Asiakirjojen ja sivustojen järjestäminen Office 365:ssä

Yksi yleisimmistä työssä kohdattavista haasteista on tiedostojen ja sivustojen järjestäminen OneDrive for Businessissa ja SharePoint Onlinessa. Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit järjestää tiedostot ja sivustot OneDrive for Businessissa.

Tiedostojen tallentaminen OneDrive for Businessiin tai ryhmäsivuston kirjastoon

Tietoja OneDrive for Businessin ja ryhmäsivustojen käyttämisestä yhdessä, mikä sopii erityisen hyvin pienille yrityksille, on artikkelissa Tiedostojen tallentamisen ja jakamisen määritys Office 365:ssä.

OneDrive for Business on henkilökohtainen tiedostokirjastosi Office 365:ssä. OneDrive for Businessiin tallentamasi tiedostot ovat oletusarvoisesti yksityisiä, mutta voit jakaa niitä tarvittaessa. Ryhmäsivustosi on sivusto, jonka tietyt organisaatiosi henkilöt jakavat.

Huomautus: OneDrive for Business eroaa OneDrivesta, joka on tarkoitettu työpaikasta erilliseksi henkilökohtaiseksi tallennuspaikaksi.

OneDrive for Businessiin voi tallentaa jopa 1 teratavua tietoa. Lisätietoja tallennustilarajoituksista on artikkelissa SharePoint Online: ohjelmiston rajat ja rajoitukset.

Kun haluat siirtyä OneDrive for Businessiin tai ryhmäsivustosi kirjastoon, kirjaudu sisään Office 365:een ja toimi jommallakummalla seuraavista tavoista:

  • Valitse OneDrive ylätunnisteessa ja valitse sitten Tiedostot näytön reunassa olevasta pikakäynnistyspalkista.

  • Valitse Sivustot ylätunnisteessa, valitse Ryhmäsivuston ruutu ja valitse sitten Tiedostot-kirjasto näytön reunassa olevasta pikakäynnistyspalkista.

Huomautus: Jos SharePoint-sivustoa on mukautettu, näytön reunassa ei välttämättä ole pikakäynnistyspalkkia.

Aloita toiminnot OneDrive for Businessissa tai ryhmäsivuston tiedostokirjastossa käyttämällä kirjaston yläpuolella olevan pikatyökalurivin asetuksia tai kolmea pistettä (...) yksittäisiin tiedostoihin:

Aloita toiminnot OneDrive for Businessissa tai SharePoint Online -ryhmäsivuston tiedostokirjastossa käyttämällä Office 365:n pikatyökaluriviä.

Käytössäsi ovat esimerkiksi seuraavat toiminnot:

Jos napsautat tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, näkyviin tulee valikko muita vaihtoehtoja, kuten jaa, lataa, poista, siirrä tai kopioi, sekä linkki tiedostoon. Lisävihjeitä on artikkelissa Kirjaston tiedostojen järjestäminen.

Tiedostojen etsiminen

Useimmissa yrityksissä luodaan erittäin paljon tiedostoja, ja tarvittavien tiedostojen löytäminen voi olla haastavaa, vaikka olisit luonut ne itse. Office 365 tarjoaa eri tapoja löytää tarvittavat tiedostot nopeasti.

Tiedoston etsimistapa riippuu usein siitä, mitä tiedät kyseisestä tiedostosta. Kannattaa etsiä tietyistä paikoista esimerkiksi silloin, jos seuraat asiakirjaa, jos joku jakaa tiedoston kanssasi tai jos tiedät, että tiedosto on tallennettu OneDrive for Businessiin tai ryhmäsivuston kirjastoon.

Muissa tapauksissa voit etsiä tiedostoa nimen perusteella tai jopa tiedostossa luultavasti esiintyvän termin perusteella. Tällöin voit käyttää OneDrive for Businessin kyselyruutua ja hakea:

  • OneDrive for Businessissa olevia tiedostoja

  • toisen käyttäjän sinulle jakamia tiedostoja

  • seuraamaasi sivustoon tallennettuja tiedostoja.

Haku-ruutu sijaitsee OneDrive for Businessin tai SharePointin vasemmassa tai oikeassa yläkulmassa.

Näyttökuva Office 365:n OneDrive-hakuruudusta.

SharePointissa voit käyttää myös tiedostojen yläpuolella olevaa Etsi tiedosto -toimintoa tai Etsi tästä sivustosta -ruutua.

Artikkelissa Tiedoston etsiminen Office 365:ssä on yhteenveto eri tavoista etsiä tiedostoja Office 365:ssä.

Tiedostojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin

Kun seuraat tiedostoa, se näkyy myös Seuratut tiedostot -luettelossa OneDrive for Businessissa.

Näyttökuva OneDrive for Business -tiedostoista, joita seuraat Office 365:ssä.

Jos olet antanut profiilissasi tietoja itsestäsi esimerkiksi kirjoittamalla avainsanoja Kiinnostuksen kohteet- ja Kysy minulta-kenttiin, saat Seuratut asiakirjat -luetteloon ehdotuksia tiedostoista, jotka saattavat kiinnostaa sinua. Lisää ehdotettu tiedosto Seuratut asiakirjat -luetteloon valitsemalla Seuraa tiedoston alapuolella.

Lisää asiakirja Office 365:n seurattujen asiakirjojen luetteloon valitsemalla asiakirjan kohdalla Seuraa.

Tiedoston seuraaminen OneDrive for Businessissa tai sivustokirjastossa:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka seuraamisen haluat aloittaa.

    Avaa tiedoston valintakortti napsauttamalla Lisää ellipsejä -kuvaketta tiedoston nimen vieressä OneDrive for Businessissa
  2. Valitse tiedoston selitteessä Seuraa. Jos Seuraa-vaihtoehtoa ei näy, napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lisäasetukset ja valitse sitten Seuraa.

    Valitse Seuraa OneDrive for Businessin valintakortin valikosta

Muiden jakamien tiedostojen tarkastelu

Tiedostot, jotka muut ovat jakaneet kanssasi, näkyvät Jaettu kanssani -näkymässä OneDrive for Businessissa. Tiedostot, jotka muut jakavat kaikkien kanssa, eivät kuitenkaan näy tässä näkymässä.

OneDrive for Businessin Jaettu kanssani -näkymässä näkyviä asiakirjoja, joita käyttäjät ovat jakaneet kanssasi.
  1. Valitse Office 365:ssä OneDrive for Business ylätunnisteessa.

  2. Valitse Jaettu kanssanipikakäynnistyspalkissa vasemmalla.

Viimeksi avattujen tiedostojen luettelon tarkastelu

OneDrive for Business näyttää tiedostot, jotka olet avannut hiljattain Office 365:ssä riippumatta siitä, onko ne tallennettu OneDrive for Business -kirjastoon tai ryhmäsivuston kirjastoon. Tuo tiedostot näkyviin valitsemalla Viimeisimmätpikakäynnistyspalkissa vasemmalla.

Huomautus: Viimeisimpien tiedostojen näyttäminen edellyttää, että käytössä on vähintään Office 2013.

Ilmoitusten määrittäminen tiedostoihin muutosten jäljittämiseksi

Voit määrittää tiedostoa koskevan ilmoituksen ilmoittamaan sinulle kaikista tiedostoon tehdyistä muutoksista sekä tiedoston poistamisesta. Voit määrittää, lähetetäänkö ilmoitukset sähköpostitse vai tekstiviestinä ja kuinka usein niitä lähetetään.

Ilmoituksen määrittäminen SharePointissa:
  1. Valitse tiedosto kirjastosta.

  2. Valitse tiedostossa Tiedosto>Ilmoita minulle>Aseta ilmoitus tai Sivu >>Ilmoita minulle>Aseta ilmoitus.

  3. Valitse haluamasi asetukset Uusi ilmoitus -valintaikkunassa ja valitse sitten OK.

Lisätietoja ilmoitusten määrittämisestä on artikkelissa Ilmoituksen luominen tai RSS-syötteen tilaaminen.

Sivustojen seuraaminen, jotta ne löytyvät helposti myöhemmin

Jos olet useiden ryhmäsivustojen jäsen organisaatiossasi, sinun kannattaa seurata niitä, jotta löydät ne helposti. Seuraamasi ryhmäsivusto näkyy Sivustot-sivulla. Kun seuraat sivustoja, voit siirtyä nopeasti näiden sivustojen kirjastoihin OneDrive for Businessista. Ohjeet ovat seuraavassa osiossa.

Sivuston seuraamisen aloittaminen:
  1. Siirry sivustoon, jota haluat seurata.

  2. Valitse Seuraa otsikon oikealta puolelta.

    Seuraa SharePoint Online -sivustoa ja lisää linkki Office 365:n Sivustot-sivuun.

Lisätietoja on kohdassa Video: SharePoint-sivuston seuraaminen.

Seuratun ryhmäsivuston tiedostokirjastoon siirtyminen

OneDrive for Businessissa voit näyttää luettelon ryhmäsivustoista, joita seuraat Office 365:ssä ja siirtyä sitten kyseisten sivustojen tiedostokirjastoihin.

  1. Valitse pikatoimintopalkissaSivuston kansiot. Näkyviin tulee luettelo kaikista seuraamistasi sivustoista:

    Näet seuraamasi SharePoint Online -sivut valitsemalla sivustokansiot Office 365:n pikatoimintopalkissa.
  2. Voit tarkastella tietyn sivuston tiedostokirjastoja valitsemalla sivuston luettelosta.

    Voit tarkastella tietyn sivuston tiedostokirjastoja valitsemalla sivuston Office 365:n Sivustokansiot-luettelosta.

Katso myös

Profiilin tarkasteleminen ja muokkaaminen Office Delvessä

Video: Kirjaston asiakirjojen kopioiminen tai siirtäminen Avaa Resurssienhallinnassa -toiminnolla

Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen

Kadonneiden tai puuttuvien tiedostojen etsiminen OneDrivessa

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×