Asiakirjan tietoruudun suunnitteleminen InfoPathin avulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka Microsoft Office Word 2007-, Microsoft Office Excel 2007- ja Microsoft Office PowerPoint 2007 -asiakirjoihin yhdistetyn asiakirjan tietoruudun voi luoda Microsoft Office InfoPathilla.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Tietoja asiakirjan tietoruuduista

Asiakirjan tietoruudun suunnitteleminen

Mukautetun asiakirjan tietoruudun luominen tai muokkaaminen SharePoint-sisältölajia varten

Mukautetun asiakirjan tietoruudun lisääminen asiakirjaan

Tietoja asiakirjan tietoruuduista

Asiakirjan tietoruuduissa, jotka näkyvät Office Word 2007-, Office Excel 2007- ja Office PowerPoint 2007 -asiakirjoissa, käyttäjät voivat tarkastella ja muuttaa yksittäisten tiedostojen tai asiakirjahallintapalvelimeen tallennetun sisältölajin ominaisuuksia. Asiakirjanhallintapalvelin voi olla esimerkiksi asiakirjatyötilasivusto tai Windows SharePoint Services 3.0 -perustainen kirjasto. Nämä ominaisuudet, joita kutsutaan myös metatiedot, kuvailevat tiedostoa tai toimivat sen tunnisteena. Käyttäjät voivat hyödyntää näitä ominaisuuksia järjestäessään, yksilöidessään ja etsiessään asiakirjoja.

Asiakirjan tietoruutu on Microsoft Office InfoPath 2007-lomake, jota isännöidään ja joka näytetään asiakirjassa. Tietokoneessa ei tarvitse olla asennettuna InfoPathia, jotta näet asiakirjan tietoruudun 2007 Microsoft Office System-asiakirjassa, mutta tarvitset Office InfoPath 2007:n, jotta voit suunnitella tai mukauttaa asiakirjan tietoruudut. Jos haluat esimerkiksi mukauttaa asiakirjan tietoruudun tietojen näyttämiseksi ulkoisesta resurssista, kuten verkkopalvelusta, sinun on käytettävä Office InfoPath 2007:ia tämän asiakirjan tietoruudun suunnittelemiseksi.

Mukauttamalla asiakirjan tietoruudun voit myös lisätä liiketoimintalogiikkaa, kuten tietojen kelpoisuuden tarkistamisen, tai lisätä mukautettuja ominaisuuksia, jotka ovat tärkeitä organisaatiollesi. Lisäksi luomalla yhteiset kentät sisältävän malliosan voit järjestää asiakirjan tietoruutujen tehokasta uudelleenkäyttöä eri 2007 Office -versio -asiakirjatyypeissä koko organisaatiossa.

Sivun alkuun

Asiakirjan tietoruudun suunnitteleminen

Kun suunnittelet mukautettua asiakirjan tietoruutua, voit käyttää sitä useiden asiakirjojen kanssa Office Word 2007:sta, Office Excel 2007:sta ja Office PowerPoint 2007:sta tai voit suunnitella useita asiakirjan tietoruutuja. Esimerkiksi jos tietyt asiakirjat liitetään erityiseen projektiin, haluat ehkä käyttää yksilöllisiä kenttiä asiakirjan tietoruuduille, joita käytetään vain näissä asiakirjoissa.

Myös silloin, kun organisaatio käyttää useita asiakirjan tietoruutuja, kukin niistä voi sisältää useita yhteisiä ominaisuuksia. Jotta voit käyttää helposti uudelleen yhteisiä ominaisuuksia, kun suunnittelet asiakirjan tietoruutua, harkitse malliosien käyttämistä. Luomalla ja käyttämällä malliosia voit varmistaa, että organisaation avainmetatiedot ovat sävyltään, rakenteeltaan ja toiminnaltaan yhdenmukaisia. Organisaatiosi voi esimerkiksi vaatia kutakin asiakirjan tietoruutua sisällyttämään Tehtävänimike-kentän Tekijä-kentän lisäksi. Suunnittelemalla malliosan, joka käyttää näitä yhteisiä kenttiä, voit helposti käyttää malliosaa uudelleen useissa asiakirjan tietoruuduissa.

Seuraavia toimintaohjeita noudattamalla voit suunnitella 2007 Office -versio -asiakirjojen kanssa käytettävän asiakirjan tietoruudun.

  1. Napsauta Tiedosto-valikosta Suunnittele lomakemalli.

  2. Napsauta Lomakemallin suunnitteleminen -valintaikkunan Suunnittele uusi -kohdasta Lomakemalli.

  3. Napsauta Perustuu malliin -valikoimasta Tyhjä ja napsauta sitten OK. Tämän valinnan ansiosta InfoPath voi määrittää tietolähteen sitä mukaa kuin suunnittelet lomakemallia.

    Lomakemallin perustaksi voi ottaa myös XML-asiakirjan tai XML-mallin, esimerkiksi Dublin Core -ominaisuudet. Lomakemallin voi suunnitella myös Web-palvelua, tietokantaa tai tietoyhteyskirjaston asetuksia käyttäen. Katso myös -kohdassa on tietolähteeseen perustuvan lomakemallin suunnitteluohjeita.

  4. Suunnittele lomakemalli, jota haluat käyttää asiakirjan tietoruutuna.

    Kun luot malliosan tavallisia kenttiä varten, voit hallita asiakirjan tietoruudun tehokasta uudelleenkäyttöä eri 2007 Office -versio -asiakirjatyypeissä koko organisaatiossa. Jos olet luonut malliosan ja lisännyt sen Ohjausobjektit-tehtäväruutuun, voit lisätä malliosan lomakemalliin noudattamalla seuraavia toimintaohjeita.

    1. Vie kohdistin lomakemallin kohtaan, johon haluat lisätä malliosan.

    2. Jos Ohjausobjektit-tehtäväruutu ei ole näkyvissä, napsauta Lisää-valikosta Lisää ohjausobjekteja tai paina ALT+I, C -näppäinyhdistelmää.

    3. Napsauta Lisää ohjausobjekteja -luettelon Mukautettu-kohdassa lisättävän malliosan nimeä.

      Malliosa ilmestyy osan ohjausobjektin sisään lomakemallissa. Malliosan tunnistaa lomakemallissa siitä, että sanat Osa (Malliosa: Nimi), jossa Nimi tarkoittaa malliosatiedoston nimeä, näkyvät osan otsikkona.

      Malliosaa merkitsevä lomakemallin otsikko

  5. Nimeä oletusnäkymä ja kaikki muut lomakemallin näkymät uudelleen.

    Toimintaohjeet

    1. Napsauta Näkymä-valikosta Hallitse näkymiä.

    2. Napsauta Näkymät-tehtäväruudusta näkymää, jonka haluat nimetä uudelleen, ja napsauta sitten Näkymän ominaisuudet.

    3. Napsauta Yleiset-välilehteä.

    4. Kirjoita näkymälle uusi nimi Näkymän nimi -ruutuun.

    Huomautus: Vaikka lomakemallissa olisikin vain yksi näkymä, sille kannattaa antaa kutsumanimi, kuten Mukautetut ominaisuudet, koska näkymän nimi näkyy Ominaisuusnäkymät ja ominaisuuksien asetukset -luettelossa, kun asiakirjan tietoruutua tarkastellaan asiakirjassa.

  6. Julkaise asiakirjan tietoruutu jaettuun verkkokansioon.

    Toimintaohjeet

    1. Napsauta Tiedosto-valikosta Julkaise.

    2. Napsauta ohjatussa julkaisutoiminnossa Verkkosijainti ja napsauta sitten Seuraava.

    3. Napsauta ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Selaa.

    4. Selaa jaettuun verkkokansioon, johon haluat julkaista lomakemallin, ja napsauta sitten OK.

    5. Varmista ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla, että polku ja lomakemallin nimi ovat oikein Lomakemallin nimi -ruudussa, ja napsauta Seuraava.

    6. Jos jaetulla verkkokansiolla on jokin toinen polku, kuten julkinen Uniform Resource Locator (URL) -osoite, kirjoita polku ruutuun ja napsauta sitten Seuraava.

    7. Napsauta ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Julkaise.

      Ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla näkyy vahvistus, jos lomakemallin julkaiseminen onnistui.

    Asiakirjan tietoruudun voi julkaista myös SharePoint-sivustoon. Katso myös -kohdassa on tietoja julkaisemisesta SharePoint-sivustoon.

Sivun alkuun

Mukautetun asiakirjan tietoruudun luominen tai muokkaaminen SharePoint-sisältölajia varten

Kun luot sivuston sisältölajin, joka perustuu sisältölajiin Asiakirja tai Dublin Core -sarakkeet (jälkimmäinen on käytettävissä Microsoft Office SharePoint Server 2007 -palvelimissa), asiakirjan tietoruutu luodaan automaattisesti SharePoint-ominaisuuksien seuraamista varten. Voit mukauttaa tällaisen asiakirjan tietoruudun Office InfoPath 2007 -ohjelman avulla samalla tavalla kuin minkä tahansa InfoPath-lomakemallin. Voit mukauttaa asiakirjan tietoruudun tekemällä seuraavia toimia:  

  • Lisää toimintoja, kuten tietojen kelpoisuuden tarkistaminen tai ehdollinen muotoilu.

  • Lisää asiakirjan tietoruutuun toissijainen tietoyhteys ja lisää ohjausobjekteja, joissa näkyy tietolähteen kenttien tietoja.

  • Luo uusi näkymä ja lisää sellaisia yhteisiä kenttiä sisältävä malliosa, joita voidaan käyttää tietojen seurantaan organisaatiossa .

    Huomautus: Kun asiakirjan tietoruutu perustuu SharePoint-sisältölajin malliin, asiakirjan tietoruutua ei voi mukauttaa lisäämällä kyseiseen malliin kuulumattomia kenttiä. Jos haluat lisätä kenttiä sisältölajin malliin tai poistaa siitä kenttiä, sarakkeet täytyy lisätä sisältölajiin ja poistaa sisältölajista.

Mukautetun asiakirjan tietoruudun luominen ja muokkaaminen

  1. Napsauta Tiedosto-valikosta Suunnittele lomakemalli.

  2. Napsauta Lomakemallin suunnitteleminen -valintaikkunan Suunnittele uusi -kohdasta Lomakemalli.

  3. Napsauta Perustuu malliin -luettelosta XML tai rakenne, ja napsauta sitten OK.

    Huomautus: Älä valitse Ota käyttöön vain selainyhteensopivat ominaisuudet -valintaruutua, koska asiakirjan tietoruutu näkyy vain 2007 Office -versio -asiakirjan osana, ei verkkosivun osana.

  4. Kirjoita SharePoint-palvelimen URL-osoite ohjattuun tietolähteen määrittämiseen ja napsauta sitten Seuraava.

  5. Napsauta Valitse luettelo tai sivusto -luettelossa haluamasi sisältölajin nimeä, ja napsauta sitten Seuraava.

  6. Valitse Valmis.

    Sisältölajin mallin asiakirjan tietoruutu tulee näkyviin.

  7. Tee haluamasi muutokset asiakirjan tietoruutuun ja tallenna lomakemalli.

    Huomautus: Koska asiakirjan tietoruutu perustuu sisältölajin malliin, joka on lomakemallin pääasiallinen tietolähde, asiakirjan tietopaneelia ei voi mukauttaa lisäämällä malliin kuulumattomia kenttiä. Jos haluat lisätä kenttiä asiakirjan tietoruutuun tai poistaa siitä kenttiä lisäämällä uusia kenttiä sisältölajin malliin, sarakkeita täytyy lisätä sisältölajiin ja poistaa sisältölajista.

  8. Napsauta Tiedosto-valikosta Julkaise.

  9. Napsauta ohjatussa julkaisutoiminnossa Asiakirjan tietoruudun mallina SharePoint-sivuston tai -luettelon sisältölajia varten (suositellaan), ja napsauta sitten Seuraava.

    Huomautus: Asiakirjan tietoruudun mallina SharePoint-sivuston tai -luettelon sisältölajia varten (suositellaan) tulee näkyviin tälle ohjatun toiminnon sivulle vain, jos XML tai rakenne on valittu kohdassa 3.

  10. Napsauta ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Julkaise.

    Ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla näkyy vahvistus, jos lomakemallin julkaiseminen onnistui.

Sivun alkuun

Mukautetun asiakirjan tietoruudun lisääminen asiakirjaan

Kun olet luonut mukautetun asiakirjan tietoruudun, sinun täytyy yhdistää sen asiakirjan kanssa, ennen kuin voit käyttää sitä. Tällöin sinun on ensin aktivoitava valintanauhan Kehitystyökalut-välilehti ohjelmissa, joissa haluat käyttää asiakirjan tietoruutua. Voit sitten määrittää asiakirjan tietoruudun sijainnin URL-, UNC- tai URN-tiedostopolun avulla. Lisäksi voit näyttää asiakirjan tietoruudun oletusarvoisesti, kun asiakirja avataan. Voit myös valita, näkyvätkö luomasi mukautetut ominaisuudet oletusarvoisesti, kun asiakirja avataan.

Noudattamalla seuraavia ohjeita voit liittää asiakirjan tietoruudun Office Word 2007-, Office Excel 2007- tai Office PowerPoint 2007 -asiakirjaan.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja napsauta sitten Ohjelman nimiasetukset, jossa ohjelman tilalla on käytettävän ohjelman nimi. Napsauta esimerkiksi Wordin asetukset.

  2. Napsauta Ohjelman nimiasetukset -valintaikkunassa Käyttäjän asetukset, valitse Näytä kehitystyökalut valintanauhassa -valintaruutu ja napsauta sitten OK.

    Valintanauha on Microsoft Officen sujuva käyttöliittymä -käyttöliittymän osa.

  3. Napsauta Office Fluent -valintanauhan Kehitystyökalut-välilehteä ja napsauta sitten Asiakirjapaneeli.

  4. Kirjoita Asiakirjan tietoruutu -valintaikkunan Määritä mukautettu malli (URL, UNC tai URN) -kohtaan sen asiakirjan tietoruudun sijainti, jonka haluat lisätä asiakirjaan.

  5. Jos haluat, että mukautetut ominaisuudet näkyvät oletusarvoisesti asiakirjassa, napsauta Näytä oletusarvoisesti -luettelosta Mukautetut ominaisuudet.

  6. Jos haluat, että asiakirjan tietoruutu on oletusarvoisesti näkyvissä, napsauta Näytä aina asiakirjan tietoruutu tiedoston avaamisen ja ensimmäisen tallentamisen yhteydessä -valintaruutua.

Lisäksi jos käyttäjät haluavat tarkastella tai muuttaa Office Word 2007:n, Office Excel 2007:n ja Office PowerPoint 2007:n ominaisuuksia asiakirjan tietoruuduissa Office Word 2007:ssa, he voivat lisätä ominaisuuksia asiakirjan tietoruudusta ominaisuuden ohjausobjekteina itse asiakirjassa. Esimerkiksi yrityksen osoitteen useita esiintymiä voidaan lisätä ominaisuuden ohjausobjekteina asiakirjassa. Näitä ominaisuuden ohjausobjekteja päivitetään asiakirjan tietoruudun muuttumisen myötä.

Katso myös -osassa on lisätietoja ominaisuuksien lisäämisestä Office Word 2007 -asiakirjaan.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×