisällöt kannattaa järjestää huolellisesti. Sisällön määrän kasvaessa kannattaa luoda uusia tiedosto-, lomake- ja kuvakirjastoja sisällön tallentamista varten. Luo alisivustoja projekteille tai erityyppisille tiedostoille.

Lisätietoja sivuston sisällön järjestämisestä on seuraavissa artikkeleissa:

Sivun alkuun

Asiakirjojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen palvelimeen

Lataa tiedostot, kuten Word-asiakirjat, PDF-tiedostot tai JPG-valokuvat, kirjastoon tai kirjastossa olevaan kansioon.

Huomautus   Tiedoston enimmäiskoko on yksittäinen tiedosto, joka voidaan ladata SharePoint Online library on tällä hetkellä 2 Gigatavua. Lisäksi voit vain ladata 100 tai vähemmän tiedostoja kerralla.

Paras lataamistapa riippuu tiedostojen määrästä. Siirry ensin kohdekirjastoon ja valitse sitten sopivin tapa seuraavasta taulukosta:

Tiedostojen määrä

Lataustapa

Yksittäinen tiedosto

Valitse Uusi tiedosto > Lataa aiemmin luotu tiedosto ja etsi tiedosto tietokoneesta.

Useita tiedostoja ja kansioita

Valitse Avaa Resurssienhallinnassa valintanauhan Kirjasto-välilehdessä. Vedä ja pudota tiedostoja Resurssienhallinnassa.

Lisätietoja on artikkelissa Kirjaston tiedostojen lataaminen, luominen ja poistaminen.

Huomautus    Tiettyjä tiedostotyyppejä ei voi ladata kirjastoon. Luettelo näistä tiedostotyypeistä artikkelissa Tiedostotyypit, joita ei voi lisätä luetteloon tai kirjastoon.

Sivun alkuun

SharePoint-luetteloiden luominen yhteystietojen, kalenterien ja laskentataulukoiden hallintaan

Jokaisessa yrityksessä tietoja on kalentereissa, tehtävissä ja laskentataulukoissa. Tällaisia tietoja voidaan siirtää tai muuntaa oman sivustosi luetteloon. Voit esimerkiksi muuntaa yrityksesi yhteystiedot sivuston Yhteyshenkilöluetteloksi. Lisäksi voit muuntaa kalentereita erityiseksi SharePoint-kalenteriksi.

  • Lisätietoja ryhmäkalenterin luomisesta SharePoint Onlinessa saat katsomalla tämän videon: Oman kalenterin luominen.

Jos organisaatiossa on Microsoft Excel -laskentataulukoita, joita käytetään säännöllisesti tietojen seurantaan, voit ladata ne SharePoint Onlinen tiedostokirjastoon. Voit myös tuoda laskentataulukon SharePoint-luetteloina. Useat käyttäjät voivat käsitellä SharePoint-luetteloita samanaikaisesti, joten ne edistävät yhteistyötä. Luomalla erilaisia luettelonäkymiä saat näkyviin vain tarvittavat tiedot.

Sivun alkuun

SharePoint-ratkaisut yrityskäyttöön

Toinen tapa siirtää sisältöjä on käyttää SharePointia käynnissä olevien tehtävien hallintaan. Monet organisaatiot haluavat kerätä ja jakaa ajan tasalla olevia tietoja työntekijöistään. Wikisivusto soveltuu erinomaisesti tällaiseen tietojen jakamiseen.

Oheisessa taulukossa on kuvattu SharePoint-ominaisuudet, jotka auttavat liiketoimintaprosessien hallinnassa.

Liiketoimintaprosessi

Kuvaus

Jaa tärkeitä tiedotuksia tiimin blogissa

Blogit voivat olla kätevä tapa välittää tietoja työtovereille. Jos tarvitset paikan tietojen jakamiseen, harkitse blogia.

Käytä wikisivustoa tietojen jakamiseen ja yhteistyöhön

Wikit ovat erityissivustoja, joissa käyttäjäyhteisö luo ja ylläpitää tietoja. Wikit voivat olla erinomainen työkalu, jolla voidaan kerätä ja jakaa prosessitietoja tai yleisiä, työtehtävien kannalta tärkeitä tietoja.

Resurssien hallinnan siirtäminen SharePoint-ryhmäkalenteriin

Ryhmäkalenteri on erinomainen tapa hallita yhteisiä resursseja, kuten neuvotteluhuone ja AV-laitteet. Ryhmäkalenteri toimii SharePoint Online -sivustossa, joten koko tiimi näkee sen helposti SharePointissa tai Outlookissa.

Tietokantaohjelmien muuntaminen Access-apuohjelmaksi

Voit suunnitella ja julkaista Microsoft Access 2013:lla ryhmäsivustoon verkkotietokannan, joten ryhmäsivuston käyttäjät voivat käyttää tietokantaa Access-apuohjelmassa.

Automatisoi liiketoimintaprosesseja työnkuluilla

Työnkulut automatisoivat ja seuraavat keskeisiä liiketoimintaprosesseja. Ne soveltuvat hyvin esimerkiksi hyväksymisprosesseihin ja palautteen keräämiseen.

Sivun alkuun

Auta sivuston käyttäjiä etsimään sisältöjä

Kun olet siirtänyt asiakirjat ja tiedostot ryhmäsivustoon, muista kertoa asiasta sivuston muille käyttäjille. Sivustosta voidaan etsiä sisältöjä useilla eri tavoilla.

Lisätietoja käytettävissä olevista tiedonhakutavoista on oheisessa taulukossa.

Menetelmä

Kuvaus

Sisällön etsiminen hakutoiminnolla

Helpoin tapa etsiä sisältöä SharePoint Online -sivustossa on käyttää hakutoimintoa.

Sisällön tuominen esiin luettelo- ja kirjastonäkymiä määrittämällä

Voit valita näkymän elementit. Yhdessä näkymässä voit esimerkiksi näyttää otsikon ja tekijän. Toisessa näkymässä saatat haluta näkyviin vain tietyn ajankohdan jälkeen lisätyt kohteet.

Sivuston siirtymistoimintojen mukauttaminen

Voit mukauttaa ryhmäsivuston siirtymistoimintoja siten, että käyttäjien on helpompi löytää sisältöjä.

Hakujen suorittaminen online-sisällössä offline-tilassa

SharePoint Online -sivuston sisällössä voi suorittaa hakuja myös offline-tilassa OneDrive for Businessssa ja Outlookissa.

Päivitysten seuranta

Lisätietoja tavoista, joilla käyttäjät voivat helposti etsiä sisältöjä, on suunnitteluoppaan artikkelissa Ryhmäsivuston sisällön suunnitteleminen.

Sivun alkuun

Huomautus   Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Käyttö: SharePoint Online



Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kyllä Ei

Miten voimme parantaa?

255 merkkiä jäljellä

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!

Tukiresurssit

Vaihda kieli