Asiakirjatyötilasivuston luominen ja hallinta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Asiakirjatyötilasivusto on sivusto, jossa ohjataan yhden asiakirjan tai usean toisiinsa liittyvän asiakirjan laatimista. Sivustossa on työkaluja, joilla tiedostoja voi jakaa sekä päivittää ja joilla osapuolet pidetään ajan tasalla tiedostojen kulloisestakin tilasta.

Sisältö

Yleiskatsaus

Asiakirjatyötilasivuston luominen kirjaston tiedoston

Tyhjän asiakirjatyötilasivuston luominen

Tiedoston lisääminen

Käyttäjän lisääminen

Tehtävän lisääminen

Ilmoituksen lisääminen

Linkin lisääminen linkit-luettelo

Sähköposti-ilmoituksen tehtävän luominen

Julkaise asiakirja takaisin kirjastoon Tiedostotyötila-sivustosta

Asiakirjatyötilasivuston poistaminen

Yleiskatsaus

Asiakirjatyötilasivustossa voit ohjata yhden asiakirjan tai usean toisiinsa liittyvän asiakirjan laatimista yhdessä työtovereiden kanssa. Sivustossa on työkaluja, joilla tiedostoja voi jakaa sekä päivittää ja joilla osapuolet pidetään ajan tasalla tiedostojen kulloisestakin tilasta. Voit kehittää asiakirjoja asiakirjatyötilasivustossa yhdessä muiden kanssa seuraavilla tavoilla:

  • muokkausten tekeminen suoraan asiakirjatyötilasivuston kopioon

  • muokkausten tekeminen paikalliseen kopioon, joka päivitetään säännöllisesti asiakirjatyötilasivustoon.

Sinä ja muut osapuolet voitte käyttää asiakirjatyötilasivustoa myös ilmoitusten julkaisemiseen, tehtävien määrittämiseen, aiheeseen liittyvien linkkien jakamiseen sekä sivuston sisällön muuttumisesta kertovien ilmoitusten luomiseen. Asiakirjatyötilasivuston voi luoda myös lyhytkestoista projektia varten. Kun projekti on valmis, voit poistaa sivuston tai jättää sen käyttöön.

Sivuston omistajat on oletusarvoisesti tarvittavat käyttöoikeustason luominen aiemmin luotuun sivustoon Tiedostotyötila sivustoihin. Jos olet sivuston omistaja ja haluat ottaa käyttöön muut sivuston jäsenet voivat luoda tiedostotyötilasivustoja, voit antaa Microsoft Windows SharePoint Services-ryhmään, jotka kuuluvat ryhmän jäsenten sivustojen luontioikeus.

Sivun alkuun

Asiakirjatyötilasivuston luominen kirjaston asiakirjan perusteella

Uuden asiakirjatyötilasivuston voi luoda sellaisen asiakirjan perusteella, joka on valmiina sivuston kirjastossa. Asiakirjatyötilasivuston voi luoda myös muussa Microsoft Windows SharePoint Services -yhteensopivassa ohjelmassa, jos ohjelma sen sallii. Tällainen ohjelma on esimerkiksi Microsoft Office Word 2007. Lisätietoja on ohjelman Ohjeessa.

  1. Avaa asiakirjakirjasto, johon asiakirja on tallennettu.

  2. Vie osoitin asiakirjan nimen kohdalle, napsauta näkyviin tulevaa nuolta, valitse Lähetä ja valitse Luo asiakirjatyötila.

    Huomautus: Jos Luo asiakirjatyötilasivusto -valinta ei ole käytettävissä, sinulla ei ole kyseisen sivuston asiakirjatyötilan luomisoikeuksia. Pyydä oikeudet sivuston omistajalta tai pyydä häntä luomaan työtilasivusto sinun puolestasi.

  3. Valitse OK.

Sivun alkuun

Tyhjän asiakirjatyötilasivuston luominen

Jos haluat luoda asiakirjatyötilasivuston, joka ei perustu kirjaston aiemmin luotuun asiakirjaan, luo tyhjä asiakirjakirjasto ja lisää siihen asiakirjoja myöhemmin.

  1. Avaa sivusto, johon haluat luoda asiakirjatyötilasivuston.

    1. Valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse Kaikki sivuston sisältö ‑sivulla Luo.

      Vihje: Useimmissa tapauksissa voit käyttää sivuston toiminnot -valikkoa Painikkeen kuva sen sijaan, että suoritat tämän vaiheen.

    Huomautus: Pyydä tarvittaessa asiakirjatyötilasivuston luomisoikeudet järjestelmänvalvojalta.

  2. Valitse Web-sivut-luettelosta Sivustot ja työtilat.

  3. Kirjoita luotavaa asiakirjatyötilasivustoa koskevat tiedot, kuten otsikko ja Web-sivuston osoitteen loppuosa.

  4. Valitse Mallin valinta -kohdasta Yhteiskäyttö-välilehti ja valitse Asiakirjatyötila.

  5. Tee jompikumpi seuraavista toimista Käyttöoikeudet-kohdassa:

    • Jos haluat kaikki pääsivuston jäsenet tämän työtilasivuston jäseniksi, valitse Käytä pääsivuston käyttöoikeuksia.

    • Jos haluat vain tietyt henkilöt työtilasivuston jäseniksi, valitse Käytä yksilöllisiä käyttöoikeuksia.

  6. Jos haluat käyttää pääsivuston ylälinkkipalkkia myös uuden sivuston sivuilla, varmista, että Siirtymisen periytyminen -kohdan Haluatko käyttää pääsivuston ylintä linkkipalkkia -asetus on valittuna.

  7. Valitse Luo.

Sivun alkuun

Asiakirjojen lisääminen

Voit milloin tahansa lisätä uusia asiakirjoja asiakirjatyötilasivustoon huolimatta siitä, onko asiakirjatyötilasivusto luotu tyhjänä vai aiemmin luodusta asiakirjasta.

  1. Valitse asiakirjatyötilasivuston kotisivulta Jaetut asiakirjat.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Luo uusi asiakirja valitsemalla Uusi.

    • Lisää aiemmin luotu asiakirja valitsemalla Lataa palvelimeen. Paikanna lisättävä tiedosto valitsemalla Selaa, valitse tiedosto ja valitse Avaa. Jos kirjastossa on entuudestaan saman niminen tiedosto etkä halua korvata sitä uudella asiakirjalla, poista Korvaa aiemmat tiedostot -valintaruudun valinta.

  3. Valitse OK.

Luomalla lähetyskohteen voit lisätä jostakin muusta asiakirjastosta peräisin olevan asiakirjan linkitetyn kopion asiakirjatyötilasivuston Jaetut asiakirjat -kirjastoon. Kun alkuperäinen asiakirja tai siihen linkitetty kopio päivitetään, voit päivittää muutokset helposti toisen kopioon. Katso myös -kohdassa on linkkejä asiakirjojen linkitettyjen kopioiden lisäämisestä muihin kirjastoihin.

Sivun alkuun

Käyttäjien lisääminen

Käyttäjien lisääminen asiakirjatyötilasivustoon edellyttää, että sinulla on oikeus lisätä jäseniä pääsivustoon tai asiakirjatyötilasivustoon. Jos et voi lisätä jäseniä asiakirjatyötilasivustoon, ota yhteys pääsivuston omistajaan.

  1. Napsauta asiakirjatyötilasivuston kotisivun Jäsenet-luettelossa sen ryhmän nimeä, johon käyttäjä on tarkoitus lisätä.

  2. Valitse Uusi valikon Uusi valikko , Lisää käyttäjiä.

  3. Kirjoita nimi, ryhmänimi tai sähköpostiosoite käyttäjän tai ryhmän, jonka haluat lisätä Lisää käyttäjät -osiossa. Jos lisäät useita käyttäjiä, erota nimet toisistaan puolipisteellä (;). Voit myös napsauttaa Selaa Painikkeen kuva Etsi ja valitse henkilö hakemiston.

  4. Napsauta Myönnä käyttöoikeus -kohdassa ryhmää, johon käyttäjä on tarkoitus lisätä.

  5. Valitse OK.

Sivun alkuun

Tehtävien lisääminen

Asiakirjatyötilasivuston Tehtävät-luettelossa voit määrittää työkohteita sekä itsellesi että muille työtilan jäsenille. Jäsenet voivat tämän jälkeen päivittää heille määritettyjen tehtävien tilan nopeasti ja antaa tiedot yhteiseen käyttöön. Tehtävät-luettelon avulla voit määrittää tehtävien prioriteetteja ja määräpäiviä sekä tietoja tehtävien tilasta ja etenemisestä. Asiakirjatyötilasivuston omistaja voi lisätä Tehtävät-luetteloon myös mukautettuja kenttiä samalla tavalla kuin muihinkin SharePoint-sivuston luetteloihin. Katso myös -ruudussa on linkkejä luetteloiden mukauttamista käsitteleviin ohjeisiin.

  1. Aloitussivulla Tiedostotyötila-sivuston tehtävätValitse Lisää uusi tehtävä.

  2. Kirjoita tehtävän nimi nimi -ruutuun.

  3. Valitse prioriteetti -luettelossa tehtävän prioriteetti.

  4. Valitse tila -luettelosta tehtävän tila.

  5. Jos haluat määrittää tehtävän jollekin, tee Vastuuhenkilö -osassa seuraavasti:

    • Kirjoita sähköpostiosoite, jolle haluat määrittää tehtävän henkilön.

    • Henkilö, jolle haluat määrittää tehtävän koko nimi ja valitse sitten Tarkista nimet Painikkeen kuva . Jos henkilö löydy hakemistossa, nimeä ratkaisee kyseisen henkilön sähköpostiosoite. Jos henkilö ei löydy kansioon, viesti tarkkaa vastinetta ei löytynyt näkyy.

    • Valitse Selaa Painikkeen kuva Etsi ja valitse henkilö hakemiston. Kun olet valmis, valitse OK.

  6. Kirjoita tarvittaessa tehtävän lyhyt kuvaus kuvaus -ruutuun.

  7. Kirjoita Alkamispäivä -ruutuun päivämäärä, jona tehtävä alkaa.

  8. Kirjoita Määräpäivä -ruutuun päivämäärä, kun tehtävä on valmis.

  9. Valitse OK.

Sivun alkuun

Ilmoituksen lisääminen

Ilmoitukset-luettelossa voit ilmoittaa tärkeistä projektia koskevista asioista työryhmän jäsenille. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi määräpäivät, tuotteisiin tulevat muutokset ja työryhmän uusien jäsenten esittelyt.

  1. Asiakirjatyötilasivuston aloitussivulla Valitse Lisää uusi ilmoitus.

  2. Kirjoita otsikko -ruutuun nimi ilmoituksessa.

  3. Kirjoita teksti -ruutuun ilmoituksessa koko tekstin.

  4. Jos haluat ilmoituksen olevaksi automaattisesti tietyn päivämäärän jälkeen, kirjoita Expires -ruutuun päivämäärä.

  5. Valitse OK.

Sivun alkuun

Linkin lisääminen linkit-luettelo

Linkit-luettelon avulla voit jakaa linkkejä, joista on hyötyä työryhmälle. Linkkiluettelon avulla Web-sivustoja ia muita aiheeseen liittyviä tietoja ja resursseja voi käyttää nopeasti ja helposti.

  1. Asiakirjatyötilasivuston aloitussivulla Valitse Lisää uusi linkki.

  2. URL-osoite -osassa verkkosivuun tai muu resurssi, johon haluat muodostaa linkin osoite ja kirjoita sitten kuvaus linkin.

    Kirjoita kuvaus -ruutuun kirjoittamasi teksti näkyy linkin linkit -luettelo. Voit lisätä huomautuksia linkin muistiinpano -osaan, mutta näitä tietoja ei näy linkit -luettelo, joka näkyy asiakirjatyötilasivuston kotisivulla oletusnäkymän.

  3. Valitse OK.

Sivun alkuun

Sähköposti-ilmoitusten luominen tehtäville

Kun olet luonut tehtävät ja määrittänyt ne työtilan jäsenille, voit määrittää ohjelman lähettämään sähköposti-ilmoituksia, joissa kerrotaan Tehtävät-luettelon kohteisiin tulleista muutoksista. Jäsenet voivat myös luoda omia ilmoituksiaan ja saada sähköpostitse tiedon muutoksista, joita on tehty muihin heitä kiinnostaviin kohteisiin.

Huomautus: Tehtäville voi luoda sähköposti-ilmoituksia vain, jos palvelimen järjestelmänvalvoja on ottanut sähköpostin lähettämisen käyttöön palvelimessa, jossa Windows SharePoint Servicesiä suoritetaan.

  1. Asiakirjatyötilasivuston aloitussivulla Valitse tehtävät.

    Jos tehtävät -luettelossa ei näy aloitussivulla, valitse Näytä sivuston kaikki sisältöja valitse sitten tehtävät.

  2. Valitse Valikon kuva toiminnot jaIlmoita.

  3. Kirjoita Ilmoituksen otsikko -osassa ilmoituksen nimi.

  4. Lähetä ilmoitukset osoitteeseen -osaan nimesi sisältyy oletusarvoisesti käyttäjät -ruutuun. Voit lähettää ilmoituksia muiden jäsenten lisäämällä heidän nimensä puolipiste (;) erotettu käyttäjät -ruutuun.

  5. Valitse Muuta tyyppi -osassa haluamasi muutokset, johon haluat saada ilmoituksen.

  6. Valitse Nämä muutokset Lähetä ilmoitukset -osiossa suodattimen tulla muutoksia tiettyjen ehtojen perusteella.

    Vihje: Voit valita myös tarkennetussa näkymässä tehtäväluettelon kohteiden ilmoituksia.

  7. Valitse Lähetä ilmoitukset osoitteeseen -osaan, kuinka usein haluat vastaanottaa ilmoituksia.

  8. Valitse OK.

Sivun alkuun

Asiakirjan julkaiseminen asiakirjatyötilasivustosta takaisin kirjastoon

Jos asiakirjakirjasto perustuu aiemmin luotuun, kirjastoon tallennettuun asiakirjaan, voit päivittää asiakirjakirjaston asiakirjan kopioon tehdyt muutokset asiakirjan alkuperäiseen kopioon.

  1. Avaa asiakirjatyötilasivustossa kirjasto, jossa asiakirja sijaitsee.

  2. Vie osoitin asiakirjan nimen kohdalle, napsauta näkyviin tulevaa nuolta, valitse Lähetä ja valitse Julkaise lähdesijainnissa.

Sivun alkuun

Asiakirjatyötilasivuston poistaminen

Kun dokumentointi on valmis ja asiakirjojen lopulliset versiot siirretään muualle, voit halutessasi poistaa asiakirjatyötilasivuston. Sivuston poistaminen edellyttää, että sinut on määritetty Täydet oikeudet -käyttöoikeustasoon. Sivustojen omistajat on määritetty oletusarvoisesti tähän käyttöoikeustasoon.

Tärkeää: Muista julkaista kaikki asiakirjat muualle, ennen kuin poistat asiakirjatyötilasivuston. Kun asiakirjatyötilasivusto poistetaan, kaikki asiakirjatyötilasivuston asiakirjat, kirjastot, luettelot ja niiden tiedot, sivuston asetukset, käyttöoikeustasot ja suojaustiedot poistetaan pysyvästi.

  1. Sivuston kotisivulla Sivuston toiminnot -valikon Painikkeen kuva ja valitse sitten Sivuston asetukset.

    Valitse sivustossa, jossa Sivuston toiminnot -valikko mukautetaan, Sivuston asetukset ja valitse sitten tarkasteltavat asetukset.

  1. Valitse Sivustonhallinta-sarakkeesta Poista tämä sivusto.

  2. Valitse Poista ja vahvista sivuston poistaminen valitsemalla OK.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×