Asiakirjatyötilasivuston luominen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun organisaatiossa on useita henkilöitä, jotka tekevät yhteistyötä tiedostojen parissa, eri versioiden, kommenttien ja sähköpostiviestien tiedot voivat olla hajallaan eri paikoissa. Asiakirjatyötilasivuston avulla yhteistyö käy kuitenkin tehokkaammin.

Huomautus: Asiakirjatyötilasivuston luominen edellyttää työtilasivuston luomisoikeuksia Microsoft Windows SharePoint Services -sivustossa, jossa asiakirjatyötilasivusto sijaitsee. Lisätietoja saat järjestelmänvalvojalta.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Asiakirjatyötilasivuston yleiskatsaus

Tiedostojen päivittäminen

Asiakirjatyötilasivuston luontitapoja

Asiakirjatyötilasivuston luominen Office-tiedosto

Asiakirjatyötilasivuston luominen sähköpostitse

Asiakirjatyötilasivuston luominen kirjaston tiedoston

Asiakirjatyötilasivuston luominen selaimessa

Jäsenten lisääminen asiakirjatyötilasivuston

Yleisiä tietoja asiakirjatyötilasivustosta

Asiakirjatyötilasivusto on SharePoint-sivusto, jossa ohjataan yhden asiakirjan tai usean toisiinsa liittyvän asiakirjan laatimista. Sivustossa on työkaluja, joilla tiedostoja voi jakaa sekä päivittää ja joilla osapuolet pidetään ajan tasalla tiedostojen kulloisestakin tilasta.

Kun luot sivuston, joka perustuu 2007 Microsoft Office System -ohjelmistoon kuuluvan Word-, Excel-, PowerPoint- tai Visio-ohjelman tiedostoihin, voit joko käsitellä tiedostoa suoraan asiakirjatyötilasivustossa tai käsitellä tiedoston omaa kopiota. Voit säännöllisesti päivittää palvelimeen tehdyt muutokset omaan kopioosi tai omaan kopioon tekemäsi muutokset palvelimeen.  

Kun asiakirjatyötilasivusto luodaan, tiedosto tallennetaan sivuston asiakirjakirjastoon. Siellä muut voivat käsitellä tiedostoa Microsoft Office -ohjelmalla tai tarkastella tiedostoa Web-selaimessa. Jäsenet voivat myös lisätä kirjastoon tiedostoja, jotka liittyvät kirjaston muihin tiedostoihin. Kirjasto on SharePoint-sivuston sijainti, jossa tiedostoja voi luoda, kerätä, päivittää ja hallita yhdessä työryhmän jäsenten kanssa. Kirjastoissa voi myös seurata tiedostojen versioita, jolloin muutosten historiaa voi tarvittaessa tarkastella ja aiempia versioita palauttaa. Kirjastot voivat myös edellyttää, että tiedostot käyvät läpi hyväksyntätoimet tai että asiakirjat kuitataan ulos päällekkäisten, ristiriitaisten muokkaustoimien välttämiseksi.

Asiakirjatyötilasivustossa on myös luettelo, jonka avulla työryhmän jäsenet voivat viestiä keskenään ja seurata tehtäviä, kuten ilmoituksia ja linkkejä. Voit esimerkiksi tarvittaessa esitellä projektityöryhmän uuden jäsenen muille tai jakaa aiheeseen liittyvän Web-sivuston linkin kaikille osapuolille. Voit myös tarvittaessa tilata asiakirjoja tai työtilaa koskevia ilmoituksia. Tällöin saat sähköpostitse tiedon, kun asiakirjoihin tulee muutoksia tai uutta sisältöä lisätään.

Sivun alkuun

Tiedostojen päivittäminen

Asiakirjanhallintatyökaluja voi käyttää Web-selaimella asiakirjatyötilasivustosta tai tiedoston Asiakirjanhallinta-tehtäväruudusta. Asiakirjanhallintatyökaluilla voi esimerkiksi lisätä jäseniä sivustoon ja päivittää tehtäviä.

Asiakirjanhallinta-tehtäväruutu

Kun avaat Wordilla, Excelillä, PowerPointilla tai Visiolla sen asiakirjan paikallisen kopion, johon asiakirjatyötilasivusto perustuu, Microsoft Office -ohjelma saa säännöllisesti päivityksiä asiakirjatyötilasivustosta ja kehottaa sinua päivittämään muutokset omaan kopioosi. Jos esimerkiksi asiakirjatyötilasivustossa oleva kopio on muuttunut, voit halutessasi tarkastella ja käsitellä päivityksiä omassa kopiossasi.

Kun teet muutoksia omaan kopioosi, voit päivittää asiakirjatyötilasivuston kopion säännöllisesti, jotta muutokset ovat sivuston muiden jäsenten käytettävissä. Jos asiakirjatyötilasivuston kopioon tehdyt ja omaan kopioon tekemäsi muutokset ovat ristiriidassa, voit valita säilytettävän kopion. Voit muuttaa myös päivittämisen asetuksia, esimerkiksi sen, milloin ohjelma kehottaa päivittämään tiedoston.

Asiakirjojen päivittäminen on käytettävissä vain seuraaville tiedostotyypeille:

  • Word-asiakirjat

  • Word XML -tiedostot

  • Wordin Yksitiedostoinen Web-sivujen (MHTML)

  • Excel-työkirjat

  • Excelin yksitiedostoiset Web-sivut (MHTML)

  • Excel XML -tiedostot

  • PowerPoint-esitykset

  • Visio-piirustukset.

Sivun alkuun

Asiakirjatyötilasivuston luomistapoja

Kun luot asiakirjatyötilasivuston, voit ryhtyä saman tien käyttämään sivustoa, lisätä siihen luetteloita tai kirjastoja tai mukauttaa sivuston omien tarpeidesi mukaiseksi.

Jos luot asiakirjatyötilasivuston lähettämällä sähköpostia Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmasta, viestin Vastaanottaja- ja Kopio-riveille lisäämäsi henkilöt lisätään automaattisesti sivuston jäseniksi. Jos luot työtilan jollakin muulla tavalla, voit lisätä muita jäseniä sivuston luomisen jälkeen.

Asiakirjatyötilasivuston voi luoda seuraavilla tavoilla:

  • Asiakirjanhallinta-tehtäväruudusta    Asiakirjatyötilasivuston luominen on eräs tapa jakaa tiedosto, kun käytössä on 2007 Office -versio -ohjelmistoon kuuluva Word-, Excel-, PowerPoint- tai Visio-sovellus. Tämä menetelmä voi sopia parhaiten, jos tiedoston käsitteleminen on meneillään ja haluat luoda työtilan siirtymättä pois ohjelmasta.

  • Sähköpostitse    Asiakirjatyötilasivuston voi luoda lähettämällä tiedosto sähköpostitse jaettuna liitteenä. Jaetun liitteen lähettäjästä tulee työtilan järjestelmänvalvoja. Viestin kaikista vastaanottajista tulee asiakirjatyötilasivuston jäseniä, ja heille myönnetään sivuston Osallistuja-käyttöoikeudet. Käytä tätä menetelmää, jos haluat samanaikaisesti sekä luoda työtilan että kutsua jäsenet sivustoon.

  • Asiakirjasta, joka on entuudestaan SharePoint-kirjastossa    Käytä tätä menetelmää, jos tiedosto on tallennettu aiemmin SharePoint-sivuston kirjastoon. Kun päivität asiakirjatyötilasivuston tiedoston, voit päivittää tekemäsi muutokset kirjastossa olevaan alkuperäiseen kopioon.

  • SharePoint-sivustosta    Tässä menetelmässä asiakirjatyötilasivusto luodaan, kun käytät SharePoint-sivustoa Web-selaimella. Tätä menetelmää käyttäessäsi voit määrittää sivuston asetukset muita menetelmiä tarkemmin sivuston luomisen yhteydessä. Voit esimerkiksi lisätä sivuston kuvauksen ja määrittää käyttöoikeudet sekä sivuston Web-osoitteen loppuosan.

Sivun alkuun

Asiakirjatyötilasivuston luominen Office-tiedoston perusteella

  1. Tee seuraavat toimet näissä 2007 Office -versio -ohjelmissa:

    Word, Excel tai PowerPoint:

    • Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , valitse Julkaiseja valitse sitten Luo Tiedostotyötila.

      Visio:

    • Valitse Työkalut-valikosta Asiakirjanhallinta.

  2. Kirjoita työtilalle nimi Asiakirjanhallinta-tehtäväruudun Asiakirjatyötila-kohtaan.

    Jos olet jo tallentanut tiedoston, asiakirjan nimeä käytetään oletusnimenä. Nimen voi kuitenkin muuttaa.

  3. Määritä Uuden työtilan sijainti -luetteloon sen SharePoint-sivuston sijainti, johon työtila on tarkoitus luoda.

    Jos olet aiemmin käynyt SharePoint-sivustossasi, sen nimi näkyy luettelossa. Jos sivuston nimeä ei näy, valitse Kirjoita uusi URL-osoite ja kirjoita sivustosi Web-osoite.

  4. Valitse Luo.

  5. Jos et ole vielä tallentanut tiedostoa, valitse Kyllä, kun tallennuskehote tulee näkyviin.

Sivun alkuun

Asiakirjatyötilasivuston luominen sähköpostitse

Voit luoda asiakirjatyötilasivuston Office Outlook 2007 -ohjelmassa lähettämällä tiedoston jaettuna liitteenä. Sähköpostiviestin Vastaanottaja- ja Kopio-ruutuun lisäämistäsi henkilöistä tulee sivuston jäseniä. Vastaanottajat saavat kopion tiedostosta, jonka perusteella asiakirjatyötilasivusto on luotu, sekä kutsun työtilaan.

  1. Valitse Office Outlook 2007 -ohjelmassa Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse Sähköpostiviesti.

  2. Lisää asiakirjatyötilasivuston jäseniksi lisättävien henkilöiden nimet sähköpostiviestin Vastaanottaja- tai Kopio-ruutuun.

  3. Valitse Viesti-välilehden Sisällytä-ryhmästä Liitä tiedosto ja valitse Tiedosto.

  4. Paikanna liitettävä tiedosto selaamalla, valitse tiedosto ja valitse Lisää.

  5. Valitse Viesti-välilehden Sisällytä-ryhmästä Liitä tiedosto ja valitse Liiteasetukset.

  6. Valitse Liiteasetukset-tehtäväruudussa Jaetut liitteet.

    Asiakirjatyötilasivuston kutsu ja linkki lisätään sähköpostiviestin runkoon.

  7. Määritä Luo asiakirjatyötila kohteeseen -luetteloon sen SharePoint-sivuston sijainti, johon työtila on tarkoitus luoda.

    Jos olet aiemmin käynyt SharePoint-sivustossasi, sen nimi näkyy luettelossa. Jos sivuston nimeä ei näy, valitse Kirjoita uusi URL-osoite ja kirjoita sivustosi Web-osoite.

  8. Jos haluat mukauttaa viestin, voit vapaasti muuttaa ja lisätä tekstejä sekä kuvia.

  9. Valitse Lähetä.

Sivun alkuun

Asiakirjatyötilasivuston luominen kirjaston tiedoston perusteella

Näitä toimintaohjeita noudattamalla voit luoda asiakirjatyötilasivuston sellaisen tiedoston perusteella, joka on entuudestaan SharePoint-sivuston kirjastossa.

  1. Avaa Web-selaimella SharePoint-sivuston kirjasto, jossa tiedosto sijaitsee.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

  2. Vie osoitin tiedoston kohdalle, napsauta näkyviin tulevaa nuolta, valitse Lähetä ja valitse Luo asiakirjatyötila.

  3. Valitse OK.

Huomautus: Kun olet tehnyt muutokset asiakirjatyötilasivuston tiedostoon, voit julkaista tekemäsi muutokset tiedoston alkuperäiseen, kirjastossa olevaan versioon. Avaa SharePoint-sivuston asiakirjatyötilasivusto Web-selaimeen. Vie osoitin tiedoston kohdalle kirjastossa, jossa asiakirja sijaitsee, napsauta näkyviin tulevaa nuolta, valitse Lähetä ja valitse Julkaise lähdesijainnissa.

Sivun alkuun

Asiakirjatyötila-sivuston luominen Web-selaimessa

Noudattamalla näitä ohjeita voit luoda asiakirjatyötilasivuston käyttämättä pohjana mitään yksittäistä tiedostoa. Myöhemmin voit lisätä asiakirjatyötilasivustoon tiedostoja. Asiakirjatyötilasivustojen luominen edellyttää, että sinulla on SharePoint-sivuston käyttöoikeudet.

  1. Avaa Web-selaimessa SharePoint-sivusto, johon haluat luoda asiakirjatyötilasivuston.

  2. Valitse Sivuston toiminnot valikosta Painikkeen kuva Valitse Luo.

  3. Valitse Web-sivut-luettelosta Sivustot ja työtilat.

  4. Kirjoita asiakirjatyötilasivuston otsikko ja kuvaus Otsikko ja kuvaus -kohtaan.

    Otsikko näkyy sivuston jokaisen sivun siirtymiselementissä, esimerkiksi ylälinkkipalkissa, ja kuvaus näkyy jokaisen sivun ylälaidassa.

  5. Valitse Mallin valinta -kohdasta Yhteiskäyttö-välilehti ja valitse Asiakirjatyötila.

  6. Kirjoita asiakirjatyötilasivuston Web-osoitteen loppuosa Web-sivuston osoite -kohtaan.

  7. Tee jompikumpi seuraavista toimista Käyttöoikeudet-kohdassa:

    • Jos haluat kaikki pääsivuston jäsenet tämän työtilasivuston jäseniksi, valitse Käytä pääsivuston käyttöoikeuksia.

    • Jos haluat vain tietyt henkilöt työtilasivuston jäseniksi, valitse Käytä yksilöllisiä käyttöoikeuksia.

      Jos valitset Käytä yksilöllisiä käyttöoikeuksia, voit määrittää käyttöoikeudet, kun olet ensin määrittänyt asetukset nykyisellä sivulla.

  8. Jos haluat lisätä tämän työtilan linkin pääsivuston pikakäynnistykseen, varmista, että Siirtyminen-kohdan asetus on Kyllä.

  9. Jos haluat käyttää pääsivuston ylälinkkipalkkia myös uuden sivuston sivuilla, varmista, että Siirtymisen periytyminen -kohdan Haluatko käyttää pääsivuston ylintä linkkipalkkia -asetus on valittuna.

  10. Valitse Luo.

  11. Jos Määritä tämän sivuston ryhmät -sivu tulee näkyviin, määritä sivuston kävijät, jäsenet ja omistajat.

  12. Valitse OK.

Sivun alkuun

Jäsenten lisääminen asiakirjatyötilasivustoon

Jos sinulla on oikeus lisätä käyttäjiä asiakirjatyötilasivustoon, ja sivustoon on määritetty yksilölliset käyttöoikeudet, voit lisätä työtilaan jäseniä Microsoft Office -tiedoston Asiakirjanhallinta-tehtäväruudussa tai Web-selaimella asiakirjatyötilasivustossa.

Tärkeää: Jos asiakirjatyötilasivusto on määritetty perimään pääsivuston käyttöoikeudet, sivustoon lisättäviä jäseniä ei voi valita. Sivuston omistajalla tai järjestelmänvalvojalla on lisätietoja sivuston käyttöoikeuksista.

  • Tee jompikumpi seuraavista toimista:

    • Microsoft Office -tiedostosta    Lisää jäseniä Asiakirjanhallinta-tehtäväruudusta tekemällä seuraavat toimet. Asiakirjanhallinta-tehtäväruutu näkyy tavallisesti vain tiedoston toisella puolella. Jos tehtäväruutu ei ole näkyvissä, lue toimintaohjeiden jäljessä oleva huomautus.

      1. Valitse jäsenet Jäsenet Asiakirjanhallinta -tehtäväruutu.

      2. Valitse tehtäväruudun alaosasta Lisää uusia jäseniä ja noudata ohjeita.

    • Asiakirjatyötilasivustosta selainta käyttäen    Valitse Jäsenet-kohdasta Lisää uusi käyttäjä.

Huomautus: Jos haluat avata Asiakirjanhallinta -tehtäväruutu Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa, Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja Palvelimentehtävät Asiakirjanhallinnan tiedot. Voit avata Asiakirjanhallinta -tehtäväruutu Visiossa Työkalut -valikon napsauttamalla Tiedostojen hallinta.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×