Arkistokäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

Jos käytät Microsoft Outlook 2010:tä Microsoft Exchange Server 2010 ‑tilin kanssa, voit säilyttää vanhoja sähköpostiviestejäsi myös online-arkistossa. Online-arkiston kohteita ei lasketa mukaan Exchange Server ‑tilin tallennustilakiintiöön, joten se on organisaatioille edullista tallennustilaa.

Huomautus:  Online-arkistokäytännöt ovat käytettävissä vain, kun käytössä on nimenomaiset Microsoft Outlook 2010- tai Outlook 2007 ‑käyttöoikeudet, Microsoft Exchange Server 2010 ‑tili ja Exchange Standard- tai Enterprise-version Client Access (CAL) ‑käyttöoikeus, ja Exchange-järjestelmänvalvoja on ottanut online-arkiston käyttöön. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Käyttöoikeusvaatimukset.

Sisältö

Tietoja online-arkistosta

Tietoja arkistokäytännöistä

Arkistokäytännön lisääminen sähköpostikansioon

Arkistokäytännön lisääminen

Arkistokäytännön poistaminen

Arkistokäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

Arkistokäytännön lisääminen

Arkistokäytännön poistaminen

Postilaatikon arkistokäytännön näyttäminen

Käyttöoikeusvaatimukset

Exchange Server

Outlook-jälleenmyyntilisenssit

Outlook-volyymikäyttöoikeudet

Tietoja online-arkistosta

Online-arkisto tarjoaa monia etuja verrattuna siihen, että tietoja arkistoidaan tietokoneen omiin Outlookin datatiedostoihin (.pst). Outlookin datatiedostoa (.pst) voi käyttää vain Outlookista ja vain siinä tietokoneessa, johon se on tallennettu. Online-arkisto mahdollistaa arkistoitujen kohteiden käyttämisen missä tahansa tietokoneessa joko Microsoft Outlook 2010:llä tai Outlook Web Appilla (OWA).

Voit siirtää tai kopioida viestejä ensisijaisesta Exchange Server ‑postilaatikostasi online-arkistoon, mutta suositeltava tapa siirtää viestejä on käyttää arkistokäytäntöjä. Arkistokäytännöillä voit automatisoida kohteiden siirtämisen Exchange Server ‑postilaatikostasi online-arkistoon.

Tietoja arkistokäytännöistä

Exchange Serverin järjestelmänvalvoja luo arkistokäytännöt. Exchange Server ‑tili sisältää oletusarvoisesti yhden postilaatikon arkistokäytännön, jonka lisäksi siihen voi lisätä enintään viisi kansioita tai yksittäisiä kohteita koskevaa arkistokäytäntöä.

Käytäntö

Kuvaus

Postilaatikko – 2 vuotta siirrä arkistoon

Viestit siirretään online-arkistoon automaattisesti kahden vuoden kuluttua. Koskee kaikkia postilaatikon kohteita, joihin ei ole liitetty omaa arkistokäytäntöä tai jotka eivät ole perineet sitä kansiosta.

6 kuukautta siirrä arkistoon

Viestit siirretään online-arkistoon automaattisesti kuuden kuukauden kuluttua.

1 vuosi siirrä arkistoon

Viestit siirretään online-arkistoon automaattisesti 365 päivän kuluttua.

2 vuotta siirrä arkistoon

Viestit siirretään online-arkistoon automaattisesti kahden vuoden kuluttua.

5 vuotta siirrä arkistoon

Viestit siirretään online-arkistoon automaattisesti viiden vuoden kuluttua.

Älä koskaan siirrä arkistoon

Viestejä ei koskaan siirretä online-arkistoon.

Organisaatiossasi voi lisäksi olla omia arkistokäytäntöjä, jotka sinun on ehkä lisättävä kansioihin ja yksittäisiin viesteihin manuaalisesti.

Tärkeää:  Jos haluat lisätietoja organisaatiosi arkistokäytännöistä, tutustu organisaatiosi antamiin ohjeisiin.

On helpompaa käyttää arkistokäytäntöjä kansiokohtaisina kuin jokaisessa viestissä erikseen. Vaikka kansioon tai kansion viesteihin olisi lisätty arkistokäytäntö, voit tarvittaessa valita haluamasi määrän viestejä ja lisätä niihin jonkin toisen käytännön. Viestiin näin lisätty käytäntö korvaa viestin perimän kansio- tai postilaatikkokohtaisen käytännön.

Arkistokäytännön lisääminen sähköpostikansioon

Arkistokäytännön lisääminen

  1. Valitse sähköpostikansio siirtymisruudussa.

  2. Valitse Kansio-välilehden Ominaisuudet-ryhmästä Käytäntö.

Valintanauhan Käytäntö-komento

Käytäntö-painike ei näy valintanauhassa.

Jos Käytäntö-komentoa ei näy valintanauhassa, Exchange Serverin järjestelmänvalvoja ei ole ottanut säilytys- ja arkistokäytäntöjä käyttöön tilissäsi tai käytössäsi ei ole toiminnon edellyttämää Outlook-käyttöoikeutta. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Käyttöoikeusvaatimukset.

  1. Valitse Käytäntö-välilehden Online-arkisto-kohdan Siirrä vanhat kohteet arkistoon, kun ne ovat vanhempia kuin ‑luettelosta organisaatiosi ohjeiden mukainen vaihtoehto.

Arkistokäytännön poistaminen

Kun poistat arkistokäytännön kohteesta, kohteeseen tulee käyttöön kansion käytäntö, jos kansioon on lisätty sellainen.

  1. Valitse sähköpostikansio siirtymisruudussa.

  2. Valitse Kansio-välilehden Ominaisuudet-ryhmästä Käytäntö.

Valintanauhan Käytäntö-komento

  1. Valitse Online-arkisto-kohdan Siirrä vanhat kohteet arkistoon, kun ne ovat vanhempia kuin ‑luettelosta Käytä pääkansiokäytäntöä.

Sivun alkuun

Arkistokäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

Arkistokäytännön lisääminen

  1. Valitse viesti luettelosta.

Vihje:  Jos haluat valita useita viestejä, pidä CTRL-näppäin alhaalla viestejä valitessasi.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Määritä käytäntö.

Valintanauhan Määritä käytäntö -komento

Määritä käytäntö ‑komento ei näy valintanauhassa.

Jos Määritä käytäntö ‑komentoa ei näy valintanauhassa, Exchange Serverin järjestelmänvalvoja ei ole ottanut säilytys- ja arkistokäytäntöjä käyttöön tilissäsi tai käytössäsi ei ole toiminnon edellyttämää Outlook-käyttöoikeutta. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Käyttöoikeusvaatimukset.

  1. Valitse Arkistokäytäntö-kohdasta organisaatiosi ohjeiden mukainen vaihtoehto.

Jos viestiin on lisätty arkistointipäivä, se näkyy avatussa viestissä viesti-ikkunan alareunassa leipätekstin jälkeen.

Arkistokäytännön poistaminen

Kun poistat arkistokäytännön sähköpostiviestistä, viestissä tulee käyttöön kansion käytäntö, jos kansioon on lisätty sellainen.

  1. Valitse viesti luettelosta.

Vihje:  Jos haluat valita useita viestejä, pidä CTRL-näppäin alhaalla viestejä valitessasi.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Määritä käytäntö.

Valintanauhan Määritä käytäntö -komento

  1. Valitse Käytä kansiokäytäntöä.

Jos viestiin on lisätty arkistointipäivä, se näkyy avatussa viestissä viesti-ikkunan alareunassa leipätekstin jälkeen.

Sivun alkuun

Postilaatikon arkistokäytännön näyttäminen

Exchange Serverin järjestelmänvalvoja voi lisätä arkistokäytännön, joka koskee kaikkia Exchange Server ‑postilaatikossa olevia sähköpostiviestejä.

Kaikki Exchange-postilaatikon viestit, joihin ei ole lisätty omaa arkistokäytäntöä, perivät postilaatikon käytännön.

Jos haluat tarkastella postilaatikon käytäntöä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Varmista, että Exchange Server ‑tilisi on valittuna Tilitiedot-kohdassa. Jos Outlook-profiiliisi on määritetty useita tilejä, napsauta alanuolta ja valitse sitten Exchange-tili.

  3. Tiliasetukset-kohtaan tulee näkyviin WWW-osoite, jolla Outlook Web Access (OWA) käyttää Exchange-tiliä, sekä ajankohta, jolloin sähköpostit siirretään automaattisesti online-arkistoon.

Backstage-näkymässä näkyvät Exchange-tilin asetukset, joihin kuuluu OWA:n ja online-arkiston tiedot

Huomautus:  Jos Exchange-järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt OWA:n tai online-arkiston käyttöä, vastaavat tiedot eivät tule näkyviin.

Sivun alkuun

Käyttöoikeusvaatimukset

Online-arkiston käyttö edellyttää jotakin seuraavista Microsoft Exchange Server 2010 ‑käyttöoikeuksista:

Exchange Server

  • Microsoft Exchange Server 2010 Standard Client Access ‑käyttöoikeus (CAL)

  • Microsoft Exchange Server 2010 Enterprise Client Access ‑käyttöoikeus (CAL)

Online-arkiston käyttö edellyttää myös jotakin seuraavista Outlook-käyttöoikeuksista:

Outlook-jälleenmyyntilisenssit

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 osana Office 2010 Professional ‑versiota

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 osana Office 2007 Ultimate ‑versiota

Outlook-volyymikäyttöoikeudet

Huomautus:  Nämä käyttöoikeudet ovat saatavilla vain volyymikäyttöoikeuksina. Lisätietoja on linkissä Microsoftin volyymikäyttöoikeusohjelmat.

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 osana Office 2010 Professional Plus ‑versiota

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 osana Office 2007 Professional Plus ‑versiota

  • Outlook 2007 osana Office 2007 Enterprise ‑versiota

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×