Asiakirjojen ja sivustojen järjestäminen Office 365:ssä

Yksi yleisimmistä työssä kohdattavista haasteista on tärkeiden tiedostojen ja sivustojen pitäminen saatavilla. Tässä artikkelissa käsitellään tapoja, joilla voit pitää tiedostot ja sivustot helposti ulottuvillasi.

Tiedostojen tallentaminen OneDrive for Businessiin tai ryhmäsivuston kirjastoon

OneDrive for Business on henkilökohtainen tiedostokirjastosi Office 365:ssä. OneDrive for Businessiin tallentamasi tiedostot ovat oletusarvoisesti yksityisiä, mutta voit jakaa ne tarvittaessa. Ryhmäsivusto on sivusto, jonka jakavat tietyt organisaatiosi jäsenet. Oletko epävarma, minkä kirjaston valitsisit? Katso

Huomautus   OneDrive for Business on eri asia kuin OneDrive, joka on tarkoitettu työpaikasta riippumattomaksi henkilökohtaiseksi tallennuspaikaksi.

OneDrive for Businessiin voi tallentaa jopa 1 teratavua tietoa. Lisätietoja tallennustilarajoituksista on artikkelissa SharePoint Online: ohjelmiston rajat ja rajoitukset.

Siirry OneDrive for Businessiin tai ryhmäsivuston kirjastoon kirjautumalla Office 365:een ja suorittamalla jompikumpi seuraavista toimenpiteistä:

  • Valitse ylätunnisteessa OneDrive.

  • Valitse ylätunnisteessa Sivustot, valitse sitten Ryhmäsivusto-ruutu ja lopuksi pikatoimintopalkissaTiedostot.

Pääset käyttämään OneDrive for Businessia tai ryhmäsivuston tiedostokirjastoa pikatyökalurivin toiminnoilla:

OneDrive for Businessin pikatyökalurivi

Käytössäsi ovat esimerkiksi seuraavat toiminnot:

  • Uusien tiedostojen luominen

  • Tiedostojen lataaminen tietokoneeltasi

  • OneDrive for Businessin synkronoiminen tietokoneeseen, jotta voit käyttää tiedostojasi paikallisesti

  • Valitun tiedoston muokkaaminen sovelluksessa

  • Tiedostojen hallinta: ominaisuuksien tarkasteleminen tai muokkaaminen, uloskuittaaminen, versiohistoria, työnkulut, lataaminen ja poistaminen.

  • Tiedostojen jakaminen

Tiedostojen etsiminen

Useimmissa yrityksissä luodaan erittäin paljon tiedostoja, joten voi olla haastavaa löytää juuri ne, joita tarvitset, vaikka olisit luonut ne itse. Office 365 tarjoaa runsaasti keinoja löytää tarvitsemasi tiedostot nopeasti.

Tiedoston etsimistapa riippuu usein siitä, mitä tiedät kyseisestä tiedostosta. Kannattaa etsiä tietyistä paikoista esimerkiksi silloin, jos seuraat asiakirjaa, jos joku jakaa tiedoston kanssasi tai jos tiedät, että tiedosto on tallennettu OneDrive for Businessiin tai ryhmäsivuston kirjastoon.

Muissa tapauksissa voit etsiä tiedostoa nimen perusteella tai jopa tiedostossa luultavasti esiintyvän termin perusteella. Tällöin voit käyttää OneDrive for Businessin kyselyruutua ja hakea:

  • OneDrive for Businessissa olevia tiedostoja

  • toisen käyttäjän sinulle jakamia tiedostoja

  • seuraamaasi sivustoon tallennettuja tiedostoja.

Kyselyruutu sijaitsee OneDriven vasemmassa yläkulmassa.

OneDriven kyselyruutu

Yhteenveto eri tavoista, joilla voit etsiä tiedostoja Office 365:ssä on artikkelissa Tiedoston etsiminen Office 365:ssä.

Tiedostojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin

Kun seuraat tiedostoa, se näkyy OneDrive for Businessin Seuratut asiakirjat -luettelossa.

Seurattujen asiakirjojen tarkasteleminen

Jos olet antanut profiilissasi tietoja itsestäsi esimerkiksi kirjoittamalla avainsanoja Kiinnostuksen kohteet- ja Kysy minulta-kenttiin, saat Seuratut asiakirjat -luetteloon ehdotuksia tiedostoista, jotka saattavat kiinnostaa sinua. Lisää ehdotettu tiedosto Seuratut asiakirjat -luetteloon valitsemalla Seuraa tiedoston alapuolella.

Ehdotukset seurattavista asiakirjoista Tiedoston seuraaminen OneDrive for Businessissa tai sivustokirjastossa:

  1. Valitse Lisää-valikko (...) sen tiedoston vieressä, jota haluat seurata.

    Avaa tiedoston valintakortti napsauttamalla Lisää ellipsejä -kuvaketta
  2. Valitse tiedoston selitteessä Lisää-valikko (...) ja sitten Seuraa.

    Seuraa-komento valintakortin valikossa.

Muiden jakamien tiedostojen tarkastelu

Tiedostot, jotka muut ovat jakaneet erityisesti sinun kanssasi näkyvät OneDrive for Businessin Jaettu kanssani -näkymässä. Ne tiedostot, jotka on jaettu kaikille, eivät kuitenkaan näy tässä näkymässä.

OneDrive for Businessin Jaettu kanssani -linkki
  1. Valitse Office 365:n ylätunnisteessa OneDrive.

  2. Valitse pikatoimintopalkissaJaettu kanssani.

Viimeksi avattujen tiedostojen luettelon tarkastelu

OneDrive for Business näyttää tiedostot, jotka olet avannut Office 365:ssä viime aikoina, riippumatta siitä, onko ne tallennettu OneDrive for Business -kirjastoon vai ryhmäsivuston kirjastoon.

Huomautus   Office 2013:n on oltava käynnissä, jotta voit nähdä viimeisimmät tiedostot.

Ilmoitusten määrittäminen tiedostoihin muutosten jäljittämiseksi

Voit määrittää tiedostoa koskevan ilmoituksen ilmoittamaan sinulle kaikista tiedostoon tehdyistä muutoksista sekä tiedoston poistamisesta. Voit määrittää, lähetetäänkö ilmoitukset sähköpostitse vai tekstiviestinä ja kuinka usein niitä lähetetään.

Ilmoituksen määrittäminen:
  1. Valitse tiedosto kirjastosta.

  2. Valitse Tiedostot > Ilmoita > Määritä tätä tiedostoa koskeva ilmoitus.

  3. Valitse haluamasi vaihtoehdot Uusi ilmoitus -valintaikkunassa ja valitse sitten OK.

Lisätietoja ilmoitusten määrittämisestä on artikkelissa Ilmoituksen luominen tai RSS-syötteen tilaaminen.

Sivustojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin

Jos olet useiden ryhmäsivustojen jäsen organisaatiossasi, sinun kannattaa seurata niitä, jotta löydät ne helposti. Seuraamasi ryhmäsivusto näkyy Sivustot-sivulla. Kun seuraat sivustoja, voit siirtyä nopeasti näiden sivustojen kirjastoihin OneDrive for Businessista. Ohjeet ovat seuraavassa osiossa.

Sivuston seuraamisen aloittaminen:
  1. Siirry sivustoon, jota haluat seurata.

  2. Valitse ylätunnisteessa Seuraa.

    Seuraa sivustoa, joka siirretään Sivustot-sivun luetteloon

Lisätietoja on kohdassa Video: SharePoint-sivuston seuraaminen.

Seuratun ryhmäsivuston tiedostokirjastoon siirtyminen

OneDrive for Businessissa voit tarkastella Office 365:ssä seuraamiesi ryhmäsivustojen luetteloa ja siirtyä niiden tiedostokirjastoihin.

  1. Valitse pikatoimintopalkissaSivuston kansiot. Näkyviin tulee luettelo kaikista seuraamistasi sivustoista:

    Sivuston kansioiden valitseminen pikatoimintopalkissa
  2. Voit tarkastella tietyn sivuston tiedostokirjastoja valitsemalla sivuston luettelosta.

    Tiedostokirjasto seuratussa ryhmäsivustossa

Käyttö: SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online



Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kyllä Ei

Miten voimme parantaa?

255 merkkiä jäljellä

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!

Tukiresurssit

Vaihda kieli