Arkistointi Outlookissa (Windows)

Arkistointi Outlookissa (Windows)

Voit arkistoida viestejä useilla eri tavoilla Outlookissa. Käytettävissä olevat menetelmät määräytyvät Outlookissa määritettyjen sähköpostitilien tai tilien tyypin mukaan.

Kaikista tileistä on pääsy Arkisto-kansioon. Office 365-, Outlook.com- ja Exchange-tileissä Arkisto-kansio on yksi Outlookin oletuskansioista, kuten Saapuneet-, Lähetetyt- ja Poistetut-kansio. Tätä kansiota ei voi poistaa. Jos käytät Outlookia Exchange- tai Exchange Online -tilillä, Arkisto-kansioon sovelletaan kansiokäytäntöjä, kuten säilytyskäytäntöjä.

POP- ja IMAP-tileille voit luoda Arkisto-kansion tai määrittää olemassa olevan kansion Arkisto kansioksi. Et voi vaihtaa Office 365- ja Exchange-tilien Arkisto-kansion sijaintia.

Arkisto-painikkeen käyttäminen viestien siirtämiseksi Arkisto-kansioon ei pienennä postilaatikon kokoa. Jos postilaatikon kokoa on pienennettävä, voit käyttää Online-arkistoa Office 365 for Enterprisessa tai arkistoida viestit manuaalisesti.

Arkistoi viestejä Arkisto-painikkeen avulla

Valintanauhan Poista-ryhmän Arkisto-painikkeen avulla voit siirtää yhden viestin tai useita viestejä Arkisto-kansioon poistamatta niitä. Arkiston käyttämisestä seuraa useita etuja.

  • Arkistoidut kohteet ovat helposti löydettävissä hakukentän avulla tai siirtymällä Arkisto-kansioon. Kun kirjoitat termin hakukenttään, Outlook hakee oletusarvoisesti tiedot kaikista postilaatikon kansioista.

  • Kohteet ovat edelleen käytettävissä puhelimessa tai muissa laitteissa Arkisto-kansion kautta.

Kohteiden arkistointi Outlookissa

  1. Valitse postilaatikosta tai muusta kansiosta yksi tai useampi viesti arkistoitavaksi.

  2. Valitse Poista-ryhmässä Arkistoi. Voit arkistoida yhden tai useamman valitun viestin välittömästi painamalla askelpalautinta.

    Arkistointi yhdellä napsautuksella

    Huomautus: Office 365-, Exchange-, Exchange Online-ja Outlook.com- tileissä Arkisto-kansiosi on jo olemassa, vaikka et olisi käyttänyt toimintoa aiemmin. Löydät sen Outlookin kansioluettelosta. Jos et näe kansiota ja käytössäsi on Outlook 2016 tai Outlook for Office 365, valitse Tiedosto > Office-tili > Päivitysasetukset > Päivitä heti.

  3. Viestit siirretään Arkisto-kansioon. Jos arkistoit viestin vahingossa, siirry Arkisto-kansioon ja siirrä viesti takaisin Saapuneet-kansioon.

Huomautus: Arkistoi-painike on näkyvissä vain Outlook 2016-, Outlook 2019- ja Outlook for Office 365 -sovelluksissa. Outlookin vanhempien versioiden valintanauhassa ei ole Arkisto-painiketta.

Viestien arkistointi näppäimistön avulla

Voit arkistoida yhden tai useamman valitun viestin painamalla askelpalautinta. Jos painat Delete-näppäintä, viestit siirretään Poistetut-kansioon. Askelpalauttimen toimintaa ei voi muuttaa. 

Huomautus: Jos avaat viestin erillisessä ikkunassa lukuruudun sijaan, askelpalautin ei arkistoi viestiä. Sulje viesti ja tarkastele sitä lukuruudussa, jotta askelpalautin arkistoisi viestin. Kun viesti on avattu uuteen ikkunaan, ainoa tapa arkistoida se on käyttää valintanauhan Arkisto-painiketta.

Miten löydän Arkisto-kansion?

Arkisto-kansio on kansioluettelossa. Jos haluat tuoda kansioluettelon näkyviin, valitse Näytä > Kansioruutu. Valitse Normaali.

Kansioruutu-valikossa Normaali on valittuna.

Miten voin tehdä haun Arkisto-kansiossa?

Kun etsit Outlook-kohteita kansioluettelon yläosassa olevalla Hae nykyisestä postilaatikosta -ominaisuudella, Outlook hakee tietoja oletusarvoisesti koko postilaatikosta.

Haku postilaatikosta

Jos haluat, että haku koskee vain Arkisto-kansiota, valitse ensin kansioluettelosta vain Arkisto-kansio. Hakukentän haku koskee nyt vain Arkisto-kansiota.

Haku arkistokansiosta

Miten tämä eroaa Online-arkistosta?

Online-arkisto on toiminto Office 365:n yritysasiakkaille, joilla on epätavallisen suuria postilaatikoita. Nämä asiakkaat voivat käyttää Online-arkistoa, jotta vanhaa postia ei tarvitse poistaa. Käyttäjän Online-arkisto toimii suurin piirtein samalla tavalla kuin toinen tili Outlook:ssä oman kansiorakenteen kera. Tämän seurauksena se ei sisälly Saapuneet-kansiossa tehtyihin hakuihin.

Jos Online-arkisto on käytössä, järjestelmänvalvojat ja käyttäjät voivat määrittää postilaatikot siirtämään automaattisesti vanhat viestit Online-arkistoon arkistointikäytäntöjä käyttämällä.

Milloin Arkistoa ja Online-arkistoa pitäisi käyttää?

Suosittelemme Arkisto-toiminnon käyttämistä, jotta Saapuneet-kansiossa ei ole turhaan viestejä, joihin olet jo vastannut tai jotka olet jo käsitellyt. Arkistoa kannattaa ajatella tiedostokansiona. Voit tallentaa kohteita Arkisto-kansioon ja käyttää niitä silti helposti. Voit myös poistaa viestit tai siirtää ne muihin kansioihin, jos se sopii paremmin toimintatapoihisi.

Suosittelemme käyttäjille, joilla on suuria postilaatikoita Office 365 Enterprisen organisaatiossa, että järjestelmänvalvojat määrittävät arkistointikäytännön, joka siirtää kohteet Online-arkistoon vuoden kuluttua tai aikaisemmin, jos käyttäjien postilaatikoiden kiintiöt täyttyvät tätä nopeammin. Näin voidaan varmistaa, että käyttäjien ei tarvitse poistaa vanhoja viestejä tehdäkseen tilaa uusille sähköpostiviesteille. Määrättyä aikaa vanhemmat viestit voidaan siirtää sekä Saapuneet-kansiosta että paikallisesta Arkisto-kansiosta.

Arkistoinnin usein kysytyt kysymykset

Jos käytät Office 365-, Exchange-, Exchange Online- tai Outlook.com-tiliä, et voi vaikuttaa arkistoitujen kohteiden sijaintiin. Arkisto-kansio on yksi Outlookin oletusarvoisista järjestelmäkansioista, eikä sitä voi nimetä uudelleen, siirtää tai poistaa. Jos käytät POP- tai IMAP-tiliä, kuten Gmail, Yahoo tai iCloud, voit vaihtaa Arkisto-kansion sijaintia valitsemalla Tiedosto > Postilaatikon asetukset > Työkalut > Määritä Arkisto-kansio.

Arkistointi on tunnettu ominaisuus, joka on jo käytössä Outlook Mobile-, Outlook Web App- ja Outlook.com-versioissa sekä muissa sähköpostipalveluissa, kuten Gmailissa. Koska kyseessä on vakiintunut nimitys ja koska Online-arkisto on olemassa oleva toiminto, olemme päättäneet pitää molemmat samoina.

Automaattinen arkistointi on vanha Outlook-toiminto, jolla vanhat viestit voidaan siirtää automaattisesti .pst-tiedostoon. Tällöin postit poistetaan palvelimesta ja niitä on vaikeampi löytää haulla. Jos AutoArchive.pst-tiedoston sisältävä kiintolevy ei ole käytettävissä, viestit katoavat. Online-arkisto korvaa Automaattisen arkistoinnin yritystasolla.

Automaattinen arkistointi on edelleen käytettävissä, jos sinulla ei ole Online-arkistoa ja IT-osasto ei poista toimintoa käytöstä. Lisätietoja Automaattisesta arkistoinnista Outlook 2016:ssa on artikkelissa Arkistoi vanhempia kohteita manuaalisesti Outlook for Windowsissa.

Arkisto on yleisesti saatavilla Outlook for Windowsissa, Outlook Mobilessa, Outlookin verkkoversiossa ja Outlook.comissa. Arkisto-toimintoa ei voi poistaa käytöstä ryhmäkäytännön avulla.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×