Asiakasesimerkkitapaus: siirtyminen Excelistä Accessiin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Joskus liiketoimintasovelluksia luodaan Excelillä, vaikka Access soveltuisi tähän paremmin. Tai ehkä Excel on joskus ollut aluksi hyvä idea, mutta tiedot ovat kasvaneet ulos Excelistä, jolloin olisi syytä siirtyä tietokantaohjelman käyttöön. Onneksi voit siirtää yritystietoja Excelistä Accessiin.

Cancer Lifeline on Seattlessa toimiva voittoa tavoittelematon järjestö, joka suunnitteli lahjoitusten seurantajärjestelmänsä alun perin Excelillä. Kun järjestöllä ilmeni vaikeuksia tietojen suuren määrän vuoksi, se päätti kokeilla Accessia.

Tohtori Kerry Fowler työskentelee vapaaehtoisena IT-tukihenkilönä Cancer Lifelinessa. Hän suostui haastatteluun, jossa keskustelemme Cancer Lifelinen IT-tarpeista, hänen roolistaan ja teknisestä taustastaan sekä siitä, miten he käyttivät Exceliä ja mitä he ovat saaneet aikaan Accessilla.

Haastattelun 1. osa

ST: Minun nimeni on Steven Thomas, ja kirjoitan Office Onlineen. Olen täällä tänään Cancer Lifelinen tohtori Kerry Fowlerin kanssa. Cancer Lifeline on hyväntekeväisyysjärjestö, joka auttaa syöpäpotilaita.

ST: Tohtori Fowler, voitteko kertoa hieman, millaista tukea Cancer Lifeline tarjoaa ihmisille?

KF: No, Steven, Cancer Lifeline tarjoaa ei-lääketieteellistä tukea syövästä kärsiville ihmisille, joihin kuuluu potilaiden lisäksi myös heidän perheenjäseniään, sukulaisiaan, ystäviään ja työkavereitaan, joten skaala on aika laaja.

ST: Mitä tarkoitatte ei-lääketieteellisellä tuella?

KF: Ihmiset eivät ota yhteyttä Cancer Lifelineen hoitoa saadakseen. He tulevat meille, koska tarjoamme esimerkiksi erilaisia liikuntatunteja, joogaa, kirjoituskursseja, kukkakursseja ja järjestämme paljon muutakin monipuolista ohjelmaa, jonka tarkoituksena on luoda yhteisöllisyyttä syöpäpotilaiden kesken ja tuoda potilaita yhteen muiden kaltaistensa kanssa.

ST: Palvelunne kuulostavat todella tärkeiltä, kiitos tiedosta. Teillä on ilmeisesti tutkinto bioinformatiikasta, pitääkö tämä paikkansa?

KF: Itse asiassa tutkintoni on orgaanisesta kemiasta.

ST: Orgaanisesta kemiasta, niin tietysti, pahoitteluni.

KF: Ei se mitään.

ST: Miten tutkinnostanne on hyötyä työssä Cancer Lifelinella?

KF: Olin aiemmin lääketeollisuuden palveluksessa uusien lääkkeiden kehityksen parissa useamman vuoden ajan. Kun menetin työpaikkani yritysfuusion seurauksena tulin vapaaehtoistyöhön Cancer Lifelinelle, jonka toimitusjohtaja vaimoni on. Olin työskennellyt kemian alan tietotekniikan parissa jo yli 10 vuoden ajan, joten tietojenkäsittely on minulle jo entuudestaan melko tuttua. Tosin aiemmin käsittelin lähinnä suuria yhtenäisiä tiedostoja, jolloin minun piti opetella muutamia UNIX-komentoja ja sen sellaista, mutta minulla ei ollut minkäänlaista aiempaa kokemusta relaatiotietokannoista.

ST: Selvä. Voitteko kertoa hieman, millaisia tiedonhallintatehtäviä teette täällä vapaaehtoisena?

KF: Totta kai. Kun aloitin, tein ensin päivittäisiä IT-hommia: varmistin, että tulostin toimiin, autoin ihmisiä, jos heidän laitteissaan oli vikaa ja niin edelleen. Ajan myötä näin, että täällä olisi paljon parannettavaa, esimerkiksi potilasavustusrahastossa, jossa käyttäjät tallentavat Excel-laskentataulukoihin tietoja useiden vuosien ajalta esimerkiksi sekeistä, joita on lähetetty potilaille laskujen maksamiseksi.

ST: Käytössä on siis paljon erilaisia tiedostoja?

KF: No ainakin laskentataulukoissa oli paljon merkintöjä.

ST: Kyseessä oli siis yksi valtava laskentataulukko?

KF: Kyllä, yksi iso laskentataulukko, jossa oli paljon välilehtiä. Käyttäjillä oli kuitenkin vaikeuksia tarkistaa, paljonko rahaa tietty potilas oli saanut tänä vuonna, kuinka paljon tietty potilas on saanut edellisen neljän vuoden aikana tai kuinka moni potilas saa tukea asuntolainansa lyhennyksiin.

ST: Ongelmat kuulostavat hyvin perinteisiltä: yhteen Excel-laskentataulukkoon ladataan suuri määrä tietoja, joihin pureutuminen on vaikeaa.

KF: Tilanne näytti siltä, että se voisi räjähtää käsiin milloin tahansa: yksi huono lajittelu voisi merkitä täydellistä katastrofia. Siksi päätinkin uppoutua Microsoft Accessin maailmaan, jotta voisin ratkaista ongelman. Ongelmia aiheutti myös se, että tietoja annettiin uudelleen useita kertoja.

ST: Millaisia tietoja?

KF: Ihan vain nimiä, ihmisten nimiä, postinumeroita, sosiaalityöntekijöiden nimiä ja muita vastaavia.

ST: Eli yksi ja sama henkilö saattoi päätyä useisiin eri tietueisiin?

KF: Juuri niin, lisäksi erilaiset kirjoitusasut aiheuttivat päällekkäisyyksiä, esimerkiksi Seattlea kirjoitettiin monin eri tavoin.

ST: Miksi valitsitte Accessin? Oliko teillä se jo käytössänne, hankitteko sen varta vasten vai miksi päädyitte Accessiin?

KF: No, Access oli helposti saatavilla, koska Cancer LifeLine käyttää Microsoft Officea ja Small Business Server 2003:a, joten kaikissa tietokoneissa oli jo Access. Lisäksi olin tutustunut Accessiin omatoimisesti jo noin vuosi sitten, vaikka en ollutkaan tehnyt sillä mitään kehitystyötä, mutta näin tässä mahdollisuuden oppia itsekin jotain uutta ja auttaa Cancer LifeLinea pääsemään tavoitteisiinsa.

ST: Hienoa, mielestäni teitte erinomaisen päätöksen. Minulla on jonkin verran kokemusta Accessista ja hieman vähemmän Excelistä, mutta tiedän, mihin Access on tarkoitettu. Ehdottomasti se soveltuu paremmin aiemmin mainitsemiinne hallintatehtäviin.

ST: Pidetään nyt pieni tauko ja jatketaan sitten haastattelun toisen osan merkeissä.

Haastattelun 2. osa

ST: Steven Thomas täällä jälleen. Nyt on vuorossa toinen osa haastattelusta Cancer LifeLinen tohtori Kerry Fowlerin kanssa.

ST: Puhutaan hieman siirtymisprosessista Excelistä Accessiin. Kuinka paljon työtä se vaati? Onko kaikki jo valmista?

KF: Mielestäni työ ei koskaan lopu täysin, etenkin, kun käytössä on vanhoja tietoja laskentataulukosta ja tietoja, joissa saattaa olla outoja kirjoitusasuja, joita et enää haluaisi nähdä. Yleisesti ottaen mielestäni vaikeinta oli tietojen täsmäyttäminen, vaikkakin, jos sanon, että tietotyyppien saaminen täsmäämään on tärkeää, saatat pitää minua tyhmänä.

ST: En tietenkään, sillä se on tärkeää. Lisäksi se voi olla vaikeaa, sillä Excel on hieman armollisempi sen suhteen, mitä tietoja se hyväksyy tai hylkää.

KF: Aivan, tietojen siistiminen. Mielestäni vaikeinta on ollut vanhojen tietojen siistiminen, päällekkäisyyksien poistaminen, kirjoitusvirheiden ja outojen kirjoitusasujen etsiminen ja tietojen siistiminen yleisesti siihen kuntoon, että niiden tuominen Accessiin ei aiheuta virheitä. Eli joudun tekemään paljon töitä Excel-taulukossa tai tekstitiedostossa, jonka haluan tuoda. Kun kaikki täsmää, tuominen itsessään on melko helppoa.

ST: Onko tämä aiheuttanut tällä välin mitään viipeitä tai haittoja liiketoimintaprosesseissa?

KF: Ei, ihmiset ovat keksineet vaihtoehtoisia tapoja. Potilasaputietokannan lisäksi olen ottanut työn alle käytössä olleen vanhan Access-tietokannan, joka oli käytännössä yksi suuri ja yhtenäinen postitusluettelo. Olen siistimässä myös sitä, jotta päällekkäisyydet löytyvät helpommin.

ST: Mutta onko potilasaputietokanta nyt käytössä?

KF: Kyllä.

ST: Excelissä on kuitenkin edelleen vanhoja tietoja, joita ette ole vielä tuoneet ja jotka tuotte myöhemmin.

KF: Se pitää paikkansa. Olen tuonut 2008-tiedot, mutta 2004- ja 2007-tietojen siistiminen ja tuominen on edelleen kesken.

ST: Selvä, mutta ihmiset eivät joudu odottelemaan tai mitään?

KF: Eivät, se on ihan kunnossa nykyiseen käyttöön.

ST: Mitä muita vaikeuksia teillä oli? Entä mitä muita vaikeuksia teillä on uuden järjestelmän luomisessa, esimerkiksi tämä toinen asia, josta mainitsitte?

KF: No, Accessiin liittyen on joitain pieniä juttuja. Lisäksi minulla oli vähän vaikeuksia joidenkin Visual Basicin juttujen kanssa ja Thaku-funktion toimimaan saamisessa. Myös lainausmerkkien ja hakasulkujen saaminen täysin oikein tuntui joskus olevan vaikeaa. Yleisesti ottaen kaikki on kuitenkin sujunut paljon helpommin kuin odotin. On ollut hyvin palkitsevaa saada aikaan jotain toimivaa.

ST: Teettekö nyt Accessilla mitään sellaista, mitä ette aiemmin tehneet Excelillä, koska se ei ollut käytännöllistä? Onko käytössä mitään uutta ilmeisten lisäksi, esimerkiksi tietojen tallentamista eri taulukkoihin ja sen sellaista?

KF: No, yksi asioista, jonka opin ja jonka tiedän olevan itsestäänselvää kokeneemmille käyttäjille, on se, että postinumeron lisäksi ei tarvita kaupunkia, osavaltiota ja piirikuntaa, joten olen järkeistänyt postitusluettelon tietojen antamista niin, että vain postinumero tuodaan, koska minulla on taulukko joka sisältää Yhdysvaltain kaikki postinumerot ja niitä vastaavat osavaltiot, kaupungit ja piirikunnat. Tämä yksinkertaistaa hommaa paljon, ja auttaa välttämään kirjoitusvirheitä.

ST: Mahtavaa! Entä raportointi? Voitteko nyt luoda raportteja paremmin, kun olette siirtyneet Accessiin?

KF: Mainitsin aiemmin, että Excel-taulukoita käytettäessä oli vaikea tarkistaa, kuinka paljon avustusta tietty henkilö on tiettynä aikana saanut. Nyt Access-järjestelmän avulla olen luonut joitain raportteja, jotka luovat automaattisesti sekkipyyntöjä, koodaavat ne oikean syöpätyypin mukaan ja jotka luovat myös talousosastolle yhteenvetotaulukon kaikista tietyllä viikolla kirjoitetuista sekeistä kaikilta tileiltä välisummineen.

ST: Se kuulostaa todella hyvältä uudistukselta. Entä mitä työtoverinne ovat sanoneet? Onko kukaan antanut palautetta prosessista tai heille kehittämästänne lopputuotteesta?

KF: He todella pitävät siitä. Potilasapurahaston kohdalla se on todella järkeistänyt prosessia. Koska virheitä on vähemmän, sekkejä voidaan kirjoittaa nopeammin – ja tämä oli todellinen ongelma aiemmin – sillä aiemmin tietoja piti lähettää takaisin korjattavaksi. Nykyään tätä tapahtuu vähemmän, joten asiakkaat todella hyötyvät tästä, mikä on erityisen miellyttävää.

ST: Todella hienoa! Kiitos todella paljon haastattelusta. Olemme varmasti pian yhteydessä uudelleen potilasapurahaston edistymisen suhteen ja sen toisen uuden jutun edistymisen suhteen. Mikä se olikaan?

KF: Uusi projekti on valtava postitusluettelo.

ST: Aivan, se postitusluettelotietokanta. No, haluamme varmasti kuulla pian, miten se edistyy. Kiitos vielä kerran.

KF: Ilo oli minun puolellani.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×